INFORMATIE VOOR EXPOSANTEN Hierin vindt u alle informatie die u nodig heeft voor uw deelname aan de Dag van de Openbare Ruimte.
Onderdeel
Pagina
OPERATIONEEL Inlogpagina exposanten
2
Locatie, tijden, routebeschrijving
2
Parkeren
2
Laden / lossen
2
Stand
3
Catering
5
Hotel
5
Registreren standpersoneel
5
PROMOTIONEEL Beurscatalogus
6
Nodig uw relaties en prospecten uit
6
Leads verzamelen en beheren met een app
6
Flyeren et cetera niet toegestaan
6
Met vragen kunt u terecht bij ExpoProof via telefoonnummer +31 (0)85 773 17 51 of per e-mail:
[email protected]. Met vriendelijke groet, Het team van ExpoProof
INLOGPAGINA EXPOSANTEN Ga naar www.openbareruimte.nl > inloggen Met uw gebruikersnaam en wachtwoord logt u in op uw persoonlijke inlogpagina van de beurs. Hier kunt u: • Bestelformulieren downloaden • Bedrijfsgegevens onderhouden die op de beurswebsite staan. • Standpersoneel registreren
LOCATIE, TIJDEN, ROUTEBESCHRIJVING
Locatie Expo Houten Meidoornkade 24 3992 AE Houten
Tijden Dag
Datum
Dinsdag Woensdag
6 oktober 7 oktober
Donderdag
8 oktober
Vrijdag
9 oktober
Van 10.00 07.30 10.00 18.00 10.00 17:00 08.00
Tot – – – – – – –
22.00 09.30 18.00 19.00 17.00 22:00 12.00
Activiteit opbouw opbouw BEURS OPEN exposantenborrel BEURS OPEN afbouw afbouw
Routebeschrijving Op de A27 neemt u de afrit 29 Houten. Onderaan de afrit gaat u op de rotonde linksaf richting Houten. Bij het tweede verkeerslicht gaat u linksaf de rondweg op en volgt u de bordjes Doornkade (bedrijventerrein). Op deze rondweg gaat u na 1.400 meter linksaf de Meidoornkade op (richting bedrijventerrein Doornkade). Na de bocht heeft u aan de rechterzijde Expo Houten. Parkeren kunt u er tegenover. Ook aan de rechterzijde van Expo Houten is gratis parkeerruimte beschikbaar.
PARKEREN Parkeren tijdens op- en afbouw en gedurende de beurs is GRATIS. U heeft GEEN parkeerpas nodig.
LADEN / LOSSEN U kunt uw goederen lossen bij de expeditie aan de achterzijde van Expo Houten, waarna u uw auto kunt parkeren op het parkeerterrein.
Geen opbouwpas nodig Tijdens op- en afbouw heeft u als exposant geen toegangspassen nodig.
Dag van de Openbare Ruimte 2015 - informatie voor exposanten
Pagina 2 van 6
STAND
de hoogte van de wanden is 250 cm de binnenmaat van de achterwand is 395 cm
Voorbeeld van een rijstand 4x3m
Voorbeeld van hoekstand 4x3m
Voorbeeld van een rij/kop/hoekstand 4x2m
Hoogte plafonds Beurshal Standnummers 1 1.003 t/m 1.020, 1.101 t/m 1.104,1.201 t/m 1.204, 1.301 t/m 1.304, 1.401, 1.703, 1.704, 1.803, 1.804, 1.900 t/m 1.906 Alle overige stands 2 3 4 4.002 t/m 4.056 en 4.066 t/m 4.118 (alle even nrs. zijkanten tent) (tent *) 4.001 t/m 4.053 (alle oneven nrs. midden tent)
Hoogte plafond 250 cm
550 cm 350 cm 350 cm 350 cm 500 cm
(tent *) Voor exacte afmetingen van de tent (Hal 4), zie bij downloads op uw inlogpagina > www.openbareruimte.nl > inloggen
Dag van de Openbare Ruimte 2015 - informatie voor exposanten
Pagina 3 van 6
Bevestiging materiaal aan standwanden: haken en tape van organisatie!! Materiaal kunt u aan de wanden bevestigen met haken over de bovenrand van de stand, tijdens de opbouw gratis verkrijgbaar bij de organisatie, evenals dubbelzijdig tape. Andere bevestigingsmethoden zijn niet toegestaan. Na de beurs dient u alle wanden weer schoon achter te laten, eventuele schoonmaakkosten worden in rekening gebracht. Bij schade wordt € 135,- per paneel in rekening gebracht!
