Verkoop
INFORMATIEGIDS OVER DE CONTRACTUELE BEGINSELEN
– CONTRACTUELE STANDAARDBEPALINGEN VAN DE EUROPESE COMMISSIE TE BRUSSEL
VERKOOP
DEFINITIEVE VERSIE ◊◊◊
22 oktober 2009
1/15
Verkoop
INFORMATIEGIDS OVER DE CONTRACTUELE BEGINSELEN CONTRACTUELE STANDAARDBEPALINGEN VAN DE EUROPESE COMMISSIE TE BRUSSEL VERKOOP
INLEIDING ........................................................................................................................................................... 3 1.
CONTRACTUELE VOORWAARDEN.................................................................................................... 4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.
2.
FINANCIËLE VOORWAARDEN, HEFFINGEN EN VERZEKERINGEN........................................ 6 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
3.
EIGENDOMSOVERDRACHT EN RISICO'S .................................................................................................. 6 PRIJS EN BETALING VAN DE PRIJS .......................................................................................................... 6 HEFFINGEN EN BELASTINGEN ............................................................................................................... 7 BTW EN REGISTRATIE – PROTOCOL BETREFFENDE DE VOORRECHTEN EN IMMUNITEITEN ..................... 7
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN VOOR HET GEBOUW............................................................... 7 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. 3.3.6. 3.3.7. 3.3.8. 3.3.9. 3.3.10.
4.
SITUATIE VAN DE GEGADIGDE – GARANTIE- EN BORGSTELLING............................................................ 4 VOORWERP VAN DE VERKOOP............................................................................................................... 5 UITSLUITING ......................................................................................................................................... 5 OORSPRONG VAN EIGENDOM ................................................................................................................ 5 VRIJ EN ONBELAST ................................................................................................................................ 5 ERFDIENSTBAARHEDEN ........................................................................................................................ 5 GEDWONGEN MEDE-EIGENDOM ............................................................................................................ 5 GEBRUIK ............................................................................................................................................... 6 GESCHILLEN ......................................................................................................................................... 6
MILIEU.................................................................................................................................................. 7 MILIEUVERGUNNINGEN ........................................................................................................................ 7 ENERGIEPRESTATIES ............................................................................................................................. 7 BODEMVERVUILING .............................................................................................................................. 7 OVEREENSTEMMING MET INTERNE EN EXTERNE NORMEN .................................................................... 8 OVEREENSTEMMING MET HET MIT....................................................................................................... 8 STEDENBOUW ....................................................................................................................................... 8 WET BETREFFENDE DE TOEGANG VAN MINDERVALIDEN ....................................................................... 8 OVEREENSTEMMING VAN HET GEBOUW MET DE REGELGEVING EN NORMEN ........................................ 8 ASBEST ................................................................................................................................................. 9 INRICHTING VAN HET GEBOUW ............................................................................................................. 9 OMSCHRIJVING VAN DE WERKZAAMHEDEN .......................................................................................... 9 ALGEMENE REGELS BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE WERKZAAMHEDEN ................................. 10 VERGUNNINGEN ................................................................................................................................. 10 WIJZIGINGSWERKZAAMHEDEN: INDIRECTE KOSTEN ........................................................................... 11 UITVOERINGSGARANTIE ..................................................................................................................... 11 BOETEN WEGENS VERTRAGING BIJ DE BESCHIKBAARSTELLING .......................................................... 11 OVERMACHT ....................................................................................................................................... 11 VOORLOPIGE AANVAARDING .............................................................................................................. 12 DEFINITIEVE AANVAARDING ............................................................................................................... 12 TOTALE GARANTIE OP HET GEBOUW ................................................................................................... 12
ALGEMENE JURIDISCHE VOORWAARDEN .................................................................................. 13 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7.
