In opdracht van Transitiebureau
Opdrachtgeverschap, inkoopmodellen en aanbesteden
11 februari 2014
Nog 321 dagen te gaan….tot 1 januari 2015
Nog 321 dagen te gaan….tot 1 januari 2015
Pagina 2 van 36
Menukaart; gerechten waar u uit kan kiezen
Hoofdgerechten Amuse
Tijdspad tot januari 2015
Voorgerecht
Van beleid naar inkoop; een doorgaande lijn
Dessert
Een ademend contract
Menukaart; gerechten waar u uit kan kiezen
1. Bekostigingsvormen 2. Inkoopstrategie: Afwegingen en modellen 3. Specificeren Welke type criteria?
4. Differentiëren:
Niet elke aanbieder “verdient” dezelfde aandacht
Pagina 3 van 36
1 oktober 2014 Ingang implementatietermijn Ivm behoud relatie cliënt hulpverlener
Een pad naar 2015
Vanaf februari 2014 geldt in de Wmo dat opdrachten minimaal 3 maanden voor ingang van contract gegund moet zijn.
Intern
Vaststellen beleidsnota
Uitwerken beleid (verordening, etc)
Voorbereiding interne organisatie
Contractering
Extern
januari 2014 Een pad naar 2015
maart
Transitiefase
juli
Implementatie
contract
oktober
Contractmanagement
januari 2015 Pagina 4 van 36
Van beleid naar inkoop, een doorgaande lijn
Van beleid naar inkoop, een doorgaande lijn
Pagina 5 van 36
Van beleid naar inkoop
Van beleid naar inkoop
Pagina 6 van 36
Om wie gaat het eigenlijk?
Om wie gaat het eigenlijk?
Pagina 7 van 36
Opdrachtgeverschap in het sociale domein Verplicht tot leveren van maximaal mogelijke inspanning en bijdrage aan invulling eigen behoefte en behoefte in sociale omgeving
Cliënt
Organiseren van de levering
Invullen van beleid Wonen
Zorg
Opvoeding
Welzijn
Vrije tijd
Regisseur Belast met wettelijke verantwoordelijkheden
Gemeente
Opdrachtgeverschap in het sociale domein
v
Veiligheid
Werk en inkomen
Mobiliteit
Inrichten relatie met aanbieder(s)
Aanbieders
Inzet van Professionele ondersteuning die bijdraagt aan ontwikkeling van Push naar pull.
Pagina 8 van 36
Vertalen van beleid naar contract • Contractering is het sluitstuk van de voorbereiding • Inkoopstrategie in lijn met beleid
Invullen beleid
Organiseren levering
Inrichten relatie met aanbieder(s)
Keuzevrijheid
Toegang
Rolverdeling gemeente / aanbieder
Invulling kanteling/ WNS
Cliënt, wijk, gemeente
Sturing (kwaliteit, geld, innovatie, etc.)
PGB / ZIN
Preventie
Vorm van bekostiging
Toegang
Integraliteit en samenwerking
Contractering (inkoop/subsidie)
Vertalen van beleid naar contract
Pagina 9 van 36
Bekostigingsvormen
Bekostigingsvormen
Pagina 10 van 36
Drie hoofdvormen van bekostiging
1. Productiebekostiging: Een vaste prijs voor een vooraf gedefinieerde prestatie; 2. Populatiebekostiging: resultaatsgerichte afspraken over één budget voor een afgebakende populatie; 3. Functiegerichte bekostiging: een vaste prijs voor een prestatie zonder resultaatsafspraak.
