“IN OGENSCHOUW GENOMEN” Strategisch Beleidsplan 2009 – 2012 van “Stichting Cultureel Centrum Venray”
April 2008
INHOUDSOPGAVE
01. Intro
1.1 Inleiding, verantwoording en leeswijzer 1.2 Historie Cultureel Centrum Venray 1.3 Veel is gerealiseerd
03 06 07
02. Huidige situatie
2.1 Schouwburg Venray 2.2 Het product “cultuur” 2.3 De ondernemingsstructuur 2.4 De organisatiestructuur 2.5 Medewerkers en communicatiestructuur 2.6 De huisvesting 2.7 De financiële positie
08 09 10 11 12 13 14
03. Nadere analyse
3.1 Ontwikkelingen en trends 3.2 Sterktes en Zwaktes 3.3 Kansen en Bedreigingen 3.4 Product en Markt 3.5 Benchmarking 3.6 De MFC optie 3.7.1 Samenwerken met het Venrayse en regionale verenigingsleven 3.7.2 Samenwerken met andere Venrayse culturele instellingen 3.7.3 Samenwerking met regionale cultuur podia 3.7.4 Samenwerking met steuninstellingen 3.7.5 Samenwerking met “De Artiest” 3.8 De rol van de Gemeente Venray
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
04. Doelstellingen
4.1 Visie, Missie en Ambitie 4.2 Doelstellingen 2009-2012 4.3 Excelleren met behulp van het INK model
28 29 30
05. Strategie
5.1 Het Marketing en Verkoopplan 5.2 Het investeringsplan 5.3 Het actieplan
31 32 33
06. Begroting
6.1 Uitgangspunten en begrotingsverantwoording 6.2 De meerjarenbegroting 2009 t/m 2012
34 35
07. Bewaking
7.1 Het resultaten bewakingssysteem
36
08. Tenslotte
8.1 Samenvatting 8.2 “Last but not least”
37 38
09. Bijlagen
9.1 Keuze van het besturingsmodel 9.2 Principes en Gedragsbepalingen besturingsmodel 9.3 Statuten 9.4 Bestuursreglement Culturele Gedragscode 9.5 Directiereglement 9.6 Convenant (model)
- 02 -
Bijlage I Bijlage II Bijlage III Bijlage IV Bijlage V Bijlage VI
39 40 42 45 48 49
1.1 Inleiding, verantwoording en leeswijzer ■ Inleiding Het belang van Cultuur, zowel voor de Nederlandse bevolking in z’n algemeenheid, alsook voor de inwoners van de regio Noord Limburg c.q. Venray in het bijzonder, is onomstreden. In de “Atlas voor gemeenten 2007” lezen we onder de noemer “De betekenis van cultuur voor de stad”; Cultuur zorgt voor individuele waardering en ontwikkeling. Cultuur stimuleert toerisme. Cultuur is een vestigingsfactor. Cultuur emancipeert, integreert en bevordert de sociale cohesie. Ook de Nederlandse politiek onderkent met nadruk het belang van Cultuur, zo leiden wij af uit de landelijke politieke verkiezingsprogramma’s 2006 waaruit we letterlijk citeren: CDA “Cultuur verbindt mensen. Het is een uitdrukking van het geheel van hun waarden en normen en geeft hen identiteit. Kennis nemen van elkaars cultuuruitingen kan groepen mensen dichter bij elkaar brengen en helpt bij het opbouwen van een samenleving die als een echte gemeenschap wordt beleefd.” Christen Unie “Het cultuurbeleid moet er op gericht zijn kunst en kunstenaars midden in de samenleving te plaatsen, zeker als overheidsmiddelen worden ingezet. Kunst in de openbare ruimte mag herkenbaar zijn en verrassend. Dat maakt de publieke betrokkenheid groter. Ze kan bovendien bijdragen aan verbetering van private investeringen in de kunst. Cultuuruitingen in meer kunstzinnige vorm kunnen eveneens het besef van gemeenschap en identiteit versterken.” D66 “Kunst en cultuur vormen het DNA van de samenleving die D66 voor ogen staat. Cultuur is een waardevol doel op zich en niet slechts een instrument voor het bereiken van beleidsdoelstellingen. Cultuur heeft ook een belangrijke economische waarde. Een breed cultureel aanbod garandeert een aantrekkelijk vestigingsklimaat”. Groen Links “Wij willen een open samenleving die ruimte biedt aan wat afwijkt. Dat vraagt om een open cultuur waarin verschillende leefstijlen, waarden en politieke opvattingen elkaar tegenkomen. Een pluriforme media- en cultuursector is daarvoor onmisbaar. Film, digitale kunst, theater, festivals en concerten zijn ook gewoon leuk en zorgen voor ontspanning. Zoals de overheid sport voor iedereen stimuleert, moet zij ook cultuur in brede zin steunen.” PvdA “Kunst en cultuur zijn nauwelijks te scheiden van het leven als geheel. Voor miljoenen mensen vormt actieve en passieve deelname aan kunst en cultuur een bron van inspiratie. En passant hebben kunst en cultuur ook nog belangrijke positieve effecten voor de samenleving als geheel. Ze zijn een bron voor trots en ze zorgen voor identificatie en binding in de samenleving. De PvdA wil dat kunst en cultuur voor iedereen bereikbaar zijn.” SP “Van een goede cultuurspreiding is geen sprake. Dat hangt ook samen met het feit dat te weinig aandacht is besteed aan kunst en cultuur als publieke voorzieningen. Er is fors gesneden in orkesten en bezuinigd op culturele instellingen. De kunstensector wordt geconfronteerd met een opeenstapeling van kostenstijgingen. De lastenstijgingen als gevolg van nieuwe regels zouden in ieder geval moeten worden gecompenseerd.” Cultuur draagt bij aan de eigen identiteitsbeleving en de persoonlijke expressie van mensen en kan een rol spelen bij de integratie en emancipatie van verschillende bevolkingsgroepen. VVD “Zoal wij trots zijn op Rembrandt en genieten van de Amsterdamse grachten die vorige generaties ons nalieten, zo moeten onze prestaties de trots zijn van toekomstige generaties. Daarom en omdat een bloeiend, divers en kwalitatief hoogstaand kunst en cultuur aanbod in sterke mate kan bijdragen aan het maatschappelijk welzijn is een substantieel staatsaandeel in de financiering van kunst en cultuur verdedigbaar.”
Nader geïnteresseerden verwijzen we naar de landelijk politieke partijprogramma’s van genoemde partijen. - 03 -
■ Verantwoording Het “Gemeentebestuur van Venray” en het stichtingbestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” onderkennen c.q. realiseren zich dat kunst en cultuur in z’n algemeenheid en podiumkunsten in het bijzonder in Nederland “slechts” kunnen floreren dankzij het goede samenspel tussen (al dan niet commerciële) exploitatie enerzijds en overheidssubsidie anderzijds. De (al dan niet commerciële) exploitant trekt volle zalen, de overheidssubsidie maakt het betaalbaar. Een dergelijk samenspel vraagt van partijen, zowel overheid als privaat, dat partijen betrouwbaar en loyaal naar elkaar toe zijn, open communiceren en elk hun eigen verantwoordelijkheid nemen en dragen. Het “Gemeentebestuur van Venray” en het stichtingbestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” beseffen dat, staan hetzelfde voor en wensen hun intenties terzake regelmatig (per vier jaar) vast te leggen in een overeenkomst (convenant) waarin wordt uitgewerkt en vastgelegd; • De te leveren prestaties door de “Stichting Cultureel Centrum Venray”. • De te leveren financiële middelen door het “Gemeentebestuur van Venray”. Voor het eerst werd een dergelijke overeenkomst tussen partijen gesloten in januari 2001. Het beleidsplan; “Visie voor het voetlicht” betrof de seizoenen ‘01/’02, ‘02/’03, ‘03/’04 en ‘04/’05 en werd in juli 2005 vervolgd door; “Kiek ze kieke”, voor de seizoenen ‘05/’06, ‘06/’07, ‘07/’08 en ‘08/’09. Laatstgenoemd beleidsplan resulteerde als gevolg van een bezuinigingsoperatie bij de gemeente Venray, niet in een nieuw subsidieconvenant maar in de vaststelling door de Gemeenteraad van Venray op 08-05-’07: (Gemeenteblad 2007, nr. 139); “1. Het oorspronkelijke convenant te handhaven tot het convenant geactualiseerd is”. “2. Toekomstige subsidie afspraken onderdeel te laten zijn van het nieuwe convenant”. “3. De voorgenomen taakstelling tot dat moment op te schorten”. Aansluitend op het vorenstaande, en tegelijkertijd in het verlengde van de onlangs verschenen nota Kunst en Cultuur in Venray, Kadernota 2008 – 2011 “De Kunst van Cultuurbeleid” bieden wij u hierbij daarom aan: Het Strategisch beleidsplan 2009-2012 “In ogenschouw genomen”. Wij merken daarbij op; • Dat inmiddels duidelijk is dat een convenantperiode van 4 jaar kennelijk optimaal is. Een kortere periode werkt wederzijds onnodig belastend. Bij het hanteren van een langere periode blijken oorspronkelijke aannames en werkelijkheid onverantwoord ver uit elkaar te (gaan) lopen. • Dat we weliswaar spreken van een Strategisch Beleidsplan, maar dat de invloed van het bestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” op met name de spontane strategiebepaling beperkt is, gelet op haar taakstelling enerzijds en haar Gemeentelijke verbondenheid anderzijds. • Dat het bestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” zich er terdege van bewust is, dat zij “werkt” met gemeenschapsgelden en met alle daaraan verbonden verantwoordelijkheden. De “Stichting Cultureel Centrum Venray” heeft daarom de Code Cultural Governance ingevoerd. In deze Culturele Gedragscode staan de uitgangspunten beschreven voor; goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording door onze Stichting. De uitgewerkte onderdelen van onze culturele gedragscode zijn als bijlagen toegevoegd. • Dat, als u als lezer suggesties ter verbetering van dit strategisch beleidsplan zou willen aandragen, wij u daarvoor zeer erkentelijk zijn. Reageer naar:
[email protected]. Bestuur en Directie “Stichting Cultureel Centrum Venray”;
- 04 -
Leo Janssen, voorzitter Toon Theeuwen, vice voorzitter Henk Janssen, bestuurslid Henriëtte Maas, bestuurslid Antoine Wintels, bestuurslid Anne-Christine Liebrand, directeur
■ Leeswijzer Bestuur en directie van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” willen met haar strategisch beleidsplan; • zich verantwoorden voor het inzetten van gemeenschapsgelden voor podiumkunsten, • adequaat omgaan met de interne organisatie, sterktes versterken en zwaktes verbeteren, • alert inspelen op externe ontwikkelingen, kansen benutten, bedreigingen pareren, • besluitvorming gericht en samenhangend laten verlopen, daarmee ad hoc besluitvorming voorkomend, • helder naar “stakeholders” communiceren, conform de gehanteerde culturele gedragscode. Op grond hiervan, heeft de “Stichting Cultureel Centrum Venray”, verder te noemen Schouwburgbestuur, voor de volgende aanpak van dit strategisch beleidsplan gekozen; Het model Uitgangspunten van het gehanteerde model om tot een strategisch beleidsplan te komen zijn; • Huidige situatie. H Waar staan we als Schouwburg Venray anno 2008? • Gewenste situatie G Waar willen we als Schouwburg Venray staan in 2012? • Strategie ∆ Hoe komen we vanuit de huidige situatie naar de gewenste situatie?
Formule:
H Huidig
G Strategie
Gewenst
Aldus is de volgende opbouw in hoofdstukken ontstaan en uitgewerkt; Hoofdstuk 1.
Intro
Hoofdstuk 2.
Huidige situatie: Geeft een beschrijving per relevant onderwerp, van de huidige situatie en selecteert verbetermogelijkheden in de vorm van actiepunten. Nadere analyse : Hanteert analyse instrumenten om middels een aantal gezichtpunten tot nieuwe verbeterpunten c.q. mogelijkheden te komen. Doelstellingen : Formuleert hetgeen we in de voor ons liggende jaren willen bereiken en werkt dat uit tot concrete, smart geformuleerde doelstellingen. Strategie : Geeft weer hoe we denken de geformuleerde doelstellingen te realiseren en welke acties dan wel investeringen nodig zijn ter realisatie. Begroting : Geeft weer hoe de financiële exploitatie en de financiële positie er, mede gelet op de gekozen strategie, in de komende jaren uit gaan zien. Bewaking : Geeft aan hoe we denken, de lopende exploitatie te bewaken en denken onze “stakeholders” over de voortgang te informeren. Samenvatting : Moge voor zich spreken. Tenslotte : Geeft aan: “Wat we verder nog kwijt zouden willen”.
Hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5. Hoofdstuk 6. Hoofdstuk 7. Hoofdstuk 8.
Hoofdstuk 9.
Bijlagen
: Geeft een inleiding, een korte historie en gerealiseerde hoofdzaken aan.
: Licht middels adequate informatie, “nieuwe onderwerpen” nader toe.
Elk onderwerp wordt afgesloten met een kader “actiepunten” waarin voorgenomen acties verzameld worden. Het actieplan in hoofdstuk 5 bevat aldus een samenvatting van alle voorgenomen acties. In een vierjaarlijkse cyclus van bezinning en herijking, vastgelegd in een strategisch beleidsplan, willen bestuur en directie van Schouwburg Venray voortdurend alert en actueel “aan de bal blijven”. Het gaat tenslotte om niets minder dan de “groei en bloei” van Schouwburg Venray. Jaarlijkse bijsturing met een jaarbegroting en berichtgeving via jaarstukken en jaarverslag spreken vanzelf.
- 05 -
1.2 Historie Cultureel Centrum Venray 27-12-1960
: Opgericht Door
Doelstelling
: “STICHTING CULTUREEL CENTRUM VENRAY”. : Mr. A.H.M. Janssen, burgemeester. P.A.H. Loonen, pastoordeken W.A. Schmitz, rector G.H. Hanssen, accountant L.M.M. Laurensse, bankdirecteur : Beheer over het gebouw “Cultureel Centrum” en van het Cultureel Centrum. Onderverhuur aan de “Stichting Gemeenschapshuis Venray”. Onderverhuur aan de “Stichting Katholieke Openbare Leeszaal en Bibliotheken”.
11-07-1964
: Activiteit
: Eerste steenlegging Cultureel Centrum Venray
28-09-1966
: Activiteit Door
: Opening Cultureel Centrum Venray : Minister H. Vrolijk
27-06-1967
: Activiteit Door
: Onthulling nieuwe naam “De Beejekurf” : Hare Majesteit Koningin Juliana
22-12-1969
: Erfpacht Door
: Uitgifte grond in erfpacht : Gemeente Venray aan de “Stichting Cultureel Centrum Venray”.
22-01-1979
: Wijziging Doelstelling
: Statutenwijziging “Stichting Cultureel Centrum Venray”. : Beheer over het gebouw “Cultureel Centrum”, en van de Streekschouwburg “De Beejekurf” in het bijzonder. Onderverhuur aan de “Stichting Gemeenschapshuis Venray”. Bevorderen culturele en maatschappelijke activiteiten in de gemeente Venray.
01-11-1990
: Erfpacht Door
: Wijziging en verlenging van erfpacht : Gemeente Venray aan de “Stichting Cultureel Centrum Venray”.
09-11-1990
: Erfpacht Door Duur
: Wijziging en verlenging van erfpacht : Gemeente Venray aan de “Stichting Cultureel Centrum Venray”. : Tot 1 november 2015.
1998-1999
: Activiteit Resultaat
: Verbouwing theaterzaal : Van 500 zitplaatsen naar 700 zitplaatsen.
01-08-2001
: Activiteit Resultaat
: Exploitatie overeenkomst Horeca : Overeenkomst met W.J.P.M. van Waaijenburg inzake “De Artiest”.
10-03-2004
: Wijziging Doelstelling
: Statutenwijziging “Stichting Cultureel Centrum Venray”. : a. Voorzien in de behoefte aan podiumkunsten van de regiobevolking Venray. b. Beheer en exploitatie van het gebouw “Cultureel Centrum”. c. Voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt.
27-06-2007
: Activiteit
: Viering 40-jarig bestaan Schouwburg Venray
Actiepunt(en): 1. Uitzoeken waar de “Stichting Gemeenschapshuis Venray” gebleven is. 2. Schouwburg archief digitaliseren waarvoor samenwerking zoeken met Rooynet. - 06 -
1.3 Veel is gerealiseerd Na de gerezen problemen met betrekking tot bestuur en exploitatie van schouwburg en theatercafé in 2000, is het toenmalige bestuur teruggetreden. Met ingang van het nieuwe seizoen 2000-2001 trad een nieuw (aanvankelijk “ad-interim”) bestuur aan dat op basis van hun beleidsplan “Visie voor het voetlicht” en de daarin uitgewerkte voorwaarden, in samenwerking met de gemeente Venray, een nieuwe start kon maken. ■ Beleidplan “Visie voor het voetlicht” (2001 t/m 2005) • Maximale transparantie in exploitatie en bedrijfsvoering van cultuur en horeca werd doorgevoerd. • Strikte scheiding van cultuur en horeca (juridisch, organisatorisch én financieel) werd aangebracht. • Het cultuuraanbod werd kernactiviteit (core-business) • Het culturele aanbod (ca. 120 voorstellingen, ca. 50.000 bezoekers) werd gehandhaafd. • Extra aandacht kregen amateurkunstbeoefening, educatie en sociaal-culturele activiteiten. • Het medewerkersbestand werd met drie formatieplaatsen uitgebreid. • De arbeidsvoorwaarden werden geactualiseerd en de CAO Nederlandse Podia werd ingevoerd. • De culturele subsidie werd structureel verhoogd met Fl. 283.000,• De rekening courant (Fl. 400.000,-) tussen cultuur en horeca werd door de gemeente Venray gesaneerd. • De horeca werd ondersteunend aan het cultuuraanbod. • De exploitatie van de horeca werd geprivatiseerd. • De verlieslatend horeca transformeerde zich tot huuropbrengst. • De foyer verdient een forse upgrading, is echter nog niet gerealiseerd. ■ Subsidieconvenant 2001 (seizoen ’01-’02, ’02-’03, ’03-’04 en ‘04-’05) Op grond van hierboven geschetste samenvatting van genoemd beleidsplan kwamen de gemeente Venray en de “Stichting Cultureel Centrum Venray” een subsidieconvenant overeen. De gemeente Venray stelde hierin haar eisen met betrekking tot het cultuuraanbod vast terwijl de “Stichting Cultureel Centrum Venray” armslag en zekerheid kreeg over de financiële toekomst van de schouwburg. Vergelijking van de destijds gevraagde prestaties versus de realisatie ziet er als volgt uit; • Tenminste 100 professionele voorstellingen/jaar. • Gemiddeld 121 voorstellingen gerealiseerd. • Tenminste 50.000 bezoekers (entrees) per jaar. • Gemiddeld aantal bezoekers 53.805 per jaar. • Voldoen aan een gewenste mix in de programmering. • Mix in programmering cf convenant gerealiseerd. • Tenminste 15 amateurkunst producties/jaar. • Gemiddeld 30 producties gerealiseerd. • Tenminste 30 sociaal culturele activiteiten/jaar. • Gemiddeld 96 activiteiten gerealiseerd. • Gebouwen goed onderhouden, c.q. in stand houden. • Met strak onderhoudsplan gerealiseerd. • Inventaris onderhouden, zo nodig vervangen. • Met strak onderhoud/vervangingsplan gerealiseerd. • Verantwoording : Meerjaren bedrijfsplan • Vierjaarlijks gerealiseerd. 2001/2005/2008 Jaarrekening en jaarverslag Steeds vóór 1 mei (na boekjaar) gerealiseerd. Begroting Steeds vóór 1 april (voor seizoen) gerealiseerd. Kortom: “Anno 2008 staat er een uitstekend georganiseerde, financieel gezonde organisatie”. ■ Beleidsplan “Kiek ze Kieke!” (2006-2009) Als natuurlijk vervolg op het beleidsplan “Visie voor het voetlicht” verscheen in 2005 conform afspraak met de gemeente Venray, het beleidsplan “Kiek ze Kieke!”. Vandaag moet vastgesteld worden dat dit beleidsplan van gemeentewege niet die aandacht heeft gekregen die het naar onze mening verdiende. In ieder geval heeft genoemd beleidplan niet geresulteerd in een vernieuwd subsidieconvenant en kunnen we niet anders constateren dan dat Schouwburg Venray hiermee “op achterstand” gezet is. Alle aanleiding om een jaar eerder dan gepland een geactualiseerd beleidsplan te introduceren om daarmee de opgelopen achterstand in te halen c.q. de toekomst weer beheersbaar te maken/laten zijn. Dat inmiddels de klok niet stil heeft gestaan mag blijken uit de vele extra realisaties in de afgelopen 3 jaar. • Aanpassingen gebouw aan arbo wetgeving en veiligheidseisen. (Gebruikers en bouwvergunning) • Onderhanden installatie brandveiligheid en ontruimingsinstallatie. • Optuigen van BHV en EHBO organisatie conform arbo en veiligheidseisen. • Steeds verbeterende invulling van de schouwburgfunctie “Gemeenschapshuis”. • Steeds verbeterende doelgroepen programmering (ouderen, jongeren, multicultureel enz.). • Steeds verbeterende samenwerking. Sociaal cultureel maatschappelijk, zowel als lokaal en regionaal. - 07 -
2.1 Schouwburg Venray ■ Personalia Bestuur Directeur Bezoekadres Postadres Telefoon Telefax Internet E-mail Bankrelatie 1 Bankrelatie 2 BTW nr. KvK
■ Missie
: Stichting Cultureel Centrum Venray : Anne-Christine Liebrand : Schouwburgplein 1, 5801 BV Venray : Postbus 88, 5800 AB Venray : 0478-530999 : 0478-512066 : www.schouwburgvenray.nl :
[email protected] : Rabobank 1530.18.888 : Postgiro 7653074 : NL002948679B01 : 41062423
Schouwburg Venray biedt hét podium; waar inwoners van de regio Peel en Maas en desgewenst daarbuiten, naar aard (doelgroep) en omvang (1-1000), in een plezierige en ontspannen sfeer, als toeschouwer dan wel als optredend professional of amateur, de gelegenheid c.q. het podium vinden tot, het ervaren en/of beleven van podiumkunsten, en waar het sociaal cultureel maatschappelijk verenigingsleven haar “Gemeenschapshuis” vindt.
