DB
Vergadering d.d. 11 juni 2015
agendapunt 15.
DB-15-40a Onderwerp: Resultaten Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2014 Van Directie/Concerncontroller Opgesteld door: L. van Dijk Datum: 22 mei 2015 Korte omschrijving
In het Uitvoeringsplan Verbijzonderde Interne Controle RDOG HM 2014-2017 is aangegeven dat aan het Dagelijks Bestuur wordt gerapporteerd over de bevindingen en de daaruit volgende verbeterpunten. De rapportage over het jaar 2014 is bijgevoegd. Het voorgenomen controleplan 2014 is uitgevoerd exclusief de VIC op wijzigingenbeheer. Omdat het huidige systeem de benodigde gegevens niet kan genereren zal dit in 2016, vanuit het nieuwe ERP-systeem, worden opgepakt. Er zijn bij de Interne Controle, beperkte, afwijkingen geconstateerd. Deze hebben veelal geleid tot verbetering van de gecontroleerde processen. De huisaccountant (Deloitte) heeft de bevindingen van de Interne Controle deels gebruikt bij de controle van de jaarrekening 2014 als onderdeel van het programmajaarverslag 2014. De accountant heeft aangegeven dat op grond van de verscherpte eisen er minder op de VIC-werkzaamheden kan worden gesteund en dat de rol van de VIC bij de accountantscontrole meer een voorbereidende rol zal vervullen door het verzamelen van documentatie en het uitvoeren van een “voorcontrole”. Deze precieze uitvoering zal nog tussen de accountant en de RDOGHM worden besproken. Daarnaast heeft positief overleg plaatsgevonden met de belastingdienst in het kader van de uitgevoerde VIC’s op belastinggebied. Het verslag van dit overleg is bijgevoegd.
Financiële aspecten
Geen.
Eerder genomen
DB van 11 december 2013 vaststelling het Uitvoeringsplan Interne Controle
besluiten
RDOG HM 2014-2017 met bijbehorende uitvoeringsplanning 2014;
Positief advies Auditcommissie: schriftelijke ronde mei 2015.
Voorgenomen besluiten
Ter kennisname inbrengen in het AB.
Bijlagen
Verslag uitvoering Verbijzonderde Interne Controle 2014.
Overzicht bevindingen en verbeterpunten na uitgevoerde controles 2014.
Uittreksel managementsamenvatting 2014 m.b.t. interne beheersing en de reactie daarop van de controller RDOGHM.
Het verslag van het overleg met de belastingdienst dd. 28-11-2014
Verslag uitvoering Verbijzonderde Interne Controle 2014 RDOG HM. De onderwerpen welke in de voorgenomen planning 2014 zijn op één na uitgevoerd. -De controle op de juiste autorisaties in het financiële systeem kon niet worden uitgevoerd omdat het systeem géén bruikbaar rapport kon genereren. Op de overzichten “Resultaten VIC uitvoering 2014” is per proces aangegeven welke bevindingen er zijn geconstateerd, welk belang er aan wordt toebedeeld en welke acties worden voorgesteld. Zoals in het accountantsverslag is opgenomen kan worden gesteld dat de controle bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controles géén fraude-achtige resultaten heeft opgeleverd. Het betrof vooral bevindingen zoals onjuiste paraaf budgethouder, géén paraaf of afleverbon bij levering goed of dienst en ontbrekende formulieren. Uitgangspunt is hierbij dat de betreffende budgethouder altijd parafeert voor akkoord maar dat, na de marapbespreking met de betreffende sectormanager, deze alsnog instemt met alle opgenomen mutaties. Veel “tekortkomingen” zullen, zoals wordt verwacht, in het nieuwe ERP (Enterprise Resource Processing) (integrale bedrijfsvoering). worden opgelost. Er zullen dan digitale financiële en personele processen in het systeem worden opgenomen welke dienen te worden doorlopen voordat een mutatie wordt doorgevoerd. Deze processen worden nu geactualiseerd en gereed gemaakt voor het ERP. Duidelijk controlestappen, verantwoordelijkheden