GESCHILLEN ....................................................................................................................................... 13 AUTEURSRECHTEN.............................................................................................................................. 13 TOEPASSELIJK RECHT - BEVOEGDE RECHTERLIJKE INSTANTIE ............................................................ 13 TECHNISCHE GESCHILLEN ................................................................................................................... 14 VERTROUWELIJKHEID ......................................................................................................................... 14 CONTROLEMAATREGELEN EN BESCHERMING VAN DE BELANGEN VAN DE COMMISSIE ....................... 14 BELANGENCONFLICT .......................................................................................................................... 15
2/15
Verkoop
Inleiding In het kader van de mededeling van de Commissie inzake het vastgoedbeleid (COM(2007) 501) heeft de Commissie op 3 juni 2008 haar goedkeuring gehecht aan de mededeling van vice-voorzitter Kallas over de vaststelling van de methode die de Commissie moet toepassen bij de zoektocht naar en de onderhandelingen over gebouwen (C(2008) 2299 http://ec.europa.eu/oib/doc/com-080522_fr.pdf). In punt 3.3 van de methode worden de verschillende fasen van de vastgoedprocedure van de Commissie omschreven. Deze informatiegids heeft betrekking op fase V (punt 3.3.6) van deze procedure en heeft ten doel de transparantie te verhogen en de marktdeelnemers duidelijkere en preciezere informatie te verstrekken over de basisbeginselen en de contractuele voorwaarden die de Commissie wil laten naleven in het kader van de verkrijging van de volle eigendom van een gebouw te Brussel. Wanneer de gegadigde om naar behoren gemotiveerde redenen niet in staat is de contractuele beginselen van de Commissie in acht te nemen, moet hij in zijn voorstel een alternatief aanbieden. Er moet worden beklemtoond dat dit document louter een informatiegids is. Op het geselecteerde project, daaronder begrepen het contract, moeten de interne procedures van punt 3.3.7.1 van de methode worden toegepast. Het doorlopen van deze procedures is een voorwaarde voor de realisatie van het project. Zoals bepaald in punt 3.3.7.2 is de ondertekening van het contract door de gedelegeerde ordonnateur (de directeur van het Bureau infrastructuur en logistiek te Brussel - OIB) het enige formele element dat de Commissie kan binden. De ondertekening van de onderhandse akte en van de authentieke akte alsook de onderhandelingen vinden plaats in de kantoren van de Commissie, met uitzondering van de werfvergaderingen, die ter plaatse worden gehouden. Bij het begin van de onderhandelingen moeten de gegadigden het document "kennisgeving aan de actoren op de vastgoedmarkt" ondertekenen: "Als orgaan van de Europese Commissie is het Bureau infrastructuur en logistiek te Brussel (OIB) permanent op zoek naar kantoorruimte en staat het uit hoofde van zijn taken in voortdurend contact met de verschillende actoren op de Brusselse vastgoedmarkt. Daartoe onderhandelt OIB gelijktijdig met meerdere actoren op de vastgoedmarkt om op min of meer lange termijn de behoefte aan kantoorruimte van de Europese Commissie te dekken. Op elk vastgoedproject zijn de interne goedkeuringsprocedures van de Commissie van toepassing die ten doel hebben de instemming van de bevoegde controleautoriteiten te verkrijgen. Zolang OIB de projectontwikkelaar of de eigenaar niet in kennis heeft gesteld van deze formele instemming, blijft het vastgoedproject in de onderhandelingsfase en is de Europese Commissie op geen enkele wijze gebonden. Elk initiatief dat de projectontwikkelaar of de eigenaar van het gebouw in het algemeen neemt of elke bestelling van werkzaamheden/materialen die hij plaatst vóór de beëindiging van de interne procedure ter goedkeuring van het project en de formele ondertekening van het
3/15
Verkoop
contract, geschiedt bijgevolg in eigen naam, voor eigen rekening en onder eigen verantwoordelijkheid en kan in geen geval worden tegengeworpen aan de Europese Commissie. De Europese Commissie wijst derhalve elke aansprakelijkheid af voor de schade die de projectontwikkelaar of de eigenaar eventueel uit dien hoofde hebben geleden en is van mening dat deze schade een normaal risico van de vastgoedmarkt is. Voor elke contractuele verplichting is bijgevolg de voorafgaande kennisgeving van de formele instemming van de bevoegde controleautoriteiten vereist, gevolgd door de formele ondertekening van het contract door de directeur van OIB, die als enige bevoegd is om de Europese Commissie rechtsgeldig te binden. Gelezen en goedgekeurd Handtekening van de projectontwikkelaar/eigenaar + datum" Bij de evaluatie van de financiële voorwaarden van het project, is de Commissie voornemens rekening te houden met de volgende elementen:
de fiscale aspecten, met name de belastingen en heffingen die door de Commissie verschuldigd zouden zijn en die door de eigenaar niet mogen worden doorberekend in de prijs;
de eventuele terugvordering van btw die wordt gedragen door de eigenaar in het geval van de oprichting van een nieuw gebouw of een grondige renovatie;
de omvang van de opdracht.