Actiepunt(en): 1. Naamgeving “Schouwburg Venray” als lichtreclame aanbrengen. 2. Aanlichting van het voorfront van het gebouw realiseren. 3. Programma projectie op buitenkant toneeltoren mogelijk maken. - 08 -
2.2 Het product “Cultuur” Voor Schouwburg Venray bestaat het culturele product in een viertal te onderscheiden vormen. Het presenteren van ca. 125 professionele/amateur podiumkunst voorstellingen per jaar. Het presenteren van ca. 100 sociaal cultureel maatschappelijke activiteiten. Het bieden van huurmogelijkheid van alle ruimten voor zover niet nodig voor presentaties. Horeca gelegenheid t.b.v. persoonlijke verzorging en laagdrempelig artiesten podium. Hiernavolgend een inhoudelijke impressie van genoemde “culturele producten”; ■ Theater (ca. 125 professionele/amateur podiumkunst voorstellingen) Cabaret Dans en ballet Familie theater Komisch muzikaal Musical en show Opera en Operette Theaterconcert Toneel
26% 9% 9% 5% 16% 8% 20% 8%
■ Foyer/gemeenschapshuis (ca. 100 sociaal cultureel maatschappelijke activiteiten) Educatief (repetitie) Educatief (amateur) Basis onderwijs Maatschappelijk Sociaal Cultureel Amateurkunst
25% 8% 12% 15% 17% 23%
■ Verhuur (van alle ter beschikking staande ruimten m.u.v. “De Artiest”)
Theaterzaal Foyer Ochtend concert Rondleiding Materieel
27% 25% 2% 5% 41%
■ Theatercafé “De Artiest”. Theatercafé “De Artiest” is op basis van een vijfjarig contract geprivatiseerd en verzorgt alle catering. Theatercafé “De Artiest” komt in deze Strategische beleidsnota alleen voor waar dat beleidsmatig nuttig is. - 09 -
2.3 De ondernemingsstructuur
Stichting Cultureel Centrum Venray
100% Holding de Artiest B.V.
100%
Grandcafé de Artiest B.V.
■ Het Bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray wordt gevormd door de volgende personen; Naam Geboren Aangetreden Aftredend Functie Portefeuille L.G.P. Janssen A.J.M. Theeuwen H.C.W.G. Maas A.H.P.M. Wintels H.G.A.M. Janssen
25-02-1943 09-01-1950 05-09-1970 27-06-1956 28-06-1950
07-09-2000 07-09-2000 07-09-2000 07-09-2000 19-09-2005
30-06-2010 30-06-2010 30-06-2008 30-06-2011 30-06-2009
Voorzitter Vice-voorzitter Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid
Strategie en Communicatie Soc. Cult. Maatschappelijk Subsidie en Financiën Provincie/Rijk en Marketing Horeca en Cultuur
■ Van de meest gangbare besturingsmodellen in de culturele sector, te weten; - Het “raad-van-toezicht” model; bestuurlijk proces bij een directie met statutaire bestuurderspositie. - Het “bestuur+directie” model; beleidsvaststelling door bestuur, voorbereiding/uitvoering door directie. - Het “bestuur” model; bestuurlijk proces volledig in handen van het bestuur. Kiest het huidige bestuur voor het “bestuur+directie” model, onder regie van een culturele gedragscode. Voor een toelichting op de gehanteerde “Code Cultural Governance”; Zie bijlage I voor: Introductie en de keuze van het besturingsmodel. Zie bijlage II voor: Principes en Gedragsbepalingen van het “bestuur+directie” model. Zie bijlage III voor: Statuten. Zie bijlage IV voor: Bestuursreglement. Culturele gedragscode Zie bijlage V voor: Directiereglement. ■ Stichting Cultureel Centrum Venray, Holding de Artiest B.V. en Grandcafé de Artiest B.V. vormen samen noch een btw-plichtige noch een vennootschapsbelastingplichtige eenheid. In de B.V.’s zit voor nog een beperkt aantal jaren, een compensabel verlies. Vraag: “Wat doen we hiermee?”. ■ De huuropbrengst “de Artiest” wordt in de jaarcijfers van Stichting Cultureel Centrum Venray verantwoord. Met het oog op de gewenste, strikte scheiding tussen Cultuur en Horeca is dit minder wenselijk. Is het zinnig om “de Horeca” onder te brengen in een “Stichting Gemeenschapshuis”?
Actiepunt(en): 1. Statuten, Bestuursreglement en Directiereglement op elkaar afstemmen. 2. Bestaanszin “Holding de Artiest B.V.” en “Grandcafé de Artiest B.V.” onderzoeken (fiscalist). 3. Bestaanszin van een “Stichting Gemeenschapshuis” met een fiscalist bespreken. 4. Profielschets opstellen (zie culturele gedragscode) voor (werving van) bestuursleden. - 10 -
2.4 De organisatiestructuur
Bestuur Schouwburg Venray
Directeur
Horeca
A.C. Liebrand
W. van Waaijenburg
Marketing & Verkoop • Y. Martens • B. Pelders • W. Verstegen
Gastheer/Gastvrouw • T. Hermans • D. Frederix • B. Lenssen • 20 Ouvreuses • 20 Ouvreuses
0,60 Fte 0,40 Fte vrijwil.
Administratie • A. v.d. Voort
1,00 Fte
• D. Driessen • J. Baars • M. Janssen • E. de Vos • N. Clephas • A. Kersten • I. Cortenbach • O. Pijpker
0,45 Fte 0,45 Fte 0,45 Fte 0,45 Fte vrijwil. vrijwil. vrijwil. vrijwil.
*
oproep oproep oproep oproep vrijwil.
Technische Dienst • H. Graumans 1,00 Fte • L. Troisfontaine 1,00 Fte • M. v.d. Heuvel 1,00 Fte • B. Quik 1,00 Fte • G. Troisfontaine oproep • T. Hendrix oproep • M. Versteegen oproep • W. Poels oproep • M. Verbakel oproep
* Binnen het bestek van dit beleidsplan komt de horeca “De Artiest” als gevolg van de privatisering alleen daar aan de orde, waar dat uit oogpunt van relatie met theater en foyer nuttig c.q. noodzakelijk is.
Actiepunt(en): 1. Marketing & Verkoop en Gastheer/Gasvrouw in een lijnafdeling “Gastenzorg” onderbrengen? 2. Profielschets opstellen (zie culturele gedragscode) voor (werving van) directeur. 3.
- 11 -
2.5 Medewerkers en communicatiestructuur ■ Medewerkers Naam 01. A. Christine Liebrand V 02. Ton van de Voort M 03. Hans Graumans M 04. Yvonne Martens V 05. Bianca Pelders V 06. Drea Driessen V 07. Janny Baars V 08. Maria Janssen V 09. Erica Vos V 10. Sjef Vullings M 11. Leo Troisfontaine M 12. Mark van den Heuvel M 13. Bas Quik M Totaal op arbeidsovereenkomst
Geboren 13-08-1952 (55) 04-07-1945 (62) 23-05-1968 (39) 14-02-1978 (30) 02-08-1973 (34) 30-11-1945 (62) 10-02-1950 (58) 06-01-1955 (53) 29-07-1963 (44) 15-09-1946 (61) 01-12-1950 (57) 24-12-1968 (39) 23-10-1984 (23)
In dienst 01-06-2003 (04) 01-10-1972 (35) 01-03-2004 (03) 07-06-2005 (02) 01-04-2006 (01) 11-08-1986 (21) 01-03-1999 (08) 15-11-2001 (06) 01-12-2001 (06) 01-10-1979 (27) 01-03-1987 (22) 01-10-1997 (10) 01-09-2004 (03)
Functie Directeur Administrateur Hoofd Techn. Dienst Marketing Verkoop Marketing en Verkoop Kassa medewerkster Kassa medewerkster Kassa medewerkster Kassa medewerkster Belichter Theater technicus Theater technicus Theater technicus
Aantal Fte’s (Full time equivalent) Gemiddelde leeftijd Gemiddelde dienstverband 14. Gastheer/gastvrouw 15. Interieurverzorging 16. Theatertechniek 17. Ouvreuses 18. Vrijwilligers Totaal aan oproepkrachten
Uren 38 38 38 24 16 16½ 16½ 16½ 16½ 36 36 36 36
9,6 Fte’s 47,5 jaar 11,5 jaar
1400 uur x € 16,22 1400 uur x € 16,22 450 uur x € 16,22 4600 uur x € 5,05 20 m/v x € 1.000,00
€ € € € € €
■ Communicatiestructuur
Deelnemers (Vice)Voorzitter Bestuursleden Directie Leden MT Medewerkers Oproepkrachten Organisatie Frequentie Vergaderdag Tijdstip Notulist(e) Notulen/besluitenlijst
Bestuursvergadering
Management team overleg
Werkoverleg medewerkers
Voorzitter Deelnemer Gast
Gast
Gast
Voorzitter Deelnemer
Voorzitter Deelnemer Deelnemer Deelnemer
10 x per jaar 1e Do. v.d. mnd. 20.30 uur A.C. Liebrand Notulen
18 x per jaar 1e en 3e Ma./seizoen 09.30 uur A. van de Voort Notulen
4 x per jaar In overleg 08.45 uur A. van de Voort Notulen
Actiepunt(en): 1. Meerjaren opleidingsplan opstellen (begroot onder de post personeelkosten). 2. Werving en selectie nieuwe administrateur voorbereiden. - 12 -
22.708,22.708,7.299,23.230,20.000,95.945,-
€ 531.000,€ 25.000,€ 556.000,========
Totale loon en salariskosten per jaar (Basis: Seizoen 2007/2008) Overige personeelskosten per jaar (Minus ontvangen ziekengelden)
Bijeenkomst
Salaris “all-in” € 76.527,€ 56.517,€ 53.829,€ 19.008,€ 12.672,€ 24.037,€ 12.823,€ 13.332,€ 13.332,€ 42.156,€ 38.355,€ 39.843,€ 32.471,€ 434.902,-
2.6 De huisvesting
• Terreinen De ondergrond heeft de “Stichting Cultureel Centrum Venray” in erfpacht van de Gemeente Venray. De erfpachtovereenkomst d.d. 09-11-1990 loopt tot 01-11-2015 en beslaat ca. 2460 m². Het betreft de percelen Kadastraal bekend als Sectie C, nummers 9790, 10080, 10198, 10199, 10201. • Gebouwen Gedurende de looptijd van de erfpachtovereenkomst zijn de gebouwen eigendom van de “Stichting Cultureel Centrum Venray”. Daarna vervallen de gebouwen aan de erfpachtlater, de Gemeente Venray. • Onderhoud gebouwen Via het subsidieconvenant stelt de Gemeente Venray jaarlijks een onderhoudsbedrag ter beschikking. Uitgangspunt voor dit onderhoudsbedrag is het tweejaarlijks te actualiseren onderhoudsplan van PVM. De “Stichting Cultureel Centrum Venray” verplicht zich om de gebouwen te onderhouden. • Onderhoud en vervanging Inventaris Het subsidieconvenant regelt een jaarlijks subsidiebedrag voor onderhoud en vervanging van inventaris. Uitgangspunt voor dit subsidiebedrag zijn de (regelmatige) taxatie rapporten van Von Reth. De “Stichting Cultureel Centrum Venray” verplicht zich om de inventaris te onderhouden c.q. te vervangen. Actiepunt(en): 1. Exacte kadastrale percelen (laten) vaststellen i.v.m. (ver)nieuwbouw plannen. 2. Tweejaarlijks (even jaren) actualiseren onderhoudplan gebouwen. (PVM) 3. Tweejaarlijks (oneven jaren) actualiseren onderhoud en vervangingsplan inventaris. (von Reth)
- 13 -
2.7 De financiële positie ■ Resultatenrekening (Alle bedragen in duizenden Euro’s) De gerealiseerde resultaten van de afgelopen 6 seizoenen zien er als volgt uit; Seizoen 01. Kaartverkoop 02. Theatertoeslag 03. Verhuringen 04. Overige inkomsten (gefactureerde adm. kosten) 05. Overige opbrengsten (rente) 06. Opbrengsten totaal 07. 08. Uitkoopsommen artiesten 09. Lonen en salarissen (incl. overige personeelskosten) 10. Huisvesting 11. Verkoop kosten (publiciteit) 12. Maatschappelijke activiteiten 13. Algemene kosten 14. Afschrijvingen 15. Overige kosten 16. Totaal aan kosten 17. 18. Exploitatie resultaat vóór subsidie 19. Exploitatiesubsidie Gemeente Venray 20. Exploitatieresultaat
01-02 02-03 03-04 04-05 05-06 06-07 784 954 895 794 765 860 67 81 81 90 83 94 51 49 59 90 91 109 33 36 36 46 31 35 18 24 28 29 37 47 953 1.144 1.099 1.049 1.007 1.145 747 884 870 778 775 820 556 477 467 453 448 472 227 270 296 402 360 474 30 24 30 32 28 25 0 0 0 8 1 3 63 75 62 84 65 57 0 0 0 0 20 24 0 0 0 0 0 0 1.623 1.730 1.725 1.757 1.697 1.875 - 670 - 586 - 626 - 708 - 690 - 731 644 675 689 678 686 692 - 26 + 89 + 63 - 30 4 - 39 ==== ==== ==== ==== ==== ====
Opmerking(en): • Doelstelling: “Met de kaartverkoop, kosten van artiesten dekken”, is volledig gerealiseerd. In gepresenteerde 6 jaar, waren de uitkoopsommen gemiddeld 3,5% lager dan de opbrengst kaartverkoop. • In gepresenteerde 6 jaar, is een weerstandsvermogen opgebouwd (was neg.), van € 53.000,- (resultaten). Voor een bedrijfsvoering met een omzet van bijna € 2 miljoen is het weerstandsvermogen veel te klein.
Toelichting: 02. ’02-’03; verhoging theatertoeslag van € 1,36 naar € 1,75. ’04-’05; verhoging theatertoeslag van € 1,75 naar € 2,00. 03. ’04-’05; toename commerciële verhuur inclusief verhuur inventaris. 04. ’04-’05; sponsoring € 13.000,- voor “beamer/scherm/laptop” door Rabobank. ’07-’08; gemeente Horst is gestopt met haar jaarlijkse sponsoring ten bedrage van ca. € 6.000,-. 05. ’05-’06; eenmalige restitutie van omzetbelasting op garderobegelden van ca. € 12.000,-. ’06-’07; structureel beter beheer middelen ingezet (deposito’s). 10. ‘04-’05; structurele herziening onderhoudsfonds gebouwen/inventaris met inhaalslag indexering van € 42.789,’06-’07; eenmalige, noodzakelijke toevoeging aan de onderhoudsvoorziening van € 87.822,- (zie brief accountant) 13. ’04-’05; extra kosten a.g.v. website, nieuw logo, waterschade e.d. 14. ’05-’06; afschrijvingen a.g.v. aanschaf arbo wetgeving en geluidsinstallatie.
- 14 -
■ Balansposities (Alle bedragen in duizenden Euro’s) De balansposities per 30 juni 2007 zien er als volgt uit;
Balansposities 30 juni 2007 50. Eigen Vermogen 51. Reserve Schouwburgexploitatie 22 10. Vaste Activa (> 1 jaar) 11. Terrein en gebouwen 12. Gebouwen 13. Inventaris 14. Arbo aanpassingen 15. Geluidsinstallatie
200 p.m. p.m. p.m. 60 140
20. Vlottende Activa (< 1 jaar) 21. Debiteuren 25 22. Nog te ontvangen 42 23. Vooruit betaald 65 24. Rabobank 17 25. Rabo BedrijfsTeleRekening 330 26. Rabo Jaardeposito 1.000 27. Rabo Maanddeposito 150 28. Kas, Giro en overig liquide 4
1.633
30. Totale Vermogen (Bezit)
1.833
60. Lang lopende schuld 61. Bestemmingsreserve Foyer 62. Onderhoud gebouw 63. Vervanging inventaris
172 710 380
70. Kort lopende schuld 71. Crediteuren 72. Belastingen en Soc. lasten 73. Nog te betalen 74. Vooruit ontvangen
71 13 82 383
90. Totale Vermogen (Schuld)
22
1.262
549
1.833
Toelichting: 11. In erfpacht van de gemeente Venray tot 2015. 12. Gedurende de erfpachtperiode eigendom van “Stichting Cultureel Centrum Venray”. Verzekerde waarde € 7.980.440,13. Gedurende de erfpachtperiode eigendom van “Stichting Cultureel Centrum Venray”. Verzekerde waarde € 1.823.243,21. Zijn overwegend, verhuur facturen. 22. Betreffen rente, energiebelasting en theaterbonnen. 23. Betreft verzekeringen, drukken brochure, abonnementen en contributies, heffingen en bedrijfsnoodplan. 61. Huuropbrengsten “De Artiest”, minus gerelateerde kosten. 62. Voorziening ten behoeve van de realisatie onderhoudsplan gebouwen. 63. Voorziening ten behoeve van het onderhouden c.q. tijdige vervanging van de inventaris. 71. Zijn vooral; nog te betalen uitkoopsommen. 73. Nog te betalen loonkosten en Buma rechten. 74. Zijn vooral schouwburgabonnementen, advertentieopbrengsten en sponsoring.
Actiepunt(en): 1. Gesprek aangaan met gemeente Venray inzake omvang “weerstandsvermogen”. - 15 -
3.1 Ontwikkelingen en trends Bestuur en Directie van Schouwburg Venray proberen ontwikkelingen en trends voor zover ze voor de Schouwburg Venray relevant zijn, te signaleren om waar nuttig/noodzakelijk er op in te spelen/te anticiperen. Om enige orde in de informatieverzameling te bewaren, hanteren we het ezelbruggetje DEPEST. Evenals dat in alle analyse hoofdstukken (3) het geval is, proberen we ook vanuit ontwikkelingen en trends, verbetermogelijkheden te achterhalen in het kader van een beter “reilen en zeilen” van Schouwburg Venray. emografisch • De bevolking in Nederland vergrijst. Het aantal alleenstaanden neemt toe. • Mensen individualiseren, zijn beter opgeleid, worden mondiger, dynamischer, flexibeler en mobieler. • Inkomens nemen toe en worden meer besteed aan vrije tijd. Een avondje uit (theater+) is “in”. • Culturele achtergronden worden breder en meer verscheiden. • Steeds duidelijker te onderscheiden doelgroepen zoals ouderen, jongeren, multicultureel enz. • Bevolkingsgroei (ook in Venray) stagneert, blijft (los van herindelinggevolgen) vooralsnog nagenoeg gelijk. conomisch • Toenemend aanbod aan podiumkunsten, regionaal en landelijk, kwalitatief zowel als kwantitatief. • Gemeentelijke herindeling heeft gevolgen voor het verzorgingsgebied (regio functie) van de Schouwburg. • Gemeentelijke herindeling zal ook gevolgen hebben voor cultuurbeleid van nieuw te vormen gemeenten. olitiek • Toenemende wet en regelgeving, zowel lokaal als regionaal, zowel als nationaal als internationaal. • Wegvallende grenzen (mogelijkheden voor meer internationale samenwerking). cologisch • Toenemende zorg voor de duurzaamheid van ondernemen. (Duurzaam Ondernemen) PPP (People, Profit, Planet). MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Cradle to Cradle. ociaal-cultureel • Welvaart en welzijn nemen toe. • Amateur podiumkunsten is een steeds belangrijker wordende vorm van vrijetijdsbesteding. • Toenemende behoefte van amateurkunst gezelschappen om zich prominenter te profileren. • Toenemende behoefte aan sociaal cultureel maatschappelijk gebruik van de gemeenschapshuisfunctie. • Toenemende behoefte aan cultuureducatie, met name vanuit het onderwijs. • Festivals en stedentrips spelen handig in op toenemende reislust/mobiliteit van het publiek. • Gezelschappen en producenten mijden meer en meer “het platteland”. • Meer en meer theaters programmeren kenmerkende/profilerende programma’s. echnologisch • Automatisering, telecommunicatie en internettechnologie brengen “de wereld binnen handbereik”. Conclusies; Het beleid van Schouwburg Venray zal in de komende jaren gericht zijn op; 1. Professionele podiumkunsten handhaven op het niveau van ca. 120 voorstellingen per jaar. 2. Amateur kunsten, sociaal culturele activiteiten en cultuureducatie stevig stimuleren. De gemeenschapshuisfunctie zal een nog meer prominente plaats in de schouwburg krijgen.
Ontwikkelingen en trends vertalen zich intern in sterke en zwakke punten, extern in kansen en bedreigingen. In die vorm komen ontwikkelingen en trends daarom hiernavolgend aan de orde. - 16 –
3.2 Sterktes en Zwaktes Uitgaande van de gedachte dat we sterke punten willen koesteren, zo mogelijk willen versterken, en dat we zwakke punten willen verbeteren dan wel willen elimineren, formuleren we de onderkende Sterktes en Zwaktes van de Schouwburg Venray organisatie. ■ Sterke punten
Professionele theaterzaal met professionele outillage. Beschikbaarheid voor professionals zowel als amateurs. Programmering professionele podiumkunsten. Kwalitatief en kwantitatief. Programmering amateurkunst programma. Kwalitatief en kwantitatief. Relatie met impresariaten. Lokale én regionale betrokkenheid. Bezoekers aantallen en spreiding over de regio. Arrangement mogelijkheden. “Avondje uit”. Laagdrempelig. Aangename, gezellige en persoonlijke sfeer (Gastheren/vrouwen). Professionele Horeca gelegenheid (drank en catering in huis). Verenigingsleven begint hun gemeenschapshuis terug te vinden.
■ Zwakke punten
Theaterzaal heeft geen klimaatbeheersingssysteem. Theaterzitplaatsen bieden (te) weinig beenruimte. Artiestenruimtes (kleden/douchen/schminken) voldoen niet aan de huidige eisen. Een “kleine zaal” voor experimentele/kleine(re) voorstellingen ontbreekt. De Foyer is qua inrichting niet functioneel, te klein en zeer gedateerd. De algehele logistiek, akoestiek en klimaatbeheersing laten alles te wensen over. Goede opstelling in de foyer van podia, bars e.d. is niet mogelijk. Situering lift, directiekantoor en kassa zijn niet praktisch en slecht. Entree (achter kassa) met trap naar boven is een onding. Het ontbreken van een luifel/bordes combinatie bij ingang. De achterkant (Bleekzijde) van de foyer neemt onnodig veel ruimte weg. Een “jaarrond programmering” ontbreekt. Huidige bouwkundige tekeningen stemmen niet overeen met bouwvergunning. Theatercafé “De Artiest” is te klein c.q. heeft te weinig ruimte. Drankvoorziening in de pauze van voorstellingen.
