Elektronisch Communiceren

Elektronisch Communiceren

DEPARTEMENT ONDERWIJS - OPLEIDING SCHOOLSECRETARIATEN

MEI 2010

WOORD VOORAF Sedert september 1995 kunnen een groot deel van de Vlaamse scholen het merendeel van de personeelsgegevens via elektronische weg overmaken aan het departement onderwijs. De PERS-formulieren zijn vervangen door hun elektronische tegenhangers, nl. de RecordLayouts (RL). Deze evolutie in het overbrengen van informatie heeft veel voordelen : de papierwinkel vermindert, de gegevens worden beter gecontroleerd, de dossiers kunnen sneller en correcter afgehandeld worden, er kan allerlei (beleids)informatie gegenereerd worden,... Elektronische communicatie gebeurt met behulp van de computer. Het is bekend dat de computer geen vrede neemt met “ongeveer juist”. Om maximaal voordeel te halen uit de nieuwe communicatietechnieken is het van belang dat de gegevens correct worden ingebracht. Enerzijds moet de reglementering nauwkeurig worden toegepast; anderzijds moet diegene die instaat voor het meedelen van de personeelsgegevens de principes van de elektronische communicatie onder de knie hebben, evenwel zonder dat men daarvoor een informaticus hoeft te zijn. Vandaar dat er niet alleen een opleiding over EDISON en de RecordLayouts wordt georganiseerd, maar vooral aandacht wordt geschonken aan de reglementering. Deze cursus beoogt bij de EDISON-gebruikers inzicht te verschaffen in de verwerking van de personeelsgegevens, vertrekkend van het schoolsoftwarepakket tot aan de uiteindelijke uitbetaling van de personeelsleden. Dit inzicht moet bijdragen tot een correct gebruik van de RecordLayouts en tot het kunnen situeren en zelfstandig oplossen van eventuele (communicatie)problemen.



MEI 2010

Inhoud

bladzijde

WOORD VOORAF.............................................................................................. 1 INLEIDING ........................................................................................................ 1 DEEL I. HET COMMUNICATIEMODEL .................................................................... 2 De schoolsoftware ............................................................................................................................ 3 EDISON/WebEdison ....................................................................................................................... 3 Systeem/principe van (toegangs)rechten en identificatie bij aanmelden d.m.v. elektronische identiteitskaart of federale token. .................................................................................................. 4 De webtoepassing WebEdison ...................................................................................................... 5 Status ‘Geldig’ of ‘in verwerking’ ............................................................................................ 6 Terugzending ............................................................................................................................ 6 BOEG ............................................................................................................................................ 7 Het elektronisch dossier en het weddesysteem.............................................................................. 7 Registratie...................................................................................................................................... 8 Automatische verwerking.............................................................................................................. 8

DEEL II. PROBLEEMNIVEAUS ............................................................................. 9 Reglementering ................................................................................................................................ 9 Problemen met de schoolsoftware en EDISON........................................................................... 10 Technische problemen................................................................................................................... 11 Foutieve gegevens .......................................................................................................................... 11 Structurele fouten ........................................................................................................................ 11 Inhoudelijke fouten ..................................................................................................................... 16

DEEL III. GEBRUIKERSHANDLEIDING ................................................................ 17 Begrippenkader.............................................................................................................................. 17 Toepassingsveld ............................................................................................................................. 18 Hoofdstructuren........................................................................................................................... 18 Personeelscategorieën ................................................................................................................. 20 Gegevens ..................................................................................................................................... 21 Afgeschafte formulieren.............................................................................................................. 22 Principes ......................................................................................................................................... 22 Fotoprincipe ................................................................................................................................ 22 Overschrijving zonder historiek .................................................................................................. 23 Stopzetting................................................................................................................................... 24 Melding-annulatie ....................................................................................................................... 25 De recordlayouts ............................................................................................................................ 25 Opdrachten .................................................................................................................................. 26 Opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen ...................................................... 26 Vervangingsopdrachten .......................................................................................................... 30 Elektronisch Communiceren


MEI 2010

Stopzetten van opdrachten.......................................................................................................31 Correcties van opdrachten ......................................................................................................31 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen ............................................................................37 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen .......................................................................37 Aanvullingen............................................................................................................................38 Afwezigheid wegens ziekte of gebrekkigheid ...........................................................................39 Bevallingsverlof.......................................................................................................................40 Correcties van niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen ...............................................40 Personalia.....................................................................................................................................41 RL-5 : woonplaats en RL-6 : verblijfplaats.............................................................................41 Correcties van woonplaats en verblijfplaats .......................................................................43 RL-7 : familiale toestand .........................................................................................................44 Correctie van de familiale toestand.....................................................................................45 RL-8 : cumulatie......................................................................................................................46 Correctie van de cumulatie..................................................................................................46 RL-9 : immatriculatie - rekeningnummer................................................................................47 Immatriculatie .....................................................................................................................47 Rekeningnummer ................................................................................................................49 Correctie van immatriculatie en rekeningnummer ..............................................................49 Plage-uren ....................................................................................................................................49 RL-10 : Melden plage-uren (opvraging CAO VI) ...................................................................49 Correctie plage-uren............................................................................................................49 Dimona ........................................................................................................................................50 RL-11 : melden RSZ-gebeurtenis ............................................................................................50 Melden van een tewerkstellingsperiode (indiensttreding) ..................................................50 Melden van een uitdiensttreding .........................................................................................50 Correctie van een instellingscontract ..................................................................................51 Speciale situaties.............................................................................................................................51 Een opdracht wordt onderbroken door twee opdracht-gebonden dienstonderbrekingen ............52 Eenzelfde opdrachtgebonden dienstonderbreking met verschillende einddata ...........................52 Een opdracht heeft meerdere einddata.........................................................................................52 TBS-55+ vóór de start van de elektronische communicatie ........................................................53 Deeltijdse TBS-55+/Bonus 58+...................................................................................................53 Ongeschiktheid na uitspraak van de pensioencommissie ............................................................53 Dienstonderbrekingen die beginnen vóór de start van de elektronische communicatie op 1/9/....53 Reaffectatie/wedertewerkstelling en dienstonderbrekingen ........................................................54 Affectaties en mutaties.................................................................................................................54 Tijdelijk andere aanstelling..........................................................................................................55 Opmerkingen RL-3 ......................................................................................................................55 Meerdere instellingen behandeld door 1 secretariaat...................................................................55 Basis : ‘vakcodes’ ........................................................................................................................55 Basis : wedertewerkstelling vanuit het secundair ........................................................................56 Basis : Tivoli................................................................................................................................56 Secundair : teeltleider ..................................................................................................................57 Secundair : fusiebegeleider..........................................................................................................57 Secundair en DKO : begeleider ...................................................................................................57 DKO : overgangsmaatregelen (art. 68 BVR organisatie DKO - muziek, woordkunst en dans)..57 DKO : experimenten....................................................................................................................58



MEI 2010

BIJLAGEN ...................................................................................................... 59 Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen (melden met RL-1) ................................................... 59 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen (te melden met RL-2).................................................... 61 Gebeurteniscodes ........................................................................................................................... 64



MEI 2010

INLEIDING De elektronische communicatie zoals het door het Vlaamse Ministerie van Onderwijs en Vorming is uitgebouwd, is volgens een bepaald model geconcipieerd : het communicatiemodel. Hierin zijn er drie belangrijke componenten : de schoolsoftware waarmee de personeelsadministratie wordt gedaan; de WebEdison-toepassing die zorgt voor een veilige en foutloze communicatie van de gegevens; en het elektronisch dossier dat stilaan de papieren dossiers op het Ministerie verdringt. In het eerste deel komt dit communicatiemodel met al zijn facetten uitvoerig aan bod. Door de nieuwe manier van gegevensoverdracht is de gebruiker meer aangewezen op de computer en de telecommunicatietechnieken. Alvorens de gegevens op het Ministerie door de medewerker kunnen verwerkt worden, moeten een aantal stappen uitgevoerd worden. Bij elk van deze stappen kunnen er problemen opduiken. Het is voor het schoolsecretariaat van belang om de moeilijkheden juist te situeren. Zo kan er snel en doeltreffend ingegrepen worden. Het tweede deel geeft een overzicht van de verschillende probleemsituaties die zich kunnen voordoen. Voor het versturen van de personeelsgegevens wordt er gebruik gemaakt van RecordLayouts. De gebeurtenissen moeten in een elektronisch bericht (elektronisch PERS-formulier) gegoten worden volgens een aantal principes. In het derde deel worden deze principes toegelicht en concreet uitgewerkt. De bijlage bevat de voorbeelden waarnaar in het derde deel wordt verwezen.


Pagina 1


MEI 2010

DEEL I. HET COMMUNICATIEMODEL De personeelsgegevens werden vroeger afgedrukt op PERS-formulieren, die naar het Ministerie werden opgestuurd. Daar controleerde en interpreteerde de medewerker de gegevens en zorgde voor het afhandelen van het administratief en geldelijk dossier van het personeelslid. Er was dus steeds een papieren tussenstap, die aanleiding kon geven tot allerlei fouten. Dankzij de moderne telecommunicatietechnieken werd het mogelijk om die gegevens rechtstreeks van de ene computer naar de andere over te brengen. Daartoe moeten beide computers niet alleen met elkaar kunnen ‘babbelen’, maar moeten ze elkaar ook ‘begrijpen’. Hiervoor heeft het Ministerie een ‘taal’ (de RecordLayouts) ontwikkeld, die moet toelaten om de gegevens die in de schoolcomputer aanwezig zijn op een efficiënte manier over te brengen op de computer van het Ministerie, waar ze verder grotendeels automatisch kunnen worden verwerkt. Bovendien moet de overdracht veilig en foutloos gebeuren. De WebEdisontoepassing staat in voor een bedrijfszekere transmissie via een beveiligde verbinding op het internet. . Hoe hangt dit alles nu aan elkaar? Hieronder staat een schematische weergave van het communicatiemodel :

Het communicatiemodel valt uiteen in drie delen :  de schoolsoftware  EDISON (WebEdison-toepassing)  het elektronisch dossier en het weddesysteem Pagina 2



MEI 2010

DE SCHOOLSOFTWARE Elke school die destijds in het EDISON-project is gestapt , moet over een schoolsoftwarepakket voor de personeelsadministratie beschikken. Dit pakket wordt door de school zelf aangekocht. Enkel de gecertificeerde pakketten komen in aanmerking. Deze goedkeuring gebeurt door het Ministerie aan de hand van een test die moet nagaan in hoeverre het pakket in staat is om de bestanden volgens de opgelegde restricties aan te maken. Dit pakket moet in eerste instantie de basisgegevens die nodig zijn voor het bepalen van de wedde (opdrachten, dienstonderbrekingen en familiale toestand) kunnen verwerken. Bovendien moet het softwarepakket ook zorgen voor het correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten, die met behulp van de Web-Edison-toepassing via de beveiligde verbinding op het internet naar het Ministerie worden opgestuurd. Bij de aanschaf van een pakket moet er niet alleen gelet worden op de gebruiksvriendelijkheid en het probleemloos aanmaken van elektronische berichten, maar ook op de service die de softwareleverancier aanbiedt : welke technische ondersteuning wordt er aangeboden? Is er een helpdesk? Wordt er een uitgebreide gebruikershandleiding bijgeleverd? Kan u bij de softwareleverancier ook terecht voor problemen i.v.m. de onderwijsreglementering? De meeste pakketten bieden nog andere mogelijkheden, zoals het aanmaken van uurroosters, afdruk AL3,... Deze bijkomende faciliteiten zijn niet strikt noodzakelijk voor een goede werking van de WebEdisontoepassing, maar kunnen het leven in het schoolsecretariaat heel wat aangenamer maken. Sommige softwareleveranciers leveren ook nog andere modules, zoals boekhouding, leerlingenadministratie, rapporten,... Het is essentieel dat de gebruiker vlot kan werken met het schoolsoftwarepakket. Het vormt immers het vertrekpunt van de gegevensstroom. Concreet betekent dit dat hij in staat moet zijn om de reglementering toe te passen en te vertalen naar input voor het pakket. De gebruiker zal dus goed op de hoogte moeten zijn van de samenhang en de mogelijkheden van het pakket. Goede software zal hierbij een maximale ondersteuning bieden. Een uitgebreide handleiding of helpfunctie is hierbij onontbeerlijk. De personeelsgegevens, die door het schoolpakket in elektonische berichten worden opgenomen, zijn opgebouwd uit codes en voldoen aan een bepaalde structuur. In principe zijn deze bestanden niet toegankelijk voor de gebruiker. Ze worden automatisch in de “map voor zendingen” (in de meeste gevallen C:\EDISON.WIN\TOSEND) geplaatst. WebEDISON zal ze daar vinden om te kunnen versturen . Deze bestanden worden zendingen genoemd. Sommige softwarepakketten bieden ook extra functies aan, die te maken hebben met de communicatie. Zo kan er bv. een logboek met de verstuurde berichten bijgehouden worden. Het is ook mogelijk dat de terugzendingen (zie verder) automatisch afgehandeld worden. Raadpleeg hiervoor de gebruikershandleiding bij het softwarepakket.

EDISON/WEBEDISON EDISON is een letterwoord, wat staat voor Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en het Onderwijsministerie. Deze Edison-software heeft gedurende 15 jaar ge-


Pagina 3


MEI 2010

zorgd voor een foutloze datatransmissie tussen de school en het Ministerie .maar werd geleidelijk aan vervangen door de webtoepassing WebEdison. Net zoals Edison eerder, raakt WebEdison t dus niet aan de inhoud van de zendingen. WebEDISON is enkel de communicatiesoftware.. Een online-handleiding is ter beschikking binnen WebEdison. . In deze cursus beperken we ons tot een aantal concepten. In de huidige vorm valt de EDISON-software uiteen in drie componenten (twee technische en een juridische) :  een systeem/principe van “rechten”en identificatie bij aanmelden d.m.v. de elektronische identiteitskaart of federale token. Via een bijkomende webtoepassing, nl ‘WebIDM voor WebEdison’ , kan de edison-beheerder van een instelling aan bepaalde medewerkers (toegangs)rechten verlenen om met WebEdison bepaalde zendingen te kunnen doen  de webtoepassing WebEdison  BOEG

S YSTEEM / PRINCIPE VAN ( TOEGANGS ) RECHTEN EN IDENTIFICATIE BIJ AANMELDEN D . M . V. ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART OF FEDERALE TOKEN . De elektronische communicatie verloopt via een beveiligde verbinding van internet. Bovendien wordt de toegang tot ‘WebEdison’ en tot ‘WebIDM voor WebEdison’ beheerd door een systeem van (toegangs)rechten en moet elke gebruiker zich bij het aanmelden kenbaar maken a.d.h.v. zijn/haar elektronische identiteitskaart of federale token.

De webtoepassing ‘WebIDM voor WebEdison’ is een toepassing via dewelke de (toegangs)rechten voor ‘WebIDM voor WebEdison’ en ook voor ‘WebEdison’ beheerd worden. Aanvankelijk heeft enkel de directeur en/of adjunct-directeur van een instelling toegang tot deze webtoepassing, op basis van zijn/haar recht Edison-beheerder, dat hem door het Ministerie werd verleend op grond van zijn/haar ambt. De Edison-beheerder kent vervolgens -

aan zichzelf of secretariaatsmedewerkers, voor de instelling(en) waarvoor hij Edison-beheerder is:

Pagina 4

o

de rechten ‘Lerendenadministratie’ en/of ‘Personeelsbeheer’ toe, rechten die de gebruikers toegang tot WebEdison zullen verschaffen

o

of deelt zijn recht Edison-beheerder met andere andere medewerkers, zo dat deze ook toegang krijgen tot de webtoepassing ‘WebIDM voor WebEdison’.



MEI 2010

De rechten, die toegang geven tot WebEdison zijn : -

personeelsbeheersrechten : dit impliceert ‘toegang hebben’ tot WebEdison om zendingen en terugzendingen met betrekking tot personeelsgegevens te kunnen behandelen,

-

rechten lerendenadministratie : dit betekent ‘toegang hebben’ tot WebEdison om lerenden-zendingen en –terugzendingen te kunnen behandelen.

De databanken op de main-frame, waarin de zendingen die met WebEdison worden verstuurd, worden opgeslagen, gelden als juridisch archief.

