Info-books
AL11e
Toegepaste Informatica
Deel 11e:
Communicatie via Outlook 2007 J. Gils – E. Goossens
Hoofdstuk 3
3.1
Een agenda beheren
Probleemstelling Het is mogelijk om al je afspraken via de agenda van Outlook te beheren. Het voordeel hiervan is dat je agenda in een netwerkomgeving ook voor andere gebruikers beschikbaar kan zijn. Vergaderingen worden gepland door de medewerkers binnen of buiten het bedrijf via mail te verwittigen. In het geval dat de geadresseerde de vergadering accepteert wordt dit automatisch in zijn agenda bijgeschreven. Outlook gedraagt zich als een perfecte waakhond die tijdig zal blaffen als het ogenblik van een afspraak nadert.
3.2
Afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen •
Afspraken zijn activiteiten waarvoor in je agenda tijdsblokken bezet worden en waarvoor geen andere personen uitgenodigd of voorzieningen gereserveerd worden. -
Je kunt herinneringen instellen voor je afspraken. Je kunt opgeven hoe anderen je agenda zien door de tijd voor een afspraak als 'bezet', 'vrij', 'voorlopig' of 'afwezig' te markeren. Je kunt regelmatig terugkerende afspraken plannen. Je kunt afspraken per dag, per week of per maand bekijken. Je kunt een afspraak in je eigen agenda plannen en andere gebruikers kunnen je toestemming geven om afspraken in hun agenda's te plannen of te wijzigen. Er kunnen ook privé-afspraken gemaakt worden.
•
Een vergadering is een afspraak waarvoor je mensen uitnodigt of voorzieningen reserveert. Een vergadering wordt gekenmerkt door drie variabelen: welke personen worden uitgenodigd, welke voorzieningen moeten gereserveerd worden en wanneer zal ze plaatsvinden.
•
Een gebeurtenis (evenement) is een activiteit die 24 uur of langer duurt. Men maakt een onderscheid tussen jaarlijkse gebeurtenissen (bijv. verlofdagen, verjaardagen) die geen tijdsblokken in de agenda in beslag nemen en gewone gebeurtenissen die slechts één keer voorkomen of een of meerdere dagen kunnen duren (bijv. een bezoek aan een beurs). Voor een afspraak die een hele dag duurt wordt de tijd voor anderen als 'bezet' weergegeven, terwijl de tijd voor een (jaarlijkse) gebeurtenis als 'vrij' weergegeven wordt.
TIP
De agenda wordt bijgehouden in de persoonlijke mappen. Als deze persoonlijke mappen op de server staan kun je vanaf elk werkstation je agenda raadplegen als je Outlook met je eigen profiel opstart.
J. Gils – E. Goossens
Outlook 2007
47
3.3
Afspraken noteren en bewerken Opdracht 1. Noteer de volgende afspraak: de 5de van de volgende maand moet je van 9.30 uur tot 11.30 uur voor een belastingscontrole naar de controleur van de belastingen. Dezelfde namiddag verwacht je tandarts je om 14.30 uur voor de jaarlijkse controle. Je zult dan zeker om 14 uur moeten vertrekken en je zult pas terug zijn om 15.30 uur. In allebei de gevallen wens je een half uur op voorhand verwittigd te worden. Noteer van 16.30 uur tot 17 uur ook nog een afspraak met een vertegenwoordiger die als het nodig is nog altijd kan afgewimpeld worden. In dit geval wens je een kwartier op voorhand verwittigd te worden.
a. Open de agenda en kies BEELD, HUIDIGE WEERGAVE, DAG/WEEK/MAAND. Klik in de kalender op de 5de van volgende maand. b. Dubbelklik in de kolom met de dagindeling in periode van 9.30 om het Agendadialoogvenster te openen en tik daarin de afspraak met de belastingscontroleur die duurt tot 11.30 uur. Noteer voorlopig alleen de periode en de titel. c. Voeg op de 1ste van de volgende maand, van 10 uur tot 12 uur een afspraak met je boekhouder toe. Klik op de knop WEEK om het weekoverzicht te zien.
48
Outlook 2007
J. Gils – E. Goossens
TIP
Je kunt de dagindeling van verschillende datums laten zien door ze in de maandkalender samen te selecteren (met SHIFT of CONTROL).
