Infosessie Declareren
Turnhout 7 maart 2016
1 - 10/03/2014
Infosessie declareren 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Voorstellingsrondje Welke richtlijnen moet ik gebruiken? Declareren praktisch Type kosten Communicatieverplichtingen Na afloop van het project …
2 - 10/03/2014
1. Voorstellingsrondje
3 - 10/03/2014
2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken?
4 - 10/03/2014
Welke richtlijnen moet ik gebruiken? • 3 soorten richtlijnen of type projecten • LEADER: MAK+ - Kempen Zuid – Kempen Oost: ANT/KPO2015xxx –
ANT/KZU2015xxx – ANT/MAK2015xxx • OmgevingsKwaliteit: ANT2015_xx • P+: ANT2015_P10xx
• Goedkeuringsbrief
5 - 10/03/2014
Declareren: praktisch
6 - 10/03/2014
Wat is declareren? • 2 maal per jaar bewijs je de gemaakte kosten aan de hand van
standaardsjablonen en vertel je wat je gerealiseerd hebt, om dan de cofinanciering op de gemaakte kosten te ontvangen
• 2 maal per jaar 15/02/xx (uitzonderlijk 31/03/2016 voor OKW en P+) (deadline voor uitbetaling 15/07/xx) 15/07/xx (deadline voor uitbetaling 31/12/xx) Standaardsjablonen excel-tabel: financieel overzicht voortgangsverslag
7 - 10/03/2014
Wie controleert je dossier? OKW - Dubbele controle: door provincie en door VLM (Nadine Vantomme)
P+ - Dubbele controle door provincie en door VLM (Nadine Vantomme)
LEADER - Controle door LEADERcoördinator
- Uitbetaling na 3 à
- Min. 1
- Steekproefsgewijze
-
-
4 maanden + brief
terreincontrole Uitbetaling na 3 à 4
controle door VLM Uitbetaling na 3 à 4 maanden
8 - 10/03/2014
Hoe een declaratiedossier indienen? • Papieren dossier in 2-voud naar • OKW – P+: provincie + VLM Brussel • LEADER: Leadersecretariaat
• Papieren dossier bestaat uit • Excel-sjabloon financieel overzicht: ondertekend en geparafeerd • Genummerde kosten- en betaalbewijzen (enkel voor OKW en LEADER) • Voortgangsverslag • Bijkomend communicatiemateriaal
9 - 10/03/2014
Hoe een declaratiedossier indienen? • Digitaal dossier naar •
[email protected] EN
[email protected] /
[email protected] •
[email protected] (LEADER MAK+) OF
[email protected]
(LEADER Zuid en Oost)
• Digitaal dossier bestaat uit • Excelsjabloon financieel overzicht (in excel, geen pdf) • Voortgangsverslag • Foto’s
10 - 10/03/2014
Uitzonderingen • Meermaals declareren • Indien beperkte eigen middelen bv. kleine organisaties,…
• Deadline niet gehaald • Uitstel vragen met schriftelijke verantwoording aan beheersdienst/PG-
coördinator
• Afwijking van meer dan 10% per kostenrubriek • Toestemming vragen aan VLM (met provincie in cc)/PG: reden voor
afwijking en exact bedrag
• Beperkte verlenging van het project (binnen N+3) • 14 dagen voor einde project • Mail naar VLM (met provincie in cc)/PG
• Inhoudelijke wijziging • Per mail naar provincie PMC/PG
11 - 10/03/2014
Voortgangsverslag • Altijd indienen • Voortgangsverslag of eindverslag (indicatoren + foto’s) • Stand van zaken • Communicatie – knelpunten … • Wet op de overheidsopdrachten
12 - 10/03/2014
Financieel overzicht: voorblad
13 - 10/03/2014
Financieel overzicht: facturen/kosten
14 - 10/03/2014
Factuur + kostenbewijs - NIET voor P+: adviseur platteland en/of VLM komt dit eventueel controleren bij einddeclaratie BIJ DE PROMOTOR (copromotoren bezorgen dus wel alle info aan promotor!!!) => Boekhoudkundige code meenemen in declaratie
15 - 10/03/2014
Type kosten
16 - 10/03/2014
Mogelijke kosten 1. Investeringskosten 2. Personeelskosten 3. Werkingskosten 4. Overhead 5. Externe prestaties 6. Inkomsten 7. Bijdrage in natura (enkel voor LEADER) Volgens goedgekeurde projectfiche subsidiabele kosten investeringsproject vs dienstverleningsproject
17 - 10/03/2014
1. Investeringskosten • Wat? • Bouw of verbetering onroerende goederen • Aankoop machines • Erelonen • Landschapswerken • Aankoop multimediamateriaal – verwerven/ontwikkelen computersoftware
