Declareren Stap 1 Openstaande behandelingen Bij het programma onderdeel Declaratie, Openstaande behandelingen (zorgverzekeraars) kunt u kijken welke welke behandelingen er nog niet gedeclareerd zijn. Druk op de knop Behandelingen en er verschijnt een tabel onderin. Hierin ziet u welke patiënten nog behandelingen open hebben staan en tussen welke begin en einddatum de behandelingen liggen. Als u vervolgens het rondje voor Toon alle zorgverzekeraars zet en op de knop Printen/Tonen drukt dan opent het programma een tekstbestandje met alle nog te declareren maatschappijen. U kunt dat bestandje printen door bij bestand, afdrukken te kiezen of u houdt het tekstbestand open tijdens het declareren. Stap 2 Declaraties aanmaken Bij Declaratie, Declaratie aanmaken ziet u een scherm dat is opgebouwd uit 5 verschillende vakken. In principe gebruikt u alleen de vakken Declaratie periode, Declareren en Declaratie formulier.
Bij het vak Declaratie periode vult u de begin- en eind datum in van de periode die u wilt declareren. Bij maatschappij staat de zorgverzekeraar standaard op degene die u ingesteld heeft bij Bestand - Instellingen - Instelling praktijk gegevens. Als u bij een andere maatschappij wilt declareren kunt u deze uit de lijst selecteren. Bij Declareren (2e vak) staat het declaratie nummer dit is een automatisch oplopend nummer, iedere keer als u gedeclareerd heeft wordt het nummer met 1 verhoogd. Het declaratienummer kunt u wijzigen bij Bestand - Instellingen - Instelling financieel. Declaratie datum is de datum van aanmaak van de declaratie, standaard de dag van vandaag en is aan te passen.
Let op: de einddatum mag niet later zijn dan de declaratiedatum of de datum van indiening bij Vecozo. Het bestandje kan dan afgekeurd worden. Met de knop Proef declaratie kunt u de declaratie oproepen en komen de behandelingen in het vak Declaratie formulier te staan zonder dat de declaratie officieel aangemaakt wordt. U kunt zo de declaratie eerst controleren met de knop Controle voor dat u hem officieel declareert met de knop Declareren. U werkt zo de lijst die op gekregen heeft bij Openstaande behandeling af. Als u klaar bent kunt u bij Declaratie, Openstaande behandelingen (zorgverzekeraars) controleren of er geen behandeling meer in de lijst staan die gedeclareerd hadden moeten zijn. Zo vergeet u geen behandelingen. Als u de declaratie wilt printen kunt u in het vak Printen op de knop Printen drukken. Het vak Bestand-Vecozo is sterk verouderd en kunt u beter niet gebruiken. Dit zit er alleen nog in voor klanten die nog op een ouderwetse manier werken en nog niet overgegaan zijn naar een nieuwe snellere manier van declareren. Stap 3 Verzamelzip maken In het programma onderdeel Declaratie, Declaratie inzien ziet u de tabel met alle gemaakte declaraties staan. De nieuwste declaratie komen onderaan de tabel te staan. In de kolom Verzamel staat van nieuwe declaratie een J en bij oude declaraties staat een N.
Alle declaraties met een J komen in de declaratie zip te staan die u straks naar Vecozo gaat sturen. U kunt zelf andere declaraties toevoegen of declaraties uitschakelen door met de rechtermuis toets op de J of N te klikken. Let op er kunnen maximaal 30 declaratie is een zip gezet worden! Als u alle gewenste declaraties op J hebt staan dan vinkt u het rondje voor de onderste zipfile aan, geeft de declaratie een naam b.v. oktober2104.zip en drukt op de knop [Verzamel]. Let op u kunt de declaratie niet maken met een spatie of leestekens in de naam! Nadat u op de knop Verzamel heeft gedrukt krijgt u een overzicht van alle declaraties die mee gaan in de zip. Klopt die lijst niet dan kunt u nu nog annuleren door voor Nee te kiezen en met de rechter muistoets declaraties uit of inschakelen. Klopt de lijst wel dan drukt u op Ja. Er opent dan een scherm waarin de locatie waarin de zip opgeslagen wordt weergegeven u dient hier alleen op de knop Map selecteren te drukken, ga a.u.b. niet bladeren want dan kan het programma straks de zip niet vinden bij het indienen! Is de standaard plek niet de juiste stel dit dan a.u.b. in bij Bestand, Instellingen, Praktijk/Systeemgegevens op het tabblad Programma voor dat u de zip gaat maken. Na het maken van de zip vraagt het programma of u naar het EDP wilt daar mag u Ja kiezen. Stap 4 Indienen Verzamelzip via het EDP In het EDP scherm komen al uw elektronische declaraties te staan die u heeft gemaakt via declaratie inzien. In bovenstaande voorbeeld ziet u 1 regel staan van een zojuist gemaakte (verzamel) zip. Deze is nog niet ingediend.