Drie hoofdvormen van bekostiging
Pagina 11 van 36
Bekostigingsvormen (1) Voorbeeld 1: • Gemeente kiest voor cliëntvolgende bekostiging. • Arrangement obv keukentafelgesprek staat centraal • Arrangement bestaat uit ondersteuningsvormen van één of meerdere aanbieders. Bereik inkoop Keukentafel Arrangement gesprek
Ondersteuningsvorm 1 Aanbieder 1 Ondersteuningsvorm 2
Cliënt 1
Ondersteuningsvorm 3
Cliënt 2
Ondersteuningsvorm 4
Cliënt 3
Ondersteuningsvorm 5
Bekostigingsvormen (1)
Aanbieder 2
Ondersteuningsvorm 6
Aanbieder 3
Ondersteuningsvorm 7
Aanbieder 4van 36 Pagina 12
Bekostigingsvormen (2) Voorbeeld 2: • •
Bereik inkoop
Gemeente kiest voor SWT’s die basisondersteuning verlenen bekostigd met populatiebekostiging; Voor maatwerkvoorzieningen geeft gemeente beschikkingen af. Aanbieder 1
Sociale wijkteam
Gemeente
Algemene voorzieningen
Individuele maatwerkvoorzieningen
Basisondersteuning 1
Cliënt 1
Ondersteuningsvorm 4
Basisondersteuning 2
Cliënt 2
Ondersteuningsvorm 5
Aanbieder 2 Aanbieder 3
Basisondersteuning 3 Bekostigingsvormen (2)
Bereik Cliënt 3 inkoop
Ondersteuningsvorm 6
Bereik inkoop
Pagina 13 van 36
Inkoopstrategie
Inkoopstrategie
Pagina 14 van 36
Keuzes en consequenties Definitie en afbakening van datgene wat ingekocht wordt is een vrije keuze van de gemeente!! Dit heeft vergaande consequenties: • Het bepaalt de markt van de potentiële aanbieders • En daarmee de (soort en aantal) spelers op die markt • En de concurrentieverhoudingen • En de invloed van ontwikkelingen
Keuzes en consequenties
Pagina 15 van 36
Regelgeving geeft veel ruimte •
Neigt sterk naar privaatrechtelijke overeenkomst, maar subsidievorm is niet uitgesloten
•
Is een zogenaamde 2B-dienst: slechts achteraf de gunning bekendmaken
•
Gemeenten kunnen last hebben van het eigen inkoopbeleid; houd rekening met vaststelling door gemeenteraad
Keuzes en consequenties
Pagina 16 van 36
Afwegingen in inkoopstrategie • • • • • •
•
Scope PvE: Focus op technisch specificeren of focus op functioneel specificeren Keuzevrijheid cliënt Concurrentieprikkel; met alle aanbieders een contract of maakt u een keuze? Aantal aanbieders Wel/ niet raamcontract Duur overeenkomst •
Strategisch, partnership: langdurig (> 4 jaar)
•
Omvangrijk (bijvoorbeeld investeringen), maar geen partnership: 3 tot 5 jaar
•
Eenvoudige substitutie mogelijk: 1 tot 3 jaar (of jaarlijks verlengen)
•
Let op: verlengingsopties bieden geen continuïteitszekerheid voor aanbieder
Inkoopprocedure: •
wijze selectie/gunning/beloning
•
Beoogde interactie tijdens inkooptraject
Keuzes en consequenties
Pagina 17 van 36
Enkele “modellen” uitgelicht •
Zeeuws model: (bekend van hulp bij het huishouden) • iedereen een contract • vast tarief
•
Bestuurlijk aanbesteden • Met beperkt aantal aanbieders samen randvoorwaarden ontwikkelen.
•
Dialoogmodel: (bekend van de hulp bij het huishouden) • in overleg met elkaar inhoud en voorwaarden samenstellen • één of enkele aanbieders (al of niet concurrentie)
•
Eén op één contract: • met één aanbieder alles regelen (lijkt op subsidievorm, maar dan in overeenkomst gevat) • geen concurrentie
•
Afspraak per cliënt: • bij kleine aantallen cliënten • pas per (groepje van) cliënt(en) afspraak maken met aanbieder
Keuzes en consequenties
Pagina 18 van 36
Specificeren; op welk niveau?
Specificeren; op welk niveau?
Pagina 19 van 36
Specificeren in contracten
B
A
Input/Structuur Voldoen wet- en regelgeving,
Proces
kwaliteitsystemen als HKZ, ISO, keurmerken, salaris
Altijd (?) werken volgens geaccepteerde (behandel) protocollen en richtlijnen
bestuurders etc.
