Impressie van de workshop: ‘Bestuurders en Netcentrisch Werken’ Informatiebehoefte op beleidsniveau
25 april 2012 - Driebergen
Auteurs : Josine van de Ven : Saskia Best
Op woensdag 25 april vond de workshop ‘Bestuurders en Netcentrisch Werken’ plaats. In een select gezelschap werd open en constructief de dialoog aangegaan over de rol van bestuurders in de netcentrische werkwijze. Het landelijk project Netcentrisch Werken ondersteunt de veiligheidsregio’s, het NCC en het LOCC bij het invullen van het aspect informatievoorziening van het Besluit Veiligheidsregio’s. De netcentrische werkwijze draagt bij aan de verbetering van de informatievoorziening tussen de diverse operationele en bestuurlijke crisismanagementorganisaties.
Bestuurders en Netcentrisch Werken Deelnemers aan de workshop Gerrit Goedhart:
Burgemeester Noordwijkerhout
Gerrit Jan Gorter:
Burgemeester Zeewolde
Andre Regtop:
Directeur Voorziening tot samenwerking Politie Nederland (vtsPN)
Lucien van Riswijk:
Burgemeester Druten
Jan Waaijer:
Burgemeester Zoetermeer
Odd Wagner:
Wethouder Heemskerk
Josine van de Ven:
TNO en landelijk project Netcentrisch Werken
Saskia Best:
Landelijk project Netcentrisch Werken
Welke informatie in beleidsteam? Het landelijke project Netcentrisch Werken is samen met kennispartner TNO in 2011 gestart met een onderzoek naar het thema ‘Bestuurders en Netcentrisch Werken’. Voor het beleidsteam betekent de netcentrische werkwijze dat zij eerder dan voorheen een goed beeld heeft van de situatie. Alle teams in de keten delen hun informatie immers met elkaar. In de ontwikkeling van de netcentrische werkwijze ligt nu nog de focus op het opbouwen van een gedeeld totaalbeeld voor de operationele teams. Echter het beleidsteam heeft naast de operationele informatie ook nog andere informatie nodig om haar taken uit te voeren, namelijk omgevingsinformatie en bestuurlijke informatie.
Om de informatiebehoefte van het beleidsteam te ondersteunen is het belangrijk om goed de rol van het beleidsteam voor ogen te hebben. Deze rollen zijn gerelateerd aan die van de burgemeester in crisistijd: Boegbeeld, Beslisser en Bestuurder. Samen met beleidsmedewerkers en informatiemanagers beleidsteam is gekeken naar de informatie die nodig is om deze rollen goed uit te voeren. Die informatie wordt gebundeld in de vorm van een beleidsassessment. Het beleidsassessment is een combinatie van operationele, omgevings- en bestuurlijke informatie en ondersteunt het beleidsteam om taakgerichte informatie te vragen en ontvangen.
Drie informatiestromen Informatieverzameling/-verwerking t.b.v het Beleidsteam Omgevingsinformatie
Operationele informatie
Bestuurlijke informatie
Beleidsassessment
Beeldvorming Oordeelsvorming Besluitvorming
1
Snelle informatiedeling essentieel Bij de klassieke manier van informatievoorziening wordt informatie doorgegeven via de hiërarchische aansturingslijn binnen de organisatie. Dat kost tijd, de informatiestroom gaat maar één kant op en de informatie wordt steeds doorgegeven en hierdoor vervormd. Bij netcentrisch werken vormen alle teams één informatienetwerk en wisselen ze realtime informatie uit. De voordelen hiervan zijn duidelijk. Iedereen beschikt gelijktijdig over de noodzakelijke informatie en veranderende situaties (en tegenstrijdigheden) kunnen sneller gedeeld en meegenomen worden.
Burgemeester Goedhart van Noordwijkerhout
“Belangrijk om beslisfunctie van
communicatiefunctie te scheiden.”
Hierarchisch versus Netcentrisch
Groeimodel Netcentrisch Werken
Alle deelnemers herkennen en erkennen de noodzaak van snelle informatiedeling via de netcentrische werkwijze. Verschillende deelnemers stellen de vraag wie de informatie filtert. “Informatie moet aan de bron worden gedeeld en vervolgens door de ontvanger gefilterd worden. Het beleidsteam filtert de informatie in haar context, zij weet immers het beste welke taken er voor liggen en welke informatie daarbij nodig is. Om te weten welke informatie belangrijk is om tot een beslissingen te komen is oefenen belangrijk.” Opgemerkt wordt dat sommige gedreven bestuurders het risico lopen ‘door te draven’ op onderdelen die wellicht thuishoren binnen het ROT of CoPi. “Het is daarom van essentieel belang om te weten welke rol je op welk moment speelt. Dus is op ieder moment het juiste abstractieniveau van de informatie niet alleen prettig maar ook van groot belang. Je moet de beslisfunctie scheiden van de communicatiefunctie.”
