Informatiebeheerder lokale besturen. Module 4 Informatiesystemen. Ivan Stuer 5 maart 2013

Informatiebeheerder lokale besturen

Module 4 Informatiesystemen

Ivan Stuer 5 maart 2013

Agenda •  •  •  •  • 

Optimale informatiesystemen Authentieke gegevensbronnen Midoffice concepten Geografische informatiesystemen Specifieke informatiesystemen –  BI, BBC, FMIS, Backoffice systemen

Optimale informatiesystemen

Huidige situatie •  •  •  • 

Systemen zijn sectorieel gegroeid Sterk geënt op wetten, decreten, … Ingevuld door beperkt aantal leveranciers Informatiesystemen zijn silo’s geworden

Gevolgen: •  Enkel informatie voor de betreffende dienst •  Geen overkoepelende beleidsinformatie •  Datavervuiling •  Wildgroei van Access databases, Excel files en andere goedbedoelde initiatieven

Huidige situatie

Data

Verwerking

Loket Burger (klant)

Burger (klant)

Huidige situatie •  In grotere steden levert ICT diensten aan conglomeraat van 80 tot 100 diensten, met elk hun eigen wensen en systemen –  –  –  – 

Duur Inefficiënt Niet klantvriendelijk …

•  Dé gemeente bestaat niet •  Burgers, bedrijven of verenigingen begrijpen dit niet en aanvaarden dit ook niet langer –  E-loketten, dossieropvolging, sociale media,… –  Maken geen onderscheid tussen diensten of lokaal, provinciaal, gewestelijke of federale overheid

Gewenste situatie

Stad

OCMW

Horizontale Applicatielaag Proceslaag (Business) Datawarehouse Hardwarelaag (virtualisatie) Netwerklaag (fiber optic) Eddy Van der Stock

verzuilde situatie … wegwerken


Internet / Thuisloket

Ivan Stuer

Dienst Z

Dienst B ocmw

stad

vkbp

vkbo

Dienst A

Intranet / CRM/ FM (middlewares)

Geïntegreerde datalaag

GIS Data

Praktijk bij opstart integratie

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch 5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch 5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Management - Analyse bestaande situatie •  Audit van de omgeving zal bijna zeker opleveren: –  Veel aparte adresbestanden zonder link naar rijksregister •  Aanschrijven overleden mensen?

–  Mogelijk een aantal bedrijvengidsen •  Dienst economie, communicatie, belastingen, milieu? Welke is juist?

–  Problemen met facturatie •  Verkeerde adressen, geen link met premies, subidies, vergunningen….

Management - Analyse bestaande situatie –  Meldingen via diverse kanalen •  Verplicht ‘brieven’register •  ‘Bierkaartjes’ politici •  Meldpunt •  Mail op diensten •  Telefoon op diensten •  Facebook??, Twitter?? •  Klachten? Eenduidige definitie van een klacht ??

–  Overzicht? Geïntegreerde dossiers? Statussen?

Management - Analyse bestaande situatie –  E-government. Yes! But: •  Is er 1 website of heeft elke dienst zijn eigen portaal? •  Hoe werkt het e-loket? –  Print van een PDF? –  Formulier in mail? –  Link met dossiers? –  Authenticatie?

•  Geeft de website up-to-date informatie uit uw systemen of moet die apart worden geüpdatet? –  Werkt dit?

Management - Analyse bestaande situatie –  E-government. Yes! But: •  Is de website een aanhangsel van elke verticale silo? •  Of mooi geïntegreerd, maar enkel op niveau van de communicatiedienst –  M.a.w: proficiat u heeft een nieuwe silo gecreëerd!

–  Vergeten we geen doelgroepen? Zijn die juist? –  Bestaat de gesubsidieerde vereniging wel nog? –  Wie levert informatie aan notarissen, architecten? Consistent?