en functiescheiding zullen hierin worden meegenomen. De verwachting is dat het nieuwe ERP op 1 Januari 2016 operationeel zal zijn. De opgestelde uitvoeringsoverzichten worden periodiek in de afdelingsoverleggen FAZ en PO&C ingebracht en besproken teneinde de benoemde verbeterpunten te bespreken en noodzakelijk acties te benoemen. De resultaten van de VIC zijn beoordeeld bij de interimcontroles van de accountant alsmede bij de eindcontrole van het programmajaarverslag 2014. De accountant mag slechts in mindere mate op de VIC steunen en heeft daarop zelf het aantal controles verhoogd. De rol van de VIC, ten behoeve van de accountantscontrole wordt meer voorbereidend. Met name het verzamelen en documenteren van onderzochte gegevens. Daarnaast geeft de accountant aan mee te willen denken met het doorvoeren van verbeteringen zodat niet alleen detailgegevens worden gecontroleerd maar ook het bestaan van het proces zelf aan de orde komt. (Dit is overigens al onderdeel van de Interne kwaliteits audits). Door ook hier aandacht aan te geven kan de detailcontrole, in het kader van de VIC, verminderen. Naast de cursus die hiervoor inmiddels door de coördinator VIC gevolgd, is heeft de accountant aangegeven hierover van gedachte te willen wisselen. Eind 2014 heeft ook een gesprek plaatsgevonden met de vertegenwoordigers van de Belastingdienst inzake de controleaanpak van de RDOG en de resultaten. De vertegenwoordigers gaven aan erg tevreden te zijn met de controle aspecten en de gehanteerde werkwijze. De managementletter van de accountant alsmede het gespreksverslag met de Belastingdienst zijn ingebracht in het DB voorzien van een reactie vanuit de directie van de RDOG. Het DB heeft ingestemd met de aangeleverde stukken. In 2015 zal de VIC meer procesgericht worden opgepakt, gelet op de bevindingen en opmerkingen in het accountantsverslag 2014. Dit zal in overleg met de accountant worden opgepakt zodat eind 2015 voldaan wordt aan de verwachtingen en eisen die zowel door de RDOGHM als de accountant zijn gesteld.
Pagina 1 van 1
Soort controle Nr.
Priorite it Acties
Uitgevoerd Bevindingen
Verbeterpunten
17-7-2014
Aandacht voor de eisen die de belastingdienst stelt aan facturen moeten gecontroleerd worden.
2
29-12-2014 V1400375 was verkeerd geboekt, boeking aangepast.
Géén
-
IC Memoriaalboekingen 3 GGD/GHOR
21-5-2014
Soms ontbreek opdracht tot memo Paraaf budgethouder ontbreekt
Aandacht geven aan het akkoord van de budgethouder en/of de controller en de bijbehorende belegstukken.
1
4 IC Kas GGD/GHOR
7-7-2014
Géén bijzonderheden
4
5 IC Facturatie RAV (Rittenadm.) 6 IC Inkoop facturen RAV
27-5-2014
Géén bijzonderheden
27-5-2014
Géén bijzonderheden
Zorg ervoor dat bedragen op de kasstukken overeenkomen met de bedragen in AFAS en dat je niet eerst dient na te gaan of het incl. of excl btw is. Bepaal grens waarboven een paraaf Akkoordvan de budgethouder noodzakelijk is. Actualiseer de procesbeschrijv. met werkbeschrijving en bevoegdhden Bewaak de volledigheidcontrole van ritnummers. Bestaande procedure laten vaststellen Parafenlijst actualiseren Vervanging budgethouder e.d. regelen
memo's voorzien van belegstukken en of verwijzing naar opbergplek. Helder afspreken en communiceren dat na gesprek marap of jaarrek. Alle boekingen automatisch akkoord zijn. Op boekingsstuk helder de bedragen aangeven
1 2 1 2 2 2
In budgethoudersregeling opnemen en communiceren. Het concept is opgesteld. Afstemming vindt plaats Overleg met Haaglanden inzake borging. Procedure zal in 2015 worden opgenomen in het nieuwe ERP Nog uit te voeren. Budgethoudersregeling is van kracht voor de RAV.