D E WEBTOEPASSING W EB E DISON Enkel gebruikers die de rechten Personeelsbeheer en/of Lerendenadministratie hebben, krijgen toegang tot WebEdison en kunnen, overeenkomstig deze rechten zendingen en terugzendingen met personeels- of lerendengegevens behandelen en dit voor de instellingen waarvoor deze rechten gelden. Het is logisch dat medewerkers met dezelfde rechten dezelfde gegevens (zoals logboeken, foutmeldingen, enz.) over zendingen en terugzendingen te zien krijgen. De webtoepassing WebEdison biedt tal van functionaliteiten : -

het laat gebruikers toe ZENDINGEN te versturen via het tabblad VERZENDEN. Na het versturen van één of meerdere zendingen, wordt de gebruiker automatisch naar het tabblad OVERZICHT ZENDINGEN geleid. Is de zonet verzonden zending in dit overzicht te zien met status ‘GELDIG’ of ‘IN VERWERKING’, dan moet dit gezien worden als een ‘bevestiging van ontvangst’. Het ministerie heeft de zending ontvangen.

-

Terugzendingen worden afgehaald via het tabblad ‘TERUGZENDINGEN AFHALEN’. Ze zullen door WebEdison geplaatst worden in de ‘map voor terugzendingen’, waar het schoolpakket deze kan raadplagen (zie later).

-

In het tabblad OVERZICHT ZENDINGEN kan de gebruiker een overzicht van zendingen zien. Bij het klikken op de link van het referentienummer van de zendingen, wordt het logboek van die zending getoond, met name alle acties die ooit met betrekking met deze zending werden uitgevoerd : wanneer de werd verzonden, welke gebruiker de terugzendingen heeft afgehaald en in welke map WebEdison ze heeft weggeschreven.

-

Fouten die moeten afgemeld worden. Webedison zal zendingen die structureel onjuist zijn, niet versturen en maakt daar ook melding van. De gebruiker zal deze foutmeldingen moeten ‘afmelden’ ten teken dat hij gezien heeft dat er fouten waren die ertoe geleid hebben dat de zending niet verstuurd werd.


Pagina 5


MEI 2010

STATUS ‘GELDIG’ OF ‘IN VERWERKING’ Komt een geldige productieve zending in het tabblad OVERZICHT ZENDINGEN voor met de status ‘GELDIG’ of ‘IN VERWERKING’, dan moet dit gezien worden als een ‘bevestiging van ontvangst’. Het ministerie heeft de zending ontvangen. De productieve zending zal zo snel mogelijk inhoudelijk verwerkt worden. Belangrijk om weten is dat testzendingen NOOIT inhoudelijk verwerkt worden; er zullen dus nooit terugzendingen ter beschikking gesteld worden en de status van deze zending in het Overzicht Zendingen zal steeds op ‘in verwerking’ blijven staan, tot deze er na 14 maanden automatisch uit verdwijnt.

TERUGZENDING Iedere avond (om 20u30) worden alle zendingen van de voorbije dag gegroepeerd en aangeboden aan het elektronisch dossier (zie verder). Hier worden de gegevens wel inhoudelijk gecontroleerd en het resultaat hiervan wordt terug aan de WebEdison-server aangeboden, die de terugzendingen ter beschikking stelt. De volgende dag kunnen de gerechtigde gebruikers op WebEdison aanmelden en de terugzendingen afhalen en kopiëren naar de schoolcomputer. Sommige softwarepakketten zijn in staat deze terugzendingen te interpreteren en in een leesbare vorm af te drukken. Het is ook mogelijk om deze bestanden in een tekstverwerker op te roepen en te bewerken. Voor iedere geldige productieve zending zijn er minstens twee terugzendingen (*). De twee terugzendingen bevatten dezelfde gegevens, maar in een andere vorm gepresenteerd. Het ene bestand (gestructureerde terugzending) bevat enkel codes en is in de eerste plaats voor het softwarepakket bedoeld. Het andere bestand (ongestructureerde terugzending) is een meer leesbare versie, die kan afgedrukt worden. Beide terugzendingen worden in principe door WebEdison in de “map voor terugzendingen” (gewoonlijk is dit C:\EDISON.WIN\RECEIVE\123456\GESTRUCT of –\LEESBAAR) geplaatst . Het is noodzakelijk om na iedere zending deze terugzendingen op te halen. De school zal niet verwittigd worden wanneer er fouten dienen rechtgezet te worden. Het is de bedoeling dat het schoolsecretariaat zelf nagaat wat er met de zendingen is gebeurd en of alle berichten wel in het werkstation toegekomen zijn (= geregistreerd). (*) Bevat de opgestuurde zending een aanvraag tot immatriculatie dan zijn er extra terugzendingen waarin het nieuw toegekende stamboeknummer wordt meegedeeld. Wordt deze terugzending onmiddellijk opgehaald dan gaat er geen tijd verloren met het oog op het opsturen van een nieuwe zending met het opdrachtenpakket van het nieuwe personeelslid. .

Pagina 6



MEI 2010

BOEG Door het in gebruik nemen van de webtoepassingen ‘WebIdm voor WebEdison’ en ‘WebEdison, wordt de problematiek van de BOEG nu nieuw bekeken. Om die reden wordt dit hoofdstuk heden volledig herwerkt. Elektronische communicatie beveiligd d.m.v. een digitale handtekening (bij Edison) werd juridisch geregeld door de BOEG. Alvorens de EDISON-software geïnstalleerd werd, moest de inrichtende macht de BOEG ondertekenen. BOEG staat voor BasisOvereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling. Dit is nog steeds een overeenkomst tussen de inrichtende macht en het Ministerie Onderwijs en Vorming, waarin de inrichtende macht aanvaardt dat de elektronisch opgestuurde gegevens rechtsgeldig zijn en het principe van de digitale handtekening erkent. Dit wil zeggen dat ze zich akkoord verklaart dat het departement aan de hand van de gebruikte sleutel ontegensprekelijk kan aantonen dat een van haar instelling zendingen heeft gedaan (autorisatie) en dat datgene wat het departement in een leesbare vorm kan presenteren identiek is aan datgene wat de school heeft opgestuurd (inhoud). De BOEG regelt niet alleen het wegvallen van de handtekening van de gemandateerde van de inrichtende macht, maar ook het ontbreken van de handtekening van het personeelslid. In de BOEG verbindt de inrichtende macht er zich toe de inhoud van datgene wat over het personeelslid wordt opgestuurd voorafgaandelijk aan het personeelslid ter kennisname voor te leggen (art 24). Dit hoeft niet noodzakelijk op papier. In de praktijk wordt er meestal afgesproken dat het secretariaat de gegevens opstuurt en achteraf via een afdruk het personeelslid op de hoogte brengt. Het vertrouwen in het schoolsecretariaat speelt hierin een belangrijke rol.

HET ELEKTRONISCH DOSSIER EN HET WEDDESYSTEEM Het is uiteindelijk de bedoeling dat op basis van de personeelsgegevens de wedden en weddetoelagen worden berekend en uitbetaald. Hiervoor maken de werkstationagenten reeds geruime tijd gebruik van het weddesysteem (MUTO) waarin ze alle parameters nodig voor het berekenen van de bruto- en nettowedde inbrengen. Het weddesysteem zorgt automatisch voor de verdere afhandeling : uitbetaling, bedrijfsvoorheffing, taksfiches, schoollistings,... In het weddesysteem zijn echter de basisgegevens niet opgenomen. Deze bevonden zich vroeger in de papieren dossiers, netjes afgedrukt op de PERS-formulieren. Om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van de computer moesten deze basisgegevens ingebracht worden. Dankzij EDISON kan dit automatisch gebeuren. Zo is het elektronisch dossier ontstaan. Het bevat alle gegevens die vroeger via de PERS-formulieren werden opgestuurd. Dit heeft vele voordelen : de dossiers kunnen op een eenvormige en correcte manier afgewerkt worden, een aantal routinecontroles kunnen geautomatiseerd worden,... Het elektronisch dossier valt uiteen in twee componenten :  de registratie  de automatische verwerking


Pagina 7


MEI 2010

R EGISTRATIE De elektronische berichten die door de school worden opgestuurd en geen structurele fouten bevatten worden geregistreerd. In het werkstation heeft iedere medewerker zijn eigen agenda met de geregistreerde berichten, waarop hij ziet wat voor hem de vorige dag werd opgezonden. Hij werkt de agenda systematisch volgens bepaalde prioriteiten af. Zo zal een tijdelijk opdrachtenpakket voorrang hebben op een opdrachtenpakket met alleen maar vastbenoemde opdrachten. Het weddesysteem zal deze laatste immers automatisch doorbetalen, terwijl een tijdelijk opdrachtenpakket nog niet gekend is en het personeelslid dus niet uitbetaald wordt. De gegevens die geregistreerd worden komen overeen met de gegevens die via de RecordLayouts verstuurd werden, nl. opdrachtenpakketten, dienstonderbrekingen, personalia, cumulaties,...

A UTOMATISCHE VERWERKING Onmiddellijk na de registratie gebeurt een reeks van automatische verwerkingen. Zo zal de computer op basis van de persoonlijke gegevens van het personeelslid (bekwaamheidsbewijs, overgangsmaatregelen, nuttige ervaring, geldelijke anciënniteit, volume vaste benoeming,...) trachten een bekwaamheidsrubricering (VE, VO of AND), een barema, geldelijke anciënniteit en een noemer te bepalen. De subsidieerbaarheidscontrole wordt eveneens automatisch uitgevoerd. Indien het een ziektemelding betreft, zal de computer de bezoldigde en/of onbezoldigde ziektedagen berekenen, het aantal genoten ziektedagen ophogen en indien van toepassing de medewerker meedelen dat het personeelslid ter beschikking staat wegens ziekte. Ook het bevallingsverlof wordt automatisch afgewerkt. Wanneer de computer ondubbelzinnig de betalingsparameters kan afleiden, zullen de opdrachten en dienstonderbrekingen automatisch worden goedgekeurd. De medewerker krijgt dus de dag na de verzending in de meeste gevallen een volledig afgewerkt opdrachtenpakket of ziekte- of bevallingsverlof. Via de zogenaamde ‘brug’ worden de betalingsparameters die in het elektronisch dossier berekend werden omgezet in codes voor het weddesysteem. Dit betekent dat er voor een groot deel van de dossiers, tussen het verzenden van de gegevens en de uitbetaling van het personeelslid door de bankinstelling geen enkele menselijke tussenkomst meer vereist is. Het schoolsecretariaat moet er zich terdege van bewust zijn dat het verzenden van nieuwe gegevens in vele gevallen rechtstreeks ingrijpen is in de wedde van het personeelslid. Het schoolsecretariaat heeft dus een grotere verantwoordelijkheid.

Pagina 8



MEI 2010

DEEL II. PROBLEEMNIVEAUS Het communicatiemodel toont aan dat elektronische communicatie een vrij complex gebeuren is waarbij veel componenten perfect op elkaar afgestemd moeten zijn, opdat de communicatie succesvol zou kunnen verlopen. Op verschillende punten kunnen er problemen ontstaan. De gebruiker op het schoolsecretariaat is meestal de eerste die met de moeilijkheden wordt geconfronteerd. Om zo doeltreffend mogelijk in te grijpen is het van belang het probleem te kunnen situeren binnen het communicatiegebeuren. Dat hierbij soms beroep moet gedaan worden op specialisten is evident. Het is hier zeker niet de bedoeling om op technische aspecten in te gaan. Trouwens de technische kant is de meest bedrijfszekere : de technologie is reeds zover gevorderd dat er zich nog maar weinig problemen voordoen op het vlak van de communicatie zelf. Wanneer we ons beperken tot datgene wat de school rechtstreeks aanbelangt, kunnen er vier probleemniveaus onderscheiden worden :    

reglementering gebruik softwarepakket en EDISON (webtoepassing WebEdison) communicatieproblemen foutieve gegevens

REGLEMENTERING Elektronische berichten zijn een vertaling van toegepaste reglementering op gebeurtenissen die zich in een school voordoen, aangemaakt m.b.v. een softwarepakket en via EDISON (met de webtoepassing WebEdison) naar het Ministerie opgestuurd. De nadruk ligt niet zozeer op het kunnen werken met het softwarepakket en EDISON, maar op het correct toepassen van de reglementering. De computer is slechts een hulpmiddel. De onderwijswetgeving is een complexe aangelegenheid en het is niet altijd meteen duidelijk wat toegelaten, verplicht of verboden is. Wanneer de verantwoordelijke voor de personeelsadministratie de reglementering niet onder de knie heeft (wat niet wil zeggen alles kent!) of niet weet waar adequate informatie te vinden is, zal hij problemen hebben met het correct toepassen ervan. Dit weerspiegelt zich onmiddellijk in de kwaliteit van de opgestuurde gegevens - of die nu op PERS-formulieren worden afgedrukt of via elektronische weg worden meegedeeld. De leraar informatica is niet noodzakelijk diegene die correcte elektronische berichten aanmaakt! Een eerste en voornaamste criterium voor vlotte communicatie is zijn weg weten te vinden in de reglementering. Veel fouten die door het werkstation gemeld worden houden hiermee verband. Wanneer bijvoorbeeld het schoolsecretariaat het onderscheid tussen een vereist of voldoend geacht bekwaamheidsbewijs niet kent, dan kan het gebeuren dat het opdrachten aan personeelsleden geeft, die ze niet mogen uitoefenen. Dit kan soms verregaande (financiele) consequenties voor de betrokkenen hebben. De nadruk op het correct toepassen van de reglementering zal voor het schoolsecretariaat groter worden naarmate er meer en meer geïnformatiseerd is. Door de invoering van de au-


Pagina 9


MEI 2010

tomatische goedkeuring en de ‘brug’ tussen het elektronische dossier en het weddesysteem, heeft de verstuurde informatie direct zijn weerslag op de wedde van de personeelsleden.

PROBLEMEN MET DE SCHOOLSOFTWARE EN EDISON Het is de bedoeling dat de informatie bestemd voor het Ministerie ook daar geraakt. Hiervoor moeten de gegevens allereerst in het softwarepakket komen. De gebruiker moet dus vlot met het pakket kunnen werken en een globaal inzicht in de werking ervan bezitten. Dit betekent dat hij goed moet weten waarvoor ieder invulveld staat en de samenhang van de verschillende velden begrijpen. Vooral bij complexe situaties (bv. vervangingen van interimarissen) is dit niet altijd onmiddellijk evident. Het consequent toepassen van de principes zoals ze uitgelegd worden in Deel III Gebruikershandleiding kan veel problemen voorkomen. Er bestaat nogal een verschil tussen de softwarepakketten. Sommige zijn beperkt tot het aanmaken van elektronische berichten, andere bieden extra faciliteiten en steunen op een uitgebouwde databank. Een goed softwarepakket zal in ieder geval zoveel mogelijk controles inbouwen, zodat reeds bij de ingave fouten worden gedetecteerd. Maar er kunnen niet alleen fouten optreden bij de ingave. In tegenstelling tot de PERSformulieren waar, alvorens de enveloppe wordt dichtgekleefd men de gegevens nog kan verifiëren, is er bij de elektronische berichten een dergelijke laatste controle niet mogelijk. De ingegeven informatie wordt achter de schermen vertaald in RecordLayouts. Deze berichten zijn nog moeilijk leesbaar, zodat de gebruiker blindelings moet vertrouwen op het softwarepakket. Hier kunnen echter ook fouten optreden. Deze komen meestal tot uiting door een foutmelding of door een opmerking van de medewerker in het werkstation. Het kan dus voorkomen dat de medewerker beweert iets ontvangen te hebben dat op het scherm van de schoolcomputer niet terug te vinden is. De ervaring leert dat dit meestal te wijten is aan het onvoldoend vertrouwd zijn met het softwarepakket ofwel aan een foutieve vertaling van de ingebrachte gegevens. In het laatste geval dient de softwareleverancier gecontacteerd te worden. Het Ministerie kan op dit vlak geen enkele ondersteuning bieden vermits de werking van het pakket ons onbekend is. Het doorseinen van gegevens via de webtoepassing WebEdison staat dus volledig los van het schoolsoftwarepakket. Het enige verband tussen beiden is dat WebEdison de bestanden (dus zendingen) zoekt in de ‘map voor zendingen’ waar het schoolpakket deze bestanden geplaatst heeft m.a.w. het schoolpakket maakt zendingen aan, die WebEdison zal versturen. Idem wat de terugzendingen betreft : via WebEdison worden de terugzendingen in de ‘map voor terugzendingen’ geplaatst, waar het schoolpakket ze kan gaan opvissen. Lukt naderhand het uitdrukken van deze terugzendingen niet, of interpreteert het schoolpakket deze verkeerd dan is dit te wijten aan het schoolpakket. Het is noodzakelijk de functionaliteit van beide pakketten goed van elkaar te scheiden. Vermits de EDISON-software en de webtoepassing WebIDM voor WebEdison door het Ministerie werden ontwikkeld , kan u bij vragen of problemen steeds terecht bij de EDISON-Helpdesk van het Ministerie. Enkele voorbeelden van moeilijkheden : de gebruiker heeft geen toegang tot WebEdison, , de internetverbinding laat het afweten , een opgestuurde Pagina 10



MEI 2010

zending staat niet in het ‘Overzicht Zendingen’ met de status ‘Geldig’ of ‘In verwerking’ , EDISON vindt geen zendingen hoewel het schoolpakket er wel degelijk aangemaakt heeft , ... Indien er problemen zijn met WebEdison die invloed hebben op de normale werking of indien er een nieuwe release aangekondigd wordt waardoor WebEdison op een bepaalde dag een paar uur niet actief zal zijn, dan plaatst de Edison-helpdesk een boodschap in het boodschappenvenster van WebEdison .