• Haalbaarheidsstudies
• Wat niet? • Aankoop grond of gebouwen
• Leasing zonder eigendomsoverdracht • Zuivere studies • Ondergrondse leidingen • Rollend materieel
• Aankoop dieren, zaai- en pootgoed
18 - 10/03/2014
2. Personeelskosten Looncode bepalen • Bruto maandloon voor voltijdse functie (loonfiche eenmalig meesturen (ook
P+)) • Maandloon dat net lager ligt dan bruto maandloon fiche • Zit verrekend in de loonkost: bruto maandloon – vakantiegeld – eindejaarspremie – RSZ werkgever – verzekering arbeidsongevallen – vervoerskosten woon-werkverkeer – maaltijdcheques
Wat is NIET subsidiabel? - Projectsupervisie - Extralegale voordelen: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering,… - Beroepskleding,… - Kosten voor aanwerving - Ontslagvergoeding, opzegvergoeding
19 - 10/03/2014
2. Personeelskosten
20 - 10/03/2014
2. Personeelskosten Tijdsregistratie: 1 per halve dag op PDPO gewerkt – per maand en per persoon
21 - 10/03/2014
2. Personeelskosten
22 - 10/03/2014
3. Werkingskosten Wat? - exploitatiekosten - opleidingskosten - betaald vrijwilligerswerk - promo en publiciteit - projectgerelateerde kosten voor grondstoffen, gereedschap … - aankoop multimediamateriaal, afschrijven over 3 jaar - verplaatsingskosten !!! Grote aankopen onder werkingskosten bv. PC, beamer, … in het begin van de projectperiode te verrichten! !! Voor kleine onkosten worden kastickets als onkostennota + betaalbewijs aanvaard (datum + bedrag + gekochte items + leverancier moet duidelijk zijn)
23 - 10/03/2014
4. Overhead • Forfaitair bepaald goedkeuringsbrief/projectfiche (max.15% van de personeelskost)
• GEEN bewijsstukken nodig, enkel invullen in financieel overzicht • Wat? Huur – verwarming, elektriciteit, gas, water – telefonie, internet,…- representatiekosten – ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies – kosten voor verzekering
24 - 10/03/2014
5. Externe prestaties Wat? -
consultancy ondersteuning externe organisaties studies erelonen
25 - 10/03/2014
6. Inkomsten • Vanaf projectkost >50.000€ • Inkomsten ook bewijzen: indien bewezen projectkosten lager
liggen dan bruto-projectkosten wordt herrekening gemaakt, en teruggevorderd!
26 - 10/03/2014
7. Bijdrage in natura = onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan een investering, waarvan materiaalkosten bewezen worden, a rato van max.20€/h - MOET expliciet zijn goedgekeurd - Maximum 15% van de totale projectkost - Per vrijwilliger: getekend registratieformulier
27 - 10/03/2014
Wet op de overheidsopdrachten • Naleven! • Rapporteren in voortgangsverslag • Alle relevante stukken via mail bezorgen aan provincie + beheersdienst (hoeft niet op papier) • Opdrachtdocumenten/bestek • Bewijs van publicatie/verzending
• PV van opening • Ontvangen offertes • Gunningsverslag en beslissing • PV’s van oplevering
• Contracten • attesten
28 - 10/03/2014
Wet op de overheidsopdrachten • < €8.500 (excl.BTW): aanvaarde factuur • <€85.000 (excl. BTW): onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor werken, leveringen en diensten
• <600.000€ (excl.BTW) voor werken OF <€207.000 voor leveringen en diensten (excl. BTW): onderhandelingsprocedure met bekendmaking
29 - 10/03/2014
Sancties • Indien >10% niet subsididiabele kosten => verwittiging per mail • Bij 2e overtreding => boete • Niet-subsidiabel gedeelte wordt afgetrokken van de totale goedgekeurde
projectkost
30 - 10/03/2014
Communicatieverplichtingen en aanbevelingen
31 - 10/03/2014
Wat valt onder promotiemateriaal? • Alle publicaties zoals brochures, kaarten, artikels, websites, uitnodigingen, flyers, infoborden,… over het project, die bedoelt zijn om het grote publiek in te lichten over het project en die gedrukt of geplaatst worden, zijn promomateriaal.