Actiepunt(en): 1. (Ver)nieuwbouwplan ontwikkelen voor de artiestenruimtes. 2. (Ver)nieuwbouwplan ontwikkelen voor de foyer. 3. Financiering en installateur voor klimaatbeheersingssysteem onderzoeken. 4. Mogelijkheden voor jaarrond programmering onderzoeken.
- 17 3.3 Kansen en Bedreigingen Uitgaande van de gedachte dat we kansen willen benutten, zo mogelijk willen uitbuiten, en dat we bedreigingen willen bestrijden dan wel willen pareren, formuleren we de onderkende Kansen en Bedreigingen van de Schouwburg Venray positie. ■ Kansen
Schouwburg uitbouwen tot Multi Functioneel Centrum. Regionale bedrijfsleven e.a. steuninstellingen meer betrekken bij schouwburg. Internettechnologie voor promotie, marketing en (kaart)verkoop. Interactieve vormen van theatervoorstellingen (stemkaartjes, beslisruimten e.d.). Aansluiten bij Floriade 2012. Vormen van internationale, culturele samenwerking. Formule “voorstelling/diner op de bühne”. Foyer benutten als expositie ruimte voor beeldende kunsten. Het (blijven) waarmaken van dé regionale schouwburgfunctie. Luifel/balkon aan voorgevel aanbrengen. Technisch ondersteunen (op commerciële basis) van podiumkunsten in de regio. Installeren van een AED (Automatische Externe Defibrillator)
■ Bedreigingen
Ontwikkeling van (nieuwe) regionale culturele podia in buurgemeenten. Teruglopende bezoekersaantallen a.g.v. algemeen economische ontwikkelingen. Onvoldoende vernieuwend aanbod van podiumkunsten. Theaterproducties worden groter en duurder. Dat vraagt steeds meer om meerdaagse optredens. Gebrek c.q. te weinig regie op de samenwerking tussen Venray’s culturele instellingen. Het niet of onvoldoende benutten van de hedendaagse internettechnologie voor promotie, marketing, (plaats)reservering en (kaart)verkoop.
Actiepunt(en): 1. Investeringsvoorstel digitaal kaartverkoopsysteem uitwerken. 2. Brochure maken voor de externe dienstverlening (verhuur/ondersteuning) van de Schouwburg. 3. Installeren van een AED (Automatische Externe Defibrillator)
- 18 3.4 Product en Markt Het culturele product van Schouwburg Venray wordt in hoofdstuk 2.2 uitvoerig toegelicht. Onderstaand presenteren we inzicht in aantal voorstellingen, bezoekersaantallen en bezoekersherkomst. ■ Aantal voorstellingen/activiteiten Seizoen Theater Foyer 1995-1996 73 83 1996-1997 90 84 1997-1998 65 56 1998-1999 107 71 1999-2000 110 82 2000-2001 110 85 2001-2002 120 93 2002-2003 118 81 2003-2004 128 108 2004-2005 118 102 2005-2006 124 100 2006-2007 123 103
Totaal 156 174 121 178 192 195 213 199 236 220 224 226
■Aantal bezoekers Seizoen 1995-1996 1996-1997 1997-1998 1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007
Theater 29978 36889 27989 51197 52637 49783 54313 56436 53690 50781 46088 48326
Foyer Totaal 56306 86284 51793 88682 36635 64624 33926 85123 31670 84307 27020 76803 25250 79563 25573 82009 33145 86835 53175 103956 42150 88238 39253 87579
■ Herkomst bezoekers Venray Deurne Boxmeer Horst-Maas MeerloWans. Bergen Sint Antonis Asten
'01-'02 40% 15% 10% 8% 5% 5% 2% 2%
'06-'07 43% 13% 9% 7% 5% 3% 2% 2%
* Verbouwing theaterzaal: 450 naar 685 stoelen.
Actiepunt(en) 1. Inzicht verwerven in de samenstelling/doelgroepen van de schouwburgbezoekers. 2. Regio schouwburgen en culturele centra analyseren in een “Vergelijkende analyse”.
- 19 3.5 Benchmarking Bij het zoeken naar verbeteringsmogelijkheden is het zinvol om het instrument benchmarking in te zetten. Benchmarking (Gluren bij de buren) laat, mits correct vergeleken, zien hoe collegae het doen. Bestudering daarvan kan aanleiding zijn tot nader onderzoek c.q. tot het overnemen van verbeteringen. Onderstaand het vergelijkende cijfermateriaal uit het Landelijk Theater Analyse Systeem over 2006. Vergeleken worden; Venray. Vergelijkbare theaters. (Bergen op Zoom, Oss, Schiedam, Stadskanaal, Uden, Veenendaal, Velsen) Regionale theaters. (Cuijk, Eindhoven, Nijmegen, Oss, Uden, Venlo, Weert) Alle deelnemende theaters samen. Onderwerp
Venray
Vergelijkbaar Regionaal
Allemaal
■ Algemeen Aantal voorstellingen 164 170 227 244 Aantal stoelen theaterzaal 673 653 787 662 Gemiddeld aant. Bezoekers/theatervoorst. 420 456 416 344 Bezettingsgraad in procenten 62% 70% 53% 52% Gemiddelde prijs per voorstelling € 23,38 € 24,24 Personeelskosten per voorstelling € 2.805,00 € 3.396,00 € 5.205,00 € 4.114,00 Publiciteitskosten per voorstelling € 372,00 € 522,00 € 600,00 € 519,00 Exploitatiebijdrage per voorstelling € 4.183,00 € 5.436,00 € 6.428,00 € 5.159,00 Exploitatiebijdrage per bezoeker € 10,44 € 12,74 € 15,96 € 15,10 ■ Aantal medewerkers in Fte’s Techniek 4,7 5,5 7,4 7,8 Marketing/Verkoop 0,9 1,6 3,6 3,2 Directie/Staf 1,8 1,3 3,5 3,0 Anders 4,6 3,9 6,2 7,5 Niet benoemd/onbekend 0,0 3,1 8,6 5,0 Totaal aantal Fte’s 12,0 12,3 29,3 26,5 ■ Uitgaven verdeling (100%) Kapitaalslasten 0 0 1 1 Huurlasten 0 7 4 6 Onderhoud gebouw en inventaris 18* 3 3 3 Afschrijving gebouw en inventaris 1 2 3 4 Investeringen gebouw en inventaris 0 1 0 1 Huisvesting GWL etc. 4 5 6 5 Personeelslasten 26 23 30 30 Organisatiekosten 4 4 5 4 Publiciteitskosten 3 4 3 4 Overige kosten 5 2 6 4 ■ Inkomsten verdeling (100%) Recette 43 45 39 30 Verhuur 2 4 5 9 Diensverlening 6 2 3 3 Horeca 2 6 10 9 Exploitatiebijdrage gemeente 38 38 38 37 Subsidies (provincie/rijk/fonds) 0 0 0 7 Advertenties 1 2 1 1 Sponsoring 2 0 0 1 Overige inkomsten 5 2 3 4 Bijdragen uit andere functies 0 1 0 1 * Venray zorgt, middels gemeentelijk budget, zelf voor onderhoud van gebouwen en onderhoud/vervanging van inventaris. Bron: Theateranalyse systeem 2006
- 20 3.6 De MFC optie De gemeente Venray zoekt al enkele jaren naar een goede oplossing voor de huisvestingsproblematiek waarmee veel van de cultureel maatschappelijke verenigingen in Venray al sinds jaar en dag kampen. Denk aan Muziekverenigingen als Koninklijke Harmonie Euterpe en Muziek, Mars en Showkorps MMSK “St. Petrus’ Banden” alsmede zangverenigingen zoals het Venray’s Mannenkoor. Het bestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” stelt vast (zie ook elders in deze nota) dat de uitstraling van de foyer gedateerd en ongezellig is en niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd. De foyer, vide en personeelsruimten zijn te krap bemeten. Verbreding van het aanbod met kleinschalige voorstellingen voor een kleiner publiek is nu bijna niet mogelijk. De kwaliteit en beschikbaarheid van ruimtes leggen de exploitatie van de horeca beperkingen op. Het bestuur concludeert dat ver(nieuw)bouw van de foyer tot een meer multifunctionele ruimte wenselijk is. Suggestie Medio 2007 heeft het bestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” bij de Gemeente Venray een aantal schetsontwerpen ingediend onder de noemer “Verbouwplannen Schouwburg Venray” met het doel om realisatie van ver(nieuw)bouw van de foyer te combineren met de bouw van een multifunctioneel centrum. Het combineren van beide plannen zou naar mening van het Schouwburgbestuur evidente voordelen voor beide plannen kunnen bieden. Voor het ver(nieuw)bouwplan van de foyer zou het betekenen; - in kunnen spelen op de trend naar verdere ontwikkeling van amateur kunsten, - betere exploitatiemogelijkheden voor met name de horeca, - grotere kans op realisatie door het “meeliften” in een groter plan, - kostenvoordelen als gevolg van gelijk en gelijktijdig bouwen, Voor een Multifunctioneel Centrum zou het betekenen; - het kunnen bouwen zonder grondverwerving/kosten, - concentratie van culturele activiteiten in het centrum van Venray, - de centrumfunctie wordt versterkt, er zal meer “levendigheid” zijn, - stedenbouwkundige verbetering als gevolg van meer massa in het centrum van Venray, - sociale controle bij verenigingsactiviteiten en vandalisme bestrijding worden gemakkelijker, - zowel personele alsook bestuurlijke structuur en organisatie zijn aanwezig en beschikbaar, - de gemeenschapshuisfunctie - culturele verenigingen spraken hun voorkeur al uit voor deze gecentraliseerde oplossing. Kortom er zou alles voor te zeggen zijn om hier als Gemeente Venray en bestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” de handen in een te slaan, te onderzoeken of en hoe een en ander de exploitatie kan/zal versterken, de gemeenschapsfunctie meer mogelijkheden kan/zal bieden en de band met en binnen het cultureel maatschappelijke verenigingsleven in Venray kan/zal versterken. Vervolgens kunnen dan planvorming, fondswerving en uitvoering ter hand genomen worden. In reactie op de eerste suggesties c.q. schetsontwerpen heeft de Gemeente Venray laten weten; 1. Een terughoudende gemeentelijke opstelling te kiezen met betrekking tot deze plannen. 2. Het Schouwburgbestuur uit te nodigen, een nadere onderbouwing/ uitwerking van de plannen aan te reiken. 3. De suggestie aan het Schouwburgbestuur mee te geven, de verdere uitwerking te richten op een combinatie van inhoudelijke meerwaarde en financiële inverdieneffecten. Actiepunt(en): 1. Professionele presentatie van de MFC optie laten maken. 2. Met Gemeente Venray afspraken maken over nadere planpresentatie van de MFC optie. 3. Met Gemeente Venray afspraken maken over aan te leveren nadere (exploitatie) gegevens. 4. Met Gemeente Venray afspraken maken over een eventueel vervolgtraject.
- 21 3.7.1 Samenwerking met het Venrayse en regionale verenigingsleven Vanaf de oprichting van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” is statutair bepaald en jarenlang in een afzonderlijke “Stichting Gemeenschapshuis Venray” vorm en inhoud gegeven aan de (deel)functie van wat we nu noemen Schouwburg Venray, zijnde de Gemeenschapshuis functie. Los van wat er de oorzaak van mag zijn dat deze functie in de negentiger jaren ernstig “onderbelicht” bleef stellen we vast dat het huidige bestuur en de directie zich terdege bewust zijn van deze “opdracht”. Niet voor niets is de gemeenschapshuisfunctie terug te vinden in het “missionstatement” van de Schouwburg. Bestuur en directie van Schouwburg Venray realiseren zich dat deelname van, de individuele inwoner van Venray en haar regio, aan het plaatselijke sociaal cultureel maatschappelijke verenigingsleven, ook voor hem/haar als individu drempelverlagend richting Schouwburg Venray zal werken. Aldus vormt het Venrayse/regionale verenigingsleven een zeer belangrijke bijdrage aan het draagvlak op grond waarvan Schouwburg Venray zich kan exploiteren en verder ontwikkelen. ■ De gemeenschapshuis functie Als gemeenschapshuis biedt Schouwburg Venray het Venrayse c.q. regionale verenigingsleven; • Gelegenheid tot het presenteren van haar amateur podiumkunst prestaties in de foyer. • Gelegenheid tot het presenteren van haar amateur podiumkunst prestaties in een professioneel theater. • Het kunnen organiseren van andere (dan podiumkunst) sociaal cultureel maatschappelijke activiteiten. • Het kunnen benutten van een gebouw dat aan alle veiligheidseisen/wensen voldoet, wel spelregels heeft. • Het kunnen benutten van de mogelijkheden tot professionele ondersteuning bij uitvoeringen. • Het kunnen benutten van de mogelijkheden tot gebruikmaking van professioneel materieel bij uitvoeringen. • Het kunnen profiteren van zeer beperkte tariefstelling (Theater/rekwisieten) dan wel gratis (Foyer) gebruik. ■ Verenigingsleven c.q. amateurkunst Op basis van het vorenstaande, het beseffen en inhoud geven aan de gemeenschapshuisfunctie, hebben het Venrayse c.q. regionale verenigingsleven en Schouwburg Venray in de achterliggende jaren weer een uitstekende verhouding en samenwerking opgebouwd/gerealiseerd hetgeen ook blijkt uit de forse toename van amateur kunst presentaties en sociaal cultureel maatschappelijk activiteiten op vandaag. Er bestaat onder andere een voortreffelijke samenwerking met, in willekeurige volgorde; • Venray’s Mannenkoor. Kerstconcerten, Kerst-Inn, Opstoekmatinee, repetities e.a. • Koninklijke Harmonie Euterpe. Nieuwjaarsconcert, jeugdconcert op professioneel niveau. • Vastelaovesvereniging “De Piëlhaas”. Residentie, liedjesfestival, proklematie, mök, hofbal, enz. • Vastelaovesvereniging “De Hazekeutel”. Jeugdzittingen en bals. • Raayland College Traay-out (4 uitvoeringen) • Dizzy Jazz Dance Jazz Dance voorstelling (5 uitvoeringen) • Venrode Jesus Christ Superstar (4 uitvoeringen) • Stichting Avondvierdaagse Avondvierdaagse (4 dagen bezetting) • Theatergroep Oker (Overloon) Theatervoorstelling (3 uitvoeringen) • Amateur kunst (muziek) voorstellingen Ysselsteyn, Oostrum, Oirlo, Leunen, St. Anthonis Blitterswijck, Meerlo-Wanssum, Afferden, Bergen. Zonder daarbij iemand of iets tekort te willen doen, beperken we ons tot een tiental voorbeelden. Een volledige opsomming is voor geïnteresseerden uiteraard en altijd beschikbaar maar ons inziens voor dit beleidplan minder relevant. Op jaarbasis gaat het inmiddels over meer dan 100 “verhuringen”. Schouwburg Venray zal de ingeslagen weg voortzetten. Concrete actiepunten zijn niet voorgenomen, zij het dat de groei in amateur kunst en sociaal cultureel maatschappelijke activiteiten onomstotelijk vaststaat evenals het feit dat we hierin, middels “upgrading” van de foyer, zullen moeten investeren. Daarenboven kenden we in het seizoen 2006-2007 nog een zestiental commerciële verhuringen. Constatering: Bestuur en directie van Schouwburg Venray zien het als haar belangrijkste speerpunt van haar beleid om de functie van gemeenschapshuis voor het Venrayse en regionale verenigingsleven (waar mogelijk en nog verder) te verbeteren/optimaliseren.
- 22 3.7.2 Samenwerking met andere Venrayse culturele instellingen Bestuur en directie van Schouwburg Venray realiseren zich, dat “het werken met gemeenschapsgeld” niet alleen om een transparant en verantwoordelijk beleid en beheer vraagt maar, realiseren zich eveneens dat zij onderdeel zijn van de gemeentelijke/gemeenschapsfinanciering van kunst en cultuur in z’n algemeenheid in Venray en haar regio. Elke Venrayse kunst en/of cultuur organisatie/instelling dient zich te realiseren dat zij gezamenlijk, uiteraard afhankelijk van prioriteitstelling door de gemeenteraad, beperkte middelen te besteden hebben. Natuurlijk vindt elk van de individuele organisaties/instellingen daarbij hun eigen budget het belangrijkste.
Samenwerking Het zou op z’n minst zinvol zijn om te komen tot een vorm van samenwerking tussen Venray’s culturele organisaties/instellingen met als doelstelling: “Hoe presteren we meer met dezelfde middelen?”, of anders gezegd: “Hoe zetten we meer middelen efficiënter en effectiever in?” De samenwerking zou zich, met behoud van ieders eigen identiteit en ieders eigen “product”, voornamelijk kunnen en moeten concentreren op gemeenschappelijke facilitering en dienstverlening. Denk aan; administratie, promotie/reclame, gezamenlijke kunst en/of cultuur uitingen organiseren, plannen/ afstemmen van programmering, uitwisseling materieel, het één gesprekspartner zijn voor overheden, enz.. Kortom; Het primaire proces zelf benoemen/uitvoeren (core business), het secondaire proces gezamenlijk uitvoeren.
Initiatief Schouwburg Venray heeft geprobeerd een dergelijke samenwerking “overeind te trekken”. Te beginnen met een bijeenkomst c.q. kennismakingsronde met en bij de grootste vijf Venrayse (gesubsidieerde) culturele organisaties/instellingen, te weten; • Openbare bibliotheek Venray Merseloseweg 59 5800 AD Venray 0478-581970 • Kunstencentrum Jerusalem Heuvelstraat 4 5801 CS Venray 0478-569392 • Museum ’t Freulekeshuus Eindstraat 8 5801 CR Venray 0478-583880 • Odapark Venray Merseloseweg 117 5801 CC Venray 0478-513690 • Schouwburg Venray Schouwburgplein 1 5801 BV Venray 0478-530999
Huidige situatie (Wat is gerealiseerd?) Eerste gezamenlijke exercities (waaronder een waardevolle “Theehuisconferentie”) leidden weliswaar tot bescheiden vormen van samenwerking; - Cultuurpunt : Gezamenlijk aanbod cultuureducatie (brochure) voor basisscholen. - Gesprekspartner : Input voor de Gemeentelijke beleidsnota “De Kunst van Cultuurbeleid”. maar een en ander lijkt nog te weinig “body” te hebben om geschetste doelstellingen te kunnen realiseren en vervolgens continuïteit te kunnen realiseren. Een onafhankelijk bestuursorgaan met gemeentelijke participatie zou een voorstel/oplossing kunnen zijn. In ieder geval zou het initiatief voor een dergelijk bestuursorgaan/samenwerkingsvorm van de Gemeente Venray (subsidieverstrekker) moeten komen. Natuurlijk zouden na verloop van tijd veel meer, zo niet alle, Venrayse Kunst en Cultuur organisaties en/of instellingen in een dergelijke samenwerking mogen/moeten participeren.
Actiepunt(en): 1. Met Gemeente Venray het “OF en zo ja HOE nu verder met culturele samenwerking?” bespreken.
- 23 3.7.3 Samenwerking met regionale cultuur podia ■ Bovenregionaal (Zuid Oost Nederland) Schouwburg Venray heeft/vervult een regiofunctie en ligt “opgesloten” tussen de (boven)regionale schouwburgen van Venlo, Roermond, Weert, Helmond, Eindhoven, Uden, Oss, en Nijmegen. Genoemde steden hebben schouwburgen die tenminste gelijk dan wel groter zijn dan Schouwburg Venray. Schouwburgen om mee te benchmarken, van te leren, dan wel aan “op te trekken”. ■ Regionaal (Noord Limburg/Oost Brabant) Binnen geschetst (boven)regionaal gebied liggen veel gemeenten met eigen ambities m.b.t. podiumkunsten. De regio Noord Limburg, het land van Peel en Maas, is het verzorgingsgebied van Schouwburg Venray. Omdat een goede buur nu eenmaal beter is dan een verre vriend, is het zaak om uitstekend op de hoogte te zijn van wat er zich in “onze” buurgemeenten afspeelt c.q. af gaat spelen op het gebied van podiumkunsten. Gemert-Bakel Inwonertal : 28.000 Naam theater : Eendracht Aantal voorst./jr. : 35 á 40 Aantal stoelen : 400 Bezoekers/jaar : 8.400 Gem. entreeprijs : € 13,-/€ 15,-
Cuijk Inwonertal : 25.000 Naam theater : Schouwburg C Aantal voorst./jr. : 150 á 160 Aantal stoelen : 540 Bezoekers/jaar : 60.000 Gem. entreeprijs : € 22,-/€ 23,-
Deurne (Asten, Someren) Inwonertal : 32.000 Naam theater : CC Deurne Aantal voorst./jr. : 22 Aantal stoelen : 250 Bezoekers/jaar : n.n.b. Gem. entreeprijs : n.n.b.
Someren Inwonertal : 18.000 Naam theater : De Ruchte Aantal voorst./jr. : 36 Aantal stoelen : 375 Bezoekers/jaar : 9.000 Gem. entreeprijs : € 11,-/€ 19,-
Gennep Meerlo-Wanssum Asten Sevenum
Ottersum (Gennep) Inwonertal : 17.000 Naam theater : Roepaen Aantal voorst./jr. : 100 Aantal stoelen : 375 á 400 Bezoekers/jaar : 15.000 Gem. entreeprijs : € 10,-/€ 15,-
Boxmeer (Sint Anthonis) Inwonertal : 28.726 Naam theater : De Weijer Aantal voorst./jr. : 55 Aantal stoelen : 175 Bezoekers/jaar : 12.500 Gem. entreeprijs : € 19,50
Horst a/d Maas Inwonertal : 28.500 Naam theater : ‘t Gasthoes Aantal voorst./jr. : 12 Aantal stoelen : 270 Bezoekers/jaar : 1800 Gem. entreeprijs : € 10,-/€ 12,-
: 17.000 inwoners : 7.670 inwoners : 16.300 inwoners : 7.625 inwoners
Helden-Panningen Inwonertal : 19.546 Naam theater : Dok6 Aantal voorst./jr. : 40 Aantal stoelen : 335 Bezoekers/jaar : n.n.b. Gem. entreeprijs : € 5,-/€ 25,-
Geen theater met professionele voorstellingen, naar Ottersum. Geen theater met professionele voorstellingen. Geen theater met professionele voorstellingen, naar Deurne. Geen theater met professionele voorstellingen.