TECHNISCHE PROBLEMEN Elektronische communicatie is een hoogtechnologische aangelegenheid. Er zijn verschillende componenten die allemaal met elkaar interfereren en waarmee iets fout kan gaan. Meestal kan de gebruiker zelf niet veel verhelpen en moet beroep worden gedaan op specialisten. Toch is het ook hier mogelijk om een onderscheid te maken, zodat de juiste dienst of persoon kan aangesproken worden. Wanneer de schoolcomputer het laat afweten of er verschijnen foutmeldingen van het systeem (bv. bestand kan niet worden gevonden, netwerkfout, er wordt niets afgedrukt,...) of hij begint zich ‘vreemd’ te gedragen, dan wordt best de hard- of softwareleverancier of iemand die de configuratie goed kent, gecontacteerd. Het Ministerie kan ook hier niet veel ondersteuning bieden. Enkel wanneer er specifieke EDISON-problemen optreden kan de EDISON-Helpdesk ingeschakeld worden.

FOUTIEVE GEGEVENS De meest voorkomende problemen zijn te wijten zijn aan foutieve gegevens of bestanden. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen :  structurele fouten  inhoudelijke fouten

S TRUCTURELE FOUTEN De bestanden en berichten moeten voldoen aan strenge restricties, die beschreven staan in de technische handleiding. Het is de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier dat deze restricties strikt worden nagekomen. Indien er toch tegen wordt gezondigd dan ontstaan er structurele fouten (‘taalfouten’), die het registreren van het bericht verhinderen. De structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen. Zoals reeds aangegeven wordt van iedere geldige productieve zending een gestructureerde en ongestructureerde terugzending ter beschikking gesteld die door de gebruikers moeten afgehaald worden. Afhankelijk van het gebruikte softwarepakket worden deze terugzendingen door het pakket automatisch verwerkt of moet de gebruiker de bestanden afdrukken en zelf interpreteren. We zullen ons beperken tot een korte beschrijving van de ongestructureerde (leesbare) terugzending zoals ze door het departement opgemaakt wordt.


Pagina 11

DEPARTEMENT ONDERWIJS - OPLEIDING SCHOOLSECRETARIATEN 200

26 OKTOBER

Voorbeeld van een ongestructureerde (leesbare) terugzending ZENDING - 000221 - MET REFERENTIE “03431410031997171226” VAN 10/03/1997 VOOR INSTELLING 012345 ================================================================================================== SCHOOL : 012345 ONDERWIJSINSTELLING STRAAT NR POSTNR GEMEENTE TEL : 012/34 56 78 FAX : 012/34 56 90

SOFTWARE : PAKKET CONTACTPERSOON : DIRECTIESECRETARIS TEL : 012/34 56 12

============================================================================================================================================================ GEREGISTREERDE BERICHTEN : BERICHT : 000001 BERICHT : 000002 BERICHT : 000004

VLGNR 000001 MELDING 23001 MELDING ZIEKTE VLGNR 000002 MELDING 22001 Opdrachtenpakket VLGNR 000004 MELDING 22001 Opdrachtenpakket

VOOR 12345678910 JAN PETERS VOOR 23456789101 MIEKE JANSENS VOOR 13456789101 PIET JANSSENS

VANAF 12/02/1997 IN HS 311 VANAF 01/03/1997 IN HS 311 VANAF 01/01/1997 IN HS 311

VLGNR 000005 MELDING 21004 BURGERLIJKE STAAT

VOOR 29876543210 GRIET PEETERS

VANAF 13/02/1997 IN HS 311

VLGNR 000003 MELDING 23003 BEVALLINGSRUST

VOOR 25698756321 BRIGITTE BARDOT

VANAF 03/03/1997 IN HS 311

MANUEEL TE REGISTREREN BERICHTEN (latere beelden reeds aanwezig) : BERICHT : 000005 FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : 000003

RECORD : 000035 VOLGNR : 000001 GEGEVENS :

----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7----+----8----+----9----+----0----+----1----+----2 21100300000115.06.199700.00.000000.00.000000000.00.000000.00.000000000.000000.000

VELD : 005 VERM BEVALLINGSDATUM

Pagina 12

POS : 023

LEN : 010

INHOUD : 00.00.0000

FOUT : 4020006 Verplicht veld niet ingevuld


DEPARTEMENT ONDERWIJS - OPLEIDING SCHOOLSECRETARIATEN 2005

26 OKTOBER

De ongestructureerde leesbare terugzending valt uiteen in vier delen:  hoofding : informatie over de zending en de instelling  geregistreerde berichten : dit zijn berichten die op de agenda van de medewerker in het werkstation verschijnen.  manueel te registreren berichten : deze berichten vereisen een manuele tussenkomst op het Ministerie. De school hoeft verder niets te ondernemen.  foutieve berichten : omwille van structurele fouten heeft de computer het bericht niet kunnen registeren. Het is niet altijd eenvoudig om de foutieve berichten te analyseren. De gebruikte lay-out verschilt immers grondig van die van de invoerschermen van het softwarepakket. Dit komt doordat er enkel maar verwezen kan worden naar de records (gegevenslijnen) zoals de school ze heeft opgestuurd. Deze fouten interpreteren vraagt wel enig inzicht in de opbouw van de elektronische berichten. Bijna alle fouten die op deze lijst verschijnen kunnen opgevangen worden door het softwarepakket. Daarom worden de leveranciers dagelijks op de hoogte gebracht van fouten die te wijten zijn aan onvolkomenheden in hun pakket. Hieronder volgt een korte beschrijving van een foutief bericht

Pagina 13



26 OKTOBER 2005

Voorbeeld van een foutief bericht : FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : 000012



VOOR 26004180837 PECKSTADT MARTINE

VANAF 03/03/1997 IN HS 311

----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7----+----8----+----9----+----0----+----1----+----2 21100300000115.06.199700.00.000000.00.000000000.00.000000.00.000000000.000000.000


POS : 023

LEN : 010

INHOUD : 00.00.0000


Aanduiding van het personeelslid en het soort bericht FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : 000012




VANAF 03/03/1997 IN HS 311

----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7----+----8----+----9----+----0----+----1----+----2 21100300000115.06.199700.00.000000.00.000000000.00.000000.00.000000000.000000.000


POS : 023

LEN : 010

INHOUD : 00.00.0000


Gegevensrecord waar de fout zich voordoet

FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : 000012


RECORD : 000035 VOLGNR

: 000001

GEGEVENS :


VANAF 03/03/1997 IN HS 311

----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7----+----8----+----9----+----0----+----1----+----2 21100300000115.06.199700.00.000000.00.000000000.00.000000.00.000000000.000000.000


POS : 023

LEN : 010

INHOUD : 00.00.0000


Foutmelding

Pagina 14



MEI 2010

In de eerste lijn wordt aangegeven welk bericht de fout bevat (stamboeknummer, naam, soort bericht, geldigheidsdatum,...). De tweede lijn bevat het gegevensrecord waarin de fout voorkomt. De rij met cijfers daarboven is enkel maar een hulpmiddel om het foutieve gegevensveld snel terug te vinden. De derde lijn geeft aan welk veld foutief is. In VELD staat de naam van het veld; POS staat voor positie : het veld begint bij de opgegeven positie; LEN betekent de lengte (aantal tekens) van het veld; de INHOUD van het veld en uiteindelijk de FOUT. Sommige fouten hebben niet alleen betrekking op het opgegeven veld, maar op een combinatie van velden. Zo kan een ongeldige waarde voor het veld ‘vakcode’ te wijten zijn aan het ontbreken van de graad secundair onderwijs. Er wordt immers gecontroleerd op het ingericht vak (combinatie hoofdstructuur, ambt, vak, graad, onderwijsvorm). Andere fouten kunnen betrekking hebben op reeds vroeger gemelde berichten. Een eerder gemelde dienstonderbreking nog eens opsturen met dezelfde begindatum zal resulteren in een “DO bestaat reeds”. Ook kan het ontbreken van gegevens de oorzaak van een foutmelding zijn : een stopzetting van een opdracht zonder dat er een opdracht in het elektronisch dossier aanwezig is, geeft ‘geen opdracht actief op opgegeven datum’ als fout. Indien er foutmeldingen op de terugzending vermeld staan, dan moet zo vlug mogelijk een correctie doorgestuurd worden. Hierbij moet telkens het hele bericht opnieuw opgestuurd worden, want bij een structurele fout wordt het hele elektronische bericht verworpen (geen registratie). Wanneer de fout niet door het schoolsecretariaat kan rechtgezet worden, omdat er een tussenkomst van de softwareleverancier vereist is, dan moet het werkstation hiervan verwittigd worden. Zij zullen dan meedelen wat er in afwachting van de correctie moet gebeuren (fax, PERS-formulier,...). In elk geval moet alles wat op papier naar het departement gestuurd wordt, achteraf in elektronische vorm verzonden worden! Het is weinig zinvol om hier dieper op deze foutmeldingen in te gaan, omdat er zoveel mogelijkheden zijn, waarvan sommige nooit zullen voorkomen. Indien er problemen zijn met de interpretatie van de foutenlijst dan kan er altijd contact met het Ministerie worden opgenomen.

Pagina 15


MEI 2010

I NHOUDELIJKE FOUTEN Inhoudelijke fouten kunnen maar voorkomen bij geregistreerde berichten. Deze fouten worden niet automatisch gesignaleerd, maar worden door de medewerker in het werkstation gedetecteerd en aan de school gemeld. Het is van belang om de richtlijnen van de medewerker te volgen en de correcties elektronisch door te sturen. Voorbeelden van inhoudelijke fouten zijn :  opdrachtgegevens (uren, ATO, vak, verklaringen,...) niet of verkeerd gemeld  geen aanduiding van R of W bij reaffectatie- of wedertewerkstellingsopdrachten  geen aanduiding dat de opdracht een tijdelijk andere opdracht in een wervingsambt of in een selectie- of bevorderingsambt is  opdrachtgebonden en/of niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking niet meegedeeld  niet-subsidieerbare uren gemeld  er is een verschil tussen de interimopdracht en de opdracht van de titularis  dienstonderbrekingen waarbij de voorwaarden niet vervuld zijn, opsturen  ... De oorzaak van veel inhoudelijke fouten is te wijten aan het niet correct toepassen van de principes die gehanteerd dienen te worden bij elektronische communicatie.

Pagina 16


MEI 2010

DEEL III. GEBRUIKERSHANDLEIDING Dit deel bevat uitleg omtrent de inhoud van de bestanden : hoe moeten bepaalde gebeurtenissen aan het departement worden gemeld? Dit zal aan de hand van een reeks voorbeelden duidelijk worden gemaakt. Het is evident dat niet alle situaties die zich (zouden) kunnen voordoen in deze handleiding aan bod komen. Het zijn veeleer typevoorbeelden van de meest voorkomende gevallen. De voorbeelden voor het basis- en het secundair onderwijs zijn apart gehouden. Niet alle situaties komen immers in de beide onderwijsniveaus voor. De voorbeelden voor het basis zijn te herkennen aan de rand in stippellijn; deze voor het secundair in volle lijn. Voor het deeltijds kunstonderwijs zijn de situaties analoog aan het secundair onderwijs. De elektronische communicatie maakt veelvuldig gebruik van codes. Bij een gebruiksvriendelijk softwarepakket hoeft de gebruiker deze codes niet te kennen. Toch wordt veelvuldig naar deze codes gerefereerd. In de bijlage zijn een aantal van deze codetabellen opgenomen.

BEGRIPPENKADER Zoals bij alle nieuwe technieken horen ook bij de elektronische communicatie een aantal typische begrippen. Het is belangrijk dat de verantwoordelijke voor de communicatie deze begrippen kent, zodat het gemakkelijker wordt om deze gebruikershandleiding te lezen. De meeste softwareleveranciers hebben deze benamingen overgenomen in hun pakket. Mocht dit met uw pakket niet het geval zijn, dan is het aangewezen om de equivalenten van onderstaande termen in de handleiding van uw pakket op te zoeken. - zending : het bestand met de gegevens daar door WebEdison naar het Ministerie wordt verzonden. Een zending bestaat uit een of meerdere berichten. - terugzending : het bestand dat door met Ministerie ter beschikking wordt gesteld en via WebEdison naar de schoolcomputer kan gekopieerd worden . Hierin staat het resultaat van de inhoudelijke verwerking van een zending. - bericht : een zelfstandig geheel van gegevens (opdrachtenpakketten, dienstonderbrekingen, woonplaatsgegevens,...) die betrekking hebben op 1 personeelslid. Een bericht is de elektronische tegenhanger van een PERS-formulier. - record : een lijn met gegevens (bv. een opdracht) uit een bericht. Ieder bericht is opgebouwd uit meerdere records (minstens 3). - veld : een gegeven (bv. datum) uit een record. Een uitgebreide beschrijving van de velden is terug te vinden in de technische handleiding.

Pagina 17


MEI 2010

- recordlayout (RL) : de structuur waaraan een record moet voldoen. De recordlayout bepaalt welke informatie op welke plaats in een record moet staan. De term wordt tevens gebruikt voor het aanduiden van het soort bericht. - gebeurteniscode : duidt het soort bericht (opdrachtenpakket, dienstonderbreking, woonplaatsgegevens,...) aan. Afhankelijk van de gebeurteniscode worden bepaalde gegevens verwacht. - elektronisch dossier : de elektronische tegenhanger van het papieren dossier op het departement. - geregistreerde berichten : de gegevens van de berichten die voldoen aan de verschillende controles, worden in het elektronisch dossier geregistreerd. De elektronische agenda van de medewerker geeft een aanduiding dat er gegevens aan het dossier werden toegevoegd. Geregistreerde berichten zijn dus berichten die in het werkstation zijn toegekomen. - manuele verwerking : dit duidt aan dat het bericht wel structureel correct is, maar dat om de een of andere reden er geen automatische registratie mogelijk was. De gegevens moeten door de medewerker in het werkstation manueel in het elektronisch dossier ingebracht worden. De school hoeft in dit geval geen verdere acties te ondernemen.

TOEPASSINGSVELD De elektronische communicatie is niet van toepassing op het hele onderwijsveld of voor alle PERSformulieren. Er is een beperking qua hoofdstructuren en PERS-formulieren.

H OOFDSTRUCTUREN Er kunnen enkel berichten opgestuurd worden voor de personeelsleden die behoren tot scholen met volgende hoofdstructuren : - 111 : gewoon kleuteronderwijs - 121 : buitengewoon kleuteronderwijs - 211 : gewoon lager onderwijs - 221 : buitengewoon lager onderwijs - 311 : gewoon secundair onderwijs - 312 : deeltijds beroepssecundair onderwijs - 313 : deeltijds zeevisserijonderwijs - 321 : buitengewoon secundair onderwijs - 316 : deeltijds kunstonderwijs + ….. + …..

Pagina 18


MEI 2010

De hoofdstructuur moet correct zijn. Wanneer er een verkeerde hoofdstructuur gebruikt wordt, kan dit aanleiding geven tot foutmeldingen of kunnen de gegevens in het verkeerde elektronisch dossier "geklasseerd" worden, wat gecompliceerde correcties noodzaakt. Enkele mogelijkheden : Situatie 1 : een school heeft meerdere hoofdstructuren : op te sturen : de gegevens van alle personeelsleden die tot een van bovenvermelde hoofdstructuren behoren moeten elektronisch gecommuniceerd worden. voorbeelden : Een basisschool die zowel gewoon kleuteronderwijs (111) als gewoon basisonderwijs (211) inricht, dient voor het personeel van beide hoofdstructuren gebruik te maken van elektronische communicatie

Een school die zowel gewoon secundair onderwijs (311) als deeltijds beroepssecundair onderwijs (312) inricht, dient aparte elektronische berichten op te sturen voor het personeel dat behoort tot het gewoon secundair onderwijs en tot het deeltijds beroepssecundair onderwijs.

Situatie 2 : een personeelslid heeft opdrachten in meerdere hoofdstructuren : op te sturen : de opdrachten moeten uitgesplitst worden naargelang de hoofdstructuur. voorbeelden : Een personeelslid van een basisschool is halftijds kleuteronderwijzer en halftijds onderwijzer. Er moet een opdrachtenpakket met hoofdstructuur 111 (kleuteronderwijzer) en een opdrachtenpakket met hoofdstructuur 211 (onderwijzer) opgestuurd worden.