.
1. Contractuele voorwaarden 1.1. Situatie van de gegadigde – garantie- en borgstelling De Commissie behoudt zich tot het einde van de onderhandelingsprocedure het recht voor de garanties te vragen die zij nodig acht om de technische capaciteit en de financiële solvabiliteit van de gegadigde te waarborgen. Meer bepaald behoudt de Commissie zich het recht voor een hoofdelijke borgstelling te vragen van de moedermaatschappij wanneer het gebouw het belangrijkste actief is van een onderneming van de groep van de gegadigde (type SPV/SPC – Special purpose Vehicle/Company). Deze garantie staat los van de bankgarantie betreffende de goede uitvoering van de werkzaamheden (zie punt 3.3.5). Indien de Commissie dit nodig acht, worden de rechtstoestand van het gebouw en de solvabiliteit van de gegadigde aan een due diligence onderzoek onderworpen.
4/15
Verkoop
1.2. Voorwerp van de verkoop In de beschrijving van het gebouw dat wordt verkocht, moeten de precieze kadastrale gegevens zijn opgenomen, alsook een opmeting van het gebouw door een door de Commissie aanvaarde landmeter-expert en zulks conform de meetvoorschriften (Code de mesurage) van de Commissie, die kunnen worden geraadpleegd op het volgende internetadres: Meetvoorschriften 1.3. Uitsluiting De verkoop heeft ook betrekking op de meters, kabels en leidingen, tenzij deze daarvan uitdrukkelijk zijn uitgesloten. Wanneer deze meters, kabels en leidingen geen eigendom zijn van de gegadigde, moet deze dat vermelden in het contract en moet hij vermelden welke titels daarop van toepassing zijn (bv. huurcontract). Op de datum waarop het gebouw beschikbaar wordt gesteld, zorgt de gegadigde er op eigen kosten en voor eigen rekening voor dat de desbetreffende titels worden gewijzigd. Op de datum van de voorlopige aanvaarding moet een contradictoire opgave van de meters worden opgesteld. 1.4. Oorsprong van eigendom De gegadigde moet gegevens betreffende de oorsprong van de eigendom over een periode van dertig jaar verstrekken (origine de propriété trentenaire). 1.5. Vrij en onbelast De verkoop wordt verricht door de verplichting voor de gegadigde om het gebouw te verstrekken vrij en onbelast van alle bevoorrechte en hypothecaire lasten en schulden die daarop zouden kunnen rusten, onder meer fiscale schulden. 1.6. Erfdienstbaarheden De gegadigde verstrekt een opgave van de wettelijke en contractuele erfdienstbaarheden die is opgesteld door een door de Commissie aanvaarde landmeter-expert op basis van eigendomstitels en een fysieke controle van het gebouw. Deze opgave wordt bij het contract gevoegd. 1.7. Gedwongen mede-eigendom In het geval van een gebouw met meerdere gebruikers, geeft de Commissie er de voorkeur aan dat de door haar gebruikte ruimten onafhankelijk blijven van de andere ruimten van het gebouw teneinde niet in het systeem van gedwongen mede-eigendom te moeten treden.
5/15
Verkoop
Indien dat, gelet op de structuur van het gebouw, niet mogelijk is (onmogelijkheid aan te tonen door de gegadigde), moet de basisakte vooraf door de Commissie worden goedgekeurd. In voorkomend geval moet de basisakte worden gewijzigd vóór het verlijden van de notariële akte om daarin de opmerkingen van de Commissie op te nemen. 1.8. Gebruik De door de Commissie te gebruiken ruimten zijn vrij van elk gebruiksrecht. In het geval van een gebouw met meerdere gebruikers, brengt de gegadigde de Commissie op de hoogte van alle lopende huurcontracten. De gegadigde verbindt zich ertoe de voorafgaande goedkeuring van de Commissie te verkrijgen voor elke nieuwe gebruiker van het gebouw. 1.9. Geschillen De gegadigde waarborgt in het contract dat er geen geschillen zijn met betrekking tot het gebouw.
