idko Laatste bijgewerkt 2 september 2013

iDKO

Laatste bijgewerkt 2 september 2013

Handleiding iDKO Pagina 2 van 101

Inhoudsopgave INLEIDING: INFORMAT ALGEMEEN ............................................................................................................................. 6 PAGINA INDELING .......................................................................................................................................................... 6 KNOPPEN ....................................................................................................................................................................... 7 OPSTART IDKO ............................................................................................................................................................ 8 IGEBRUIKERSBEHEER: RECHTEN TOEWIJZEN AAN GEBRUIKERS.................................................................................... 8 IDKO: GEGEVENS VAN SCHOOL EN VESTIGINGSPLAATSEN BIJVULLEN ......................................................................... 9 MENU ALGEMEEN .....................................................................................................................................................10 MENU ORGANISATIE .................................................................................................................................................11 STUDIERICHTINGEN ..................................................................................................................................................... 11 Tabblad studierichting............................................................................................................................................. 11 Tabblad administratieve groepen ........................................................................................................................... 11 Tabblad groeperingsnormen ................................................................................................................................... 14 KLASSEN ....................................................................................................................................................................... 15 VERVOLGKLASSEN ........................................................................................................................................................ 20 KLASSEN VERANDEREN VAN VESTIGINGSPLAATS ........................................................................................................ 21 LESMOMENTEN............................................................................................................................................................ 22 Definiëren ................................................................................................................................................................ 22 Koppelen met vestigingsplaats................................................................................................................................ 23 Koppelen met cursus ............................................................................................................................................... 24 VAKKEN KOPPELEN AAN VESTIGINGSPLAATSEN ......................................................................................................... 26 FINANCIEEL .................................................................................................................................................................. 27 Prijslijst .................................................................................................................................................................... 27 Kosten per studierichting ........................................................................................................................................ 29 Kosten per administratieve groep ........................................................................................................................... 30 Kosten per vak ......................................................................................................................................................... 31 MENU LEERLINGEN ....................................................................................................................................................32 CONSULTEREN ............................................................................................................................................................. 32 WERKLIJSTEN ............................................................................................................................................................... 53 Inschrijvingsgegevens .............................................................................................................................................. 54 Inschrijvingsgegevens zonder tijdstip ...................................................................................................................... 54 Vakgegevens ........................................................................................................................................................... 54 Factuurdetails.......................................................................................................................................................... 54 Betalingen ............................................................................................................................................................... 54 Betalingen uitgebreid .............................................................................................................................................. 54 Archief ..................................................................................................................................................................... 54 Archief uitgebreid .................................................................................................................................................... 54 TOEVOEGEN ................................................................................................................................................................. 55 INSCHRIJVINGSWIZARD ............................................................................................................................................... 56 VOORINSCHRIJVING ..................................................................................................................................................... 58 ARCHIEF ....................................................................................................................................................................... 59 TOEKENNEN VAN ......................................................................................................................................................... 60 E-mail adressen ....................................................................................................................................................... 60 TELLEN.......................................................................................................................................................................... 61 AANPASSINGEN IN SERIE ............................................................................................................................................. 62 Op inschrijvingsniveau ............................................................................................................................................. 62 Op adresniveau ....................................................................................................................................................... 62 Op e-mailniveau ...................................................................................................................................................... 63 Op telefoonniveau ................................................................................................................................................... 63 Op relatieniveau ...................................................................................................................................................... 64 TOEWIJZEN ................................................................................................................................................................... 65 Aan klas ................................................................................................................................................................... 65 Aan vestiging/vak .................................................................................................................................................... 66 Aan lesmomenten ................................................................................................................................................... 66


