Impact werklast lokale besturen verschuiving omgevingsvergunning

Impact werklast lokale besturen verschuiving omgevingsvergunning Eindrapport

24 februari 2014 Onafhankelijke meting in samenwerking met:

1

Inhoudsopgave

1 – Introductie

3

2 – Uitgevoerde meting

4

2.1 – Scope van deze meting

4

2.2 – Krachtlijnen van de aanpak

5

2.3 – Methodologie van de meting

5

3 – Resultaten verschuiving werklast – kwantitatief 3.1 – Impact op volumes 3.1.1 – Aanvragen in eerste aanleg

7 7 7

3.1.2 – Aanvragen in beroep

11

3.1.3 – Conclusie

13

3.2 – Impact op tijd

15

3.2.1 – Niveau provincies

15

3.2.2 – Niveau steden en gemeenten

23

4 – Resultaten verschuiving werklast – kwalitatief

30

4.1 – Geintegreerde procedure en besluitvorming

30

4.2 – Doorlooptijd (termijnen-meldingen)

30

4.3 – Administratieve lus

30

4.4 – Integratiespoor MER/VR

31

4.5 – Digitalisering van het vergunningsproces

31

4.6 – Overgangssituatie

32

4.6.1 – IT omgeving

32

4.6.2 – Opleiding en vorming

33

4.6.3 – Interne reorganisatie

33

4.6.4 – Inwerken nieuwe procedures

33

4.6.5 – Gecoördineerde vergunning

33

4.6.6 – Toename dossiers bij Raad voor Vergunningsbetwistingen

33

5 – Conclusie

34

Bijlage 1 – Selectie deelnemende besturen

35

Bijlage 2 – Detailcijfers werklastmeting

36

Bijlage 3 – Overzicht dossiers bijzonder procedure

37

2

1 – Introductie Op 19 april 2013 keurde de Vlaamse Regering het voorontwerp decreet omgevingsvergunning goed met als betrachting de vergunningen m.b.t. ruimtelijke ordening en milieu te integreren, te vereenvoudigen en gebruiksvriendelijker te maken1. Kenmerken zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Een geïntegreerde procedure en beslissing gekenmerkt door: Tijdswinst en uniforme en transparante procedures; Integrale procedures op maat (gewone en vereenvoudigde); Korte en gesanctioneerde beslissingstermijnen; Beslissingsbevoegdheid leggen waar ze thuishoort; Vergunningen met permanent karakter; Toepassing principe administratieve lus.

Het doel is te komen tot één geïntegreerde omgevingsvergunning. De nieuwe manier van werken heeft een impact op de werklast binnen de bevoegde entiteiten: Vlaamse overheid, provincies, steden en gemeenten. Deze studie heeft als doel de impact inzake werklasten te meten voor steden en gemeenten, provincies en de Vlaamse overheid. Het project heeft informatie verzameld op de drie bestuursniveaus. Hieronder geven we kort weer op welke manier deze informatie is verzameld. Vlaamse Overheid: Informatie werd verkregen van de betrokken departementen LNE en RV met betrekking tot het huidige en toekomstig aantal dossiers alsook de te verwachten werklast per type dossier of specifieke activiteit. De inschatting van de volumes werd afgestemd met vertegenwoordigers van de provincies en waar nodig bijgesteld op basis van een bevraging van steden en gemeenten. De gevalideerde cijfers werden gebruikt als basis voor de werklastmeting. Provincies: Drie provincies, Antwerpen, Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen werden bevraagd. Hiervoor werd een vragenlijst ontwikkeld met de focus op de belangrijkste wijzigingen en verschuivingen. Op basis van de huidige volumes en werklast per dossier (verschillende parameters zoals administratief en inhoudelijk) werd een inschatting gemaakt van de toekomstige situatie. Gemeenten: Binnen het korte tijdsbestek werden 18 steden en gemeenten bevraagd, geselecteerd volgens de Belfius categorisering. Dit maakt het mogelijk om een geografische spreiding te combineren met een spreiding inzake typologie. 18 lokale besturen hebben de vragenlijst ingevuld. De resultaten van de vragenlijsten werden besproken met de deelnemende besturen tijdens een gezamenlijke werksessie per provincie. Het doel van deze sessies was tweeërlei: enerzijds bewaken van een eenduidige interpretatie van de gebruikte begrippen en anderzijds het in kaart brengen van de belangrijkste verschillen. De steden Antwerpen en Gent werden apart bevraagd via een interview. Deloitte reviseerde de kwaliteit van de ontvangen data om tegenstrijdige elementen of interpretaties uit te sluiten. Belangrijk hierbij aan te geven is, dat de voorliggende cijfers niet werden geauditeerd, het gaat om ramingen. In kader van gemeenten en provincies heeft Deloitte de cijfers vergeleken en besproken met de betrokken besturen. Belangrijk om aan te duiden is dat de bevraging en meting werden uitgevoerd gericht op de verwachte wijzigingen als gevolg van de invoering van het decreet. De meting is toegespitst op het in kaart brengen van de wijzigingen en niet op het berekenen van de totale werklast inzake milieu en ruimtelijke ordening. Deze scope werd gevalideerd door de stuurgroep flankerende maatregelen lokale besturen. De belangrijkste redenen voor de keuze van deze aanpak zijn:  Het korte tijdsbestek waarin de bevraging diende plaats te vinden, namelijk 8 weken;  De beperkte selectie van de steden en gemeenten (18 in totaal) en 3 provincies;  Het uitgangspunt is het ontwerpdecreet waarin beschikbare informatie niet altijd even gedetailleerd beschikbaar is op dit ogenblik, door het ontbreken van (ontwerp)uitvoeringsbesluiten.

1

Memorie van toelichting – krachtlijnen – p. 10-15. 3

2 – Uitgevoerde meting 2.1 – Scope van deze meting Werklasten zijn slechts één element in de totale kost van een (vernieuwd) vergunningstelsel. In kader van deze meting wordt ingegaan op de reguleringskosten voor de overheid en meer specifiek de beheerkosten. Deze worden onderverdeeld in opstartkosten en operationele kosten. Opstartkosten hebben voornamelijk betrekking op het vervullen van een aantal praktische voorwaarden om het vergunningstelsel te kunnen uitrollen (IT-systemen, beschikbare expertise…). Deze kosten zijn eenmalig. De hoogte van de opstartkost varieert en is afhankelijk van bijvoorbeeld de mate waarin het bestuur reeds gedigitaliseerd is, de verschillende diensten reeds samenwerken of medewerkers over de juiste competenties en expertise beschikken. De operationele kost (personeelskost voor de evaluatie van de vergunningsaanvragen) is structureel. Het is deze laatste, de operationele kost, welke de primaire scope is van deze werklastmeting. De opstartkosten worden in het eindrapport meegenomen, opgesomd, maar niet in detail uitgewerkt 2. Andere kosten welke niet worden meegenomen in deze studie zijn de reguleringskosten voor de burgers en bedrijven. In de uitvoeringsfase kan men onderscheid maken tussen drie grote kostensoorten: nalevingskosten, wachtkosten en handhavingskosten. Geen van deze kosten maakt deel uit van deze studie 3. Inzake de handhavingskosten verwijzen we naar het aparte traject van het ontwerphandhavingsdecreet dat op korte termijn zal worden becijferd 4. De onderstaande figuur geeft de scope van de werklastmeting weer5:

2

Algemeen, op basis van de bevraging kunnen we aannemen dat de variatie inzake opstartkosten groot zal zijn afhankelijk van de specifieke situatie waarin de steden en gemeenten zich bevinden. 3 De baten van de aanvrager worden op dit ogenblik niet meegenomen. 4 Ontwerp decreet handhaving – een aparte werklastmeting wordt voorzien. 5 Belangrijke noot: De verhoudingen weergeven in de figuur zijn louter illustratief. Dit om te kunnen weergeven hoe de werklast zal evolueren over de komende periode. 4

Krachtlijnen van de aanpak Gezien de korte tijdsspanne waarin de werklastmeting op de drie niveaus van besturen diende uitgevoerd te worden, koos Deloitte voor een analyse gericht op de belangrijkste wijzigingen van het nieuwe decreet. In functie van de tijdsbesteding per dossier is gekozen om te onderzoeken op welke procedurepunten er een wijziging zal optreden ten opzichte van de huidige situatie en enkel deze elementen in kaart te brengen. Met betrekking tot volumes is de aanname dat er in de toekomst geen wijziging zal optreden in het aantal aanvragen tot stedenbouwkundige of milieuvergunningen dat in Vlaanderen elk jaar ingediend wordt. Gezien de mogelijke samenvoeging van beide aanvragen zal dit wel een beperkte daling in het totale aantal dossiers tot gevolg hebben (Zie overzichtstabellen eerste aanleg en beroep). De werklastmeting is een kwantitatieve inschatting van de belangrijkste wijzigingen, welke zoveel mogelijk wordt onderbouwd door bestaande praktijken op de verschillende bestuursniveaus. Daarnaast worden ook een aantal belangrijke kwalitatieve elementen meegenomen in de analyse.

2.2 – Methodologie van de meting Zoals reeds gesteld is de hoofddoelstelling van deze methodologie het in kaart brengen van de wijzigingen inzake werklast en is het niet de ambitie om de totale werklast van de toekomstige omgevingsvergunning te becijferen. Deze werkwijze resulteert in het feit dat de methodologie focust op twee belangrijke elementen: -

Gewijzigde volumes (Gewijzigde) tijdsbesteding per dossier/stap in de procedure

Voor de volumes gebruiken we inschattingen gemaakt door de departementen LNE en RV welke zijn afgestemd in overleg met vertegenwoordigers van de VVP 6 . Cijfers werden waar nodig bijgesteld. Daarnaast zijn ook volumes opgevraagd aan de bevraagde gemeenten en provincies. Dit met de doelstelling een goed begrip te hebben van de verschillende mogelijke verbanden tussen werklast en de typologie van de gemeenten en de werklast welke daaruit voortvloeit. Heel wat cijfermateriaal met betrekking tot de volumes is afkomstig van statistieken die worden bijgehouden. De grootste uitdagingen liggen in het maken van een inschatting van het aantal dossiers dat zal verschuiven tussen de bestuursniveaus en wat het aandeel gemengde dossiers zal zijn. Hiervoor werd beroep gedaan op expertise van de vertegenwoordigers van de betrokken administraties 7. Wat de tijdsbesteding betreft is beroep gedaan, via vragenlijsten, op inschattingen van gemeenten, provincies en de Vlaamse Overheid (departementen LNE en RV). Voor een aantal besturen was dit vrij eenvoudig, daar zij deze informatie reeds hebben in kader van andere, interne, doelstellingen. Echter voor een heel deel van de besturen was dit een oefening die meer op zichzelf stond. Deze inschattingen werden dan ook besproken tijdens de werksessies met de steden en gemeenten. Concreet betekent dit dat de resultaten die opgenomen worden enkel betrekking hebben op de analyse van de impact als gevolg van de wijzigingen. M.a.w. er is dus geen vergelijking van de totale As Is werklast en To Be werklast of een totale kostprijs berekend. Het resultaat is een kwalitatieve inschatting van de impact van de wijzigingen op de werklast voor gemeenten en provincies.

6

Zie 3.1 voor de volledige berekening inzake gehanteerde volumes. Vertegenwoordigers van de verschillende betrokken administraties en bestuursniveaus maakten deel uit van de werkgroep ‘flankerende maatregelen’. 7

5

Aan de hand van de in kaart gebrachte wijzigingen op vlak van volumes en tijd worden de werklasten berekend.

6

3 – Resultaten verschuiving werklast – kwantitatief 3.1 – Impact op volumes8 De inschatting van de impact op de volumes is gebaseerd op de inschatting welke gemaakt is door de werkgroep flankerende maatregelen omgevingsvergunning. De cijfers werden aangereikt door de Vlaamse overheid, vooral de departementen LNE en RV, waarna deze zijn besproken met vertegenwoordigers van de VVP. Een aantal inschattingen werd ook verder verfijnd op basis van de bevraging van de steden en gemeenten. Vooraf dient echter opgemerkt te worden dat de inschattingen die in deze nota gemaakt worden over het aantal aanvragen in steden en gemeenten, provincies en Vlaanderen niet allemaal gegrond zijn op feitelijk cijfermateriaal. Waar mogelijk werden de gegevens opgehaald uit databanken (Bredero, provinciale databanken,…) van de verschillende besturen, maar waar deze ontbraken werden de ontbrekende cijfers aangevuld op basis van assumpties gemaakt door de betrokken medewerkers van de besturen en enkele steekproeven. Gezien het feit dat er voor de uitvoering van het voorliggende voorontwerp van decreet nog verdere uitvoeringsbesluiten noodzakelijk zijn, kunnen enkele aannames, zoals bijvoorbeeld die voor de gesloten lijsten, in de toekomst nog wijzigen. Deze cijfers geven dus een inschatting van de verschuivingen op vlak van dossiers dat bruikbaar is voor het uitvoeren van de werklastmeting.

3.1.1 – Aanvragen in eerste aanleg 3.1.1.1 – Beschrijving actuele situatie Milieuvergunningen In de actuele situatie zijn er naar schatting een 25.000-tal klasse 1 bedrijven in Vlaanderen en een 70.000-tal klasse 2. Op gemeentelijk vlak worden ongeveer 7.0009 aanvragen voor klasse 2 inrichtingen per jaar behandeld terwijl er op provinciaal vlak ongeveer 2.65010 aanvragen voor klasse 1 inrichtingen behandeld worden.

Stedenbouwkundige vergunningen Voor de stedenbouwkundige vergunningen is het college van burgemeester en schepenen de bevoegde instantie voor de vergunningverlening in eerste aanleg, ongeacht of de gemeente al dan niet ontvoogd is. Het gaat om ongeveer 65.00011 aanvragen per jaar. Voor door de Vlaamse Regering aangewezen stedenbouwkundige handelingen van algemeen belang wordt de vergunning in eerste en laatste administratieve aanleg afgeleverd door hetzij de Vlaamse Regering of de gedelegeerde stedenbouwkundige ambtenaar hetzij de gewestelijk stedenbouwkundig ambtenaar. Het gaat om ongeveer 3.50012 aanvragen per jaar.