7 IC Verkoopboek RAV
27-5-2014
Géén bijzonderheden
Bestaande procedure laten vaststellen Parafenlijst actualiseren Vervanging budgethouder e.d. regelen Belegstukken bijvoegen bij factuuropdrachten.
2 2 2 1
Procedure zal in 2015 worden opgenomen in het nieuwe ERP Nog uit te voeren Budgethoudersregeling is van kracht voor de RAV. Communiceren.
IC Memoriaalboekingen 8 RAV
27-5-2014
Hoofd financiële administratie RAV laten autoriseren. Letten op volledigheid
1
Parafenlijst actualiseren. Zie ook nr 19 Communiceren.
9 IC BTW Afdracht.
27-5-2014
Controleparafen niet altijd geplaatst Incidenteel ontbrekende stukken elders opgeborgen. Géén bijzonderheden
Kruisjeslijst actualiseren voor 2014.
2
Gerealiseerd
10 Wijzigingen beheer
-
-
Kijken naar een opzet waarbij we een goede controle kunnen opzetten. Het is niet mogelijk om met het huidige system een goede autoriatielijst te genereren. Bij de implementatie van een nieuw ERP systeem deze mogelijkheid meenemen.
Periodiek afstemming tussen beleidmakers en uitvoerders inzake WKR. Goed aangeven waarvoor de uitgaven is geweest dit ivm met toetsing WKR en codering. Nagaan of boete (€ 26,--) dient te worden verhaald en beoordelen op WKR regels.
2
Bij twijfel extra uitvraag doen bij de manager.
4
Boete is doorbelast aan AGZ en niet in WKR
Bij factuur 1401849 is niet vast te stellen of de goederen werkelijk zijn geleverd.
Stukken achter de factuur opbergen die aantonen dat de goederen werkelijk zijn geleverd.
2
Aansturen op duidelijkheid levering. De externe accountant noemt dit ook in zijn rapportage.
Bij factuur 1402146 staat een verkeerde betaaldatum vermeld op de factuur.
Als een batch niet wordt afgeschreven op de uitvoerdatum, dienen de facturen die in de batch zijn opgenomen opnieuw gestempeld te worden.
4
Uitvoeren
29-12-2014 Toetsing op juistheid bedragen is lastig, omdat niet altijd een onderbouwing aanwezig is. Daarnaast is het lastig om de paraaf van de budgethouder te achterhalen op sommige bijlagen.
Door het verplichten van het invullen van het form. "verzoek tot maken van factuur" voorkom je dat er verplichte codes/accorderingen ontbreken.
3
Procedure zal in 2015 worden opgenomen in het nieuwe ERP als workflow.
3-12-2014
Altijd onderbouwende stukken van de mutaties achter de memo opbergen. Wanneer niet mogelijk de bewaarplaats aangeven b.v. bij afrekeningen projecten. -
1
memo's voorzien van belegstukken en of verwijzing naar opbergplek.
IC Inkoop facturen 1 GGD/GHOR FAZ IC Verkoop facturen 2 GGD/GHOR
11 Controle WKR
IC Inkoop facturen GGD / 12 GHOR
19-9-2014
9-12-2014
Géén bijzonderheden
-
Géén bijzonderheden
-
Paraaf FAZ houdt ook in dat de factuur voldoet aan de eisen die de belastingdienst stelt. Dit helder communiceren.
IC verkoop GGD / GHOR 13
IC Memoriaalboekingen 14 GGD/GHOR 15 IC Kas GGD / GHOR
Ontbreken van bijlagen bij sommige memo's. 16-12-2014 Géén bijzonderheden.
1
-
Soort controle Nr. IC Facturatie RAV 16 (Rittenadm.)
17 IC Inkoop facturen RAV
18 IC Verkoopboek RAV
IC Memoriaalboekingen 19 RAV
20 IC BTW Afdracht.
21 Wijzigingen beheer
22 Controle WKR
Priorite it Acties
Uitgevoerd Bevindingen
Verbeterpunten
27-11-2014 Meldkamer Haaglanden en MH zijn samengevoegd, waardoor ritnummers door elkaar lopen. 27-11-2014 Enkele betalingen vinden plaats na de uiterste betaaldatum.