INSCHRIJVINGEN OVERBRENGEN ................................................................................................................................ 68 Individueel ............................................................................................................................................................... 68 In serie ..................................................................................................................................................................... 69 UITSCHRIJVEN .............................................................................................................................................................. 70 MENU DELIBERATIE ...................................................................................................................................................71 INVOER PUNTEN PER VAK ............................................................................................................................................ 71 INVOER PUNTEN PER VAK VIA WERKLIJST ................................................................................................................... 71 PUNTEN VAKKEN GEVOLGD IN ANDERE SCHOOL ........................................................................................................ 72 DELIBERATIEWERKLIJST ............................................................................................................................................... 72 DELIBERATIE PER LEERLING ......................................................................................................................................... 73 DELIBERATIE IN SERIE ................................................................................................................................................... 73 AFDRUK ATTESTEN, GETUIGSCHRIFTEN, … .................................................................................................................. 74 AFDRUK DELIBERATIEDOCUMENTEN........................................................................................................................... 75 MENU VERHUUR .......................................................................................................................................................76 ARTIKELCATEGORIEËN ................................................................................................................................................. 76 ARTIKELGROEPEN ........................................................................................................................................................ 76 LEVERANCIERS ............................................................................................................................................................. 76 ARTIKELS ...................................................................................................................................................................... 77 BEGINVOORRAAD ........................................................................................................................................................ 78 OVERZICHT RESERVATIES, UITLENINGEN, … ................................................................................................................ 79 AFDRUKKEN ................................................................................................................................................................. 80 MENU AFDRUKKEN ....................................................................................................................................................81 KLASLIJSTEN ................................................................................................................................................................. 81 AFDRUKWIZARD ........................................................................................................................................................... 82 LIJSTEN ......................................................................................................................................................................... 82 ETIKETTEN .................................................................................................................................................................... 86 Adresetiketten ......................................................................................................................................................... 86 Klasetiketten............................................................................................................................................................ 87 Foto-etiketten .......................................................................................................................................................... 88 BRIEVEN: LEERLINGENBRIEVEN ................................................................................................................................... 89 MENU EDISON ...........................................................................................................................................................90 DATABANK OKTOBER ................................................................................................................................................... 90 DATABANK FEBRUARI .................................................................................................................................................. 90 EDISON CONTROLEBESTAND ....................................................................................................................................... 90 VERWERKING TERUGZENDING .................................................................................................................................... 90 MENU VERIFICATIE ....................................................................................................................................................91 PARAAF PLAATSEN IN SERIE ......................................................................................................................................... 91 WERKLIJST .................................................................................................................................................................... 91 WERKLIJST FINANCIERBAARHEID ................................................................................................................................. 91 MENU EXTRA .............................................................................................................................................................92 BASISGEGEVENS ........................................................................................................................................................... 92 Handtekeningen ...................................................................................................................................................... 92 Administratieve groepen ......................................................................................................................................... 92 VRIJE VELDEN ............................................................................................................................................................... 93 Definiëren ................................................................................................................................................................ 93 Selectiewaarden ...................................................................................................................................................... 93 Koppelen.................................................................................................................................................................. 93 PERSONEELSGEGEVENS ............................................................................................................................................... 94 BRIEVEN BEGELEIDING ................................................................................................................................................. 94 SJABLONEN BEGELEIDING ............................................................................................................................................ 94 BRIEVEN LEERLINGEN .................................................................................................................................................. 95 WIJZIG WACHTWOORD ............................................................................................................................................... 95 CONTACTPERSONEN .................................................................................................................................................... 96


PRAKTISCHE VRAGEN ................................................................................................................................................97 LEERLINGENFICHE ........................................................................................................................................................ 97 ANDERE ...................................................................................................................................................................... 101


Inleiding: Informat algemeen   

    

Inloggen gebeurt via een browser naar keuze via de link: https://start.informatsoftware.be. Iedereen heeft een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Ook leerkrachten kunnen rechten krijgen om onder meer afwezigheidslijsten af te drukken, punten van zijn/haar leerlingen in te brengen, leerlingen te koppelen aan lesmomenten, berichten te versturen via onze module iSchoolcommunicatie. Verificateurs krijgen per installatie een gebruikersnaam en wachtwoord. Iedereen wordt steeds up-to-date gehouden via onze supportsite: http://support.informatsoftware.be Elke nacht wordt automatisch een back-up genomen van de gegevens. Het updaten van de servers gebeurt door Informat, dus een laatste versie binnenhalen hoeft nooit te gebeuren. Updates (lees: aanpassingen aan het programma) vinden normaal elke donderdag over de middag (tussen 12u00 en 13u00) plaats. In schoolvakanties en drukke (examen)periodes worden er geen updates geplaatst.

Pagina indeling Op de schermafbeelding is de standaard indeling te zien van een scherm binnen Informat.