TIP
Om de tijdspanne van een afspraak te wijzigen kun je gewoon de boven- of onderrand van de afgebakende periode in de kolom met de dagindeling verslepen.
TIP
Een afspraak kun je verplaatsen door te slepen met de linkermuisknop, zelfs van de ene dag naar de andere. In dat geval kies je best de weergave Week.
d. Bij de dagindeling zijn de werkuren anders gekleurd dan de andere uren. Dat bepaal je in EXTRA, OPTIES, tabblad VOORKEUREN, knop AGENDA-OPTIES, rubriek WERKWEEK IN AGENDA. Wijzig de werktijden als volgt: van 8.30 uur tot 16 uur en kies ook WEEKNUMMER WEERGEVEN IN DE MAANDWEERGAVE EN DE DATUMNAVIGATOR. TIP
Om door de uren van een dag te bladeren gebruik je een verticale schuifbalk, om van maand naar maand te gaan klik je op een van de zwarte driehoekjes.
TIP
Datums waarop minstens één afspraak genoteerd werd staan in het maandoverzicht vetjes gedrukt.
e. Dubbelklik op de afspraak met je belastingscontroleur om het dialoogvenster AFSPRAAK te openen en verder te wijzigen.
Belangrijk is de groep OPTIES in het tabblad AFSPRAAK.
J. Gils – E. Goossens
Outlook 2007
49
Persoonlijk
De afspraak als persoonlijk markeren zodat anderen de details ervan niet kunnen zien.
Terugkeerpatroon
Moet de afspraak herhaald worden: dagelijks, wekelijks, … Noteer in dit geval de tijd als BEZET.
Tijd weergeven als
Herinnering
Hoelang voor de begintijd wil je verwittigd worden? Noteer in dit geval 30 minuten. Het is mogelijk om je eigen categorieën toe te voegen, bijv. ‘Belasting’. Zo wordt het mogelijk om afspraken per categorie te groeperen via BEELD, HUIDIGE WEERGAVE, OP CATEGORIE.
Categoriseren
f. De afspraak in een nieuwe categorie onderbrengen. Klik op de knop CATEGORISEREN en kies dan ALLE CATEGORIEËN. Het dialoogvenster KLEURCATEGORIEËN wordt geopend. Klik op NIEUW en voeg de categorie ‘Belasting’ toe. Zet ten slotte een vinkje bij ‘Belasting’ om de afspraak aan deze categorie toe te wijzen. (Het is mogelijk een afspraak aan meerdere categorieën toe te wijzen.)
50
Outlook 2007
J. Gils – E. Goossens
Een overzicht per categorie zou kunnen zijn:
g. Voeg ook de andere afspraken toe. Beslis zelf wat je in het vak TIJD WEERGEVEN ALS kiest. Zijn er items die je als ‘
Persoonlijk’ zou instellen?
TIP
Voorlopige afspraken zijn wel in je eigen agenda zichtbaar maar onzichtbaar wanneer anderen je agenda raadplegen. Je kunt ze achteraf nog wel actief maken.
TIP
Je kunt een afspraak snel persoonlijk of privé maken door met de rechtermuisknop op de afspraak te klikken en dan de optie PERSOONLIJK te selecteren. Dergelijke afspraken worden met een sleuteltje gemarkeerd.
2. De 26ste van volgende maand moet je een hele dag naar een studiedag aan de kust, in het hotel ‘Onder de pannen’. Voeg deze afspraak toe. 3. Probeer om 11 uur op dezelfde dag nog een afspraak te boeken. Welke foutmelding krijg je in het afsprakenvenster als je op een van deze afspraken dubbelklikt? TIP
Als je het leesvenster activeert dan zal de inhoud van de geselecteerde afspraak daarin getoond worden.
J. Gils – E. Goossens
Outlook 2007
51
3.4
Terugkerende afspraken invoeren Tom Strevers wil zijn Frans wat bijschaven. Daarom voorziet hij de eerstvolgende maanden, telkens op woensdag van 16 uur tot 17 uur een borreluurtje met de (jonge, vrouwelijke) Franstalige verkoopsverantwoordelijke. Hij denkt dat 15 sessies wel zullen volstaan. Via een snelmenu of via de menuoptie ACTIES, NIEUWE TERUGKERENDE AFSPRAAK kun je het dialoogvenster TERUGKEERPATROON oproepen.
