Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk Maandag 8 juni 2015, seats2meet Utrecht Zo’n 30 mensen scharen zich rond de koekjes, snoepjes en druiven om het over maatschappelijk aanbesteden te hebben. En over hoe dat in de praktijk werkt, of niet werkt. Een mooie mix van initiatiefnemers, ambtenaren uit allerlei hoeken van de gemeentelijke organisatie en mensen die de samenwerking daartussen verder willen helpen. Zie de bijlage voor een overzicht van deelnemers en mensen die er niet bij konden zijn maar graag op de hoogte wilden blijven. Boukje Keijzer (7Zebra’s) en Kristel Logghe (Social Powerhouse) trappen af en loodsen de groep door de bijeenkomst heen. Marloes te Riele van seats2meet legt uit waarom zij graag een social deal sloten om deze bijeenkomst te organiseren, aansluitend bij het Monday Meetup onderwerp van deze dag: global sharing. De deelnemers stellen zich aan elkaar voor met een woord dat aangeeft wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben. Dat levert de volgende woordenwolken op:
1
Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk
Dat sluit mooi aan op de resultaten van de enquête die vooraf via SurveyMonkey is gehouden onder 24 geïnteresseerden.
Ook al is er geen perfecte match tussen de behoefte aan kennis en de aanwezige talenten en ervaringen, de deelnemers hebben elkaar genoeg te bieden.
2
Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk Aan de slag De praktijk staat centraal tijdens deze bijeenkomst. Wat doen de deelnemers? Waar staan ze? En wat is de volgende stap waar ze wel wat hulp bij kunnen gebruiken? We krijgen vijf inspirerende pitches - Henry de Gooijer schetst waar het Duurzaam Soesterkwartier in Amersfoort staat. Zij staan voor de vraag hoe een PGB ingezet kan worden als instrument voor financiële zelfregie, niet alleen voor zorg/welzijn, maar ook voor groen en andere initiatieven. - Martin Ekkel vertelt enthousiast over de Kamperpoort in Zwolle. Daar willen ze de stap van ideeën naar actie zetten en de daarbij horende obstakels overwinnen. - Zeraja Terluin vraagt voor het Museum zonder muren in de Amsterdamse Transvaalbuurt hulp bij de overgang van incidentele projectsubsidies naar een duurzame structurele plek in het systeem. - Kees Fortuin is met De Nieuwe Jutter in Utrecht al heel ver, maar zoekt naar manieren om los te komen van subsidiestromen, om te gaan met ongelijkheid tussen groepen en kwaliteit en continuïteit zichtbaar te maken. - Anne Wietske de Louw van de afdeling inkoop van de gemeente Utrecht zoekt naar nieuwe manieren om bewoners een grotere rol te geven bij aanbestedingen, zowel in het proces als in de uitvoering. Na de pauze verdeelt de groep zich over deze vijf vraagstukken met de opdracht om op basis van de pitch tips mee te geven aan de pitcher, de belangrijkste beren op de weg te benoemen en de grootste beer te lijf te gaan met creatieve oplossingen. Vanuit de overtuiging dat die oplossingen ook voor andere (vergelijkbare) vraagstukken nuttig zijn. Beren van de weg! Oogst casus Duurzaam Soesterkwartier Input Henry de Gooijer en Kristel Logghe Tips
o o o o
o o o o Beren op de weg
o o
Ga het gewoon doen, zelf opdracht afgeven: zorg voor onomkeerbaarheid, ga er voor staan Laat je informeren / inspireren door het programma "Gemeente van de toekomst", www.gemeentevandetoekomst.nl Zet zelf een PGB-indicatie loket op, zoals momenteel ook al in Leidsche Rijn (Utrecht) wordt opgezet Bewonersvereniging/doelgroep in stelling brengen: Verzamel een aantal bewoners die geïnteresseerd zijn, en vraag gezamenlijk hiervoor een PGB aan Laat de Leerkring Maatschappelijk Aanbesteden van RVO PGB als vraag inpluggen (Jeroen Peters/RVO). Neem gemeenten mee in je verbeelding/ biedt iets wat er nog niet is Zorg voor aanvullende expertise door een PGB-lokaal Experiment Zorg te beginnen: PGB als instrument, publiek-privaat samen Vindt een waterdrager bij de gemeente/medestanders zoeken, vindt de Pavlov PGB-gevoeligheid door landelijke actualiteit Niet duidelijk bij welke personen je moet zijn voor welke onderwerpen Mismatch tussen bestuur (dat wel wil) en ambtelijke uitvoeringsapparaat (dat terughoudend is) Gebrek aan tijd en ruimte binnen de gemeente voor dergelijke initiatieven vanwege de drukte die de decentralisaties met zich meebrengen
3
Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk Beste oplossing
o o o o
Mandela: Politieke druk via bijeenkomsten, plein, politieke partijen, bewonersorganisaties Napoleon: Formulier een zelfopdracht. Laat zien dat het werkt. Dagobert Duck: Leg de nadruk op wat het financieel oplevert. Pippie Langkous: Heb lef, zoek de juiste personen face-to-face, wees zichtbaar door positieve acties, trakteer bijvoorbeeld de hele afdeling op taart, of op een Soesterkwartier-Experience. een warm contact tot stand brengen tussen het initiatief en de betrokken ambtenaren op de afdeling vergunningen.