kwaliteit en veiligheid,
informatievoorziening,
, bewezen interventies
voorlichting
C
D
Uitkomst (output)
Maatschappelijk effect (outcome) Kwaliteit leven,
Klantervaringen,
gezondheid,
volume (van wat?), participatie, minder medische kwaliteit, (per schadelast, doelgroep / levensfase)
veiligheid, zingeving, verbinding, aangenaam leven
A. Welke middelen worden in het proces gebruikt om doelen te realiseren? (structuurcompetenties) B. Welke processen bij de aanbieder hebben de grootste invloed op de doelen? (gedrag, routines) C. Welke resultaten kan de aanbieder behalen? (uitkomst/ effect van het proces) D. Aan welke maatschappelijke effecten kan de aanbieder bijdragen? Specificeren in contracten
Pagina 20 van 36
Voorbeelden maatschappelijke effecten 1. Iedereen doet naar eigen kunnen mee, ongeacht zijn of haar beperkingen (Participatie) 2. Meer inwoners nemen deel aan vrije tijdsactiviteiten in de eigen stad (Vrije tijd) 3. Het aanbod van (vrijetijds)voorzieningen is beter afgestemd op de vraag van inwoners (Vrije tijd, welzijn en zorg) 4. Meer inwoners hebben toegang tot informatie en noodzakelijk advies, bemiddeling en zorg (Zorg) 5. Minder overlast door bepaalde doelgroepen; zoals jongeren, verslaafden (Veiligheid) 6. Meer inwoners zijn financieel zelfredzaam (Inkomen)
7. Inwoners en het bedrijfsleven zijn meer betrokken bij de eigen leef- en woonomgeving, ter verbetering van de buurten, wijken en de stad en totstandkoming van sociale verbanden in de buurten (Leefbaarheid en sociale cohesie)
Voorbeelden maatschappelijke effecten
Pagina 21 van 36
Wanneer kiest u input- of proceseisen? •
Als meten en monitoren van outcome (te) complex is
•
Als opdrachtgever de benodigde structuur en processen erg goed kent en deze kan ‘meten’
•
Als de opdrachtgever het risico wil/kan dragen
•
Als externe omstandigheden invloed hebben op het resultaat
•
Wordt daarnaast als goedkoper, objectiever en eenvoudiger ervaren
Wanneer kiest u input- of proceseisen?
Pagina 22 van 36
Wanneer kiest u resultaatgerichte eisen of maatschappelijke effecten? •
Als aanbieder de verantwoordelijkheid voor het resultaat wil en kan dragen
•
Als belang aanbieder overeenkomt met belang opdrachtgever
•
Als het gedrag van de aanbieder moeilijk te standaardiseren is (bijv. fysiotherapie)
Wanneer kiest u resultaatgerichte eisen of maatschappelijke effecten?
Pagina 23 van 36
Is afrekenen op resultaten mogelijk?
Resultaatmodel
Wat is passend bij aard van de dienstverlening?
Overgangsmodel
Input-& structuur
Sturen – mogelijk ontwikkelpad
Durft de gemeente dit?
Verantwoordelijkheid en risico naar aanbieder Steunen op professionaliteit van aanbieder Ontwikkeling Vertrouwen Partnerschap Resultaat
Sturen – mogelijk ontwikkelpad
Wie heeft kennis van de dienstverlening?
Op welke termijn is dit mogelijk? Pagina 24 van 36
Welke duur van het contract is passend?
Monitoren van geleverde zorg door structuur- en proceseisen te gebruiken • •
Meestal geen correlatie tussen structuurindicatoren en patiëntuitkomsten Tussen enkele gedragsindicatoren en uitkomsten wel significante relaties gevonden • Tevredenheid personeel • EPD
•
Let op: dit betekent niet dat goede structuur en processen geen significante invloed op patiëntuitkomsten hebben • Maar het meten van de kwaliteit van structuur en proces met indicatoren is (blijkbaar) complex • Complex om naleving protocollen te meten (minder goede aanbieders leven meestal ook het protocol na)
Sturen – mogelijk ontwikkelpad
Pagina 25 van 36
Monitoren van geleverde zorg door resultaat of maatschappelijk effect te gebruiken (In)directe indicatoren • Volume, servicekwaliteit en tevredenheid cliënten • Gezondheidswinst: (1) z.s.m. (2) zo mogelijk op het oude niveau • Uitkomsten soms pas op lange termijn meetbaar • Valide en begrijpelijk maar lastig meetbaar gegeven casemix
Sturen – mogelijk ontwikkelpad
Pagina 26 van 36
Differentiëren; waarom en hoe?
Pagina 27 van 36
Differentiëren…
Waarom? Omdat u op deze manier uw rol als opdrachtgever beter kan invullen; meer tijd en energie waar deze nodig is!