Bron: nota – stuurgroep omgevingsvergunning flankerende maatregelen – departementen LNE en RV. Bron: ‘De Vlaamse Omgevingsvergunning’ – 2011. 10 Cijfers provincie en AMV, gemiddelde over 3 jaar. 11 Bredero-databank, gemiddelde over 3 jaar. 12 Bredero-databank, gemiddelde over 3 jaar. 8 9

7

Samenvattende tabel huidige situatie (eerste aanleg) Milieuvergunningen13 Gemengde dossiers Stedenbouwkundige vergunningen

TOTAAL

GEMEENTE 7.000 0

PROVINCIE 2.650 0

VLAANDEREN 0 0

TOTAAL 9.650 0

65.000

0

3.500

68.500

72.000

2.650

3.500

78.150

Het huidig aantal vergunningsaanvragen komt op een totaal van 78.150 vergunningsaanvragen per jaar.

3.1.1.2 – Dossieraantallen nieuwe situatie in eerste aanleg Opmerkingen vooraf Vooraf dient opgemerkt te worden dat het voorliggend voorontwerp van decreet een aantal elementaire bevoegdheidsbepalingen vervat en ook voorziet in een rechtsgrond voor verdere uitvoerende bepalingen die de bevoegdheidsverdeling zullen finaliseren. Meer in het bijzonder zal de Vlaamse Regering lijsten moeten vaststellen met de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke projecten alsook een indelingslijst (cfr. huidige indelingslijst na declassering). Gezien het belang van voormelde uitvoeringsbepalingen werd reeds op 21 december 2012 een voorstel van declassering en gesloten Vlaamse, provinciale en gemeentelijke lijst aan de Vlaamse Regering meegedeeld (VR2012 2112 MED.0609/1). De voorliggende inschatting houdt rekening met voormelde declassering en de gesloten lijsten. Het invoeren van de omgevingsvergunning impliceert dat eenzelfde bestuursniveau bevoegd wordt voor de vergunningverlening van de stedenbouwkundige en de milieuaspecten van een project en gaat noodzakelijkerwijs gepaard met een aantal bevoegdheidsverschuivingen ten aanzien van de actuele situatie. We laten in deze berekeningen de verkavelingsaanvragen buiten beschouwing aangezien deze zowel in de huidige situatie als in de nieuwe situatie zowat allemaal door het college van burgemeester en schepenen behandeld worden. Volgens de bestaande praktijk zijn er zeer weinig zuivere hernieuwingsaanvragen. De aanvraag tot hernieuwing van de vergunning omvat bijna altijd een vraag tot verandering (wijziging, uitbreiding of toevoeging). Uit een onderzoek van de Afdeling Milieuvergunning blijkt dat dit zelfs in 98,4% van de dossiers het geval is. De provincies bevestigen dit hoge cijfer (94,6% van de hervergunningsaanvragen zijn ook met een verandering). Het wegvallen van de aanvraag tot hernieuwing van de vergunning zal op basis van deze gegevens niet verhinderen dat er op nog vergunningsaanvragen voor verandering van de inrichting zullen worden ingediend. En dat het wegvallen van de hervergunningsaanvragen slechts een beperkte invloed hebben op het toekomstig totaal aantal dossiers. Drie belangrijke elementen hebben een belangrijke invloed op het toekomstig aantal vergunningsaanvragen: 1. Invloed van samenvoeging van de beide vergunningen 2. Invloed van declassering en verschuiving van aanvragen openbare besturen 3. Invloed van gesloten lijsten Ten opzichte van de nota m.b.t. goedgekeurd door de stuurgroep is er slechts één assumptie gewijzigd in onderstaande tabel. Tijdens de bevraging van de gemeenten werd duidelijk dat het geschatte aantal milieuaanvragen waarbij ook een stedenbouwkundig luik aan gekoppeld wordt slechts 30%14 bedraagt en niet 50% zoals eerst werd aangenomen. 1. Invloed van samenvoeging van de beide vergunningen In de huidige situatie worden een totaal van 78.150 vergunningsaanvragen/jaar behandeld, waarvan de meerderheid stedenbouwkundige aanvragen betreft. Door de omgevingsvergunning stijgt het totale aantal te behandelen vergunningsaanvragen niet, maar het daalt gelet op de gecombineerde aanvragen.

13 14

Geen meldingen klasse 3, geen aanvragen tot wijziging voorwaarden, geen afwijkingsaanvragen milieu. Dit is een maximale inschatting – een aantal gemeentebesturen gaat uit van een lager aandeel, tussen 10-15%. Deze lagere inschatting heeft tevens een impact op het aantal beroepen dat eruit voort vloeit. 8

Uit steekproefsgewijs onderzoek (AMV) blijkt dat ongeveer de helft van de milieuvergunningsaanvragen ook gepaard gaat met stedenbouwkundig vergunningsplichtige handelingen. Deze zullen in de toekomst via 1 aanvraag verlopen. Er zijn in totaal momenteel 7.000 + 2.650 = 9.650 milieuvergunningsaanvragen per jaar, waarvan ongeveer 4.825 gekoppeld is aan een aanvraag om stedenbouwkundige vergunning. Dat betekent een reductie van het totaal aantal vergunningsaanvragen met ongeveer 4.825 (9.650 gedeeld door twee) tot 73.325.

2. Invloed van declassering en verschuiving van aanvragen openbare besturen Het college van burgemeester en schepenen wordt aangeduid als de principieel bevoegde vergunningverlenende overheid. Hiertoe moet er aan milieukant een belangrijke declassering gebeuren van klasse 1 projecten naar klasse 2, en dit in meerdere fasen. Ook worden in de huidige regeling milieuvergunningsaanvragen, ingediend door openbare besturen, behandeld door de deputatie, ongeacht de klasse. Dit valt weg. Ze volgen de gewone bevoegdheidsverdeling. Niet het statuut van de aanvrager, maar de aard van de aanvraag bepaalt de bevoegde overheid. In een eerste fase van declassering zal de bevoegdheid om te beslissen over het milieuaspect van een 5.000-tal klasse 1 projecten verschuiven van de deputatie naar het CBS (= 1° fase declassering), die in het actuele systeem reeds het stedenbouwkundig aspect van dergelijke aanvragen behandelt. Ervaring en ramingen van de VVP leren dat dit goed zal zijn voor jaarlijks 420 extra vergunningsaanvragen bij de gemeenten en niet langer meer bij de provincies. Deze dossiers worden evenwel nog steeds geadviseerd door de advies-verlenende overheidsinstanties en de Provinciale Omgevingsvergunningscommissie. 3. Invloed van gesloten lijsten De provincie krijgt via de gesloten provinciale lijst wel ongeveer 50 15 extra (stedenbouwkundige) aanvragen /jaar toegewezen. We ramen dat Vlaanderen via de gesloten Vlaamse lijst ongeveer 1.500 aanvragen /jaar te behandelen krijgt (tegen 3.500 nu). Van de 2.000 aanvragen die op Vlaams niveau verdwijnen, gaan er zoals gezegd ongeveer 50 naar de provincie. Dit betekent dat er 1.950 naar de gemeenten gaan. Er komt ook een gemeentelijke lijst die aanvragen die normalerwijze voor de provincie zouden bestemd zijn, naar het gemeentelijk niveau haalt. Hierover zijn echter nog geen gegevens bekend. Ook zullen een aantal milieuvergunningsaanvragen die momenteel door de provincie of de gemeente behandeld worden, in de toekomst door de Vlaamse Regering behandeld worden, omdat ze horen bij projecten die op de Vlaamse lijst staan. We denken hierbij bijvoorbeeld aan werfzones (voornamelijk klasse 2). Ook andere aanvragen die op de indelingslijst staan verschuiven naar het Vlaamse niveau (mono stortplaatsen voor baggerspecie, grote elektriciteitscentrales, openbare drinkwaterwinningen, grootschalige afvalverbrandingsinstallaties,...). Op te merken valt ook dat een aantal stedenbouwkundige aanvragen, die momenteel door de gemeente worden behandeld, in de toekomst door de deputatie zullen worden behandeld, omdat ze gekoppeld zijn aan een milieuvergunningsaanvraag klasse 1. We ramen dit op 50016 dossiers. Zonder al deze verschuivingen individueel te begroten, kan de tabel “as is” toch ingevuld worden.

Resultaat voor Vlaanderen Afgaand op hoe de Vlaamse lijst is opgebouwd, wordt de verdeling van de 1.500 “Vlaamse” aanvragen als volgt geraamd:  10% louter milieu-aanvragen = 150 aanvragen  45% gemengde aanvragen = 675 aanvragen  45% louter RO-aanvragen = 675 aanvragen

15 Dit 16

is een raming op basis van de beperkte omvang van de provinciale lijst. We denken hierbij bijvoorbeeld aan verbouwingen van bedrijfswoningen of verhardingen bij klasse 1 bedrijven. Dit zijn projecten die louter stedenbouwkundige aspecten omvatten. Aangezien er na de declassering een 20.000 klasse 1 bedrijven overblijven (25000 – 5000), lijkt een schatting van 500 aanvragen voor een omgevingsvergunning met louter stedenbouwkundige aspecten per jaar voor deze bedrijven geenszins overdreven. 9

In de tabel geeft dit: GEMEENTE

PROVINCIE

VLAANDEREN

Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel milieuaspecten Volwaardig gemengde omgevingsvergunningsaanvragen Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel stedenbouwkundige aspecten

15017

TOTAAL

1.500

TOTAAL

67518 675 73.325

Resultaat voor provincie De provincie behandelt in eerste aanleg (met de gemeente als adviesverlener):  550 omgevingsvergunningsaanvragen met louter stedenbouwkundige aspecten (50 + 500, zie hoger)  2180 omgevingsvergunningsaanvragen met milieuaspecten. Dit aantal is als volgt berekend: 2.650 (milieuvergunningsaanvragen huidige situatie) – 420 (milieuvergunningsaanvragen declassering) – 50 (milieuvergunningsaanvragen gekoppeld aan Vlaamse gesloten lijst). Er vanuit gaande dat de helft van de milieuvergunningsaanvragen gepaard gaat met stedenbouwkundig vergunningsplichtige handelingen zullen er 1090 gemengde omgevingsvergunningsaanvragen zijn (2180: 2). In de tabel geeft dit: GEMEENTE Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel milieuaspecten Volwaardig gemengde omgevingsvergunningsaanvragen Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel stedenbouwkundige aspecten TOTAAL

PROVINCIE

VLAANDEREN

1.090

150

1.090

675

550

675

2.730

1.500

TOTAAL

73.325

Resultaat voor de gemeente Het is een feit dat het totaal aantal milieuvergunningsaanvragen niet toeneemt of afneemt, maar constant zal blijven op 7.000 + 2.650 = 9.650. De vergunningsplicht wijzigt immers niet. Van deze 9.650 milieuvergunningsaanvragen worden 1.090 + 1.090 + 150 + 675 = 3.005 behandeld door de deputatie en het Vlaamse niveau. Er blijven dus 6.645 vergunningsaanvragen (waarvan 30% gemengd is: 1.994) te behandelen door de gemeente. Dit laat ons toe van de tabel wat verder aan te vullen.

Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel milieuaspecten Volwaardig gemengde omgevingsvergunningsaanvragen Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel stedenbouwkundige aspecten

TOTAAL

GEMEENTE

PROVINCIE

VLAANDEREN

4.651

1.090

150

1.994

1.090

675

550

675

2.730

1.500

TOTAAL

73.325

Hierna kunnen we de ontbrekende getallen in de tabel eenvoudig berekenen en verder aanvullen.

17 Dit

betreft ingedeelde dossiers die nu in eerste aanleg door ofwel gemeente ofwel provincie worden behandeld. Geraamd wordt dat van deze 825 dossiers er 50 van de provincie komen (klasse 1). 18 Dit betreft ingedeelde dossiers die nu in eerste aanleg door ofwel gemeente ofwel provincie worden behandeld. Geraamd wordt dat van deze 825 dossiers er 50 van de provincie komen (klasse 1). 10

Samenvattende tabel toekomstige situatie (eerste aanleg)19 Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel milieuaspecten Volwaardig gemengde omgevingsvergunningsaanvragen Omgevingsvergunningsaanvragen met enkel stedenbouwkundige aspecten

TOTAAL

GEMEENTE

PROVINCIE

VLAANDEREN

TOTAAL

4.651

1.090

150

4.562

1.994

1.090

675

5.088

62.450

550

675

63.675

69.095

2.730

1.500

73.325

3.1.2 – Aanvragen in beroep 3.1.2.1 – Beschrijving actuele situatie Milieuvergunningen Hieronder vindt u een overzicht van het huidig aantal beroepen dat vandaag wordt ingesteld tegen beslissingen inzake milieuvergunningsaanvragen: Op provinciaal niveau worden gemiddeld 2.650 beslissingen per jaar inzake milieuvergunningsaanvragen klasse 1 genomen. Hiertegen worden gemiddeld 160 beroepen ingeleid bij de Vlaamse Regering. Dit komt neer op een gemiddeld beroepspercentage van 6 %. Op gemeentelijk niveau worden gemiddeld 7.000 beslissingen per jaar inzake aanvragen milieuvergunningsaanvragen klasse 2 genomen door het College van Burgemeester en Schepenen. Hiertegen worden gemiddeld 150 beroepen ingeleid bij de deputatie. Dit komt neer op een gemiddeld beroepspercentage van 2,1 %.

Stedenbouwkundige vergunningen Hieronder vindt u een overzicht van het huidig gemiddeld aantal beroepen per jaar dat wordt ingeleid tegen beslissingen inzake stedenbouwkundige vergunningsaanvragen: Op gemeentelijk niveau worden gemiddeld 65.000 beslissingen per jaar inzake aanvragen om stedenbouwkundige vergunning genomen. Hiertegen worden gemiddeld 3.590 beroepen ingeleid bij de deputatie. Dit is een beroepspercentage van 5,5 %.