Oogst casus Kamperpoort Zwolle Input Marten Ekkel en Ben Koenen Tips
Beren op de weg
Beste oplossing
o Begin vanuit jezelf o Zoek steun in vertalen ambtenaren o Wat zijn de “beren” bij de ambtenaren o Vaar je eigen financiële koers o Stapje voor stapje ontwikkelen o Heldere vragen eisen heldere antwoorden o Steeds verandering van bestuur/ambtenaar, die situatie niet kent o Geen gelijkwaardig partnerschap gemeente en initiatief o Conservatisme ambtenaren o Steeds opnieuw moeten bewijzen, opnieuw om geld moeten vragen o We moeten onze organisatie professionaliseren Oplossing: de vraag omdraaien. Vraag ambtenaren naar hun knelpunten en beren op de weg. En help die overwinnen.
Oogst casus Museum zonder muren Amsterdam Input Zeraja Terluin en Marloes te Riele Tips
o o o o o o o
o o o o o o o o
Andere fondsen zoeken. Vinden van gemeenschappelijke taal. Biedt je aan als ambassadeur voor de gemeente in ruil voor…. Be Bold, leg een totaalaanbod neer. Zie de gemeente als een bedrijf, en biedt jezelf aan met een groeiplan en rendement daarbij. Maak een psychologisch contract: met de gemeente samen op pad en al doende bijsturen. Maak speerpunten, samen met de gemeente. In het proces van besluitvorming waar het geld naartoe gaat al om tafel zien te komen met sociaal ondernemers, bewonersinitiatieven om speerpunten te creëren. Focus op de maatschappelijke opgave die je als verschillende betrokken partners hebt in een bredere context Betrek raadsleden als ambassadeurs Sluit aan bij een coalitie/akkoord/beleid Maak een raamovereenkomst met de gemeente Per 1 juli heeft de gemeente ruimte voor initiatieven, ga dan in gesprek Breng in beeld wat je doet (maak het zichtbaar) Maak een mediaplan (creëer ambassadeurs, laat anderen voor je spreken) Maak een afweging van lusten en lasten (wat kost het me en wat
4
Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk krijg ik er voor? Maak voor jezelf scherp wat je ervoor over hebt en wat je wilt) Beren op de weg
o o
Beste oplossing
We verstaan elkaars taal niet. Blijven steken in praktische afspraken en tijdelijke oplossingen. Te veel bureaucratie, monitoring en verantwoording bij subsidie van de gemeente.
Ga met elkaar in gesprek over gemeenschappelijke doelen. Daarna moet de gemeente de invulling en uitvoering van de activiteiten die bijdragen aan dat doel overlaten aan de creativiteit van het initiatief.