Om hem in te gaan dienen klikt u 1 keer met de muis op deze regel, dan wordt de knop Indienen donker. U kunt voordat u op de knop Indienen drukt zelf nog een referentie invullen, uw e-mailadres aanpassen en aangeven of u via de e-mail notificatie wilt ontvangen.
Druk vervolgens op de knop Indienen. De (verzamel) zip wordt vervolgens uitgepakt zoals in het voorbeeld hieronder. Er wordt door Vecozo een ID nummer aan toegekend.
Is de verzamelzip om een of andere reden niet in het EDP komen te staan dan kunt u hem alsnog handmatig toevoegen. Druk op de knop [Voegtoe] achter het veld van ZIP bestand. Zoek daarna het ZIP bestand op in de map c:\winmens\declaratie. Selecteer het desbetreffende ZIP bestand druk dan op [Openen]. Daarna kunt u dit ZIP bestand vervolgens indienen bij Vecozo via het EDP door de regel met de zip boven in het scherm aan te klikken en dan op de knop [Indienen] te drukken. Stap 5 Controleren status declaraties Om de actuele declaratie status op te vragen, selecteer u een of meerdere regels. Dit werkt volgens het Windows protocol; Met de CTRL-toets ingedrukt kunt u de declaratie regels aan klikken, welke u gecontroleerd wil hebben. Wilt u een aantal onder elkaar staande regels selecteren, klik dan de eerste regel met de SHIFT-toets ingedrukt en de laatste regel. Vink vervolgens bij VSP-EDP opties achter actie/downloaden het rondje Declaratie status aan en druk dan op de knop [Actie]. De geselecteerde declaratie(s) worden nu gecontroleerd op status en dit wordt meteen teruggekoppeld naar het EDP scherm. De status zal geplaatst worden in het veld Declaratie Status in de getoonde tabel. Dit is alleen een melding over de actuele status van de declaratie. De mogelijke statussen zijn: Afgekeurd door Vecozo Correct bevonden door Vecozo Succesvol ontvangen door Zorgverzekeraar Afgehandeld door Zorgverzekeraar
Bij de melding Afgekeurd door Vecozo is de declaratie technisch niet in orde. Vecozo geeft ook een retourmelding van wat er niet juist is. Corrigeer de fout en dien de declaratie opnieuw in. Correct bevonden door Vecozo betekent dat de declaratie technisch goed is bevonden door Vecozo Succesvol ontvangen door Zorgverzekeraar dan is de declaratie door Vecozo door gestuurd naar de zorgverzekeraar Afgehandeld door Zorgverzekeraar dan heeft de verzekeraar de declaratie in behandeling genomen en verwerkt in hun administratie. Van deze status is ook retourinformatie op te halen.