2
Netcentrisch werken is met name een ondersteuning voor een multidisciplinaire manier van samenwerking, waarbij diverse partners kunnen bijdragen aan het begrip van de situatie en het oplossen van de situatie. De mate waarin informatie gedeeld kan worden en de impact die dit heeft op de manier van samenwerken bepaalt wat haalbaar is in de samenwerking. Groeimodel netcentrische werkwijze
Binnen de theorie van netcentrisch werken worden vier volwassenheidsniveaus onderscheiden, voorafgegaan door de traditionele manier van samenwerken: 0. Samen Wijzigen: informatie wordt via situatierapportages gedeeld. 1. Samen Delen: een goede uitgangspositie – gedeeld beeld – om de operatie van de ramp of crisis op te baseren. 2. Samen Werken: alle teams in de keten kennen hun eigen taken, rollen en verant woordelijkheden en die van anderen waardoor samenwerken – op afstand – beter verloopt en sneller gewenste effecten bereikt worden. 3. Samen Plannen: gebaseerd op een goed situatiebeeld en een goed begrip van elkaars mogelijkheden worden plannen sneller afgestemd om het maximale effect te bereiken. 4. Samen Sturen: verregaande vormen van ondersteuning en ervaring maken het mogelijk om op ad hoc basis een operatie uit te voeren, zonder verregaande vormen van planning en afspraken vooraf. De traditionele manier van informatiedelen kent te veel toevalligheden en is daardoor niet wenselijk. Niveau vier is niet noodzakelijkerwijs een einddoel om optimaal van de netcentrische principes te profiteren. Niveaus één tot en met drie zorgen dat een crisisorganisatie op een ad hoc manier informatie kan delen en samenwerken in het kader van een algemeen belang en zijn daarmee voor diverse deelnemers aan de crisisorganisatie interessant om te beheersen.
Burgemeester Waaijer van Zoetermeer
“Er is spanning tussen tijd en zekerheid.”
Wethouder Wagner van Heemskerk
“Je hebt te maken met Twitter en Youtube druk.”
Welke informatie in beleidsteam? Bij crisisbeheersing heb je te maken met een ad hoc organisatie, dan gelden er andere regels dan in de staande organisatie. “Je ziet dat dilemma’s ontstaan bij RBT-leden welke informatie wel of niet naar buiten mag? Hoe zit dat met de Wet Openbaarheid van Bestuur bijvoorbeeld? Aan de andere kant kan je niet te lang wachten met een persbericht, binnen 1,5 uur moet er wel een persbericht liggen. Hoe langer je wacht met communiceren hoe meer tegendruk je moet geven.”
Directeur Regtop van vtsPN
“Belangrijk om gemeenschappelijke informatiebehoefte te formuleren.”
3
Belangrijk is om in het beleidsteam de context van de beslispunten helder te hebben. “Met de rug naar de brand moet een beeld worden gevormd van de situatie. Dan heb je inzicht nodig in gedragswetenschappen. Hoe reageert de samenleving op de dood van een vooraanstaand politicus? Welke maatregelen tref je bij een publieke uitvaart? En hoe kan je anticiperen op eventuele domino-effecten?” Het beleidsteam heeft behoefte aan informatie waarmee zowel de rol van boegbeeld, als beslisser en bestuurder kan worden uitgeoefend. Dat is niet alleen van belang voor de burgemeester, die veelal als bestuurder wel weet wat er in zijn bestuurlijke omgeving gebeurt, maar ook voor de andere experts in het beleidsteam.
Beleidsassessment voor beleidsbeeld op hoofdlijnen De eerder genoemde drie informatiestromen van operationele informatie, omgevingsinformatie en bestuurlijke informatie worden gecombineerd tot één beleidsassessment. Tijdens de workshop wordt besproken welke informatie hoort bij de drie informatiestromen. De operationele informatie bevat in ieder geval: - Incidenttype (Grip) - Locatie - Slachtoffers - Organisatiestructuur (incl. partners) - (Operationale) Knelpunten - Gevraagde besluitvorming inclusief advies aan BT - Opgestarte processen en de effecten hiervan zover bekend Specifiek werd door de deelnemers het volgende aangevuld: Bestuurders gaven aan dat zij graag weten welke teams zijn ingezet, en hoe groot de lokale bekendheid is binnen de teams. Dit wordt belangrijker naarmate operationele teams vaker werken met regionale experts, die wel goed zijn in hun vak, maar de lokale kennis vaak niet tot op detailniveau bezitten. Hiervoor kan dan extra expertise worden geschakeld. Ook wordt het belang van mogelijke scenarioanalyse 4
aangegeven. “ Hoe groot is de kans dat de Moerdijkbrand zich verder zou uitbreiden, welke andere winkelcentra in Alphen aan de Rijn liepen nog meer risico? Met andere woorden wat zijn de scenarioanalyses van de operationeel leider? Ook is het belangrijk om een kort overzicht te hebben van alles wat al in gang in gezet en de effecten daarvan zover bekend.”