■ Vakinhoudelijk Schouwburg Venray is lid van de VSCD (Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties). Schouwburg Venray werkt samen in ZeBraLim, kennis en ervaringsuitwisseling in Zuid Nederland. Schouwburg Venray is lid Stichting Samenwerking Limburgse schouwburgen t.b.v. afstemmingsoverleg. Actiepunt(en): 1. Ontwikkelingen bovenregionale podia “in kaart” brengen en volgsysteem voor ontwerpen. 2. Ontwikkelingen en samenwerkingsmogelijkheden met regionale culturele podia onderzoeken.
- 24 3.7.4 Samenwerking met steuninstellingen Voor de exploitatiefinanciering van Schouwburg Venray, (Zie hoofdstuk 6.1, begroting) geldt; • Niet te vermijden exploitatiekosten (vast te leggen in convenant) zijn voor rekening Gemeente Venray. • Voor niet noodzakelijkerwijs te maken kosten (wensen) zoekt Schouwburg Venray zèlf haar financiering. Voor de niet te vermijden exploitatiekosten draagt behalve de Gemeente Venray geen enkele regio en/of buurgemeente bij in de exploitatiekosten van Schouwburg Venray, met uitzondering van de Gemeente Meerlo-Wanssum die tot op heden (nog) jaarlijks ruim € 5.000,- bijdraagt. Voor de niet noodzakelijkerwijs te maken kosten zal de “Stichting Cultureel Centrum Venray” daarom financiering in de vorm van andere subsidies, fondsen en/of sponsoring moeten vinden. Voor een inzicht in de investeringswensen van Schouwburg Venray, zie Hoofdstuk 5.2, Investeringsplan. In de huidige situatie bestaan daarvoor een drietal steuninstellingen, waarbij opgemerkt wordt dat advertentieopbrengsten (jaarlijks ca. € 20.000,- tot € 25.000,-) in de exploitatiebegroting al in mindering gebracht worden op de kosten van de jaarlijkse programmabrochure en dus buiten beschouwing blijven. Daarnaast financieren “Sante-Craem, Koenen en Co. en de Rabobank, de entreekaartjes. Voor financiering van de gewenste investeringen en de daarmee samenhangende exploitatiekosten heeft Schouwburg Venray zoals aangegeven, in de huidige situatie een drietal steuninstellingen “ter beschikking”. ■ Vrienden van de Schouwburg Individuele personen kunnen “Vriend van Schouwburg Venray” worden. Zij hebben voorrang bij reserveren/bestellen van entreekaartjes en krijgen twee maal per jaar een nieuwsbrief. Momenteel kent Schouwburg Venray bijna 300 vrienden die á € 40,- gezamenlijk € 11.000,- bijdragen. Schouwburg Venray stelt zich ten doel, het aantal “vrienden” uit te bouwen naar 500. ■ Theater en Zaken Bedrijven kunnen deelnemer worden van de club “Theater en Zaken”. Zij hebben voorrang bij reserveren/bestellen van entreekaartjes, krijgen tweejaarlijks een nieuwsbrief en worden jaarlijks (bij een gezamenlijke voorstelling) “bijgepraat” over ontwikkelingen binnen de Schouwburg. Momenteel kent Schouwburg Venray 7 leden die á € 500,- gezamenlijk € 3.500,- bijdragen. Het is duidelijk dat “Theater en Zaken” in de afgelopen jaren een kwijnend bestaan heeft geleden omdat zij fungeerde in de schaduw van de Stichting Bedrijf & Cultuur. Schouwburg Venray neemt zich voor, “Theater en Zaken” te integreren in de opvolger van Bedrijf & Cultuur. ■ Stichting Bedrijf en Cultuur De Stichting Bedrijf & Cultuur is in 1994 opgericht met als belangrijkste doelstellingen: - Het leveren van een financiële bijdrage aan het investeringstekort verbouwing theater van Fl. 300.000,- Ondersteuning van de podiumkunsten in Schouwburg Venray door jaarlijks twee (in feite niet betaalbare) voorstellingen te programmeren waarvan behalve haar leden ook de inwoners van Venray konden profiteren. De ca. 40 lidbedrijven betaalden elk € 5.000,- per jaar, waarvan de twee (maal twee) voorstellingen betaald werden en de rest uitsluitend aan investeringen (niet aan de exploitatie) besteed mocht worden. Omdat aan de eerste doelstelling voldaan is en voor de tweede doelstelling “de formule” verouderd lijkt, heeft de Stichting zich inmiddels formeel opgeheven en doet dat informeel in de loop van 2008 en wel met het aanbieden van een kunstwerk aan de Gemeente Venray, in bruikleen aan Schouwburg Venray. Schouwburg Venray overweegt om de Stichting Bedrijf & Cultuur in eigen beheer over te nemen dan wel voort te zetten teneinde ook sponsorgelden in het (grotere) bedrijfsleven te (blijven) genereren. Een professioneel sponsorplan/sponsorpakket (Wat voor Wie?) zal hieraan ten grondslag moeten liggen. Doelstelling; 100 cultuur sponsoren eind 2009.
Actiepunt(en): 1. Activiteitenplan ontwikkelen voor vergroting van het aantal “Vrienden van de Schouwburg”. 2. Sponsorplan ontwikkelen voor cultuur sponsoring door het regionale bedrijfsleven.
- 25 -
3.7.5. Samenwerking met “De Artiest”. Zoals eerder vastgesteld; Kerncompetentie van Schouwburg Venray is “Het presenteren van Podiumkunsten”. Daarvoor maken de Schouwburgorganisatie, subsidieverstrekkers en steuninstellingen zich sterk. Zoals eveneens al eerder vastgesteld, fungeert de Horeca (hapje en drankje) faciliterend c.q. dienstverlenend aan (de gasten bij) de presentatie van de Podiumkunsten c.q. (de gasten bij) het cultuuraanbod. Onderkennende dat enerzijds Horeca en Cultuur twee wezenlijk verschillende “vakken” zijn, maar anderzijds Horeca en Cultuur een twee eenheid vormen die het samen onze gasten in Schouwburg Venray naar de zin (zullen moeten) maken, vindt het bestuur van Schouwburg Venray een optimale samenwerking van eminent belang. Om dit te bewerkstelligen hanteert het bestuur de volgende uitgangspunten; Cultuur en Horeca worden beiden rechtstreeks “aangestuurd” door het Stichtingsbestuur. - Cultuur door het aanstellen van een uitvoerend directeur. - Horeca door het contracteren van een zelfstandige huurder. (5-jarig huurcontract) Cultuur wordt gemeentelijk gesubsidieerd. De Horeca exploitatie is financieel onafhankelijk. Cultuur gebruikt Theaterzaal en Foyer. De Horeca gebruikt café en Foyer (indien beschikbaar). Cultuur zowel als Horeca hebben hun eigen organisatie en hun medewerkers in “eigen” dienst. Beleidsuitgangspunten De belangrijkste beleidsuitgangspunten zijn hiernavolgend: Horeca is ondersteunend, dienstverlenend, faciliterend aan Cultuur en werkt cultuurversterkend. Praktisch wil dit zeggen; - Voorafgaand aan voorstellingen mogelijkheden voor diners bieden. - Tijdens de pauze snel en verzorgd drankje aanbieden. - Na de voorstelling gelegenheid bieden voor een gezellige “nazit”. Horeca kan/mag gebruik maken van de Foyer, buiten de culturele bezettingsuren. Praktisch wil dit zeggen; - Commerciële verhuringen (binnen de Schouwburg beleidskaders) staan de huurder vrij. - Verhuringen in samenwerking met (en dus onder regie van) Cultuur zijn gewenst. Horeca dient te fungeren als de “laagste instap” voor gasten. De wereld van de podiumkunsten in. Praktisch wil dit zeggen; - Het organiseren van (kleinschalige) podiumkunsten in “De Artiest” is belangrijk en gewenst. - Artiesten zouden na hun theateroptreden, de gast van “De Artiest” moeten/kunnen zijn. Drempelverlagende voor cultuur, bezoekerstoename horeca! Professionele samenwerking Cultuur en Horeca dienen zich te onderscheiden in een perfecte samenwerking, hetgeen wil zeggen; Optimaal gastheer/gastvrouwschap in Cultuur en Horeca. Kwalitatieve, persoonlijke aandacht. Cultuur en Horeca “werken samen aan” binding met hun gasten c.q. verhogen de klanttevredenheid. Klantvriendelijkheid staat centraal in de dienstverlening van Cultuur en Horeca aan hun klanten. Cultuur en Horeca creëren de optimale condities voor de gast die “een avondje uit” wil zijn. Cultuur en Horeca wensen te excelleren in bedrijfsvoering en hun relatie met klant en medewerkers. Cultuur en Horeca bespreken en overleggen over wederzijdse plannen, beleid en beheer. Cultuur en Horeca voeren een gezamenlijk promotie, reclame en verkoop beleid.
Actiepunt(en): 1. Contractvernieuwing (waar nodig aanpassen) met W. van Waaijenburg regelen. 2. Communicatiemogelijkheden tussen Cultuur en Horeca afspreken/optimaliseren. 3. Plan maken voor de ontwikkeling van commerciële verhuringen van de Foyer e.a. ruimten.
- 26 3.8 De rol van de Gemeente Venray Algemeen In dit onderdeel van dit beleidsplan willen we graag nader ingaan op de rol die de Gemeente Venray ons inziens zou moeten hebben in haar positie als subsidiërende overheid. Hoeft de overheid in de subsidievoorwaarden alleen te omschrijven welke doelen met de ter beschikking gestelde gelden dienen te worden gerealiseerd en dat daar op een transparante wijze verantwoording over dient te worden afgelegd? Of gaat de taak van de overheid verder en zou zij moeten toetsen of de “Stichting Cultureel Centrum Venray” op de juiste wijze omgaat met de uitgangspunten van de culturele gedragscode. Het bestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray” vindt dat laatste, maar meent onder voorwaarden dat de overheid daarbij wel terughoudend moet zijn. Dat kan ook omdat de “Stichting Cultureel Centrum Venray” jaarlijks verslag uitbrengt, zowel financieel alsook cultureel en bovendien voldoet aan de culturele gedragscode. De disciplinerende werking die hiervan uitgaat zou voldoende moeten zijn. Subsidiegevers en sponsoren kunnen de “Stichting Cultureel Centrum Venray” aanspreken op gemaakte keuzes en daaraan zonodig consequenties verbinden. Mèt de Gemeente Venray zijn wij van mening dat de Gemeente Venray als subsidiërende overheid géén directe invloed c.q. bemoeienis moet hebben met de samenstelling van de organen van Schouwburg Venray. Algemeen De “Stichting Cultureel Centrum Venray” zou voor het af te sluiten convenant als belangrijkste uitgangspunt hanteren dat met betrekking tot de exploitatiefinanciering geldt hetgeen werd vermeld; • Niet te vermijden exploitatiekosten (vast te leggen in convenant) zijn voor rekening Gemeente Venray. M.u.v. de Gemeente Meelo-Wanssum kent Schouwburg Venray geen enkele ander subsidiënt. • Voor niet noodzakelijkerwijs te maken kosten (wensen) zoekt Schouwburg Venray zèlf haar financiering, in de vorm van andere (niet gemeentelijke) subsidies, fondsen en/of sponsoring. Specifiek De “Stichting Cultureel Centrum Venray” wil met de Gemeente Venray graag tot overeenstemming komen over een subsidieconvenant voor de jaren 2009 tot en met 2012, de schouwburgseizoenen ’08-’09 tot en met ’11-’12 betreffende. Gelet op de, zich in steeds grotere snelheid voordoende, ontwikkelingen in z’n algemeenheid, maar de snel veranderende wetgeving inzake veiligheid en arbeidsomstandigheden in het bijzonder, is het aan te raden om in het af te sluiten convenant een risico paragraaf op te nemen. In een dergelijke paragraaf kunnen afspraken vastgelegd worden over: “Hoe te handelen”, als zich substantiële wijzigingen voordoen in veiligheidswetgeving, subsidieverordening(en) of anderszins. Ook confrontaties met bezuinigingsoperaties zouden in zo’n paragraaf “geregeld” moeten worden.
Actiepunt(en): 1. Met Gemeente Venray afspraken maken over op te stellen convenant.
- 27 4.1 Visie, Missie en Ambitie ■ Visie Het gemeentebestuur van Venray en het bestuur/directie van Schouwburg Venray delen elkaars visie. In de regio Peel en Maas, een verzorgingsgebied van bijna 200.000 inwoners, is en blijft behoefte aan één centrale plek, waar alle inwoners van diezelfde regio, uit alle doelgroepen, op een laagdrempelige manier, en op een plezierige en ontspannen wijze, kunnen genieten van de presentatie van podiumkunsten, uitgevoerd door zowel amateurs als professionals, een met de regiogrootte overeenkomend niveau waardig. Daarnaast dient het sociaal cultureel maatschappelijke verenigingsleven van de inwoners van de gemeente Venray een plek te hebben, waar bijeenkomsten, presentaties en overige uitingen/wensen, georganiseerd kunnen worden. In die zin bestaat er de nadrukkelijke wens van het Venrayse sociaal culturele verenigingsleven tot het hebben van een gemeenschappelijke plek, een “Gemeenschapshuis”. Vanuit de beschreven gemeenschappelijke visie van Gemeentebestuur en Schouwburgbestuur, laat de missie van Bestuur en directie van Schouwburg Venray zich eenvoudig formuleren: ■ Missie Bestuur en directie van Schouwburg Venray zien, in het licht van de geschetste visie, als haar missie;
Missie: “Het bieden van een plek c.q. podium, waar alle inwoners van de regio Peel en Maas, naar aard (doelgroep), en omvang (tot 1000 mensen), in een plezierige en ontspannen sfeer, gelegenheid (podium) geboden wordt tot het ervaren c.q. beleven van podiumkunsten, uitgevoerd door zowel amateurs als professionals”. “Het sociaal cultureel maatschappelijke verenigingsleven dient in “Schouwburg Venray”, voor haar podium activiteiten zoals bijeenkomsten, presentaties en overige uitingen, haar “Gemeenschapshuis” te vinden”.
De opdracht (missie) waarvoor bestuur en directie zich derhalve geplaatst zien, kan daarom eenvoudigweg als volgt worden weergegeven: Opdracht: “Voorzie in de behoefte aan podiumkunsten van de bevolking in de regio Peel en Maas!”.
■ Ambitie Bestuur en directie van Schouwburg Venray zien het als hun ambitie om de gegeven opdracht optimaal te realiseren en wel in de zin zoals aangegeven in de Missie. De grootste ambitie voor deze beleidsperiode ligt in het realiseren van de verzamelde voorstellen tot verbetering, waarvan er sommigen verder uitgewerkt moeten worden, maar in ieder geval gerealiseerd zullen worden. Daarnaast willen bestuur en directie de serieuze MFC optie openhouden (Zie ook hoofdstuk 3.6) om, in samenwerking met de Gemeente Venray tot het kennelijk zo gewenste en maarschappelijk breed gedragen Multi Functionele Centrum te komen.
- 28 4.2 Doelstellingen 2009-2012 Op grond van geformuleerde visie, missie en ambitie formuleerden bestuur en directie hun doelstellingen. Overigens niet te verwarren met de concrete actie/verbeterpunten zoals die zijn opgenomen hoofdstuk 5.3. Doelstellingen zijn toegespitst op de top van de informatiepiramide, zijnde het cijfermateriaal op grond waarvan “in een oogopslag”, frequent en correct te zien is of het wel/niet goed gaat met de realisatie van wat in het Strategisch beleidsplan is vastgelegd. Als denkmodel gebruikten we de Balance Score Card. ■ Denkmodel: Balance Score Card Het denkmodel van de Balance Score Card (voor het bewaken van concrete doelstellingen) staat hieronder. Essentie van dit instrument is het sturen op dié parameters in de organisatie, die een belangrijke bijdrage (kritische succesfactoren) leveren aan datgene waar de organisatie voor staat (visie, missie en ambitie). Doelstellingen geven de richting van processen aan. Doen we de goede dingen en doen we de dingen goed? Hoe de inzet van middelen is geweest, blijkt uit de resultaten. Toepassing van dit “denkmodel” vervolmaakt het Management Informatie Systeem.
STRATEGIE Kritische Succesfactoren FINANCIEEL Gemeenschapsbelang
COMMERCIEEL
PRODUCT/PROCES
Bewaking
Klanten eisen/wensen
Kwaliteit en Kwantiteit
INNOVATIEF Vernieuwingsproces
■ Prestatie indicatoren (voorbeeld) Vertaling van het BSC denkmodel in een praktische Balance Score Card ziet er als volgt uit;
Prestatie indicator
Kritische succes factor
Financieel
Omzet per maand Kosten per maand Resultaat op voorstellingen Rente op liquiditeit
Product/Proces Bestede uren per man/soort/kostenplaats Medewerk(st)ers tevredenheid Ziekte verzuim percentage medewerkers Realisatie onderhoud gebouw/inventaris Innovatief
Aantal nieuwe “Theatervrienden” Aantal nieuwe “Bedrijfssponsors” Aantal nieuwe voorstellingen Realisatie opleidingsplanning
Commercieel
Aantal bezoekers professionele voorstellingen Aantal bezoekers sociaal cultureel maatsch. Aantal bedrijfsverhuringen Klanttevredenheid
Norm 08-09 S O
Realisatie N D J F M A M J
J
A
- 29 4.3 Excelleren met behulp van het INK model Het realiseren van de ambitieuze Missie en doelstellingen van bestuur en directie van Schouwburg Venray vraagt om een excellent functionerende en excellent presterende Schouwburgorganisatie. Om objectief vast te kunnen stellen of de Schouwburgorganisatie de vooruitgang boekt die zij met alle verbetermogelijkheden denkt te kunnen realiseren willen we het INK model (Instituut Nederlandse Kwaliteit) gaan hanteren. Het INK hanteert een model “Naar excellente bedrijfsvoering”, waarmee de in deze beleidsnota verzamelde verbetermogelijkheden inzichtelijk gemaakt worden en de realisatie bewaakt wordt. ■ Kenmerken van “De excellente organisatie”. 1. Leiderschap met lef De leiding bepaalt op basis van externe en interne informatie een uitdagende koers, draagt deze uit, motiveert, luistert, gaat de consequenties – ook voor zichzelf – niet uit de weg, is integer en houdt vol.
2. Resultaatgerichtheid De leiding stuurt op de toegevoegde waarde van de verrichte inspanningen en houdt de waardering door de verschillende groepen belanghebbenden (klanten, leveranciers, partners, medewerkers, bestuur, financiers en maatschappij) in balans.
3. Continu verbeteren Gemeten resultaten worden systematisch vergeleken met de, van de visie afgeleide, doelstellingen. Trends en afwijkingen worden geanalyseerd en leiden tot duurzame verbeteringen. De leiding stimuleert medewerkers om innovatieve oplossingen aan te dragen en kennis uit te wisselen.
4. Transparantie Processen, hun onderlinge relaties en prestatie-indicatoren zijn vastgelegd en gecommuniceerd naar belanghebbenden. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn bekend. Kosten en baten zijn per proces(onderdeel) te meten en iedere werknemer kent zijn bijdrage aan het eindresultaat.
5. Samenwerking Management en medewerkers werken op een professionele manier samen, waarbij persoonlijke doelen en organisatiedoelen op elkaar zijn afgestemd. Bureaucratische structuren zijn afgebroken. Met partners in netwerken wordt gezocht naar maximale toegevoegde waarde voor het geheel.
■ De negen aandachtsgebieden van het INK model Waardering door medewerkers
Medewerkers
Leiderschap
Strategie En Beleid
Processen
Waardering door klanten leveranciers
Eindresultaat
Waardering door de maatschappij
Middelen
Organisatie
Resultaat
■ Focus op permanent verbeteren Per organisatiegebied en per resultaatgebied ligt de focus op het continu verbeteren richting “Excelleren”. De PDCA cyclus (Plan-Do-Check-Act) of “Deming circle” is permanent onderdeel van het INK model. PLAN
ACT
DO
CHECK
- 30 5.1 Het Marketing en Verkoopplan Behoudens Schouwburgpromotie bij theatervrienden en bedrijfssponsors willen bestuur en directie zich m.b.t. Marketing en Verkoop natuurlijk vooral en indringend richten op de reguliere verkoop van entreekaarten voor zowel de professionele alsook de amateur podiumkunsten. Wij onderkennen daarbij een viertal speerpunten. ■ Podiumkunsten, professioneel en amateurs (ca. 160 voorstellingen) Dat wat zich “afspeelt” in de theaterzaal en vooral, vanuit oogpunt van Marketing en Verkoop, te maken heeft met de verkoop van theaterkaarten zal meer en meer inspanning vragen. Informeren wordt overtuigen, kortingen bieden is korte termijn denken. Eens korting is altijd korting. Schouwburg Venray is van en voor iedereen. Schouwburg bezoek moet een “thuisgevoel” geven. Dat gaan we verder ontwikkelen door zaken als; • (Nog) betere, op klantenwensen afgestemde, professionele en amateurkunst programmering. • Vormgeving van en “image building” in brochure, documentatie, website enz. • Volstrekt open staan voor op- en of aanmerkingen van onze gasten. Motto: “Schouwburg ontmaskert”. • Nieuwe regiobewoners via hun Gemeente een Theater kennismakingspakket aanbieden. • Volstrekt open (blijven) staan voor Venray’s Sociaal Cultureel Maatschappelijk Verenigingsleven. (Denk aan Zondagochtendconcerten, De Kans, Klatergold, Festival uit de kunst, Vastelaovend, enz.) ■ Gemeenschapshuis (ca. 100 sociaal cultureel maatschappelijke activiteiten) Het Venrayse c.q. regionale sociaal cultureel maatschappelijke verenigingsleven maakt in toenemende mate gebruik van de (gratis) Schouwburg Venray faciliteiten. Dat willen we (blijven) stimuleren. Het kennismaken van leden van verenigingen met Schouwburg Venray werkt cultureel drempelverlagend. Het voor de Professionele en Amateur podiumkunsten gestelde geldt evenzeer voor ons gemeenschapshuis. ■ Cultuureducatie Behoudens het feit dat er vanuit overheid en onderwijs een toenemende behoefte aan cultuureducatie te constateren valt, zouden we ook kunnen volstaan met de opmerking: “De jeugd heeft de toekomst”. Schouwburg Venray wil graag een bijdrage leveren aan de invulling van het begrip cultuureducatie. We denken daarbij aan zaken als; • Website aanpassing. Speciale items voor jongeren. Gebruik van mobiele communicatie (SMS e.d.) • “Voor en door de jeugd” programma’s. Jongeren gelegenheid bieden zelf iets te creëren/organiseren. • Vernieuwde, meer efficiënte opzet CKV voor docenten en leerlingen i.s.m. het voortgezet onderwijs. • Samenwerking met basisscholen en met SPOV intensiveren. Investeren in contact met elke school. • Op elke school “theaterhoek” inrichten met programma’s, posters, workshops, aanbiedingen enz. • Samenwerking en aanbod via cultuurpunt evalueren en desgewenst herstructureren. • Organiseren van “gratis” kennismakingsmomenten met toekomstig/potentieel publiek. ■ Commerciële verhuring Waar de cultuurtak van Schouwburg Venray, buiten de realisatie van haar missie, mogelijkheden ziet tot commerciële verhuring van ruimten (al dan niet in samenwerking met de huurder van “De Artiest”) zou dat moeten gebeuren. Het zou een prima bijdrage aan de Schouwburgexploitatie kunnen leveren. Denk aan zaken als; • Uitbreiding/verbetering van de samenwerking cultuur/horeca. • Ontwikkelen van een gezamenlijke brochure, gezamenlijk promotie enz. • Samen het bedrijfsleven benaderen en “bewerken”, seminars, lezingen e.d. organiseren enz. • Samen herstructureren & uitbreiden facilitaire voorzieningen.
