Portfoliomanagement Management in Motion 7 maart 2016 PMO Institute Julianalaan 55 3761 DC Soest I: www.pmoinstitute.com I: www.thinkingportfolio.nl
E:
[email protected] Tjalling Klaucke E:
[email protected] T: 0620088255 Erik de Kooter E:
[email protected] T: 0637173813
Agenda
16:30 16:45 17:15 18:15 18:45 19:30
Inleiding door Herman Waijers Inleiding Portfoliomanagement door Tjalling Klaucke Interactieve sessie over stuurinformatie Pauze onder het genot van een broodje Presentatie Thinking Portfolio door Erik de Kooter Einde
Over PMO Institute Organisatie
Opgericht in 2008. Netwerk van ondernemende mensen met passie voor hun vak, gericht op samenwerking en het realiseren van blijvende verbetering.
Kernactiviteit
Met onze klanten zetten wij het portfolio van programma’s en projecten op. In het verlengde ervan bieden wij ondersteuning bij de uitvoering en borgen de resultaten in de bedrijfsvoering.
Dienstverlening
Management & Advies, Trainingen & Opleidingen, Sourcing, Project Portfolio Management software
Klanten
Alliander, Avans Hogeschool, Centric, DUO, Essent, Enexis, Heineken, Hogeschool Utrecht, ICTU, Kas Bank, Lokale Overheden, Mediq, Menzis, Nationale Politie, Nuon, RWS, Vitens.
Kennisontwikkeling
Publicaties, Vakliteratuur, Cursus curriculum, Workshops, Ronde tafels, Masterclasses, Partner IPMA, Initiatiefnemer PMOGilde
Centrale vragen
1. 2. 3. 4.
Doen we de juiste projecten? Doen we de projecten op de juiste wijze? Worden de beoogde baten gerealiseerd? Worden de resultaten conform afspraak opgeleverd?
Wordt in de organisaties, waar jullie nu werken, aan portfoliomanagement gedaan?
Hoe werkt dit in de praktijk?
Raamwerk Portfolio Management Organisatie Governance
Portfoliomanagement
Programma- en Project Office Beheerste project- en programma uitvoering
Prioriteren, samenhang creë ren en plannen van capaciteit
Batenmanagement Maximaliseren rendement op investeringen
Kennis - en Kwaliteit Management Best practices, standaardiseren en continue verbeteren
Competentie ontwikkeling en vaardigheden Persoonlijke effectiviteit, leiderschap en samenwerking Copyright PMO Institute- 2016 - Soest
Validatie / Effectiviteit Verificatie / Efficiency
Realisatie strategische doelstellingen
Strategische doelstellingen organisatie
Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en besluitvorming
Wat is een portfolio?
PORTFOLIO
Programma’s
Projecten
Operatie
Het doel van portfoliomanagement
De doelstelling van portfoliomanagement is het vaststellen van de optimale balans tussen het belang van de activiteiten en het gebruik van de schaarse resources, daarbij rekening houden met de risico’s en kansen die de omgevingsfactoren bieden en het bereiken van de strategische doelstellingen van de organisatie.
Het beheren van meerdere investeringsinitiatieven
7
Portfoliomanagement en Projectmanagement
Portfoliomanagement
Doen we de juiste projecten?
Organisatie strategie
Projectmanagement
Doen we de projecten op de juiste wijze?
Portfolio’s
Ideeën portfolio Wat we kunnen of moeten hebben
Project portfolio Wat we krijgen
Applicatie portfolio Wat we hebben
Waarom portfoliomanagement?
Nieuwe projecten
Nieuwe technologie
Eenduidige afspraken
Consistente wijze
‘Hobby’ projecten
Management van het geheel 10
Uitgangspunten Portfolio Management
Koppeling aan Strategische doelen
Beeld van het totaal
Consistente evaluatiecriteria
11
Scope van het portfolio
Projecten van een minimale waarde
Concern brede projecten
Strategische kritische projecten
Geen R&D projecten
Klanten projecten
Concern brede en BU projecten
ITgerelateerde projecten
…….
…. of: een unieke, eenmalige activiteit, waarbij meerdere afdelingen zijn betrokken en/of met een minimale doorlooptijd van drie maanden en/of een budget van twintigduizend euro.
Overeenstemming
Project Programma
Project Project
Project Portfolio SubProject Project
Idee
Taken Milestone
Stakeholders
CEO
Portfoliomanager
Portfolioboard
Project Stuurgroep
Directie
Programmamanagers
PMO
Projectmanagers
Aandachtsgebieden
financiën Welke projecten hebben wij, wat zijn de kosten en wanneer leveren zij op?
