COMMUNICEREN & DECLAREREN December 2013
Toelichting promotoren 1. Hoe communiceren? 2. Hoe declareren? 3. Vragen?
1
1. Hoe communiceren?
Communicatierichtlijnen voor promotoren Vlaams Programma voor Plattelandsontwikkeling (PDPOII) gecofinancierd door : Europa + Vlaamse overheid + Provincie Oost-Vlaanderen
2
Communicatierichtlijnen Regels voor: • Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s • Vermelden van de slagzin van ELFPO (=Europees LandbouwFonds voor PlattelandsOntwikkeling) • Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen
Algemene richtlijnen: Logo’s & slogan – Logo’s: te downloaden op de website www.oost-vlaanderen.be/platteland
– As 3 : "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland"
– LEADER: of
en "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland"
3
Algemeen richtlijnen: Gebruik logo’s en slogan Voorlichtings- en communicatiemateriaal Op titelpagina van publicaties (boeken, brochures, folders, uitnodigingen & nieuwsbrieven) Op de homepage van websites, bij mailings
⇒ de LOGO’S & SLOGAN gegroepeerd:
"Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland"
Indien LEADER ook: Op affiches
Op ander materiaal, bijv. zakjes, balpennen,…
⇒ verwijzen naar instantie verantwoordelijk voor informatieinhoud (v.u.)
Specifieke richtlijnen: Fysieke investering Afhankelijk van het investeringsbedrag: een klein of groot infobord plaatsen Totale kost = cofinanciering + eigen bijdrage > 50.000 € => klein infobord > 500.000 €
=> groot infobord
Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein.
< 50.000 €
=> algemene richtlijnen volgen
4
Wat op de infoborden? • Beschrijving van project en/of de concrete actie Ten minste 25% van • logo’s oppervlak van bord • slogan innemen
Voorbeeld: infobord (1) slagzin Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord
Logo’s
5
Voorbeeld: infobord (2)
- Verplichte logo's en slagzin - 25% van het totale oppervlak bord
Voorbeeld: website
! Naast de logo’s ook de slagzin Voorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin
6
Voorbeelden: Folder & flyer Voorbeelden uit As 3: 3 verplichte logo’s + slagzin
Voorbeeld: brief
Logo’s + slagzin
7
Voorbeeld: Brochure (fout)
!Logo’s moeten gegroepeerd zijn en de slagzin ontbreekt
Communicatie-richtlijnen Slot- of startmanifestaties, lezingen, (stuurgroep-)vergaderingen, e.a. - Uitnodiging sturen LEADER: 1 uitnodiging naar de Plaatselijke Groep (via de coördinator) én 1 uitnodiging naar de VLM As 3: 1 uitnodiging naar het Plattelandsloket en 1 uitnodiging naar de VLM - Een deelnemerslijst bijhouden
8
Belangrijk! • Logo’s of slagzin ontbreken! • Geen uitnodigingen verstuurd naar PG/VLM/PMC voor evenementen die worden ingericht
2. Hoe declareren? Declaratiedossier
9
Declareren A. Wat, hoe & algemeen B. Voorbeeld declaratiedossier C. Uitbetaling, controle en bekendmaking ontvangen middelen
A. Declaratiedossier: Wat ?
Opmaak door promotor van een digitaal en schriftelijk dossier met de projectuitgaven om cofinanciering te ontvangen
10
A. Declaratiedossier: Hoe? Volledig? Digitale versie
-
Papieren versie
-
-
-
Voortgangsverslag (en eindverslag in geval van beëindiging project) + overige info Excell-sjabloon ‘aanvraag cofinanciering’ Voortgangsverslag (en eindverslag in geval van beëindiging project) + overige info in tweevoud + telkens ondertekend Excell-sjabloon ‘aanvraag cofinanciering’ in tweevoud + voorblad ondertekend (andere bladen geparafeerd) Dossier kosten- en betaalbewijzen 1 kopie voor LEADER en in tweevoud voor As3 aan elkaar geniet
A. Declaratiedossier: Hoe? Volledig? • Voortgangsverslag en aanvraag cofinanciering te vinden op de diverse websites • Originele stukken blijven in boekhouding promotor. Dus enkel kopies doorsturen! • Promotor best kopie declaratiedossier bewaren • Indien geen kosten gemaakt: enkel voortgangsverslag
11
A. Declaratiedossier: Algemeen • Enkel uitgaven gedurende de goedgekeurde looptijd van het project • Betalingsbewijzen noodzakelijk • Wet op de overheidsopdrachten door elke promotor toe te passen !!! – 8.500€ excl. BTW – geen bewijs nodig van offerte – ”aangenomen factuur” – 8.500€ tot 85.000€ excl. BTW – 3 offerteaanvragen • Bewaren + motivering!
