PROJECTPLAN INVENTARISATIE IN GEBRUIK GENOMEN GEMEENTEGROND
Team Vastgoed Afdeling Informatievoorziening en Vastgoed Santine Reedijk-Kot April 2015
Inhoud Inleiding 1. Doel van het document
3 4
2. Doelstellingen van het project
4
3. Projectaanpak Fase 1
5
A. Werkwijze
5
B. Risicoanalyse verjaring
5
C. Veldwerk/terreinbezoek
5
D. Uitvoering werkzaamheden
6
E. Rapportage
6
F: Fase 2
6
4. Doorlooptijd inventarisatie
7
5. Betrokken collega's
7
6. Kosten en opbrengsten
8
Kosten inventarisatie
8
Kosten en opbrengsten vervolgtraject 7. Besluitvorming 8. Communicatie
8
9
1 0
A. Extern
10
B. Intern
10
Bijlagen
1 1
2
Inleiding In onze gemeente is geruime tijd alleen incidenteel actie ondernomen tegen het oneigenlijk gebruik van gemeentegrond. Per 1 januari 2014 is er nieuw beleid in werking getreden en wordt er intensiever opgetreden. Op dit moment gebeurt dit echter nog ad hoc, via bijvoorbeeld een gedateerde lijst van adressen waar sprake is van gebruik, meldingen vanuit de afdeling Beheer Buitenruimte, bij herstratingsprojecten of doordat er, bij de beoordeling van een aanvraag tot huur of koop van gemeentegrond, een situatie van gebruik wordt ontdekt. Er is echter geen inzicht in de totale omvang van het oneigenlijke gebruik van gemeentegrond. Omdat er intern geen capaciteit beschikbaar is voor een volledige inventarisatie, is inschakeling van een extern bedrijf noodzakelijk. Er is contact gezocht met onze buurgemeente Capelle aan den IJssel. Hun unit Grondzaken en Geo-informatie heeft in 2014 een project gestart om het zogenaamde 'inpikgroen' in hun gemeente te laten inventariseren. Er is bij 5 bedrijven een offerte aangevraagd. Metafoor kwam daarbij als beste uit de bus. Aan de hand van de contacten met de gemeente Capelle aan den IJssel en hun ervaring in dit project is een prijsopgave gevraagd bij Metafoor.
3
1. Doel van het document Dit projectplan gaat nader in op wat het project inhoudt, wat we ermee willen bereiken, wat de diverse fasen in het project zijn en wat de doorlooptijd is, hoe het financiële plaatje eruit ziet qua kosten en mogelijke opbrengsten, welke afdelingen erbij betrokken zijn en hoe de besluitvorming loopt.
2. Doelstellingen van het project De doelstellingen van dit project zijn: - het laten inventariseren door Metafoor hoeveel gemeentegrond er in de gemeente Krimpen aan den IJssel oneigenlijk in gebruik is, dus het realiseren van een beeld van de totale omvang van deze situaties, en - om op basis van de resultaten van de inventarisatie een vervolgtraject in gang te zetten voor het al dan niet projectmatig aanpakken van het gebruik. - het genereren van extra inkomsten in de vorm van koopsommen en jaarlijkse te innen huurprijzen via het vervolgtraject. Het vervolgtraject houdt in dat op basis van het uitgiftebeleid wordt onderzocht of de betreffende gronden kunnen verkocht of verhuurd. Dit kan door de gemeente zelf worden uitgevoerd, maar ook door Metafoor in een vervolgproject. De voordelen daarvan zijn dat er wordt bezuinigd op het onderhoud, er éénmalige en jaarlijkse inkomsten kunnen worden gegenereerd, en daarnaast worden alle gevallen van illegaal grondgebruik geformaliseerd. Tevens wordt het verlies van grond door middel van verjaring voorkomen. Dit project draagt ook bij aan het gelijkheidsbeginsel. Het gegeven dat de ene burger grond gebruikt zonder dat hiervoor toestemming is gegeven (én dit bekend is bij de gemeente) en de andere burger een overeenkomst heeft en een vergoeding betaald, is niet langer te rechtvaardigen.
