Informatievoorziening en omgaan met stakeholders maart 2013 regiobijeenkomst NVTK
Programma • Kennismaking- specifieke vragen • Informatievoorziening en omgaan met stakeholders Lichte maaltijd • Risicofactoren in tijden van krimp • Specifieke vragen • Evaluatie
Krimp….Crisis Heeft dit gevolgen voor de relatie RvT directeur? Informatie voorziening. Vaker? Meer? Frequentie van vergaderingen- vaker? Betrokkenheid • Structuur: wijziging in rollen?
Informatievoorziening RvT
Wel voldoende geïnformeerd maar niet te veel…?
Analyse informatievoorziening • Is vooral gericht op toezichthoudende rol • Gaat over financiën, bezetting en personeel en minder over veiligheid, kwaliteit, pedagogisch beleid en stakeholders • Bevat vooral interne informatiebronnen, welke ook als meest nuttig worden geacht • Dilemma’s bij toezichthouders over: - Hoe actief is de RvT zelf in relatie tot stakeholders - Heeft de RvT zelf actieve rol bij informatievoorziening?
Afspraken over de informatievoorziening ? • Wel/niet actieve rol van RvT leden? Naast cijfers hanteren we de gevoelsbarometer • Heeft ieder lid van de RvT heeft een sector als aandachtsgebied? Of juist niet? • Zijn afspraken over de informatievoorziening vastgelegd?
Alleen dashboard of ook detail informatie? Afspraken over de inhoud of ook over het moment waarop?
?
Welke informatiebronnen gebruikt u? • • • • • • • •
Rapportages van de bestuurder Gesprekken met MT- accountant- oudercie- OR Congressen Vakbladen Locatiebezoeken e.d. Informele contacten Zelfevaluatie ……………..
?
Elementen goede informatievoorziening • Relevantie en doeltreffendheid • Betrouwbaarheid: informatie en werkelijkheid komen overeen; juistheid en volledigheid;
• Tijdigheid • Presentatievorm: toegankelijk, niet teveel maar wel relevant en overzichtelijk
• Doelmatigheid: zo dient de toezichthouder in zeker opzicht terughoudend te zijn met het stellen van vragen over incidenten omdat de beantwoording van die vragen soms erg veel tijd vergt van de bestuurder zonder dat duidelijk is of dit nodig is.
Professionalisering toezicht Toezichthouder 2.0 de soft skills
Toezichthouder 1.0 het huis op orde
• Toegevoegde waarde: het benutten van de collectieve kennis • De driehoek groep, individu en systeem zijn voor de kwaliteit van de RvT • Ontwikkelingsaandacht voor diversiteit, dialoog, groepsdynamiek, karakters, drijfveren en reflectie op eigen functioneren • Aandacht voor stakeholdermanagement
• Toegevoegde waarde: onafhankelijke en deskundige toetsing • Het invoeren van de de governance code • Toetsen o.b.v. regels en procedures • Ontwikkelingsaandacht voor deskundigheid en rolgedrag • Nadruk op de rollen van toezichthouder en werkgever
Veranderende informatiebehoefte Toezichthouder 2.0 de soft skills
Toezichthouder 1.0 het huis op orde
• afleggen van verantwoordelijkheid over functioneren als RvT • evaluatieverslag eigen functioneren • kennis inbrengen bij het bespreken van de bedrijfstrategie • informatie over de kwaliteit, huisvesting, pedagogisch beleid, stakeholders
• voortgang op begroting, liquiditeit, debiteuren, risico’s & compliance • doelmatige inzet personeel, ziekteverzuim • klant- en medewerkertevredenheid, klachten, OR en COC verslagen • bezettingspercentage kindplaatsen • functioneren en beloning bestuurder
Rol en Betrokkenheid Commissarissen involvement key roles
ratifying
probing
engaging
directing
hygiene strategy & perfomance key strategic decisions people shareholder focus 26 mei 2011
process
process
versterken toezicht Erik van de Loo & Jaap van Winter
content
content
11
Verschuivende rollen • Hygiëne: monitoring, kritisch, interveniëren • Strategie: partner van bestuurders, denkproces versterken • Mensen: baas van bestuurders, beoordelen en belonen • Verschillende rollen vragen verschillende houdingen, emoties en gedragingen • Rollen verschuiven binnen vergaderingen of opeenvolgend • Doorgaans impliciet onderkend, zelden expliciet • Rollen spelen met de verkeerde houding en emotie • Frictie en frustratie • Nieuwe verhalen en filters voor 12 toekomstige verhouding versterken van toezicht
26 mei 2011
Board GPS
• • •
Model om board performance te beoordelen en begrijpen Group: dynamics, sociale interactie, debat, hierarchy Person: karaktertrekken, drijfveren, angsten, empathie System: doelen, regels, rollen, procedures, vergaderingen G P S bepalen of Board On Task is, doet wat ze moet doen en dat goed doen Group en Person vaak beslissender voor performance dan System System beïnvloedt gedrag, bepaalt percepties.
26 mei 2011
Erik van de Loo & Jaap13 Winter
versterken van toezicht
Omgaan met stakeholders Organiseren van tegenspraak & Verantwoording afleggen
Verantwoording afleggen
Wat levert dat uw organisatie op? Wie zijn uw belanghebbenden? En wat zijn hun belangen? Wat zijn de verschillende rollen?
Soorten belanghebbenden Degenen die…. - Belang hebben bij de maatschappelijke functie van de kinderopvang - Zelf wezenlijk bijdragen - Materieel belang hebben
Relevante wetgeving - WOR: OR- heeft adviesrecht/instemmingsrecht - Wet kinderopvang: - Oudercommissie heeft adviesrecht - Klachtenregeling
Dialoog met belanghebbenden en rol RvT - Beleidsvorming - Goedkeuren procedure betrekken belanghebbenden - Beoordelen voornemens op belangen
- Monitoren - Volgen wat er bij belanghebbenden leeft- contacten
- Verantwoorden - Jaarverslag beoordelen op relevantie voor belanghebbenden - Zelf informatie geven over de eigen werkwijze
Casus: Signalen staan op code oranje • Dalende omzet/tegenvallende prognoses • Kritiek vanuit MT/omgeving
Wat is uw rol als RvT? • • • •
Directeur vragen naar plan Timing? Ondersteuning? Gezamenlijk strategie uitdenken? Of …………..?
Verantwoording afleggen Uit de Code - Uitgangspunten III. 1-6
Processen
Het bestuur betrekt relevante belanghebbenden bij beleidsvorming en legt aan hen verantwoording af over het gevoerde beleid….
Verantwoording afleggen Uit de Code: Controlerend orgaan Personen: V .2 .8 en III. 1-6
- Toezichthoudend orgaan richt zich naar het belang en de maatsch. verantwoordelijkheid van de organisatie en weegt daartoe belangen van betrokkenen af
Verantwoording afleggen Uit de Code: Bestuur - V. 1. Het bestuur richt zich naar het belang en de maatsch. verantwoordelijkheid van de organisatie en weegt daartoe belangen van betrokkenen af - V.3. Het bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de financiële verslaglegging en interne procedures
MEER WETEN? Lid WORDEN? WWW.NVTK.NL
[email protected]