• Belangrijk: Ook promomateriaal i.k.v. project waarvan kosten niet worden ingediend moeten voldoen aan de communicatieverplichting!!
32 - 10/03/2014
Verplichte projectcommunicatie: • Wat moet er op staan? Beschrijving van het project
Vermelding “met steun van ELFO” Nodige logo’s en slogan
Voor alle publicaties en promotiemateriaal over het project!
33 - 10/03/2014
Verplichte projectcommunicatie: Wat? • Logo’s en slogan terug te vinden op: www.vlaanderen.be/pdpo LEADER
OKW
Platteland Plus
34 - 10/03/2014
Verplichte projectcommunicatie: Voor wie? • Iedere begunstigde die plattelandsssteun ontvangt >50.000€ : KLEIN INFORMATIEBORD (betaald door werkingsbudget in LEADER)
• Infrastructuurvoorzieningen of bouwwerkzaamheden met totale plattelandssteun >= 100.000€ : GROOT INFORMATIEBORD+ PERMANENT WERFBORD binnen 3 maanden na afronding
• IEDERE begunstigde die plattelandssteun ontvangt:
INFORMATIEPOSTER (A3-formaat, te verkrijgen via secretariaat) Het bord of poster moet tenminste tijdens de uitvoering
van het project omhoog hangen, op een voor het publiek gemakkelijk zichtbare plaats.
35 - 10/03/2014
Sanctieregeling bij fouten: • Geen vergoeding van het promotiemateriaal in geval van geen publicatie van logo’s en slagzin.
• Gedeeltelijke vergoeding van 25% of 75% van het
promotiemateriaal indien logo (’s) of slagzin ontbreken
36 - 10/03/2014
Aanbevelingen • Communiceren op PROJECTNIVEAU via gebruikelijke
communicatiekanalen (nieuwsbrief, website, startmoment, persmoment,…)…
• …Zo kunnen wij regelmatig op WERKINGSNIVEAU communiceren
over de goedgekeurde projecten om nog meer ruchtbaarheid aan projecten te geven (websites, projectendatabank, nieuwsbrief, good practice, studiedag, vormingsmomenten,…)
• Communicatie-acties zijn op te nemen in voortgangsverslagen declaratiedossier (foto’s,ondernomen acties,…)!
37 - 10/03/2014
Aanbevelingen • LEADER: Promotoren van dienstverleningsprojecten wordt gevraagd om
minstens 1 startmoment/persmoment i.k.v. project te houden
Communicatiemateriaal voor ontlening ter beschikking: Beach-
vlaggen+ roll-ups
• OKW/P+: • …
38 - 10/03/2014
Na afloop van het project…
39 - 10/03/2014
Na afloop • Investeringsprojecten • 5 jaar in stand houden zonder bestemmingswijziging
• 5 jaar alle documenten en bewijsstukken bijhouden • Investeringsprojecten>€100.000: permanent bord blijft 5 jaar staan
40 - 10/03/2014
Contactgegevens
41 - 10/03/2014
Contactgegevens OKW en P+ • Provinciaal Steunpunt Platteland: Tinne Van Looy – Lisbeth Hoefkens (
[email protected] –
[email protected]) provincie Antwerpen Dienst Landbouw en Plattelandsbeleid Desguinlei 100 2018 Antwerpen 03 240 58 31 OF 0473 87 18 11
[email protected] www.provincieantwerpen.be/platteland
• VLM Brussel: Nadine Vantomme (
[email protected]) Afdeling Platteland en Mestbeleid Gulden Vlieslaan 72 1060 Brussel 02 543 69 67
[email protected] OF
[email protected]
42 - 10/03/2014
Contactgegevens LEADER • Kristien Vanlommel: LEADER coördinator LEADER Kempen Oost en
•
Zuid (
[email protected]) Miel Gilis: LEADER coördinator LEADER MarkAante Kempen + (
[email protected]) RURANT vzw Hooibeeksedijk 1 2440 Geel tel.: 014 58 27 07
[email protected] www.leaderprovincieantwerpen.be
• Davy De Dobbeleer: LEADER VLM
[email protected] OF 02 543 69 52
43 - 10/03/2014