1. Bovenaan is het algemene menu, zoals in de verschillende hoofdstukken van deze handleiding worden behandeld. 2. Indien aanwezig, is links de lijst met mogelijke onderdelen. Eventueel zijn ook afdrukken of exportmogelijkheden voorzien voor deze lijst, hiervoor zijn bovenaan of onderaan knoppen aanwezig. 3. Rechtsboven (onder het algemeen menu) zijn er mogelijks nog tabbladen aanwezig. Deze tabbladen zorgen voor een logische indeling van gegevens. 4. Centraal staat de inhoud van de pagina, met daarboven een werkbalk met knoppen om handelingen te kunnen uitvoeren. Handleiding iDKO Pagina 6 van 101

Knoppen Standaard zijn er drie knoppen zichtbaar: plus (nieuw), een document met blauw potlood (wijzigen) en een prullenbak (wissen).

Bij het wijzigen of invoer van een nieuwe fiche, worden de eerste twee knoppen vervangen in een blauwe pijl terug (annuleren) en een groen vinkje (bewaren). De andere knoppen worden verder in deze handleiding behandeld.

Belangrijk: Omdat Informat werkt met webtoepassingen, moeten wijzigingen steeds bevestigd worden alvorens de pagina te verlaten.


Opstart iDKO Om met iDKO te kunnen werken, moeten enkele stappen ondernomen worden als opstart van het pakket.

iGebruikersbeheer: Rechten toewijzen aan gebruikers Per applicatie moet de gebruiker in een toegangsgroep en een programmagroep zitten. De toegangsgroep geeft de gebruiker rechten op de verschillende vestigingsplaatsen (van een of meerdere scholen). De programmagroep geeft de gebruiker per menu-item “geen”, “lees” of “lees & schrijf” rechten. Uiteraard kunnen er per applicatie meerdere (toegangs- en programma-) groepen aangemaakt worden, volgens de organisatie van de school. Belangrijk: Om de correcte werking van de koppeling met het boekhoudpakket te kunnen garanderen moeten deze velden onder de toegangsgroep correct ingevuld staan. Zo niet, kunnen er geen facturen aangemaakt worden om kosten aan te rekenen aan de leerling.

Voor een meer uitgebreide uitleg, wordt verwezen naar de handleiding van iGebruikersbeheer en die is af te halen via de supportsite onder het overeenkomstig onderdeel, bij downloads.


iDKO: gegevens van school en vestigingsplaatsen bijvullen Onder het menu algemeen, zijn hiervoor onder meer ‘school’, ‘vestigingen’ en ‘structuur’ van belang. Onder ‘school’ is het mogelijk om de contactgegevens in te voeren. Onder ‘vestiging’ is per vestigingsplaats de naam en de code in te stellen. Onder ‘structuur’ is het mogelijk om de contactgegevens instellen en de corresponderende nummers op te geven. Daarnaast is hier de ondertekenaar van de fiscale attesten, wat betreft kinderopvang, in te stellen. Belangrijk: Op het inschrijvingsbewijs wordt het rekeningnummer getoond, dat is gekoppeld aan de school. Dit doet u op het scherm van de school. Dit doet u als volgt: selecteer een school. Daarna klikt u onderaan het scherm, bij de tabel van de rekeningnummers, op het plus-teken om een rekeningnummer toe te voegen. Hier is het belangrijk om niet te vergeten het vinkje bij ‘Standaard’ aan te vinken!


Menu Algemeen Onder het menu ‘Algemeen’ vindt u algemene instellingen terug van de school (algemeen > school) en de verschillende vestigingsplaatsen (algemeen > vestiging en algemeen > structuur). Tegelijk is het mogelijk om hier de naam van de vestigingsplaatsen in te stellen. Verder is het onder dit menu mogelijk om de naam, adres en logo van de school in te voeren evenals de naam van de directeur en de Edisonverantwoordelijke.

Dit menu-item is zo goed als dezelfde als in iPersoneel, dus wordt ze hier niet verder in detail behandeld. De uitleg hiervan is te vinden in de handleiding van iPersoneel en is te vinden via iPersoneel menu help > handleiding > handleiding iPersoneel, of via deze directe link: http://support.informatsoftware.be/Downloads/iPersoneel/Handleiding%20iPersoneel.pdf In deze handleiding wordt dit uiteengezet in hoofdstuk 8 “Algemene gegevens” vanaf pagina 17.


Menu Organisatie Onder dit menu zijn alle onderdelen opgenomen voor het organiseren en inrichten van de school.

