Info-books. Toegepaste Informatica. Deel 3d: Gegevensbeheer met Access Boekhouden-informatica Informaticabeheer. BI3d. Jos Gils Erik Goossens

Info-books

BI3d

Toegepaste Informatica Boekhouden-informatica Informaticabeheer

Deel 3d: Gegevensbeheer met Access 2003 Jos Gils – Erik Goossens

Hoofdstuk 8 Een formulier ontwerpen

8.1

Probleemstelling De vzw Studenten zonder centen heeft een aantal bedrijven aangeschreven met de vraag of ze hun vereniging willen sponsoren. Alle gegevens over die bedrijven worden in de tabel TBLSPONSOR bijgehouden. Om die gegevens gebruiksvriendelijk in te brengen wordt een formulier ontworpen.

8.2

Opbouw van het formulier frmMijnSponsor

Naast de gewone besturingselementen zoals tekstvakken en labels merk je tal van andere besturingselementen:  Er zijn drie verschillende keuzelijsten met invoervak:  (1) de aanspreektitel; De gegevens van deze lijst worden bewaard in de tabel TBLAANSPREKING.  (2) het soort bedrijf; De getoonde lijst wordt via het klavier ingevoerd.

J. Gils – E. Goossens

Gegevensbeheer: Access 2003

87

    

 (3) het keuzevak voor de bedrijfsnaam in de koptekst. De gegevens van het geselecteerde bedrijf worden in de detailsectie getoond. De navigatieknoppen zijn door grote opdrachtknoppen vervangen (4). In het getoonde groepvak (5) kan maar één van de drie mogelijkheden geselecteerd worden. De vakken Bedanking en Attest worden via een selectievakje aangeduid (6). Rond gegevens die samenhoren kun je een rechthoek tekenen (7). De knoppen bak, bhw, … tonen alleen maar de bakkers, de beenhouwers, … Ze zijn aan macro’s gekoppeld. De uitleg hierover vind je in het hoofdstuk Macro’s op pagina 147.

Opdracht 1. Open de database CENTENXP.MDB en ontwerp het bovenstaande voorbeeld op basis van de tabel TBLSPONSOR. Voeg alleen de velden toe die je rechtstreeks uit de lijst met velden kunt slepen. De speciale gevallen worden verder één na één besproken. Bewaar het resultaat onder de naam FRMMIJNSPONSOR.

8.3

De keuzelijst met invoervak (combobox) Er zijn drie soorten toepassingen van een keuzelijst met invoervak:  De waarden voor de keuzelijst met invoervak moeten opgezocht worden in een tabel of query; Bijvoorbeeld: het opzoeken van de aanspreektitel.  De waarden voor de keuzelijst met invoervak zullen ingetypt worden; Bijvoorbeeld: de verschillende codes die het soort bedrijf aangeven.  Een record in het formulier wordt opgezocht op basis van de waarde die geselecteerd is in de keuzelijst met invoervak.

8.3.1 De waarden voor de keuzelijst worden in een tabel of query opgezocht Opdracht 2. Een keuzelijst toevoegen om de aanspreektitel te selecteren en op die manier het veld AANSPREEK_CODE in te vullen In het formulier FRMMIJNSPONSOR moet het veld AANSPREEK_CODE uit de tabel TBLSPONSOR ingevuld worden via een keuzelijst met een invoervak dat de verschillende aanspreektitels toont. Deze keuzelijst is verbonden met de tabel TBLAANSPREKING. Het veld AANSPREEK_CODE in de tabel TBLSPONSOR is een refererende sleutel die verwijst naar de primaire sleutel A_CODE in de tabel TBLAANSPREKING.

88



a. Open de ontwerpweergave van het formulier FRMMIJNSPONSOR. Klik op de knop KEUZELIJST MET INVOERVAK in de werkset en zorg dat ook de wizard aan staat. Teken een keuzelijst in de detailsectie. Vervolgens verschijnt het eerste dialoogvenster waarin je de eerste optie kiest, nl. DE WAARDEN … WORDEN OPGEZOCHT. Als dat gebeurd is klik je op VOLGENDE.

b. In het volgende dialoogvenster moet je zeggen uit welke tabel of query de waarden voor de keuzelijst komen: kies in dit geval de tabel TBLAANSPREKING en klik op VOLGENDE.

c. Zet het veld TITEL bij de geselecteerde velden, kies vervolgens welke sorteervolgorde je wilt gebruiken en zeg dan dat de sleutelkolom moet verborgen worden. (De sleutelkolom, A_CODE moet je niet toevoegen, ze wordt immers automatisch geselecteerd!)