Management - Analyse bestaande situatie –  Informatieveiligheid ? •  Waarschijnlijk wel goede ICT-technische maatregelen, maar –  Alle privacygevoelige informatie afgeschermd en toegang gelogd? –  Finaliteit en proportionaliteit onder controle? –  Informatie correct? (= 1 van de decretale verplichtingen van interne controle)

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie

2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch 5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Management - ‘need to change’ Wie ligt hier van wakker? Objectiveren •  Wat wil de burger, wat wil het bestuur –  Kijk partijprogramma’s of witboeken na J

Kwalificeren en kwantificeren –  –  –  – 

Verlies aan inkomsten Teveel aan uitgaven Verlies aan stemmen (!) Belang goede beleidsinformatie

Management - ‘need to change’ Veranderingsmgmt: •  keuze voor Burning platform ! •  “Act now”, “yes we can”, en als we niets doen zijn we in 2020 failliet •  Profiteer van nieuw(e) bestuur(speriode)

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness

3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch 5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Management – creëer visie •  Burger wil… –  Persoonlijke internet pagina? –  Duidelijke en correcte website? –  Email diensten? –  SMS diensten? –  Geïntegreerd dossier? –  Contact via Twitter/facebook? –  Betere openingsuren? 1-stop shop? –  Niets?

Management – creëer visie •  Bedrijven en verenigingen willen… –  1 gecentraliseerd dossier? –  Geen aparte vragen en belastingen van alle diensten apart –  Proactief advies? •  •  •  • 

Locatie Premies en subsidies Samenwerkingsverbanden ….

Management – creëer visie •  Bestuur wil… –  Beslissingen kunnen afstemmen op feiten ipv buikgevoel? –  Effecten van beslissingen kunnen opvolgen –  Besparen? •  er kan geen volk weg want… klopt dit ?

–  Sensitiviteitsanalyses? •  Wanneer zijn er meeste vragen/bezoeken, waarom, doorlooptijd dossiers, piekmomenten? •  Afstemmen op verlof, werving, openingsuren

–  Opvolging kwaliteit? IKZ/CAF/EFQM

Management – creëer visie •  Medewerkers willen… –  Beter werkopvolgssysteem –  Minder ad-hoc werken –  Minder e-mail chaos –  Goede basisinformatie –  ….

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?)

4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch 5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Management - sponsors •  Indien de analyse en visie fase geen sponsors heeft opgeleverd, herbegin. •  Leg vast wat de sponsors willen als uitkomst •  Sponsors nodig binnen MAT, bestuur, diensten, klanten •  Rapporteer hierover –  Zie modellen project en veranderingsmanagement!

Begin niet zomaar vanuit ICT

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur

Technisch 5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Van Management naar Technisch •  Schakels nodig: –  Business analisten –  Functionele analisten –  Informatiemanagers –  Kwaliteitsbewakers –  Procesanalisten –  Project managers

•  Vooraf goed rollen en verantwoordelijkheden vastleggen

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch

5.  Keuze systemen 6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Technisch – keuze systemen •  Componenten –  Datalaag –  Proceslaag –  Horizontale toepassingslaag –  Ontsluitingslaag?

Gewenste situatie

Stad

OCMW

Horizontale Applicatielaag Proceslaag (Business) Datawarehouse Hardwarelaag (virtualisatie) Netwerklaag (fiber optic) Eddy Van der Stock

verzuilde situatie … wegwerken


Internet / Thuisloket

Ivan Stuer

Dienst Z

Dienst B ocmw

stad

vkbp

vkbo

Dienst A

Intranet / CRM/ FM (middlewares)

Geïntegreerde datalaag

GIS Data

Technisch – keuze systemen •  Voeg technische principes aan uw visie toe: –  Centrale databronnen –  Vertrek vanuit producten en horizontale processen –  Ga na wat processen gemeenschappelijk hebben (‘platkloppen’) –  Leg de nadruk op de stappen van een proces (statussen) en niet op de uitzonderingen •  Anders risico op vastlopen

Technisch – componenten Verschillende studies •  Hogeschool Gent •  V-ICT-OR werkgroep –  Brochure: kerndata aan het werk in uw bestuur

•  IWT 3xI project inzichten •  Algemene principes van Enterprise Resource Planning (SAP, Siebel, …)

Technisch – componenten 1.  Lokale Authentieke Bronnen (LAB) –  Gekoppeld met centrale bronnen •  •  •  •  • 

KBO Rijksregister (lokaal bevolkingsbestand) CRAB Kadaster Interbestuurlijke producten en dienstencatalogus

–  In-house gemaakt •  • 

Verenigingen Protocol en andere lijsten

Technisch – componenten 2. Gestructureerde werkomgeving –  Workflowsysteem –  Documentenbeheersysteem (DMS) –  Facility Management systeem (FMIS) –  Citizens relationship management systeem (CRM) –  …

Technisch – componenten 3. Centrale dossierkast –  ?