4
3. Projectaanpak Fase 1 Na positieve besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad wordt aan Metafoor opdracht gegeven om te starten met de werkzaamheden, de zogenoemde Fase 1. Hoe ziet dit traject eruit? A. Werkwijze De recherchewerkzaamheden vinden plaats op basis van kaartmateriaal, luchtfoto's, adressenlijsten etc. Metafoor maakt daarbij onder meer gebruik van ons vastgoedinformatiesysteem Key2Geo. Hierin kunnen zij recente lucht- en rondkijkfoto's raadplegen en krijgen ze een duidelijk beeld van hoe de kadastrale grenzen lopen ten opzichte van de erfafscheidingen zoals deze op de luchtfoto zijn waar te nemen. Gebruikssituaties, die kleiner zijn dan 2 m , worden door Metafoor in principe niet geregistreerd. Het oppakken daarvan kost uiteindelijk meer dan dat het opbrengt. 2
Metafoor heeft van de gemeente een totaaloverzicht nodig van alle adressen binnen de gemeente Krimpen aan den IJssel met daarbij de gegevens van de eigenaar en van het perceel. Aan de hand van deze lijst wordt per adres gecontroleerd of er sprake is van illegaal gebruik van gemeentegrond. Metafoor krijgt een lijst met in gebruik gegeven en verhuurde gronden, zodat nagegaan kan worden welke grond wel illegaal in gebruik is en bij welke adressen het gebruik is geformaliseerd in een overeenkomst. Ook is het praktisch dat zij toegang krijgen om informatie te raadplegen die in het vastgoeddossier van het Team Vastgoed staat op de W-schijf. B. Risicoanalyse
verjaring
Indien er op een adres sprake is van illegaal gebruik, zal de medewerker van Metafoor trachten te beoordelen of er een risico van verjaring bestaat. Hierbij worden de volgende categorieën gebruikt: 1. Hoog Risico > 10 jaar gebruik 2. Gemiddeld Risico 5-10 jaar gebruik 3. Laag risico < 5 jaar gebruik C.
Veldwerk/terreinbezoek
Soms is het op basis van de lucht- en rondkijkfoto's niet mogelijk om te constateren of er sprake is van illegaal gebruik, bijvoorbeeld door dichte begroeiing. Dan wordt er, in overleg met de verantwoordelijk ambtenaar binnen de gemeente, eventueel een terreinbezoek uitgevoerd of wordt er een veldwerk opgevraagd bij het Kadaster.
5
D. Uitvoering
werkzaamheden
De opdracht wordt uitgevoerd door een projectteam van minimaal één vaste projectmedewerker en een (meewerkend) projectleider. Het projectteam voert de werkzaamheden uit op het gemeentehuis, tenzij er de mogelijkheid is om op het kantoor van Metafoor in te loggen op ons netwerk. E. Rapportage De gemeente ontvangt aan het einde van deze opdracht: » een lijst (zowel digitaal als fysiek) met daarop alle bekeken percelen. Per perceel staat aangegeven of, waar en op welke manier er gebruik wordt gemaakt van gemeentegrond. Van alle situaties van gebruik worden de N.A.W.-gegevens van de gebruikers, het in gebruik zijnde perceel en de in gebruik zijnde oppervlakte vermeld. Daarnaast wordt vermeld of er een overeenkomst is voor het gebruik en wordt per perceel een risicoanalyse weergegeven van mogelijke verjaring. « van elke situatie van gebruik een luchtfoto waarop het gebruik staat aangegeven. Deze luchtfoto's worden digitaal overhandigd. « een eindrapportage met een overzicht van de bevindingen naar aanleiding van de inventarisatie, inclusief een financiële paragraaf waarin de mogelijke opbrengsten en te maken investering wordt opgenomen. « een werkinstructie om in de toekomst zelf de inventarisatie te kunnen uitvoeren. » een presentatie van Metafoor over het eindrapport en het plan van aanpak.
F: Fase 2 Na afronding van fase 1, de inventarisatie, hebben we een duidelijk overzicht van alle gronden die oneigenlijk in gebruik zijn. Dan is dus bekend of het aantal situaties 'meevalt' of dat het percentage van gebruik is zoals Metafoor dat heeft aangegeven in haar Business Case of dat het meer is dan verwacht. Dan kan worden besloten hoe het vervolgtraject, fase 2, wordt aangepakt. Dit kan door de gemeente zelf gebeuren, als blijkt dat er maar weinig situaties van gebruik zijn, maar dit kan ook door inhuur van medewerkers van Metafoor, om samen met de gemeente deze fase op te pakken. In de Business case is in bijlage 3 een beknopt stappenplan opgenomen voor de uitvoering van fase 2.
6
4. Doorlooptijd inventarisatie Metafoor heeft een doorlooptijd berekend voor de inventarisatie van ongeveer 7,5 weken bij een inzet van 1 fte. Bij de inzet van 1,5 fte duurt de inventarisatie circa 5 weken. Hierbij zijn ze uitgegaan van ervaringen met inventarisatieprojecten in andere gemeenten. Het bovenstaande is gebaseerd op een totaal aantal te inventariseren adressen van 13.651. Dit zijn zowel woningen als niet-woningen. Per uur kunnen er ongeveer 45 adressen worden gecontroleerd.
5. Betrokken collega's De collega's die bij dit project betrokken zijn, zijn: - de juridisch medewerker van het Team Vastgoed, deze begeleidt de projectmedewerker(s) van Metafoor tijdens de inventarisatie; - de groenbeheerder van de afdeling Beheer Buitenruimte, omdat deze collega op de hoogte is van de buitenruimte in de gemeente en mogelijk informatie kan verschaffen over het gebruik van bepaalde gronden en ook betrokken kan worden bij een eventueel terreinbezoek. - andere collega's van de afdeling Beheer Buitenruimte, om eventuele vragen over de buitenruimte te beantwoorden indien noodzakelijk. - collega's van ICT om het mogelijk te maken dat Metafoor toegang heeft tot ons systeem. - collega's van de Servicedesk van Team Vastgoed om de medewerker(s) van Metafoor een pas te verstrekken om toegang tot het pand te krijgen.
