INFORMATIE VOOR EXPOSANTEN DRONGO talenfestival vrijdag 25 en zaterdag 26 september
INHOUD Algemene informatie en contactgegevens Opbouw en afbouw Route en parkeren De stand Horeca en catering Speakers’corner op de zeepkist Deelname aan het programma
pag. 2 pag. 3 pag. 4 pag. 5 pag. 6 pag. 6 pag. 6
BIJLAGEN - Plattegrond informatiemarkt - Plattegrond Jaarbeurs met routebeschrijving
1
ALGEMENE INFORMATIE: DRONGO talenfestival www.drongofestival.nl vrijdag 25 en zaterdag 26 september 2015 Jaarbeurs Utrecht, Jaarbeursplein.
Dag Vrijdag 25 september Zaterdag 26 september
Beurstijden 12.00-23.00 10.00-17.00
Opbouwtijden 07.00-11.30 07.00-09.30
Afbouwtijden 22.00-00.00 17.00-23.00
CONTACTGEGEVENS: SOORT Algemene informatie Hoofd Productie PR en Marketing PERS Website en social media Verkoop Spoedvragen op 23/24/25/26 sept
CONTACTPERSOON Fleur Verbiest Marianne Smitshoek Ronnie Kroes Dorine Holman Sandra Van Hoorn Fleur Verbiest Marianne Smitshoek
TELEFOONNUMMER 020-5285077 020-5285077 020-5285077 06-53650199 020-5285077 020-5285077 06-46655956
Op 25 en 26 sept: Ontvangstbalie DRONGO Servicebalie Jaarbeurs
WAAR Hal 5, vlak na de ingang Entree Oost, begane grond Beveiliging Beveiliging Beveiliging
TELEFOONNUMMER 06-46655956
Alarmnummer Bij ongevallen Bij diefstal of schade
E-mail
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
030-2952999 030-295 5666 030-295 5666 030-295 5333
2
OPBOUW / AFBOUW Opbouw Afbouw Opbouw Afbouw
Vrijdag 25-9 Vrijdag 25-9 Zaterdag 26-9 Zaterdag 26-9
07.00-11.30 22.00-00.00 07.00-09.30 17.00-23.00
LET OP! - U dient zich te houden aan de tijden zoals hierboven genoemd. - Afwijkende op- en afbouwtijden alleen in overleg met productie (gegevens hierboven). Bij aankomst op P1 (zie Route en bereikbaarheid) wordt u doorverwezen naar de liften die direct uitkomen op de beursvloer. Transportkarren kunnen bij de servicebalie gehaald worden. (Entree begane grond). VERVOER / TRANSPORT Iedere exposant ontvangt één uitrijkaart voor zowel de vrijdag als de zaterdag. Voor extra tansportwagens geldt de volgende procedure: Opbouw Men kan zich tijdens de opbouwtijden rechtstreeks op P1 (route 300) melden. Hier wordt men geregistreerd en trekt een parkeerkaart om toegang tot het parkeerterrein te krijgen. Op de parkeerkaart staat het tijdstip van binnenkomst. Let op: u kunt een beperkte tijd laden/lossen: - Personenwagen en busjes max. 60 min. laden en lossen - Bakwagens max. 90 min. laden en lossen - Vrachtwagens max. 120 min. laden lossen Indien men binnen de gestelde tijd het laden/lossen realiseert, kan men met het overleggen van de parkeerkaart aan de portier, het parkeerterrein gratis verlaten. Indien men langer dan de toegestane tijd op terrein heeft gestaan, dan dient de parkeerkaart volledig afgerekend te worden bij de betaalautomaat. Er mogen geen trailers losgekoppeld worden of vrachtwagens tijdens de beursdagen op het parkeerterrein achtergelaten worden. Deze worden verwijderd op kosten van de eigenaar. Voor het parkeren van vrachtwagens, tijdens beursdagen, kan men de volgende locaties gebruiken: - De Vlampijpstraat, Tractieweg en Gietijzerstraat op bedrijventerrein Cartesiusweg - Bedrijventerrein Lage Weide - Bedrijventerrein Kanaleneiland-Zuid Afbouw Overdag is er sprake van betaald parkeren. Vanaf eindtijd beurs begint de afbouw, dan is het afbouwverkeer welkom en kan men gratis gebruik maken van het bufferterrein P1. Men krijgt bij binnenkomst een gestempelde laad- en loskaart voor de afbouw. Hier staat de tijd van binnenkomst op. Bij het verlaten van het terrein dient de laad- en loskaart bij de portier afgegeven te worden. Zo kan de portier controleren wie er gratis af mag rijden. Alle exposanten die in de ochtend al staan geparkeerd hebben geen laad en loskaart nodig. Deze gebruiken hun uitrijkaart bij het verlaten van het terrein. Het vrachtverkeer kan zich pas 1 uur na afloop beurs op P1 melden. Zo geven we de exposanten en overige parkeerders de gelegenheid om P1 gemakkelijk en veilig te verlaten. Voertuigen die zich te vroeg melden worden het terrein niet toegelaten. Het is niet toegestaan om op de openbare weg te parkeren of daar te wachten tot u het terrein op kan. De openbare weg dient te allen tijde vrij te blijven. 3
ROUTE EN BEREIKBAARHEID: Voor routebeschrijving klik op deze link: ROUTE Voor de plattegrond klik op deze link: PLATTEGROND (Zie gele pijlen) Adres is Jaarbeursplein, Utrecht Het evenement vindt plaats in HAL 5 (paarse blok op plattegrond) Bereikbaar via ENTRÉE OOST Laden en lossen kan vanaf de zij ingang bij parkeer plaats P1 (gele pijlen) U kunt hiervoor liftnummers 22 en 23 gebruiken op de plattegrond. Parkeren op P1 (gele pijl)
4
DE STAND Uw stand is uitgerust met: EXPOSANTEN UNITS Naambord / frieslijst Stroompunt Balie Sta tafel Kruk Parkeerkaart WiFi
6-18 m2 1 3 1 1 3 1
Op de dag zelf ontvangt u van ons een envelop met: - Uw badge(s) - Plattegrond - Uitrijkaart - WiFi code Bij het servicepunt vooraan bij de entree kunt u terecht voor: -
-
Diverse hulpmiddelen voor het bevestigen van materialen aan uw standwanden. Let op: Zorg ervoor dat deze, na het einde van de beurs, ook weer zorgvuldig verwijderd/ingeleverd worden. Daarnaast dienen de wanden en balies schoon en leeg achter gelaten te worden. Het maken van gaten in de wanden is niet toegestaan. Uitleen van transportkarren voor het vervoeren van beursmateriaal van en naar de parkeerplaats (P1). Alleen tegen borg (id-kaart of rijbewijs) Garderobe en kluisjes. Kopiëren. Uitleen van verlengsnoeren. Sloten voor de balie uit de stands.