Identieke reeks binnen Ambucare, zodat je ritnummers van Haaglanden en MH kunt scheiden.
3
Mogelijkheden bezien.
Uiterste betaaldatum vastleggen binnen AFAS.
4
27-11-2014 Géén bijzonderheden
Géén
-
Betreft termijnleveranties waarbij de betaaltermijn van de RDOG niet geldt. Betaaltermijn zal in nieuwe ERP systeem vastgelegd worden. Zie ook nr 6
27-11-2014 Eerder opgelegde verbeterpunten worden aandachtig opgevolgd!
Géén
-
Zie ook nr 8.
20-11-2014 Géén bijzonderheden
Géén
-
Zie ook nr 9.
-
-
Zie ook nr 10
Géén
-
Zie ook het verslag van het onderhoud met twee vertegenwoordigers van de belastingdienst dd 28-11-2014.
-
-
29-12-2014 Géén bijzonderheden
Uitvoering fietsregeling P&O
16-7-2014
1
* Wijze van verrekening op aanvraagformulier wijkt af van het afhandelingsformulier afspraken maken over bewaren van kopie of origineel van aanschafbewijs/factuur * Kopie aanschafbewijs in plaats van origineel document
* Kopie aanschafbewijs in plaats van origineel afpraken maken over origineel of kopie van aanschafbewijs/factuur 10-12-2014 document Uren i.r.t. rooster (FAZ) 2
3-9-2014
Personeelsdossiers versus 3 sal. Administratie
22-7-2014
2
2
aankoopbewijzen opvragen
2
afstemmen met salarisadministratie wanneer controle
1
proces doorstroom digitaliseren topdesk/ERP
afbakening controle Overwerk en ORT, wat wel en wat niet
3
Overlap met andere controles checken en eruit halen
Declareren digitaliseren, om zo de workflow te optimaliseren
3
Topdesk of ERP systeem implementeren
Procedure opnieuw onder de aandacht brengen, opnemen in workflow
2
Topdesk of ERP systeem implementeren
2
Topdesk of ERP systeem implementeren
Géén bijzonderheden, op een aantal kleine te verklaarbare verschillen na geen * Aantal kleine zaken niet terug te herleiden uit personeelsdossier Digitaliseren proces uitstroom in Topdesk/ERP * Bij de dossiers uit dienst is de checklist uit dienst niet aangetroffen * Uitbetaling vakantieuren niet geaccoordeerd door leidinggevende
* Periodieken en bankrekeningnummer wijkt 23-12-2014 af van stukken in personeelsdossier * Uit te betalen verlof is niet geaccordeerd in personeelsdossier, maar in Timetel 4 Overwerk /ORT 2014
18-8-2014
geen bevindingen
15-12-2014 Geen bevindingen
16-7-2014
Bevindingen zijn verklaarbaar. Bij een aantal medewerkers is er op het moment van controle wel een openstaand saldo, wat te verklaren is.
13-1-2015
Bevindingen zijn verklaarbaar. Uiteindelijk bij 4 medewerkers nog een saldo openstaand verlof per eind 2014. idem
Bijzonder verlof controle
5
2
Soort controle Nr.
Uitgevoerd Bevindingen
17-7-2014
* Aantal medewerkers declareert 0,28 niet duidelijk waarom
Terugkoppeling vanuit management monitoren
2
Controle na 1e en 3e marap uitvoeren. Einde van het jaar evalueren.
