Info-books
AL6d
Toegepaste Informatica
Deel 6d: Tekstverwerking met Word 2003 J. Gils – E. Goossens
Hoofdstuk 8 Sjablonen en formulieren
8.1
Probleemstelling In een administratie worden verschillende types documenten gemaakt en verwerkt, elk met hun eigen opmaakkenmerken: bijvoorbeeld brieven, faxberichten, bestelbons, ... Het is wenselijk een model dat past bij de eigen huisstijl voor elk documenttype te ontwerpen. In Word beschik je over wizards, standaardopmaakprofielen en AutoTekst-fragmenten die je kunt gebruiken bij het ontwerpen van nieuwe documenten. Je kunt ook eigen sjablonen maken en daarin vroeger gemaakte opmaakprofielen opnemen maar Word heeft ook een hele reeks sjablonen voor allerlei typedocumenten beschikbaar. Met behulp van die sjablonen kun je dan eigen documenttypes zoals formulieren maken.
8.2
Wat zijn sjablonen? Een sjabloon is een model dat het maken van een bepaald documenttype vergemakkelijkt. Het is een basisdocument met vooraf ingestelde opmaakprofielen, kop- en voetteksten, marges enzovoort. Het is goed mogelijk dat al tekst ingetikt is in dit basisdocument. Elk Word-document is gebaseerd op een sjabloon. Kies je er zelf geen, dan is een nieuw document gebaseerd op de Normal.dot sjabloon. Die sjabloon bevat onder andere opmaakprofielen voor bijschriften, inhoudstafel, ... Een sjabloon is vergelijkbaar met een wizard want je kunt vliegensvlug ontwerp- en opmaakkenmerken instellen, maar in tegenstelling tot een wizard moet je bij een sjabloon geen vragen beantwoorden om een document te maken. Je gebruikt gewoon de gepaste sjabloon om een document volgens de daarin aanwezige opmaak in te vullen.
8.3
Een document op basis van een wizard maken Via de optie BESTAND, NIEUW krijg je toegang tot het taakvenster NIEUW DOCUMENT. Via de optie SJABLONEN krijg je toegang tot sjablonen en wizards. De wizards zijn herkenbaar aan een toverstokje en hebben in de Explorer de extensie .WIZ, de sjablonen de extensie .DOT. Deze extra wizards en sjablonen worden in de map C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\TEMPLATES\1043 bewaard. In deze map worden ook de sjablonen van PowerPoint, Excel en Access bewaard. De standaardsjablonen zitten in de map: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\
\APPLICATION DATA\MICROSOFT\SJABLONEN
108
Tekstverwerking: Word 2003
J. Gils – E. Goossens
TIP
De knoppen GROTE PICTOGRAMMEN, LIJST en DETAIL tonen meer of minder informatie over de sjablonen en de wizards.
Selecteer een tabblad, bijvoorbeeld ANDERE DOCUMENTEN en daarin WIZARD CV. De wizard vraagt je allerhande informatie om een curriculum vitae op te stellen. Wat je moet doen is vanzelfsprekend: de wizard begeleidt je constant via een reeks hulpschermen tot het document opgesteld is en opgeslagen en eventueel afgedrukt kan worden.
Een wizard die vaak gebruikt wordt is de wizard om een document vanuit Word te faxen. Je hoeft Word niet eens te verlaten om een geopend document te faxen. Links in de figuur zie je een diagram met blokjes waarop je het opstellen van de fax kunt volgen. De wizard vraagt je achtereenvolgens gegevens over het te verzenden document, de faxsoftware die je wilt gebruiken, de geadresseerden, het gewenste voorblad en de afzender.
J. Gils – E. Goossens
Tekstverwerking: Word 2003
109
Kies BESTAND, VERZENDEN NAAR, FAXADRES... om de WIZARD FAX op te roepen. Je dient alleen de vragen van de wizard met betrekking tot de stijl van het voorblad en bepaalde faxinstellingen te beantwoorden. Opdrachten 1. Gebruik de WIZARD FAX om 100 VHS-videocassettes te bestellen bij C.V.B.A Videoland, Herderstraat 265, 9240 Zele, faxnummer: 052/ 44 65 97, te leveren binnen de maand. Bewaar het document onder de naam BESTELLING.DOC. 2. Volg de opdrachten van de WIZARD FOLDER in de bladtab PUBLICATIES en druk het resultaat af. Bekijk even welke opmaakprofielen er gebruikt worden. Bewaar het document onder de naam FOLDER.DOC. Is dit een idee voor een reclamefolder voor je school? 3. Volg de opdrachten van de WIZARD KALENDER in de bladtab ANDERE DOCUMENTEN. Bewaar het document onder de naam KALENDER.DOC. Bekijk ook hier welke opmaakprofielen er gebruikt worden.