Een leraar heeft binnen een school opdrachten in het gewoon secundair onderwijs (311) en in het deeltijds beroepssecundair onderwijs (312). De opdrachten moeten strikt van elkaar gescheiden worden; d.w.z. de opdrachten behorende tot 311 worden in een bericht met hoofdstructuur 311 geplaatst en de opdrachten behorende tot 312 worden in een bericht met hoofdstructuur 312 geplaatst.

Situatie 3 : opdrachten die niet tot een bepaalde hoofdstructuur of tot meerdere hoofdstructuren behoren : op te sturen : opdrachten worden opgestuurd volgens onderstaande regels - gemeenschappelijk personeel van een basisschool : Pagina 19

211


MEI 2010

- gemeenschappelijk personeel van een school die buitengewoon kleuter en buitengewoon lager onderwijs inricht :

221

- gemeenschappelijk personeel van een school die gewoon en buitengewoon kleuteronderwijs inricht :

111

- gemeenschappelijk personeel van een school die gewoon en buitengewoon lager inricht :

211

- gemeenschappelijk personeel van een school die gewoon en buitengewoon kleuter en lager onderwijs inricht :

211

- gemeenschappelijk personeel van een school die gewoon secundair en deeltijds beroepssecundair inricht :

311

voorbeelden : De gegevens van de directeur van een basisschool, die zowel hoofdstructuur 111 als 211 omvat, worden opgestuurd met hoofdstructuur 211.

De gegevens van het administratief personeel van een secundaire school die zowel gewoon voltijds secundair als deeltijds beroepssecundair onderwijs inricht worden opgestuurd met hoofdstructuur 311.

P ERSONEELSCATEGORIEËN Er kunnen gebeurtenissen elektronisch gemeld worden voor de volgende personeelscategorieën : - bestuursen onderwijzend personeel - opvoedend hulppersoneel - ondersteunend personeel - psychologisch personeel - orthopedagogisch personeel - medisch personeel - paramedisch personeel - sociaal personeel - technisch personeel - administratief, meesters-, vak- en dienstpersoneel Ook de gegevens voor het GECO-personeel kunnen opgestuurd worden. Vanaf 1/1/2002 wordt dit voor sommigen contractuelen Departement Onderwijs (CODO). Gegevens van personeelsleden die tot een internaat behoren kunnen niet opgestuurd worden. De elektronische communicatie voor de personeelsleden van een M.P.I. is beperkt tot het bestuursen onderwijzend personeel.

Pagina 20


MEI 2010

G EGEVENS Volgende gegevens kunnen opgestuurd worden :

Record- Omschrijving Layout

Vervangt

RL-1

opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen

PERS 2 en PERS 5

RL-2

niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen

PERS 3 en PERS 4

RL-3

opmerking (bij RL-1 en RL-2)

rubriek “Opmerkingen”

RL-4

stopzetting opdrachtenpakket

PERS 3

RL-5

woonplaatsgegevens

rubriek “Woonplaats” op PERS 1 en PERS 6

RL-6

verblijfplaatsgegevens

rubriek “Verblijfplaats” op PERS 1 en PERS 6

RL-7

familiale toestand en personen ten laste rubriek “Gezinstoestand” op PERS 1 en PERS 6

RL-8

cumulatie

gedeeltelijk PERS 12

RL-9

immatriculatie / rekeningnummer

PERS 11 en rubriek "Rekeningnummer" op PERS 1 en PERS 6

RL-10

opvragen plage-uren CAO VI

RL-11

RSZ-gebeurtenis

RL-12

opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen

RL-13

premies

RL-14

rekeningnummer (IBAN-BIC)

Het gebruik van de recordlayouts wordt verder uitvoerig beschreven.

Pagina 21


MEI 2010

A FGESCHAFTE FORMULIEREN De volgende formulieren worden voor de 'elektronische' scholen afgeschaft : - PERS 2 en PERS 5 : opdrachten - PERS 3 : dienstonderbreking en einde opdracht - PERS 4 : ziekte - PERS 11 : aanvraag immatriculatie De volgende PERS-formulieren worden enkel nog gebruikt voor : - PERS 1 : - een nieuwe aanstelling - als begeleiding bij attesten behorend bij PERS 1 - PERS 6 : als begeleiding bij wijzigingen gestaafd met attesten behorend bij PERS 6 - PERS 12 : als begeleiding bij attesten (aanslagbiljet) met beroepsinkomsten buiten het onderwijs Alle gegevens van PERS 1, 6 en 12 waarvoor geen attesten hoeven opgestuurd te worden, kunnen via RL-5, RL-6, RL-7, RL-8 en RL-9 gemeld worden.

De overige PERS-formulieren die bij een vaste benoeming, mutatie of affectatie (PERS 13 of PERS 14), of overeenkomstig de bepalingen inzake terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, reaffectatie en wedertewerkstelling (bv. PERS 7) voorgeschreven zijn, moeten volgens de richtlijnen van de betreffende omzendbrieven verder opgestuurd worden.

PRINCIPES De personeelsgegevens worden altijd volgens een van de vier principes gemeld. Een principe is de manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd al dan niet in functie van wat er reeds aan gegevens, geldig voor dezelfde periode, is opgeslagen. De vier principes zijn : het fotoprincipe, de overschrijving zonder historiek, de stopzetting en de melding-annulatie. De principes worden toegelicht aan de hand van een reeks voorbeelden. De voorbeelden zijn zo opgevat, dat bovenaan links de situatie in de school beschreven staat; bovenaan rechts wat er elektronisch moet doorgestuurd worden (zendingen); en onderaan een aantal tijdslijnen met de gegevens zoals ze na iedere zending in het elektronisch dossier zijn opgeslagen. De data boven de tijdslijnen die vetjes staan afgedrukt, zijn de begindata van de berichten (geldigheidsdatum). Zo kan gemakkelijk het verloop van de wijzigingen in het elektronisch dossier gevolgd worden.

F OTOPRINCIPE Het fotoprincipe komt hierop neer dat bij een wijziging altijd alle gegevens, ook de nietgewijzigde, opgestuurd moeten worden. De gegevens van een vorige melding worden stopgezet en de nieuwe situatie is geldig vanaf de opgegeven datum. Er wordt bij elke wijziging een volledig Pagina 22


MEI 2010

nieuw beeld (foto) gemaakt en opgestuurd, ongeacht wat er zich reeds in het elektronisch dossier bevindt. Gebruikt voor : - RL-1 : opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen - RL-7 : familiale toestand - RL-8 : cumulatie - RL-9 : rekeningnummer - RL-10 : plage-uren CAO VI Principe : een personeelslid heeft een opdrachtenpakket geldig op 1/9 (gemeld op 5/9). Dit pakket wijzigt op 1/10 (gemeld op 23/10). opdrachtenpakket gemeld op 5/9 : 1/9

opdrachtenpakket gemeld op 23/10 : 1/10

situatie in het elektronische dossier vanaf 23/10 : 1/9 1/10

Voorbeelden : - vb 1 - vb 2 Opmerking : Uit de voorbeelden blijkt dat bij wijziging in het opdrachtenpakket alle opdrachten - ook deze die niet wijzigen - opnieuw moeten opgestuurd worden. Het fotoprincipe werkt dus per opdrachtenpakket (per bericht). Dit verschilt met de PERS-formulieren : een opdracht die over een heel schooljaar loopt wordt gemeld met PERS-2; een bijkomende interim-opdracht met een PERS-5, waarop de lopende opdracht niet wordt herhaald. Aanvraag immatriculatie (RL-9) kan maar 1 keer gebeuren. Het is dus een onveranderlijke foto.

O VERSCHRIJVING ZONDER HISTORIEK In tegenstelling tot het fotoprincipe wordt er bij de overschrijving geen historiek bijgehouden. Dit wil zeggen dat enkel de laatst gemelde gegevens geldig zijn. De gegevens uit eerder verstuurde berichten worden niet bijgehouden. Indien de geldigheidsdatum van een nieuwe melding vóór de geldigheidsdatum van de gegevens die reeds in het elektronisch dossier zitten ligt, worden wijzi-

Pagina 23


MEI 2010

gingen niet automatisch geregistreerd, maar manueel verwerkt. De school hoeft in dit geval niets meer te doen. Gebruikt voor : - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats Principe : een personeelslid verhuist op 15/11. Dit wordt gemeld op 20/11. situatie vóór 20/11 : 1/9 : woonplaats A situatie vanaf 20/11 : 1/9 : woonplaats B

15/11 20/11 : woonplaats B

De geldigheidsdatum is enkel van belang bij een eerste melding. Voorbeeld : - vb 3

S TOPZETTING De stopzetting is het opsturen van een lege foto : vanaf de geldigheidsdatum zijn er geen verdere gegevens meer van toepassing. Gebruikt voor : - RL-4 : stopzetting opdrachtenpakket - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats - RL-8 : cumulatie - RL-11 : RSZ-gebeurtenis (datum uitdienst)

Principe : een cumulatie vanaf 1/9 eindigt op 17/12 : cumulatie op 1/9 gemeld op 10/9 : 1/9

stopzetting cumulatie op 17/12 gemeld op 20/12 : 17/12 Pagina 24


MEI 2010

situatie in het elektronisch dossier vanaf 20/12 voor de periode 1/9 tot 16/12 : 1/9 16/12

Voorbeeld : - vb 4

M ELDING - ANNULATIE Het principe van melding-annulatie is maar van toepassing wanneer een reeds gemelde periode moet gecorrigeerd worden. De geregistreerde periode moet eerst uit het elektronisch dossier ‘gewist’ (geannuleerd) worden alvorens de correcte gegevens kunnen weggeschreven worden. Gebruikt voor : - RL-2 : niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking - RL-11 : RSZ-gebeurtenis Principe : Een personeelslid is ziek van 17/9 tot 25/11. De school meldt op 20/9 per vergissing dat het ziekteverlof duurt tot 21/12. Op 23/9 zet de school de situatie recht. 20/9 : ziekte van 17/9 tot 21/12 gemeld : 17/9

21/12

23/9 : annulatie foutieve melding : 17/9

21/12

23/9 : correcte melding : 17/9

25/11

Voorbeeld : - vb 5

DE RECORDLAYOUTS Hierna volgt een uitbreide beschrijving van alle recordlayouts. De benaming van de velden komt niet noodzakelijk overeen met deze die gebruikt worden in uw schoolpakket.

Pagina 25


MEI 2010

O PDRACHTEN De belangrijkste gegevens die aan het werkstation worden gemeld zijn de opdrachten en dienstonderbrekingen van de personeelsleden. Hiervoor worden de recordlayouts RL-1 en RL-2 gebruikt. Een opdracht is een aantal prestatie-eenheden in een ambt en/of vak. Alle opdrachten van een personeelslid uitgeoefend binnen één combinatie instellingsnummer-hoofdstructuur, geldig vanaf een bepaalde datum vormen een opdrachtenpakket. Bij het meedelen van de opdrachtgegevens - met een RL-1 - wordt steeds het volledige opdrachtenpakket opgestuurd. Bij de dienstonderbrekingen is er een onderscheid tussen de opdrachtgebonden en nietopdrachtgebonden dienstonderbrekingen. De eerste groep heeft steeds betrekking op één enkele opdracht en wordt daarom samen met het opdrachtenpakket gemeld. De niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen zijn altijd op het hele opdrachtenpakket van toepassing. Het onderscheid heeft dus niets te maken met het volume van de dienstonderbreking.

OPDRACHTEN EN OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN Bij het meedelen van de opdrachten moet er a.h.w. een ‘foto’ gemaakt worden van de opdrachten van het personeelslid die geldig zijn vanaf een bepaalde datum (de geldigheidsdatum). Er dient geen rekening gehouden te worden met wat reeds werd opgestuurd : vanaf de geldigheidsdatum zijn enkel de nieuwe gegevens geldig. De vorige situatie eindigt op de vooravond van de geldigheidsdatum van het nieuwe bericht. Om een volledig opdrachtenpakket te hebben kan gebruik gemaakt worden van onderstaande checklist. Voor elk personeelslid moeten volgende gegevens gemeld worden (indien van toepassing) : - alle vastbenoemde opdrachten (ATO = 4) en opdrachten in de proeftijd (ATO = 3) met als einddatum 31.12.2999 (einddatum onbekend) - zowel de uitgeoefende als de niet-uitgeoefende opdrachten - aantal uren TBS-OB en afstand van wachtgeld - type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking - alle tijdelijk vacante opdrachten (ATO = 2) met als einddatum 30.06.20.., 31.08.20.. of 31.12.2999 - aanduiding of het een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie of bevorderingsambt betreft - aanduiding of het om een reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) gaat - type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking - alle tijdelijk niet-vacante opdrachten (ATO = 1) met als einddatum de laatste dag van de interim - aanduiding of het een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie of bevorderingsambt betreft - aanduiding of het om een reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) gaat - het stamboeknummer van de titularis en de dienstonderbreking die hij neemt - type, aantal uren en einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking

Pagina 26


MEI 2010

- alle GECO(CODO)-opdrachten (ATO = 9) of GECO(CODO)-opdrachten ter vervanging van een GECO(CODO) (ATO = 8) Hieronder volgt verdere uitleg bij de verschillende componenten van het opdrachtenpakket. De benamingen komen niet noodzakelijk overeen met deze die gebruikt worden in uw softwarepakket. Elk van deze items moet evenwel een equivalent hebben, behalve deze die voor een bepaalde hoofdstructuur niet van toepassing zijn (bv. onderwijsvorm in het basisonderwijs). Afhankelijk van het softwarepakket kunnen een aantal gegevens ook automatisch ingevuld worden. - opdrachtenpakket Alle opdrachten uitgeoefend in één instelling met dezelfde begindatum en dezelfde hoofdstructuur komen in één bericht terecht (het opdrachtenpakket). De bestemming van dit bericht is het normale werkstation. Voor AMVDP en GECO(CODO) personeel is dit hetzelfde werkstation als voor het onderwijzend personeel. - einddatum opdracht : laatste dag van de opdracht Vermits de einddatum voor vastbenoemde opdrachten niet gekend is, wordt deze op oneindig (31.12.2999) gezet. Indien er geen nieuwe foto's binnenkomen, lopen deze opdrachten over de schooljaren heen. Vacante opdrachten in een wervingsambt eindigen op 30/6 van het lopend schooljaar, behalve voor AMVDP en reaffectatie- of wedertewerkstellingsopdrachten, waar de opdracht eindigt op 31/8 Vacante opdrachten in een selectie- of bevorderingsambt kunnen over de schooljaren heen doorlopen. In dit geval wordt het einde van de opdracht of van het vacant-zijn van de opdracht ingevuld. Interimopdrachten eindigen ten laatste op de laatste dag van de dienstonderbreking van de titularis en uiterlijk op 30/6, behalve voor het AMVDP en reaffectatie- of wedertewerkstellingsopdrachten, waar de opdracht uiterlijk eindigt op 31/8. Tijdelijke aanstellingen van doorlopende duur in interimopdrachten eindigen uiterlijk de laatste dag van de dienstonderbreking van de titularis. Vacante opdrachten krijgen oneindig (31.12.2999) als einddatum. - melding tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie- of bevorderingsambt Een "J" in dit veld betekent dat het om een tijdelijke opdracht gaat, uitgeoefend in de plaats van een vastbenoemde opdracht. Dit moet bij iedere dergelijke opdracht vermeld worden. Dit kan nooit een reaffectatie- of wedertewerkstellingsopdracht zijn. - melding reaffectatie of wedertewerkstelling Een "R" of "W" betekent dat het een opdracht betreft waarin het personeelslid gereaffecteerd, respectievelijk wedertewerkgesteld is. Een dergelijke opdracht wordt altijd gemeld met administratieve toestand 1 of 2. Dit kan nooit een tijdelijk andere opdracht zijn. Pagina 27