Technisch – componenten 4. Broker of enterprise service bus –  Systeem voor koppeling en uitwisseling van gegevens –  Kan eventueel de centrale dossierkast vervangen -> afhankelijk van de initiële visie

Technisch – componenten Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats

•  => broker

algemene gegevens worden centraal opgeslagen

•  => LAB (lokale authentieke bron)

Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven

•  => digitale werkomgeving

algemene dossiergegevens worden centraal opgeslagen

•  => dossierkast

CRM, workflow, …

Sorteercentrum

Wie, wat, status, …

Centraal Magazijn • Personen • Bedrijven • Adressen

40

Groeipad(en)

41

Belei d

klant

Beleidsinformatie (BBC), dossierbeheer

Authentieke Bronnen (LBV, CRAB, VKBO)

Dienst XYZ

…

…

Jeugd

Bibliotheek

Brandweer

Ruimtelijke ordening

…

Bevolking

Middleware (CRM, DMS, WF, FMIS)

5. Mijn loket klant

Belei d

Beleidsinformatie (BBC), 3. Centraal 4. dossierbeheer Dossier beleidsinformatie

1. Ontsluiting Authentieke Bronnen (LBV, CRAB, VKBO)

Dienst XYZ

…

Jeugd

Bibliotheek

Brandweer


…

Bevolking

2. Midoffice Middleware (CRM, DMS, WF, FMIS)

Hoe beginnen we hieraan? Management 1.  Analyse bestaande situatie 2.  ‘need to change’ – awareness 3.  Visie uitschrijven (wat willen we bereiken?) 4.  Sponsors binnen diensten, MAT en bestuur Technisch 5.  Keuze systemen

6.  Afstemmen bestaande ‘pakketten’ op gekozen systemen

Technisch – quid bestaande pakketten Et maintenant, que vais-je faire Vers quel néant glissera ma vie?

Agenda •  •  •  •  • 


Authentieke gegevensbronnen Probleemstelling 1.  Bestaan ze? 2.  Zijn ze vrij raadpleegbaar? 3.  Kunnen we ze gebruiken binnen de bestaande systemen? 4.  Kunnen we ze koppelen met de andere systemen?

AB – bestaan ze? •  •  •  •  •  •  • 

Rijksregister (Fod BZ) Kruispuntbank ondernemingen (Fod Economie) Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) Centraal referentie adressenbestand (AGIV) Kadaster (Fod Fin) Mandaten GIS kaarten en datalagen (AGIV)

Misschien zelfs •  Sportclubs (Bloso) •  Jeugdverenigingen (Jeugdwerknet) •  Cultuurverenigingen (Uitdatabank)

AB – bestaan ze? Maar ook: Beheer eigen lokale authentieke bronnen •  •  •  •  •  •  • 

Sport – sportdienst Cultuur – cultuurdienst Jeugd – jeugddienst Speelpleinen? Evenementen? Contactgegevens verenigingen en bedrijven? Klantencontacten?


AB - raadpleegbaarheid

AB - raadpleegbaarheid •  Rijksregister: problematisch •  tot voor kort enkel binnen burgerzaken •  Nu globale machtiging gegeven via VVSG •  moet nog praktisch worden bekeken •  In principe wel gemachtigd tot gebruik eigen gegevens •  Lokaal bevolkingsbestand •  Ook discussie •  Kruispuntbank ondernemingen: geen probleem •  KSZ: enkel voor sociale dossiers & binnen OCMW •  Zware eisen aan informatiebeveiliging •  CRAB, GIS, … : geen probleem


AB – binnen bestaande systemen?