Samenvattende tabel huidige situatie (beroep)20 GEMEENTE

PROVINCIE

VLAANDEREN

TOTAAL

Milieuvergunningen Gemengde dossiers Stedenbouwkundige vergunningen

0 0

150 0

160 0

310 0

0

3.590

0

3.590

TOTAAL

0

3.740

160

3.900

19

De tabel maakt duidelijk dat het aantal gemengde dossiers in eerste aanleg ingeschat wordt op 7% van het totaal aantal omgevingsvergunningsdossiers. Dit maakt dat afzonderlijke aanvragen in de praktijk nog het merendeel van de vergunningsaanvragen zullen bevatten. 20 Bron cijfers: milieu: VVP en AMV. 11

3.1.2.2 – Dossieraantallen nieuwe situatie in beroep Doortrekken van huidige beroepspercentages We kunnen er voor de niet gemengde dossiers van uitgaan dat de huidige beroepspercentages ook in de toekomst zullen gelden. Dit betekent: Dat de 62.450 omgevingsvergunningen met enkel stedenbouwkundige aspecten, afgeleverd door de colleges van burgemeester en schepenen, zullen resulteren in 3.434 beroepen bij de deputatie (5,5%). Dat de 4.651 omgevingsvergunningen met enkel milieuaspecten, afgeleverd door de colleges van burgemeester en schepenen, zullen resulteren in 98 beroepen bij de deputaties (2,1 %). Dat de 1.090 omgevingsvergunningen met enkel milieuaspecten, afgeleverd door de deputaties, zullen resulteren in 65 beroepen bij de Vlaamse Regering ( 6%). De raming van de overige aantallen beroepen tegen de gemengde projecten is minder eenvoudig. We gaan er van uit dat de 550 omgevingsvergunningen met enkel stedenbouwkundige aspecten, afgeleverd door de deputaties, zullen resulteren in 44 beroepen bij de Vlaamse Regering (8%). We schatten het beroepspercentage hier hoger in dan bij de dossiers vergund door de gemeente, omwille van de complexiteit van de provinciale dossiers.

Extrapolaties voor gemengde dossiers Bij de 1.994 volwaardig gemengde omgevingsvergunningen, behandeld door de colleges van burgemeester en schepenen, gaan we uit van een beroepspercentage van 8,25% (hoogste beroepspercentage x veiligheidsfactor 1,5 omwille van de complexiteit van gemengde dossiers en het feit dat beroepsindieners RO en milieu niet altijd dezelfde personen zijn). Dit resulteert in 165 beroepen bij de deputatie. Bij de 1.090 volwaardig gemengde omgevingsvergunningen, behandeld door de deputaties, gaan we uit van een beroepspercentage van 9% (hoogste beroepspercentage x veiligheidsfactor 1,5 omwille van de complexiteit van gemengde dossiers en het feit dat beroepsindieners RO en milieu niet altijd dezelfde personen zijn). Dit resulteert in 98 beroepen bij de Vlaamse Regering.

Samenvattende tabel nieuwe situatie (beroep) Omgevingsvergunningen met enkel milieuaspecten Volwaardig gemengde omgevingsvergunningen Omgevingsvergunningen met enkel stedenbouwkundige aspecten TOTAAL

GEMEENTE

PROVINCIE

VLAANDEREN

TOTAAL

0

98

65

163

0

165

98

263

0

3.434

44

3.478

0

3.697

207

3.904

12

3.1.3 – Conclusie Met betrekking tot de volumes van aanvragen in eerste aanleg geeft de volgende overzichtstabel een beeld van de verschuivingen tussen de huidige en toekomstige situatie.

Overzichtstabel verschuivingen eerste aanleg Niveau

Steden en gemeenten

Provincies

Vlaanderen

Totaal

Huidige situatie

Toekomstige situatie

Milieuvergunningsaanvragen

7.000

Omgevingsvergunningsaanvragen milieu

4.651

Stedenbouwkundige vergunningsaanvragen

65.000

Omgevingsvergunningsaanvragen stedenbouw

62.450

/

/

Omgevingsvergunningsaanvragen gemengd

1.994

Totaal

72.000

Totaal

69.095


2.650


1.090


0


550

/

/


1.091

Totaal

2.650

Totaal

2.730


0


150


3.500


675

/

/


675

Totaal

3.500

Totaal

1.500

AS IS

78.150

TO BE

73.325

13

Wanneer we ook voor de beroepen een vergelijking maken tussen de huidige en toekomstige situatie bekomen we volgende overzichtstabel.

Overzichtstabel verschuivingen beroep Niveau

Steden en gemeenten

Provincies

Vlaanderen

Totaal

Huidige situatie

Toekomstige situatie


0

Beroepen milieu

0


0

Beroepen stedenbouw

0

/

/

Beroepen gemengd

/

Totaal

0

Totaal

0


150

Beroepen n milieu

98


3.590

Beroepen stedenbouw

3.434

/

/

Beroepen gemengd

165

Totaal

3.740

Totaal

3.697


160

Beroepen milieu

65


0

Beroepen stedenbouw

98

/

/

Beroepen gemengd

44

Totaal

160

Totaal

207

AS IS

3.900

TO BE

3.904

Tot slot zullen de cijfers voor de nieuwe situatie als basis gebruikt worden voor het inschatten van de werklast. Hierbij is tevens belangrijk nogmaals te benadrukken dat bovenstaand cijfermateriaal een inschatting is die zoveel mogelijk steunt op bestaande of vergelijkbare situaties. Maar in een aantal gevallen is slechts een ruwe schatting op basis van de beschikbare informatie mogelijk.

14

3.2 – Impact op tijd 3.2.1 – Niveau provincies 3.2.1.1 – Inleiding De invoering van de omgevingsvergunning houdt ook voor de provincies een aantal belangrijke wijzigingen in. In kader van deze werklastmeting werd in drie provincies21 gepeild naar de werklast. In kader van deze analyse worden de volgende wijzigingen met een impact op de werklast voor de provincies kwantitatief in kaart gebracht: 1. Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning omgevingsvergunning 2. Declassering - milieuvergunningen klasse 1 worden klasse 2(A) 3. Vermindering aantal beroepen milieu 4. Vermindering aantal beroepen stedenbouw 5. Omgevingsvergunning – stedenbouwdossier gekoppeld aan milieu klasse 1 dossier 6. Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen naar de provincie 7. Verruiming van het aantal dossiers op de POVC's 8. Bijstellingen van vergunning als gevolg van een evaluatie 9. Ondersteuning en coördinatie evaluaties door de POVC’s 10. Inspraakprocedure na 20 jaar 11. Nieuwe gemengde beroepen Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen die leiden tot een werklastvermindering en wijzigingen die leiden tot een werklastvermeerdering. De tabel geeft per wijziging aan of deze zal resulteren in een werklaststijging of –daling. In de onderstaande tabel wordt een daling aangegeven met een “-“ en een stijging van de werklast met een “+”. In wat volgt vindt u de verdere uitwerking op basis van de bevraging uitgevoerd bij steden en gemeenten en provincies22. Vermoedelijk Wijzigingen provincie Werklast 1. Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning in de omgevingsvergunning 2.

Declassering – milieu klasse 1 inrichtingen worden klasse 2A inrichtingen

3.

Vermindering aantal beroepen met enkel een milieuaspect

4.

Vermindering aantal beroepen stedenbouw

5.

Omgevingsvergunning – stedenbouw: gekoppeld aan milieu klasse 1 dossier Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen naar de provincie (RO)

6. 7.

Verruiming van het aantal dossiers op de POVC's

8.

Gemengde beroepen

9.

Ondersteuning en coördinatie evaluaties door de POVC’s

10. Bijstellingen van vergunning als gevolg van een evaluatie 11. Omzetting – tijdelijk voor een maximumperiode van 17 jaar

++ +/+ + + + +

Dit eerste globaal overzicht werd tijdens de werklastmeting verder verfijnd. In het onderstaande overzicht vindt u de samenvattende tabel met per item de vertaling naar de verwachte stijging of daling inzake werklast uitgedrukt in VTE. Vervolgens volgt een concrete bespreking van elke wijziging afzonderlijk. Dit heeft tot doel om: -

de herkomst van de data duidelijk aan te geven;

21

Drie deelnemende provincies: Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Antwerpen. De tijdsbesteding per provincie aan gelijkaardige dossiers blijkt te variëren tussen de 3 bevraagde provincies. Echter wanneer gekeken wordt op dossierniveau, bijvoorbeeld werklast klasse 1 dossier, dan blijkt de tijdsbesteding vrij vergelijkbaar te zijn. 22 De lijst van deelnemende besturen is opgenomen in bijlage 1. 15

inzicht te verschaffen in de toegepaste assumpties; een aantal mogelijke pistes om de verwachte werklast bij te sturen. Deze manier van werken moet de lezer toelaten de verschillende verschuivingen en wijzigingen te begrijpen.

Hieronder vindt u het overzicht van de wijzigingen uitgedrukt in VTE als resultaat van de bevraging van de provincies. Provincies OUT

N°

VTE

1

Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning omgevingsvergunning

3,4

2


1,8

3


1,7

4 N°

Vermindering aantal beroepen met enkel een stedenbouwkundig aspect IN

2,3 VTE

5

Omgevingsvergunning – stedenbouw: gekoppeld aan milieu klasse 1 dossier

16,5

6

Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen naar de provincie

0,5

7


7,9

8

Gemengde beroepen

6,3

9

Ondersteuning en coördinatie evaluaties door POVC

6,0

Bijstellingen van milieuvergunning als gevolg van een evaluatie

1,8

10

Totaal (enkel recurrente lasten) 11

Omzetting (milieuvergunningen die permanent worden) per jaar voor een periode van 17 jaar

1.

29,8 2,2

Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning in de omgevingsvergunning

De verwachte tijdsbesteding zal afnemen t.g.v de integratie van beide vergunningen. Dit maakt dat voor de gemengde aanvragen een besparing kan gerealiseerd worden aangezien enerzijds een aantal administratieve elementen slechts éénmalig dienen te worden uitgevoerd, voorbeelden hiervan zijn:     

de volledigheid en ontvankelijkheid agenderen adviesaanvragen opmaken besluit …

Anderzijds kan in de toekomst ook een grotere integratie worden verwacht van de inhoudelijke analyse van milieuen stedenbouwkundige aspecten wat tevens zal leiden tot een optimalisatie van de inhoudelijke behandeling. Het optimaliseren van de inhoudelijke behandeling van milieuen stedenbouwkundige aspecten van de toekomstige omgevingsvergunning is minder eenvoudig. Algemeen wordt erkend dat specifieke competenties en expertise vereist zijn voor het beoordelen van een gemengde aanvraag. In de toekomst zal de inhoudelijke beoordeling, naar alle waarschijnlijkheid, blijven plaatsvinden door 2 personen met verschillende competenties op vlak van milieu en stedenbouw. Doch dit belet niet dat optimalisaties mogelijk zijn ten gevolge van het samenvoegen van beide disciplines. Cijfermatige onderbouwing De integratie van de beide vergunningen maakt dat voor de gemengde aanvragen een besparing kan gerealiseerd worden:

16

-

Wat de administratieve elementen betreft kunnen we de assumptie aannemen dat een tijdswinst van 25% geboekt kan worden. Deze moet in de toekomst verder kunnen toenemen door een betere integratie op vlak van IT en in te zetten op een volledige integratie op het terrein.23

-

De inhoudelijke elementen van de vergunningstaken en het informeel onderzoek krijgen een factor 1,75 (12,5%) toegewezen. Op dit ogenblik is slechts een beperkte winst te halen. Op termijn zal deze een stuk groter zijn aangezien beide domeinen verder naar elkaar zullen toegroeien en de mensen op het terrein zeker basiskennis zullen hebben van het andere domein. Op termijn kan de optimalisatie zeker 25% bedragen.

De behandeltijd voor een gemengd dossier is het gemiddelde van de som van de werklast van een stedenbouwkundige aanvraag op gemeentelijk niveau en een milieuaanvraag klasse 1. Wanneer we de factor 1,5 op administratieve taken en factor 1,75 voor inhoudelijke taken toepassen, bekomen we een gemiddelde geschatte behandeltijd van 5,72 werkdagen voor elk van de 1.090 gemengde dossiers op provinciaal niveau. Wanneer we het verschil nemen met het huidig aantal werkdagen voor het uitvoeren van beide dossiers afzonderlijk bekomen we een werklastreductie van 3,4 VTE op jaarbasis24. De gedetailleerde berekening inclusief de gemaakte aannames en assumpties kunt u terugvinden in bijlage 2. 2.


Het verwachte volume te behandelen door de provincie zal afnemen daar een aantal klasse 1 bedrijven gedeclasseerd worden naar klasse 2A bedrijven. Het college van burgemeester en schepenen wordt aangeduid als de principiële bevoegde vergunningverlenende overheid. In een 1ste fase worden ongeveer 5.000 klasse 1 inrichtingen op een totaliteit van 25.000 gedeclasseerd naar klasse 2A inrichtingen. De voorgestelde lijst van te declasseren inrichtingen spreekt over zwembaden, benzinestations, inrichtingen openbare besturen zoals onderhoudswerkplaats, containerpark… dit zijn over het algemeen ‘kleine’ klasse 1 inrichtingen. Belangrijk hierbij op te merken is dat niet alle taken met betrekking tot deze dossiers verschuiven naar de gemeenten. De decreetgever voorziet in een verplicht geïntegreerd advies van de POVC voor de gedeclasseerde inrichtingen (nieuwe 2A) en de inrichtingen die vandaag reeds 2A zijn (voor zover ze niet worden gedeclasseerd naar klasse 2) of de inrichtingen die geherklasseerd worden van klasse 2 naar klasse 2A. Cijfermatige onderbouwing Zoals gesteld behandelen de provincies deze dossiers vandaag reeds als vergunningverlenende overheid. Momenteel bedraagt de gemiddelde behandeltijd voor een klasse 1 aanvraag 4,27 werkdagen. Zoals gesteld voorziet het nieuwe decreet in een verplichte adviesvraag van de gemeenten aan de POVC. Dit betekent dat de provincies een aantal taken zullen moeten blijven uitvoeren in de toekomst: registeren van de aanvraag in het dossieropvolgingsysteem, de verschillende adviesinstanties aanschrijven, opvolgen en een geïntegreerd advies voorbereiden voor de POVC. M.a.w. Omwille van deze taakverdeling zoals voorzien in het ontwerpdecreet wordt de toekomstige gemiddelde werklast ingeschat op 3,4325 werkdagen per dossier. Concreet betekent dit werklastreductie van 1,8 VTE op jaarbasis.26 3.