Actiepunt(en): 1. Verkoopplan Podiumkunsten, Gemeenschapshuis, Cultuureducatie en Verhuringen uitwerken.
- 31 5.2 Het investeringsplan Bij de opzet van de exploitatiefinanciering van Schouwburg Venray (Zie hoofdstuk 6.1) geven we aan; • Niet te vermijden exploitatiekosten (vast te leggen in convenant) zijn voor rekening Gemeente Venray. • Voor niet noodzakelijkerwijs te maken kosten (wensen) zoekt Schouwburg Venray zélf haar financiering. Voor het investeringsbeleid zouden we dezelfde “spelregels” willen hanteren. Daarbij stellen we er wél prijs op, alle investeringsvoornemens (ook die waarvoor we de financiering zélf zullen moeten zoeken/vinden), op te nemen in het investeringsplan voor de komende beleidsperiode. Onze investeringsvoornemens voor de komende beleidsperiode van vier jaar ziet er als volgt uit. ■ Vereiste investeringen Investeringen waarvoor de financiering door Schouwburg Venray geregeld wordt c.q. kan worden, maar waarvan de kosten (afschrijving en exploitatie) in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. 1. Brandmelding en Ontruimingsinstallatie Deze als gevolg van nieuwe wet en regelgeving ontstane verplichting vraagt om een investeringbedrag van ca. € 200.000,-. De jaarlijkse afschrijving (€10.000,-) en exploitatiekosten (€ 4.000,-) bedragen € 14.000,-. 2. Digitaal kaartverkoopsysteem Technologische ontwikkelingen bieden onze klanten de mogelijkheid om bij bovenregionale theaters via internet plaatsen te reserveren en entreekaartjes te bestellen. Schouwburg Venray voorziet hier niet in. Deze onontkoombare investering vraagt om een investeringbedrag van ca. € 50.000,-. De jaarlijkse afschrijving (€10.000,-) en exploitatiekosten (€ 6.000,-) bedragen € 16.000,-. Beide investeringen zijn in de meerjarenbegroting opgenomen voor een exploitatiebedrag van € 30.000,■ Gewenste investeringen Investeringen waarvoor de financiering door Schouwburg Venray zélf geregeld wordt/zou moeten worden en waarvan de kosten (afschrijving en exploitatie) niet in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. 1. Airconditioning in de theaterzaal Investeringsbedrag naar schatting € 100.000,-. Jaarlasten ca. € 10.000,2. Vochtregulator t.b.v. toneelvloer Investeringsbedrag naar schatting € 25.000,-. Jaarlasten ca. € 5.000,3. Beeldscherm promotie in Foyer Investeringsbedrag naar schatting € 50.000,-. Jaarlasten ca. € 5.000,4. Toneeltorengebruik voor projectie Investeringsbedrag naar schatting € 40.000,-. Jaarlasten ca. € 5.000,5. Naamvermelding en “aanlichting” Investeringsbedrag naar schatting € 20.000,-. Jaarlasten ca. € 3.000,6. Warmtegordijn ingang Investeringsbedrag naar schatting € 15.000,-. Jaarlasten ca. € 2.000,Totaal aan gewenste investeringen € 250.000,Jaarlasten € 30.000,Bestuur en directie willen echter de inspanningsverplichting aangaan om, in de komende beleidsperiode van vier jaar, gegeven investeringen en de daarbijbehorende jaarlasten samen met sponsors te realiseren. ■ Pro Memorie In de vereiste en gewenste investeringsplannen zijn niet opgenomen; • Een eventuele (ver)nieuwbouw van de Foyer. Wacht op principe uitspraak Gemeente inzake wel/niet MFC. • Renovatie van de artiesten accommodaties. Wacht op principe uitspraak Gemeente inzake wel/niet MFC. Actiepunt(en): 1. Investeringsvoorstel uitwerken voor Brandmelding en Ontruimingsinstallatie. 2. Investeringsvoorstel uitwerken voor Digitaal Kaartverkoopsysteem. 3. Bouwkundige tekeningen (laten) aanpassen aan de Bouwverordening/vergunning. 4. Investeringsvoorstellen uitwerken voor elk van de gewenste investeringen.
- 32 5.3 Het actieplan Om de geformuleerde doelstellingen te realiseren via de, daar waar van toepassing aangegeven, actiepunten, vatten we onderstaand alle actiepunten samen en zal de Schouwburg directie gegeven actiepunten uitwerken in een actieplan waarin wordt aangegeven; Wie doet Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe. Punt 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49.
Hfdst. Actiepunt nummer 1.2 1. Uitzoeken waar de “Stichting Gemeenschapshuis Venray” gebleven is. 2. Schouwburg archief digitaliseren waarvoor samenwerking zoeken met Rooynet. 2.1 1. Naamgeving “Schouwburg Venray” als lichtreclame aanbrengen. 2. Aanlichting van het voorfront van het gebouw realiseren. 3. Programma projectie op buitenkant toneeltoren mogelijk maken. 2.3 1. Statuten, Bestuursreglement en Directiereglement op elkaar afstemmen. 2. Bestaanszin “Holding de Artiest B.V.” en “Grandcafé de Artiest B.V.” laten onderzoeken. 3. Bestaanszin van een “Stichting Gemeenschapshuis” met een fiscalist bespreken. 4. Profielschets opstellen (zie culturele gedragscode) voor (werving van) bestuursleden. 2.4 1. Marketing & Verkoop en Gastheer/Gasvrouw in een lijnafdeling “Gastenzorg” onderbrengen? 2. Profielschets opstellen (zie culturele gedragscode) voor (werving van) directeur. 2.5 1. Meerjaren opleidingsplan opstellen (begroot onder de post personeelkosten). 2. Werving en selectie nieuwe administrateur voorbereiden. 2.6 1. Exacte kadastrale percelen (laten) vaststellen i.v.m. (ver)nieuwbouw plannen. 2. Tweejaarlijks (even jaren) actualiseren onderhoudplan gebouwen. (PVM) 3. Tweejaarlijks (oneven jaren) actualiseren onderhoud en vervangingsplan inventaris. (von Reth) 2.7 1. Gesprek aangaan met gemeente Venray inzake omvang “weerstandsvermogen”. 3.2 1. (Ver)nieuwbouwplan ontwikkelen voor de artiestenruimtes. 2. (Ver)nieuwbouwplan ontwikkelen voor de foyer. 3. Financiering en installateur voor klimaatbeheersingssysteem onderzoeken. 4. Mogelijkheden voor jaarrond programmering onderzoeken. 3.3 1. Investeringsvoorstel digitaal kaartverkoopsysteem uitwerken. 2. Brochure maken voor o.a. de externe dienstverlening (verhuur/ondersteuning) Schouwburg. 3. Installeren van een AED (Automatische Externe Defibrillator) 3.4 1. Inzicht verwerven in de samenstelling/doelgroepen van de schouwburgbezoekers. 2. Regio schouwburgen en culturele centra analyseren in een “Vergelijkende analyse”. 3.6 1. Professionele presentatie van de MFC optie laten maken. 2. Met Gemeente Venray afspraken maken over nadere planpresentatie van de MFC optie. 3. Met Gemeente Venray afspraken maken over aan te leveren nadere (exploitatie) gegevens. 4. Met Gemeente Venray afspraken maken over een eventueel vervolgtraject. 3.7.2 1. Met Gemeente Venray het “OF en zo ja HOE nu verder met culturele samenwerking?” bespreken. 3.7.3 1. Ontwikkelingen bovenregionale podia “in kaart” brengen en volgsysteem voor ontwerpen. 2. Ontwikkelingen en samenwerkingsmogelijkheden met regionale culturele podia onderzoeken. 3.7.4 1. Activiteitenplan ontwikkelen voor vergroting van het aantal “Vrienden van de Schouwburg”. 2. Sponsorplan ontwikkelen voor cultuur sponsoring door het regionale bedrijfsleven. 3.7.5 1. Contractvernieuwing (waar nodig aanpassen) met W. van Waaijenburg regelen. 2. Communicatiemogelijkheden tussen Cultuur en Horeca afspreken/optimaliseren. 3. Plan maken voor de ontwikkeling van commerciële verhuringen van de Foyer e.a. ruimten. 3.8 1. Met Gemeente Venray afspraken maken over op te stellen convenant. 5.1 1. Verkoopplan Podiumkunsten, Gemeenschapshuis, Cultuureducatie en Verhuringen uitwerken. 5.2 1. Investeringsvoorstel uitwerken voor Brandmelding en Ontruimingsinstallatie. 2. Investeringsvoorstel uitwerken voor Digitaal Kaartverkoopsysteem. 3. Bouwkundige tekeningen (laten) aanpassen aan de Bouwverordening/vergunning. 4. Investeringsvoorstellen uitwerken voor elk van de gewenste investeringen. 5.3 1. Plan ontwikkelen, hoe met (ver)nieuwde foyer te voorzien in behoeften verenigingsleven. 2. Meerjaren (4 jr.) actieplan uitwerken m.b.t. Wie doet Wat, Waar, Wanneer Waarom en Hoe. 6.1 1. Met Gemeente Venray afspraken maken over nieuw op te stellen convenant 2009 – 2012. 2. Invoeren van de Balance Score Card t.b.v. het Management Informatie Systeem. 3. Bestuderen, plannen en implementeren van, en het werken met het INK model.
Actiepunt(en): 1. Plan ontwikkelen, hoe met (ver)nieuwde foyer te voorzien in behoeften verenigingsleven. 2. Meerjaren (4 jaar) actieplan uitwerken m.b.t. Wie doet Wat, Waar, Wanneer Waarom en Hoe.
- 33 6.1 Uitgangspunten en begrotingsverantwoording ■ Uitgangspunten Voor een optimale transparantie van de meerjarenbegroting is het noodzakelijk om de uitgangspunten vanuit de gemeente Venray als subsidieverstrekker en vanuit de “Stichting Cultureel Centrum Venray” nauwkeurig af te stemmen en vast te leggen. Invulling van eisen De gemeente Venray neemt alle onvermijdbare kosten voor haar rekening, noodzakelijk om de in het subsidieconvenant gevraagde prestatie te kunnen realiseren, verminderd met de te realiseren opbrengsten. In de kostensfeer gaat het daarbij om het kunnen realiseren van onontkoombare maatschappelijke ontwikkelingen, wetgeving en anderszins. Anders gezegd: “Maatschappelijk vereiste, dus structurele gelden betreffen de gemeentelijke subsidiëring”. Invulling van wensen De “Stichting Cultureel Centrum Venray” neemt alle kosten voor haar rekening die niet noodzakelijkerwijs gemaakt hoeven te worden (om de subsidieconvenant afspraken na te komen) maar uit oogpunt van verbeterde tot excellente bedrijfsvoering gewenst zouden zijn. De “Stichting Cultureel Centrum Venray” verplicht zich de daarvoor benodigde gelden te verwerven middels fondswerving, subsidiëring, sponsoring en/of anderszins. Anders gezegd: “Exploitatie verbeterende gewenste, dus incidentele gelden betreffen de Stichting. De meerjarenbegroting 2009 t/m 2012 op de volgende pagina is op beide uitgangspunten gebaseerd, zij het met uitzondering van de advertentieopbrengsten van de brochure, die in mindering gebracht worden op de kostprijs van diezelfde brochure. Zie begrotingspost 11, Verkoop kosten (publiciteit) ■ Begrotingsverantwoording • Het aanvankelijke subsidieconvenant 2001 - 2005 is van gemeentewege zonder aanpassing verlengd tot op heden. De zo ontstane financiële achterstand resulteert in een begrotingstekort van € 78.000,- in ’07-’08. Belangrijkste oorzaken; de BHV organisatie (ca. € 57.000,-) en de te lage indexering 8 jaar lang. Zie begroting ’07-’08 e.v. € 78.000,• De vereiste investeringen zijnde de brandmelding/ontruimingsinstallatie en het kaartverkoopsysteem vragen een investering van ruim € 200.000,-. Afschrijvingskosten € 20.000,Zie begroting ’08-’09 e.v. Exploitatiekosten € 10.000,Totaal € 30.000,• Overige kostenstijgingen, zie begroting ’08-’09 e.v. tenminste
€ 22.000,-
• Structurele verhogingsvraag subsidie derhalve Zie begroting ’08-’09
€ 130.000,-
Opmerkingen: 1. Is het verschil tussen kaartverkoop en artiestengage kleiner dan begroot of zelfs negatief, dan verplichten bestuur en directie zich hiervoor fondsen te vinden. 2. Directie en bestuur verplichten zich eveneens om de kosten van de jaarlijkse programmabrochure te verminderen met een te verwerven bedrag aan advertentie inkomsten van ca. € 20.000,- tot ca. € 25.000,3. In de meerjarenbegroting is geen rekening gehouden met eventuele (ver)nieuwbouw van de Foyer.
Actiepunt(en): 1. Met Gemeente Venray afspraken maken over nieuw op te stellen convenant 2009 – 2012. 2. Invoeren van de Balance Score Card t.b.v. het Management Informatie Systeem. 3. Bestuderen, plannen en implementeren van, en het werken met het INK model.
- 34 -
6.2 De meerjarenbegroting 2009 t/m 2012 ■ Exploitatiebegroting (Alle bedragen in duizenden Euro’s) Seizoen
06-07 07-08 08-09 09-10 10-11 11-12 Werkel.
01. Kaartverkoop 02. Theatertoeslag 03. Verhuringen 04. Overige inkomsten (gefactureerde adm. kosten) 05. Overige opbrengsten (rente) 06. Opbrengsten totaal 07. Uitkoopsommen artiesten 08. Lonen en salarissen 09. Overige personeelskosten 10. Huisvesting 11. Verkoop kosten (publiciteit) 12. Maatschappelijke activiteiten 13. Algemene kosten en representatie 14. Afschrijvingen (incl. nieuwe investeringen) 15. Exploitatiekosten nieuwe investeringen 16. Totaal aan kosten 17. 18. Exploitatie resultaat vóór subsidie 19. Exploitatiesubsidie Gemeente Venray 20. Exploitatieresultaat
Begroot
---------------- meerjaren begroting ------------
860 881 890 900 915 930 94 87 90 92 93 94 109 100 100 103 105 106 35 24 26 26 26 26 47 44 44 44 44 44 1.145 1.136 1.150 1.165 1.183 1.200 820 841 860 870 885 900 450 531 544 553 562 570 22 25 26 27 28 30 474 396 400 408 416 425 25 31 32 33 34 35 3 15 10 10 10 10 57 65 70 72 74 76 24 24 44 44 44 44 0 0 10 10 11 12 1.876 1.928 1.996 2.027 2.064 2.102 - 731 - 792 - 846 - 862 - 881 - 902 692 714 846 862 881 902 - 39 - 78 0 0 0 0 ==== ==== ==== ==== ==== ====
Toelichting: 01. Op basis van het verkoopplan (hfdst. 5.1) denken we de kaartverkoop (bescheiden) positief te kunnen beïnvloeden. 02. Theatertoeslag is nu € 1.89 per verkocht entreebewijs. 03. Sociaal maatschappelijk tarief is 50% van commercieel. Foyer gebruik is gratis, materieelverbruik doorberekend. 04. Overige inkomsten zijn gefactureerde administratiekosten. 05. Overige opbrengsten zijn rente opbrengsten, gebaseerd op de huidige overeenkomsten/rentestanden. 06. De geplande groei in opbrengsten v.a. ’08-’09 (indexering en additionele groei) bedraagt samen ca. 5%. 07. Verleden leert dat met een voorzichtig positief resultaat; kaartverkoop t.o.v. artiestengages gerekend kan worden. 08. In ’07-’08 is rekening gehouden met de normale loonontwikkelingen en de invoering van de BHV organisatie. Vanaf ’07-’08 is gerekend met te verwachten CAO-verplichtingen van ca. 2% per jaar. 09. Betreffen de kosten voor opleiding en andere incidentele personeelskosten. 10. Noodzakelijk ter in standhouding van de voorziening onderhoud gebouw en onderhoud/vervanging inventaris. Zie de brief van Koenen en Co Accountants en Controle B.V. in Bijlage VII. 11. Advertentieopbrengsten (€ 23.000,-) zijn (in tegenstelling tot uitgangspunt) in mindering gebracht op de kosten. 12. Ondersteuning amateurkunst activiteiten en onderwijs. Kregen tot op heden onvoldoende aandacht. 13. Trendmatige ontwikkeling verwerkt. 14. Verhoging afschrijvingen a.g.v. vereiste investeringen (zie investeringsplan hoofdstuk 5.2) 15. Betreft de exploitatiekosten van de vereiste investeringen (zie investeringsplan hoofdstuk 5.2) 16. De geplande groei in kosten (indexering en additionele groei) bedraagt ca. 5%. 17. 18. Exploitatie resultaat is resultante van opbrengsten minus kosten 19. De exploitatiesubsidie ’06-’07 en ’07-’08 zijn de werkelijke bedragen. 20.