89

TIP

Als je de primaire sleutel niet selecteert komt die standaard in de eerste kolom. Voor bepaalde toepassingen is het soms beter dat de primaire sleutel in de tweede kolom staat, bijvoorbeeld in de keuzelijst waarmee je het BTWpercentage kiest. Dit heeft iets te maken met problemen van getalopmaak.

d. Vervolgens moet je beslissen wat er met de geselecteerde waarde, m.a.w. de sleutelkolom A_CODE moet gebeuren: deze waarde moet in het veld AANSPREEK_CODE van de tabel TBLSPONSOR opgeslagen worden.

e. In de laatste stap kun je het label, dat bij de keuzelijst hoort, nog een gepaste naam geven. Laat in dit geval de voorgestelde naam staan want je moet het label toch verwijderen. f.

Open het eigenschappenvenster en verander de naam in CBOAANSPREKING.

Een aantal eigenschappen van deze keuzelijst TIP

90

Dubbelklik op de keuzelijst (in de ontwerpweergave) om het eigenschappenvenster te openen.



a. Naam Via de naam kun je bijvoorbeeld vanuit een macro of vanuit de programmacode naar de inhoud van dit vak verwijzen. Standaard is de naam van de keuzelijst KEUZELIJST MET INVOERVAK1. Verander de naam van deze keuzelijst in CBOAANSPREKING. Je moet wel oppassen met het wijzigen van de naam. Als aan de keuzelijst een gebeurtenisprocedure verbonden is, moet je ook de naam van de keuzelijst in die gebeurtenisprocedure wijzigen. Zie verder de keuzelijst CBOZOEKKLANT. b. De sorteervolgorde instellen De eigenschap RIJBRON bevat een SQL-instructie. SELECT [tblAanspreking].[A_CODE], [tblAanspreking].[TITEL] FROM tblAanspreking ORDER BY tblAanspreking.TITEL;

Klik op de drie puntjes achter de eigenschap RIJBRON en je komt in de query terecht. Zet hier de optie OPLOPEND SORTEREN aan in het veld TITEL als je dit tijdens de Wizard zou vergeten zijn en sluit de query.

c. Afhankelijke kolom: 1 Als je in een keuzelijst een selectie maakt, wordt met deze eigenschap bepaald uit welke kolom de waarde voor het besturingselement opgehaald wordt. In dit geval is dat de eerste kolom, namelijk A_CODE. Indien je de waarden uit de tweede kolom zou willen ophalen moet je deze eigenschap op 2 zetten. TIP

Denk eraan dat de waarde van deze eigenschap nooit groter kan zijn dan de waarde die bij de eigenschap AANTAL KOLOMMEN ingevuld is.

d. Besturingselementbron: AANSPREEK_CODE Dit is het veld waar de gekozen waarde, die aangeduid is in de eigenschap AFHANKELIJKE KOLOM, naartoe gekopieerd wordt. 8.3.2 De waarden voor de keuzelijst zullen ingetypt worden In het formulier FRMMIJNSPONSOR moet je in het veld SOORT een van de volgende waarden ingeven: BAK, BHW, BLM, COM, PAP of IJZ. Je kunt dit probleem eventueel oplossen met een extra tabel, ofwel door tijdens het ontwerp van de keuzelijst zelf een keuzelijst in te typen.