Studierichtingen Onder dit menu-item is alle beheer voorzien voor het inrichten van administratieve groepen, gekoppeld met de daartoe behorende vakken en het koppelen aan klassen. Tabblad studierichting Op het eerste tabblad kan de code, omschrijving en/of korte naam gewijzigd worden van de eigen toegevoegde administratieve groepen. Standaard zijn de vier studierichtingen aanwezig. Deze zijn uiteraard Beeldende Kunst, Dans, Muziek en Woord. (En eventueel reeds ‘Domeinoverschrijdend’.) De benaming kunnen wijzigen is nuttig omdat deze naam wordt overgenomen bij de eigen administratieve groepen die hieronder vallen.

Tabblad administratieve groepen Op dit tabblad is het mogelijk om administratieve groepen te beheren: eigen administratieve groepen aanmaken, officiële administratieve groepen actief zetten, extra vakken toevoegen, officiële vakken actief/inactief stellen en vakken (per administratieve groep) koppelen aan klassen.

Administratieve groepen koppelen aan studierichtingen Een studierichting (afdeling) bestaat uit de logische groepering verschillende administratieve groepen. Deze zijn te vinden onder het tweede tabblad ‘administratieve groepen’. Een administratieve groep koppelen aan een studierichting, doet u op hetzelfde tabblad met de plus-knop. (Indien de administratieve groep die u probeert toe te voegen ontbreekt, gelieve na te zien onder het menu Extra > Basisgegevens > Administratieve groepen of die al actief staat.)


Daarnaast kunt u onbeperkt ‘eigen’ studierichtingen toegevoegd worden. In de praktijk zullen eigen administratieve groepen hieronder thuisgebracht worden. Concreet is gedacht aan initiatielessen, vrije leerlingen of andere lessen betaald door de gemeente. Alle eigen administratieve groepen dragen steeds het nummer ‘999316’. Inschrijvingen die gekoppeld zijn aan dergelijke administratieve groep zullen nooit verzonden worden naar het departement of een officieel inschrijvingsgeld aangerekend krijgen. Zoals studierichtingen een unieke naam dragen, kunnen administratieve groepen maar één keer over de verschillende studierichtingen heen voorkomen. Eenmaal een administratieve groep gekoppeld is aan een studierichting, is deze meteen actief over alle vestigingsplaatsen heen. De administratieve groepen zijn dus gekoppeld aan de school, niet aan de vestigingsplaats. Knop vakken beheren per administratieve groep Het beheren van vakken gebeurt via de icoon met de letter V op de lijn van de administratieve groep in de tabel. Daarna krijgt u deze pop-up te zien.

Wanneer de vakken van een administratieve groep geraadpleegd worden, wordt meteen duidelijk dat standaard alle vakken al aanwezig zijn. Aan de hand van tabellen die Informat bijhoudt weet het programma welke vakken aan welke administratieve groepen gekoppeld zijn. Als er dus een administratieve groep wordt toegevoegd, zullen bijgevolg automatisch alle mogelijke vakken gekoppeld worden. Zowel klassikale vakken alsook ALLE instrumenten worden dus standaard gekoppeld. Om organisatorisch het overzicht te bewaren zijn er ook vakgroepen voorzien. Hierdoor is het voor het programma gemakkelijk om te weten dat van een groep vakken slechts een hoeft gevolgd te worden. Per vak kunt u volgende vinkjes terugvinden: - Attitudevak (att.): dit is een verwijzing naar de (sub)vakken in de rapporten. Indien u niet met iRapporten werkt, zal geen enkel vak dit vinkje dragen. - Actief: daarmee geeft u aan of dit vak ingericht wordt in de school. Een niet actief vak, zal nooit aan de gebruiker aangeboden worden. - Algemeen vak (AV): Een algemeen vak is een verplicht vak zoals AMV of Samenzang die in ieder geval gevolgd moet worden. Alle vakken onder vakgroepen (bijvoorbeeld gitaar of samenspel) zullen die vinkje nooit krijgen.


Op dit scherm kunt u nieuwe vakken toevoegen (met de knop ‘toevoegen’), maar ook bestaande vakken kopiëren van andere administratieve groepen (met de knop ‘kopieer vak’). Indien u een vak wenst toe te voegen, die bij een specifieke administratieve groep ontbreekt, werk dan bij voorkeur met de kopieer functie. Dit neemt namelijk een aantal gegevens (gekoppeld aan de lijst met vakken van het departement) over achter de schermen, die elk vak uniek maken.