9-3-2015
* geen bevindingen
In jaarplanning momenten plannen voor controle declaraties
2
jaarplanning opstellen
* einddata van de opleiding ivm zwangerschapsverlof stond er niet goed in. *Diverse medewerkers stonden niet op het overzicht vermeldt.
per einde jaar een overzicht bij RGS (Registratiesysteem Geneeskundig Specialisten) opvragen voor de accountants
2
per 31-12 van ieder jaar overzicht opvragen RGS
in jaarplanning opnemen dat er op gezette tijden een rapportage wordt opgevraagd bij RGS opleidingscoordinator geeft communicatie met RGS door aan coordinator IC binnen P&O
2 2
opnemen in jaarplanning
Digitaliseren vanuit Topdesk/ERP
1
topdesk meer onder de aandacht brengen bij het management
niet meer opnemen op de te controleren lijst
2
Topdesk of ERP implementatie
Reisdeclaraties 6
Priorite it Acties
Verbeterpunten
Arts M&G 7
3-3-2015
Procedure Uitstroom 8
6-2-2015
Controle personeelsmutaties 9
van de 8 dossiers bleek er bij 50% geen checklist uit dienst te zijn.
* aantal mutaties kunnen niet gecontroleerd 23-12-2014 worden ivm een salaristechnische mutatie
* aanpassing reiskostenregeling niet 1 op 1 Nieuwe reiskostenregeling doorvoeren * Geen formulieren aanwezig van een aantal mutaties. mutaties digitaliseren in workflow.
13-2-2015
Volledigheid inhuur 10 externen
12-3-2015
* aantal mutaties kunnen niet gecontroleerd worden ivm een salaristechnische mutatie * deelname fietsregeling door medewerkers MH niet goed controleerbaar * geen stukken van loonbeslagen in het dossier * van een persoon waren geen documenten te vinden. * van 4 personen was geen indienst tredingsformulier te vinden * Bij een enkel formulier was het grootboekrekening ingevuld, * op het indienst name formulier was niet te achterhalen of de gegevens waren doorgegeven aan FAZ.
2 1
niet meer opnemen op de te controleren lijst
2
Nieuwe reiskostenregeling doorvoeren
2
Topdesk/ERP inzetten voor mutaties.
Implementatie ERP of Topdesk
1
Topdesk/ERP verder implementeren en promoten. Het proces is al onderdeel van Topdesk/ERP.
2
Implementatie ERP of Topdesk
VIC breder trekken met FAZ
2
afstemmen FAZ
3
Memo Aan:
Auditcommissie
Van: Opgesteld door: Datum: Onderwerp:
Directie/ Controller Libbe van Dijk 28 november 2014 Bespreekverslag met Belastingdienst
Algemeen Op 16 december 2013 is met de Belastingdienst een convenant Horizontaal Toezicht getekend voor een nieuwe manier van het controleren van grote(re) organisaties. Uitgangspunt daarbij is dat dit gebaseerd is op wederzijds transparantie, begrip en vertrouwen. Daarnaast vraagt de Belastingdienst van de betreffende organisatie haar eigen bijdrage aan de kwaliteit van de informatie voor de aangifte wil optimaliseren. Zij dient immers ook te beschikken over betrouwbare informatie om haar processen adequaat te kunnen besturen en beheersen. Dit komt voor een grote onderneming tot uitdrukking in de aandacht voor de verbetering van het fiscaal relevante deel van de interne beheersing, ook wel het tax controlframework (TCF) genoemd. Van belang zijn ook de toezichthoudende werkzaamheden van interne controle afdelingen en/of externe deskundigen. Ook deze werkzaamheden dragen bij aan de kwaliteit van de informatie die uiteindelijk ten grondslag zal liggen aan de aangiften. Jaarlijks worden daartoe de vastleggingen en conclusies van de Verbijzonderde Interne Controlewerkzaamheden (VIC) van de RDOG HM met fiscale aspecten aan de Belastingdienst voorgelegd, alsmede de rapportages van de accountant en de reactie van de RDOPG HM daarop. Dit gesprek heeft plaatsgevonden op 28 november 2014 tussen de dames Moonen en Stemerdink van de Belastingdienst en de heren Couzijn en Van Dijk van de RDOG HM. Besproken punten 2014 - De Belastingdienst geeft aan tevreden tot zeer tevreden te zijn over de aanpak en resultaten van de uitgevoerde VIC’en ter zake van de fiscale aspecten. -
De Belastingdienst vraagt op grond van de opmerking van de accountant naar de aard van de memoriaalboekingen. Geantwoord wordt dat het, in de loop van het jaar veelal standaardboekingen betreft, zoals overboeking concernoverhead, afschrijvingen en reservering vakantiegeld. Bij het opmaken van de Tussentijdse rapportages (maraps) betreft dit aanpassingen op grond van gesprekken met de sectormanagers. Bij de jaarrekening komen daar nog de afrekeningen van circa 250 Aanvullende diensten bij.