91

Opdracht 3. Een keuzelijst samenstellen met waarden die ingetypt worden om de waarden in het veld SOORT in te voeren. a. Open de ontwerpweergave van het formulier FRMMIJNSPONSOR. Klik op de knop KEUZELIJST MET INVOERVAK in de werkset en zorg dat ook de wizard aan staat. Teken een keuzelijst in de detailsectie. Vervolgens verschijnt het eerste venster van de wizard waaruit je de tweede optie kiest, namelijk DE WAARDEN … ZULLEN INGETYPT WORDEN. Als dat gebeurd is klik je op VOLGENDE. b. In dit venster moet je zeggen uit hoeveel kolommen de keuzelijst zal bestaan. Vervolgens moet je de verschillende waarden intypen. In dit geval moet de lijst uit twee kolommen bestaan: de eerste kolom met de codes, de tweede kolom met een verklaring van die codes. Pas de breedtes van de twee kolommen aan. Als je klaar bent klik je op VOLGENDE.

c. In het volgende venster wordt gevraagd uit welke rij de waarde moet opgeslagen worden in de tabel: kies in dit geval KOL1, deze kolom bevat immers de codes en sla de gekozen waarde op in het veld SOORT.

d. Ten slotte geef je het label, dat bij de keuzelijst hoort, nog een gepaste naam: Soort Bedrijf en klik je op VOLTOOIEN. e. Verander de naam van deze keuzelijst in CBOSOORT. TIP

Bekijk even de eigenschap RIJBRON van deze keuzelijst. Merk op dat de verschillende waarden netjes achter mekaar genoteerd worden, gescheiden door een puntkomma. Indien nodig kun je hier nog elementen toevoegen aan de keuzelijst. "BAK";"Bakker";"BHW";"Beenhouwer";"BLM";"Bloemenwinkel";"COM"; "Computerwinkel";"PAP";"Papierwinkel";"IJZ";"IJzerhandel"

92



8.3.3 Een record op basis van een waarde uit de keuzelijst selecteren Opdracht 4. Zet in de koptekst een keuzelijst met invoervak waarmee je een sponsor via de bedrijfsnaam selecteert. De namen in deze keuzelijst moeten oplopend gesorteerd zijn.

a. Open de ontwerpweergave van het formulier FRMMIJNSPONSOR. Klik op de knop KEUZELIJST MET INVOERVAK in de werkset en zorg dat ook de wizard aan staat. Teken een keuzelijst in de koptekst. Vervolgens verschijnt het eerste venster van de wizard: kies hierin de laatste optie, nl. EEN RECORD IN HET FORMULIER …. En klik op VOLGENDE als je klaar bent. b. Kies de velden die in de lijst moeten weergegeven worden: selecteer het veld BEDRIJF en klik op de rechterpijl. Andere velden moeten in deze toepassing niet weergegeven worden. Klik op VOLGENDE.

c. De sleutelkolom wordt automatisch geselecteerd. Vink de optie om de sleutelkolom te verbergen aan. Maak de kolom BEDRIJF iets breder en klik op VOLGENDE.



93

d. Geef vervolgens het label dat bij de keuzelijst hoort een gepaste naam: Zoeken op naam en klik op VOLTOOIEN. Ga ten slotte naar de formulierweergave en test de keuzelijst. e. Wijzig de eigenschap RIJBRON zodanig dat de namen in deze keuzelijst oplopend gesorteerd zijn. TIP

Als je in dit geval de naam van de keuzelijst wijzigt, bijvoorbeeld in cboBedrijf, dan zal die lijst niet meer werken omdat deze lijst met programmacode verbonden is. Je moet in dat geval ook in de programmacode de naam van de keuzelijst, “Keuzelijst_met_invoervak5”, tweemaal wijzigen in “cboBedrijf”. Je komt in de programmacode via EIGENSCHAPPEN, tabblad GEBEURTENISSEN. Klik tweemaal op de drie puntjes die achter de gebeurtenis NA BIJWERKEN staat. Private Sub Keuzelijst_met_invoervak5_AfterUpdate() ' De record zoeken die overeenkomt met het besturingselement Dim rs As Object Set rs = Me.Recordset.Clone rs.FindFirst "[SPONSOR_ID] = " & Str(Nz(Me![Keuzelijst met invoervak5], 0)) If Not rs.EOF Then Me.Bookmark = rs.Bookmark End Sub

f.

8.4

Wijzig via de eigenschappen de keuzelijst zodanig dat naast de bedrijfsnaam ook nog de woonplaats getoond wordt. Het is mogelijk dat die kolom toch niet op het scherm afgedrukt wordt omdat ofwel in de eigenschap KOLOMBREEDTEN geen waarde gegeven is voor de nieuwe kolom ofwel omdat de waarde in de eigenschap LIJSTBREEDTE te smal is om meerdere kolommen weer te geven.