2. Financiële voorwaarden, heffingen en verzekeringen 2.1. Eigendomsoverdracht en risico's De eigendom van het gebouw wordt overgedragen op het ogenblik van het verlijden van de authentieke akte. De risico's en het genot van het gebouw worden overgedragen op het ogenblik van de voorlopige aanvaarding van het gebouw door de Commissie. Tussen de datum van de voorlopige aanvaarding van het gebouw en de datum van het verlijden van de notariële akte wordt het gebouw gratis gebruikt door de Commissie, zij het onder haar eigen verantwoordelijkheid. 2.2. Prijs en betaling van de prijs De prijs moet worden betaald bij de ondertekening van de notariële akte. In het geval de Commissie in jaarlijkse termijnen wenst te betalen, worden de vorderingen van de verkoper overgedragen aan een financiële instelling. In ruil daarvoor betaalt deze financiële instelling op de datum van de ondertekening van de authentieke akte de overeengekomen prijs aan de verkoper. De financiële instelling wordt als volgt gekozen: De verkoper machtigt de Commissie om vóór de ondertekening van de notariële akte een oproep tot mededinging te doen aan de financiële actoren teneinde na te gaan welke financiële instelling het laagste tarief biedt voor de financiering van de jaarlijkse vorderingen die voortvloeien uit de verkoop met uitstel van betaling. Tussen de financiële instelling en de verkoper wordt dus een overeenkomst houdende overdracht van vorderingen gesloten.
6/15
Verkoop
2.3. Heffingen en belastingen Overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van het Protocol van 8 april 1965 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen is de Commissie vrijgesteld is van alle rechten, belastingen en heffingen. 2.4. Btw en registratie – Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten De gegadigde verbindt zich ertoe, wanneer het gebouw aan de desbetreffende wettelijke voorwaarden voldoet, de transactie aan btw te onderwerpen.
3. Technische voorschriften voor het gebouw 3.1. Milieu 3.1.1. Milieuvergunningen De gegadigde verstrekt de Commissie een kopie van de milieuvergunningen op basis waarvan het ingerichte gebouw wordt geëxploiteerd. De gegadigde waarborgt dat de milieuvergunningen definitief zijn en dat daartegen geen rechtsmiddelen meer openstaan. De gegadigde verstrekt de Commissie een verklaring van een controle-instantie waarin wordt bevestigd dat de ingedeelde inrichtingen in het gebouw de inrichtingen zijn waarvoor de milieuvergunningen zijn afgegeven, of verbindt zich er in voorkomend geval ten aanzien van de Commissie toe om de door deze controle-instantie vastgestelde inbreuken op de milieuvergunningen te regulariseren bij de bevoegde autoriteiten. Indien het om materiële inbreuken gaat, behoudt de Commissie zich het recht voor om te bepalen dat deze regularisatie een opschortende voorwaarde is. De gegadigde vervult de formaliteiten voor de overdracht van de milieuvergunningen aan de Commissie. 3.1.2. Energieprestaties De gegadigde verstrekt de Commissie een door een erkende instantie opgesteld verslag waarin wordt aangetoond dat de energieprestaties van het gebouw voldoen aan de in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest geldende voorschriften. 3.1.3. Bodemvervuiling De gegadigde verstrekt de Commissie:
een attest van het IBGE/BIM (Brussels Instituut voor Milieubeheer) waaruit blijkt dat het gebouw niet is opgenomen in de inventaris van sites met verontreinigde bodems. Dit attest moet worden verstrekt vóór de ondertekening van het contract, of
7/15
Verkoop