Als een bepaalde administratieve groep (om een of andere reden) geen vakken heeft, krijgt u nog enkele knoppen extra te zien. Deze knoppen stellen u de mogelijkheid om de vakken te kopiëren van een andere bestaande administratieve groep (van hetzelfde schooljaar) of om die eenvoudig weg te kopiëren van dezelfde administratieve groep van vorig jaar. Knop vakken koppelen aan klassen Het koppelen van vakken gebeurt via de tweede knop in de lijn van de administratieve groep in de tabel. Deze knop heeft twee mannetjes en de letter K als icoon.

Hier is het mogelijk om de klassen te koppelen aan het geselecteerd vak. Belangrijk: In tegenstelling tot administratieve groepen, zijn klassen gekoppeld aan een vestigingsplaats. Daarom is het hier mogelijk om te filteren op vestigingsplaats. En zullen ook enkel klassen zichtbaar zijn, waar de gebruiker rechten op de vestigingsplaats heeft.


Het koppelen van administratieve groepen met vakken & het koppelen van vakken met klassen, gebeurt automatisch bij conversie. Dus aanpassingen zijn in principe pas nodig, als er fouten zijn opgedoken of wanneer er wijzigingen moeten gebeuren naar volgend schooljaar toe. Het bijstellen van deze koppelingen is ook mogelijk vanaf een specifieke klas op het tabblad vakken onder organisatie > klassen, waar u dit doet in functie van de geselecteerde klas. Tabblad groeperingsnormen Op dit tabblad is het mogelijk de huidige bezetting van de klassen te zien per tijdstip. Zo is het gemakkelijk om te zien voor welke klassen de groeperingsnorm worden overschreden.

Daarbij kan gefilterd worden op de periode van inschrijven (om zo rekening te houden met leerlingen die van klas zijn veranderd of al zijn uitgeschreven). Daarbij kan er ook voor gekozen worden om niet alle maar enkel de (niet) overschrijdingen te tonen.


Klassen Standaard krijgt u alle klassen van de ganse school te zien (of waar u rechten op heeft). Met de kolomkoppen kunt u gaan filteren op (een stuk van) de code, omschrijving of vestigingsplaats. Met de keuzelijst erboven kunt u filteren op de gekoppelde leerkracht. Een klas begint met een code en omschrijving, waarmee het een zekere “waarde” krijgt. Deze waarde kan het best omschrijven als “…een leerkracht die (een) bepaald vak(ken) geeft in een bepaalde vestigingsplaats, ongeacht hoeveel uur hij dat vak of die vakken geeft…”. Enkele voorbeelden: -

Een leerkracht geeft gitaar in drie vestigingsplaatsen en zal dus per vestigingsplaats een klas moeten krijgen, ongeacht het aantal uur. - Een leerkracht geeft voltijds piano in slechts een vestigingsplaats, dus zal die in principe slechts een klas hebben. Het is eveneens mogelijk om per dag of uur een klas te voorzien. - Een leerkracht AMV heeft drie groepen en hiervoor zijn telkens twee lesmomenten voorzien. Deze leerkracht heeft dus drie klassen, waarbij elke leerling twee lesmomenten heeft. Maar het is even goed mogelijk om aan diezelfde klassen ook het vak samenzang te koppelen met een apart lesmoment. - Een leerkracht schilderen heeft drie avonden in de week waarop les gegeven wordt. Alle leerlingen kiezen vrij op welke (twee van de drie) avonden ze les komen volgen. Hier is het mogelijk om alle leerlingen van 1HG4/1HG5 tot 4HG4 of 5HG5 in eenzelfde klas te plaatsen waarbij elke leerling twee lesmomenten heeft, maar is het evengoed mogelijk om groep in meerdere de klassen op te delen. Uiteraard blijft een gangbaar principe om steeds zo groot mogelijke klassen te vormen. Hoe u leerlingen dan aan een bepaald tijdstip kunt koppelen, wordt verder in deze cursus uitgelegd. Balk links Zoals bij leerlingen consulteren kunt u filteren welke klassen u te zien krijgt. De balk links maakt het mogelijk om vlot tussen klassen te wisselen. Filteren op Met deze filter kunt u gaan zoeken op de klassen gekoppeld aan een specifieke leerkracht. (De lijst wordt gehaald uit de actieve personeelsleden in iPersoneel.) Met het vinkje ‘voor volledige school’ krijgt u alle klassen te zien over de verschillende vestigingsplaatsen heen. (Deze staat standaard geselecteerd.) Zoniet krijgt u enk el de klassen te zien van de huidig aangemelde vestigingsplaats. Knop printer Met deze knop krijgt u een pop-up venster waarmee klaslijsten afgedrukt kunnen worden. Dit is hetzelfde scherm als te bereiken is via het menu afdrukken > klaslijsten. De mogelijkheden van dat scherm worden onder dat onderdeel besproken.