7
6. Kosten en opbrengsten Kosten
inventarisatie
Metafoor heeft een offerte gemaakt voor de inventarisatie. De kosten komen uit op C 18.131,- excl. BTW. De Business Case van Metafoor, met daarin de offerte, is opgenomen in bijlage 1.
Kosten en opbrengsten
vervolgtraject
Daarnaast heeft Metafoor al een inschatting gemaakt van de mogelijke opbrengsten, als er na de inventarisatie een vervolgtraject wordt gestart om al het oneigenlijke gebruik aan te pakken. Metafoor gaat daarbij uit van 13.651 te inventariseren adressen. Op basis van resultaten van de gemeente Capelle aan den IJssel wordt geschat dat er bij 300, van de huishoudens (410 adressen) sprake is van oneigenlijk gebruik met een gemiddelde oppervlakte van 20 m (in totaal 8.191 m ). 2
2
De ervaring leert dat circa 4 0 0 hiervan wordt verkocht, 4 0 0 verhuurd en 2 0 0 wordt ontruimd. De bruto-opbrengsten aan huur en koop bedragen in het meest positieve scenario C 593.818,50 en in een negatief scenario C 148.545,63. De kosten van het vervolgtraject bedragen maximaal C 89.482,31. Als slechts 2 5 0 van alle adressen koopt en huurt, levert dat een minimale opbrengst op van C 58.972,32. Als 5 0 0 koopt of huurt, kan dat een opbrengst opleveren van C 207.426,958. In het meest positieve scenario, waarin 1 0 0 0 koopt of huurt, kan de opbrengst C 504.336,20 bedragen. De kosten van het vervolgtraject zijn daar al van de genoemde opbrengsten af getrokken. In de Business Case in bijlage 1 is het bovenstaande schematisch weergegeven.
8
7. Besluitvorming Op basis van de budgetregels uit de Budgetnota 2010 is het voldoende om 1 offerte aan te vragen voor dit project, omdat het bedrag van de offerte onder de C 20.000,ligt. Boven de C 20.000,- is het verplicht om minimaal 2 offertes aan te vragen. Daarnaast bepaalt de Budgetnota dat de budgethouder van het Team Vastgoed contracten tot een bedrag van C 50.000,- mag aangaan. In casu betreft het de intensivering van bestaand beleid, te weten het Beleid uitgifte gemeentegrond en in gebruik genomen gemeentegrond. De Budgetnota 2010 schaart dit onder beleidswijzigingen. Een dergelijke beleidswijziging dient altijd ter besluitvorming aan de gemeenteraad te worden voorgelegd. Omdat er geen budget beschikbaar is voor de inventarisatie, dient er een besluit te worden genomen door zowel het college van burgemeester en wethouders als de gemeenteraad om geld voor de inventarisatie beschikbaar te stellen. Alvorens het college en de gemeenteraad om een besluit wordt gevraagd, wordt het hoofd van de afdeling Informatievoorziening en Vastgoed en het hoofd van de afdeling Ruimte geïnformeerd en om hun mening gevraagd. Ook de afdeling Financiën wordt betrokken in het proces. Daarna wordt de behandelend wethouder over het project ingelicht, waarna het college van Burgemeester en Wethouders om akkoord wordt gevraagd.
9
8. Communicatie A. Extern De aanpak van illegaal gebruik van gemeentegrond is een gevoelig onderwerp. Het is daarom van belang de burgers (tijdig) te informeren over dit project. In overleg met de afdeling Communicatie wordt er, voorafgaande aan de inventarisatie, een advertentietekst opgesteld om burgers te informeren hierover. In dit bericht wordt het belang van dit project aangestipt en wordt benoemd in welke periode de inventarisatie plaatsvindt en wat men er eventueel van merkt als er veldwerk nodig is buiten. Dit bericht wordt in de IJssel- en Lekstreek geplaatst en op de gemeentelijke website om de burgers te informeren over het project. Indien het zover is dat burgers daadwerkelijk aangeschreven gaan worden over illegaal gebruik (vervolgtraject), zal wederom een bericht op de gemeentepagina worden geplaatst om aan te kondigen dat er burgers hierover benaderd gaan worden en wat dat inhoudt. B. Intern Alle collega's zullen via Intranet en Yammer over de inventarisatie en het vervolgtraject worden geïnformeerd, zodat men weet dat er een medewerker van Metafoor bij ons aan het werk is en wie de behandelend ambtenaar is.
10
Bijlagen 1. Business Case Erfgrenzenproject Krimpen aan den IJssel 2. Rekenmodel inventarisatie
11