Sturen – mogelijk ontwikkelpad
Pagina 28 van 36
De essentie van differentiëren
• Niet iedere aanbieder is even belangrijk. Naarmate een aanbieder meer bijdraagt (dan wel potentieel kan bijdragen) aan het beleid van de gemeente, des te belangrijker is deze aanbieder (meer toegevoegde waarde leveren) • Wanneer we het hebben over ‘partnership’ dan bedoelen we doorgaans de meest belangrijke leveranciers • Differentiëren in soorten aanbieders betekent differentiëren in het
managen van de relatie (ook wel genoemd: regievoering, relatiebeheer of leveranciers- en contractmanagement)
Differentiëren; waarom en hoe?
Pagina 29 van 36
Should I stay or should I go?
1
Zekerstellen toelevering, zo nodig tegen meerkosten. Lange termijn contracten
2
Aanpassen specificatie, standaardisatie van het zorgproduct. Zoeken naar ontwikkeling alternatieve zorgaanbieders (investeren, kleine aanbieders)
1
3
Knelpuntproducten
4
Reduceren administratieve lasten (inkoopkosten) door bundeling inkoopbehoeften (raamcontracten) of automatisering van inkoop
Hoog
6
Laag
Invloed op (financieel) resultaat waarde
Het inkoopportfolio (Kraljic-matrix)
Hefboomproducten
5
7
Strategische producten
8
3 Routineproducten
4
2 Laag
5
Brede concurrentiestelling, reversed auctions, korte termijn contracten
6
Preferred supplier-strategie, gezamenlijke ontwikkeling, eigen concurrentie wordt beter door partnership
7
Goede relatie uitbouwen, slechte relatie accepteren
8
Nieuwe zorgaanbieder(s) gaan zoeken of ontwikkelen
Hoog
Toeleveringsrisico
Differentiëren; waarom en hoe?
Pagina 30 van 36
Hoe?
• Differentiëren in relaties kan op de volgende gebieden: • Frequentie van overleg • Niveau van overleg (wordt strategischer naarmate aanbieders belangrijker zijn) • Focus (wordt meer lange termijn naarmate aanbieders belangrijker zijn)
Differentiëren; waarom en hoe?
Pagina 31 van 36
Waar zit de toegevoegde waarde van een aanbieder voor de gemeente?
• Hoe stel je voor je eigen gemeente vast welke toegevoegde waarde je nodig hebt: waar ben je naar op zoek? • Hoe stel je vast of een leverancier/zorgaanbieder de gevraagde toegevoegde waarde kan bieden?
Differentiëren; waarom en hoe?
Pagina 32 van 36
Een ademend contract
Een ademend contract
Pagina 33 van 36
“Ademend” contract Giet de overeenkomst niet ‘in beton’; maak een ‘ademende overeenkomst’ •
Benoem: • • • •
•
Onderwerpen die mogelijk kunnen veranderen Tot op welk niveau een wijziging in de uitvoering mag worden doorgevoerd Wijzigingsprocedure Omgang met tariefs- of bekostigingsaanpassingen
Werk ontwikkelvoorstellen uit: • • • •
Omgang met bezuinigingen Omgang met transitie in de inhoud van de ondersteuning Samenwerking Eventuele aanpassingen in bedrijfsvoering van aanbieders
“Ademend” contract
Pagina 34 van 36
Overige aandachtspunten in sociaal domein •
Vastgoed: sommige aanbieders ‘zitten’ met vastgoed: • • •
•
Eigendom op dit moment lastig, huurcontracten niet zomaar opzegbaar Rationalisatie, multigebruik of overname Afspraken maken over oplossingen voorkomen grote problemen instellingen
Vervoer: cliëntenvervoer naar en van dagbesteding of hulpverlening • • •
Let op specifieke kenmerken cliënten: niet iedereen kan bij elkaar in de bus; Regelen via aanbieder(s) Los van aanbieders regelen van systeem (combinatie met bestaand Wmovervoer)
en dan het proces doorlopen om tot afspraken te komen
en vergeet niet te blijven ontwikkelen!
Pagina 35 van 36
Meer weten? Gerelateerde handreikingen gepubliceerd op ‘www.invoeringwmo.nl’ • Opdrachtgeverschap, Ondernemerschap (maart 2012) • Tijdpad (stappenplan) • Bekostigingsmodellen Wmo (november 2013) • (in ontwikkeling) Verantwoording Wmo/Jeugd (maart 2013)
Meer weten?
Pagina 36 van 36