8.4
Een document op basis van een sjabloon maken Word heeft sjablonen voorzien voor vaak gebruikte typedocumenten. Je roept die modellen op via BESTAND, NIEUW. In het taakvenster NIEUW DOCUMENT kies je in de rubriek SJABLONEN de optie OP MIJN COMPUTER. Je belandt dan in het dialoogvenster SJABLONEN (zie figuur vorig punt). Je kunt ook SJABLONEN OP OFFICE ONLINE kiezen. Je belandt dan op de site van Microsoft waar je uit een reeks standaardsjablonen een keuze kunt maken.
110
Tekstverwerking: Word 2003
J. Gils – E. Goossens
Naast de sjablonen onder het tabblad ALGEMEEN zijn er modellen voorzien voor BRIEVEN EN FAXEN, MEMO'S, PUBLICATIES, RAPPORTEN en ANDERE DOCUMENTEN. Je kunt in het vak NIEUW bepalen of je een document op basis van de sjabloon gaat openen of de sjabloon zelf. In dat laatste geval kun je bijvoorbeeld de sjabloon aanpassen en onder een andere naam wegschrijven. Kies in het taakvenster NIEUW DOCUMENT: ALGEMENE SJABLONEN, BRIEVEN EN FAXEN, ELEGANTE BRIEF. TIP
Zorg ervoor dat in het vak NIEUW een bolletje bij DOCUMENT staat, dan kun je een document volgens de sjabloon opmaken, anders kun je een nieuwe sjabloon maken.
Er verschijnt een modelbrief:
Het model bevat de informatie die nodig is om op basis van de sjabloon een document, in dit geval een concrete brief, op te stellen. Als de brief klaar is kun je hem opslaan via het menu BESTAND, OPSLAAN. Opdracht 4. Maak een elegante brief op basis van de daarvoor bestaande sjabloon waarin je meldt dat een VHS-videocassette die door Margriet Hermans opgestuurd werd zwaar beschadigd aangekomen is. Bewaar het document als BESCHADIGING.DOC.
8.5
Een nieuwe sjabloon ontwerpen De eenvoudigste manier om een sjabloon te ontwerpen bestaat erin te vertrekken van een document dat de gewenste opmaakkenmerken al bevat. Neem bijvoorbeeld ELEGANTE BRIEF LTR als uitgangspunt en doe enkele aanpassingen: vul
J. Gils – E. Goossens
Tekstverwerking: Word 2003
111
de plaats van verzending (Zele) en de naam plus de functie van de ondertekenaar (Tom Strevers, een grote fan) al in.Vervang ‘Met vriendelijke groet’ door ‘Hoogachtend,’ Sla de sjabloon op onder de naam MIJN ELEGANTE BRIEF via BESTAND, OPSLAAN ALS. Kies DOCUMENTSJABLOON in de keuzelijst BESTAND OPSLAAN ALS. Standaard worden deze sjablonen altijd bij de algemene sjablonen bewaard in de map …\\APPLICATION DATA\MICROSOFT\SJABLONEN. Het is mogelijk om submappen in deze map aan te maken.
Je kunt de nieuwe sjabloon dan gebruiken via BESTAND, NIEUW. Kies vervolgens in het taakvenster SJABLONEN, OP MIJN COMPUTER. Het dialoogvenster SJABLONEN wordt geopend. Kies daarin de bladtab MIJN SJABLONEN en dubbelklik op MIJN ELEGANTE BRIEF.
Opdrachten 5. Maak een sjabloon voor een eigen 'elegante brief' op de manier zoals hierboven beschreven. Bewaar de sjabloon als ELEGANTE BRIEF_(JE NAAM) in de submap MIJN SJABLONEN. Maak daarna een korte brief op basis van die sjabloon en bewaar het document als MIJN ELEGANTE BRIEF_(JE NAAM).DOC. 6. Ontwerp voor de firma Stella World-Wide een sjabloon voor een eenvoudige standaardbrief, waarop alleen maar het adres van de firma staat. Hou rekening met de BIN-
112
Tekstverwerking: Word 2003
J. Gils – E. Goossens
normen. Bewaar de sjabloon onder de naam BRIEFHOOFDKORT.DOT. Een meer elegante brief, met afbeeldingen, wordt op pagina 137 beschreven.
TIP
8.6
Kop- en voetteksten komen bij voorkeur in een kleiner lettertype dan de andere tekst, eventueel vet of cursief.