-
In het kader van de Werkkostenregeling (WKR) blijkt dat er op sommige punten onduidelijkheden zijn over de toepassing van de WKR. De Belastingdienst doet de suggestie in het voorjaar 2015 een bijeenkomst te organiseren waarbij, op basis van vragen van de RDOG HM vanuit de Belastingdienst nadere uitleg kan worden gegeven, alsmede over de wijziging van de WKR m.i.v. 2015. De RDOG HM is blij dat op deze wijze onduidelijkheden uit de weg kunnen worden geruimd en zal hiervoor een aantal vragen en mogelijke oplossingsrichtingen verzamelen.
-
De kruisjeslijst voor de Omzetbelasting (BTW) werkt nog naar tevredenheid. Eventuele landelijke ontwikkelingen worden op landelijk niveau beoordeeld en besproken. Op plaatselijk niveau wordt de kruisjeslijst aangevuld met ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld het AMK, waarbij gekeken wordt naar soortgelijke producten uit de kruisjeslijst.
-
Ingaande het boekjaar 2016 wordt de Wet modernisering Vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen (vpb) van kracht.16 (Vpb). Landelijk zullen vanuit de Belastingdienst twee teams worden geformeerd die hiermee bezig zullen zijn. De RDOG HM participeert, via de VAGGD in klankbordgroepen. Deze klakbordgroepen worden georganiseerd vanuit de Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG). De inbreng vanuit de RDOG HM bestaat uit specifieke onderwerpen, samenhangend met GGD-, GHOR- en RAV-taken.
-
De RDOG HM is gestart met de voorbereidingen voor de implementatie van een ERP-systeem per 1-1-2016. Hiertoe worden procedures worden ontwikkeld, een aanbestedingsdocument opgesteld. In de eerste fase betreft dit de financiële, personele en salarisadministratie, waarin ook het tijdschrijfsysteem is opgenomen. Vanuit het project
KUBUS zijn verschillende geledingen en expertises betrokken bij de verdere ontwikkeling, waarbij ook niet-financiële gegevens worden betrokken in de rapportages voor Bestuur en managers. -
De Belastingdienst vraagt naar het invoeren van digitale verwerking van inkoopfacturen en verkoopfacturen. Dit is een onderdeel van het ERP-systeem. De Belastingdienst wijst op mogelijke problemen om deze facturen te bewaren en te ontsluiten. De Belastingdienst zal een aantal brochures ter zake toesturen. Dit is inmiddels gebeurd.
-
De bevinding van de Belastingdienst dat de afdracht van de inkoop-BTW omvang aanzienlijk is gedaald, wordt verklaard door de gewijzigde financiering van de GHOR-taken. Tot en met 2013 geschiedde dat door facturering aan de Veiligheidsregio Hollands Midden (jaarlijks circa € 1,7 miljoen, waarover circa € 360.000,- werd afgedragen). Door gewijzigde wetgeving en aanpassing van de beide gemeenschappelijke regelingen met ingang van 1 januari 2014 worden de GHOR-activiteiten binnen de RDOG HM nu rechtstreeks, op basis van een bedrag per inwoner vergoed door de deelnemende gemeenten.
-
De Belastingdienst stelt een Strategisch behandelplan op voor de RDOG HM voor de komende jaren en zal deze in concept toezenden ter bespreking. Een dergelijke bespreking kan mogelijk samenvallen met de kennismaking met de opvolger van de huidige controller.
-
De Belastingdienst is bezig met en reorganisatie, waardoor de behandeling van de RDOG HM naar Den Haag wordt verplaatst. Mevrouw Moonen blijft overigens accountmanager voor de RDOG HM.
2