– boven 85.000€ systeem aanbesteding
A. Declaratiedossier: Voortgangsverslag - Sjabloon ter beschikking op diverse websites Bijkomende informatie (naast het verslag zelf) Manifestaties, - Deelnemerslijsten lezingen, - Uitnodiging(en) vergaderingen Opleidingen, vorming - naam + geslacht deelnemer - Rijksregisternummer/leeftijd deelnemer - organisatie deelnemer Andere informatie - persteksten / artikels - Foto’s - Brochures
12
Sjabloon van voortgangsverslag:
Belangrijk! • Handtekeningen/parafen niet vergeten! • 2 x gedrukte versie van - voortgangsverslag - aanvraag cofinanciering • Digitale versie doorsturen van - voortgangsverslag - aanvraag cofinanciering
13
Belangrijk! • Voortgangsverslag goed structureren! - voortgang per deelproject, per doelstelling omschrijven • GEEN projectwijziging aanvragen via voortgangsverslag! Wel vermelden. • Verwijzen naar documenten die je in bijlage meestuurt
B. Voorbeeld samenstelling declaratiedossier Elektronisch ingevulde sjabloon “Aanvraag cofinanciering Plattelandsproject As 3” of “Aanvraag cofinanciering Leaderproject”
14
B. Sjabloon ‘Aanvraag cofinanciering’ Exceldocument met 3 tabbladen 1. Voorblad 2. Facturen - kosten 3. Tabel detail personeelskosten
Voorblad
Handtekening
15
Tabel: Facturen/kosten
Gegevens van elke ingediende kost = in overeenstemming met verantwoordingsstukken?
Voor elke factuur/kost rubriek selecteren
Totalen controleren!
Tabel facturen/kosten • •
Gele vak niet invullen! Volgnummer (te starten met 1 bij elke nieuwe aanvraag)
16
Tabel facturen/kosten • Voor elke uitgave: toevoegen kostenbewijs en betaalbewijs aanhechten • Enkel projectkosten die goedgekeurd zijn • In fluo aanduiden: – Kostenbewijs: datum en totaal bedrag (ev. de gebruikte verdeelsleutel toevoegen en berekening) – Betaalbewijs: bedrag
Alle facturen chronologisch per rubriek
17
Voor alle onkosten: bedrag al dan niet inclusief BTW Indien recupereren of publiekrechtelijke rechtspersoon kosten excl. BTW
Paraferen
Tabel: Detail personeelskosten
+ activiteitenregister met tijdsbesteding per halve dag As 3 : Niet meesturen maar bijhouden voor controle
18
B. Declaratiedossier Algemeen Bij elke uitgave dienen kostenbewijs en betaalbewijs voorgelegd te worden - Ingediende kosten binnen de projectperiode - Behoren kosten/uitgaven inhoudelijk tot het project? Stemmen kosten overeen met het origineel aanvraagdossier? BTW-statuut promotor - Indien promotor publiekrechterlijk of privaatrechterlijk (en BTW kan recupereren) → bedragen exclusief BTW (In Fluo op kostenbewijs) - Indien promotor privaatrechterlijk (en BTW niet kan recupereren) → bedragen inclusief BTW (In fluo op kostenbewijs)
B. Declaratiedossier Kosten- bewijzen -
Datum In Fluo (moet binnen projectperiode vallen) Totaal bedrag In Fluo Eventueel verdeelsleutel! Bij contante betaling ofwel faktuur: leverancier/verkoper verklaart vereffening + handtekening + datum ofwel kasticket
Betaal- bewijzen -
Bedrag in Fluo Naam leverancier In Fluo
19
Kostenbewijs
Volgnummer
Fluo: Datum Totaal bedrag
Investeringen 5 jaar gehandhaafd vanaf het moment dat het project beëindigd is Controles achteraf
Betaalbewijs
Fout! Als gemeente bedrag excl. BTW!!
Volgnummer
Fluo: Totaal bedrag
Fluo: Naam leverancier
20
Veel voorkomende fouten • Aanduiden in fluo ! • Voor elke onkost kosten- en betaalbewijs samenbrengen. • Verdeelsleutel uitschrijven ! • BTW inclusief of exclusief ! • Onleesbare kostenbewijzen ! • Correcte rubriek !
Soorten onkosten 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
investeringskosten personeelskosten werkingskosten overheadkosten externe prestaties promotie en publiciteit bijdragen in natura inkomsten
21
1. Investeringskosten Indien fundamenteel deel van het project = investeringskosten in het andere geval zijn het werkingskosten Meer bijzonderheden vindt u in de handleiding voor de projectpromotor (zie onze website) bv. onderscheid harde en zachte investeringen (cofinanciering respectievelijk 25%/50% en 65%)
Investeringen 5 jaar gehandhaafd vanaf het moment dat het project beëindigd is Controles achteraf Volgnummer
Fluo: Datum Totaal bedrag
Fout! Als gemeente bedrag excl. BTW!!
22
Volgnummer
Fluo: Totaal bedrag
2. Personeelskosten Algemeen
-
Als bewijs: loonfiches of loonstaten (= geen betaalbewijs nodig) Activiteitenregister van elk personeelslid die op het project werkt = per halve dag wat voor het project is gepresteerd!
23
Kopie van officiële loonfiche OF Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Andere onkosten: Bijv. maaltijdcheques Brutoloon Eindejaarspremie of vakantiegeld
Patronale RSZbijdrage
3. Werkingskosten
Percentage dat bedrag meetelt: Meestal 100% Indien niet: berekening meegeven!