Oogst casus de Nieuwe Jutter Input Kees Fortuin Tips
• •
•
Beren op de weg
•
•
• • Beste oplossing
Niet alleen richten op subsidie maar ook kijken naar andere financieringsvormen Samenwerking zoeken met gevestigde welzijnsorganisatie o ‘Regelwerk’ uitbesteden om zelf ruimte te houden voor praktische activiteiten Ambtenaren zoeken met een positieve, ‘nieuwe’ werkhouding o Vanwege hun proactieve houding is de ervaring dat die zelf op het initiatief afkomen Prestatieafspraken met de gemeente o maatschappelijke opbrengst van activiteiten is moeilijk hard te maken Gemeente is een veelkoppig monster o Doorgaans veel steun van wethouders en wijk/gebiedsmanagers maar weinig medewerking van de laag ertussen Draagvlak krijgen en houden in een gemengde wijk Het verdienmodel van het initiatief
De gemeente moet het voortouw nemen voor een maatschappelijk debat over risico-aansprakelijkheid. Op dit moment hebben veel gemeenten de neiging om elk risico vooraf te willen vastleggen in juridische contracten en prestatieafspraken. Deze ‘harde’ juridische constructies met tal van vergunningen, regels en verordeningen combineren moeilijk met de creatieve en spontane leefwereld van de burgerinitiatieven. De andere kant is dat burgers al snel naar de overheid kijken wanneer er iets misgaat in het publieke domein. Valt een kind ongelukkig van een ondeugdelijk klimrek op straat, dan is er de angst dat ouders de medische rekening op de gemeente proberen te verhalen. Daarmee dragen burgers (indirect) bij de regelwedloop van de overheid. De overheid kan pas ruimte geven, wanneer ook de burger zijn eigen verantwoordelijkheid kent en accepteert. Dit moet onderwerp zijn van een maatschappelijk debat.
Oogst casus inkoop Utrecht
5
Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk Input Anne Wietske de Louw en Kristel Logghe Tips
Benut de wijkregisseur Experimenteren: durf los te laten PPRC: nieuwe contractvormen MA koppelen aan productgroepen: welke wel/niet? Communiceer hierover o Betrek beleid/business controller/OG bij start (bv minder erfpacht door vrijwilligerswerk in wijk) o Gebruikerservaringen ipv experts bij PVE betrekken o Laat bewoners ‘contract’ opstellen o Wat is de visie op MA van Gemeente Utrecht? Welke voorzieningen wil je treffen? Hoe ver wil je hier in gaan? Waar geef je dan geld aan uit? o Planning: deel voorbeelden, maak beleid o Koppel resultaten/acties terug: zichtbaarheid o Samenwerking tussen aannemer/leverancier en bewoner: geef leverancier ruimte in uitvoering, beschrijf in PVE/contract, bouw flexibele clausule o Pro deo wijkinspanning als gunningscriterium: verreken meer met SROI of verhoog dit o Marktconsultatie over MA met leveranciers o Centraal portaal om vraag en aanbod te matchen Initiatieven worden niet gehoord, ze komen niet verder bij ambtenaren, de deur is vaak dicht. De maatschappij is verder dan de gemeente o o o o
Beren op de weg
o o
Beste oplossing
Schep duidelijkheid over de beleidsterreinen waar burgers worden uitgenodigd om taken over te nemen of inspraak krijgen in de uitvoering. Compleet met een duidelijke set randvoorwaarden en kwaliteitseisen waaraan de activiteiten moeten voldoen.
Hoe nu verder? Een laatste ronde reacties op de bijeenkomst levert de volgende input op voor de toekomst: o
o o o
o
Bij aanvang gaf Kees aan dat hij op zoek was naar een reisgezelschap. Dat lijkt er te zijn. De deelnemers willen graag samen verder nieuwe wegen bewandelen en elkaar steunen als reisgezelschap. Het werken met casussen levert veel op. Praktisch en gericht elkaar verder helpen is prettig. Al pratende verkennen we allerlei deelgebieden. Dit is een start, maar er zijn nog veel meer vragen. Dus het is belangrijk om de dialoog te blijven voeren. Er zijn verschillende bloedgroepen: als ambtenaar is er heel veel intern te doen, hier stappen in zetten, oefenen. Als initiatiefnemer gaat het vooral om stappen in relatie tot de gemeente en andere partners. Fijn om af en toe juist in die combinatie om de tafel te zitten. Deelnemers willen graag verbonden blijven en een kanaal hebben om ervaringen te delen. Dat kan een LinkedIngroep of mailgroep zijn. Hiervoor wisselen we namen en emailadressen uit van de groep om zelf in contact met elkaar te blijven.
6
Impressie Maatschappelijk aanbesteden in de praktijk De Kamperpoort in Zwolle biedt zich spontaan aan om de volgende ontmoeting te organiseren in Zwolle. En we spreken af dat de oogst van deze dag gedeeld wordt. Bij deze! Er wordt nog druk nagepraat door de deelnemers. In de ruimte en bij de Monday Meetup borrel. We zien elkaar weer in Zwolle!
7