een verkennend bodemonderzoek, dat wordt erkend door het IBGE/BIM (Brussels Instituut voor Milieubeheer) en indien nodig aanvullende studies en/of maatregelen. De studie moet worden uitgevoerd vóór de ondertekening van het contract. Wanneer aanvullende maatregelen of studies nodig zijn, moet in het contract een opschortende of ontbindende voorwaarde worden opgenomen (naar keuze van de Commissie). 3.2. Overeenstemming met interne en externe normen 3.2.1. Overeenstemming met het MIT De gegadigde waarborgt dat de verkoop betrekking heeft op een gebouw dat is ingericht volgens de behoeften van de Commissie en dat voldoet aan de normen van het MIT (Handboek voor modelgebouw), behoudens uitzonderingen die limitatief zijn opgesomd in een bijlage bij het contract. 3.2.2. Stedenbouw De gegadigde verstrekt de Commissie een kopie van de stedenbouwkundige vergunningen die zijn afgegeven voor de oprichting/renovatie van het gebouw. De gegadigde waarborgt dat de stedenbouwkundige vergunningen definitief zijn en dat daartegen geen rechtsmiddelen meer openstaan. De gegadigde verstrekt de Commissie een attest van een architect waarin wordt bevestigd dat het opgerichte gebouw in overeenstemming is met de plannen die zijn gehecht aan de aanvraag om een stedenbouwkundige vergunning of verbindt zich er in voorkomend geval ten aanzien van de Commissie toe om de door deze architect vastgestelde inbreuken op de stedenbouwkundige vergunningen te regulariseren bij de bevoegde autoriteiten; met dien verstande dat, indien het om materiële inbreuken gaat, de Commissie zich het recht voorbehoudt om te bepalen dat deze regularisatie een opschortende voorwaarde is. 3.2.3. Wet betreffende de toegang van mindervaliden De gegadigde waarborgt dat het gebouw op de datum van de voorlopige aanvaarding voldoet aan de normen inzake de toegang van mindervaliden. De gegadigde verstrekt de Commissie een verslag van een erkende instantie waaruit blijkt dat het gebouw op de datum van de voorlopige aanvaarding in overeenstemming is gebracht met de voorschriften van de wet en het MIT. 3.2.4. Overeenstemming van het gebouw met de regelgeving en normen De volgende bepalingen van het MIT hebben betrekking op de overeenstemming van het gebouw met de regelgeving en normen:
8/15
Verkoop
"Het gebouw waarin de diensten van de Commissie moeten worden ondergebracht, is in alle opzichten in overeenstemming met de wetgeving van het land van vestiging. Vastgoedwetgeving kan worden ingedeeld op basis van de verschillende bouwstadia, van het ontwerp van het gebouw tot het gebruik ervan, namelijk:
stedenbouwkundige voorschriften milieuvergunningen),
architecturale voorschriften (architecturale vormgeving, structurele berekeningen voor de ruwbouw),
wetgeving betreffende technische installaties (afmetingen, energieverbruik),
wetgeving inzake arbeidsveiligheid en –hygiëne,
milieuwetgeving.
(stedenbouwkundige
vergunningen
en
Normen worden ingedeeld op basis van de normgevende instantie en het technische gebied waarop zij betrekking hebben. Met het oog op de toepassing van de wetgeving inzake veiligheid, wordt het door de diensten van de Commissie te gebruiken gebouw beschouwd als een gebouw voor privé-gebruik. Plaatsen die specifiek zijn bestemd voor de ontvangst van publiek, zoals informatiepunten, receptieruimten en dergelijke, worden echter beschouwd als openbare gebouwen. Elke werf in een gebouw voldoet aan de regelgeving inzake veiligheid." De gegadigde moet de Commissie de in het MIT genoemde administratieve stukken verstrekken. 3.2.5. Asbest Er moet op kosten en voor rekening van de gegadigde een certificaat "asbestos free/asbestos safe" worden verstrekt. 3.3. Inrichting van het gebouw 3.3.1. Omschrijving van de werkzaamheden Het begrip werkzaamheden omvat:
basiswerkzaamheden die de gegadigde voor eigen rekening en onder eigen verantwoordelijkheid uitvoert tot de voorlopige aanvaarding;
specifieke inrichtingswerkzaamheden die de gegadigde voor eigen rekening en onder eigen verantwoordelijkheid uitvoert tot de voorlopige aanvaarding om aan de behoeften van de Commissie te voldoen en volgens een tussen de gegadigde en de Commissie overeengekomen programma;
9/15
Verkoop
werkzaamheden die de gegadigde voor eigen rekening en onder eigen verantwoordelijkheid uitvoert na de voorlopige aanvaarding om aan de behoeften van de Commissie te voldoen.