! Machines en ondersteunend materiaal: Afschrijvingsperiode vanaf het moment aankoop, op maandbasis en binnen de projectduur Best zo vroeg mogelijk
24
Fluo: Datum Totaal bedrag
Fluo: Totaal bedrag
Op betaalbewijs: Financiële instelling Rekeningnummer van de promotor Bedrag van het kostenbewijs
25
Datum in fluo aanduiden! Volgnummer noteren op kostenbewijs!
! Uitleg + Berekening
Bewijsstukken voor kilometervergoeding bij werkingskosten: • Gebruik van de eigen wagen van het personeelslid Onkostenbewijs = onkostennota met vermelding van naam personeelslid, datum, van-naar, doel, afgelegde km X kmvergoeding/km Betaalbewijs = rekeninguittreksel of uittreksel kasboek • Gebruik van bedrijfscamionette/bedrijfswagen Onkostenbewijs = onkostennota met vermelding bedrijfsauto en naam personeelslid, datum, van-naar, doel en afgelegde km’s Betaalbewijs = hoeft niet, een ‘verklaring op eer’ is voldoende
26
4. Overheadkosten Algemeen
-
-
Ofwel kosten- en betaalbewijzen van alle onkosten + telkens verdeelsleutel! Ofwel boekhoudkundige verklaring bij voorkeur! (sjabloon op website) Overheadkosten = maximaal 15% van personeels- + werkingskosten. Indien > 15%: beheersdienst zal aftoppen! Enkel overheadkosten die behoren tot de positieve lijst (zie handleiding) worden aanvaard.
27
Indien overheadkost niet specifiek aan project gelinkt: Verdeelsleutel en motiveren
Bewijsstuk voor overhead: kasticket, factuur of boekingsstuk met een vergelijkbare bewijskracht
Voorbeeld boekhoudkundige verklaring
28
sjabloon boekhoudkundige verklaring
• Sjabloon boekhoudkundige verklaring te downloaden op de diverse website • Enkel overheadkosten die betrekking hebben op de positieve lijst (cf. handleiding voor promotoren). - Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water. - Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoor-benodigdheden, papier/kopie, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer - Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies -Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen
5. Externe prestaties
29
Bewijzen adhv facturen – geen loonstaat!
! Wet op overheidsopdrachten
6. Promotie en publiciteit
30
Kosten voor promotie en publiciteit in aanmerking indien ze in een aparte rubriek zijn opgenomen.
7. Bijdrage in natura (enkel bij LEADER) • Kan enkel in de vorm van onbetaald vrijwilligerswerk voor werken met een tastbare output in investeringen • Bijv. schilderwerken met onbetaalde vrijwilligers kunnen als ook de verg in het project is opgenomen. • Max. tarief van 20€/uur • Controle door coördinator. • Bewijsstukken * Overeenkomst tussen promotor en vrijwilliger * prestatieregister (wie, wat, waar en hoe lang?) * sjabloon ‘onbetaald vrijwilligerswerk’ – 48u vooraf versturen naar coördinator!
31
8. Inkomsten • Inkomsten aftrekken Inkomsten verduidelijken !
• Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden.
• Voorbeeld 2: In project worden 1000 boeken gedrukt. 600 verwacht te verkopen tijdens projectperiode (400 verkopen buiten projectperiode). Deze inkomsten aftrekken.
Declaratiedossier: Wanneer indienen? • Leader : halfjaarlijks op 15 januari en 15 juli in 2014 en 2015 • As3 : halfjaarlijks op 15 februari en 15 juli in 2014 en 2015
32
Projectwijzigingen Projectwijzigingen en kostenverschuivingen • Kostenverschuivingen – Verschuivingen < 10% van de kostenrubriek -> geen aanvraag nodig – Verschuivingen > 10% van de kostenrubriek -> LEADER: Aanvraag doen bij de PG, voortgangsverslag ->AS3: aanvraag bij VLM en plattelandsloket • Inhoudelijke projectwijzigingen (doelstellingen, acties) – LEADER: Aanvraag bij de PG – AS 3: aanvraag bij VLM en plattelandsloket • Verhoging cofinancieringsbedrag ≠ mogelijk
TIP: Opvolging kostendossier Een eenvoudige tool om projectkost bij te houden STOP = overschrijding 10%-regel kostenrubriek Sjabloon opvolging kostendossier ter beschikking
33
C. Uitbetaling, controle en bekendmaking ontvangen middelen
Controle & Uitbetaling • As 3: – Controle door Loket Landbouw en Platteland – Controle door VLM • Leader : – Controle door de coördinator in opdracht van PG – Controle door de VLM • Uitbetaling As 3 en Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan: Agentschap voor Landbouw en Visserij Procesondersteuning Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping Koning Albert II laan 35, bus 41, 1030 Brussel Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71
34
Bekendmaking financiering • Waarom : openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling • Hoe : website publicatie – Naam promotor – Postcode en gemeente – Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar
Na afloop project Alles mbt project goed bijhouden : - Projectdocumenten - Resultaten - Constructies - … !Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden
35