- 35 7.1 Het resultaten bewakingssysteem Het is belangrijk om alle bij Schouwburg Venray betrokkenen, alle stakeholders, regelmatig te informeren over de voortgang met betrekking tot de gewenste (zie beleidsplan) gang van zaken. Bovendien zijn/worden daarover afspraken vastgelegd in het convenant tussen de Gemeente Venray en het stichtingsbestuur van de “Stichting Cultureel Centrum Venray”. Voor de volledigheid brengen we de informatieverstrekking, het naar onze mening adequaat ingerichte management Informatie systeem, onderstaand nog eens in beeld. ■ Interne/Externe informatie voorziening Informatie
Frequentie
Wanneer
Aan
Beleidsplan met meerjarenbegroting
1 x per 4 jaar
april 2012
Gemeente en Stichtingsbestuur
Onderhoudsplan gebouw op basis rapport “PVM”
1 x per 2 jaar
april 2010
Gemeente en Stichtingsbestuur
Onderhoudsplan inventaris Op basis taxatie “von Reth”
1 x per 2 jaar
april 2009
Gemeente en Stichtingsbestuur
Jaarbegroting met Onderhoudsplanning
1 x per jaar
vóór 1 juli voorafgaand
Gemeente en Stichtingsbestuur
Financieel jaarverslag met accountantsverklaring
1 x per jaar
vóór 1 nov. Gemeente en Stichtingsbestuur na afloop van
Cultureel jaarverslag van bestuur en directie
1 x per jaar
vóór 1 nov. Gemeente en Stichtingsbestuur na afloop van
■ Interne informatie voorziening Daarnaast dienen en zijn bestuur en directie frequenter en meer in detail op de hoogte van de interne bedrijfsvoering van Schouwburg Venray. Zij hanteren daarvoor een Management Informatie Systeem met een maandelijkse verschijningsfrequentie, die bestaat uit een; • Maandelijkse voortgangsbespreking van de afspraken conform strategisch beleidsplan. • Maandelijkse rapportage van de Commerciële resultaten. (Kaartverkoop, verhuringen e.d.) • Maandelijkse rapportage van de Financiële resultaten. (Opbrengsten en Kosten) • Maandelijkse rapportage van de Culturele resultaten. (Aantal voorstellingen/bezoekers e.d.) • Maandelijks algeheel overzicht van de gang van zaken. (Balanced Score Card)
- 36 8.1 Samenvatting ■ Stichting Cultureel Centrum Venray vraagt aan de Gemeente Venray; • Akkoord te gaan met de inhoud van het voorliggende beleidsplan. • Op korte termijn te besluiten tot het afsluiten van een nieuw convenant. • Het jaarlijkse subsidiebedrag structureel te verhogen met € 130.000,-, zodat ook noodzakelijkerwijs te investeren zaken geëxploiteerd kunnen worden. - Arbo/veiligheid en BHV realisatie - Exploitatiekosten Brandmelding en Ontruimingsinstallatie - Overige, kleinere kostenstijgingen Totale vraag structurele subsidieverhoging per jaar
€ 78.000,€ 30.000,€ 22.000,€ 130.000,-
■ Stichting Cultureel Centrum Venray biedt; • Positief kritische medewerking aan de totstandkoming van een nieuw convenant. • Levering van een inspanningsverplichting, zodat ook gewenste investeringen gerealiseerd en geëxploiteerd kunnen worden; - Advertentiewerving t.b.v. brochure voorstellingen - Airconditioning in de theaterzaal - Vochtregulator t.b.v. toneelvloer - Beeldscherm promotie in de Foyer - Toneeltorengebruik voor projectie - Naamvermelding en aanlichting voorgevel - Warmtegordijn ingang - Jaarlijkse rentelasten over voorgaande investeringen per jaar Structurele inspanningsverplichting exploitatiebijdrage per jaar
€ € € € € € € € €
25.000,10.000,5.000,5.000,5.000,3.000,2.000,15.000,70.000,-
Voornoemde jaarlijkse exploitatielasten vragen van Bestuur en Directie van Schouwburg Venray een inspanningsverplichting voor de werving van sponsorgelden van € 300.000,■ Tenslotte Uiteraard dienen we in het al genoemde convenant (weer) een prijsindexering voor de komende jaren af te spreken. Landelijk en normaalgesproken wordt hiervoor het prijsindexcijfer voor gezinsconsumptie gehanteerd. Toepassing van de door de Gemeente Venray gehanteerde compensatie percentages leidden in de voorbije jaren echter tot extra tekorten in de exploitatieruimte van de navolgende bedragen, tot een totaalbedrag over 7 jaren van ruim € 73.000,-
Seizoen
2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008
Gemeentelijk subsidie
Zou eigenlijk moeten zijn
Tekort
Gewogen Gem. %
2000=100
Bedrag
CBS %
Bedrag
Cumulatief verschil
2,35% 4,08% 1,45% 0,84% 1,16% 1,16% 2,94%
€ 643.902,€ 675.051,€ 689.748,€ 700.958,€ 709.123,€ 717.382,€ 740.694,-
4,20% 3,30% 2,00% 1,40% 1,60% 1,30% 2,00%
€ 653.164,€ 679.277,€ 697.696,€ 712.778,€ 724.035,€ 733.289,€ 749.841,-
€ 9.262,€ 4.226,€ 7.948,€ 11.820,€ 14.912,€ 15.907,€ 9.147,-
Opgelopen achterstand c.q. “misgelopen” in de afgelopen 7 jaren
€ 73.222,-
- 37 8.2 “Last but not least” Bestuur en Directie kunnen terugkijken op een positieve en opbouwende periode voor de podiumkunsten van Venray in z’n algemeenheid en die van Schouwburg Venray in het bijzonder. Onze gasten signaleren en vertellen dat, de media vermelden dat. De inwoners van Venray en haar regio zijn kennelijk trots op hun Schouwburg. Enkele recente citaten uit de regionale media illustreren dat. GOED CULTUREEL KLIMAAT TREKT MENSEN Bron: Speciale fusie-editie, Peel en Maas d.d. 6 maart 2008. “Als mensen kunnen kiezen uit twee of meer gemeenten, heeft de gemeente met een goed cultureel klimaat een streepje voor. Logisch. Het is fijn als je in je eigen gemeente kunt uitgaan. Het is gemakkelijk als je dichtbij naar de schouwburg kunt. Ook voor bedrijven die een vestigingsplaats zoeken, is het culturele klimaat een belangrijk punt. Want nieuwe werknemers komen makkelijker naar een plaats met goede culturele voorzieningen dan naar een plaats waar weinig te doen is. We hebben dat niet zelf bedacht in Venray: u kunt het nalezen in de ‘Atlas 2007 voor gemeenten’, geschreven door Marlet en Woerkens. Omdat we het belangrijk vinden dat mensen zich prettig voelen in onze gemeente, besteden we ruime aandacht aan het culturele klimaat. ……. De Schouwburg, het Freulekeshuus, Museum De Peelstreek en het Odapark trekken mensen uit een veel grotere regio.”Al die activiteiten en initiatieven zijn samen een culturele schat om trots op te zijn. VENRAY WELDRA FUNSHOPSTADJE Bron: Fanray, maart 2008. “Venray heeft veel te bieden. Een schouwburg, een bioscoop, veel cultuur en kunst”. Neem daarbij een opgeknapt centrum over drie jaar en nog meer mensen zullen de weg naar Venray weten te vinden”. DE VENRAYSE ECONOMIE IN DE TOEKOMST Bron: Fanray, maart 2008. Wethouder L. Heldens: “Banen zijn er voldoende in Venray. Maar met werk alleen ben je er niet: de leefomgeving is eveneens van belang voor het welbevinden van burgers. Venray noemt zich al enige jaren ‘dorp én stad’ en dat is geen loze kreet. Wonen in een dorp met de voordelen van rust, het verenigingsleven en de sociale cohesie, maar de stad met industrieterreinen en voorzieningen als scholen, schouwburg, kunstencentrum en een aantrekkelijk winkelcentrum op korte afstand”. “Bij toerisme en recreatie komen dorp en stad wederom om de hoek kijken. Kamperen bij de boer, bed & breakfest in een dorp, wandelen en fietsen door de Peel en langs de Maas, naast shoppen, een terrasje doen of naar het theater in Venray gaan.”
Schouwburg Venray is al weer jarenlang positief in het nieuws, blijft zich uitstekend ontwikkelen, ziet haar toekomst met vertrouwen tegemoet en rekent op een samenwerking met de Gemeente Venray die er toe leidt dat de continuïteit van Schouwburg Venray, gewaarborgd blijft. Amateurkunst verenigingen en sociaal culturele en maatschappelijke organisaties voelen zich weer “thuis” in “hun gemeenschapshuis”. De gemeenschapshuis functie groeit als nooit tevoren. De gemeente Venray zowel als het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray missen een opgelegde kans als zij daarop niet gezamenlijk anticiperen/investeren c.q. op inspelen. Laten we gezamenlijk deze zichtbare ontwikkelingen aangrijpen om in Venray, al dan niet samen met de verwezenlijking van een Multi Functioneel Centrum, datgene te realiseren waaraan we als Venray en regio al jarenlang toe zijn.
- 38 9.1 KEUZE VAN HET BESTURINGSMODEL
Bijlage I
Introductie Het huidige bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray acht een culturele gedragscode ter bevordering van “good governance” van essentieel belang. De Stichting werkt voor de gemeenschap met gemeenschapsgelden en vindt daarom goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording meer dan vanzelfsprekend. Het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray hanteert daarvoor als Culturele Gedragscode, het model van de Stichting Kunst & Zaken, Rotterdam 2006, tot stand gekomen op verzoek en met medewerking van het Ministerie van OCW. Deze gedragscode is ontwikkeld op basis van de drie meest voorkomende besturingsmodellen en geeft de daarbij passende regels voor “good governance” in de vorm van Principes en Gedragsbepalingen. Het karakter van de “Code Cultural Governance” is dat deze in beginsel wordt toegepast en dat eventuele afwijkingen worden gemotiveerd: het “pas toe of leg uit” beginsel. Anders gezegd; De Principes dienen te worden gerespecteerd en van de Gedragsbepalingen kan slechts worden afgeweken wanneer daarover een duidelijke toelichting wordt gegeven. In de culturele sector zijn drie besturingsmodellen gangbaar: - Het “raad-van-toezicht” model; bestuurlijk proces bij een directie met statutaire bestuurderspositie. - Het “bestuur+directie” model; beleidsvaststelling door bestuur, voorbereiding/uitvoering door directie. - Het “bestuur” model; bestuurlijk proces volledig in handen van het bestuur. Het huidige bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray, kist voor het “bestuur+directie” model. Samenvatting De drie hoofdtypen en kernactiviteiten van governance (besturen, toezicht houden en verantwoording afleggen) zijn weergegeven in de onderstaande matrix. Raad van Toezicht
Bestuur en directie
Bestuur
Besturen
Directie
Directie+Bestuur
Bestuur
Toezicht houden
Raad van toezicht op directie
bestuur op directie en bestuur onderling
bestuur onderling
Verantwoording afleggen • Intern door directie, aan Raad van toezicht
door directie, aan bestuur en bestuur onderling
bestuur onderling
• Extern
via jaarverslag
via jaarverslag
via jaarverslag
Keuze besturingsmodel Principe
: Bestuur en directie van de Stichting Cultureel Centrum Venray zijn verantwoordelijk voor de keuze van het besturingsmodel en de naleving van deze code. Zij leggen hierover verantwoording af in het jaarverslag.
Gedragscode
: 0.1 Regelmatig (elke beleid c.q. convenant periode van vier jaar), wordt er een zorgvuldige analyse gemaakt van het gewenste besturingsmodel. 0.2 Indien er aanleiding is om het besturingsmodel te wijzigen, wordt daarover overlegd met de belanghebbenden. 0.3 Een besluit om het besturingsmodel te wijzigen en zo nodig de statuten aan te passen wordt voorzien van een zorgvuldig implementatieplan. 0.4 De keuze voor het besturingsmodel of de wijziging daarvan wordt toegelicht in het jaarverslag.
- 39 9.2 PRINCIPES EN GEDRAGSBEPALINGEN van het BESTURINGSMODEL Bijlage II Principes: (Bestuur+Directie model) A. In het besturingsmodel van een bestuur+directie heeft het bestuur alle bevoegdheden die niet door de wet of de statuten zijn toegekend aan andere organen. B. In elk geval is het bestuur verantwoordelijk voor en beslissingsbevoegd ten aanzien van de onderstaande onderwerpen: 01. de strategie, waaronder begrepen het artistieke en zakelijke beleid dat moet leiden tot de realisatie van de statutaire doelstellingen; 02. de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor fondsenwerving; 03. de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; 04. de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem; 05. het jaarplan en de daarbij behorende begroting; 06. het jaarverslag en de jaarrekening; 07. het aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden; 08. rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aan- of verkoop van registergoederen die een bepaald bedrag te boven gaan; 09. wijziging van de statuten; 10. het directiereglement; 11. de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers en van het vrijwilligersbeleid; 12. het aanvaarden van nevenfuncties door de directie. C. Met betrekking tot elk van bovenstaande onderwerpen kan het bestuur de voorbereiding van bestuursbesluiten en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie. Het kader hiervoor wordt vastgelegd in een directiereglement. D. Daarnaast heeft het bestuur de volgende bevoegdheden: 01. de benoeming, het ontslag en de schorsing van de directie; 02. de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de directie; 03. het toezicht houden op de directie en de algemene gang van zaken binnen de instelling; 04. het adviseren van de directie; 05. het vertegenwoordigen van de Schouwburg bij een tegenstrijdig belang met, of ontstentenis/belet van directie; 06. de benoeming van de externe accountant; 07. het te allen tijde inzage hebben in alle boeken en bescheiden. De bovenvermelde principes van het bestuur+directie model worden verankerd in de statuten van de stichting. Indien van één of meer punten wordt afgeweken, wordt daarvan melding gemaakt in het jaarverslag volgens het “pas toe of leg uit” principe. Afwijkingen en de wijze waarop taken zijn gedelegeerd aan de directie worden vastgelegd in de reglementen van het bestuur en de directie.
Gedragsbepalingen voor de directie 01. Bij de werving en selectie van directieleden wordt gewerkt met een vooraf opgestelde profielschets. 02. Het bestuur overweegt om deskundigen van buiten de Schouwburg te betrekken bij de procedure voor de vervulling van een directiefunctie. Dit geldt in het bijzonder bij de werving van de artistieke leiding. 03. Een delegatie uit het bestuur voert jaarlijks een functioneringsgesprek met alle directieleden. De uitkomsten hiervan worden besproken door het bestuur. Van het functioneringsgesprek en van de bespreking wordt een verslag opgemaakt dat door of namens het bestuur wordt gearchiveerd. 04. De structuur en de hoogste van de bezoldiging van de directieleden sluiten aan bij het karakter van de Schouwburg en zijn in overeenstemming met eventuele wettelijke voorschriften of subsidievoorwaarden. 05. Als er sprake is van een éénhoofdige directie wordt een directiereglement opgesteld. Hierin zijn vastgelegd de door het bestuur gedelegeerde bestuurlijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Bij een meerhoofdige directie maakt het directiereglement ook duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn verdeeld en hoe de directie als collectief werkt. Het directiereglement wordt vastgesteld door het bestuur. 06. Directieleden melden elke relevante nevenfunctie aan het bestuur. Als uitgangspunt geldt dat voorafgaande toestemming is vereist bij betaalde nevenfuncties en bij onbetaalde nevenfuncties met potentieel tegenstrijdig belang.
- 40 Gedragsbepalingen voor het bestuur 01. Bij de werving en selectie van leden van het bestuur wordt gewerkt met een vooraf opgestelde profielschets, waarin de omvang van het bestuur en de vereiste kwaliteiten van de bestuurders worden beschreven. 02. Het bestuur evalueert de profielschets periodiek, maar in ieder geval bij het ontstaan van een vacature. 03. Het bestuur is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van de directie en van de deelbelangen kunnen functioneren als goede bestuurders en als goede toezichthouders en adviseurs van de directie. 04. In het bestuur heeft niet meer dan één voormalig directielid (of andere beleidsbepalende functionaris) zitting. Deze persoon is geen voorzitter van het bestuur. 05. Het bestuur zoekt bij werving van leden van het bestuur ook buiten het eigen netwerk. 06. Het bestuur draagt zorg voor een evenwichtige samenstelling van het bestuur, passende bij de doelstellingen van de Stichting Cultureel Centrum Venray. 07. Het bestuur stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. 08. Voordat een benoemingstermijn verloopt, beraadt het bestuur zich over de wenselijkheid van herbenoeming. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functioneren van betrokkene als naar de meest recente profielschets. Ook wordt aandacht gegeven aan de vraag of vernieuwing wenselijk is. 09. De Stichting Cultureel Centrum Venray hanteert een benoemingsperiode van vier jaar, met eenmalige mogelijkheid tot herbenoeming. De maximale zittingsperiode is dus acht jaar. Bij een positiewisseling van gewoon lid naar voorzitter geldt een termijn van twaalf jaar. 10. Leden van het bestuur treden tussentijds af wanneer dit geboden is, zoals bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins. 11. De voorzitter van het bestuur wordt in functie benoemd. De voorzitter is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het bestuur en is het primaire aanspreekpunt voor de leden van het bestuur en de directie. 12. Een lid van het bestuur meldt elke relevante (neven)functie aan het bestuur. Een (neven)functie, betaald of onbetaald, is relevant als de vervulling ervan een tegenstrijdig belang met de Stichting Cultureel Centrum Venray kan opleveren. Voor de aanvaarding of continuering van een dergelijke functie is goedkeuring van het bestuur benodigd. 13. Het bestuur draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van het eigen functioneren, zowel intern als ten opzichte van directie. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd.
Gedragsbepalingen betreffende transparantie en verantwoording 01. De directie voorziet het bestuur - gevraagd en ongevraagd en tijdig (no surprises) - van alle informatie die nodig is voor een goede taakvervulling van het bestuur. Het artistieke/inhoudelijke beleid en de concretisering daarvan maken deel uit van die informatie. Voorzover de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten niet aan de directie is gedelegeerd maar berust bij één of meer bestuursleden, voorzien deze het bestuur tijdig van de benodigde informatie. Afspraken over de inhoud en de frequentie van de reguliere informatievoorziening worden schriftelijk vastgelegd. 02. Het bestuur spreekt periodiek met de directie over de gang van zaken binnen de Schouwburg. Ten minste éénmaal per jaar overlegt en besluit het bestuur over de strategie, het algemene beleid en de financiële stand van zaken. Hiertoe behoren de begroting, de jaarrekening en de gehanteerde systemen van administratieve organisatie en interne controle. 03. Het bestuur en de directie bespreken de wenselijkheid om de Stichting Cultureel Centrum Venray en zichzelf tegen aansprakelijkheid te verzekeren. 04. Voorzover met externe belanghebbenden over de gang van zaken wordt gesproken gebeurt dit, afhankelijk van het onderwerp, door het bestuur of de directie of gezamenlijk. 05. Het bestuur onderhoudt een open verhouding met de medewerkers en de vaste vrijwilligers van de Schouwburg en haar organen, zoals de personeelvertegenwoordiging e.d. 06. Het bestuur overlegt tenminste éénmaal per jaar met de externe accountant. Er wordt in elk geval gesproken over de jaarrekening en het risicobeheersing- en controlesysteem. Het bestuur ontvangt een afschrift van alle rapportages van de externe accountant aan de directie. 07. Het bestuur zorgt er voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard kunnen melden. 08. Het bestuur vergadert volgens een vastgesteld schema. Bij frequente afwezigheid worden de betreffende bestuursleden daarop aangesproken. In de regel neemt de directie deel aan de vergaderingen van het bestuur. Het bestuur vergadert ten minste éénmaal per jar buiten aanwezigheid van de directie. 09. De Stichting Cultureel Centrum Venray neemt in het jaarverslag de profielschets van het bestuur en de relevante - voormalige - (neven)functies van de leden van het bestuur en de directie op. Voor zover leden van het bestuur op voordracht of met goedkeuring van derden zijn benoemd, wordt daarvan ook melding gemaakt. 10. Bestuur en directie melden in het jaarverslag in hoeverre de Stichting Cultureel Centrum Venray voldoet aan de principes en de gedragsbepalingen van de “Code Cultural Governance”. Voorzover dit niet het geval is, lichten zij dit beargumenteerd toe (“pas toe of leg uit”).
- 41 9.3 STATUTEN
Bijlage III
2004 dL – Dossier 99100730/CF d.d. 10-03-2004 Artikel 1. NAAM, ZETEL EN DUUR 1. De stichting draagt de naam “STICHTING CULTUREEL CENTRUM VENRAY” 2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Venray. Artikel 2. DOEL De stichting heeft ten doel: a. het voorzien in de behoefte aan podiumkunsten van de bevolking in de regio Venray; b. het beheer en de exploitatie van het gebouw “Cultureel Centrum”; c. voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords, waaronder mede is begrepen het voeren van directie over vennootschappen, wiens doel verband houdt met de onderhavige doelstelling. Artikel 3. VERMOGEN Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door: - het stichtingskapitaal; - inkomsten uit verhuur en andere ingebruikgeving van de zalen van voormeld “Cultureel Centrum”; - subsidies en donaties; - schenkingen, erfstellingen en legaten; - alle andere verkrijgingen en baten. Indien door de stichting een hypothecaire geldlening wordt aangegaan, behoeft het bestuursbesluit daartoe de goedkeuring van het daartoe bevoegd orgaan van de gemeente Venray. Artikel 4. BESTUUR 1. Het bestuur van de stichting bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven leden. Het aantal leden wordt - met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde - door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. De bestuursleden hebben zitting voor een periode van vier jaar en treden af volgens een bij huishoudelijk reglement op te nemen rooster van aftreden. Bestuurders kunnen, behoudens zwaarwegende omstandigheden welke ter beoordeling aan het bestuur worden overgelaten, slechts zitting hebben gedurende een aaneengesloten periode van maximaal twee maal vier jaar. 2. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Het bestuur is bevoegd een of meer bepaalde bestuurders aan te stellen om een eventueel nader door het bestuur aan te wijzen taakverdeling invulling te geven. 3. Bij het ontstaan van een (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of zal het enige overblijvende bestuurslid) binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van een (of meer) opvolger(s) welke dien(t)(en) te voldoen aan een door het bestuur bij huishoudelijk reglement vast te leggen profielschets. 4. Mocht(en) i het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid niettemin een wettig bestuur. 5. Het bestuur wordt bijgestaan door de in artikel 9 genoemde directeur; deze is geen lid van het bestuur. Artikel 5. BESTUURSVERGADERINGEN EN BESTUURSBESLUITEN 1. Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar. 2. Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien twee der andere bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave der te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richten. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft in dier voege, dat de vergadering kan worden gehouden binnen drie weken na het verzoek, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten. 3. De oproeping tot de vergadering geschiedt - behoudens het in lid 2 bepaalde - door de voorzitter, ten minste zeven dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven. 4. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen, een en ander zoals neergelegd in het huishoudelijk reglement. 5. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen. 6. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur; bij diens afwezigheid zal de plaatsvervangend voorzitter de vergadering leiden; is ook deze afwezig dan wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan. 7. Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden. De notulen worden vastgesteld en getekend door degene, die in de vergadering als voorzitter heeft gefungeerd.
- 42 8. Het bestuur kan ter vergadering door een medebestuurslid laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter ter vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één medebestuurslid als gevolmachtigde optreden. Indien voor het nemen van besluiten vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt uiterlijk binnen een maand een tweede vergadering belegd, waarin ongeacht het aantal aanwezige leden over de op de agenda vermelde punten geldige besluiten kunnen worden genomen. 5. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in staat zijn gesteld hun mening te uiten overeenkomstig de bij huishoudelijk reglement vast te stellen voorwaarden. Bij huishoudelijk reglement zullen regels vastgelegd worden betreffende de wijze van vastlegging en bewring van een besluit dat met toepassing van dit lid is genomen. 10. Ieder bestuurslid heeft het recht tot het uitbrengen van een stem. Voorzover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. 11. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één de stemgerechtigden dit vóór de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 12. Blanco stemmen worden beschouwd als zijnde niet uitgebracht. 13. Mocht bij stemming over personen bij eerste stemming geen meerderheid worden verkregen, dan zal een nieuwe stemming plaats hebben. Indien ook dan geen meerderheid verkregen wordt, zal bij een tussenstemming worden beslist tussen welke personen zal worden herstemd. Staken bij een tussenstemming of een herstemming de stemmen, dan beslist het lot. 14. Indien een voorstel zaken betreft, wordt het bij staking van stemmen als verworpen beschouwd. 15. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij statuten voorzien, beslist de voorzitter. Artikel 6a. BESTUURSBEVOEGDHEID EN VERTEGENWOORDIGING 1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. 2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. 5. Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt, mits het besluit daartoe wordt genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of door een schriftelijk gevolmachtigde vertegenwoordigd zijn. 4. Het bestuur heeft tot taak het – met alle haar ten dienste staande middelen – bevorderen van het in art. 2 gestelde doel. 5. Het bestuur stelt het beleid vast ten aanzien van de tariefstelling voor het bijwonen van de voorstellingen, uitvoeringen en dergelijke. 6. Het bestuur kan bepaalde bevoegdheden delegeren aan de voorzitter, aan één of meer bestuursleden en aan de directeur. Artikel 6b. 5. Bestuursleden mogen middellijk nog onmiddellijk, hetzij voor zichzelf, hetzij voor derden, deelnemen aan of betrokken zijn bij leveringen of diensten aan het “Cultureel Centrum” of bij handelingen, welke het “Cultureel Centrum” in verband met het geldelijk beheer – het tijdelijk in bewaring geven van kasgelden niet inbegrepen – heeft te verrichten. 5. De bestuursleden onthouden zich van deelneming aan de beraadslagingen of stemmingen over aangelegenheden, welke hen, hun echtgenoten of hun bloedverwanten tot de derde graad ingesloten, persoonlijk aangaan. Artikel 7. VERTEGENWOORDIGING 1. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting. 2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan de voorzitter en een andere aan te wijzen bestuurder. De voorzitter wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door een door het bestuur aan te wijzen plaatsvervanger. 3. Het bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuursleden, alsook aan derden, om de stichting binnen grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Artikel 8. EINDE BESTUURSLIDMAATSCHAP Het bestuurslidmaatschap eindigt: 1. door overlijden van een bestuurslid; 2. bij verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; 3. bij schriftelijke ontslagneming (bedanken); 4. bij ontslag op grond van artikel 298 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; 5. bij besluit van het bestuur, mits het besluit daartoe wordt genomen met twee/derde van de stemmen (waarin niet is begrepen de stem van de betreffende bestuurder) in een bestuursvergadering waarin tenminste drie/vierde van het aantal bestuurders aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd is. Het bepaalde in art. 5 lid 5 is dan n.v.t.
