ARCHIEFEXEMPLAAR Advies B&W
•*
B&W
24 februari 2015
Beslissing
Registratienummer
15.003006
Burgemeester Gelok
Raadsinformatiebijeenkomst
n.v.t.
Secretaris Van den Berge
Gemeenteraadsbiieenkomst
n.v.t.
Wethouder Schenk Wethouder Weststrate
IIUilIIIIIIII llllll II
Wethouder Miermans
rjforsele
Akkoord
/v ^
ŕ Ou
Portefeuillehouder
Burgemeester Gelok
Steller
Chris Maas
Afdeling
Interne Zaken
Programma
Bestuur
Titel voorstel
Jaarverslag Oud-Archief 2014
Besluit B&W
Het jaarverslag Oud-Archief 2014 voor kennisgeving aan te nemen.
Besluit gemeenteraad Aantekeningen college, directie
Paraaf / parafen Steller Afdelingshoofd Directeur
Steller verstrekt kopie B&W besluit aan:
Z
directeur Traas, Interne Zaken,
IffźîL
Bespreken
Advies B&W Jaarverslag Oud-Archief
^Borsele 2014
Geacht college,
Voorstel Hierbij bieden wij u het verslag van werkzaamheden met betrekking tot het oud-archief over 2014 ter kennisname aan. Besluit Het jaarverslag Oud-Archief 2014 voor kennisgeving aan te nemen. Ter inzage liggende stukken Er liggen geen stukken ter inzage. Bijlage(n) - Jaarverslag Oud-Archief 2014
MetJ/riendelijke groet, Afdeling Interne Zaken,
ris Maas
Verslag van werkzaamheden voor het oud-archief over 2014 Algemeen Gedurende vier uur per week verricht ondergetekende werkzaamheden, die uit het beheer van de oude archieven voortvloeien, zoals inventarisatie, met selectie en vernietiging en het van dienst zijn van het publiek met gegevens uit de archieven. In de wet is immers bepaald dat archiefstukken van de gemeente na twintig jaar openbaar zijn en kosteloos door iedereen kunnen worden geraadpleegd. Voordat het digitale tijdperk zijn intrede deed, kon men volstaan met de ontvangst van bezoekers in de studiezaal. Thans geeft het publiek er de voorkeur aan gegevens uit de archieven vooral digitaal te ontvangen. Het fysieke bezoek aan archieven, ook die van Borsele, is de laatste jaren dan ook drastisch teruggelopen. Het digitaliseren van gegevens uit de archieven, vooral ten behoeve van genealogisch onderzoek, is echter een waar monnikenwerk, waarvoor een vijftal vrijwilligers is ingeschakeld, namelijk mevrouw Boschitz , mevrouw Van der Linden en de heren Jansen, Noordam en Maas. Zij houden zich bezig met de digitale verwerking van gegevens uit de akten van de burgerlijke stand en uit de bevolkingsregisters. Hun werkzaamheden worden op hoge prijs gesteld en al vele gegevens zijn daadwerkelijk op de internetsite van de gemeente geplaatst, maar het blijft hollen achter de feiten aan. Nam het publiek aanvankelijk genoegen met de gegevens uit de akten en de registers, nu wil het graag de "images" erbij. Niet alleen de gegevens maar ook een afbeelding van de akte of de pagina uit het bevolkingsregister. De gemeenten Borsele, Goes, Kapelle en Noord-Beveland tot bundeling van de krachten waar het gaat om de fotoverzamelingen van deze gemeenten digitaal ter beschikking te stellen van het internetpubliek, maar daar zaten nogal wat haken en ogen aan, niet alleen in de uniformering van de gegevens en de prentjes, maar ook de bepaling van eigendomsrecht en auteursrecht leverde veel problemen op. Archieven en verzamelingen Aanwinsten en verliezen Er vielen enkele aanwinsten te noteren: 1. Het gemeentearchief ontving de schriftelijke nalatenschap van de Katholieke Vrouwen Organisatie, afdeling Lewedorp, die inmiddels was opgeheven 2. Aan het archief van de Hervormde gemeente Ovezande werd een gering aantal bescheiden toegevoegd In vergelijking tot voorgaande jaren loopt ook de verwerving van papieren archieven van maatschappelijke organisaties, zoals kerken, sterk terug. Ook zij gaan steeds meer digitaal. Zorg voor de archieven In 2014 kon de inventarisatie van het archief van de voormalige gemeente Hoedekenskerke tot een goed eind worden gebracht. Er dienen nog wat afrondende werkzaamheden te worden verricht. Thans zijn alle archieven van de voormalige gemeenten geïnventariseerd en beschikbaar voor het publiek. Waar nodig vond restauratie van archiefbescheiden plaats. Over het geheel genomen is de conditie van de oude bescheiden goed te noemen, mede door een verantwoord restauratiebeleid. U stelde een reeks van jaren gelden beschikbaar voor de noodzakelijke restauraties. Het restauratieplan verkeert daardoor in een eindstadium. U besloot in het verslagjaar de bewaartermijn voor de cliëntendossiers van sociale zaken terug te brengen van 20 naar 7 jaar. Hierdoor verminderde de druk op de beschikbare opslagruimte in het archief. Op 1 september 2014 werd een begin gemaakt met de vorming van een digitaal archief van alle bescheiden, die door de gemeente werden ontvangen of opgemaakt. Borsele was daarmee de eerste gemeente in de regio, die daarmee een aanvang nam. Het maakt de noodzaak van een bewaarplaats voor digitale informatie noodzakelijk. W e volgen de