Burgemeester Gorter van Zeewolde
“Kennis van de gemeente is voor de operatie van belang.”
Burgemeester van Riswijk van Druten
“Weten welke acties in gang zijn gezet is noodzakelijk wanneer je binnen half uur voor de camera staat.” De omgevingsinformatie zou de volgende informatie moeten bevatten: - Maatschappelijk factor, M-factor - Berichten via nieuwe en traditionele media - Voorlichting door anderen/betrokken instanties - Communicatiestrategie op hoofdlijnen
De aanwezigen hadden hier geen toevoegingen te maken. Iedereen is het er over eens dat de M-factor belangrijk is voor het bepalen van de ‘temperatuur’. “Hoe beleeft de maatschappij de crisis? Een voorbereide communicatiestrategie vereist nadenken over begrippen en semantiek. Wat wordt verstaan onder een incident, een slachtoffer en welke gradaties kennen slachtoffers?” Wie dat gaat doen is dan de logische vervolgvraag. De bestuurlijke informatie omvat: - Ambtelijke trajecten - Bestuurlijke netwerkkaarten - Nazorgtraject - Verantwoording aan de raad - Afschaling - Justitiele consequenties - IOOV/Raad voor Veiligheid - Aansprakelijkheid - Imago/Vertrouwen - Bestuurlijk kantelpunt (scenariodenken) - Vergunningen Ook bij bestuurlijke informatiestromen waren er geen inhoudelijke aanvullingen. Wel werd de vraag gesteld om te kijken naar de tijdsvolgordelijkheid van deze informatie. Bij bestuurlijke informatie rijst de vraag waar de verantwoordelijkheid van de bestuurder begint en eindigt. “Bij de Turkish Airlines ramp waren de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid en Justitie al snel op het rampgebied, maar de Islam bepaalt dat doden binnen 24 uur dienen te worden begraven. Justitie wil bewijslast en aan de bestuurlijke informatie hangt geen tijdslijn. Hoe ga je daar als burgemeester mee om? Het is moeilijk om mensen van tafel te vegen, bij de vuurwerkramp in Enschede kwam de Arbeidsinspectie al snel langs. Lastig als je multidisciplinair bezig bent. Helaas zul je soms bot moeten zijn. Binnen het Genootschap van Burgemeesters is de mogelijkheid tot collegiale intervisie gelukkig laagdrempelig en is er een grote kennisbank waar we uit kunnen putten, alleen daar kom je in het eerste uur niet aan toe. De benodigde bestuurlijke informatie zou in een tijdslijn geplaatst moeten worden. Afschaling moet goed gestuurd en geanalyseerd worden. Na de
paniekfase in ‘the golden hour’ moet er gewoon gewerkt worden en aflossing worden geregeld.”
Josine van de Ven TNO, landelijk project Netcentrisch Werken
“Het opzetten van het beleidsassessment wordt nog verder ontwikkeld.”
Volgende stappen Het opzetten van het beleidsassessment zal zich in de komende jaren geleidelijk ontwikkelen. Door de complexe combinatie van informatie zal het beleidassessment niet door één persoon opgesteld worden, maar door een combinatie van deskundigen. Het ligt voor de hand dat de informatiemanager in het beleidsteam, met bestuurlijke sensitiviteit, het proces van informatievergaring begeleidt en zorgt voor een goede sturing. Op basis van de input uit de workshop en verdere consultering van bestuurders wordt het beleidsdocument ‘Bestuurders en Netcentrisch Werken’ van het landelijk project Netcentrisch Werken aangepast. Dit document is tot stand gekomen met medewerking van het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid en het Nederlands Genootschap van Burgemeesters. Ook verschijnt er binnenkort een factsheet over ‘Bestuurders en Netcentrisch Werken’. De deelnemers aan de workshop ontvingen al een conceptversie van deze factsheet. 5