- 43 Artikel 9. DIRECTEUR Het bestuur benoemt onder haar toezicht en verantwoordelijkheid een directeur aan wie met inachtneming van de bepalingen van deze akte en die van het huishoudelijk reglement (directiestatuut) daden van beheer kunnen worden opgedragen. Artikel 10. BOEKJAAR EN JAARSTUKKEN 1. Het boekjaar van de stichting loopt vn een juli tot en met dertig juni daaropvolgend. 2. In verband met de doelstelling van de exploitatie, geschiedt de verantwoording van het financieel beheer in de vorm van een bedrijfsadministratie. 3. De administratie wordt gecontroleerd door een door het bestuur van de stichting aangewezen accountant. De aangewezen accountant mag geen lid zijn van het stichtingsbestuur. Artikel 11. 1. Jaarlijks wordt voor één juli ten genoege van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Venray en ter goedkeuring van het stichtingsbestuur voorgelegd de begroting voor het komende boekjaar, zulks tesamen met de bijlagen en stukken welke op grond van enige regelgeving en/of nadere overeenkomst (met het oog op subsidieverlening) nodig mochten zijn. 2. Jaarlijks wordt voor één november de jaarrekening opgesteld, goedgekeurd door het bestuur en ter kennisname verstrekt aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Venray. Artikel 12. REGLEMENT 1. Het bestuur is bevoegd reglementen (waaronder begrepen een huishoudelijk reglement) vast te stellen, waarin die onderwerpen worden geregeld, welke niet in deze statuten zijn vervat en waarin de werkwijze van het bestuur wordt geregeld. 2. Het reglement mag niet met de wet of deze statuten in strijd zijn. 3. Het bestuur is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen of op te heffen. 4. Op de vaststelling, wijziging en opheffing van het reglement is het bepaalde in artikel 13 lid 1 van toepassing. Artikel 13. STATUTENWIJZIGING 1. Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Het besluit daartoe moet worden genomen met twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin ten minste drie/vierde van het aantal bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is, zonder dat in het bestuur enige vacature bestaat. Indien in deze vergadering niet het vereiste aantal leden aanwezig is, wordt een nieuwe vergadering belegd, welke binnen een maand, doch niet eerder dan acht dagen na de eerste vergadering wordt gehouden en waarin tot wijziging der statuten kan worden besloten, ongeacht het aantal ter vergadering aanwezige leden, mits met een meerderheid van twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. 2. Voor een besluit tot statutenwijziging is de voorafgaande goedkeuring van het daartoe bevoegde orgaan van de gemeente Venray vereist. 3. De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen. 4. De leden van het bestuur zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging alsmede de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het handelregister gehouden door de Kamer van Koophandel en Fabrieken, binnen welker gebied de stichting haar zetel heeft. Artikel 14. ONTBINDING EN VEREFFENING 1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 13 lid 1 van toepassing. 2. De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voorzover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. 3. De vereffening geschiedt door het bestuur, tenzij bij het besluit tot ontbinding andere liquidateuren zijn aangewezen. 4. De vereffenaars dragen er zorg voor, dat van de ontbinding van de stichting inschrijving geschiedt in het register, Bedoeld in artikel 13 lid 4. 5. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. 6. Een na de vereffening eventueel resterend saldo, zal ten goede dienen te komen aan de gemeente Venray, onder de verplichting dit saldo aan te wenden overeenkomstig het doel van de stichting en de wensen van eventuele (andere) subsidiënten. 7. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden stichting gedurende zeven jaren berusten onder de jongste vereffenaar. Artikel 15. SLOTBEPALINGEN In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur. - Besluit, zie notulen bestuursvergadering Stichting Cultureel Centrum Venray d.d. 26 juni 2002. - Goedkeuring gemeente Venray bij brief van 5 november 2002. - Goedkeuring Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen bij brief van 26 augustus 2003.
- 44 9.4 BESTUURSREGLEMENT
Bijlage IV
HOOFDSTUK I. ALGEMEEN Artikel 1. Begrippen en terminologie Dit reglement is opgesteld ingevolge artikel 12 van de statuten van de Stichting Cultureel Centrum Venray en vastgesteld in de bestuursvergadering van 9 januari 2008. HOOFDSTUK II. SAMENSTELLING Artikel 2. Samenstelling 1. Bij de werving en selectie van bestuursleden wordt gewerkt met een vooraf opgestelde profielschets, waarin de omvang van het bestuur en de vereiste kwaliteiten van de leden worden beschreven. Bij het opstellen van de profielschets houdt het bestuur rekening met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid van de leden en gaat periodiek, maar in ieder geval bij het ontstaan van een vacature, na of deze nog voldoen en stelt deze zo nodig bij. Het huidige profiel waaraan de leden van het bestuur dienen te voldoen is opgenomen in Bijlage I 2.
Het bestuur is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van de directie en van deelbelangen kunnen functioneren als goede bestuurders en als goede toezichthouders en adviseurs van de directie.
3.
In het bestuur heeft niet meer dan één voormalig directielid (of andere beleidsbepalende functionaris) zitting. Deze persoon is geen voorzitter van het bestuur.
4.
Het bestuur zoekt bij de werving en selectie van leden van het bestuur ook buiten zijn eigen netwerk en plaatst regionaal een advertentie.
5.
Het bestuur draagt zorg voor een evenwichtige samenstelling van het bestuur, passend bij de doelstelling van de stichting.
6.
Het bestuur stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast. Het huidige rooster is opgenomen in Bijlage II.
7.
Na afloop van een benoemingstermijn beraadt het bestuur zich over de wenselijkheid van herbenoeming. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functioneren van betrokkene als naar de meest recente profielschets. Ook wordt aandacht gegeven aan de vraag of vernieuwing wenselijk is.
8.
Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar, met eenmalige mogelijkheid tot herbenoeming. De maximale zittingsperiode is derhalve acht jaar. Bij een positiewisseling van gewoon lid naar voorzitter geldt een maximale termijn van twaalf jaar.
9.
Leden van het bestuur treden tussentijds af wanneer dit geboden is, zoals bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins.
10. De voorzitter van het bestuur wordt in functie benoemd. De voorzitter is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van het bestuur en is het primaire aanspreekpunt voor de leden van het bestuur en de directie. 11. Een lid van het bestuur meldt elke relevante (neven)functie aan het bestuur. Een (neven)functie, betaald of onbetaald, is relevant als de vervulling ervan een tegenstrijdig belang met de stichting kan opleveren. Het bestuur dient goedkeuring te verlenen voor het combineren van een dergelijke functie met het lidmaatschap van het stichtingsbestuur. 12. Het bestuur draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als t.o.v. de directie. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd. HOOFDTUK III. BEVOEGDHEDEN VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN Artikel 3. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. Bij het bestuur berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de stichting aan hem worden opgedragen. 2.
Het bestuur stelt de volgende plannen op en herziet deze zonodig: (a) een jaarlijks beleidsplan met daarbij behorende begroting; (b) een voortschrijdend meerjaren beleidsplan en (c) eventuele andere plannen als van tijd tot tijd door het bestuur te bepalen.
- 45 3.
Het bestuur is verantwoordelijk voor/bevoegd tot het nemen van besluiten t.a.v. de volgende onderwerpen: (a) de strategie, waaronder begrepen het artistieke en zakelijke beleid, dat moet leiden tot realisatie van de statutaire doelstellingen; (b) de financiering van de strategie, inclusief de plannen voor fondsenwerving; (c) de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; (d) de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem; (e) het jaarplan en de daarbij behorende begroting; (f) het jaarverslag en de jaarrekening; (g) het aangaan of verbeken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden; (h) rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aan- of verkoop van registergoederen; (i) wijziging van de statuten; (j) het directiereglement; (k) de hoofdlijnen van het arbeidsvoorwaardenbeleid voor medewerkers en van het vrijwilligersbeleid; (l) de benoeming van de externe accountant; (m) het aanvaarden van nevenfuncties voor de directie. Met betrekking tot elk van bovenstaande onderwerpen kan het bestuur de voorbereiding van bestuursbesluiten en de (dagelijkse) uitvoering ervan delegeren aan de directie. Het kader hiervoor wordt vastgelegd in een directiereglement.
4.
Daarnaast heeft het bestuur in elk geval de volgende bevoegdheden: (a) De benoeming, het ontslag en de schorsing van de directie; (b) De veststelling van de arbeidsvoorwaarden van de directie; (c) Het toezicht houden op de directie en op de algemene gang van zaken binnen de stichting; (d) Het adviseren van de directie; (e) Het vertegenwoordigen van de stichting bij een tegenstrijdig belang met, of een ontstentenis of belet van de directie; (f) Het te allen tijde inzage hebben in alle boeken en bescheiden.
Artikel 4. Taken 1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. Dit houdt ondermeer in dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de stichting, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. 2.
Het bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de stichting en weegt daarbij ook de belangen af van de bij de stichting betrokkenen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en regelgeving.
3.
De verdeling van de taken binnen het bestuur geschiedt door het bestuur. Bestuurders die speciaal zijn belast met bepaalde bestuurstaken zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing en monitoring van de betreffende bestuurstaken. De huidige verdeling is vermeld in Bijlage
HOOFDSTUK IV. VERGADERINGEN EN WERKWIJZE Artikel 5. Vergaderingen en werkwijze 1. Het bestuur vergadert volgens een vastgesteld schema. Bij frequente afwezigheid worden betreffende bestuursleden daarop aangesproken. In de regel neemt de directie deel aan de vergaderingen van het bestuur. Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directie. 2.
Het bestuur vergadert maandelijks m.u.v. de maanden juli en augustus, of zoveel vaker als wenselijk of noodzakelijk wordt geacht voor het goed functioneren van de directie. Derden kunnen slechts op uitnodiging van of na overleg met de voorzitter geheel of gedeeltelijk de vergadering van het bestuur bijwonen.
3.
Het bestuur kan aan het bestuur of de voorzitter daarvan, voorstellen derden uit te nodigen tot het geheel of gedeeltelijk bijwonen van een vergadering.
Artikel 6. Besluitvorming binnen het bestuur 1. De leden van het bestuur bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. 2.
Ieder lid van het bestuur heeft één stem.
- 46 -
3.
Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van het bestuur genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter van het bestuur doorslaggevend. Het bestuur kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van het bestuur aanwezig of vertegenwoordigd is.
4.
Besluiten van het bestuur worden in beginsel genomen in een vergadering van het bestuur.
5.
Besluiten van het bestuur kunnen ook schriftelijk worden genomen, mits het desbetreffende voorstel aan alle in functie zijnde leden van het bestuur is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Schriftelijke besluitvorming geschiedt door middel van schriftelijke verklaringen van alle leden van het bestuur. Een verklaring van een lid van het bestuur dat zich terzake van een schriftelijk besluit wil onthouden, dient in te houden dat hij zich niet tegen deze wijze van besluitvorming verzet.
6.
Het bestuur mag afwijken van de bepalingen in artikel 6.3 (laatste zin), 6.4, 6.5 en 6.6. indien de voorzitter van het bestuur dit noodzakelijk acht gezien het dringende karakter of andere omstandigheden van de zaak, mits alle leden van het bestuur in staat worden gesteld deel te nemen aan de besluitvorming. De voorzitter van het bestuur en indien aangewezen de secretaris van het bestuur stellen een verslag op van aldus genomen besluiten, dat aan de stukken voor de volgende vergadering van het bestuur wordt toegevoegd.
7.
Van een door het bestuur genomen besluit kan extern worden blijk gegeven door een verklaring van de voorzitter van het bestuur of de secretaris van het bestuur.
HOOFDSTUK V. TRANSPARANTIE EN VERANTWOORDING Artikel 7. Transparantie en verantwoording 1. De directie voorziet het bestuur - gevraagd en ongevraagd, en tijdig (no surprises) - van alle informatie die nodig is voor een goede taakvervulling door het bestuur. Het artistiek/inhoudelijke beleid en de concretisering daarvan maken deel uit van die informatie. Voor zover de voorbereiding en/of de uitvoering van de bestuursbesluiten niet aan de directie is gedelegeerd maar berust bij één of meer bestuursleden, voorzien deze het bestuur tijdig van informatie. Afspraken over de inhoud en de frequentie van de reguliere informatievoorziening worden schriftelijk vastgelegd. 2.
Het bestuur bespreekt periodiek met de directie de gang van zaken binnen de stichting. Tenminste éénmaal per jaar overlegt en besluit het bestuur over de strategie, het algemene beleid en de financiële stand van zaken. Hiertoe behoren de begroting, de jaarrekening en de binnen de stichting gehanteerde systemen, administratieve organisatie en interne controle, organisatie toneeltechniek en horeca.
3.
Bestuur/directie bespreken de wenselijkheid om de stichting/zichzelf tegen aansprakelijkheid te verzekeren.
4.
Voorzover er met externe belanghebbenden over de gang van zaken wordt gesproken, gebeurt dit, afhankelijk van het onderwerp, door het bestuur of de directie, ofwel gezamenlijk.
5.
Het bestuur onderhoudt een open verhouding met de medewerkers en de vaste vrijwilligers van de stichting en hun organen, zoals de ondernemingsraad of de personeelraad.
6.
Het bestuur overlegt tenminste éénmaal per jaar met de externe accountant. Er wordt in ieder geval gesproken over de jaarrekening en over het risicobeheersing- en controlesysteem. Het bestuur ontvangt een afschrift van alle rapportages van de externe accountant aan de directie.
7.
Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.
8.
In het jaarverslag van de stichting wordt in elk geval opgenomen de profielschets voor het bestuur en de relevante –(voormalige – (neven) functies van de leden van het bestuur en de directie. Voorzover leden van het bestuur op voordracht of met goedkeuring van derden zijn benoemd, wordt daarvan melding gemaakt.
9.
In het jaarverslag wordt door het bestuur en de directie gerapporteerd in hoeverre de stichting voldoet aan de principes en gedragbepalingen van de Culturele gedragscode. Waar dit niet het geval is, wordt dit toegelicht.
10. Het bestuur overlegt tenminste éénmaal per jaar met het gemeentebestuur c.q. de wethouder culturele zaken. Er wordt in ieder geval gesproken over de mate waarin wordt voldaan aan de convenantafspraken.
- 47 -
9.5 DIRECTIEREGLEMENT
Bijlage V
Inleiding Op grond van artikel 6.a, punt 6 van de Statuten van de Stichting Cultureel Centrum Venray heeft het bestuur een aantal van haar bevoegdheden, die verband houden met de dagelijkse leiding van de stichting, gedelegeerd aan de directie van de Stichting Cultureel Centrum Venray. Hiervan is opgave gedaan aan het handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Venlo d.d 10 maart 2003. Verantwoordelijkheid directie De directie is verantwoordelijk voor: 1. De uitvoering van het beleid zoals dit is vastgesteld door het bestuur. Het beleidsplan wordt iedere vier jaar geëvalueerd en geactualiseerd. De directie wordt geacht aan de totstandkoming van dit plan bij te dragen door haar artistieke en zakelijke visie te geven. Afwijkingen van het beleidsplan in artistiek en/of zakelijke opzicht dienen vooraf door het bestuur te worden geaccordeerd. 2. De uitvoering van het subsidieconvenant zoals dat met de gemeente Venray is gesloten. 3. Het opstellen van de begroting en de bewaking van de budgetten. 4. Het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag. Dit bevat naast de door een accountant goedgekeurde jaarrekening met bijbehorende toelichting, ook een artistieke evaluatie en een kwantitatieve opstelling van activiteiten en publieksbereik. De jaarrekening en het jaarverslag voldoen tevens aan de eisen die zijn voorgeschreven door de subsidiërende overheden. 5. De kwaliteit van de uit te brengen producties zowel in artistiek als ook onderwijskundig opzicht. 6. Personeelsbeleid en het sluiten van arbeidsovereenkomsten binnen de bestuurlijk vastgestelde begroting. 7. Het onderhouden van externe contacten met subsidiegevers en andere relevante organisaties. 8. De ontwikkeling en uitvoering van het publiciteitsbeleid. 9. Sluiten van overeenkomsten met producenten binnen het kader van de bestuurlijk vastgestelde begroting. 10. Sluiten van overeenkomsten met derden binnen, en ter uitvoering van, de bestuurlijk vastgestelde begroting. 11. De inrichting van de dagelijkse organisatie. 12. Het verwerven van extra financiering voor de uitvoering van de artistieke plannen. Overige bepalingen 1. De directie vertegenwoordigt het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray bij de uitvoering van het dagelijks beleid. 2. De directie heeft voor de volgende handelingen vooraf toestemming nodig van het bestuur: Het aangaan van overeenkomsten die verplichtingen betreffen die verder reiken dan de subsidie periode. Het aangaan van leningen. Het doen van investeringen die niet zijn opgenomen in de begroting. Het doen van uitgaven die een begrotingspost met meer dan 5% overschrijden. Het sluiten van huurovereenkomsten ten behoeve van de huisvesting van derden. Alle overeenkomsten, geen verband houdende met de uitvoering van het bestuurlijk goedgekeurde beleidsplan. 3. De directie assisteert de voorzitter van het bestuur bij de voorbereiding van bestuursvergaderingen, maakt de notulen van de bestuursvergaderingen en zorgt desgevraagd voor secretariële ondersteuning van het bestuur. 4. De directie is aanwezig bij bestuursvergaderingen om het bestuur te adviseren bij bestuursbesluiten. 5. De directie geeft per kwartaal inzicht in de financiële stand van zaken en stelt prognoses op t.b.v. het bestuur. 6. Nevenfuncties mag de directie slechts aanvaarden na voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur. De directie verstrekt het bestuur jaarlijks een lijst van nevenfuncties. 7. De directie verschaft het bestuur buiten de bestuursvergaderingen, gevraagd en ongevraagd, tijdig en volledig de informatie die nodig is voor een goede taakvervulling van het bestuur. 8. De directie dient ervoor te zorgen dat de Stichting Cultureel Centrum opereert met in acht name van alle toepasselijke wet- en regelgeving en binnen de voorwaarden van de subsidiërende overheden. Arbeidsovereenkomst, functioneringsgesprek 1. Het bestuur sluit met de directie een arbeidsovereenkomst en stelt de arbeidsvoorwaarden vast. 2. Tenminste eenmaal per jaar voeren de voorzitter en een bestuurslid een functioneringsgesprek met de directie. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat ter goedkeuring wordt ondertekend door de directie. 3. Het personeelsarchief dat betrekking heeft op de directie is in beheer bij de voorzitter van het bestuur. 4. Indien is overeengekomen dat de directie haar onkosten mag declareren, dan worden deze zodanig geadministreerd dat ze ten allen tijde inzichtelijk en controleerbaar zijn door de penningmeester van het bestuur. Jaarlijks controleert de penningmeester de declaraties van de directie. 5. Het directiestatuut maakt onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst met de directie. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 6 april 2005.
- 48 -
9.6 CONVENANT (model)
Bijlage VI
MODEL PRESTATIEOVEREENKOMST BUDGETSUBSIDIE LOKALE PODIA
April 2007
Van
: VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) en VSCD (Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ondergetekenden: De gemeente Venray te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de daartoe gemachtigde wethouder drs. ing. P.F.C.W. van der Broeck. Hierna te noemen: de gemeente en Stichting Cultureel Centrum Venray te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door: L.G.P. Janssen in zijn hoedanigheid van bestuursvoorzitter. Hierna te noemen: de schouwburg Overwegende dat: Door de gemeente belang wordt gehecht aan de aanwezigheid van een aanbod voor podiumkunsten van goede kwaliteit en voor een breed publiek in de regio Venray; De gemeente aan de schouwburg en de rechtsvoorgangers reeds een groot aantal jaren subsidies beschikbaar heeft gesteld in het nadelig saldo; Het van belang is in een convenant wederzijds meerjaren intenties vast te leggen over beleid en subsidies, zodat de schouwburg een meerjaren zekerheid krijgt en bedrijfsmatig kan opereren; De gemeente de subsidie aan de schouwburg wil continueren in de vorm van budgetsubsidie, waarbij omschreven en bepaald welke prestaties voor de beschikbare subsidie worden geleverd; Dit convenant het kader vormt voor een jaarlijks door de schouwburg aan te vragen budgetsubsidie en door de gemeente af te geven subsidiebeschikking voor de te leveren prestaties van de schouwburg. Door de gemeente is vastgesteld de Kadernota 2008-2011 “De Kunst van Cultuurbeleid”; Door de schouwburg een meerjarig beleidsplan en een voor het sluiten van het convenant noodzakelijk vernieuwingsplan is vastgesteld, waarmee het een bijdrage levert aan de cultuurvoornemens van de gemeente; Het subsidieproces waarmee uitvoering wordt gegeven aan dit convenant valt onder de werking van de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening; hebben de intentie in de convenantperiode volgens de hierna komende bepalingen te handelen: Artikel 1: doel van het convenant a. Het vastleggen van intenties over beleid en subsidies voor de jaren 2009 t/m 2012, die zijn gericht op doelstellingen, prestaties, activiteiten, kwantiteit, kwaliteit en prijs. b. Het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen; c. Het reguleren van overleg tussen de gemeente en de schouwburg. Artikel 2: doelstellingen van de schouwburg a. Het brengen van een breed programma van professionele podiumkunsten ten behoeve van de bevolking in de regio Venray, waarmee een bijdrage wordt geleverd aan het gemeentelijk cultuurbeleid; b. Het beschikbaar stellen van het podium voor een bepaald aantal amateur en semi-professionele producties uit de gemeente c.q. regio en voor deelname aan festivals. c. Het verbeteren van het culturele klimaat van de gemeente door een bijdrage te leveren aan gemeentelijke (cultuur)beleidsaccenten als verwoord in “De Kunst van Cultuurbeleid” en het Actieplan Cultuurbereik; d. Het aanbieden van ruimte / locatie, faciliteiten, techniek en logistiek en catering aan de markt voor externe bijeenkomsten. Artikel 3: beschrijving van de prestaties en activiteiten a. Het verzorgen van een podiumkunstenprogramma: 1. De programmering van een eigentijds en kwalitatief goed podiumkunstenaanbod dat een evenwicht biedt tussen enerzijds laagdrempelige en anderzijds vernieuwend aanbod verspreid over de verschillende zalen van de schouwburg voor een breed publiek uit de gemeente en omgeving. Dit podiumkunstenaanbod omvat voorstellingen/uitvoeringen op het gebied van toneel, ballet/dans/bewegingstheater, musicals, muziektheater, opera en operette, kleinkunst/cabaret, jeugdtheater, familievoorstellingen, lichte muziek/popmuziek, symfonische muziek, kamermuziek, niet-westerse muziek. 2. Deelname in nationaal, regionaal of lokaal podiumkunsten festival(s).