Klasgegevens Tabblad klas

Op dit tabblad kan de klascode, de klasbenaming en een vrije opmerking ingevoerd worden. Daaronder staat ook het veld quota. Wanneer de klas een quota heeft, wordt hiermee rekening gehouden bij het toewijzen van de leerling aan een klas. Zo mag een quota nooit overschreden worden. Daaronder is het mogelijk om een vervolgklas aan te duiden. Dit zorgt ervoor dat wanneer leerlingen overgezet worden naar het nieuwe schooljaar, dat ze meteen ook in de nieuwe klas kunnen ingeschreven worden. Met deze knop is het mogelijk om deze klas te koppelen aan een klas die aangemaakt is in volgend schooljaar. Uiteraard zal dit pas lukken als het nieuwe schooljaar geïnitialiseerd is. Het koppelen van vervolgklassen kan ook in serie gebeuren via het menu Organisatie > Vervolgklassen. Onderaan het eerste tabblad vindt u een uitgebreid overzicht van de ingeschreven leerlingen in die klas. In dit overzicht is het mogelijk om per leerling te zien in welke graad die is ingeschreven, welk vak de leerling volgt en op welk(e) tijdstip(pen). Met de info-knop is het mogelijk een pop-up scherm te krijgen met inschrijvingsscherm van de leerling in kwestie. Tabblad klasfuncties Op dit tabblad kan de leerkracht (of leerkrachten) gekoppeld worden. Het is heel belangrijk dat dit correct ingevuld wordt. Want bij verschillende onderdelen wordt rekening gehouden met de mogelijkheid om handelingen te kunnen uitvoeren per leerkracht. Bijvoorbeeld via iSchoolcommunicatie is het mogelijk om alle leerlingen die van een leerkracht les volgen in een beweging een bericht te versturen. Of in iDKO zijn verschillende afdrukken voorzien per leerkracht.


Tabblad vakken Via dit tabblad is het mogelijk om administratieve groepen en vakken te koppelen aan deze klas. Bovenaan ziet u welke al gekoppeld zijn en onderaan kunt u er toevoegen. Dit kan ofwel door te zoeken op vak en de mogelijke administratieve groepen (met dat vak) te koppelen ofwel door te zoeken op administratieve groep en de mogelijke vakken te koppelen. Hiervoor vinkt u de lijnen aan die u wenst te koppelen en klikt bovenaan de tabel op de knop met het groene vinkje ‘klas koppelen aan …’.


Tabblad lesmomenten Tabblad vakken

Via dit tabblad is het mogelijk om lesmomenten te koppelen aan de al gekoppelde administratieve groepen. In de lijst onderaan de pagina kunt u meerdere lesmomenten selecteren (met de control-toets) en gaan koppelen aan de geselecteerde administratieve groepen (in het bovenste deel van het scherm), wanneer u op de knop met het groene vinkje ‘klas koppelen aan tijdstip’ klikt. Met het de keuzelijst op frequentie (standaard ‘Wekelijks’) en het vinkje ‘niet opnemen in lessenpakket’ kunt u aanduiden of de lesmomenten al dan niet wekelijks plaatsvinden. En of de lessen meegeteld mogen worden in het officiële uurrooster. Deze velden zijn van belang voor de afdruk van document B (uurrooster) en de afdruk van de aanwezigheidslijsten. Vanaf dat moment kan elk van de leerlingen aan een (of meerdere) lesmoment(en) gekoppeld worden. (Dus een leerling is niet automatisch gekoppeld aan het lesmoment, wanneer dat lesmoment aan de klas is gekoppeld.) Met het icoontje met een mannetje en een ketting (in het blauw omcirkeld), op de lijn van de administratieve groep, kunt u alle - aan deze administratieve groep gekoppelde - lesmomenten gaan toewijzen aan alle leerlingen die aan klas met die administratieve groep zijn gekoppeld. Deze knop is nuttig voor klassikale vakken zoals AMV, samenzang, ateliers en artistieke training. Met de balk boven de gekoppelde lesmomenten kunt u aangevinkte lesmomenten van frequentie wijzigen en eventueel meerdere lesmomenten in een beweging verwijderen.