Ja, maar ó •  Binnen de silo pakketten ó •  Traditionele leveranciers hebben koppeling gemaakt ó •  Bijbetalen voor de koppelingen En als we dit dan al hebben binnen een pakket, hoe geraken de data in onze andere systemen? Soms is de datakwaliteit niet goed: CRAB, (V)KBO


AB – koppelen •  Uitdagingen: •  Rechtstreekse ontsluiting: •  RR: neen •  (V)KBO: webservices of batch •  CRAB: batch •  GIS: batch •  Kadaster: batch •  Via een CEVI, CIPAL, … pakket •  Ja, maar dan zit het binnen dat pakket •  Mogelijkheid tot ontsluiten op database niveau •  Maar: •  Soms zijn de logins niet gekend •  It takes two to tango

Belei d

klant



Dienst XYZ

…

Jeugd

Bibliotheek

Brandweer


…

Bevolking

Middleware (CRM, DMS, WF, FMIS)

AB – koppelen Huidige situatie: •  CIPAL via Themis •  CEVI via hun WinBV •  Syx via koppelingen met CEVI en CIPAL •  Andere toepassingen met dure koppelingen of ad hoc door bestuur met Broker of ESB Problemen: •  Elk pakket houdt min of meer vast aan eigen database •  Onduidelijkheden over machtigingen •  Geen standaarden

AB - conclusie •  Gebruiken? •  Absoluut •  Datakwaliteit verbetert door gebruik en terugkoppeling •  Aanbeveling om authentieke bron waar nodig aan te vullen met eigen gegevens •  Proberen om naar 1 versie van de waarheid te streven •  Proberen om 1 systeem per bron over te houden en leveranciers verplichten daarmee te koppelen

Agenda •  •  •  •  • 


Midoffice •  Zit tussen de frontoffice en de backoffice •  Niet zomaar een stuk software uit de doos •  Soms moeilijk ‘grijpbaar’ Definitie: verzameling van kerndata en toepassingen die optreedt als schakel tussen de frontoffice en de backoffice

Belei d

klant



Dienst XYZ

…

Jeugd

Bibliotheek

Brandweer


…

Bevolking

2. Midoffice Middleware (CRM, DMS, WF, FMIS)

Midoffice Fat midoffice: •  Alles in 1 systeem (genre SAP) •  Niet aan te raden omwille van bestaande systemen (tenzij grote budgetten) •  Misschien mogelijk vanuit Vlaanderen? Small midoffice •  Zorgen voor ontsluiting kerndata en dossiervorming •  Systemen selecteren en consistent implementeren

Midoffice – verschillende systemen •  •  •  • 

CRM: customer/citizens relationship management DMS: document management FMIS: facility management information system Workflow systeem: activering van procesmanagement software •  Datawarehouses

Midoffice – hoe aanpakken •  Analyse van type gegevens en dossiers •  Keuze van meest optimale systeem om de gegevens: •  In te beheren •  Uit te ontsluiten •  Hanteren van algemene principes, zoals bijvoorbeeld: •  Contactgegevens binnen een CRM systeem •  Geografische data binnen GIS •  Gebouwen, voorraden,… binnen FMIS •  Documenten binnen DMS •  Dossiers ‘in zijn geheel’ of ‘statusgewijs’ bijhouden

Systemen

GIS

Authentieke Bronnen

WerkstromenDocumenten

Kaarten/lagen Gebouwen

FMIS

CRM

BBC

Voorraden

Planning HR

Inventaris

Planning orders

Contacten

Contracten

Adressen

Meldingen

Budgetten

Facturen

Bestelbons

DM S

Midoffice Principes vastleggen en afdwingen, intern en extern (zie Management stap) Maak een goede informatiearchitectuur, leg vast welk systeem, waar wordt verwerkt Hang het (vereenvoudigd) schema boven uw bed

Midoffice – CRM •  Customer relationship management oftewel CRM (ook 'klantrelatiebeheer', soms 'relatiemarketing ' of 'verkoopbeheersysteem') is een werkwijze alsmede een technologie waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat •  Is eigenlijk een systeem voor het opvolgen van commerciële relaties •  Kan worden aangepast aan gebruik binnen lokale besturen

Midoffice – CRM

•  100-en verschillende softwares •  MSFT CRM •  Salesforce •  SugarCRM (open source) •  ….