Formulieren Een formulier is een document met vaste tekst en invoervelden. De gebruiker van het formulier mag alleen de invoervelden invullen. Dergelijke elektronische formulieren worden vaak on lineformulieren genoemd: ze worden binnen een netwerk van de ene werkpost naar de andere gestuurd. Maar ze kunnen evengoed als een bijlage van een e-mailbericht naar een klant gemaild worden. Die kan het formulier dan invullen en terugmailen. Formulieren worden op basis van een sjabloon gemaakt. Je wenst bijvoorbeeld een bestelformulier te ontwerpen met een invoervak Besteldatum, een aankruisvakje Nieuwe klant, een vervolgkeuzelijst School, een tekstvak Leerkracht en een reeks invulvakjes Aantal. Al die invoervakken zijn de velden met besturingselementen van de werkbalk FORMULIER. De rest van het formulier bevat vaste, beveiligde gegevens. Hoe ga je tewerk? Kies in het taakvenster NIEUW DOCUMENT: SJABLONEN, OP MIJN COMPUTER tabblad ALGEMEEN, LEEG DOCUMENT en selecteer het keuzerondje SJABLOON in NIEUW. Druk op OK. Kies BESTAND, OPSLAAN, vul als bestandsnaam FORMULIERSJABLOON in; Klik op OPSLAAN: het (voorlopig lege) formulier wordt nu in de standaardlocatie voor sjablonen opgeslagen.
J. Gils – E. Goossens
Tekstverwerking: Word 2003
113
Opdrachten 7. Probeer het hieronder afgebeelde bestelformulier te ontwerpen op basis van de uitleg die erna vermeld staat:
a. Open via het taakvenster NIEUW DOCUMENT een leeg document van het type sjabloon. Het intikken van de kop van het formulier, het ontwerpen van de tabellen en het intikken van de vaste gegevens is geen probleem. De invoervakken zijn besturingselementen van de werkbalk FORMULIEREN. Zet deze werkbalk via BEELD, WERKBALKEN op het scherm.
b. Zet de invoegpositie in de cel naast die met de tekst ‘Besteldatum’ en klik op de knop TEKSTVAK van de werkbalk FORMULIEREN. In de cel verschijnt een grijs vak. Dubbelklik op het tekstvak om het dialoogvenster OPTIES VOOR TEKSTVAK op te roepen. Als je met de rechtermuisknop in het tekstvak klikt, kun je het eigenschappenvenster ook oproepen. c. Vul de velden TYPE, DATUMNOTATIE en BLADWIJZER in zoals in het voorbeeld dat volgt weergegeven is. Zorg dat er hulp mogelijk is via de F1-toets. De naamgeving in BLADWIJZER volgt ook de notatie van Leszinsky. De maximum veldlengte en een standaarddatum hoef je hier niet in te vullen.
114
Tekstverwerking: Word 2003
J. Gils – E. Goossens
d. Op analoge manier zet je een selectievakje naast de cel met de tekst NIEUWE KLANT. Dubbelklik om het eigenschappenvenster te openen. Je kunt de grootte automatisch laten instellen of zelf een grootte opgeven. Je kunt ook bepalen of het vakje standaard in- of uitgeschakeld is.
e. Zet de invoegpositie in de cel naast die met de tekst SCHOOL en zet daar een vervolgkeuzelijst en roep het eigenschappenvenster op.
J. Gils – E. Goossens
Tekstverwerking: Word 2003
115
ITEM Vul hier de naam van een nieuw toe te voegen school in en klik op de knop TOEVOEGEN. VERWIJDEREN Het geselecteerde item wordt uit de keuzelijst verwijderd. ITEMS IN VERVOLGKEUZELIJST Deze lijst bevat de waarden waaruit gekozen kan worden. De standaardwaarde is de eerste waarde uit de lijst. Met de knoppen VERPLAATSEN kun je de volgorde van de namen in de lijst wijzigen.
f.
Op dezelfde manier maak je een tekstvak TXTLEERKRACHT (TYPE: STANDAARD TEKST) en een reeks tekstvakken, TXTAANTAL1, … voor de aantallen (TYPE: GETAL). Je kunt het formulier eventueel nog wat verfraaien. g. Als het formulier klaar is klik je op de knop FORMULIER BEVEILIGEN van de FORMULIERwerkbalk. Dan kunnen de vaste gegevens door de gebruiker van het formulier niet meer gewijzigd worden en bewaar je het als een documentsjabloon, BESTELBON.DOT. h. Test de werking van het formulier via BESTAND, NIEUW en selecteer de FORMULIERSJABLOON in het tabblad ALGEMEEN. Let erop dat het keuzerondje DOCUMENT geselecteerd is. Vul een of meer formulieren in en bewaar ze onder de namen BESTELBON1, …. TIP
TIP
Wens je later de formuliersjabloon te wijzigen via BESTAND, OPENEN, DOCUMENTSJABLONEN, neem dan eerst de beveiliging weg. Bij de opties in het dialoogvenster BESTAND, OPSLAAN ALS, EXTRA, OPTIES VOOR kun je de optie ALLEEN GEGEVENS VOOR FORMULIEREN OPSLAAN aanvinken. In dat geval worden de gegevens die in een on line-formulier ingevoerd zijn, als een enkele record met tabs als scheidingstekens, opgeslagen. Je kunt deze record dan in een database gebruiken. Het bestand wordt opgeslagen als tekstbestand.