Opdrachtknoppen toevoegen In het formulier FRMMIJNSPONSOR wens je de navigatiebalk te vervangen door grote navigatieknoppen. Opdrachten 5. Een knop toevoegen om naar de volgende record te gaan a. Open de ontwerpweergave van het formulier FRMMIJNSPONSOR, ga naar de formuliereigenschappen en zet de eigenschap NAVIGATIEKNOPPEN op NEE. b. Zet de wizard in de werkset aan en klik op de knop OPDRACHTKNOP. Teken in de voettekst ergens een ruimte om de knop te zetten.

94



c. In het eerste dialoogvenster wordt gevraagd om een taak aan de knop toe te wijzen. Bekijk even de verschillende opties, kies uiteindelijk RECORDNAVIGATIE, GA NAAR VOLGENDE RECORD en klik op VOLGENDE.

d. Vervolgens moet je de knop voorzien van een tekst of een figuur. Standaard zijn er een aantal figuren voorzien. Het is nochtans mogelijk via BLADEREN andere figuren op te roepen. Klik even de verschillende opties, kies uiteindelijk GA NAAR VOLGENDE 1 en klik op VOLGENDE als je klaar bent.

e. Geef uiteindelijk de knop een zinvolle naam: cmdVolgende en klik op VOLTOOIEN.

f.

Test de werking van de knop.

6. Voeg aan het formulier FRMMIJNSPONSOR nog knoppen toe om naar de eerste, de laatste en de vorige record te gaan. Geef de knoppen de volgende namen: CMDEERSTE, CMDLAATSTE en CMDVORIGE. Zet deze knoppen in een logische volgorde naast de knop CMDVOLGENDE. 7. Voeg nog een knop toe om een nieuwe klant toe te voegen. Noem deze knop CMDNIEUW. 8. Zet in de koptekst een knop om het formulier te sluiten. Noem deze knop CMDSLUITEN.



95

8.5

Een groepsvak toevoegen Omwille van de kostprijs gebeurt de mailing bij voorkeur met e-mail. Bedrijven zonder e-mailadres krijgen hun mailing per fax of als ze geen fax hebben gebeurt de mailing per brief. Nieuwe bedrijven worden per brief aangeschreven. Opdracht 9. Ontwerp een groepsvak waarin kan gekozen worden tussen “Brief”, “E-mail” en “Fax”. a. Open de ontwerpweergave van het formulier FRMMIJNSPONSOR, zet de wizard in de werkset aan en klik op de knop GROEPSVAK. Teken in de detailsectie het groepsvak. Voer de gewenste labels in.

b. Vervolgens moet je instellen welke van de drie opties standaard geselecteerd zal zijn.

c. Aan elke optie wordt een waarde toegekend. Standaard zijn dat de waarden 1 tot en met 3. Het is de bedoeling dat de geselecteerde waarde uiteindelijk in het veld MAILING terechtkomt.

d. Vervolgens moet je een opmaak voor het groepsvak kiezen.

96



e. Ten slotte wordt naar een gepast bijschrift voor het groepsvak gevraagd. Voer hier de tekst Mailing in. f. Ga naar de formulierweergave en test de werking van het groepsvak. Kijk in de tabel TBLSPONSOR of er wel degelijk iets in het veld MAILING verandert.

8.6

Een selectievakje toevoegen De waarden voor “bedanking” en “fiscaal attest” worden via een selectievakje aangeduid. Opdrachten 10. De selectievakjes voor het veld ATTEST aan het formulier FRMMIJNSPONSOR toevoegen Open de ontwerpweergave van het formulier FRMMIJNSPONSOR, sleep het veld ATTEST uit de lijst met velden naar het ontwerp en je bent klaar … maar het kan moeilijker. TIP

Deze methode is alleen maar mogelijk als je tijdens het ontwerpen van de tabel voor de veldeigenschappen van een Ja/Nee-veld bij de optie OPZOEKEN, WEERGAVE BESTURINGSELEMENT voor SELECTIEVAKJE gekozen hebt.