MEI 2010

- administratieve toestand Hier komt de administratieve toestand t.o.v. de opdracht, niet t.o.v. het personeelslid. - 01 = tijdelijk in een niet-vacante opdracht - 02 = tijdelijk in een vacante opdracht - 03 = toegelaten tot de proeftijd (selectie- en bevorderingsambt in het Gemeenschapsonderwijs) - 04 = vastbenoemd - 08 = GECO(CODO) ter vervanging van een GECO(CODO) - 09 = GECO(CODO) - prestatie-uren per week Dit veld bevat het aantal uren dat het personeelslid presteert (prestatieteller) of waarvan het titularis is, maar die het niet effectief uitoefent. Hierin zijn dus ook de uren TBS-OB en de uren opdrachtgebonden dienstonderbreking begrepen. Enkel de subsidieerbare uren mogen gemeld worden. - verklaringen bij tijdelijke opdrachten - geen kandidaat VE/VO : "J" = er werd geen kandidaat met een vereist of voldoende geacht bekwaamheidsbewijs gevonden. - geen kandidaat met vereiste taalkennis : "J" = er werd geen kandidaat met de vereiste taalkennis gevonden. - aanstelling volledig schooljaar : "J" = de tijdelijke aanstelling is voor een volledig schooljaar. Dit kan van belang zijn voor het bepalen van het aantal dagen bezoldigd ziekteverlof. - geen kandidaat in hoofdambt : "J" = er werd geen kandidaat gevonden die de opdracht in hoofambt kan uitoefenen. - TADD (aanstelling) : "01" = het betreft een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur. - Tivoli (terugvordering) : "01" = opdracht in het kader van Tivoli. - verklaring geen wijziging tussen 31/8-1/9 Dit veld is enkel van toepassing voor de instellingen die voor de eerste keer elektronische berichten opsturen. Een "J" betekent dat het opdrachtenpakket op 1/9/xx geen verschil in wedde voor het personeelslid met zich zal meebrengen. Vermits deze weddes gewoon blijven lopen, zijn ze voor de medewerker in het werkstation minder prioritair en zullen later volledig afgehandeld worden. - opdrachtgegevens - ambtcode : code van het ambt dat in de opgegeven hoofdstructuur kan ingericht worden. Pagina 28


MEI 2010

- vakcode : code van het vak of de uren die geen lesuren zijn die in de opgegeven hoofdstructuur, onderwijsvorm en graad kan ingericht worden. Indien er bij het ambt geen vakken moeten vermeld worden, wordt dit veld niet ingevuld. - graad : enkel van toepassing voor het secundair onderwijs en deeltijds kunstonderwijs. - onderwijsvorm : enkel van toepassing voor het secundair onderwijs. De eerste graad heeft geen onderwijsvorm. In het DBSO (hoofdstructuur 312) kan voor de 2de en 3de graad enkel maar "BSO" ingevuld worden. - opleidingsvorm : enkel van toepassing voor het buitengewoon secundair onderwijs. Hierin wordt opleidingsvorm ingevuld. - vakcode gelijkstelling: wanneer een vak dat moet worden gelijkgesteld of uren die geen lesuren zijn, wordt ingevuld, dan staat hier het vak waarmee gelijkgesteld moet worden. - onderwijsvorm gelijkstelling : enkel van toepassing voor het secundair onderwijs. Onderwijsvorm bij de vakcode gelijkstelling. - leerjaarcode : enkel van toepassing voor het buitengewoon secundair onderwijs. In OV3 wordt het observatiejaar aangeduid met leerjaarcode "01". In alle andere gevallen mag er geen leerjaar gemeld worden. - herwaardering : hierin komt de code in het kader van het decreet over de herwaardering van het lerarenambt. - 01 = herintreder - 02 = poolopdracht in een ankerschool - 03 = pool korte reglementaire vervanging - gegevens titularis bij opdrachten met ATO = 01 of ATO = 08 - stamboeknummer te vervangen persoon : stamboeknummer van de titularis. - DO te vervangen persoon : dienstonderbreking van de titularis.

- gegevens TBS-OB bij opdrachten met ATO = 04 - TBS-OB uren : aantal uren waarvoor het personeelslid TBS-OB is. Deze uren zijn inbegrepen in het aantal prestatie-uren. - afstand TBS-OB uren : aantal uren waarvoor geen wachtgeld wordt gevraagd. - opdrachtgebonden dienstonderbrekingen - code DO : type opdrachtgebonden dienstonderbreking - uren DO : aantal uren waarvoor de opdracht door de gemelde DO wordt onderbroken. Deze uren zijn inbegrepen in het aantal prestatie-uren, ook al worden ze

Pagina 29


MEI 2010

niet effectief uitgeoefend. Dit veld is verplicht in te vullen als er een code DO is ingevuld. - einddatum DO : laatste dag van de DO. De volgende dag wordt verondersteld dat de volledige opdracht opnieuw wordt uitgeoefend (of eveneens beëindigd). Indien de einddatum onbekend is, moet 31.12.2999 gebruikt worden. In dit geval eindigt de DO op de einddatum van de opdracht. Voor vastbenoemde opdrachten met einddatum 31.12.2999 (oneindig) blijft de DO geldig totdat de opdracht beeindigd wordt. Dit veld is verplicht in te vullen als er een code DO is ingevuld

Voorbeelden : - vb 6 - vb 7 - vb 8

VERVANGINGSOPDRACHTEN Bij vervangingsopdrachten moeten de opdrachten van de interimaris overeenkomen met de opdrachten van de titularis die hij vervangt. Dit wil zeggen dat het ambt (behalve specifieke gevallen) identiek moet zijn en dat de periode en het volume van de interimopdracht steeds binnen de periode en volume van de opdracht en afwezigheid van de titularis moeten vallen. Interimopdrachten moeten niet langer maandelijks opgestuurd worden. Van zodra een interimaris aangesteld is, kunnen de gegevens voor de hele periode opgestuurd worden. Indien dit tijdig gebeurt dan zal de interimaris, indien mogelijk, nog dezelfde maand uitbetaald worden. Vooral bij het begin van het schooljaar worden de interimopdrachten best zo snel mogelijk meegedeeld. Bij wijziging van het opdrachtenpakket van de titularis die geen invloed heeft op de opdrachten van de interimaris, moet er geen nieuw bericht voor de interimaris opgestuurd worden. Is er wel een wijziging, dan moet het volledige opdrachtenpakket van de interimaris opnieuw opgestuurd worden, ook de opdrachten die niet wijzigen (fotoprincipe voor de interimaris). Wanneer de dienstonderbreking van de titularis verlengd wordt, dan moet de begindatum van de opdrachten van de interimaris gelijk zijn aan de begindatum van de verlenging van de dienstonderbreking. Er mag dus voor de interimaris geen rectificatie van de einddatum van de interimopdrachten gebeuren; er moet een nieuw opdrachtenpakket opgestuurd worden. Als een niet-vacante opdracht moet vervangen worden (bv. bij ziekte van de interimaris), dan is het te vervangen personeelslid de afwezige interimaris en niet het personeelslid dat door de afwezige interimaris vervangen wordt. Voorbeelden : - vb 9 - vb 10 Pagina 30


MEI 2010

STOPZETTEN VAN OPDRACHTEN Wanneer een personeelslid geen enkele opdracht in een school (combinatie instellingsnummerhoofdstructuur) meer uitoefent en de einddata van de reeds gemelde opdrachten liggen verder dan de datum van de beëindiging, dan moeten de opdrachten worden stopgezet door middel van een RL-4. Let wel : het gaat om een stopzetting van het hele opdrachtenpakket (alle opdrachten). Wanneer er enkel een of meerdere opdrachten worden beëindigd en het personeelslid dus nog verder blijft fungeren in de school, dan wordt geen RL-4 opgestuurd, maar een nieuwe foto met de resterende opdrachten (fotoprincipe). Ook een verlof betekent geen reden tot stopzetting. Voor tijdelijke personeelsleden is er normaal gezien geen stopzetting nodig vermits er bij iedere tijdelijke opdracht een einddatum is ingevuld. Naast de datum van stopzetting, moet ook de reden meegedeeld worden. Hiervoor kan een van volgende redenen gekozen worden : - 01 : mutatie - 02 : affectatie of aanwijzing - 03 : afdanking of ontslag - 04 : pensioen - 05 : overlijden - 06 : foutieve melding - 07 : herstructurering Reden 06 komt verder nog uitvoerig aan bod. Voorbeeld : - vb 11

CORRECTIES VAN OPDRACHTEN Net zoals men bij de papieren werkwijze rectificaties kan opsturen, kan men ook bij de elektronische communicatie correcties doorgeven. Indien het bericht niet door het departement kon geregistreerd worden, volstaat het het gecorrigeerd bericht (in dit geval overeenkomstig de bepalingen uit de technische handleiding en codetabellen) opnieuw op te sturen. Zie hiervoor de foutmeldingen in de EDISON-handleiding. In dit punt gaat het om opdrachtenpakketten die werden geregistreerd, maar inhoudelijk foutief zijn. Het is aan te raden om de correcties zo vlug mogelijk op te sturen, dit om complexe rectificaties te vermijden. Bij correctie van een reeds opgestuurd opdrachtenpakket en stopzetting opdrachtenpakket zijn een aantal mogelijkheden te onderscheiden. Afhankelijk van de situatie dienen één of meerdere opPagina 31


MEI 2010

drachtenpakketten en/of stopzettingen te worden opgestuurd. De eerste vereiste is dan ook dat het schoolsecretariaat goed weet wat er reeds opgestuurd is en wat er geregistreerd is in het elektronisch dossier. Voor elk mogelijke situatie is er telkens een voorbeeld voorzien. Correcties van gemelde opdrachtgebonden dienstonderbrekingen volgen dezelfde regels als de overige opdrachtgegevens. Het is immers onmogelijk een opdrachtgebonden dienstonderbreking te melden zonder de opdrachtgegevens.

Pagina 32


26 OKTOBER 2005

Overzicht correcties opdrachtenpakket :

laatst gemeld opdrachtenpakket

niet-laatst gemeld opdrachtenpakket

begindatum correct bericht vóór geregistreerde begindatum  rectificatie opsturen

begindatum correct bericht identiek aan geregistreerde begindatum  rectificatie opsturen

begindatum correct bericht na geregistreerde begindatum  rechtzetting lopend opdrachtenpakket met geldigheidsdatum = geregistreerde begindatum of  stopzetting opdrachtenpakket (RL-4) met geldigheidsdatum = geregistreerde begindatum  rectificatie opsturen

(situatie 2) (situatie 1) (situatie 3)  rectificatie opsturen  rectificatie opsturen  rechtzetting lopend opdrachtenpakket  alle daaropvolgende wijzigingen opstu-  alle daaropvolgende wijzigingen opstumet geldigheidsdatum = geregistreerde ren (ook al werden ze reeds correct ren (ook al werden ze reeds correct begindatum gemeld) gemeld) of  stopzetting opdrachtenpakket (RL-4) met geldigheidsdatum = geregistreerde begindatum  rectificatie opsturen  alle daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) (situatie 4)

(situatie 4)

(situatie 5)

Opmerking : het betreft hier correcties van reeds geregistreerde gegevens. Een wijziging in het lopende opdrachtenpakket (bv. een uitbreiding vaste benoeming) is geen correctie, maar moet volgens het fotoprincipe worden opgestuurd.

Pagina 33

Elektronisch Communiceren: EDISON


MEI 2010

Zoals uit het overzicht blijkt, moet er vooreerst nagegaan worden of het laatst gemeld opdrachtenpakket moet gecorrigeerd worden of dat er na het te corrigeren opdrachtenpakket nog wijzigingen werden doorgestuurd. Met “laatst gemeld”, wordt bedoeld de laatste situatie (foto) die geldig is en reeds gemeld aan het departement. Daarnaast is ook de begindatum van het te corrigeren opdrachtenpakket belangrijk. Hieronder volgen alle mogelijke situaties : Situatie 1 : correctie van het laatst gemeld opdrachtenpakket waarbij de begindatum niet wijzigt. Er is een wijziging in de opdrachtgegevens (uren, vakken, einddatum, opdrachtgebonden dienstonderbreking,...) : op te sturen : het correcte bericht opsturen elektronisch dossier : de nieuwe gegevens overschrijven de oude, foutieve gegevens. voorbeelden : - vb 12 - vb 13 Situatie 2 : correctie van het laatst gemeld opdrachtenpakket waarbij de correcte begindatum vóór de reeds geregistreerde begindatum ligt. De begindatum en eventueel andere opdrachtgegevens dienen gecorrigeerd te worden. op te sturen : het correcte opdrachtenpakket wordt opgestuurd elektronisch dossier : de medewerker moet de rectificatie manueel inbrengen voorbeeld : - vb 14 Situatie 3 : correctie van het laatst gemeld opdrachtenpakket waarbij de correcte begindatum na de reeds geregistreerde begindatum ligt. Voor de periode tussen de geregistreerde begindatum en de correcte begindatum is a) het lopende opdrachtenpakket van vóór het foutieve opdrachtenpakket geldig of b) geen opdrachtenpakket geldig. op te sturen : - indien a) : het opdrachtenpakket dat geldig is in de tussenperiode met als begindatum de begindatum van het foutieve opdrachtenpakket wordt opgestuurd. indien b) : stopzetting opdrachtenpakket met reden ‘foutieve melding’ (code 06) met als geldigheidsdatum de begindatum van het foutieve opdrachtenpakket. - het correcte opdrachtenpakket wordt opgestuurd.

Pagina 34



MEI 2010

elektronisch dossier : - indien a) : het opdrachtenpakket geldig voor de tussenperiode overschrijft het foutieve opdrachtenpakket. indien b) : de stopzetting verwijdert het foutieve opdrachtenpakket - het correcte opdrachtenpakket wordt geregistreerd voorbeelden : - vb 15 - vb 16 Situatie 4 : correctie van een niet-laatst gemeld opdrachtenpakket waarbij de correcte begindatum vóór de geregistreerde begindatum ligt of eraan identiek is. Er zijn reeds opdrachtenpakketten in het elektronisch dossier aanwezig, waarvan de begindatum na de correcte begindatum ligt. op te sturen : - het correcte opdrachtenpakket wordt opgestuurd - alle wijzigingen in de opdrachten sedert de begindatum van het correcte opdrachtenpakket worden opnieuw opgestuurd, ook indien deze wijzigingen reeds correct in het elektronisch dossier zijn geregistreerd. elektronisch dossier : alle opdrachtenpakketten worden door de medewerker manueel ingebracht

voorbeeld : - vb 17 Situatie 5 : correctie van een niet-laatst gemeld opdrachtenpakket waarbij de correcte begindatum na de geregistreerde begindatum ligt. Voor de periode tussen de geregistreerde begindatum en de correcte begindatum is a) het lopende opdrachtenpakket van vóór het foutieve opdrachtenpakket geldig of b) geen opdrachtenpakket geldig. op te sturen : - indien a) : het opdrachtenpakket dat geldig is in de tussenperiode met als begindatum de begindatum van het foutieve opdrachtenpakket wordt opgestuurd. - indien b) : stopzetting opdrachtenpakket met reden ‘foutieve melding’ (code 06) met als geldigheidsdatum de begindatum van het foutieve opdrachtenpakket. - het correcte opdrachtenpakket wordt opgestuurd.


Pagina 35


MEI 2010

- alle wijzigingen in de opdrachten sedert de begindatum van het correcte opdrachtenpakket worden opnieuw opgestuurd, ook indien deze wijzigingen reeds correct in het elektronisch dossier zijn geregistreerd. elektronisch dossier : - indien a) : het opdrachtenpakket geldig voor de tussenperiode wordt door de medewerker manueel ingebracht. indien b) : de stopzetting wordt door de medewerker manueel ingebracht - het correcte opdrachtenpakket wordt door de medewerker manueel ingebracht. voorbeelden : - vb 18 - vb 19 Naast foutieve opdrachtenpakketten kunnen er ook foutieve stopzettingen (RL-4) opgestuurd worden. Hier zijn er twee situaties mogelijk : Situatie 6 : correctie van een foutief gemelde stopzetting zonder later gemelde opdrachtenpakketten. op te sturen : het opdrachtenpakket dat geldig was op de datum stopzetting wordt opgestuurd. elektronisch dossier : de stopzetting wordt overschreven en het geldige opdrachtenpakket wordt geregistreerd voorbeeld : - vb 20 Situatie 7 : correctie van een foutief gemelde stopzetting met later gemelde opdrachtenpakketten waarvan de begindatum na de datum stopzetting ligt. op te sturen : - het opdrachtenpakket dat geldig was op de datum stopzetting wordt opgestuurd - alle wijzigingen in de opdrachten sedert de begindatum van het correcte opdrachtenpakket worden opnieuw opgestuurd, ook indien deze wijzigingen reeds correct in het elektronisch dossier zijn geregistreerd. elektronisch dossier : de opdrachtenpakketten worden door de medewerker manueel ingebracht. voorbeeld : - vb 21

Pagina 36



MEI 2010

N IET- OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN De tweede groep belangrijke gegevens zijn de dienstonderbrekingen. In dit deel worden de niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen besproken. Dit zijn de persoons-, leerplan- of instellingsgebonden dienstonderbrekingen. Alle opdrachten uit het opdrachtenpakket worden dus door dezelfde dienstonderbreking onderbroken.

