Informatievergadering 2 mei 2013 BBEPP 2013-JVH-0320-67 website Aanwezigen:
Wunderkraut bvba (het vroegere Krimson, Drupal specialisten) : Michael Zenner en Leen Van Severen Webs: Tom Herrijgers Lodestar: Diederik Vlerick en Lorreen De Backer Before the hype: Catherine Marton Coworks: Tom Gun European Service Network: Jan Tytgat Group Van Damme: Ben Van Damme Plan.Net Benelux : Régis Watrisse, en Vincent Marlet, Belga News Agency Cronos: Mark De Nil, Marc Verlinde, Sander Houttekier en Mieke Van Gils Webnology: Michel Smeekens
Voorzitter: Jochem Van Hove Bijzitter: Katrien Molders en Lieve Hoflack
De informatievergadering leverde volgende verduidelijkingen op
Vragen
1. Bij upgrading CMS-engine en Update Lay-out staat er als eenheid "2500 tekens" ? Dit is volgens mij niet correct.
Upgrade CMS-engine verandert in update CMS engine en krijgt uur als eenheid ( VH = 20 uur) Update lay-out krijgt uur als eenheid ( VH = 20 uur) (zie aangepast bestek op E-notifications)
2. Intranet: 2.1 kan er meer informatie gegeven worden over de functionaliteiten van intranet?
Bestaat nog niet ( nieuwe site) Uitwisseling vertrouwelijke documenten tussen partners ( geen beperking tussen partners)
2.2 wenste u een interne webmail? Neen 2.3 Moet er aan documenten (tegelijk) kunnen samengewerkt worden? Neen
3. Vouchers 3.1 Moet dit gepushed worden naar een CRM? Neen (Formulier + file attachment; call per mail + loggen CMS) 3.2 Op pagina 24 staat proposal submission (Formulier + file attachment; call per mail + loggen CMS). Kan u iets specifieker duiden wat u daarbij van het webdesignbureau verwacht?
Programmatie + volledig design online invulformulier
Proposal submission= 1 p recto-verso
3.3 Dashboard nodig in de backend voor statussen aan inzendingen te geven (bijvoorbeeld handig voor interne opvolging) ? Neen 4. Newsletters: verzenden en opmaken moet via het CMS? Of koppeling met externe dienst? Of wordt dit volledig extern beheerd ? Verzenden en opmaken via CMS
5. Is er documentatie beschikbaar voor bbeu.org? Site
6. Vermoedelijk moet ook IE10 ondersteund worden? Ja
7. Moet de site ook responsive zijn ipv enkel tablet-friendly? Neen
8. Zoeken o Moet een advanced search mogelijk zijn? Zo ja, welke mogelijkheden? o Mogelijk om wildcards te gebruiken? o Zoeken op categorie en trefwoord? o Zoeken in media? Bv PDF documenten, alt-tags bij afbeeldingen,...
Zoeken per keyword
9. Workshops: 9.1 Beperkt aantal plaatsen?
Onbeperkt
9.2 Waar vinden de workshops plaats?
per regio ( NWE) , NL, B, Ir, UK, D
10. Deliverables op 17/5:
Enkel offerte en documenten , materiaal voor gunning – en selectiecriteria Geen wireframes
11. Wordt er momenteel al een analytics programma gebruikt op de bestaande sites, zo ja welk? Indien er nog geen analytics pakket gebruikt wordt is google analytics een optie? Google analytics
12. Is de aangeleverde content al aangepast voor gebruik op een website of dient deze nog te worden aangepast door een copywriter? In welke taal wordt de basis content aangeleverd?
Bestek Par 2.2; p 4 Engelstalige teksten worden aangeleverd door de opdrachtgever. De teksten worden gecopywrite (in functie van de zoekwoorden) door de opdrachtnemer.
13. Een goede navigatiestructuur hangt af van de behoeften van de eindgebruikers en de beschikbare content, zijn hierover al inzichten verzameld en gedocumenteerd? Indien deze reeds beschikbaar zijn kunnen wij hier inzicht in krijgen voor de voorbereiding van de gevraagde navigatiestructuur? Geen inzichten verzameld
Geen marktonderzoek gevraagd. Doen beroep op know-how oprachtnemer Geen bevraging bij doelpubliek
14. U wenst een timeline voor de ontwikkeling en het online plaatsen. Heeft u een bepaalde streefdatum waarop nieuwe website online moet zijn?
Zo vlug mogelijk, project loopt reeds, maar behalve 1 pagina is er nog geen website
15. Voor de beoordeling van de kwaliteit vraagt u een navigatiestructuur: verwacht u daarbij ook volledige uitgewerkte mockups?
Neen
16. Pagina 24: Moet er kunnen inschreven worden op events of zijn dit enkel aankondigingen?
Aankondigingen
17. Pagina 24: Newsletter: 4 x per jaar: naar hoeveel mailadressen wordt dit momenteel uitgezonden? Gebruikt u een e-mailmarketingplatform? Dient het CMS daar al dan niet mee gekoppeld te worden?
Verwacht wordt dat de newsletter naar zo’n 1000 mailadressen dient verzonden te worden Newsletters dienen vanuit de website verzonden te worden ( dus koppeling aan CMS) Differentiëring nodig? Neen 18. Wie is uw huidig communicatiebureau waarvan sprake op pagina 31
In aanbesteding
19. Bij welke functionaliteiten van Drupal zijn er zorgen ivm gebruiksvriendelijkheid en/of onderhoud door de community.
Probleem: verplicht inhoud neutraal maken voor plakken Formaat wijzigen niet meer mogelijk na invoeging uit databank Verder: aantonen voorgesteld CMS beantwoordt aan eisen ; Par 5.5 technische spec. P 29
Bijkomende vragen
20. Hoeveel video’s zullen er op de site te zien zijn? 1-5
21. Hoeveel foto’s zullen er geplaatst worden
Foto per pagina ( indien relevant) Fotogallerij dient voorzien Veel foto’s bij het equipment
22. Moet er een toelating zijn om bepaalde documentatie te downloaden
Ja
23. Boeteclausule werd niet gedefinieerd
Is standaard clausule voor laattijdige uitvoering volgens Art. 20 van de AAV
24. Hosting BBEU.org site
Huidige Hosting verloopt via open Minds