3.3.2. Algemene regels betreffende de uitvoering van de werkzaamheden De gegadigde voert de werkzaamheden uit of laat ze uitvoeren volgens de strengste regels van het vak. Hij gaat dienaangaande een resultaatsverbintenis aan. De gegadigde is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen die met name krachtens de fiscale, de sociale en de arbeidswetgeving op hem rusten. De gegadigde sluit bovendien een adequate aansprakelijkheidsverzekering af (met name een verzekering "alle werfrisico's") De gegadigde doet zelf het nodige om alle vergunningen en machtigingen te verkrijgen die voor de uitvoering van de werkzaamheden vereist zijn krachtens de wetten en voorschriften die gelden op de plaats waar de aan de gegadigde toevertrouwde prestaties moeten worden uitgevoerd. De gegadigde ziet erop toe dat alle personeelsleden die de werkzaamheden uitvoeren over de beroepskwalificaties en -ervaring beschikken die voor de uitvoering van de hem toevertrouwde prestaties vereist zijn. De gegadigde mag de Commissie niet vertegenwoordigen of zich op zodanige wijze gedragen dat hij die indruk wekt. Hij brengt derden ervan op de hoogte dat hij geen deel uitmaakt van het Europees ambtelijk apparaat. De Commissie wordt uitgenodigd deel te nemen aan alle studie- en werfvergaderingen die na de ondertekening van het contract worden georganiseerd. De Commissie kan agendapunten voor deze vergaderingen voorstellen. De Commissie kan ook het initiatief nemen om vergaderingen betreffende de werkzaamheden te beleggen. De Commissie is de geadresseerde van alle uitvoeringsstukken (plannen, schetsen, technische fiches, enz.) die door de uitvoerders van de werkzaamheden worden opgesteld. Zij beschikt over een termijn van twee weken om eventueel opmerkingen te maken. De door de directeur van OIB naar behoren aangewezen vertegenwoordigers hebben vrije toegang tot de werf, mits zij de voorschriften betreffende de veiligheid op de werf in acht nemen. 3.3.3. Vergunningen De verkrijging door de gegadigde van alle uitvoerbare, definitieve vergunningen waartegen geen rechtsmiddelen meer openstaan en die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden is een opschortende voorwaarde voor de inwerkingtreding van de verkoop.
10/15
Verkoop
3.3.4. Wijzigingswerkzaamheden: indirecte kosten Wanneer de Commissie om wijzigingswerkzaamheden verzoekt, moet de gegadigde de Commissie schriftelijk meedelen wat de eventuele gevolgen zijn voor de prijs en de datum van beschikbaarstelling. 3.3.5. Uitvoeringsgarantie Voor de inrichtingswerkzaamheden wordt een bankgarantie van 5% tot 10% van het bedrag ervan verstrekt. Deze garantie is onmiddellijk opvraagbaar en wordt bij de ondertekening van het contract gesteld. De helft van deze garantie wordt vrijgegeven bij de voorlopige aanvaarding en de andere helft bij de definitieve aanvaarding. In uitzonderlijke gevallen kan de Commissie instemmen met een voorlopige aanvaarding in fasen (in plaats van één enkele voorlopige aanvaarding). In dat geval wordt een onmiddellijk opvraagbare bankgarantie van 100% van het bedrag van de resterende inrichtingswerkzaamheden gevraagd. Deze garantie wordt gesteld bij de ondertekening van het contract. Zij wordt bij de voorlopige aanvaarding verlaagd tot 2,5% en wordt bij de definitieve aanvaarding volledig vrijgegeven. 3.3.6. Boeten wegens vertraging bij de beschikbaarstelling De boete bij te late beschikbaarstelling van het gebouw wordt per dag vertraging vastgesteld in het contract. Deze vergoeding is van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd aan de Commissie. De vergoeding is een vast totaalbedrag behalve wanneer de gegadigde bedrog heeft gepleegd. Zij is niet verschuldigd in het geval van overmacht, door de Commissie gevraagde wijzigingswerkzaamheden of elke andere vertraging die te wijten is aan de Commissie. De boete wegens vertraging is verschuldigd voor een periode van maximaal zes maanden. Wanneer deze termijn van zes maanden wordt overschreden, kan de Commissie het contract opzeggen, voor zover deze vertraging niet te wijten is aan de Commissie. Deze vergoeding blijft behouden voor de Commissie. De boete wegens vertraging is niet van toepassing op de Commissie. De gegadigde moet de werkelijk geleden schade aantonen. 3.3.7. Overmacht De bepaling inzake overmacht is gebaseerd op de volgende definitie: "Onder 'overmacht' wordt elke onvoorzienbare en buitengewone situatie of gebeurtenis verstaan die onafhankelijk is van de wil van de contractpartijen en die niet kan worden toegeschreven aan een fout of een nalatigheid van een van hen of van een subcontractant, maar die een van de partijen verhindert een van haar contractuele