NIET-OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN De niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen worden met een aparte recordlayout - RL-2 - gemeld. Deze heeft een heel andere structuur dan de recordlayout die gebruikt wordt voor het melden van de opdrachten. Volgende velden zijn voorzien : - einddatum : laatste dag van de dienstonderbreking - gegevens voor het bevallingsverlof : - vermoedelijke bevallingsdatum : datum waarop de geboorte vermoedelijk zal plaatsvinden (zie attest dokter). - effectieve bevallingsdatum : datum van de geboorte - dag miskraam : dag van het miskraam - datum miskraam : datum van het miskraam - aantal kinderen : aantal kinderen bij de geboorte - datum arbeidsongeval : datum van het arbeidsongeval - gegevens voor staking : - duur staking per dag in dagen : dagelijkse duur van de staking, uitgedrukt in dagen. Dit kan 0, 0,5 of 1 zijn. - duur staking per dag in uren : dagelijkse duur van de staking, uitgedrukt in uren. Meer dan 1 uur zal beschouwd worden als een halve dag. Meer dan 4 uren wordt een hele dag. - opdrachtgever : naam van de opdrachtgever In de bijlage is een tabel afgedrukt met bij elke dienstonderbreking de velden die moeten ingevuld worden. De aanduiding welke niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking het personeelslid geniet, gebeurt aan de hand van een stuurcode 23xxx. xxx is de code van de dienstonderbreking. Afhankelijk van deze code moeten nog een aantal andere gegevens (velden) ingevuld worElektronisch Communiceren

Pagina 37


MEI 2010

den. Het hangt van het softwarepakket af wat nog moet worden ingevuld en wat automatisch gebeurt. Voorbeelden : - vb 22 - vb 23 Het is evident dat een personeelslid maar een dienstonderbreking kan nemen wanneer het een opdracht heeft. Het is mogelijk om een niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking zonder opdrachtenpakket op te sturen, maar de medewerker in het werkstation kan ze pas goedkeuren als er ook een opdrachtenpakket in het elektronisch dossier aanwezig is. Wanneer het personeelslid herneemt en de opdrachten zijn niet gewijzigd, moet het opdrachtenpakket niet opnieuw opgestuurd worden. De opdrachten van vóór de dienstonderbreking lopen gewoon door. Is er wel een wijziging in de opdrachten tijdens of na de dienstonderbreking, dan moet wel een nieuw opdrachtenpakket opgestuurd worden. Voorbeeld : - vb 24 De dienstonderbreking moet zo snel mogelijk gemeld worden aan het werkstation. Concreet betekent dit voor de afwezigheden wegens ziekte of gebrekkigheid, de school dit onmiddellijk elektronisch moet melden. Bij een verlenging van een reeds gemelde dienstonderbreking wordt een nieuwe periode met dezelfde dienstonderbreking opgestuurd. Er gebeurt dus geen annulatie en een nieuwe melding voor de hele periode. Voorbeeld : - vb 25

AANVULLINGEN Bij een aantal niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen kan het voorkomen dat bepaalde gegevens nog niet gekend zijn op het moment dat de school ze doorstuurt. Vermits deze dienstonderbrekingen een invloed hebben op de wedde, kan er niet gewacht worden tot alle gegevens gekend zijn. Ze moeten dus bij de aanvang doorgestuurd worden en achteraf aangevuld met de exacte gegevens. Dit kan door hetzelfde bericht, met alle gegevens nog eens door te sturen, maar nu met een aanvulling. Een aanvulling krijgt de stuurcode 24xxx. Er kan enkel een aanvulling voor de volgende niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking opgestuurd worden :

Pagina 38



MEI 2010

- 003 : bevallingsverlof - einddatum - effectieve bevallingsdatum - dag miskraam - datum miskraam - aantal kinderen - 017 : verlof ministerieel kabinet - einddatum - opdrachtgever - 018 : syndicaal verlof - einddatum - opdrachtgever - 033 : verlof TBS van de koning - einddatum - 055 : politiek verlof - einddatum - 053 : uitstel hervatting na politiek verlof - einddatum Wanneer de einddatum niet gekend is, dan mag ‘oneindig’ (31.12.2999) ingevuld worden. De begindatum van de aanvulling moet gelijk zijn aan de begindatum van de melding van de dienstonderbreking. Voorbeeld : - vb 26

AFWEZIGHEID WEGENS ZIEKTE OF GEBREKKIGHEID De melding van de afwezigheid wegens ziekte moet gebeuren van zodra het personeelslid de school op de hoogte heeft gebracht. Zo kan de eventuele vervanger direct gekoppeld worden aan de titularis, zodat ook zijn dossier kan worden afgewerkt. Een periode van afwezigheid wegens ziekte kan volgende administratieve gevolgen hebben : - er wordt een bezoldigd of onbezoldigd ziekteverlof toegekend - er wordt een terbeschikkingstelling wegens ziekte of gebrekkigheid uitgesproken - de periode maakt deel uit van een bevallingsverlof Het werkstation stelt zelf deze gevolgen vast. Indien een school vermoedt dat een personeelslid ter beschikking wegens ziekte moet gesteld worden, dient zij dit in de opmerking bij de mededeling van de afwezigheid te vermelden. Indien het personeelslid ter beschikking


Pagina 39


MEI 2010

wegens ziekte is, moeten er verder ziektemeldingen opgestuurd worden, totdat het personeelslid zijn opdracht terug opneemt of op pensioen gesteld wordt. Nogmaals : een verlenging van een afwezigheid wegens ziekte gebeurt door een nieuwe ziektemelding (stuurcode 23001) voor de nieuwe periode op te sturen.

BEVALLINGSVERLOF De normale werkwijze bij bevallingsverloven is, dat men eerst het bevallingsverlof met de vermoedelijke bevallingsdatum opstuurt en na de geboorte een aanvulling met dezelfde begindatum met de effectieve bevallingsdatum. Wanneer men echter vóór de melding van het bevallingsverlof ook de geboortedatum kent, dan mag ook de effectieve bevallingsdatum meegedeeld worden. Een aanvulling hoeft dan niet meer. Let wel, het werkstation moet ook steeds de vermoedelijke bevallingsdatum kennen, teneinde de controle op de 7 dagen verplichte rust vóór de vermoedelijke bevallingsdatum te kunnen uitvoeren. De correcte einddatum van de bevallingsrust wordt door het werkstation bepaald op basis van de effectieve bevallingsdatum. Ingeval van overschrijding wordt de school hiervan op de hoogte gebracht. Het is aan de school om passende maatregelen te nemen. De afwezigheden wegens ziekte of gebrekkigheid in de 7 weken vóór de effectieve bevallingsdatum worden eveneens automatisch verwerkt : ofwel omgezet naar bevallingsverlof ofwel in rekening gebracht voor het berekenen van het postnataal verlof. Ingeval van omzetting hoeft de school geen rectificatie van het ziekteverlof en/of bevallingsverlof op te sturen. Bij een overschrijding van het prenataal verlof, wordt de school eveneens verwittigd. Voorbeeld : - vb 27

CORRECTIES VAN NIET-OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN Zoals reeds in het gedeelte over de principes werd uiteengezet, gebeurt een rectificatie van een niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking door eerst een annulatie van de gemelde foutieve dienstonderbreking en daarna de correcte gegevens op te sturen. Een annulatie zorgt er voor dat de foutieve dienstonderbreking uit het elektronisch dossier gewist wordt. De situatie is dus alsof er nooit een dienstonderbreking gemeld werd. Een annulatiebericht heeft altijd de stuurcode 25xxx, met xxx de code van de dienstonderbreking die men wenst te annuleren. De begin- en einddatum van het annulatiebericht moeten identiek zijn aan de gegevens van het eerder gemelde foutieve bericht. Voorbeeld : - vb 28

Pagina 40



MEI 2010

Rectificaties van aanvullingen zijn niet mogelijk. De dienstonderbreking moet eerst geannuleerd worden, waarna de correcte gegevens (ook deze die met de aanvulling werden opgestuurd) gemeld worden. Opmerking : Bij het annuleren en melden van de correcte gegevens van de dienstonderbreking is de volgorde van belang. In principe wordt eerst de annulatie verwerkt en dan pas de meldingen. Dit betekent dat als er in dezelfde zending het foutieve bericht, daarna de annulatie en de rectificatie zitten, eerst de annulatie zal verwerkt worden. Vermits er dan nog geen dienstonderbreking in het elektronisch dossier steekt, resulteert deze annulatie in een foutmelding. Samen met de softwareleveranciers is er een technische oplossing uitgewerkt om de juiste volgorde aan te houden. Dit is echter niet overal geïmplementeerd. Indien uw softwarepakket dit niet ondersteunt, kan u best de annulatie en de rectificatie in afzonderlijke zendingen (minstens 1 dag verschil) opsturen.

P ERSONALIA Naast de opdrachten en dienstonderbrekingen kunnen ook een aantal persoonlijke gegevens via EDISON aan het werkstation meegedeeld worden. Dit zijn de woonplaats, de verblijfplaats, burgerlijke staat, personen ten laste en cumulatie. Hierdoor vallen een aantal PERSformulieren minstens gedeeltelijk weg. Deze gegevens dienen enkel maar opgestuurd te worden wanneer er zich wijzigingen voordoen. Een wijziging betekent : een nieuw personeelslid dat in dienst komt, een verhuis, een geboorte,... Het is dus niet nodig om bij de start van het elektronisch communiceren voor alle personeelsleden de personalia op te sturen. Deze gegevens zijn al in het elektronisch dossier aanwezig. Enkel voor de personeelsleden die voor het eerst in het onderwijs in dienst komen moeten deze gegevens opgestuurd te worden.

RL-5 : WOONPLAATS EN RL-6 : VERBLIJFPLAATS De woonplaats komt overeen met het adres van domiciliëring in België. Een personeelslid dat niet in België is gedomicilieerd, kan nooit een woonplaats hebben. Volgende gegevens kunnen ingevuld worden : - straatnaam - huisnummer - busnummer - postcode : De postcode is samengesteld uit het postnummer (4 cijfers) en eventueel een volgnummer (2 cijfers) dat de deelgemeente aanduidt. Wanneer een personeelslid in een deelgemeente woont, is het aanbevolen om de volledige postcode mee


Pagina 41


MEI 2010

te delen. De lijst met alle Belgische postcodes werd aan de softwareleveranciers bezorgd. Voorbeeld : Een personeelslid verhuist naar de Schoolstraat 20 in Peutie, een deelgemeente van Vilvoorde. Het postnummer voor Vilvoorde is 1800. Het is wenselijk de postcode 180001 te gebruiken. De school stuurt : straat huisnummer busnummer postcode

: Schoolstraat : 20 : (blanco) : 180001

De verblijfplaats is het correspondentie-adres waarnaar eventuele briefwisseling wordt gestuurd. Wanneer de woonplaats tevens de verblijfplaats is, dan moet er geen verblijfplaats gemeld worden. Voor buitenlanders zonder woonplaats moet er altijd een verblijfplaats opgestuurd worden. De RL-6 bevat volgende velden : - straatnaam - huisnummer - busnummer - postcode : De postcode moet ingevuld worden indien de verblijfplaats in België gelegen is. - postcode en gemeente buitenland : Deze velden moeten ingevuld worden indien de verblijfplaats in het buitenland gelegen is. - landcode : De landcode is terug te vinden in de lijst van landen. Voor België is dit 00150. Voorbeeld : Een personeelslid woont in de Rue d’école 20 te 59280 Armentières, Frankrijk. De school meldt dit als : straat huisnummer busnummer postcode postcode buitenland gemeente buitenland landcode

Pagina 42

: Rue d’école : 20 : (blanco) : (blanco) : 59280 : Armentières : 00111



MEI 2010

De woonplaats- en verblijfplaatsgegevens blijven geldig totdat een nieuwe melding wordt gedaan. Deze is van toepassing vanaf de melding, ongeacht de geldigheidsdatum. Volgens het principe overschrijving zonder historiek worden de vorige gegevens in het elektronisch dossier overschreven. Daarom is het af te raden deze gegevens een aanzienlijke tijd vóór ze van toepassing zijn te melden. Deze gegevens worden immers onmiddellijk door het weddesysteem overgenomen, zodat loonfiches, taksfiches,... naar het nieuwe adres opgestuurd worden. Wanneer het personeelslid geen woonplaats of verblijfplaats meer heeft, wordt een stopzetting woonplaats (stuurcode 21008) of stopzetting verblijfplaats (stuurcode 21003) opgestuurd. Het is niet mogelijk beide stop te zetten. Enkele mogelijkheden : Situatie 1 : domicilie verandert, eventuele verblijfplaats blijft : op te sturen : de nieuwe woonplaats wordt gemeld. Situatie 2 : verblijfplaats wordt woonplaats : op te sturen : stopzetten van de verblijfplaatsgegevens met gebeurteniscode 21003 Situatie 3 : verhuis naar het buitenland (geen domicilie meer in België) : op te sturen : stopzetten van de woonplaatsgegevens met gebeurteniscode 21008 en melden van de nieuwe verblijfplaats indien dit nog niet gebeurd is. Wanneer meerdere instellingen tegenstrijdige adresgegevens opsturen, dan zullen enkel de laatst gemelde geldig zijn. Correcties van woonplaats en verblijfplaats Verkeerde gegevens kunnen eenvoudig gecorrigeerd worden door de juiste woonplaats en/of verblijfplaats op te sturen. Als de geldigheidsdatum van de correctie vóór de laatst gemelde wijziging ligt, wordt de rectificatie manueel ingebracht. Indien er ten onrechte een woonplaats of verblijfplaats werd opgestuurd, dan wordt dit rechtgezet door het opsturen van een stopzetting woonplaats of stopzetting verblijfplaats. Voorbeeld : - vb 29


Pagina 43


MEI 2010

RL-7 : FAMILIALE TOESTAND De familiale toestand wordt met de RL-7 gemeld. Dit zijn de gegevens die noodzakelijk zijn voor het correct berekenen van de afhoudingen. Iedere wijziging in de familiale toestand moet zo vlug mogelijk aan het werkstation gemeld worden. De RL-7 valt uiteen in twee blokken : enerzijds de burgerlijke staat en de gegevens van de eventuele partner en anderzijds de personen ten laste. Wanneer de burgerlijke staat opgestuurd wordt, dan worden automatisch ook de aantallen personen ten laste meegestuurd. Het is echter ook mogelijk om de personen ten laste afzonderlijk op te sturen. Voor elk personeelslid moet minstens de burgelijke staat in het elektronisch dossier terug te vinden zijn. Dit betekent dat voor personeelsleden die voor het eerst in het onderwijs in dienst komen er onmiddellijk een burgerlijke staat (stuurcode 21004) moet opgestuurd worden. Volgende gegevens zijn van belang : - burgerlijke staat : Voor de codes voor de burgerlijke staat moet gekozen worden uit volgende lijst : - 1 = ongehuwd - 2 = gehuwd - 3 = weduwe/weduwnaar - 4 = gescheiden - 5 = feitelijke gescheiden - partnergegevens : De partnergegevens worden enkel ingevuld als de burgerlijke staat ‘gehuwd’ (code 2) of ‘weduwe/weduwnaar’ (code 3) is : - naam en voornaam partner - geboortedatum partner - datum overlijden partner : enkel bij ‘weduwe/weduwnaar’ - beroep partner : enkel bij ‘gehuwd’ - aanduiding of de partner zwaargehandicapt is : enkel bij ‘gehuwd’ - beroepsinkomen partner : enkel bij ‘gehuwd’ Een ”B” betekent dat het beroepsinkomen van de partner beperkt is tot het bedrag dat door het Ministerie van Financiën werd vastgesteld. Een “J” betekent dat het inkomen hoger ligt dan dit bedrag. Samen met de burgerlijke staat kunnen ook de aantallen personen ten laste meegedeeld worden. Dit kan ook afzonderlijk gebeuren, op voorwaarde dat er reeds een burgerlijke staat in het elektronisch dossier aanwezig is. Hiervoor moet stuurcode 21005 gebruikt worden. Deze

Pagina 44



MEI 2010

aantallen worden enkel gemeld wanneer het personeelslid gezinshoofd is. De aantallen moeten als volgt ingevuld worden : - aantal kinderen : aantal niet zwaargehandicapte kinderen - aantal personen : aantal kinderen + aantal niet zwaargehandicapte andere personen - aantal zwaargehandicapte kinderen : aantal zwaargehandicapte kinderen, zoals gedefinieerd door het Ministerie van Financiën. - aantal zwaargehandicapte personen : aantal zwaargehandicapte kinderen + aantal zwaargehandicapte andere personen. De echtgenoot/echtgenote wordt nooit bij het aantal (zwaargehandicapte) personen gerekend. Dit wordt aangeduid bij de partnergegevens (melding burgerlijke staat - stuurcode 21004). Voorbeeld : - vb 30 Correctie van de familiale toestand Rectificaties van de burgerlijke staat en de personen ten laste gebeuren volgens het fotoprincipe : de correcte toestand geldig vanaf de begindatum wordt opnieuw doorgestuurd. Hierbij zijn er drie mogelijke situaties : Situatie 1 : correctie van de laatst gemelde gegevens waarbij de begindatum van het correcte bericht identiek is aan de geregistreerde begindatum : op te sturen : de correcte familiale toestand wordt opgestuurd elektronisch dossier : de nieuwe gegevens worden geregistreeerd Situatie 2 : correctie van gegevens waarbij de begindatum van het correcte bericht vóór de geregistreerde begindatum ligt : op te sturen : - de correcte familiale toestand wordt opgestuurd - eventuele latere wijzigingen ten opzicht van de correctie worden opgestuurd elektronisch dossier : de medewerker in het werkstation moet de nieuwe berichten manueel registreren voorbeeld : - vb 31 Situatie 3 : correctie van gegevens waarbij de begindatum van het correcte bericht na de geregistreerde begindatum ligt :