- 49 -
3.
Het beschikbaar stellen van de podia voor een beperkt aantal amateur-producties en (semi-) professionele producties uit de gemeente. Voor producties uit de gemeente kan worden samengewerkt met de gemeentelijke stichting voor kunstzinnige vorming en cultuureducatie. 4. De tariefstelling voor het aanbod wijkt niet af van vergelijkbare theaters in Nederland. b. Het uitvoering geven aan de (cultuur)beleidsaccenten die vanuit het gemeentelijk cultuurbeleid van belang zijn voor de schouwburg: 1. Het streven naar een jaarlijkse stijging van het publieksbereik met x %, met als 0 meting de resultaten van het seizoen 2008-2009. 2. Ontwikkelen van aanbod voor en zo mogelijk door jongeren; het aanbod van de schouwburg wordt voor minimaal x % op jongeren gericht. 3. Ontwikkelen van aanbod voor en zo mogelijk door allochtonen; het aanbod weerspiegelt de procentuele verhouding van allochtone groepen onder de bevolking van de gemeente. 4. Het bijdragen aan de invulling van een zomerprogrammering tijdens de zomersluiting. 5. Bijdragen aan een intensivering van het locale productieklimaat door samenwerking met andere, relevante culturele instellingen in de gemeente Venray. 6. Bijdragen aan gezamenlijke culturele initiatieven met locale en/of regionale collega-instellingen. 7. Deelnemen aan overleg aangaande het Actieplan Cultuurbereik en het (mede) uitvoeren van initiatieven die voortvloeien uit het Actieplan Cultuurbereik. 8. Samenwerken met scholen voor (voortgezet) onderwijs met het oog op een op de leerlingen afgestemd aanbod. c. Het voldoen aan algemene kwaliteitscriteria zoals deze voor de branche van Nederlandse podia en/of culturele instellingen gelden zoals: 1. Participeren in het Theater Analyse Systeem en eventuele andere benchmark instrumenten. 2. Deelnemen aan een klanttevredenheid onderzoek zoals het via de brancheorganisatie verkrijgbare www.podium.tevreden.nl, of een vergelijkbaar klanttevredenheid onderzoek, warvan de inhoud en systematiek in overleg met de gemeente worden bepaald. 3. Werken conform de aanbevelingen van Cultural Governance. Artikel 4: kwantitatieve criteria De kwantitatieve criteria omvatten per convenantperiode: a. b. c. d. e. f. g. h.
Het aantal eigen voorstellingen in de verschillende zalen/ op de verschillende podia gerubriceerd per type gelet op artikel 3a, punt 1; Het aantal culturele verhuringen in de verschillende zalen /op de verschillende podia; Het aantal bereikte bezoekers gerubriceerd per soort activiteit als genoemd in artikel 3a, punt 1; Het aanbod voor jongeren in de leeftijdscategorie 12-18 en 18-25 jaar in verhouding tot het totale aanbod van de schouwburg. Het aantal c.q. schatting van het aantal bereikte jongeren met het onder art. 3b, punt 2 genoemde aanbod; Het aanbod voor allochtone producenten in verhouding tot het totale aanbod van de schouwburg; Het aantal c.q. schatting aantal bereikte allochtonen met het onder art. 3b, punt 3 genoemde aanbod; Het mede ingevolge de wet SAMEN op te geven aantal allochtone personeels- en bestuursleden.
Artikel 5: kwalitatieve criteria a. De kwalitatieve criteria omvatten per convenantperiode: 1. De kwaliteit van de door de schouwburg aangeboden activiteiten. 2. De manier waarop en de mate waarin de schouwburg met haar activiteiten weet bij te dragen aan de Beleidsaccenten van het gemeentelijk cultuurbeleid. 3. De mate waarin de schouwburg om de kwaliteit van de geleverde prestaties te verzekeren voldoet aan de normen van de Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties (VSCD) 4. De manier waarop en de mate waarin de schouwburg voldoet aan de opdracht om bij het samenstellen van de activiteiten rekening te houden met de gemêleerde samenstelling van het verzorgingsgebied. 5. De manier waarop en de mate waarin de schouwburg optreedt als cultureel ondernemer en een actief sponsorbeleid voert. b. In de periode van dit convenant vinden met het oog op de verantwoording door de schouwburg en de beoordeling door de gemeente, de volgende toetsingsmomenten plaats; 1. Artikel 5, lid a.1 en lid a.3 worden getoetst in een beoordeling door een visitatiecommissie, in overleg tussen de gemeente en de schouwburg samengesteld uit specialisten. 2. Artikel 5, lid a.4 wordt getoetst in een klanttevredenheid onderzoek. 3. Over de resultaten van de toetsingen vindt nader overleg plaats tussen de gemeente en de schouwburg.
- 50 -
Artikel 6: ter beschikking te stellen subsidie en financiële bepalingen a. Voor de bekostiging van de prestaties genoemd in de artikelen 3, 4 en 5 heeft de gemeente voor de jaren 2009 t/m 20012 een subsidie beschikbaar gesteld van €-,-. Dit bedrag is exclusief eenmalige bijdrage aan de weerstandsreserve van 10% van het subsidiebedrag. b. Onder voorbehoud van goedkeuring van de gemeentebegrotingen over de jaren 2009 t/m 2012 door de gemeenteraad, heeft de gemeente voorts de intentie; 4. Voor de jaren 2010, 2011, 2012 jaarlijks voor de prestaties genoemd in art. 3 een subsidie beschikbaar te stellen van respectievelijk €-,- €-,- €-,-. Conform de door de gemeente vastgestelde regeling wordt de looncomponent in dit bedrag jaarlijks geïndexeerd op basis van ramingen en de definitieve cijfers van de loonontwikkelingen in de overheidssector zoals die worden gepubliceerd in het Centraal Economisch Plan. De indexering van de prijscomponent in dit bedrag wordt vastgesteld op basis van de stijging van de materiële overheidsconsumptie. De subsidie wordt geacht voor x% te bestaan uit personeelskosten en voor y% uit materiële kosten. Te vermeerderen met de door de gemeente aan te geven kosten zoals voor huisvesting en onderhoud. 5. De bevoorschotting door de gemeente voor 100% plaats te laten vinden De gelden worden beschikbaar gesteld bij vooruitbetaling per half jaar. (Begin/halverwege seizoen) d. In afwijking van dit convenant kan de schouwburg gedurende de convenantperiode voor aanvang van het seizoen, jaarlijks een verzoek indienen voor een extra subsidie betrekking hebbende op; 1. Areaaluitbreiding. 2. Nieuwe beleidsaccenten zoals opgenomen in de nota van het gemeentelijk cultuurbeleid. 3. Niet beïnvloedbare financiële doorwerkingen die de continuïteit van de instelling in gevaar brengen en door de schouwburg zelf niet kunnen worden opgevangen. Artikel 7: het subsidieproces a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Volgens de procedure zoals opgenomen in de Algemene Subsidieverordening van de gemeente dient de schouwburg uiterlijk op 1 juli van het lopende kalenderjaar bij de gemeente de subsidieaanvraag in voor het volgende begrotingsjaar, tenminste voorzien van een begroting en een toelichting; Over de voortgang van de prestaties zoals genoemd in artikel 3, 4 en 5 dient de schouwburg jaarlijks de volgende rapportages bij de gemeente in: 1. Voor 1 oktober een voorlopige eindrapportage over het voorafgaande seizoen. 2. Voor 1 april een voorlopige tussentijdse rapportage waarin is aangegeven in hoeverre de prestaties in de eerste helft van het seizoen zijn gerealiseerd en wat de verwachting is voor de tweede helft van het seizoen. De schouwburg dient uiterlijk op 1 november van het lopende kalenderjaar bij de gemeente over het voorafgaande boekjaar in: 1. De van een accountantsverklaring voorziene jaarrekening. 2. Een inhoudelijke toelichting waarin in ieder geval is opgenomen een verslag van de prestaties/activiteiten zoals genoemd in artikel 3, 4 en 5. De accountantsverklaring strekt zich eveneens uit over de rechtmatigheid van de prestaties. Wanneer de schouwburg de subsidie aanwendt voor activiteiten of voorzieningen, die niet strekken tot het bereiken van de doelstellingen in artikel 3, 4 en 5, of indien de schouwburg handelt in strijd met dit convenant, kan de gemeente het subsidiebedrag tussentijds voor de meerjarige periode aanpassen, na de schouwburg gehoord te hebben. Als bij de verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig prestaties zijn geleverd voor het beschikbaar gestelde budget, worden de oorzaken hiervan onderzocht en vindt er overleg plaats tussen de gemeente en de schouwburg. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed op de voor het betreffende jaar verleende subsidie, wel eventueel voor een volgend jaar als de prestaties wederom achterblijven. Als in afwijking van het gestelde in artikel 7 punt e de geleverde prestaties sterk achterblijven dan wel de rapportages en/of de verantwoording niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, en dit aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van de schouwburg, kan de gemeente de subsidie wijzigen of intrekken of lager vaststellen op grond van artikel 4:46 van de Algemene wet bestuursrecht en rekening houdend met de reserves en het eigen vermogen van de schouwburg. Beide partijen verplichten zich hun informatiestromen zodanig te organiseren dat de uit dit meerjaren convenant en de jaarlijkse budgetsubsidie voortvloeiende intenties en afspraken geverifieerd kunnen worden. De schouwburg zal een begroting en financiële verantwoording opstellen die naar het oordeel van de gemeente voldoende inzicht geeft in de bedrijfsvoering en de prestaties.
- 51 -
Artikel 8: huisvestingskosten en onderhoud a. De door de schouwburg aan de gemeente te betalen erfpacht voor het gebruik van het terrein wordt gedurende de looptijd van het convenant gefixeerd op € -,- per kalenderjaar. b. De schouwburg is verantwoordelijk voor het dagelijkse en het groot onderhoud van het betreffende pand. Daartoe dient de schouwburg te voorzien in een jaarlijks bij te stellen meerjaren onderhoudsplan inclusief een financiële paragraaf gedurende de looptijd van het convenant. Artikel 9: vermogensvorming a. De schouwburg volgt de in de subsidiebeschikking vastgestelde richtlijnen met betrekking tot de aard en de hoogte van de bestemmingsreserves. Ongeacht het exploitatieresultaat realiseert de schouwburg de voeding van de bestemmingsreserves zoals opgenomen in de beschikking; b. Het is toegestaan dat de schouwburg bij een batig saldo het surplus naar eigen inzicht besteedt. Conform de Wet op de Jaarrekening doet, bij een batig exploitatiesaldo, de bestuurder een voorstel aan het bestuur voor de bestemming ervan. Het bestuur keurt vervolgens goed en stelt vast. Het surplus kan ook worden benut voor het aanleggen van een reserve voor nieuwe activiteiten of als weerstandsreserve/buffer voor onvoorziene omstandigheden; c. De schouwburg brengt een negatief saldo ten laste van de eigen reserves/eigen vermogen en treedt tijdig in onderhandeling met de gemeente, als tekorten dreigen die de vermogenspositie in gevaar brengen; d. De vermogenspositie wordt bij de onderhandelingen over een volgend convenant betrokken; e. Conform het gestelde in de Algemene subsidieverordening van de gemeente behoeft de instelling de goedkeuring van de gemeente bij vervreemding van het vermogen. Artikel 10: anti speculatiebeding Conform het bepaalde in de gemeentelijke financiële regelgeving kunnen de saldi van de reserves door de schouwburg rentedragend worden belegd, waarbij de volgende restricties in acht worden genomen: a. Tijdelijke overschotten korter dan één jaar worden alleen uitgeleend aan publiekrechtelijke lichamen en bij geldscheppende- en krediet instellingen als bedoeld in artikel 12 van de Wet Toezicht Kredietwezen; b. Tijdelijke uitleningen langer dan één jaar worden alleen uitgeleend aan de Nederlandse geldscheppende- en Krediet instellingen als bedoeld in artikel 12 van de Wet Toezicht Kredietwezen. Artikel 11: wijziging convenant Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van het convenant met het oog op de omstandigheden. Artikel 12: duur van dit convenant a. Het convenant geldt voor een periode van vier jaren en gaat in op 1 juli 2008 en eindigt op 30 juni 2011, tenzij zich wijzigingen van omstandigheden voordoen zoals aangegeven in artikel 11. b. Gedurende het jaar voorafgaand aan 2011 zal het convenant worden geëvalueerd. Partijen zullen na evaluatie uiterlijk in 2011 met elkaar in overleg treden over het volgende convenant. Aldus te Venray opgemaakt en ondertekend op ………….
Gemeente Venray
Stichting Cultureel Centrum Venray
Dhr. drs. ing. P.F.C.W. van der Broeck, wethouder;
Dhr. L.G.P. Janssen, voorzitter;
…………………………………………..
…………………………………………..
De raad van de gemeente Venray heeft gelet op artikel 169 lid 4 Gemeentewet geen wensen en bedenkingen. De raad van de gemeente Venray en het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Venray hebben met instemming het convenant gelezen.
-
52 -
Aanvulling 1. Artistieke visie programmering Schouwburg Venray 2009-2012 De laatste jaren profileren steeds meer schouwburgen zich met een specifieke activiteit. Theaters willen op één aspect uniek zijn. Zo zien we Maastricht zich op theater gebied profileren als “Festival-theater”. Tilburg heeft haar Rockacademie en een specifiek Poppodium. Heerlen en Breda leggen het accent op grote musicals die meerdere weken achter elkaar in hun theater staan. Visie op toekomstige programmering Schouwburg Venray: wil de brede mix aan genres (voor elk wat wils) blijven brengen; heeft op artistiek gebied de potentie om zich te profileren met experimenteel aanbod en het ontwikkelen van interactief theateraanbod waarbij de jeugd en jongeren een bijzondere plaats innemen; is sterk in het samenbrengen van amateurs en professionals; heeft al een basis gelegd voor: o samenwerking met multiculturele organisaties o samenwerking/partnership met buitenland o laagdrempelig theaterbezoek o samenwerking met andere culturele organisaties in Venray is in staat in te spelen op ontwikkelingen en trends: interactiviteit, Floriade in 2012. Dromen over de toekomst Bestuur en directie van Schouwburg Venray zouden graag onderstaande dromen waarmaken. het bestaande brede aanbod aan genres (voor elk wat wils) handhaven; dé cultuurtempel zijn ook voor de Jeugd; in 2012 voorop staan qua interactiviteit; hét podium bieden waar artiesten kunnen experimenteren; zowel professionals als amateurs; mogelijkheden bieden voor laagdrempelig bezoek aan deze experimentele voorstellingen; samenwerking met andere culturele disciplines in Venray (Odapark, Bibliotheek, museum en kunstencentrum); het theateraspect rondom de Floriade vormgeven; samenwerkingsprojecten multiculturele organisaties (Turkije, Marokko, Polen) verder ontwikkelen; partnership zoeken met Tibet (project Braille without Borders van Venraynaar Paul Kronenberg in Tibet). Realisatie ideeën in samenspraak met jeugd en jongerenorganisaties in kaart brengen waar hun wensen liggen; jaarlijks minimaal twee/drie voorstellingen programmeren waar amateurs en professionals een gezamenlijke productie presenteren; in samenwerking met artiesten, impresariaten en amateurkunst interactief theateraanbod ontwikkelen; het podium ter beschikking stellen voor experimentele theatervoorstellingen; het podiumgebruik is gratis; materialen (podiumelementen, geluid, e.d.) worden gehuurd; het publiek kan gratis of tegen minimale entreeprijzen deze voorstellingen bezoeken; hierdoor krijgen ook minder draagkrachtige de gelegenheid om het theater te bezoeken. één gezamenlijk arrangement-aanbod vanuit de culturele instellingen: o rondleiding o.l.v. een gidsdoor het Odapark o bezoek aan het “Freulekeshuus” o inleiding op interessante cultuur-boeken in de bibliotheek; o bezoek aan een tentoonstelling of workshop in het Kunstencentrum; o diner in Theatercafé De Artiest o bezoek aan een voorstelling in de schouwburg. Speerpunten
Wij realiseren ons dat in dromen alles mogelijk is. Echter bij zoveel idealen zullen ook keuzes gemaakt moeten worden. Zonder de dromen weg te willen gooien richten we ons de komende beleidsperiode op: 1. Verdere uitwerking en ondersteuning van samenwerking tussen amateurs en professionals en multiculturele organisaties. Presenteren van gezamenlijke producties Ondersteuning tot professioneel niveau van amateurkunstproducties 2. Het in samenwerking met jeugd- en jongerenorganisaties en impresariaten ontwikkelen van interactief aanbod en de uitvoering van school-theaterprojecten in de schouwburg 3. Ontwikkelen en aan bieden van arrangementen in samenwerking met culturele organisaties in Venray 4. Het theateraspect bij de Floriade 2012 Specifieke voorstellingen Bieden van theatrale vergader en congresfaciliteiten Ecologisch theater Cradle to Cradle
2. Aanvullende informatie financiën Toelichting subsidieaanvraag 2008-2009 (basis voor meerjeren begrotig) 2008-2009 Gemeente
Opbrengsten
€ 1.996.000,00 € 1.150.000,00
Subsidie
€ 846.000,00
Huidige subsidie
€ 737.000,00
Benodigde inzet
€ 109.000,00
Kosten
Schouwburg (eigen inbreng + wensen)
€ 30.000,00 opbrengst uit voorstellingen € 25.000,00 advertentieopbrengsten
Onontkoombaar Arbo/BHV Exploitatie Afschrijving Brandm./Ontr.inst. Afschijving Arbo
€ 57.000,00 € 14.000,00 € 7.000,00
Eisen van de tijd Geluid Airco theaterzaal Kaartverkoopsysteem Vochtregulator toneel Warmtegordijn Subtotaal
€ 17.000,00 € 10.000,00
Gez. Producties amat./prof. Ontwikkeling interactief aanbod Totaal
16.000,00 5.000,00
€ € €
5.000,00 5.000,00 3.000,00
€ 2.000,00 € 107.000,00
Extra Beeldschermpromotie foyer Projectie toneeltoren Aanlichting voorgevel Floriade programmering
€ €
€ 10.000,00 € 15.000,00 € 12.500,00 € 132.000,00
€ 101.500,00
3. Aanvullende informatie (ver)nieuwbouw foyer en artiestenruimtes
In ons beleidsplan vragen wij de Gemeente Venray te reageren op de MFC-optie zoals verwoord in hoofdstuk 3.6. Het overleg met wethouder P. van der Broeck op 4 juni j.l. gaf het antwoord; de optie voor een Multi Functioneel Centrum (MFC) bij de schouwburg is niet aan de orde. Uit het onderzoek m.b.t. het accommodatiebeleid in de gemeente Venray, is n.l. gebleken dat na herschikking van bestaande accommodaties, er voldoende ruimte voor verenigingen is. Onze koers is hiermee definitief gericht op de verbouwing van de foyer. Immers de uitstraling van de foyer en de artiestenruimtes is gedateerd, ongezellig en voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd. De foyer, vide en personeelsruimten zijn te krap bemeten. Verbreding van het aanbod met kleinschalige voorstellingen voor een kleiner publiek is nu niet mogelijk. De kwaliteit en beschikbaarheid van ruimtes leggen de exploitatie van de horeca beperkingen op. Ook de artiestenruimtes (kleden/douchen/schminken/artiestenfoyer) voldoen niet aan de huidige eisen. Het bestuur richt zich bij ver(nieuw)bouwplannen voor de foyer op een foyer die, naast de noodzakelijke aanpassingen aan de eisen van deze tijd, de volgende kansen/mogelijkheden biedt: in kunnen spelen op de trend naar verdere ontwikkeling van amateur kunsten; in kunnen spelen op de enorme groei in het gebruik van de foyer als gemeenschapshuis; een “kleine zaal” voor experimentele/kleine(re) voorstellingen; verbetering van de algehele logistiek, akoestiek en klimaatbeheersing; goede opstelling in de foyer van podia, bars e.d.; betere en praktische situering lift, directiekantoor en kassa; het realiseren van een luifel/bordes combinatie bij ingang; aanpassing van de achterkant (Bleekzijde) van de foyer die nu onnodig veel ruimte wegneemt; verbetering drankvoorziening in de pauze van voorstellingen; meer ruimte voor Theatercafé “De Artiest”; meer mogelijkheden in het aanbieden van congres- en vergaderfaciliteiten; betere exploitatiemogelijkheden voor met name de horeca. Gemeente en Schouwburg zijn overeengekomen dat in de komende convenantsperiode zij gezamenlijk optrekken in de realisatie en de financiering van deze plannen. Nu al uitspraken hierover doen is voorbarig, vinden beide partijen. Wanneer de plannen verder zijn uitgewerkt, kunnen pas concrete afspraken gemaakt worden.