11/15
Verkoop
verplichtingen na te komen en die ondanks alle passende voorzorgsmaatregelen niet had kunnen worden voorkomen. Gebreken in uitrusting of materiaal of vertraging bij de beschikbaarstelling daarvan, arbeidsconflicten, stakingen of financiële moeilijkheden kunnen niet worden aangevoerd als gevallen van overmacht, tenzij deze zelf rechtstreeks het gevolg zijn van een duidelijk geval van overmacht." 3.3.8. Voorlopige aanvaarding Er is één enkele voorlopige aanvaarding voor het gebouw en de werkzaamheden. Alleen de Commissie heeft de bevoegdheid om af te wijken van dit beginsel. De voorlopige aanvaarding is een opschortende voorwaarde voor de ingebruikneming van het gebouw door de Commissie. Het contract bevat een gedetailleerde procedure voor de organisatie van de voorlopige aanvaarding tussen de gegadigde en de Commissie (bezoeken vóór de aanvaarding, stukken te verstrekken vóór, tijdens en na de aanvaarding, vorm en inhoud van het proces-verbaal van voorlopige aanvaarding, enz.). De Commissie heeft vanaf de voorlopige aanvaarding één maand om de zichtbare gebreken te melden die niet aan het licht zijn gekomen bij de voorlopige aanvaarding. Indien de Commissie beslist tot een voorlopige aanvaarding in fasen, begint deze maand te lopen vanaf de voorlopige aanvaarding van de laatste fase en voor het gehele gebouw. De voorlopige aanvaarding is het beginpunt van de in punt 3.3.10 bedoelde totale garantie. 3.3.9. Definitieve aanvaarding De definitieve aanvaarding verloopt op dezelfde wijze als de voorlopige aanvaarding. De gegadigde draagt alle vorderingen en garanties betreffende de werkzaamheden en het gebouw over aan de Commissie vanaf de datum van de definitieve aanvaarding. 3.3.10. Totale garantie op het gebouw Voor elk nieuw gebouw of elk gebouw dat wordt gerenoveerd of moet worden ingericht, geldt een zogenaamde "totale" garantie van twaalf maanden. Deze garantie heeft betrekking op het basisgebouw en de inrichtingswerkzaamheden, zelfs wanneer het basisgebouw reeds voorlopig is opgeleverd. De door de Commissie gevraagde standaardbepaling is: "Tijdens de garantieperiode die ligt tussen de voorlopige aanvaarding en de definitieve aanvaarding en die minimaal twaalf (12) maanden bedraagt, laat de gegadigde zo spoedig mogelijk en volgens een tussen de partijen overeengekomen tijdschema de nodige werkzaamheden en herstellingen uitvoeren die zijn vermeld in het proces-verbaal van voorlopige aanvaarding, rekening houdend met de gewone of bijzondere vereisten voor het gebruik van het gebouw.
12/15
Verkoop
Bovendien moet de gegadigde tijdens de garantieperiode alle gebreken, gebrekkige uitvoering van werken, nalatigheden of onregelmatigheden betreffende het gebouw die tijdens deze garantieperiode tot de definitieve aanvaarding aan het licht komen, herstellen, met inbegrip van — maar niet beperkt tot:
gebreken in materiaal of uitrusting, waaronder elk gebrek aan liften, systemen voor besturing op afstand en cabines;
gebreken met betrekking tot het ontwerp, de fabricage, de constructie, de montage, de uitvoering, de werking of de prestatie;
alle uit deze gebreken voortvloeiende directe schade.
Onder deze verplichting zijn niet begrepen de normale onderhoudswerkzaamheden en de werkzaamheden die het gevolg zijn van een fout, een ongeval, een diefstal of een poging tot diefstal, verkeerd gebruik, slecht onderhoud, toeval of overmacht." In het geval van een nieuw opgericht gebouw moet de gegadigde een tienjarige garantie bieden.