Midoffice – CRM •  Onder impuls van Aalter is er een groep van gemeenten die ontwikkelingen willen delen op basis van Microsoft Dynamics CRM CCSP (common citizens shared platform) •  Basisprincipe zie whitepaper, goedgekeurd door MSFT http://issuu.com/v_ict_or/docs/ common_citizen_service_platform_whitepaper_v1_1? mode=window&viewMode=doublePage

Midoffice – CRM

Midoffice – CRM •  CRM werkt met entiteiten, werkstromen, weergaves, formulieren •  Kan worden gebruikt als small en fat midoffice •  Voorbeelden van toepassingen buiten het contactenbeheer: •  Beheer leegstand •  Meldingen, klachten en briefregistratie •  Inventaris •  Opvolging van collegebeslissingen •  Is in zeker zin vergelijkbaar met een organisatiebrede Access database (maar met performante database en multi-user) Keuze: gebruiken als Fat Midoffice? Of enkel statussen uit backoffice toepassingen verzamelen?

Systemen

GIS

Authentieke Bronnen



FMIS

CRM

BBC

Voorraden

Planning HR

Inventaris

Planning orders

Contacten

Contracten

Adressen

Meldingen

Budgetten

Facturen

Bestelbons

DM S

Document management systeem Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is over het algemeen een opslagplaats of repository waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is. ⇒ Consequent zijn: dwz afdwingen dat alle toepassingen hun documenten in het centrale DMS stockeren ⇒ Uiteraard weerom moeilijk met legacy applications

Document management systeem Ook weer tientallen voorbeelden •  MSFT sharepoint •  Alfresco •  Documentum •  Open Source pakketten

Document management systeem •  Principe: Document 1 keer opslaan met status en metadata •  Werkstroom met statusinformatie (voorstel, goedgekeurd, verstuurd, etc…)

Document management systeem

+ Archivering !

DMS - archivering

Moet van bij de aanmaak van een document rekening worden gehouden met de archivering ervan? Met welke metadata? Standaarden?

Systemen

GIS

Authentieke Bronnen



FMIS

CRM

BBC

Voorraden

Planning HR

Inventaris

Planning orders

Contacten

Contracten

Adressen

Meldingen

Budgetten

Facturen

Bestelbons

DM S

Geografisch informatiesysteem GIS Een geografisch informatiesysteem (meestal afgekort tot: GIS) is een informatiesysteem waarmee (ruimtelijke) gegevens of informatie over geografische objecten, zogeheten geo-informatie kan worden opgeslagen, beheerd, bewerkt, geanalyseerd, geïntegreerd en gepresenteerd. De plaats waar iets 'is' of 'gebeurt' is dus heel belangrijk. Tot het GIS in ruimere zin worden ook gerekend de procedures, de organisatie en het personeel en zeker niet op de laatste plaats, de data bij het toepassen van dit informatiesysteem. Een GIS-afdeling in een organisatie houdt zich dan ook vaak (bedrijfsbreed) bezig met wat men noemt de geo-informatie voorziening. De kracht van een GIS ligt in het vastleggen, combineren, analyseren en presenteren van gegevens met een ruimtelijke component om zo informatie te verkrijgen. Veel gegevens en informatie bevatten een ruimtelijke component zodat we die gegevens en informatie over objecten een plaats op een landkaart kunnen weergeven (geocoderen) en vervolgens de gegevens ruimtelijk met elkaar in verband kunnen brengen. Het vastleggen waar iets is of gebeurt doen we in een referentiestelsel

Geografisch informatiesysteem GIS Volgens sommige studies heeft 70 tot 80% van de data binnen een gemeente een geografische component. •  Milieu •  Ruimtelijke ordening •  Mobiliteit •  Groen •  Openbare werken •  Politie/Brandweer •  Begraafplaatsen •  Technische dienst •  ….