Het verwachte volume zal afnemen daar het aantal beroepen behandeld door de provincies tegen een beslissing van het college van burgemeester en schepenen inzake een beslissing in kader van een omgevingsvergunningsaanvraag met enkel een milieuaspect zal afnemen. Deze afname blijkt uit de verschuivingen van de volumes en is het gevolg van het feit dat aangenomen wordt dat 50% van de vergunningsaanvragen inzake milieu een gemengd dossier zal zijn, wat op zijn beurt leidt tot gemengde beroepsdossiers. (cf. 9. Gemengde beroepen)

23

De optimalisatiegraad is zeer sterk afhankelijk van de manier waarop de dossierverwerking van provinciale diensten vandaag reeds geautomatiseerd zijn en op welke manier beiden vandaag reeds geïntegreerd zijn of een vorm van samenwerking hebben. 24 Vandaag bedraagt de som van de werklast noodzakelijk voor de behandeling van beide vergunningen afzonderlijk 6,9 werkdagen. 25 Een gemiddelde werklast van 3,43 werkdagen per dossier wordt in rekening gebracht voor het uitvoeren van de opgesomde taken. Dit gaat van het registeren van het dossiers in het eigen dossierbehandelingssysteem tot het aanvragen en verwerken van de adviezen tot 1 geïntegreerd advies. 26 Het optimalisatiepotentieel vandaag is beperkt. Om meer te kunnen verschuiven kunnen volgende acties worden ondernomen: Bijkomende digitalisering – voorzien van 1 backoffice dossieropvolgingsysteem over de verschillende bestuursniveaus heen; Aanpassen van het decreet en meer taken leggen bij de gemeenten – een optie zou kunnen zijn om enkel de behandeling door de POVC op provinciaal niveau te laten en de adviesinstanties en zo meer worden door de gemeenten te laten aanschrijven en verwerken. Dit scenario zou overeenkomen met een extra optimalisatie van 7,2 VTE.

17

Cijfermatige onderbouwing De gemiddelde behandeltijd van een beroep milieu klasse 2 bedraagt 6,5 werkdagen 27 per dossier. De afname in volume wordt geschat op 52 dossiers 28 per jaar wat samengeteld een werklastreductie van 1,7 VTE op jaarbasis betekent. 4.

Vermindering aantal beroepen met enkel een stedenbouwkundig aspect

Het verwachte volume zal afnemen daar het aantal beroepen behandeld door de provincies tegen een beslissing van het college van burgemeester en schepenen inzake een beslissing in kader van een omgevingsvergunningsaanvraag met enkel een stedenbouwkundig aspect zal afnemen. Dit heeft een impact op de werklast van de provincies. Het aantal dossiers in 1e aanleg met enkel een stedenbouwkundig aspect daalt. Vandaar het logische gevolg dat ook het aantal beroepen zal afnemen. Cijfermatige onderbouwing De gemiddelde behandeltijd van een beroep met enkel stedenbouwkundige aspecten wordt geschat op 3 werkdagen29 per dossier wat met een afname in volume van 15630 dossiers betekent dat er een werklastreductie gerealiseerd wordt van 2,3 VTE per jaar op deze beroepen. 5.


Het verwachte volume zal toenemen als gevolg van de integratie van de stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning. Dit heeft een impact op de provincies daar de provincies bevoegd worden voor het stedenbouwkundig luik voor de vergunningsaanvragen van klasse 1 in eerst aanleg. Concreet betekent dit een verruiming inzake inhoud en volume van te verwerken dossiers. De verruiming in inhoud heeft betrekking op het feit dat voor alle vergunningsaanvragen klasse 1 van gemengde projecten in 1ste aanleg ook het stedenbouwkundig luik wordt vergund door de provincie. Deze vergunningsaanvragen in 1e aanleg zijn extra dossiers. Op basis van de verzamelde informatie kan echter gesteld worden dat de procedures en de competenties voor het behandelen van een aanvraag in 1 ste aanleg zeer sterk aanleunen bij de huidige beroepsprocedures en werkwijze, welke de provincies vandaag reeds behandelen. Cijfermatige onderbouwing De stijging in volume is de som van het aantal gemengde dossiers (1.090) en het aantal dossiers met enkel stedenbouwkundige aspecten (500) 31 . Voor de berekening van de impact op werklast wordt vertrokken uit de behandeltijd voor een gemiddelde stedenbouwkundige aanvraag op gemeentelijk niveau zonder de tijd die gemeenten besteden aan het voeren van het openbaar onderzoek. Dit zal in de toekomst nog steeds door de gemeenten worden opgenomen. Op die manier komen we op een gemiddelde werklast van 2,08 werkdagen 32 per dossier voor de provincies. Dit levert een bijkomende werklast op van 16,5 VTE op jaarbasis. 6.

Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen  provincie

Het verwachte volume zal toenemen als gevolg van het feit dat de provincies een beperkt aantal dossiers krijgen van de huidige gesloten Vlaamse lijst. Het aantal dossiers per jaar wordt geschat op 5033. Deze 50 stedenbouwkundige dossiers (1e aanleg) zullen in de toekomst volledig behandeld worden door de provincies, wat tevens een nieuwe taak is. (dezelfde taak als de stedenbouwkundige dossiers gekoppeld aan de huidige milieu klasse 1 inrichtingen).

27

Een gemiddelde werklast van 6,50 werkdagen wordt in rekening gebracht - Behandeltijd gemiddeld beroep milieu klasse 2 inclusief behandeling POVC. 28 Zie p.14 – daling aantal beroepen milieuaspecten. 29 Een gemiddelde werklast van 3 werkdagen wordt in rekening gebracht - Behandeltijd gemiddeld beroep stedenbouw. Vandaag is er geen bespreking van een beroep stedenbouw in een Commissie zoals wel het geval is in kader van milieuvergunningen. 30 Volume inschatting uitgewerkt p.4. Men voorziet een gemiddelde daling van 156 beroepen met enkel een stedenbouwkundig aspect op jaarbasis. 31 Deze 500 dossiers zijn het resultaat van 550 dossiers met enkel een stedenbouwkundig aspect – 50 dossiers enkel stedenbouw afkomstig van de afschaffing bijzondere procedure – verschuiving Vlaamse gesloten lijst. 32 Een gemiddelde werklast van 2,08 werkdagen wordt in rekening gebracht - Werklast van een gemiddeld dossier stedenbouw zonder het openbaar onderzoek dat bij de gemeente blijft. 33 50 dossiers enkel stedenbouw afkomstig van de afschaffing bijzondere procedure – verschuiving Vlaamse gesloten lijst. 18

Cijfermatige onderbouwing Concreet betekent dit een gemiddelde behandeltijd per dossier van 2,08 werkdagen34. Als eindresultaat komt dit op een bijkomende werklast van 0,5 VTE. 7.


Het verwachte volume zal toenemen als gevolg van het feit dat de POVC in de toekomst een uitbreiding zal kennen van het aantal te behandelen dossiers: -

Gewone vragen van klasse 2A inrichtingen (huidige) De complexe stedenbouwkundige projecten waarvoor de gemeenten bevoegd zijn.

Beiden zorgen voor een stijging van de werklast bij de toekomstige POVC’s. De secretariaatslasten die de provincies nu reeds op zich nemen in functie van de PMVC zullen dezelfde blijven. Cijfermatige onderbouwing De gemiddelde werklast per behandeling van een dossier door de POVC bedraagt 2,66 werkdagen 35 . Het aantal dossiers dat bijkomend zal worden behandeld bedraagt 596 36 . Dit betekent een extra werklast van 7,9 VTE op jaarbasis. 8.

Gemengde beroepen

Het verwachte volume is nieuw daar gemengde beroepen een direct gevolg zijn van de invoering van de omgevingsvergunning. Deze geïntegreerde vergunningsprocedures zijn een wijziging ten opzichte van de huidige situatie. In deze beroepsdossiers zullen zowel milieu als stedenbouwkundige aspecten moeten worden bekeken. Dezelfde redenering als voor de gemengde vergunningsaanvragen in eerste aanleg kan hierbij worden gevolgd, namelijk de combinatie van beide beroepsdossiers is niet gelijk aan de som van een apart beroep inzake milieu en een apart beroep inzake stedenbouw. Concreet betekent dat het samenvoegen van beide beroepsdossiers tot een lagere werklast zal leiden. De grootste optimalisatie is te realiseren in het administratieve deel van beide vergunningen. Door deze samen te brengen zullen administratieve handelingen slechts éénmalig moeten gebeuren (zie voorbeelden 1e aanleg) Cijfermatige onderbouwing De integratie van de beide vergunningen maakt dat voor de gemengde aanvragen een besparing kan gerealiseerd worden: -

Wat de administratieve elementen betreft kunnen we de assumptie aannemen dat slechts 1 dossier wordt ingediend, concreet betekent dit een optimalisatie van 50%. Het administratieve gedeelte van een beroepsdossier, namelijk het opvragen van adviezen, analyse dossier en administratieve deeltaken, zullen niet dubbel gebeuren. De administratieve ondersteuning wordt niet als 2 dossiers, maar als 1 gerekend.

-

De inhoudelijke elementen van beide beroepen krijgen een factor 1,75 toegewezen. Op dit ogenblik is slechts een beperkte winst te halen. Op termijn zal deze een stuk groter zijn aangezien beide domeinen verder naar elkaar zullen toegroeien en de mensen op het terrein zeker basiskennis zullen hebben van het andere domein. Concreet betekent dit dat op termijn de optimalisatie zeker 25% moet kunnen bedragen.

Wanneer we de beide factoren toepassen bekomen we een gemiddelde geschatte behandeltijd van 5,03 werkdagen. Dit is aanzienlijk lager dan de huidige tijdsbesteding (6,84 werkdagen exclusief PMV). Doch alle beroepen dienen te worden voorgelegd aan de POVC wat maakt dat 7,69 werkdagen37 per gemengd beroepsdossier dienen te worden voorzien. Het jaarlijks aantal te behandelen beroepen wordt ingeschat op 16538. In totaal wordt de bijkomende werklast ingeschat op 6,3 VTE voor het provinciale niveau.

34

Een gemiddelde werklast van 2,08 werkdagen wordt in rekening gebracht - Werklast van een gemiddeld dossier stedenbouw min het openbaar onderzoek dat bij de gemeente blijft. 35 Een gemiddelde behandeling van 2,66 werkdagen houdt het volgende in: voorbereiding dossier, behandeling dossier door de POVC en verwerking resultaten in een advies. 36 Een inschatting van 596 dossiers is de som van de huidige en nieuwe 2A dossiers samen met de dossiers welke afkomstig zijn van de gesloten Vlaamse lijst. 37 Een gemiddelde behandeltijd van 7,69 werkdagen is inclusief de behandeling door de POVC (2,66 werkdagen/dossier). Dit vanuit de assumptie dat alle gemengde beroepsdossiers zullen worden behandeld door de POVC. 38 Zie volume-schatting – inschatting betrokken administraties. 19

Belangrijke noot: Deze 6,3 VTE kan niet los gezien worden van het aantal enkelvoudige beroepen milieu en stedenbouw. In totaal verdwijnen 208 enkelvoudige beroepen (zie punt 3 en 4), voor een totaal van 4 VTE. De nettotoename bedraagt dus 2,3 VTE en is hoofdzakelijk het gevolg van het voorleggen van alle gemengde beroepen aan de POVC. (Vandaag worden enkel de milieuberoepen behandeld door de PMV, de stedenbouwkundige beroepen wordt niet voorgelegd aan een commissie.) 9.