Pagina 45


MEI 2010

op te sturen : - de correcte familiale toestand geldig voor de periode tussen de begindatum van de foutieve melding en de begindatum van de correctie wordt opgestuurd - de correcte familiale toestand wordt opgestuurd elektronisch dossier : de nieuwe gegevens worden geregistreerd voorbeeld : - vb 32

RL-8 : CUMULATIE Het meedelen van de cumulatie (RL-8) is zeer beperkt gehouden. Bij een cumulatie binnen het onderwijs volstaat het de instellingskenmerken (instellingsnummer + hoofdstructuur) mee te delen. In tegenstelling tot de PERS 12 moeten de opdrachten die in andere scholen worden uitgeoefend niet meer meegedeeld worden. Opdrachten in het HOBU en aan de universiteit is cumulatie buiten het onderwijs. Indien de school waar het personeelslid nog een opdracht uitoefent ook elektronisch communiceert, dan moet hiervoor geen cumulatiebericht worden opgestuurd. Dergelijke berichten worden niet geregistreerd. Enkel de cumulatie-opdrachten in niet-elektronische scholen moeten gemeld worden. De RL-8 wordt ook gebruikt voor het melden van cumulatie buiten het onderwijs. Er dient enkel aangeduid te worden of de netto-belastbare inkomsten meer dan 12.500 EUR bedragen en of het om een voltijdse of deeltijdse prestatie gaat. Dit grensbedrag is niet het bedrag dat bij besluit werd vastgelegd (geïndexeerd minimum van de weddeschaal 501). Het is enkel een indicatie dat het dossier dient verder onderzocht te worden. Het werkstation zal bepalen of de onderwijsprestaties in hoofd- of bijambt moet uitbetaald worden. Het melden van cumulatiegegevens gebeurt volgens het fotoprincipe. Dit betekent dat bij een wijziging de nieuwe situatie wordt gemeld. Als er niet meer gecumuleerd wordt, dan moet een stopzetting cumulatie (stuurcode 21007) opgestuurd worden. Voorbeeld : - vb 33 Correctie van de cumulatie Bij rectificatie van de cumulatiegegevens kunnen opnieuw drie mogelijke situatie onderscheiden worden : Situatie 1 : correctie van de laatst gemelde gegevens waarbij de begindatum van het correcte bericht identiek is aan de geregistreerde begindatum : op te sturen : de correcte cumulatiegegevens worden opgestuurd Pagina 46



MEI 2010

elektronisch dossier : de nieuwe gegevens worden geregistreerd Situatie 2 : correctie van gegevens waarbij de begindatum van het correcte bericht vóór de geregistreerde begindatum ligt : op te sturen : - de correcte cumulatiegegevens worden opgestuurd - eventuele latere wijzigingen ten opzicht van de correctie worden opgestuurd elektronisch dossier : de medewerker in het werkstation moet de nieuwe berichten manueel registreren voorbeeld : - vb 34 Situatie 3 : correctie van gegevens waarbij de begindatum van het correcte bericht na de geregistreerde begindatum ligt : op te sturen : - de correcte cumulatiegegevens geldig voor de periode tussen de begindatum van de foutieve melding en de begindatum van de correctie worden opgestuurd. Indien er geen cumulatie in deze tussenperiode was, moet een stopzetting cumulatie opgestuurd worden. - de correcte cumulatiegegevens worden opgestuurd elektronisch dossier : de nieuwe gegevens worden geregistreerd voorbeeld : - vb 35

RL-9 : IMMATRICULATIE - REKENINGNUMMER De RL-9 wordt gebruikt voor de aanvraag immatriculatie en voor wijzigingen van het rekeningnummer Immatriculatie Als personeelsleden voor het eerst in dienst komen dan moeten ze geïmmatriculeerd worden via een RL-9 (gebeurteniscode 21009). Als alle gegevens in orde zijn, krijgt het nieuw personeelslid een uniek stamboeknummer toegewezen. Een personeelslid kan maar 1 keer geimmatriculeerd worden. Uiteraard kan er met RL-9 - aanvraag immatriculatie geen stamboeknummer worden meegegeven. Het veld 'stamboeknummer' wordt opgevuld met nullen (00000000000). Bij immatriculatie (gebeurteniscode 21009) moeten volgende gegevens worden ingevuld : - persoonsgegevens :


Pagina 47


MEI 2010

- geslacht : M of V. Verplicht in te vullen. - geboortedatum : verplicht in te vullen - familienaam en eerste voornaam : verplicht in te vullen - tweede voornaam : in te vullen indien het personeelslid een tweede voornaam heeft - rekeningnummer : verplicht in te vullen - rijksregisternummer : voor niet-Belgen en Belgen in het buitenland wordt bij de geboortemaand 20 of 40 bijgeteld. Verplicht in te vullen. - nationaliteitscode : verplicht in te vullen - adresgegevens van het officiële adres in België : - straat : straatnaam uit het officiële adres in België. Moet samen met het postcode ingevuld worden. - huisnummer : huisnummer uit het officiële adres in België - busnummer : busnummer uit het officiële adres in België - postcode : postcode uit het officiële adres in België. Moet samen met de straatnaam ingevuld worden. Voor leerkrachten zonder officieel adres in België, wordt geen woonplaats, maar verblijfplaats via een RL-6 na de immatriculatie opgestuurd. Als de adresgegevens ingevuld zijn, hoeft er geen woonplaats (RL-5) meer opgestuurd te worden. - tewerkstellingsperiode : Om laattijdige Dimona-aangiften te vermijden is het mogelijk om de tewerkstellingsperiode mee te delen met de aanvraag immatriculatie. Dit moet gezien worden als een indiensttreding via een RL-11, echter zonder stamboeknummer. Eventuele correcties moeten op dezelfde wijze gebeuren alsof de tewerkstellingsperiode via een RL-11 : melding RSZ-gebeurtenis zou gebeuren. - datum indiensttreding : begindatum van de tewerkstelling - einddatum tewerkstelling : laatste dag van de tewerkstelling Opmerkingen : - de kennisgeving van het toegekende stamboeknummer wordt gestuurd naar de inrichtende macht van de aanvragende school. Er wordt tevens een terugzending aangemaakt met het toegekende stamboeknummer. - wanneer twee scholen voor hetzelfde personeelslid een aanvraag immatriculatie insturen, zullen beide aanvragen geregistreerd worden, maar de laatste aanvraag zal niet verwerkt worden. De laatste instelling zal een duplicaat met het stamboeknummer worden toegezonden. Pagina 48



MEI 2010

Rekeningnummer Rl-9 wordt ook gebruikt om een wijziging van het rekeningnummer (gebeurteniscode 21011) door te geven. Hierbij mag enkel het rekeningnummer ingevuld worden. Alle andere velden blijven leeg. Het rekeningnummer is geldig vanaf het ogenblik van de registratie, ongeacht de opgegeven geldigheidsdatum. Het (eventueel) vorige rekeningnummer wordt dan op de vooravond van de registratie stopgezet. Correctie van immatriculatie en rekeningnummer Het corrigeren van een aanvraag immatriculatie kan niet gebeuren via een nieuwe aanvraag immatriculatie. Correcties moeten als volgt gebeuren : - de persoonsgegevens, behalve rekeningnummer, moeten schriftelijk gebeuren - de adresgegevens via een RL-5 : melding wijziging woonplaats - het rekeningnummer via een RL-9 : melding wijziging rekeningnummer. Het gewijzigde rekeningnummer is geldig vanaf de registratie. - de tewerkstellingsperiode via een RL-11 : melding RSZ-gebeurtenis.

P LAGE - UREN In CAO VI is er een beperking van het aantal plage-uren opgenomen. Wanneer u personeelsleden belast met niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren die in de plage vallen, d.w.z. die tussen het minimum en het maximum van een voltijdse opdracht, dan deelt u dit mee met RecordLayout 10 : melden plage-uren (opvraging CAO VI). Dit moet vóór 15 november gebeuren en is enkel van toepassing voor het gewoon secundair onderwijs en het buitengewoon secundair onderwijs met opleidingsvorm 4.

RL-10 : MELDEN PLAGE-UREN (OPVRAGING CAO VI) Van elk personeelslid wordt de situatie op 15 september bekeken. Voor deze met nietfinancierbare of niet-subsidieerbare uren worden de uren meegedeeld. De geldigheidsdatum is altijd 15.09.20xx. Bijkomend gegeven : - aantal plage-uren : de mogelijke waarden zijn 1, 2 of 3 Correctie plage-uren Het corrigeren van reeds gemelde plage-uren gebeurt door eerst een annulatie op te sturen met daarna de correctie. De geldigheidsdatum is altijd 15 september. Voorbeeld : - vb 36 Elektronisch Communiceren

Pagina 49


MEI 2010

D IMONA Vanaf 1 januari 2003 is elke werkgever verplicht om elke in- of uitdiensttreding ten laatste op de dag van de gebeurtenis aan de RSZ mee te delen. Omdat het departement onderwijs de salarissen van het onderwijspersoneel uitbetaalt, wordt het door de RSZ technisch als werkgever beschouwd. Dit betekent concreet dat het departement de in- en uitdiensttredingen meldt aan de RSZ. De instellingen die de opdrachten elektronisch via RL-1 opsturen, zijn automatisch ook in orde voor Dimona, mits de opdrachten tijdig worden opgestuurd. De tewerkstellingsperiode wordt afgeleid uit de opdrachten in het elektronisch personeelsdossier. Slechts in uitzonderlijke gevallen, wanneer de opdrachten niet tijdig kunnen worden opgestuurd, kan de RL-11 gebruikt worden. Instellingen die nog geen RL-1 zendingen kunnen doen, zijn wel verplicht om in- en uitdiensttredingen met een RL-11 te melden.

RL-11 : MELDEN RSZ-GEBEURTENIS Met de RL-11 kunnen 2 situaties gemeld worden : een tewerkstellingsperiode en een uitdiensttreding. Melden van een tewerkstellingsperiode (indiensttreding) De gemelde periode moet overeenkomen met de periode van tewerkstelling, zoals die opgenomen is in de arbeidsovereenkomst. De geldigheidsdatum is de begindatum. Bijkomend gegeven : - einddatum tewerkstelling : laatste dag van de arbeidsovereenkomst Een gemelde tewerkstellingsperiode wordt geregistreerd als een instellingscontract. Het is niet mogelijk om voor de combinatie stamnummer – instelling – hoofdstructuur een nieuwe periode op te sturen die geheel of gedeeltelijk overlapt met een instellingscontract. Voorbeeld : - vb 37 Melden van een uitdiensttreding Bij een uitdiensttreding is de geldigheidsdatum de eerste dag dat het personeelslid uit dienst is; dus niet de laatste dag van tewerkstelling. Dit moet maar gemeld worden wanneer de einddatum van het geregistreerde instellingscontract later ligt dan de effectieve datum uitdienst. Voorbeeld : - vb 38

Pagina 50



MEI 2010

Correctie van een instellingscontract Wanneer er een tewerkstellingsperiode werd gemeld die niet overeenkomt met de werkelijke toestand (bv. personeelslid komt niet opdagen, vergissingen,…), dan zijn verschillende situaties mogelijk: Situatie 1 : correctie van een ongeldig instellingscontract (personeelslid is niet tewerkgesteld) : op te sturen : annulatie van het geregistreerde instellingscontract. Hierbij moet de periode van het te annuleren instellingscontract identiek zijn aan de gemelde periode. elektronisch dossier : het geregistreerde instellingscontract wordt geannuleerd voorbeeld : - vb 39 Situatie 2 : correctie van een geregistreerd instellingscontract waarbij de begindatum vroeger of de einddatum later ligt : op te sturen : de ontbrekende periode wordt aan opgestuurd elektronisch dossier : er wordt voor de ontbrekende periode een instellingscontract aangemaakt voorbeeld : - vb 40 Situatie 3 : correctie van gegevens waarbij de begindatum van de correcte tewerkstellingsperiode later ligt dan de begindatum van het geregistreerde instellingscontract : op te sturen : - het geregistreerde instellingscontract annuleren - de correcte tewerkstellingsperiode wordt opgestuurd elektronisch dossier : na annulatie worden een nieuw instellingscontract aangemaakt voorbeeld : - vb 41

SPECIALE SITUATIES Hieronder volgen een aantal specifieke situaties die enige aandacht vragen of die niet volgens de gewone principes gemeld worden.


Pagina 51


MEI 2010

E EN OPDRACHT WORDT ONDERBROKEN DOOR TWEE OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN Het kan voorkomen dat eenzelfde opdracht onderbroken wordt door twee opdrachtgebonden dienstonderbrekingen. Vermits er per opdracht maar plaats voorzien is voor één dienstonderbreking, moet deze opdracht op een speciale manier gemeld worden : de volledige opdracht moet twee maal (of nog meer) gemeld worden, telkens met de toepasselijke dienstonderbreking. De prestatie-uren van beide ‘opdrachtlijnen’ moet identiek zijn aan de prestatieuren van de opdracht als deze niet zou onderbroken worden. De opdracht mag dus niet uitgesplitst worden. Doordat de opdrachtlijnen identiek zijn, maar een verschillende dienstonderbreking hebben, zullen ze in het elektronisch dossier als één opdracht beschouwd worden. Voorbeeld : - vb 42

E ENZELFDE OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKING MET VERSCHILLENDE EINDDATA Binnen een opdrachtenpakket moeten identieke opdrachtgebonden dienstonderbrekingen dezelfde einddatum hebben. Het kan voorkomen dat opdrachten door dezelfde dienstonderbreking met meerdere einddata worden onderbroken. Dit wordt opgelost door overeenkomstig het fotoprinicipe in twee stappen te werken : eerst een opdrachtenpakket met voor alle identieke dienstonderbrekingen de vroegste einddatum opsturen; daarna een nieuw opdrachtenpakket met geldigheidsdatum 1 dag na deze vroegste einddatum met de nog overblijvende periode van de dienstonderbreking opsturen. Voorbeeld : - vb 43

E EN OPDRACHT HEEFT MEERDERE EINDDATA Het is mogelijk dat eenzelfde opdracht twee (of meerdere) einddata heeft. Dit is het geval wanneer een gedeelte van een opdracht doorloopt. Deze opdracht kan niet uitgesplitst worden vermits dit resulteert in een dubbele melding. Dit kan opgelost worden door eerst een opdrachtenpakket op te sturen met de vroegste einddatum en later een tweede opdrachtenpakket met geldigheidsdatum 1 dag na deze einddatum, met voor het resterend gedeelte van de opdracht de tweede einddatum. Voorbeeld : - vb 44

Pagina 52



MEI 2010

TBS-55+ VÓÓR DE START VAN DE ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE Een terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen (TBS-55+) wordt in de elektronische communicatie beschouwd als een dienstonderbreking. Een dienstonderbreking moet altijd gekoppeld zijn aan een opdrachtenpakket, maar iemand die met TBS-55+ is, heeft geen opdrachten meer. Het probleem stelt zich wanneer er personeelsleden bij de start van het elektronische communiceren (op 1/9/....) of ervoor met TBS-55+ zijn. Hun opdrachten zijn vacant geworden of verdwenen. Toch moet er voor dergelijke personeelsleden een opdrachtenpakket (laatste uitgeoefende opdrachten) opgestuurd worden. Dit ‘fictief’ opdrachtenpakket wordt niet in rekening gebracht bij het opmaken van de AL3, BAO of BKL. Voorbeeld : - vb 45

D EELTIJDSE TBS-55+/B ONUS 58+ Bij een deeltijdse terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen, komt een gedeelte van de vastbenoemde opdrachten vacant. Vermits een deeltijdse TBS-55+/Bonus 58+ beschouwd wordt als een opdrachtgebonden dienstonderbreking, moet er een opdracht meegedeeld worden. Deze ‘onderbroken’ opdrachten worden als ‘fictieve’ opdrachten beschouwd en tellen niet mee voor het opmaken van de AL3, BAO of BKL.