Stand (WEL inbegrepen) Bij uw deelname is het volgende bij uw stand inbegrepen: • Standwanden kleur wit (zie foto’s: rij-/hoek-/kopstand) • Vloerbedekking (kleur: antraciet) • Standschoonmaak op dinsdagavond en woensdagavond (NIET op woensdagochtend!) • Algemene halverlichting (voor het extra uitlichten van uw stand kunt u lichtspots bestellen, zie hieronder) • WiFi (voor een absoluut gegarandeerde internetaansluiting via kabel, neem contact op met de organisatie)
Stand (NIET inbegrepen) 2
• Voorzieningen die niet zijn inbegrepen: o.a. elektriciteit, lichtspots, meubilair, groen (planten) en bergruimte* (1 m ). * Mogelijke opties voor de locatie van de bergruimte en de draairichting van de deur ( voorkeur svp aangeven op bestelformulier)
U kunt deze niet inbegrepen voorzieningen bestellen via het ‘bestelformulier standinrichting’ te downloaden op de inlogpagina voor exposanten. DEADLINE voor bestellingen standinrichting is 11 september! GIS,
Houd rekening met uw buren De hoogte van de standwanden bepaalt ook de grens van de hoogte van eigen materiaal in uw stand. Zo voorkomt u dat de buren ‘last’ zouden hebben van uw materiaal. Hetzelfde geldt voor geluidsoverlast, houdt u alstublieft rekening met presentaties op plasmaschermen e.d. Mogelijke geluidsoverlast en materiaal ‘last’ is ter beoordeling van de beursorganisatie.
Eigen standbouw Indien u zelf een stand bouwt binnen de aanwezige standwanden, dient de tekening ter goedkeuring worden aangeboden aan de organisatie! Voor opbouw van eigen stands (meestal door standbouwer) zijn afwijkende opbouwtijden mogelijk (in overleg met de organisatie).
Vuilafvoer Exposanten dienen tijdens op- en afbouw zelf zorg te dragen voor het afvoeren van afval. De organisatie stelt hiervoor vuilniszakken beschikbaar. Vuil dat achterblijft, wordt op kosten van de exposant afgevoerd. 3
Voor uw afval kunt u desgewenst een vuilcontainer huren (inhoud: 1m ). De huurprijs van een vuilcontainer voor gewoon afval is € 125. De huurprijs van een vuilcontainer voor bouw afval is € 375. Dag van de Openbare Ruimte 2015 - informatie voor exposanten
Pagina 4 van 6
CATERING
Catering (WEL inbegrepen) Tijdens op- en afbouw: • Koffie en thee Tijdens beurs: • Koffie, thee en frisdrank voor bezoekers en exposanten (geen alcoholische dranken) • Lunch, bestaande uit 3 broodjes, candybar en flesje water per persoon per dag: 2x (stand 8 m² en 12 m²), 4x 2 (stand 16m en 24 m²) • Borrel op beide beursdagen tussen 16:00u en 17:00u, aangeboden door de organisatie
Exposantenborrel Op woensdag is er van 18.00 tot 19.00 uur voor u en uw collega’s een exposantenborrel! Geniet van een hapje en een drankje in de centrale hal van Expo Houten. Een ideaal moment om onderling met collega-bedrijven nog even te netwerken!