11. Een niet-afhankelijk selectievakje met een veldnaam verbinden a. Teken een selectievakje in de detailsectie. Je merkt dat er geen wizard is om je te helpen. Verander het bijschrift in Bedanking. b. Dubbelklik op het selectievakje om het eigenschappenvenster te openen. Wijzig de naam van het selectievakje in chkBedanking.

c. Het selectievakje moet nog aan het veld BEDANKING gekoppeld worden. De koppeling gebeurt via de eigenschap BESTURINGSELEMENTBRON: kies hier het veld BEDANKING uit de lijst met velden. TIP

Je kunt in deze voorbeelden evengoed de besturingselementen Keuzerondje en Wisselknop gebruiken.



97

8.7

De Tabvolgorde wijzigen De tabvolgorde bepaalt de volgorde waarin de verschillende objecten op een formulier na drukken op de ENTER- of TAB-toets geactiveerd worden. Elk object heeft de eigenschap TABVOLGORDE. Het object dat de focus krijgt als het formulier geopend wordt, heeft TABVOLGORDE = 0. TIP

8.8

Klik met de rechtermuisknop in een lege ruimte van de detailsectie, en kies uit het snelmenu de optie TABVOLGORDE om op een snelle manier de tabvolgorde in te stellen.

Verdere verfraaiing Opdracht 12. Trek een kader (rechthoek) rond gegevens die samenhoren.

TIP

8.9

Standaard zal de rechthoek ondoorzichtig zijn. Verander daarom de eigenschap ACHTERGRONDSTIJL van Normaal naar Transparant. De eigenschap SPECIAAL EFFECT geeft nog een aantal extra opmaakmogelijkheden.

Een formulier met een subformulier ontwerpen De afbeelding op pagina 78 toont een hoofdformulier, met de adresgegevens van de leverancier, met daarop een subformulier dat alle artikelen van die leverancier toont. Ontwerp eerst het hoofdformulier, vervolgens het subformulier en voeg via het object SUBFORMULIER/SUBRAPPORT het subformulier aan het hoofdformulier toe.

98



Opdrachten 13. Open een lege database, importeer alle tabellen uit de database VERKOOP0XP.MDB en bewaar deze database onder de naam TEST.MDB. Duid alle primaire sleutels aan en leg de onderlinge relaties tussen de tabellen. TIP

Kies BESTAND, EXTERNE GEGEVENS OPHALEN, IMPORTEREN en selecteer alle tabellen in VERKOOP0XP.MDB.

14. Ontwerp in de database TEST.MDB het onderstaande invulformulier op basis van de tabel TBLLEVERANCIER en noem het FRMMIJNLEVERANCIER.

15. Ontwerp op basis van de tabel TBLARTIKEL een eenvoudig formulier en noem het FSUBMIJNARTIKEL. In een apart tekstvak dat je TXTBEF noemt, wordt het bedrag in BEF met een formule berekend. Je kunt dit tekstvak beveiligen door de eigenschappen INGESCHAKELD op NEE en VERGRENDELD op JA te zetten. De getalopmaak stel je in via de eigenschap NOTATIE.

TIP

Zet in de keuzelijst van het BTW-percentage het BTW-percentage in de eerste kolom en het sleutelveld, de BTW-code, in de tweede kolom. Anders kun je problemen krijgen met de getalopmaak.



99

16. Verander in dit formulier de formuliereigenschappen STANDAARD WEERGAVE in GEGEVENSBLAD en FORMULIERWEERGAVE TOESTAAN in NEE. Bekijk het resultaat.

17. Het subformulier aan het hoofdformulier toevoegen a. Open het ontwerp van het formulier FRMMIJNLEVERANCIER en vergroot de ruimte van de detailsectie. Zet de wizard in de WERKSET aan, klik op de knop SUBFORMULIER/SUBRAPPORT en teken onder het adres een ruimte om het subformulier FSUBMIJNARTIKEL toe te voegen. Volg de instructies van de Wizard.

b. Vervolgens moet je de koppeling maken tussen het hoofd- en het subformulier. Indien er tussen de tabel die dient als gegevensbron voor het hoofdformulier en de tabel die dient als gegevensbron voor het subformulier al een relatie bestaat, dan kun je in een dialoogvenster gebruik maken van de keuze SELECTEREN IN EEN LIJST. In het andere geval moet je de relatie zelf bepalen. De koppeling verloopt via het veld LE_NR van het hoofdformulier en het veld LE_NR van het subformulier. Het veld LE_NR van het hoofdformulier verwijst naar de tabel TBLLEVERANCIER en het veld LE_NR van het subformulier verwijst naar de tabel TBLARTIKEL.