O NGESCHIKTHEID NA UITSPRAAK VAN DE PENSIOENCOMMISSIE Het kan voorkomen dat de pensioencommissie iemand definitief ongeschikt verklaart voor het ambt van..., maar nog geschikt voor het ambt van... Het staat de inrichtende macht vrij om het personeelslid al dan niet ter beschikking wegens ontstentenis van betrekking te stellen. Indien dit gebeurt dan worden de uren waarvoor het personeelslid vastbenoemd is niet vacant. Het gevolg hiervan is dat er voor die uren een ‘interimaris’ moet aangesteld worden. Bij de ‘titularis’ moet dan naast de TBS-OB-uren ook de dienstonderbreking ‘TBS pensioencommissie’ (code 067) opgestuurd worden. Voorbeeld : - vb 46

D IENSTONDERBREKINGEN DIE BEGINNEN VÓÓR DE START VAN DE ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE OP 1/9/.... Voor de scholen die vanaf 1/9/.... starten met elektronische communicatie moeten alle data vallen na 31/8 van het startjaar. Dienstonderbrekingen die beginnen vóór de start kunnen dus pas gemeld worden met geldigheidsdatum 1/9/.... Dit betekent dat voor de periode voor de start er nog gewerkt wordt met PERS-formulieren (papieren situatie). Elektronisch Communiceren

Pagina 53


MEI 2010

Op deze regel zijn er twee uitzonderingen, nl. de vermoedelijke en effectieve bevallingsdatum. Deze data mogen vallen vóór 1/9 van het startjaar. De geldigheidsdatum van het bevallingsverlof is evenwel 1/9/.... Voorbeeld : - vb 47

R EAFFECTATIE / WEDERTEWERKSTELLING EN DIENSTONDERBREKINGEN Wanneer een personeelslid gereaffecteerd of wedertewerkgesteld wordt in een ‘elektronische’ school en een dienstonderbreking geniet, die toegestaan werd in de school van terbeschikkingstelling (en dus wordt overgenomen), dan moet de school van reaffectatie/wederwerkstelling de opdrachten en dienstonderbreking opsturen. Het is immers in deze school dat de interimaris ter vervanging van de gereaffecteerde/wedertewerkgestelde aangesteld wordt. Indien een personeelslid niet gereaffecteerd/wedertewerkgesteld is en een dienstonderbreking heeft, dan moet de school waar het personeelslid TBS-OB staat, de dienstonderbreking melden.

A FFECTATIES EN MUTATIES Bij een nieuwe affectatie (in het gesubsidieerd onderwijs : naar een nieuwe school van dezelfde inrichtende macht) of mutatie (in het Gemeenschapsonderwijs : naar een andere school van het Gemeenschapsonderwijs; in het gesubsidieerd onderwijs : naar een nieuwe school van een andere inrichtende macht) worden de opdrachten in de oorspronkelijke school niet onderbroken, maar stopgezet. Wanneer het personeelslid voor alle vastbenoemde opdrachten muteert, dan moet de oorspronkelijke school een stopzetting opdrachtenpakket (RL-4) met reden mutatie (code 01) of affectatie (code 02) opsturen. Indien het personeelslid slechts voor een gedeelte muteert, dan stuurt de oorspronkelijke school een nieuw opdrachtenpakket met de nog resterende opdrachten. Het is aan te bevelen om in een opmerking bij een van de overgebleven opdrachten te vermelden dat het personeelslid muteert voor een gedeelte van zijn opdracht. Een nieuwe affectatie, aanwijzing of mutatie moet door de nieuwe school meegedeeld worden met het formulier PERS-13 of PERS-14. Voorbeeld : - vb 48

Pagina 54



MEI 2010

T IJDELIJK ANDERE AANSTELLING Bij een tijdelijk andere aanstelling geniet het personeelslid een dienstonderbreking (code 019) voor het waarnemen van een tijdelijk andere opdracht in een wervings-, selectie- of bevorderingsambt om tijdelijk in de eigen instelling of een andere instelling een andere functie uit te oefenen. Voorbeeld : - vb 49

O PMERKINGEN RL-3 In de elektronische communicatie is het mogelijk om via een RL-3 een opmerking bij een opdracht of dienstonderbreking op te sturen. Een RL-3 kan niet afzonderlijk opgestuurd worden, maar vormt steeds een onderdeel van een RL-1 of RL-2. Opmerkingen bij andere recordlayouts zorgen er voor dat deze berichten niet worden geregistreerd. Het is de bedoeling om de opmerkingen zo veel mogelijk te beperken.

M EERDERE INSTELLINGEN BEHANDELD DOOR 1 SECRETARIAAT Wanneer één secretariaat instaat voor verschillende elektronische scholen, dan moeten er enkel cumulatieverklaringen (RL-8) binnen het onderwijs opgestuurd worden voor deze personeelsleden die nog in andere (niet elektronische) scholen een opdracht hebben.

B ASIS : ‘ VAKCODES ’ In het basisonderwijs is er geen sprake van vakken, maar van ambten. Toch moeten er voor een aantal ambten een verdere specificatie meegegeven worden. Deze specificatie wordt aangeduid met een vakcode. Dit is het geval voor: - zorgverbreding (code 00000434) - onderwijsvoorrangsbeleid (code 00000431) - zomerklas (code 00000435) - anderstalige nieuwkomers (code 00000436) - GON : geïntegreerd onderwijs (code 00000595) - cultuurbeschouwing (code 00000052) - onderwijs aan huis (code 00000598) - beleidsondersteuning (code 00000597) - permanent onderwijs aan huis (code 00000432) - bewarende maatregelen (code 00000612) - gewaarborgde lestijden onderwijsvoorrang (code 00000613) - lestijden rand- en taalgrensgemeente (code 00000614) - lestijden vrijwillige fusie (code 00000615) - vrijmaken lesopdracht directeur/adjunct-directeur (code 00000616)


Pagina 55


MEI 2010

- BPT : bijzondere pedagogische taken (code 00000426) - GOK : gelijke onderwijskansen (code 00000770) - GOK kunstinitiatie (code 00000786) - ICT : informatie- en communicatietechnologie (code 00000785)

Voorbeelden : - vb 50 Voor het ambt van leermeester godsdienst moet er altijd een ‘vakcode’ ingevuld worden om aan te duiden om welke godsdienst het gaat : - Anglicaanse godsdienst (code 00000418) - Islamitische godsdienst (code 00000135) - Israëlitische godsdienst (code 00000136) - Katholieke godsdienst (code 00000140) - Orthodoxe godsdienst (code 00000194) - Protestantse godsdienst (code 00000225) Bij de opdrachten met ‘vakcodes’ (bv. beleidsondersteuning, GOK,… gecombineerd met het ambt van leermeester godsdienst moet ook de godsdienst gemeld worden. Dit kan door in het veld ‘vakcode gelijkstelling’ de godsdienst in te vullen. Op basis van de godsdienst zal het barema van het personeelslid bepaald worden. Voorbeeld : - vb 51

B ASIS : WEDERTEWERKSTELLING VANUIT HET SECUNDAIR Het is mogelijk dat een leraar die TBS-OB is in het secundair wederwerkgesteld wordt in het basis als administratieve hulp. Bij het elektronisch melden van deze opdracht moet het "ambt" van wedertw. administratieve hulp gebruikt worden. Voorbeeld : - vb 52

B ASIS : T IVOLI Bij Tivoli-opdrachten (in het kader van beleidsondersteuning en klasvrij maken van de directeur) wordt de wedde van het personeelslid uitbetaald door het departement en achteraf teruggevorderd van de betrokken inrichtende macht. Vastbenoemde personeelsleden die beleidsondersteuning doen, moeten via de constructie van tijdelijke andere opdracht werken. De opdrachten van de vervangers van deze vastbenoemden zijn Tivoli-opdrachten en moeten ook zo aangeduid worden. Pagina 56



MEI 2010

Voorbeeld : - vb 53 Indien deze vervangers op hun beurt opnieuw moeten vervangen worden (bv. wegens ziekte), dan worden deze opdrachten automatisch ook Tivoli-opdrachten. Voorbeeld : - vb 54 Wanneer beleidsondersteuning door een tijdelijk als een vacante opdracht wordt waargenomen dan is dit eveneens een Tivoli-opdracht. Voorbeeld : - vb 55

S ECUNDAIR : TEELTLEIDER Een teeltleider wordt gemeld met het ambt van leraar en het vak ‘teeltleider’ (code 00000596), gelijkgesteld met PV landbouw of PV tuinbouw.

S ECUNDAIR : FUSIEBEGELEIDER De opdracht van fusiebegeleider wordt beschouwd als een vak (code 00000611) bij de ambten van beleidsondersteunend personeel en directeur, adjunct-directeur, coördinator, technisch adviseur en technisch adviseur-coördinator. Deze opdracht is altijd vacant (ATO 2). De vastbenoemde opdracht in TBS-OB blijft in de oude school lopen.

S ECUNDAIR EN DKO : BEGELEIDER Het ambt van begeleider wordt gemeld met een vak ‘begeleider’ (code 00000357) bij het ambt van begeleider (code 00000008).

DKO : OVERGANGSMAATREGELEN ( ART. 68 BVR ORGANISATIE DKO - MUZIEK , WOORDKUNST EN DANS ) Voor de leerkrachten die genieten van de overgangsregeling voor leerkrachten DKO die vóór 1 september 1990 vastbenoemd titularis waren van uren 'notenleer' of 'muziekgeschiedenis' op hoger secundair niveau (art. 68 van BVR organisatie DKO - Muziek, woordkunst en dans) moet met de opdracht een opmerking (RL-3) met vermelding 'art. 68' meegestuurd worden. Voorbeeld : - vb 56


Pagina 57


MEI 2010

DKO : EXPERIMENTEN Een instelling voor deeltijds kunstonderwijs kan met goedkeuring van de Vlaamse minister voor Onderwijs een experiment opstarten. Dit experiment kan ingericht worden met uren uit het lesurenpakket of met extra toegekende uren. Voor de melding van lesopdrachten in een experiment moet de RL-1 steeds opgemaakt worden volgens het principe van de gelijkstelling. Voor elk experiment vult u in de RL-1 als vak altijd ‘DKO-experiment’ (vakcode 00000698) in. In het veld gelijkstellingsvak vult u dan de naam van het experimentvak in waarvoor u de opdracht van de leerkracht meldt. De graad van het vak ‘DKO-experiment’ en het gelijkstellingsvak moeten steeds overeenstemmen. In een experiment kan men enkel als tijdelijke presteren. Een vastbenoemde leerkracht kan zich via het stelsel ‘tijdelijk andere opdracht’ vrij maken om in het experiment les te geven. Voorbeeld : - vb 57

Pagina 58



MEI 2010

BIJLAGEN OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN (MELDEN MET RL-1) CODE OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKING 002

VVP wegens ziekte

009

VVP n.a.v. arbeidsongeval

010

VVP sociale en familiale redenen

011

VVP leeftijd > 50 jaar

012

VVP 2 kinderen niet ouder dan 14 jaar

013

AVP persoonlijke aangelegenheden

014

AVP leeftijd > 50 jaar

015

AVP 2 kinderen niet ouder dan 14 jaar

019

Tijdelijk waarnemen andere opdracht in een wervingsambt

020

Tijdelijk waarnemen andere opdracht in een selectie- of bevorderingsambt

021

Tijdelijk uitoefenen ambt pedagogisch adviseur

023

Navorming

024

Verlof wegens opdracht in het belang van het onderwijs

028

Deeltijdse loopbaanonderbreking

029

Deeltijdse loopbaanonderbreking vanaf 50 jaar

034

Verlof voor sociale promotie

035

Verlof bijwonen cursussen en examens

040

Verlof cursussen bij de burgerlijke bescherming

041

Vrijwillige dienst bij de burgerlijke bescherming

055

Uitoefenen van een toelating tot de proeftijd

063

Deeltijdse TBS-PA voorafgaand aan het rustpensioen

089

Deeltijdse loopbaanonderbreking voor palliatieve zorgen

091

Bijzondere verlof verminderde prestaties vanaf 50 jaar

094

Deeltijdse loopbaanonderbreking voor beroepsopleiding


Pagina 59


MEI 2010

CODE OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKING 096

Bijzondere TBS-PA voorafgaand aan het rustpensioen

106

Verlof andere opdracht vastbenoemd directeur

107

Bonus

109

Bedreigd door beroepsziekte

110

Verlof voor het uitoefenen mandaat algemeen directeur

111

Verlof voor het uitoefenen mandaat coördinerend directeur

112

Verlof voor het uitoefenen mandaat directeur CLB

113

Moederschapsbescherming

Pagina 60



MEI 2010

NIET-OPDRACHTGEBONDEN DIENSTONDERBREKINGEN (TE MELDEN MET RL-2) Lijst van niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen met de velden die ingevuld kunnen/moeten worden. x = verplicht in te vullen o = moet later aangevuld worden De kolom “Type” geeft weer om welk soort dienstonderbreking het gaat : I

= instellingsgebonden

L = leerplangebonden P = persoonsgebonden

VELDEN Datum miskraam Aantal kinderen bij de geboorte Datum arbeidsongeval o

P

x

003

Bevallingsverlof

P

o

004

Uitgesteld bevallingsverlof

P

x

005

Borstvoedingsverlof

I

x

006

Vaderschapsverlof

I

x

007

Adoptieverlof

I

x

008

Arbeidsongeval

P

x

016

Verlof militaire prestaties in vredestijd

P

x

017

Verlof ministerieel kabinet

I

o

o

018

Syndicaal verlof

I

o

o

022

Afwezigheid van lange duur om fami-

P

x


o

o

Opdrachtgever

Ziekteverlof

Duur staking in uren

001

Duur staking in dagen

Einddatum Vermoedelijke bevallingsdatum Effectieve bevallingsdatum

o

Type

Dag miskraam

CODE DIENSTONDERBREKING

o

x

x

Pagina 61


MEI 2010

Opdrachtgever



Datum miskraam Aantal kinderen bij de geboorte Datum arbeidsongeval

Dag miskraam


VELDEN

Type


liale redenen 025

Verlof TBS t.b.v. jeugdorganisaties

I

x

027

Volledige loopbaanonderbreking

P

x

030

Verlof dwingende redenen om familiaal belang

I

x

031

Verlof t.b.v. erkende politieke groepen

I

x

032

Verlof kandidaat verkiezingen

P

x

033

Verlof TBS van de Koning

P

o

036

Opdracht homologatiecommissie

I

x

037

Opdracht reaffectatiecommissie

I

x

038

Opdracht examencommissie

I

x

039

Verlof voor examens

P

x

042

Militaire of vervangende dienst

P

x

043

Verlof voor stage

P

x

044

Ongewettigde afwezigheid

I

x

045

Staking

L

x

046

Staking bij openbare vervoersdiensten

I

x

047

Profylactische maatregelen

P

x

050

Politiek verlof

I

o

053

Uitstel hervatting na politiek verlof

I

o

Pagina 62

x

x

x

x



MEI 2010

061

TBS-PA

I

x

062

volledig TBS-PA voorafgaand aan het rustpensioen

L

x

064

TBS bijzondere opdracht

L

x

065

TBS ambtsontheffing in het belang van de dienst

I

x

066

TBS bij tuchtmaatregel

I

x

070

Schorsing bij tuchtmaatregel

I

x

072

Preventieve schorsing

I

x

086

Europese en bilaterale uitwisselingsprojecten

P

x

087

Loopbaanonderbreking voor palliatieve zorgen

P

x

088

Loopbaanonderbreking voor beroepsopleiding

P

x

090

Omstandigheidsverlof

P

x

095

Tijdelijk rustpensioen

P

x

097

Ouderschapsverlof in het kader van loopbaanonderbreking

P

x

108

Voltijdse TBS58+(56+)


Opdrachtgever



Datum miskraam Aantal kinderen bij de geboorte Datum arbeidsongeval

Dag miskraam


VELDEN

Type


x

Pagina 63


MEI 2010

GEBEURTENISCODES De RecordLayout wordt bepaald door de opgegeven gebeurteniscodes. Hieronder staat een lijst van gebeurteniscodes. De gebruiker komt normaliter niet in contact met deze codes vermits ze automatisch ingevuld worden. CODE

GEBEURTENIS

21001

melding of wijziging van woonplaats

21008

stopzetting woonplaats

21002

melding of wijziging van verblijfplaats

21003

stopzetting verblijfplaats

21004

melding of wijziging van de burgerlijke staat

21005

melding of wijziging aantal personen ten laste

21006

melding of wijziging cumulatie

21007

stopzetting cumulatie

21009

aanvraag immatriculatie

21011

wijziging bankrekeningnummer

21016

melding indiensttreding

21017

annulatie van een tewerkstelling

21018

melding uitdiensttreding

22001

melding of wijziging opdrachtenpakket

22003

stopzetting opdrachtenpakket

23xxx

melding niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking. xxx is de code van de dienstonderbreking

24xxx

aanvulling niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking xxx is de code van de dienstonderbreking

25xxx

annulatie niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking xxx is de code van de dienstonderbreking

Pagina 64


Elektronisch Communiceren

Recommend Documents