5
ETEN EN DRINKEN Op de beursvloer is voldoende horeca en catering aanwezig. U kunt terecht voor lunch en diner, tevens natuurlijk voor een hapje en een drankje. Vooraf bestellen is niet nodig voor groepen onder de 20 mensen. Bent u met meerdere personen tegelijk? Of heeft u zeer specifieke wensen? Exposanten krijgen op vertoon van hun badge 20% korting op eten en drinken. Na afloop van de slotsessie op vrijdag is er een borrel voor alle deelnemers en exposanten. U krijgt van ons een consumptie en een hapje aangeboden.
DRONGO ontvangstplein – Speakers’corner. Heb jij ook bij een bezoek aan Londen met een jaloerse blik naar de Speakers’ Corner in het Hyde Park gekeken? Dan is dít je kans! Tijdens het DRONGO talenfestival op vrijdag 25 en zaterdag 26 september kan jij ook op de welbekende zeepkist staan. Misschien niet om je mening over politiek, cultuur en religie te verkondigen, maar wél om mensen te lokken! Naar je stand, je presentatie of je workshop. Of gewoon, omdat je het leuk vindt om erop te staan en een liedje in je moedertaal te zingen, of de European Researchers’ Night te feliciteren in de taal van je vader. Kortom, voel je vrij en maak gebruik van jóuw minutes of fame en laat je zien!
DEELNAME AAN HET PROGRAMMA Een aantal van u heeft ook een programmaonderdeel. Hiervoor heeft u al een e-mail gekregen met alle praktische informatie. Hieronder deze informatie nogmaals. Geeft u alstublieft tijdig de gevraagde informatie aan ons door. • •
• • •
Wilt u de tijden en faciliteiten bespreken met de betrokkenen bij uw programma? LET OP dat er tussen iedere sessie 10 minuten ombouw zit. U dient dus binnen de tijd te blijven van 50 of 20 minuten, afhankelijk van de totale duur van uw programma (30 of 60 minuten). Dit is dus inclusief vragen van het publiek. Wij vragen u minimaal 1 uur van te voren aanwezig te zijn, en verzoeken u zich bij de informatiebalie te melden. Op de dag zelf staan er ook medewerkers van ons klaar bij de ingang en bij de parkeerplaats. U kunt daar met alle vragen terecht. Badges: U krijgt bij de ingang een badge met uw naam en organisatie. Speciale wensen of extra badges kunt u bij mij aanvragen.
Techniek / faciliteiten: • Wilt u mij voor 6 september doorgeven wat u nodig heeft aan technische middelen voor uw sessie? (Zie hieronder de aanwezige faciliteiten). • Alle zalen hebben een beamer, geluidsinstallatie en een laptop.
6
FACILITEITEN PER RUIMTE: EXPOSANTEN UNITS Naambord / frieslijst Stroompunt Balie Statafel Kruk Parkeerkaart WiFi
6-18 m2 1 3 1 1 3 1
YELLOW ROOM Stoelen Beamer (hdmi - in) Geluidsinstallatie (mini jack and xlr in) Microfoon WiFi TAFELS
60 60 1
RED ROOM Stoelen Beamer (hdmi - in) Geluidsinstallatie (mini jack and xlr in) Microfoon Whiteboard of flipover WiFi Eén tafel
49 49 1
DRONGO PLEIN Lichtinstallatie Podium Volledige PA Beamer Katheder WiFi Monitors Vleugel Microfoons Tafel
1 1 1 2
1 1 1 1 1
BLUE ROOM Stoelen Beamer (hdmi - in) Geluidsinstallatie (mini jack and xlr in) Microfoon Whiteboard of flipover WiFi TAFEL
90 90 1 1 1 1 1 1
TAALTERRAS Stoelen Beamer (hdmi - in)
25 25 1
Geluidsinstallatie (mini jack and xlr in) Microfoon WiFi
PURPLE ROOM Stoelen Beamer (hdmi - in) Geluidsinstallatie (mini jack and xlr in) Microfoon Whiteboard of flipover WiFi Eén tafel
1 1 1
35 35 1 1 1 1 1 1
150 1 1 1 1 1 1 3 1 8 1
7