4. Algemene juridische voorwaarden 4.1. Geschillen De gegadigde waarborgt in het contract dat er geen geschillen zijn met betrekking tot het gebouw. 4.2. Auteursrechten De verkoop van een gebouw aan de Commissie moet inhouden dat de auteursrechten op het architectonische werk, d.w.z. het gebouw, worden overgedragen. Deze afbeeldingsrechten moeten bij de ondertekening van het contract kosteloos aan de Commissie worden overgedragen voor niet-commerciële doeleinden. De overdracht aan de Commissie kan een niet-exclusief karakter hebben. 4.3. Toepasselijk recht - bevoegde rechterlijke instantie Wat het toepasselijke recht en de bevoegde rechterlijke instantie betreft, wordt de volgende bepaling gebruikt: "Op elk geschil in verband met de uitvoering of de uitlegging van het contract is het Belgische recht van toepassing. Wanneer geen minnelijke schikking kan worden bereikt en onder voorbehoud van het artikel betreffende technische geschillen, vallen de geschillen over de uitlegging en de toepassing van het contract onder de exclusieve bevoegdheid van de rechterlijke instanties van Brussel."
13/15
Verkoop
4.4. Technische geschillen In het geval van een technisch geschil, komen de partijen overeen de geschilpunten ter beslissing aan een onafhankelijke technische deskundige voor te leggen, die in onderlinge overeenstemming tussen de gegadigde en de Commissie wordt aangewezen. De beslissing van de onafhankelijke technische deskundige is definitief en bindend voor de partijen. De partijen dragen elk de helft van de honoraria en kosten van de onafhankelijke technische deskundige. 4.5. Vertrouwelijkheid De door de Commissie gevraagde standaardbepaling is: "De gegadigde verbindt zich ertoe alle inlichtingen of documenten die verband houden met de uitvoering van het contract, strikt vertrouwelijk te behandelen, er geen gebruik van te maken en ze niet aan derden te verstrekken, behalve wanneer hij wettelijk verplicht is bepaalde gegevens bekend te maken. In dat geval beperkt hij deze bekendmaking tot het wettelijk noodzakelijke minimum. Deze verbintenis blijft ook na de ondertekening van het contract gelden. De gegadigde draagt er zorg voor dat zijn personeel, bestuur en directie de verbintenis aangaan dat zij het vertrouwelijke karakter van elk gegeven, en met name van de plannen, dat direct of indirect verband houdt met de uitvoering van de werkzaamheden in acht zullen nemen en dat zij geen enkel document of gegeven dat niet eerder openbaar is gemaakt, aan derden zullen verstrekken of ten eigen bate of ten bate van derden zullen aanwenden, ook niet nadat het contract is gesloten." 4.6. Controlemaatregelen en bescherming van de belangen van de Commissie De door de Commissie gevraagde standaardbepaling is: "Overeenkomstig artikel 142 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen is de Europese Rekenkamer bevoegd vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo de documenten te verifiëren die berusten bij de natuurlijke personen aan wie of de rechtspersonen waaraan overmakingen uit de begroting van de Europese Gemeenschappen ten goede komen. De Commissie of een externe instantie van haar keuze heeft vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo dezelfde rechten als de Europese Rekenkamer voor het verrichten van controles en audits, voor zover die betrekking hebben op de naleving van de contractuele verplichtingen. Bovendien kan het Europees Bureau voor fraudebestrijding overeenkomstig Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad en Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo ter plaatse controles en inspecties uitvoeren."
14/15
Verkoop
4.7. Belangenconflict De door de Commissie gevraagde standaardbepaling is: "De gegadigde neemt alle vereiste maatregelen om situaties te voorkomen die de onpartijdige en objectieve uitvoering van het contract in het gedrang kunnen brengen. Een dergelijk belangenconflict kan onder meer voortvloeien uit een economisch belang, uit politieke of nationale affiniteiten, uit familiale of affectieve banden of uit andere relevante connecties of andere gedeelde belangen. Elk belangenconflict dat zich tijdens de uitvoering van het contract voordoet, moet de Commissie onverwijld schriftelijk ter kennis worden gebracht. Bij een dergelijk conflict neemt de gegadigde onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen voor de oplossing ervan."
15/15