ontwikkelingen rond het Zeeuwse digitaal depot (E-depot) met grote belangstelling. Eind 2014 raakte deze zaak in een stroomversnelling. De gemeente participeert in de werkgroep die breed Zeeuws is geformeerd. Het is een gezamenlijke zoektocht naar kennis over en mogelijk gezamenlijke invulling van het edepot, de digitale archiefbewaarplaats van de (nabije) toekomst. De verschillende mogelijkheden worden in beeld gebracht, inclusief raming van kosten. In Bevelands verband werd gesproken over de gezamenlijke uitvoering van een RODINtoets om de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding extern te laten toetsen. RODIN is een landelijk toegepast toetsingskader Referentie Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Een bij de gemeente Kapelle uitgevoerde toets leverde waardevolle inzichten op, waarmee rekening moet worden gehouden. De gemeente Noord-Beveland heeft het initiatief genomen om gezamenlijk een toets uit te laten voeren rondom de digitale omgeving. Hierover ontvangt u een afzonderlijk voorstel. Gebruik van de archieven en verzamelingen Tijdens de aanwezigheid van ondergetekende - op dinsdagmorgens - brachten 28 personen een bezoek aan de studiezaal van het archief. De collega's van Interne Zaken waren het publiek behulpzaam tijdens mijn afwezigheid. Zij noteerden 60 bezoekers. In totaal brachten derhalve 88 personen een bezoek aan het gemeentearchief. In voorgaande jaren liepen deze aantallen in honderdtallen. De neergaande trend in het fysiek bezoek, zoals die overal in Nederland plaatsvindt, deed zich ook bij de gemeente Borsele voelen. Het publiek wenst inmiddels feitelijk nog slechts op digitale wijze bediend te worden. De bezoekers deden onder meer onderzoek naar: - hun voorgeslacht rederijkers in 's-Gravenpolder - dorpgeschiedenis van Borssele, Nisse en 's-Heerenhoek - de tweede wereldoorlog Archiefbewaarplaats In 2014 kon de archiefbewaarplaats weer in gebruik worden genomen, waardoor de werkzaamheden op normale wijze kunnen worden uitgevoerd. Er werd een begin gemaakt met de herplaatsing van de oude archieven om ruimte op de stellingen te winnen. Archiefinspectie De archiefinspectie, krachtens de wet vallend onder de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris, behoorde in het verslagjaar tot het takenpakket van collega Jack Karelse. De belangrijkste punten betroffen het Invulformulier archieftoezicht met een terugblik op eerdere rapportages. Daaruit kwam het volgende naar voren: evenals de rest van de Zeeuwse en Nederlandse gemeenten beschikken wij niet over een kwaliteitssysteem rondom de informatiehuishouding en het archiefbeheer. Wij hebben wel een Handboek vervanging opgesteld waarin is vastgelegd op welke manier wij papieren documenten vervangen en digitaal maken en beheren. We richten onze aandacht op de digitale omgeving waarin we werken en archiveren. In 2014 hebben we een begin gemaakt met de invulling van de iNavigator, op basis waarvan we een compleet overzicht opbouwen van onze informatiehuishouding. Zowel vanuit onze afdeling als vanuit de organisatie benaderen we dit nog teveel alsof de informatiehuishouding, de archiefzorg, geen organisatiebrede zorg is. Het gaat hierbij niet alleen om het papieren archief en de opslag van documenten in MyCorsa, maar ook om de manier waarop documenten en informatie beheerd worden in andere systemen, in mailboxen en op afdelingsschijven. De benodigde omslag in denken en handelen vraagt tijd. Van iedereen.
Andere belangrijke ontwikkelingen, ook voor het informatiebeheer, zijn de regionale samenwerkingen in verschillende vormen. Verantwoordelijkheden rondom het beheer en eigendom van informatie moeten we met elkaar goed regelen, praktisch en waar nodig formeel. De uitwisseling van informatie met de R U D , en daarmee de archivering, is nu bijna rond. Een afdoende werkwijze wordt eind februari/begin maart verwacht. Bij de vorming van G R Samenwerking De Bevelanden zien we dat in een laat stadium aandacht besteed wordt aan het helder krijgen en vastleggen van informatiestromen, wederzijdse verantwoordelijkheden en archivering. Dit zorgt voor onduidelijkheden en levert risico's op, informatie belandt op verkeerde plaatsen. Rondom de decentralisaties is nog niet afdoende in beeld welke partijen verantwoordelijk zijn voor het beheer van welke informatie. Landelijk en regionaal is hiervoor de nodige aandacht, omdat het privacygevoelige informatie betreft. W e houden actief de vinger aan de pols. Kort en goed: de digitale informatiehuishouding is volop in ontwikkeling. Er is het nodige werk verzet; gestaag werken we aan verdere invulling en verbetering.
Heinkenszand, februari 2015 De gemeentearchivaris, A . J . Barth