100



c. Uiteindelijk moet je aan dit besturingselement nog een naam geven: noem het SUBARTIKEL. (Standaard wordt de naam van het subformulier voorgesteld). Verwijder het label dat automatisch boven het besturingselement verschijnt. TIP

Het formulier FSUBMIJNARTIKEL is gekoppeld aan het besturingselement SUBARTIKEL. Via dit (subformulier)besturingselement kun je als volgt naar velden op het subformulier FSUBMIJNARTIKEL verwijzen: [SUBARTIKEL].[FORM]![AR_NAAM]. Je komt in een verwijzing nooit de naam van het subformulier tegen, altijd de naam van het besturingselement waaraan dit subformulier gekoppeld is. Het besturingselement SUBARTIKEL is als het ware een kader waarin het formulier FSUBMIJNARTIKEL ingesloten zit.

d. Bekijk het resultaat in de formulierweergave. Komt het resultaat overeen met de afbeelding op pagina 78?



101

Besluit Door gebruik te maken van andere besturingselementen dan tekstvakken kan de invoer van gegevens in een formulier veel gebruiksvriendelijker gemaakt worden. Aan de hand van een keuzelijst met invoervak kun je een invoer uit een lijst kiezen. De mogelijkheid bestaat om de waarde van de primaire sleutel die verbonden is aan het gekozen item toe te kennen aan een veld uit de tabel die aan het formulier gekoppeld is. Via een groepsvak kun je één keuze maken uit een groep van mogelijkheden. Aan elke keuze wordt een optiewaarde toegekend die in een veld van de tabel bewaard kan worden. Groepsvakken bevatten selectievakjes, keuzerondjes of wisselknoppen. Een selectievakje is een verfijnde manier om een Ja/Nee-veld in te vullen. Een wisselknop en een keuzerondje hebben hetzelfde effect. Met opdrachtknoppen kun je bepaalde taken op een snelle manier oproepen. Lijnen en kaders worden gebruikt om gebieden af te bakenen en om gegevens die samenhoren visueel te groeperen. Het is mogelijk om een subformulier aan een hoofdformulier toe te voegen. Het subformulier heeft een andere recordbron dan het hoofdformulier maar tussen de beide recordbronnen bestaat er wel een één-op-veel relatie: er worden veel artikelen getoond die door één leverancier geleverd worden. De opdrachten 15 tot 18 zijn hiervan een toepassing.

Wat je moet kennen en kunnen:         

op basis van een gegeven informatiebehoefte een formulier ontwerpen dat de nodige gegevens bevat om aan die behoefte te voldoen; inzien dat een overzichtelijk gestructureerd formulier de gebruiksvriendelijkheid verhoogt; een formulier ontwerpen en aanpassen; gegevens uit een gegevenstabel op een heldere wijze voorstellen door een oordeelkundig gebruik van objecten; de verschillende objecten op een formulier kennen en gebruiken; een subformulier aan een hoofdformulier toevoegen; een invulformulier zinvol gebruiken; gegevens van verschillende gegevenstabellen in één formulier weergeven. tabellen uit een andere database importeren.

Opdrachten 18. Open de database VERKOOP0XP.MDB en importeer de formulieren FRMMIJNLEVERANCIER en FSUBMIJNARTIKEL uit de database TEST.MDB. 19. Ontwerp in de database VERKOOP98XP.MDB de volgende formulieren: a. Ontwerp het formulier FRMMIJNVERKOOPCIJFERS dat je kunt gebruiken om de verkoopcijfers in te voeren. 102



b. Ontwerp het formulier FRMMIJNAANKOOP dat de aankoopcijfers per leverancier toont.

c. Ontwerp het formulier FRMMIJNVERKOOP dat de verkoopcijfers per verkoper toont.



103

Info-books. Toegepaste Informatica. Deel 3d: Gegevensbeheer met Access Boekhouden-informatica Informaticabeheer. BI3d. Jos Gils Erik Goossens

Recommend Documents