OPSLAAN,
TIP
Klik op de knop ARCERING om de invoervelden zichtbaar te maken.
8. Regelmatig komen bij het reisbureau Stella World-Wide telefonisch vragen binnen om meer informatie. Ontwerp een sjabloon voor een invulformulier waarop de telefoniste vlot de klantgegevens en de gewenste informatie kan invullen. Noem de sjabloon INFORMATIE.DOT. Alle noodzakelijke gegevens vind je in PRIJSLIJST.XLS. Daaruit kun je de reistypen en de bestemmingen kopiëren. Het voorbeeld vind je op de volgende bladzijde. Verdeel de sjabloon in twee secties: de tweede sectie (doorlopend) begint na ‘Opmerkingen’. Beveilig alleen de eerste sectie van het formulier via EXTRA, DOCUMENT BEVEILIGEN. Als je een wachtwoord gebruikt kan de telefoniste de beveiliging niet opheffen. In de tweede sectie moet de telefoniste nog opmerkingen kunnen intikken. TIP
116
Aparte secties kun je niet beveiligen met de knop FORMULIER BEVEILIGEN op de werkbalk FORMULIEREN.
Tekstverwerking: Word 2003
J. Gils – E. Goossens
Via de optie JA, AFDWINGEN VAN BEVEILIGING STARTEN
kan belet worden dat gebruikers de beveiliging verwijderen.
J. Gils – E. Goossens
Tekstverwerking: Word 2003
117
118
Tekstverwerking: Word 2003
J. Gils – E. Goossens
Besluit Voor het maken van typedocumenten kun je gebruik maken van wizards en sjablonen. Je bespaart er tijd mee en je zorgt voor uniformiteit in je administratie. Een wizard bestaat uit een aantal hulpschermen waarin aan de gebruiker informatie gevraagd wordt die nodig is voor het opstellen van een document. Een sjabloon is een soort van blauwdruk waarin al een reeks opmaakkenmerken opgenomen zijn. Op basis van een sjabloon kan een gebruiker dan concrete documenten van een bepaald type maken. On line-formulieren zijn documenten met invulvakken. Die invulvakken bestaan uit besturingselementen zoals tekstvakken, selectievakjes en vervolgkeuzelijsten. Het formulier wordt best beveiligd zodat een gebruiker alleen in de invulvakken gegevens mag inbrengen. Als het formulier in secties verdeeld wordt is het mogelijk bepaalde secties wel en andere niet te beveiligen. Word beschikt over een heel gamma van modellen voor allerhande formulieren. Je kunt ze bereiken via BESTAND, NIEUW.
Wat je moet kennen en kunnen:
het nut van sjablonen en wizards verwoorden; het verschil aanduiden tussen een wizard en een sjabloon; een document op basis van een bestaand model of met een wizard opstellen; een faxbericht met de WIZARD FAX opstellen en rechtstreeks vanuit de pc faxen; een document op basis van een sjabloon opstellen; een sjabloon maken en aanpassen; on lineformulieren opstellen, beveiligen, wijzigen en gebruiken.
Opdrachten 9. Overloop de modeldocumenten die in de verschillende tabbladen van het dialoogvenster NIEUW opgenomen zijn. (BRIEVEN EN FAXEN, MEMO'S, RAPPORTEN, PUBLICATIES, ANDERE DOCUMENTEN en WEBPAGINA'S) Maak telkens een document aan, maar schrijf het niet weg. Leg een lijstje aan van modellen die je praktisch kunt gebruiken, eventueel nadat je er kleine aanpassingen in aangebracht hebt. 10. Pas de sjabloon BESTELBON.DOT die als voorbeeld voor het bestelformulier diende als volgt aan: Maak van het veld Leerkracht een vervolgkeuzelijst en zet daar enkele namen in en voeg een kolom Korting toe. De getallen in de kolom korting moeten in percentopmaak getoond worden. Beveilig het formulier en schrijf de sjabloon weg onder de naam BESTELBON2.DOT.
J. Gils – E. Goossens
Tekstverwerking: Word 2003
119