Als er lesmomenten ontbreken in de lijst met mogelijkheden, is de kans groot dat u die eerst nog moet aanmaken. Kijk daarvoor via het menu Organisatie > Lesmomenten > Definiëren en Organisatie > Lesmomenten > koppelen aan vestiging.


Tabblad leerlingen

Op dit tabblad kunt u (eenmaal een vak gekozen) alle leerlingen in een beweging aan een of meerdere lesmomenten toewijzen. Zo kunt u op vlotte wijze de lesmomenten toewijzen van een instrumentklas. Hiervoor selecteert u eerst de juiste vinkjes bij de leerling en lesmomenten en bevestigd bovenaan met ‘wijzigingen opslaan’.


Vervolgklassen Op dit scherm is het mogelijk om in reeks de klassen van huidig schooljaar te koppelen aan hun wederhelft van volgend schooljaar. Dit maakt het mogelijk dat wanneer de leerlingen worden overgezet, dat ze meteen ook in deze vervolgklassen ingeschreven kunnen worden. Dit is nuttig voor klassen met instrument, AMV/AMC, samenzang, ateliers, klassieke dans enzoverder. Vervolgklassen koppelen is pas mogelijk als het nieuwe schooljaar geïnitialiseerd is, waarbij de klassen automatisch worden gekopieerd. Verder is het aan te raden, dat eerst aanpassingen aan de klassen in volgend schooljaar uitgevoerd worden alvorens deze te gaan koppelen. Uiteraard kan het koppelen ook individueel vanop de klasfiche (zie vorig onderdeel).

Met de info-knop is het mogelijk een pop-up scherm te krijgen met de fiche van die klas.


Klassen veranderen van vestigingsplaats Op dit venster is het mogelijk om bestaande klassen (met alle onderliggende gegevens en leerlingen) van of naar de huidig aangemelde vestigingsplaats te verhuizen. Links staan steeds de klassen in de huidige aangemelde vestigingsplaats en rechts de klassen volgende vestigingsplaats die u erboven kiest. Met behulp van de pijlen kunt u dan een of meerdere klassen van vestigingsplaats verhuizen.


Lesmomenten Definiëren Op dit scherm is het mogelijk om lesmomenten aan te maken. Daarbij is het de bedoeling dat hier elk lesblok gedefinieerd kan worden. Bij het aanmaken van een lesmoment, kan deze meteen voor een of meerdere dagen aangemaakt worden. Belangrijk: Vul hier steeds de effectieve lesmomenten in. Niet een blok van drie uur, waar dan een pauze inbegrepen is.

Bij het invullen van het lesmoment, wordt de duur uitgerekend in uren. Dit werkt gemakkelijk voor lesmomenten onder beeldende kunst, waar een lesuur momenteel uit 50 minuten bestaat. Nieuw aangemaakte lesmomenten worden meteen gekoppeld met de vestigingsplaats waar de gebruiker op dit moment is aangemeld. Bestaat het lesmoment reeds dat u probeert toe te voegen, kan het liggen aan het feit dat ze nog niet actief staat voor de vestigingsplaats van de klas waaraan u die probeert te koppelen. Gebruik daarvoor het scherm die in het volgend onderdeel wordt behandeld.


Koppelen met vestigingsplaats Met behulp van dit scherm worden de lesmomenten gekoppeld aan de vestigingsplaats. Als u een nieuw tijdstip wenst te koppelen aan de ingelogde vestigingsplaats, dan selecteert u die aan de linkerkant en met behulp van de pijltjes kan het tijdstip gekoppeld worden aan de vestigingsplaats. (Gebruik de control-toets om er meerdere tegelijk te selecteren en overbrengen.) De bedoeling van dit systeem is om dan verder in het programma doelgerichter te kunnen filteren en niet in alle vestigingsplaatsen zomaar alle mogelijke lesmomenten getoond worden.