Stap 6 Retourinformatie ophalen U kunt na het opvragen van de declaratie status het Vecozo retourbestand van een afgehandelde declaratie opvragen. U klikt de gewenste declaratie aan en vinkt hiervoor bij actie/downloaden het rondje Bestand (ZIP) aan en drukt dan op de knop [Actie]. Het ZIP bestand wordt opgeslagen en de knop [Retour bestand] zal oplichten. Om het bestand in te kunnen lezen drukt u op die knop. Het programma onderdeel Controle declaratie bestand / Retour info zorgverzekeraar wordt automatisch opgestart en u kunt de informatie lezen door op de knop [Inlezen data] te drukken. Het nu geopende scherm bestaat uit twee vlakken. Het bovenste vlak betreft de patiënt en het onderste vlak de behandelingen. Als er delen van de declaratie afgekeurd zijn dan ziet u dat u minder uitbetaald krijgt dan u ingediend heeft. Er verschijnen dan ook patiënten en behandelingen in het scherm. Door op een behandeling of patiënt te klikken krijgt u de afkeuringsmelding van de zorgverzekeraar te zien. PDF bestand downloaden Als u via de e-mail notificatie bericht krijgt dat er een PDF-bestand beschikbaar is dan kunt u ook een pdf bestand gaan opvragen. U gaat als volg te werk :
Klik de desbetreffende declaratie aan, vink bij actie/downloaden het rondje Opvragen PDF-ID aan en druk dan op de knop [Actie]. Als er een PDF-ID aanwezig is zal deze in de tabel worden geplaatst. Mogelijk kan er ook een tweede PDF-ID worden geplaatst. Deze PDF-ID’s worden maar 1 keer verstrekt door de Vecozo Webservice. Als er een PDF-ID beschikbaar is zal, na het opvragen van de PDF-ID, het actie rondje Bestand (PDF) oplichten. Vink nu bij actie/downloaden het rondje Bestand (PDF) aan en druk dan op de knop [Actie]. Het PDF bestand(en) worden nu opgehaald en de knop(pen) [PDF bestand(1)] zal ook oplichten. U kunt nu het PDF bestand lezen door op de knop [PDF bestand(1)] en indien aanwezig [PDF bestand(2)] te drukken. Voor een PDF bestand lezen heeft u een acrobat reader nodig ( http://www.adobe.com/nl ) Is een declaratie volledig toegewezen dan kunt u de regel uit het EDP verwijderen door er met de rechter muistoets op te klikken (de declaratie blijft bij declaratie inzien in het systeem staan). Heeft u een declaratie die geheel of gedeeltelijk afgekeurd is ga dan naar stap 7. Zodra de correcties gedaan zijn en de declaratie/behandelingen opnieuw ingediend zijn kunt u de regel ook uit het EDP gaan verwijderen met de rechter muistoets. Stap 7 Correcties en opnieuw indienen Afkeuring van enkele behandelingen uit een declaratie: Als u van de zorgverzekeraar bericht krijgt dat enkele gedeclareerde behandelingen afgewezen zijn dan kunt u deze uit de declaratie halen en nadat u de verkeerde gegevens gewijzigd heeft opnieuw declareren. U haalt de behandelingen als volgt uit een declaratie: Roep bij Declaratie, Declaratie inzien de juiste declaratie op. De tabel verschijnt onderin, u drukt vervolgens met de linker muistoets op de behandeling die u uit de declaratie wilt verwijderen, de regel wordt donker. Dan drukt u op met de rechter muistoets op dezelfde regel en u krijgt de vraag of u de behandeling uit de declaratie wilt halen. Controleer eerst de gegevens voordat u op Ja drukt. Kloppen de gegevens niet druk dan op Nee. Moet u meerdere behandelingen verwijderen dan moet u het bovenstaande weer herhalen. U gaat vervolgens de ontbrekende of onjuiste gegevens op patiëntkaart of verwijzing aanpassen en Updaten of u verandert de gegevens bij Agenda, Behandeling wijzigen. Daarna kunt u bij declaratie aanmaken deze behandelingen opnieuw gaan declareren. Afkeuring van de volledige declaratie: Als de gehele declaratie is afgekeurd hoeft u de behandelingen niet uit de declaratie te halen maar kunt u direct de ontbrekende of onjuiste gegevens op patiëntkaart of verwijzing aanpassen en Updaten. U kunt daarna bij Declaratie, Declaratie inzien de declaratie op J zetten met de rechter muistoets, correctie aanvinken en de verzamelzip van die ene declaratie maken. De declaratie krijgt dan hetzelfde declaratienummer maar dan met een C erachter zodat Vecozo en de zorgverzekeraar hem niet als eerder ingediend ziet. Heeft u al eens een correctie van diezelfde declaratie ingediend dan kunt u Herinnering aanvinken voordat u de zip maakt. Er komt dan een H achter het declaratienummer te staan.