Ondersteuning en coördinatie evaluaties door de POVC’s

Het verwachte volume zal toenemen: de provinciale omgevingsvergunningscommissie wordt belast met de coördinatie en uitvoering van de evaluaties waarvoor de deputatie bevoegd is. Er wordt opgemerkt dat de provinciale omgevingsvergunningscommissie en de adviesinstanties ook zullen adviseren aan de gemeenten in het kader van de evaluatie voor de klasse 2A-inrichtingen. Hierbij dient wel de kanttekening gemaakt te worden dat de POVC hoofdzakelijk is samengesteld uit Vlaamse administraties. Cijfermatige onderbouwing De inschatting van de werklast vertrekt vanuit de assumptie dat het uitvoeren van evaluaties en de selectie van de te evalueren inrichtingen gebaseerd zullen zijn op een risico assessment in combinatie met een thematische benadering. Concreet kan dit betekenen dat op aangeven van de Vlaamse Overheid richtlijnen worden ontwikkeld met betrekking tot welke instanties dienen te worden geëvalueerd en welke aspecten dienen te worden meegenomen in de beoordeling. Deze aanpak wordt opgenomen in het meerjarenprogramma resulteert in een beheersbare set van evaluaties welke door de POVC39 gecoördineerd en geadviseerd zal worden. De inschatting gemaakt door het departement LNE gaat uit van het evalueren op jaarbasis van 3% van het totaal aantal inrichtingen klasse 1 en 2A. Dit komt neer op gemiddeld 600 evaluaties per jaar. De gemiddelde tijdsbesteding van het behandelen van een evaluatie wordt ingeschat op 2 werkdagen. 40 Op manier komen we tot een totale werklast van 6 VTE. 10. Bijstellingen van omgevingsvergunning – milieu als gevolg van een evaluatie Het verwachte volume zal toenemen: aangenomen wordt dat een evaluatie in een aantal gevallen aanleiding zal geven tot het aanpassen van de vergunning. Dit betekent dat een aantal dossiers per jaar de bijstellingsprocedure moet doorlopen. Cijfermatige onderbouwing Het aantal bijstellingsdossiers wordt ingeschat op 20% van het totaal aantal uitgevoerde evaluaties. Als we er vanuit gaan dat 600 evaluaties (zie 9. ondersteuning en coördinatie evaluaties dor POVC’s) worden uitgevoerd per jaar, betekent dit gemiddeld 120 bijstellingen op jaarbasis. De gemiddelde tijdsbesteding voor een bijstelling wordt ingeschat op 3 werkdagen 41 . Er wordt uitgegaan van de veronderstelling dat alle elementen uit het dossier in overweging moeten worden genomen voor het al dan niet toestaan van een bepaalde bijstelling. Vervolgens dienen aanvragen tot bijstelling tevens te worden voorgelegd aan de POVC. In totaal wordt de bijkomende werklast ingeschat op 1,8 VTE op het provinciale niveau. 11. Omzetting (milieuvergunningen die permanent worden) - tijdelijk Zoals aangegeven in de scope van de werklastmeting wordt ook de eenmalige omzetting van een huidige milieuvergunning naar een permanente vergunning berekend. Deze omzetting is een éénmalige actie welke tijdelijk het volume aanvragen beperkt kan doen stijgen. Eens deze omzettingen gerealiseerd zijn verdwijnt deze taak. De milieuvergunningen die vanaf december 2002 zijn aangevraagd en verleend voor een termijn van 20 jaar, worden geacht voor onbepaalde duur verleend te zijn als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. (tussen 3 en 4 jaar voor de vergunningstermijn, geen bezwaar tijdens het openbaar onderzoek, hoofdzakelijk stedenbouwkundig vergunt en de vraag tot omzetting vereist geen MER of passende beoordeling).42

39

Hierbij verwijzen we naar de opmaak en actualisatie van het Vlaamse meerjarenplan. Dit meerjarenplan maakt het mogelijk om (bij) te sturen waar nodig. 40 De assumptie die hierbij wordt aangenomen is dat een evaluatiedossier voor de provincie bestaat uit de volgende activiteiten: aansturen en opvolgen evaluatiedossiers door de POVC, opmaken eindrapport – als basis voor eventuele bijkomende acties (bijstellingen…). 41 De werklast voor een gemiddelde bijstelling wordt geschat op 3 werkdagen, inclusief de behandeling door de POVC. 42 Memorie van toelichting bij het ontwerpdecreet omgevingsvergunning p. 13 - punt 3.2.3. Waarborgen voor de bescherming van de mens en het leefmilieu. 20

Concreet betekent dit dat omzettingen ten vroegste kunnen worden aangevraagd vanaf 2018 (in de veronderstelling dat het decreet omgevingsvergunning reeds in voege is) en dit voor een periode tot 2035. Cijfermatige onderbouwing Algemeen wordt verwacht dat inrichtingen, welke voldoen aan de voorwaarden, snel een omzetting zullen vragen alvorens nieuwe aanvragen in te dienen. Bedrijven zullen opteren om zo snel mogelijk rechtszekerheid te verwerven. Daarenboven is de voorziene procedure vrij eenvoudig wat maakt dat bedrijven er alle baat bij hebben om van zodra ze in aanmerking komen een vraag tot omzetting in te dienen. Naar schatting 60% van de 25.000 klasse 1 inrichtingen hebben een vergunning verkregen na 10 september 2002. Dit maakt dat potentieel 15.000 inrichtingen in aanmerking komen voor een omzetting. Gezien de voordelen voor bedrijven om te kunnen beschikken over een permanente vergunning is de verwachting dat 50% van deze 15.000 inrichtingen (of 7.500) een specifieke aanvraag tot omzetting zullen indienen43. De gemiddelde werklast wordt begroot op 1 werkdag44. In totaal wordt de gemiddelde werklast per jaar geschat op 2,2 VTE voor een periode van maximum 17 jaar45.

Belangrijke noot: Inspraak Het verwachte volume zal toenemen daar op het einde van elke exploitatieperiode van 20 jaar aan het betrokken publiek en de adviesinstanties de kans wordt gegeven zijn gemotiveerde opmerkingen te formuleren over de verdere exploitatie van de ingedeelde inrichting of activiteit. Deze opmerkingen hebben tot gevolg dat er een procedure voor de vergunningverlenende overheid wordt opgestart over het bijstellen van de omgevingsvergunning. Ieder bezwaarschrift voor een klasse 1 inrichting en een klasse 2A inrichting moet worden onderzocht en geadviseerd door de Provinciale Omgevingsvergunningscommissie. Anderzijds bestaat deze last vandaag reeds, gezien bedrijven na het aflopen van de milieuvergunning die maximaal verleend wordt voor 20 jaar automatisch een nieuwe aanvraag tot vergunning dienen in te dienen. De concrete werklast voor deze procedure is op vandaag moeilijk in te schatten. Deze bepalingen in het decreet zullen maar voor de eerste keer worden toegepast 20 jaar nadat de eerste omgevingsvergunningen permanent geworden zijn. Indien we ervan uitgaan dat de omgevingsvergunning in voege treedt in 2015 zullen de eerste inspraakmomenten ten vroegste plaatsvinden vanaf 2035. In een periode van 20 jaar kunnen nog heel wat parameters wijzigen, zoals verdere digitalisering, integratie van milieu en stedenbouw, etc. Omwille van deze redenen opteren we om geen concrete werklast mee in rekening te brengen.

3.2.1.2 – Conclusie De samenvattende tabel maakt duidelijk dat de provincies aan de ene kant een beperkt aantal taken verliezen met bijhorende werklastreductie. Aan de andere kant verschuiven een aantal bevoegdheden naar de provincies, zoals stedenbouw 1ste aanleg in kader van een milieuvergunning klasse 1 en krijgen de provincies een aantal nieuwe bevoegdheden zoals evaluaties, bijstellingen en dergelijke. Beide elementen resulteren in een geschatte recurrente werklasttoename van 29,8 VTE. Echter doorheen de verschillende consultatierondes en overlegmomenten is duidelijk gesteld dat er nog ruimte is tot optimalisatie. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan digitalisering, eventuele bijsturing via uitvoeringsbesluiten inzake evaluaties, of indien noodzakelijk het aanpassen van het decreet (bijvoorbeeld in het kader het opvragen van een geïntegreerd advies aan de POVC in kader van de klasse 2A dossiers. Interbestuurlijke samenwerking als instrument om de werklast en de nodige (informatica-) investeringen beheersbaar te houden, dient zeker verder te worden bekeken als een valabele piste. Zeker wat digitalisering betreft ligt de grote toekomstige optimalisatie in het uitwerken van een interbestuurlijk dossieropvolgingsysteem. Een dergelijke toepassing zal heel wat impact hebben op de werklast inzake administratieve

Dit is een aanvraag met als specifiek doel de omzetting – zonder vraag met verandering of wijziging. Het inschatten van de verwachte werklast voor deze dossiers is moeilijk. Dit hangt in zeer sterke mate af van de manier waarop de analyse dient te worden uitgevoerd. Indien dit puur een administratieve aangelegenheid is moet 1 werkdag per dossier volstaan. 45 Concreet betekent dit dat de omzetting naar een permanente vergunning potentieel een impact heeft op de werklast voor de periode 2018-2034. 43 44

21

taken. Voorbeelden zijn het registeren van een dossier in het eigen systeem, doorsturen van het advies, bijwerken en afhalen van het dossier van de centrale portal. Tot slot wordt ook opgemerkt dat het uitvoeringsbesluit nog heel wat elementen kan verduidelijken, zoals een heldere taakverdeling tussen de verschillende bestuursniveaus wat tevens een meer gerichte inschatting mogelijk zal maken.

22

3.2.2 – Niveau steden en gemeenten 3.2.2.1 – Inleiding Steden en gemeenten hebben uitgebreide bevoegdheden inzake milieu en stedenbouwkundige vergunningen. De bevraging van 18 steden en gemeenten maakt duidelijk dat er heel wat verschillen bestaan tussen de besturen wat betreft de organisatie, advisering en aflevering van milieuen stedenbouwkundige vergunningen. Desalniettemin zijn de grote lijnen duidelijk. In wat volgt worden de belangrijkste wijzigingen en hun impact toegelicht. Tevens wordt aandacht besteed aan de duiding van de cijfers wat betreft de verschillende praktijken en werkwijzen. De praktijken tussen de steden en gemeenten verschilt aanzienlijk. Zo spenderen (grote) steden gemiddeld gezien meer tijd per dossier, zeker wat milieu betreft. Hiervoor kunnen een aantal redenen worden aangehaald: de gemiddelde complexiteit per dossier ligt hoger in (grote) steden en industriële gemeenten. De aanwezigheid van industrie, ((zee/lucht)haven, KMO zones, landbouwbedrijven, is hier een bepalende factor. Daarnaast spelen ook andere factoren, zoals de inplanting van bedrijven in of in de nabijheid van woonzones, aard van de bedrijven, etc. In kader van deze analyse worden de volgende wijzigingen met een impact op de werklast van de steden en gemeenten kwantitatief in kaart gebracht: 1. Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning 2. Stedenbouwkundig luik volgt milieuluik (klasse 1, niet ‘gemeentelijk project’) 3. hervorming milieuvergunning van bepaalde duur naar onbepaalde duur 4. Declassering (klasse 1 -> klasse 2) 5. Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen naar de gemeenten) 6. Evaluatie van milieuvergunningen 7. Bijstelling als gevolg van een evaluatie 8. Aanwezigheid op omgevingsvergunningscommissies 9. Opstellen en actualiseren van een Meerjarenplan Tevens zijn er een aantal wijzigingen welke niet worden gekwantificeerd in kader van deze studie, maar toch kwalitatief worden meegenomen. Uit de analyse van de nieuwe gemeentelijke procedures blijkt dat er voor omgevingsvergunningsaanvragen met slechts 1 van beide aspecten weinig of geen wijzigingen zullen zijn op vlak van behandeltijd ten opzichte van de huidige aanvragen stedenbouw of milieu. Daarom kunnen we in de berekening van de werklast werken met de bevraagde AS IS cijfers uit de werksessies met de gemeenten46. De tabel geeft per wijziging aan of deze zal resulteren in een werklaststijging of –daling. In de onderstaande tabel wordt een daling aangegeven met een “-“ en een stijging van de werklast met een “+”. In de vervolgstappen worden deze elementen verder uitgewerkt op basis van de bevraging uitgevoerd bij steden en gemeenten en provincies47. Wijzigingen gemeente 1. 2.

5.

Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning Stedenbouwkundig luik volgt milieuluik (klasse 1, niet ‘gemeentelijk project’) Declassering (klasse 1 -> klasse 2) Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen naar de gemeenten) Evaluatie van milieuvergunningen

6.

Bijstelling als gevolg van een evaluatie

7.

Aanwezigheid op omgevingsvergunningscommissies

8.

Opstellen en actualiseren van een Meerjarenplan

9.

Omzetting – tijdelijk voor een maximumperiode van 17 jaar

3. 4.

Vermoedelijke Werklast

-+ + + + + + +

Hierbij is geopteerd voor een gewogen gemiddelde – om dit gemiddelde te berekenen werd gebruik gemaakt van het totaal ontvangen aanvragen op jaarbasis per deelnemende gemeente. 47 Lijst van deelnemende besturen is opgenomen in bijlage 1. 46

23

Dit eerste globaal overzicht werd tijdens de werklastmeting verder verfijnd. In het onderstaande overzicht vindt u de samenvattende tabel met per item de vertaling naar de verwachte stijging of daling inzake werklast uitgedrukt in VTE. Vervolgens volgt een concrete bespreking van elke wijziging afzonderlijk. Dit heeft tot doel om: de herkomst van de data duidelijk aan te geven inzicht te verschaffen in de toegepaste assumpties een aantal mogelijke volgende pistes om de verwachte werklast bij te sturen Deze manier van werken moet de lezer toelaten de verschillende verschuivingen en wijzigingen te begrijpen. Gemeenten OUT

N°

VTE

1

Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning omgevingsvergunning

11,0

2


16,5

IN

VTE

3

Declassering (klasse 1 -> klasse 2)

1,8

4

Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen -> gemeenten

9,8

5

Aanwezigheid op Provinciale omgevingsvergunningscommissies

6

Evaluatie van milieuvergunningen

7


8

Opstellen en actualiseren Meerjarenplan Totaal (enkel recurrente lasten)

9

Omzetting (milieuvergunningen die permanent worden) per jaar voor een periode van 17 jaar

0,7 31,3 2,1 5,1 23,3

6,2

Hieronder vindt u het overzicht van de wijzigingen uitgedrukt in VTE op basis van de bevraging van de 18 steden en gemeenten48. 1.

Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning

De verwachte tijdsbesteding zal afnemen t.g.v de integratie van de beide vergunningen. Dit maakt dat voor de gemengde aanvragen een besparing kan gerealiseerd worden aangezien enerzijds een aantal administratieve elementen slechts éénmalig dienen te worden uitgevoerd, voorbeelden hiervan zijn:      

de volledigheid en ontvankelijkheid het openbaar onderzoek agenderen adviesaanvragen opmaken besluit …

In de toekomst kan ook een grotere integratie worden verwacht van de milieuen stedenbouwkundige aspecten wat tevens zal leiden tot een optimalisatie van de inhoudelijke behandeling. Het optimaliseren van de inhoudelijke behandeling van milieuen stedenbouwkundige aspecten van de toekomstige omgevingsvergunning is minder eenvoudig. Algemeen wordt erkend dat specifieke competenties en expertise vereist zijn voor het beoordelen van een gemengde aanvraag. In de toekomst zal de inhoudelijke beoordeling, initieel blijven plaatsvinden door 2 personen met verschillende competenties op vlak van milieu en stedenbouw. Doch dit belet niet dat optimalisaties mogelijk zijn ten gevolge van het samenvoegen van beide disciplines. Cijfermatige onderbouwing De integratie van de beide vergunningen maakt dat voor de gemengde aanvragen een besparing kan gerealiseerd worden:

48

De lijst met deelnemende gemeentebesturen is opgenomen in bijlage 1. 24

-

Wat de administratieve elementen betreft kunnen we de assumptie aannemen dat een tijdswinst van 25% geboekt kan worden. Deze moet in de toekomst verder kunnen toenemen door een betere integratie op vlak van IT en in te zetten op een volledige integratie op het terrein.49

-

De inhoudelijke elementen van de vergunningstaken en het informeel onderzoek krijgen een factor 1,75 (12,5%) toegewezen. Op dit ogenblik is slechts een beperkte winst te halen. Op termijn zal deze een stuk groter zijn aangezien beide domeinen verder naar elkaar zullen toegroeien en de mensen op het terrein zeker basiskennis zullen hebben van het andere domein. Concreet betekent dit dat op termijn de optimalisatie zeker 25% moet kunnen bedragen.

De behandeltijd voor een gemengd dossier verkrijgen we door het gemiddelde te nemen van een stedenbouwkundige aanvraag op gemeentelijk niveau en een milieuaanvraag klasse 2. Wanneer we de factor 1,5 op administratieve taken en factor 1,75 voor inhoudelijke taken toepassen bekomen we een gemiddelde geschatte behandeltijd van 5,42 werkdagen voor elk van de 1.994 gemengde dossiers op gemeentelijk niveau. Wanneer we het verschil nemen met het huidig aantal werkdagen voor het uitvoeren van beide dossiers afzonderlijk bekomen we een werklastreductie van 11,0 VTE op jaarbasis. De gedetailleerde berekening inclusief de gemaakte aannames en assumpties kunt u terugvinden in bijlage 2. 2.

Stedenbouwkundig luik volgt milieuluik (klasse 1, niet ‘gemeentelijk project’)

Het verwachte volume zal afnemen daar het ontwerpdecreet voorziet dat het stedenbouwkundige luik van een vergunning het milieuluik volgt. Concreet betekent dit dat voor klasse 1 inrichtingen de provincies ook bevoegd worden voor aanvragen omgevingsvergunningen enkel stedenbouw en gemengde dossiers. Deze vergunningsaanvragen verschuiven dus van de gemeenten naar de provincies: 1.590 (500 omgevingsvergunningen enkel stedenbouw en 1.090 gemengde omgevingsvergunningen) stedenbouwkundige aanvragen verschuiven van de gemeente naar de provincie. Voor de gemeenten betekent dit een daling van de werklast als gevolg van het verschuiven van deze stedenbouwkundige aanvragen. De werklast die verschuift is de behandeling van het stedenbouwkundig dossier, exclusief de uitvoering van het openbaar onderzoek waarvoor de gemeenten bevoegd blijven. Cijfermatige onderbouwing De verschuiving van 1.590 dossiers vertaalt zich in een vermindering van 2,08 50 werkdagen per dossier of een totale werklastreductie van 16,5 VTE per jaar. 3.

Declassering (klasse 1 -> klasse 2)

Het verwachte volume zal toenemen daar het ontwerpdecreet voorziet in een declassering van klasse 1 inrichtingen naar klasse 2A inrichtingen. Ook een aantal klasse 2-inrichtingen worden omwille van hun complexiteit geherclasseerd naar klasse 2A en een aantal klasse 2A inrichtingen wordt klasse 2. De gemeente wordt de vergunningverlenende instantie inzake klasse 2A inrichtingen. Enerzijds zullen een deel van de taken, welke vandaag uitgevoerd worden door de provincies verschuiven naar de gemeente. Anderzijds zijn deze dossiers niet volledig nieuw voor de gemeenten: vandaag brengen de gemeenten reeds een advies uit m.b.t. deze dossiers en daarenboven reeds de stedenbouwkundige vergunning verleent voor deze inrichtingen. In de toekomst zal de provincie via de POVC een verplicht geïntegreerd advies geven aan de gemeenten inzake vergunningsaanvragen van de gedeclasseerde of geherclasseerde inrichtingen. Dit houdt in dat de gemeente de POVC om advies vraagt en de POVC vervolgens de nodige stappen onderneemt zoals het opvragen van adviezen, het uitwerken van het adviesvoorstel en het voorstel agendeert ter bespreking en goedkeuring op de POVC. Het geïntegreerd advies van de POVC wordt bezorgd aan de gemeenten die het zullen gebruiken ter ondersteuning van de uiteindelijke beslissing. Cijfermatige onderbouwing De cijfers tonen aan dat de gemeenten vandaag reeds heel wat taken uitvoeren met betrekking tot het adviseren van een klasse 1 dossier; een gemiddelde van 4,5551 werkdagen per klasse 1 dossier. De provincies verschuiven 0,85 werkdag per dossier. Dit maakt op een totaal van 42052 dossiers een bijkomende werklast van 1,8 VTE.

49

De optimalisatiegraad is zeer sterk afhankelijk van de manier waarop de dossierverwerking van de gemeentelijke diensten vandaag reeds geautomatiseerd zijn en op welke manier beiden vandaag reeds geïntegreerd zijn of een vorm van samenwerking hebben. 50 2,08 werkdagen is de gemiddelde werklast voor een stedenbouwkundig dossier zonder openbaar onderzoek. 25

4.

Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen naar de gemeenten

Het verwachte volume zal toenemen daar het ontwerpdecreet werkt met gesloten lijsten voor het Vlaamse en provinciale bestuursniveau. De gesloten Vlaamse lijst wordt in de toekomst een stuk kleiner wat maakt dat 1.95053 aanvragen van het Vlaamse niveau dalen naar het gemeentelijke niveau. Voor de gemeenten betekent dit een verhoging van het aantal aanvragen met 1.950 aanvragen per jaar. Hier gaat het niet om een totaal nieuw dossier aangezien de lokale besturen vandaag reeds het openbaar onderzoek organiseren in kader van deze procedures en hierin een niet onbelangrijk advies verlenen. Deze elementen zullen dan ook in mindering gebracht worden. Cijfermatige onderbouwing Voor de berekening van de impact op de werklast wordt vertrokken uit de behandeltijd voor een gemiddelde stedenbouwkundige aanvraag op gemeentelijk niveau zonder de tijd die gemeenten besteden aan het voeren van het openbaar onderzoek. Dit zal in de toekomst nog steeds door de gemeenten worden opgenomen. Tevens blijkt uit de lijst van dossiers 54 welke zullen verschuiven naar de gemeenten dat dit in hoofdzaak eenvoudige dossiers zijn. Daarenboven behandelen de gemeenten deze dossiers vandaag reeds in kader van de adviesverlening. Omwille van deze redenen wordt de extra werklast ingeschat op de helft van een gemiddeld dossier. Op die manier komen we op een gemiddelde werklast van 1,0 werkdag per dossier voor de gemeenten. Dit resulteert in een stijging van de werklast met 9,8 VTE op jaarbasis. 5.

Aanwezigheid op omgevingsvergunningscommissies

De tijdsbesteding zal toenemen daar de steden en gemeenten OmgevingVergunningCommissies (POVC). De bevraging bij de lokale Provinciale MilieuvergunningCommissie (PMVC) leert ons dat ook in deze gemeenten. Een beperkt aantal (grotere) steden gaan systematisch naar belangrijke/delicate dossiers en een groot deel zegt nooit deel te nemen.

kunnen deelnemen aan de Provinciale besturen met betrekking tot de bestaande grote verschillen bestaan tussen steden en de huidige PMVC, anderen gaan enkel voor

Cijfermatige onderbouwing Daar de participatiegraad enorm varieert gaan we uit van de assumptie dat gemeentebesturen in 10% 55 van te behandelen dossiers ook effectief deelnemen aan de POVC. Het totaal aantal dossiers potentieel extra te behandelen door de POVC op jaarbasis is 2.99656·. Dit maakt dat gemeentebesturen deelnemen aan de POVC voor een 300tal dossiers. De tijdsbesteding per dossier bedraagt gemiddeld 0,5 werkdagen57. Dit resulteert in een bijkomende werklast van 0,7 VTE op jaarbasis. 6.

Evaluatie van omgevingsvergunningen

Het verwachte volume zal toenemen daar de gemeenten bevoegd worden voor het uitvoeren van evaluaties van klasse 2 en klasse 2A bedrijven waarvoor zij vergunningverlenende overheid zijn. Hier tegenover staat wel het permanent karakter van de Omgevingsvergunning. Het doel is de evaluaties te sturen op basis van een risicogebaseerde en themagerichte aanpak. Dit moet toelaten om de evaluaties meer gericht uit te voeren. Tevens dient er in de toekomst een sterke samenwerking en afstemming te worden opgezet met de verschillende inspectiediensten (handhaving). Cijfermatige onderbouwing De inschatting van de werklast vertrekt vanuit de assumptie van het uitvoeren van evaluaties en de selectie van de te evalueren inrichtingen gebaseerd zijn op een gerichte aanpak vertrekkende vanuit een risico assessment. Concreet kan dit betekenen dat op aangeven van de Vlaamse Overheid richtlijnen worden ontwikkeld met betrekking tot welke instanties dienen te worden geëvalueerd en welke aspecten dienen te worden meegenomen in de beoordeling. Deze aanpak resulteert in een beheersbare set van evaluaties.

Zie meeting 18 gemeentebesturen – gewogen gemiddelde. Zie p.11 – verwacht gemiddeld aantal klasse 1 dossiers per jaar welke verschuiven naar de gemeenten en klasse 2A worden. 53 Zie p.11 – verwacht gemiddeld aantal (1.950) stedenbouwkundige dossiers per jaar welke verschuiven van de gesloten Vlaamse lijst naar de gemeenten. 54 Voor het volledige overzicht – referentiejaar 2012 – zie bijlage 3. 55 Inschatting op basis van de bestaande praktijk. 56 Som van 420: nieuwe 2A dossiers + 396: huidige 2A dossiers + 2180: huidige klasse 1 dossiers. 57 De werklast bedraagt zowel de voorbereiding, verplaatsing en deelname aan de POVC. 51 52

26

De inschatting gemaakt door het departement LNE gaat uit van het evalueren op jaarbasis van gemiddeld 3% van het totaal aantal inrichtingen klasse 2. Dit komt op gemiddeld 2.100 evaluaties58 per jaar. De gemiddelde tijdsbesteding van het behandelen van een evaluatie wordt ingeschat op 2,98 werkdagen. 59 Op manier komen we tot een totale werklast van 31,3 VTE. 7.


Het verwachte volume zal toenemen daar aangenomen wordt dat een evaluatie in een aantal gevallen aanleiding zal geven tot het aanpassen van de vergunning. Dit betekent dat een aantal dossiers per jaar de bijstellingsprocedure moeten doorlopen. Uitgangspunt is dat de werklast per dossier in deze procedure beperkt is, daar het inhoudelijke werk reeds verricht is tijdens de evaluaties en met andere woorden het concrete dossier gekend is. Cijfermatige onderbouwing Het aantal bijstellingsdossiers wordt ingeschat op 20%60 van het totaal aantal uitgevoerde evaluaties. Als we er vanuit gaan dat 2.100 evaluaties (zie 6. Evaluatie omgevingsvergunning) worden uitgevoerd per jaar, betekent dit gemiddeld 420 dossiers op jaarbasis. De gemiddelde tijdsbesteding voor een bijstelling wordt ingeschat op 1 werkdag. Er wordt uitgegaan van de veronderstelling dat alle elementen uit het dossier gekend zijn op basis van de uitgevoerde evaluatie. In totaal wordt de bijkomende werklast ingeschat op 2,1 VTE. 8.

Opstellen en actualiseren van een Meerjarenplan

Het verwachte volume zal toenemen daar het voorliggend ontwerp de intentie heeft om het bestaande systeem van vergunningen met een termijn van maximum 20 jaar en de hieraan inherente hernieuwingsaanvragen te vervangen door een omgevingsvergunning van onbepaalde duur. Om de garantie te hebben dat de Beste Beschikbare Technieken worden toegepast, dat de risico’s en de verontreiniging binnen een aanvaardbaar niveau liggen en dat de milieukwaliteitsnormen worden gehaald voorziet het decreet in specifieke en vraag gebonden evaluaties. Het ontwerpdecreet voorziet dat gemeenten een meerjarenplan opzetten inzake evaluaties. Cijfermatige onderbouwing Het meerjarenplan wordt een cruciaal instrument voor het opzetten en uitvoeren van evaluaties. De steden en gemeenten schatten, op basis van de beschikbare informatie, het opstellen en actualiseren van dit meerjarenplan op 3,3 werkdagen per jaar. Het eerste jaar zullen een aantal dagen meer nodig zijn om het plan te ontwikkelen en uit te werken. De daaropvolgende jaren zal de werklast lager liggen daar enkel het plan dient geactualiseerd te worden. Elke gemeente moet een meerjarenplan hebben dus als volume gebruiken we hier 308. Dit resulteert in een totale werklast van 5,1 VTE per jaar verdeeld over alle steden en gemeenten van Vlaanderen. 9.

Omzetting (milieuvergunningen die permanent worden)

Zoals aangegeven in de scope van de werklastmeting wordt ook de eenmalige omzetting van een huidige milieuvergunning naar een permanente vergunning berekend. Deze omzetting is een éénmalige actie welke tijdelijk het volume aanvragen beperkt doet stijgen. Eens deze omzettingen gerealiseerd zijn verdwijnt deze taak. De milieuvergunningen die vanaf 10 september 2002 zijn aangevraagd en verleend voor een termijn van 20 jaar, worden geacht voor onbepaalde duur verleend te zijn als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. (tussen 3 en 4 jaar voor de vergunningstermijn, geen bezwaar tijdens het openbaar onderzoek, hoofdzakelijk stedenbouwkundig vergunt en de vraag tot omzetting vereist geen MER of passende beoordeling).61 Concreet betekent dit dat omzettingen ten vroegste kunnen worden aangevraagd vanaf 2018 (in de veronderstelling dat het decreet omgevingsvergunning reeds in voege is) en dit voor een periode tot 2035.