Projectmanagement Wat is het projecten overzicht en wat is de status van de actieve projecten?
Project selectie Welke ideeën en voorstellen zijn er en welke selecteren wij?
Resourcemanagement Wat is de te verwachten vraag en aanbod van de resources?
Portfolio analyse Wat is de optimale kosten/risico/baten combinatie van de projecten op elk moment in de tijd?
Strategisch management Hebben we strategisch gezien de juiste combinatie van projecten voor vandaag en morgen?
Belangrijkste functies van portfoliomanagement
Inventariseren
Categoriseren
Prioriteren
Balanceren
Inventariseren (voorbeeld)
hoog Project Complexiteit
F
E 0.5
0.2 C 1.5
D 0.5
gemiddeld
B 1.0 gewoon
A 2.5
Project / Budget
laag
gemiddeld
Baten
hoog
Informatie in twee richtingen ?
Top-down
Portfolio level
Informatie gap
Project Level Bottomup
THINKING PORTFOLIO®
Over de software Thinking Portfolio
•
•
Snel toegang tot stuurinformatie •
Helder overzicht programma’s en projecten
•
Actueel inzicht in resources en project voortgang
Eenvoudig in gebruik •
Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk
•
Minimum administratie
•
Snelle implementatie
•
Lage TCO
Over het bedrijf Thinking Portfolio •
Opgericht in 2001
•
Cloud Service voor Portfolio Management •
Project Portfolio Management
•
Applicatie Portfolio Management
•
Eerste versie uitgebracht als Web tool in 2006
•
Meer dan 15.000 gebruikers in 40 landen
Vertrekpunt Thinking Portfolio
PORTFOLIO PAGINA’S
PROJECT OF APPLICATE PAGINA’S
RAPPORTAGE PAGINA’S
Stuurinformatie – overzicht en inzicht
Planning portfolio
Idee management
Project Portfolio Management Criteria Project Prioritering Project XYZ Ieder onderdeel moet worden ingeschat op een schaal van 0 tot 5 BATEN
Weging 80 %
Business Impact (50 %)
Doelstellingen: Door de resultaten/baten voorzien wij stijging inkomsten / besparing kosten / verbetering proces efficiency / stijging productiviteit werknemers / verbetering klanttevredenheid 5 = Het project is essentieel in het behalen van de doelstellingen 4 = Het project ondersteunt ten minste twee van de doelstellingen aanzienlijk 3 = Het project ondersteunt ten minste één van de doelstellingen aanzienlijk 2 = Het project heeft een positief effect op enkele van de doelstellingen 1 = Het project heeft een beperkt positief effect op enkele van de doelstellingen 0 = Geen effect
Financiële baten Doelstellingen: Het project draagt bij aan toename van onze inkomsten (15 %) 5 = Het project leidt tot een aanzienlijke inkomsten toename (totaal ten minste 10%) 4 = Het project leidt tot enige toename van onze inkomsten (ten minste 2 %) 3 = Het project leidt tot een aanzienlijke groei in winstgevendheid (tenminste 10 % jaarlijks) 2 = Het project leidt tot een groei in winstgevendheid (ten minste 5 % jaarlijks) 1 = Het project heeft beperkte impact op winstgevendheid (minder dan 1 % jaarlijks) 0 = Geen effect
Applicatie Portfolio Management
Rapportage voorbeelden
Overzicht status inzet medewerkers
Budgetverdeling
Uitgaven vs opbrengsten
30
Management rapportages
Snelle invoering Implementie Proces (4-5 weken)
Live Service
Overeenkomst
Start SaaS Contract Periode
Portfolio Project Goedgekeurde layout en Kick-off functionaliteit
Ca. 2-3 weken
Planning Fase
Workshops: Detail Portfolio ontwerp plan en fuctionaliteit beschrijving
Live Portfolio Management Service ( 12 maanden +)
Live Basis oplossing
Ca. 2 weken
Parametrisatie Fase
Thinking Portfolio® parametrisatie en infra.
Start SLA
Einde Fine-tuning (optional)
4 weken
7-14 dagen
Initiële Fase
In bedding Fase
Testen en start met werken mbv Thinking Portfolio door de klant
Fine-tuning layouts, functionaliteit en rapporten
SaaS contract verlenging
Thinking Portfolio® SaaS Service Fase