Catering (NIET inbegrepen) • Eventuele aanvullende lunches kunt u per persoon bijbestellen • Op beide dagen kunt u na de beurs indien u dat wenst, gebruik maken van het dinerbuffet voor exposanten U kunt aanvullende lunches en/of deelname aan het dinerbuffet bestellen via het ‘bestelformulier catering’ te downloaden op de inlogpagina voor exposanten. DEADLINE voor bestellingen catering is 11 september!
HOTEL In Van der Valk Hotel Houten hebben we enkele kamers gereserveerd voor de Dag van de Openbare Ruimte. U kunt één of meerdere kamers reserveren via het ‘reserveringsformulier Hotel Houten’ te downloaden op de inlogpagina voor exposanten. DEADLINE voor reserveren hotelkamer is 21 augustus!
REGISTREREN STANDPERSONEEL Alle personen die tijdens de beurs op de stand komen te staan dienen geregistreerd te worden als standpersoneel. Registreren kan via de inlogpagina voor exposanten met de knop ‘registreer standpersoneel’. U komt dan op de registratiewebsite. Vul hier dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord in uit de begeleidende brief . Klik na in het inloggen links bovenin op ‘Personeel’ en klik vervolgens aan de rechterkant op ‘persoon toevoegen’. Na het registreren wordt een e-mail met een voucher gestuurd, die in Expo Houten bij de registratiebalie omgewisseld kan worden voor een badge.
Dag van de Openbare Ruimte 2015 - informatie voor exposanten
Pagina 5 van 6
BEURSCATALOGUSCACATA De beurscatalogus wordt verzorgd door Acquire Publishing. Er wordt door hen contact met u opgenomen voor de promotiemogelijkheden en de standaard vermelding in de beurscatalogus. Let op: uw bedrijfsomschrijving (eventueel met logo) op de beurswebsite staan hier los van! NODIG UW RELATIES EN PROSPECTEN UIT Natuurlijk wilt u laten weten dat u als exposant aanwezig bent tijdens de Dag van de Openbare Ruimte in Expo Houten. Hieronder vindt u de mogelijkheden die u daarvoor heeft: •
zet het logo van de Dag van de Openbare Ruimte op uw website (downloaden via de website)
•
met uw persoonlijke link om relaties uit te nodigen, kunt u monitoren wie zich via u registreert
•
zet in uw autohandtekening onderaan uitgaande e-mails dat u deelneemt (“U bent van harte welkom bij de Dag van de Openbare Ruimte op 7 en 8 oktober 2015. U vindt ons in stand …”)
•
maak gebruik van de digitale uitnodigingskaart die u kunt downloaden via uw inlogpagina (op verzoek kan uw bedrijfslogo als afzender worden toegevoegd, stuur hiervoor een mail naar
[email protected] met logo bijgevoegd als vector-bestand of hoge resolutie jpg)
•
gebruik de uitnodigingskaarten voor uw eigen postmailing en om mee te geven aan uw buitendienstmensen
•
en verder alles wat u zelf verzint!
LEADS VERZAMELEN EN BEHEREN MET EEN APP Via een app kunt u de bezoekersbadge scannen met uw smartphone of tablet (Apple / Android). De gegevens van uw prospects worden verzameld via de app. Ook kunnen de antwoorden op alle gestelde vragen aan de prospect worden opgeslagen in de app en kunnen er opmerkingen aan worden toegevoegd. De app kan via het bestelformulier ‘Huur scan app’ bij het bedrijf N200 worden besteld. Voor vragen neem contact op met N200: 023 - 512 01 60.
FLYEREN EN ANDERE PROMOTIE OP BEURSVLOER NIET TOEGESTAAN Er mag nergens anders worden geflyerd of anderszins promotie worden gemaakt dan vanuit uw eigen stand. Tijdens de beurs zal hierop toezicht worden gehouden.
Dag van de Openbare Ruimte 2015 - informatie voor exposanten
Pagina 6 van 6