58

3% van 70.000 klasse 2 inrichtingen resulteert in 2.100 te evalueren inrichtingen per jaar. Een evaluatie wordt wat werklast betreft gezien als een gemiddelde nieuwe aanvraag omgevingsvergunning met enkel milieuaspecten. (informatieanalyse, bedrijfsbezoek, verslag), ofwel 3 werkdagen per evaluatie. 60 Inschatting gemaakt in overleg met LNE, VVP en VVSG. 61 Memorie van toelichting bij het ontwerpdecreet omgevingsvergunning p. 13 - punt 3.2.3. Waarborgen voor de bescherming van de mens en het leefmilieu. 59

27

Cijfermatige onderbouwing Algemeen wordt verwacht dat inrichtingen, welke voldoen aan de voorwaarden, snel een omzetting zullen vragen alvorens nieuwe aanvragen in te dienen. De voorziene omzettingsprocedure is zeer eenvoudig wat maakt dat bedrijven ervoor zullen opteren om een vergunning van onbepaalde duur te bekomen. Naar schatting 60% van de 70.000 klasse 2 inrichtingen hebben een vergunning verkregen na 10 september 2002. Dit maakt dat potentieel 42.000 inrichtingen in aanmerking komen voor een omzetting. Gezien de voordelen voor bedrijven om te kunnen beschikken over een permanente vergunning is de verwachting dat 50% van deze 42.000 inrichtingen (of 21.000) een specifieke aanvraag tot omzetting zullen indienen62. De gemiddelde werklast wordt begroot op 1 werkdag63. In totaal wordt de gemiddelde werklast per jaar geschat op 6,2 VTE voor een periode van maximum 17 jaar64.

Belangrijke noot: Inspraak Het verwachte volume zal toenemen daar op het einde van elke exploitatieperiode van 20 jaar aan het betrokken publiek en de adviesinstanties de kans wordt gegeven zijn gemotiveerde opmerkingen te formuleren over de verdere exploitatie van de ingedeelde inrichting of activiteit. Deze opmerkingen hebben tot gevolg dat er een procedure voor de vergunningverlenende overheid wordt opgestart over het bijstellen van de omgevingsvergunning. Ieder bezwaarschrift voor een klasse 2 inrichting en een klasse 2A inrichting moet worden onderzocht en geadviseerd door de het college van burgemeester en schepenen. Anderzijds bestaat deze last vandaag reeds, gezien bedrijven na het aflopen van de milieuvergunning die maximaal verleend wordt voor 20 jaar automatisch een nieuwe aanvraag tot vergunning dienen in te dienen. De concrete werklast voor deze procedure is op vandaag moeilijk in te schatten. Deze bepalingen in het decreet zullen maar voor de eerste keer worden toegepast 20 jaar nadat de eerste omgevingsvergunningen permanent geworden zijn. Indien we ervan uitgaan dat de omgevingsvergunning in voege treedt in 2015 zullen de eerste inspraakmomenten ten vroegste plaatsvinden vanaf 2035. In een periode van 20 jaar kunnen nog heel wat parameters wijzigen, zoals verdere digitalisering, integratie van milieu en stedenbouw, etc. Omwille van deze redenen opteren we om geen concrete werklast mee in rekening te brengen.

3.2.2.2 – Conclusie De samenvattende tabel maakt duidelijk dat de gemeenten aan de ene kant een beperkt aantal taken verliezen met bijhorende werklastreductie. Aan de andere kant verschuiven een aantal bevoegdheden naar de gemeenten, zoals de overheveling van 1.950 bouwdossiers van Vlaanderen naar de lokale besturen. Tevens krijgen de gemeenten ook een aantal nieuwe taken waaronder evaluaties en de opmaak van een meerjarenprogramma. Beide elementen resulteren in een geschatte recurrente werklasttoename van 23,3 VTE. Echter doorheen de verschillende consultatierondes en overlegmomenten is duidelijk gesteld dat er nog ruimte is tot optimalisatie, denken we hiervoor bijvoorbeeld aan digitalisering, sturing vanuit Vlaanderen inzake evaluaties en welke prioriteiten dienen te worden gesteld bij de uitvoering. Zeker wat digitalisering betreft ligt de grote toekomstige optimalisatie in het uitwerken van een interbestuurlijk dossieropvolgingsysteem. Een dergelijke toepassing zal heel wat impact hebben op de werklast inzake administratieve taken. Voorbeelden zijn het registeren van een dossier in het eigen systeem, doorsturen van het advies, bijgewerkt dossier en afhalen van het dossier van de centrale portal en dergelijke. Tot slot wordt ook opgemerkt dat het uitvoeringsbesluit nog heel wat elementen kan verduidelijken wat een meer gerichte inschatting moet mogelijk maken, zoals in het openbaar onderzoek inzake klasse 2A vergunningsaanvragen kader van evaluaties, bijstellingen, omzettingen en het meerjarenprogramma.

Dit is een aanvraag met als specifiek doel de omzetting – zonder vraag met verandering of wijziging. Het inschatten van de verwachte werklast voor deze dossiers is moeilijk. Dit hangt in zeer sterke mate af van de manier waarop de analyse dient te worden uitgevoerd. Indien dit puur een administratieve aangelegenheid is moet 1 werkdag per dossier volstaan. 64 Concreet betekent dit dat de omzetting naar een permanente vergunning potentieel een impact heeft op de werklast voor de periode 2018-2034. 62 63

28

Belangrijke noot: de grote variatie tussen de steden en gemeenten Gezien de grote variatie inzake ruimtelijke omgeving en de aanwezigheid van het aantal bedrijven (klasse 1 en klasse 2) zal ook de impact van de omgevingsvergunning op de werklast zeer verschillend zijn. Daarnaast is de complexiteit van een vergunningsaanvraag een belangrijke factor in het bepalen van de werklast. Omwille van bovenstaande redenen zullen ook de bijkomende werklasten, in kader van de omgevingsvergunning, ongelijk gespreid zijn tussen de steden en gemeenten. Hierbij kan op basis van de bevraging worden aangenomen dat de grootste impact zich zal situeren in de grotere steden en de industriële gemeenten. Het zijn de lokale besturen welke een groot aantal milieuvergunning-plichtige entiteiten op hun grondgebied hebben die de belangrijkste wijzigingen en bijhorende werklast zullen ervaren.

29

4 – Resultaten verschuiving werklast – kwalitatief 4.1 – Geintegreerde procedure en besluitvorming Het doel is te komen tot een vergunningsprocedure, waarbij de initiatiefnemer van een project zijn aanvraag zal kunnen indienen bij één instantie. Hierna zal één openbaar onderzoek en één adviesronde worden georganiseerd. In sommige gevallen zal het advies van een Omgevingsvergunningscommissie (OVC) gevraagd worden. Deze Commissie wordt gespiegeld aan de provinciale respectievelijk de gewestelijke milieuvergunningscommissie. Het sluitstuk van de vergunningsprocedure is een geïntegreerde besluitvorming onder de vorm van een omgevingsvergunning. Deze geïntegreerde vergunningsprocedure laat toe te komen tot een efficiëntere vergunningverlening met een maximale synergie van de te doorlopen stappen. Het eindresultaat van de geïntegreerde vergunningsprocedure moet voor alle betrokkenen een eindresultaat met zich meebrengen dat gebruiksvriendelijker, beter en sneller is dan de huidige kanalen. Geïntegreerde vergunningverlening laat een volwaardige geïntegreerde beoordeling toe van zowel de milieutechnische als de stedenbouwkundige aspecten verbonden aan de realisatie van een project. Zaken die inhoudelijk samenhangen in hun geheel bekijken is efficiënter en leidt tot betere beslissingen en kwalitatief betere vergunningen dan aparte besluitvormingsprocessen. Door een geïntegreerde vergunningverlening worden tegenstrijdige beslissingen vermeden. De overheid zal zich in de toekomst met één stem uitspreken over de toelaatbaarheid van zowel de milieu- als de stedenbouwkundige aspecten van een project. Dit komt de rechtszekerheid alleen maar ten goede. 4.2 – Doorlooptijd (termijnen-meldingen) Eén van de krachtlijnen van het decreet is het verzekeren van de tijdswinst die beoogd wordt met het invoeren van beperkte proceduretermijnen. Het ontwerpdecreet bakent per proces een bepaalde termijn af en als deze niet gehaald worden zijn hier sancties aan verbonden. Het bestuur dat niet binnen de vastgestelde termijn een beslissing neemt of advies uitbrengt doet immers blijken geen bezwaren te hebben tegen de aanvraag. De gekoppelde sancties zijn afhankelijke van de aanleg waarin het dossier wordt behandeld. Deze termijnen hebben een invloed op de doorlooptijd van een dossier, maar niet op de werklast. De te behandelen vergunningstaken en ook de behandeltijd van een dossier zelf blijven immers dezelfde, zowel op inhoudelijk als administratief vlak, ongeacht de termijn die hier aan gekoppeld wordt. Thans wordt er ook gewerkt met strikte vervaltermijnen binnen de verschillende vergunningsprocedures. Dit kan dus wel een gevolg hebben op de werkdruk van een bestuur. Het duidelijkste voorbeeld hierbij zijn de meldingen. Momenteel is er geen opgelegde termijn gekoppeld aan de aktename bij meldingen en worden deze dossiers dus op drukke momenten uitgesteld zowel door de administratieve diensten als door de inhoudelijk beoordelaars om ruimte te creëren voor meer dringende taken. De invoering van bindende termijnen zal dit niet meer toelaten zodat ook op drukkere momenten tijd en ruimte zal moeten vrijgemaakt worden om de meldingsdossiers binnen de wettelijk bepaalde termijnen af te handelen. Dit heeft dus een duidelijk effect op zowel de werkdruk van een bestuur als in mindere mate op de kwaliteit van de behandeling, maar niet op de behandeltijd zelf. 4.3 – Administratieve lus Het ontwerpdecreet voorziet in de mogelijkheid van een administratieve lus en dit zowel op initiatief van de aanvrager als van de vergunningsverlener. Het is de vergunningsaanvrager toegestaan om na het openbaar onderzoek of tijdens de administratieve beroepsprocedure nog wijzigingen aan de vergunningsaanvraag aan te brengen. Wijzigingen aan de vergunningsaanvraag die tegemoet komen aan de opmerkingen van de adviesinstanties of van de omwonenden, die niet leiden tot een verminderde bescherming van het leefmilieu en de mens en de rechten van derden niet onevenredig benadelen, moeten niet opnieuw aan het openbaar onderzoek worden onderworpen. Andere wijzigingen wel. In zoverre een nieuw openbaar onderzoek plaatsvindt, wordt de beslissingstermijn automatisch verlengd. 30

Als de in eerste of laatste administratieve aanleg bevoegde vergunningverlenende overheid vaststelt dat er procedurefouten zijn gemaakt, kan zij deze verhelpen door middel van een administratieve lus, tenzij derde belanghebbenden daardoor onevenredig kunnen worden benadeeld Deze administratieve lussen zijn niet meegenomen in het geheel van de lastenmeting. We zijn er ons echter wel van bewust dat het gebruik maken van dergelijke lussen ervoor kan zorgen dat bepaalde processtappen van de procedure opnieuw moeten doorlopen worden wat natuurlijk een beperkt effect zal hebben op de werklast van dat dossier. Anderzijds zal het invoeren van deze mogelijkheid een daling van het aantal aanvragen tot gevolg hebben aangezien de aanvrager op eigen initiatief noodzakelijke documenten kan toevoegen aan zijn dossier waardoor zijn aanvraag meer kans maakt om goedgekeurd te worden en het opnieuw opstarten van een vergunningsprocedure, ten gevolge van bijvoorbeeld het ontbreken van noodzakelijke documenten, wordt vermeden. M.a.w. het aantal aanvragen dient logischerwijze te dalen in de toekomst en de mogelijkheid tot bestuurlijke lus betekent in totaal een daling van de werklast. Ook de kwaliteit van een dossierbehandeling kan verbeterd worden aangezien de vergunningverlenende overheid mogelijke procedurefouten nog kan rechtzetten. 4.4 – Integratiespoor MER/VR De integratiespoorprocedure in huidig ontwerpdecreet wil de traagheid doorbreken waarmee in Vlaanderen beslissingen worden genomen over bepaalde projecten. Een belangrijk knelpunt dat vaak opgeworpen wordt is de tijdsduur van de milieueffectrapportageprocedure. De tijdsduur nodig om een MER op te stellen bedraagt ongeveer 1 jaar – er kan pas een milieuvergunning of stedenbouwkundige vergunning aangevraagd worden nadat het MER goedgekeurd is – waardoor de time-to-permit hierdoor gemakkelijk 1,5 jaar bedraagt wat binnen Europa niet concurrentieel is. Een belangrijke versnellingsmogelijkheid en verbeterpotentieel voor de bestaande probleemstelling kan gevonden worden in het gedeeltelijk parallel laten verlopen van de milieueffectrapportageprocedure en de vergunningsprocedure. Dit parallel traject of integratiespoortraject betekent een belangrijke tijdswinst voor initiatiefnemers van projecten. Voor de diensten MER en VR zal de werklastvermeerdering zich situeren op het vlak van procedures en niet wat betreft de volumes. Er dient wel opgemerkt te worden dat de procedurewijzigingen niet in alle dossiers zullen doorwegen. De extra werklast zal zich concentreren in de volgende deeltaken: (1) Het bijwonen van de projectvergadering en informeel vooroverleg; (2) Het catalogeren (triëren) en verwerken van reacties uit het openbaar onderzoek waar de MER en/of VR nu ook in geïntegreerd is en de opmaak van de ontwerpgoedkeuring; (3) Het bijwonen van de commissies. Het aantal dossiers dat de dienst in de toekomst moet behandelen zal naar alle waarschijnlijkheid niet wijzigen. 4.5 – Digitalisering van het vergunningsproces “In de huidige digitale maatschappij zal de mogelijkheid tot indienen van een digitale aanvraag een stevige winst opleveren op vlak van administratieve last en dit zowel voor de aanvrager als voor de vergunningverlenende overheid. De digitalisering van de omgevingsvergunning zal verlopen via een zogenaamd ‘driesporentraject’[1] met het omgevingsloket dat alle aanvragen en meldingen zal centraliseren, het omgevingsvergunningenregister wat op termijn de authentieke bron zal zijn voor alle vergunningsinformatie en ten derde het opzetten van een nieuwe infrastructuur op het terrein. Verwacht wordt dat de digitalisering een relatief sterke impact zal hebben op de werklast binnen de vergunningsprocedure en dan vooral op de administratieve taken. Wij verwijzen hier naar de studie met betrekking tot de digitale bouwaanvraag die reeds in 2012 werd uitgevoerd. Hieruit blijk duidelijk dat een digitaal proces een duidelijk positieve invloed heeft op de werklast. Het is echter niet mogelijk om de resultaten van deze meting één op één te kopiëren naar de omgevingsvergunning wegens de grote verschillen die er bestaan tussen lokale besturen op vlak van digitaliseringsgraad. Sommige besturen staan hierin reeds veel verder dan anderen waardoor de studie digitale bouwaanvraag niet representatief is voor alle 308 Vlaamse gemeenten. Anderzijds krijgen we in deze studie wel een idee van op welke elementen het digitaliseringsproces een impact zal hebben. Een groot deel van de taken zijn immers dezelfde of zeer gelijkaardig aan de toekomstige omgevingsvergunningsprocessen. Bij het inhoudelijke luik van het vergunningsproces zal een digitale aanvraag dus niet bijzonder veel efficiëntiewinsten opleveren, maar des te meer op 31