GIS - AGIV •  •  •  •  •  • 

Grootschalig Referentie Bestand (GRB) Centraal Referentie Adressen Bestand (CRAB) Kabel en Leidingen Informatie Portaal (KLIP) INSPIRE GDI-Vlaanderen testbed GIPOD - minder hinder op de weg

GIS Geografische informatie binnen apart GIS systeem en/of gegeocodeerd in andere databanken (longitude/latitude) •  •  •  • 

ESRI - ArcGIS SIGGIS Orbit …

Meerdere standaarden

Systemen

GIS

Authentieke Bronnen



FMIS

CRM

BBC

Voorraden

Planning HR

Inventaris

Planning orders

Contacten

Contracten

Adressen

Meldingen

Budgetten

Facturen

Bestelbons

DM S

Facility management systeem FMIS Wikipedia: Volgens IFMA ligt de kern van facility management in het volledig besturen en beheersen van alle ondersteunende activiteiten, die nodig zijn zowel op strategisch niveau van organisatie of instelling om haar doelstellingen te kunnen realiseren als op praktische niveau van de individuele werknemers Dit betekent dat het facility management moet inspelen op de werkprocessen van een organisatie en op de besturingsprocessen ervan. => Dus zeer breed voor een lokaal bestuur

FMIS •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  • 

Inkoop Logistiek Catering Huisvesting Kantoorinventaris Servicedesk Schoonmaak Beveiliging Groenvoorziening Postkamer Archief Reproductie ICT

= Ondersteunende diensten binnen een bedrijf, maar binnen een gemeente zijn dit zelfs primaire diensten

FMIS Voordeel: •  Out of the box procesflow •  Gebouw – componenten •  Contracten •  Onderhoudsplanning •  Interventieopdrachten •  Inventaris •  Personeelsplanning •  Financiële feedback •  ….

FMIS

Probleem: •  dure licenties -> in grotere besturen onbetaalbaar voor volledige uitrol •  Vendor lock-in Uitdaging: integratie en koppeling met de andere midoffice componenten

Systemen

GIS

Authentieke Bronnen



FMIS

CRM

BBC

Voorraden

Planning HR

Inventaris

Planning orders

Contacten

Contracten

Adressen

Meldingen

Budgetten

Facturen

Bestelbons

DM S

BBC software Software ter ondersteuning van de planning, uitvoering en rapportering binnen de beleids- en beheerscyclus Maw: •  Beheer meerjarenplan, strategische nota, beleidsnota, doelstellingen, actieplannen, acties •  Registratiesysteem (boekhouding) met beheer budgetten en output naar financiële nota •  Rapporteringssysteem En dus ook waarschijnlijk: bestel- en factureringsadministratie, voorraadbeheer,…

BBC software Uitdaging: hoe koppelen met de andere midoffice en backoffice systemen?

Andere systemen •  CMS: content management systemen zoals Drupal, Joomla, …. •  Zeer geschikt voor websites •  Content uit Midoffice halen •  Beleidsinformatiesystemen •  Content uit Midoffice halen? Of uit de verschillende backoffice toepassingen •  ….

Algemene principes •  Waarschijnlijk niet efficiënt vatbaar in 1 systeem (SAP,…) •  Werk het masterdatamodel uit. Waar worden welke gegevens verwerkt. En hou hier consequent aan vast •  Probeer processen organisatiebreed te benaderen (‘platkloppen’) •  Standaardiseer de dataformaten •  Eis open systemen van uw leveranciers (XML, SOAP, ….) •  Vermijdt nieuwe end-to-end silo’s! •  Bewaak de informatieveiligheid (CIA, Finaliteit en proportionaliteit)

En Informatiemanagement omvat de hele organisatie ⇒ Management technieken ⇒ Project management ⇒ Proces management ⇒ Veranderingsmanagement ⇒ PDCA/TQM ⇒ Informatieveiligheid

Literatuurlijst Facilitair mgmt

Patrimoniumbeheer en facility management van lokale besturen (Vandenbroele)

Kerndata aan het werk

www.v-ict-or.be

CCSP

www.v-ict-or.be

Open standaarden lokale overheden

www.v-ict-or.be

Informatiebeheerder lokale besturen. Module 4 Informatiesystemen. Ivan Stuer 5 maart 2013

Recommend Documents