TIP
Als je een afspraak opent dan kun je met de knop TERUGKEERPATROON het dialoogvenster TERUGKEERPATROON oproepen.
Opdracht 4. Zet de bovenstaande afspraak in de agenda van Tom.
3.5
Gebeurtenissen aan de agenda toevoegen Tom wil zijn leven beteren: hij denkt eraan om al zijn vrienden op hun verjaardag even op te bellen om hen proficiat te wensen: José verjaart op 26 februari, Mark op de 24ste van de volgende maand en Evi op 15 september. Tom wil ook de jaarlijkse vakantie van 15 juli tot en met 5 augustus in zijn agenda noteren. TIP
Een afspraak die een hele dag duurt wordt voor de anderen als een hele dag 'bezet' weergegeven, een evenement dat de hele dag duurt wordt als 'vrij' weergegeven.
Gebeurtenissen van één dag voeg je toe via de menuoptie ACTIES, NIEUWE GEBEURTENIS DIE DE HELE DAG DUURT – of je voegt een nieuwe afspraak toe die een hele dag duurt.
52
Outlook 2007
J. Gils – E. Goossens
Opdrachten 5. Voeg de verjaardagen aan de agenda van Tom toe en maak er een jaarlijks terugkerende gebeurtenis van. Op de bewuste datum verschijnt het bericht in de planning, boven het uurrooster.
Als je ook een herinneringstijd ingesteld hebt dan zul je op 14 september de volgende boodschap krijgen:
6. Voeg de 21ste van de volgende maand ‘dag van de bediende’ toe. TIP
Via EXTRA, RANGSCHIKKEN OP, HUIDIGE WEERGAVE, JAARLIJKSE GEBEURTENISSEN krijg je een mooi overzicht van alle jaarlijkse gebeurtenissen.
J. Gils – E. Goossens
Outlook 2007
53
Besluit In een agenda maakt men een onderscheid tussen afspraken, vergaderingen en evenementen. Afspraken zijn activiteiten waarvoor in de agenda tijdsblokken bezet worden en waarvoor geen andere personen uitgenodigd of voorzieningen gereserveerd worden. Een terugkerende afspraak herhaalt zich op hetzelfde uur met een vast terugkeerpatroon. Een vergadering is een afspraak op een bepaalde plaats waarop mensen uitgenodigd worden en voorzieningen gereserveerd worden. Een evenement is een activiteit die 24 uur of langer duurt en die geen tijdsblokken in beslag neemt. Een agenda kan per dag, per week of per maand getoond of afgedrukt worden. Bij het opstellen van een vergaderverzoek wordt de vergadering enerzijds in de agenda van de opsteller genoteerd en anderzijds wordt automatisch een mailbericht naar alle deelnemers gestuurd. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze op de mail reageren. Reageren ze positief dan wordt ook in hun agenda de vergadering toegevoegd.
Wat je moet kennen en kunnen: • • • • • • • •
de functie en het belang van agendabeheer omschrijven; eenmalige en terugkerende afspraken invoeren, wijzigen en annuleren; op basis van verschillende agenda’s een vergadering vastleggen; een vergaderverzoek opstellen en doormailen; op een vergaderverzoek reageren; ingevoerde afspraken afschermen voor derden; evenementen aan een agenda toevoegen; een agenda op verschillende manieren afdrukken.
Opdrachten 12. Plan op de 14de van de volgende maand om 14 uur in het auditorium een algemene vergadering met alle medewerkers. Stuur eerst een vergaderverzoek rond en wacht op de reactie van de andere gebruikers. 13. Verplaats de afspraak die je op de 26ste van volgende maand gepland hebt, namelijk de studiedag aan de kust, naar de 26ste van de maand daarop. 14. Vanaf nu tot het einde van het jaar zul je iedere dinsdag en vrijdag om 20 uur danslessen gaan volgen. De andere medewerkers hebben hiermee geen zaken. 15. Omwille van het belang van de informatica heeft het Vaticaan 22 september uitgeroepen tot feestdag van de heilige I. N. Formaticus. Voeg deze dag als een evenement in dat jaarlijks terugkeert.
J. Gils – E. Goossens
Outlook 2007
59