de administratieve taken. Uit de meting naar aanleiding van de digitale bouwaanvraag blijkt dat op vlak van registratie en bij de controle op ontvankelijkheid en volledigheid bespaard kan worden ten opzichte van een papieren proces. Ook tijdens de uitwisseling van formulieren en documenten met de aanvrager kunnen duidelijke efficiëntiewinsten opgetekend worden, net zoals bij het opvragen van adviezen bij alle belanghebbende instanties. Hoeveel deze winsten, in tijd of kostenbesparingen, juist bedragen hangt af van gemeente tot gemeente en kan dus niet geëxtrapoleerd worden op basis van de meting digitale bouwaanvraag. In onderstaande tabel wordt een beeld geschetst van de activiteiten waar efficiëntiewinsten kunnen geboekt worden. Voorbeelden van mogelijke besparingen in het vergunningsproces ten gevolge van digitalisering65 1 Afhandelen van één vraag om advies 2 Registreren van een aanvraag 3 Afleveren van een afgiftebewijs 4 Afleveren van een (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring 5 Opsturen van de vergunning / de weigering naar een aanvrager 6 Uit archief halen van een dossier 7 Controleren van een aanvraag op volledigheid 8 Archiveren van een (papieren) dossier Afdrukken en ondertekenen van een (ontvankelijkheids- en) 9 volledigheidsverklaring 10 Ondertekenen van het dossier bij het opmaken van een beslissing

De uitwisseling van gegevens tussen besturen blijft de grote uitdaging. Vandaag dienen ook de elektronische dossiers meermaals te worden geregistreerd (digitaal) dit omdat een geïntegreerd dossieropvolgingsysteem ontbreekt. Het zijn dergelijke ingrepen die potentieel nog een belangrijke positieve impact kunnen hebben op de toekomstige werklast van lokale besturen. Omwille van bovenstaande redenen werkt men momenteel aan een digitale omgevingsvergunning. De huidige scope van de digitale omgevingsvergunning is als volgt: Inhoudelijk zullen alle omgevings-, verkavelings-, inclusief ‘gemengde’ vergunningsaanvragen in het kader van de omgevingsvergunning opgenomen worden: Verder is er ook de digitale archivering in het kader van het Omgevingsvergunningenregister (wat een enorme besparing zal betekenen aan archiefruimte en ontsluiting archief) en de toegankelijkheid van dit register voor andere bestuursniveaus zal mogelijk maken. De grote optimalisatie situeert zich in het feit dat dossiers van bij de start digitaal zullen zijn. Dit maakt dat het scannen van documenten niet meer dient te gebeuren en dat de uitwisseling van gegevens tussen overheden een stuk makkelijker zal verlopen. 4.6 – Overgangssituatie De overgangssituatie is niet opgenomen in de scope van de werklastmeting. Omwille van deze reden brengen we hieronder de verschillende elementen in kaart zonder al deze elementen te kwantificeren. Waar mogelijk geven we cijfers mee. Voor een aantal elementen is op dit moment nog niet voldoende duidelijk hoe deze er zullen uitzien in de toekomst. Hieronder vindt u een korte toelichting per element dat van belang is in de overgangssituatie:

4.6.1 – IT omgeving De IT omgeving van de lokale besturen zal zeker een impact ondervinden. De beslissing van de Vlaamse regering van 4 juni 2010 vermeldde terecht dat er bij de implementatie van het ‘loket’ rekening moet gehouden worden met de impact van het project naar IT-investeringen, dataopslag en back-office systemen voor de lokale besturen.

65

Bron – studie digitale bouwaanvraag. 32

De lokale besturen beschikken over een digitaal dossierbehandelingssysteem. Deze systemen worden nog voornamelijk gebruikt voor dossierregistratie en documentatiegeneratie, die dan verder analoog worden afgehandeld. Vanuit dit gegeven kan gesteld worden dat de noodzakelijk investeringen voor de lokale besturen zich voornamelijk op 3 vlakken situeren: software (upgrade van de toepassing), beeldschermen en opslagcapaciteit. Dit aspect is het voorwerp van een afzonderlijke werkgroep.

4.6.2 – Opleiding en vorming De invoering van de omgevingsvergunning heeft tot gevolg dat nieuwe informatie moet worden gedeeld alsook nieuwe procedures moeten worden eigen gemaakt, net zoals bij elke andere regelgeving wijziging van deze omvang. Specifiek aan de omgevingsvergunning is dat de bestaande disciplines in de toekomst minstens noties dienen te hebben van de andere. Dit gelet op de integratie van de beide vergunningen en de voorziene gecoördineerde beslissing. Dit aspect is het voorwerp van een afzonderlijke werkgroep.

4.6.3 – Interne reorganisatie In heel wat lokale besturen zijn de bestaande milieuen stedenbouwkundige diensten afzonderlijke diensten. In de toekomst als gevolg van de invoering van de omgevingsvergunning zal het onderlinge overleg en afstemming steeds belangrijker worden. Omwille van deze reden zullen de interne procedures moeten worden bijgesteld. In een aantal gevallen kan tevens worden overgegaan tot het (deels) samenvoegen van de betrokken diensten. Zo beschikken een aantal steden en gemeenten reeds over een dienst ‘vergunningen’ waarbij de vergunningsaspecten van beide disciplines zijn samengebracht.

4.6.4 – Inwerken nieuwe procedures Het zich inwerken in nieuwe procedures heeft steeds een beperkte werklaststijging tot gevolg. De beste praktijk gaat hierbij uit van een extra kost voor een periode van 2 jaar. Na deze periode wordt verondersteld dat de nieuwe procedures en werkwijzen gekend zijn. De grote uitdaging in de verdere implementatie van de omgevingsvergunning is het bewerkstellingen dat zowel milieu- als stedenbouwkundige ambtenaren een basiskennis hebben van elkaars vakgebied. Gezien de complexiteit van beide materies zal hier enige tijd over gaan.

4.6.5 – Gecoördineerde vergunning Het decreet voert de gecoördineerde omgevingsvergunning in voor wat betreft het luik exploitatie van ingedeelde inrichtingen of activiteiten. Hierdoor heeft de begunstigde van de vergunning steeds één vergunning waaruit de actuele vergunningssituatie voor de exploitatie van de ingedeelde inrichting of activiteit blijkt. Een gecoördineerde vergunning biedt transparantie over de vergunningstoestand voor zowel de vergunningsaanvrager als de vergunningverlenende overheid en de toezichthouders. Vandaag is het nog onduidelijk hoe zich dit in de praktijk zal uitkristalliseren en met andere woorden of hier een extra werklast aan verbonden is.

4.6.6 – Toename dossiers bij Raad voor Vergunningsbetwistingen Hiervoor verwijzen wij naar het rapport “Businessplan DBRC” waar deze elementen worden meegenomen in de toekomstige organisatie van de DBRC.

33

5 – Conclusie Hieronder vindt u de samenvattende tabel met de belangrijkste wijzigingen zoals in de vorige hoofdstukken uitvoerig werd besproken.

Samenvatting provincies N°

OUT Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning 1 omgevingsvergunning

VTE 3,4

2 Declassering (klasse 1 -> klasse 2)

1,8

3 Vermindering aantal beroepen milieu

1,7

4 Vermindering aantal beroepen stedenbouw IN 5 Omgevingsvergunning – stedenbouw: gekoppeld aan milieu klasse 1 dossier

2,3 VTE 16,5

6 Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen -> provincie

0,5

7 Verruiming van het aantal dossiers op de POVC's

7,9

8 Gemengde beroepen

6,3

9 Ondersteuning evaluaties door POVC

6,0

10 Bijstellingen van milieuvergunning als gevolg van een evaluatie Totaal (enkel recurrente lasten)

1,8 29,8

Omzetting (milieuvergunningen die permanent worden) per jaar voor een periode van 11 17 jaar

2,2

Samenvatting gemeenten N°

OUT Integratie van stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning 1 omgevingsvergunning 2 Omgevingsvergunning – stedenbouw: gekoppeld aan milieu klasse 1 dossier IN 3 Declassering (klasse 1 -> klasse 2) Afschaffing ‘bijzondere procedure – verschuiving gesloten lijst Vlaanderen -> 4 gemeenten 5 Aanwezigheid op Provinciale omgevingsvergunningscommissies 6 Evaluatie van milieuvergunningen 7 Bijstellingen van milieuvergunning als gevolg van een evaluatie 8 Opstellen en actualiseren Meerjarenplan Totaal (enkel recurrente lasten)

VTE 11,0 16,5 VTE 1,8 9,8 0,7 31,3 2,1 5,1 23,3

Omzetting (milieuvergunningen die permanent worden) per jaar voor een periode van

9 17 jaar

6,2 34

Bijlage 1 – Selectie deelnemende besturen Selectie gemeenten aan de hand van de Belfius-indeling per provincie: 











Woongemeenten (clusters 1, 2, 10 en 11) in Vlaams-Brabant: o

Zemst

o

Wezembeek-Oppem

o

Gooik (Interview)

Plattelandsgemeenten (clusters 3, 9 en 12) in Limburg: o

Borgloon

o

Hamont-Achel

o

Gingelom

‘Semistedelijke of agglomeratiegemeenten’ (clusters 6 en 7) in Oost-Vlaanderen: o

Wichelen

o

Zelzate

o

Denderleeuw

Economische gemeenten (clusters 4, 8 en 13) in Antwerpen: o

Beerse

o

Zwijndrecht

o

Malle (Interview)

Centrumsteden (clusters 5, 14 en 15) in West-Vlaanderen en 1 kustgemeente: o

Brugge

o

Poperinge

o

Roeselare

o

Koksijde

Gent en Antwerpen: Interview

Provincies werden gekozen in overleg met VVP: 

Antwerpen



Oost-Vlaanderen



West-Vlaanderen

35

Bijlage 2 – Detailcijfers werklastmeting Zie bijgevoegde Excel tabellen.66

66

Tabellen zijn verkrijgbaar in een apart document – niet mogelijk op A4. 36

Bijlage 3 – Overzicht dossiers bijzonder procedure Memo67

Kader Codex Art. 4.7.26. §1. Een vergunning wordt binnen de bijzondere procedure afgeleverd door: 1°

hetzij de Vlaamse Regering of de gedelegeerde stedenbouwkundige ambtenaar, voor zover het aangevraagde onderworpen is aan de verplichting tot het opmaken van [een milieueffectrapport];

2°

hetzij de gewestelijke stedenbouwkundige ambtenaar.

Data

Qlikview op data Bredero (ruimte Vlaanderen) kalenderjaar beslissing

De data die binnen Ruimte Vlaanderen voorhanden zijn worden bijgehouden in een intern dossieropvolging systeem Bredero. In bijlage het aantal afgehandelde dossiers per jaar uitgesplist per provincie. We nemen 2012 als referentiejaar. Voor deze periode zullen de meeste dossier afgehandeld zijn! let op lijn 7 dit zijn dossiers die niet toegewezen zijn aan een jaartal (procedures die opgestart zijn maar nog niet zijn afgehandeld of zijn stopgezet).

67

Memo – departement RV 06/01/14 37

Figuur voor referentiejaar 2012

Soorten dossiers in 2012 Wat zijn de meest voorkomende dossiers die op lokaal niveau kunnen gesitueerd worden in deze groep van 3401 bijzondere aanvragen in 2012 Categorie velllen, kappen, rooien, aanplanten van bomen op lokaal niveau vellen 315 kappen 185 rooien 300 aanplanten 26 ontbossen 82 Categorie lokale wegenis- en rioleringswerken wegenis 102 riolering 11 Wegenis- en riolering 67 parking 78 Fietspaden/voetpaden 88 Terreinaanleg 56 Categorie slopen/afbreken/vernieuwen restaureren

908

402

279 Slopen 196 afbreken 25 Restaureren/vernieuwen 58 Categorie bouwen/verbouwen van gemeentelijke projecten gemeente/stad 171 AGB 18 OCMW 39 Categorie windmolens/turbines wind 111 Categorie verkavelingen Wijziging verkaveling 51 Nieuwe verkaveling 29

228

111 80

38

Impact werklast lokale besturen verschuiving omgevingsvergunning

Recommend Documents