Koppelen met cursus Om leerlingen te kunnen koppelen aan lesmomenten, moeten deze lesmomenten aan cursussen gekoppeld worden. (Een cursus is een administratieve groep & vak, gekoppeld aan een klas.) Op alle tabbladen bevindt zich (in het bovenste deel van het scherm) een tabel met alle gekoppelde klassen en vakken. Op het tabblad van de lesmomenten is het dan mogelijk door gebruik te maken van de knoppen met pijltjes of door het verslepen van lesmomenten om lesmomenten te (ont)koppelen. Hierbij kunt u meerdere lesmomenten tegelijk verplaatsen. Indien gewenst, kunt u de leerkrachten rechten geven op dit onderdeel (via iDKOLeerkrachten). Zo heeft elke leerkracht het koppelen zelf in handen en kan de administratie hiervan ontlast worden. Tabblad lesmomenten Dit tabblad biedt de mogelijkheid om meerdere administratieve groepen in een keer met een reeks lesmomenten te koppelen. U kunt hiervoor eerst filteren bovenaan. Selecteer de gewenste administratieve groepen met vak, daarna de gewenste lesmomenten (gebruik hiervoor de control-toets) en druk op de knop ‘lesmomenten koppelen aan vakken’. Op zich verschilt dit niet veel van het tabblad lesmomenten van de klas. De belangrijkste meerwaarde hier is de mogelijkheid om deze handeling zo voor meerdere klassen tegelijk uit te voeren.


Tabblad lesmomenten: overzicht per vak Dit tabblad biedt de mogelijkheid om per administratieve groep en vak lesmomenten te koppelen of ontkoppelen. Net als op het vorige tabblad kunt u eerst gaan filteren met de zoekvelden. Daarna selecteert u de gewenste administratieve groep en kunt dan lesmomenten koppelen of ontkoppelen.

Tabblad leerlingen Op dit tabblad is het mogelijk om de leerlingen te raadplegen per lesmoment die al zijn gekoppeld.


Vakken koppelen aan vestigingsplaatsen Hier worden de vakken gekoppeld aan de vestigingsplaatsen. Bij conversie zetten we dit goed voor het lopende schooljaar en bij initialiseren van het nieuw schooljaar wordt dit automatisch overgezet. Enkel in uitzonderlijke situaties, zou u gebruik moeten maken van dit scherm.


Financieel Onder dit menu onderdeel kunnen allerhande kosten en supplementen toegevoegd worden. Dit gaat enkel en alleen om bedragen die door de school geëind worden, los van wat aan het departement doorgestort moet worden. Het beheer van inschrijvingsgelden gebeurt door Informat, dus deze hoeven hier niet bijgehouden te worden. Het is dus niet nodig om kosten aan te maken voor inschrijvingsgeld, bedoeld voor het departement. Om diezelfde reden zal bij de prijslijst altijd een item IG, inschrijvingsgeld te vinden staan. Hier moet de prijs niet van aangepast worden. Alle kosten worden gekoppeld aan een rubriek, deze rubrieken worden gedefinieerd in de boekhouding van Informat. Indien er geen gebruik wordt gemaakt van de boekhouding, zijn een aantal rubrieken standaard aanwezig. Gekoppelde kosten worden automatisch aangerekend bij invoer van een inschrijving. Het is dus beter om enkel kosten te koppelen die de facto aangerekend worden, dan deze die slechts voor enkele leerlingen van toepassing zijn. Het is immers altijd mogelijk om nadien nog extra kosten aan te rekenen. Prijslijst Op dit scherm kunnen de verschillende onkosten toegevoegd worden. Deze kosten kunnen heel divers zijn: administratieve bijdrage, SEMU, handboeken, schriften, verf, penselen, tutu’s, … Toevoegen Een item toevoegen aan de prijslijst doet u door bovenaan op het plus-teken te klikken.

Hier geeft u dan een code, omschrijving, prijs en rubriek in. Om de rubriek te kiezen, klikt u op de knop Rubriek. Dit is nodig om in de boekhouding te weten waar het item moet geboekt worden. Het item opslaan doet u door te klikken op het groene vinkje bovenaan. Handleiding iDKO Pagina 27 van 101

Opmerking: bij het toevoegen van een prijslijstitem is het niet toegelaten om de code IG te gebruiken. Dit is een voorbehouden code voor het aanrekenen van het InschrijvingsGeld. Wijzigen Om een item te wijzigen, drukt u op het potloodje helemaal links van de tabel op het item in kwestie. Nu kunt u de code, omschrijving, prijs en rubriek wijzigen. U kunt het item ook inactief zetten door het vinkje af te vinken. Opslaan doet u door te klikken op het groene vinkje bovenaan. Opmerking: bij het wijzigen van prijslijstitems is het niet toegelaten om de code IG te gebruiken. Verwijderen Om een item te verwijderen, klikt u eerst het te verwijderen item aan in lijst aan de linkerkant en klikt u daarna op het vuilnisbakje. Eerst krijgt u een waarschuwing als u zeker bent. Indien u zeker bent, klikt u op OK.

Bij het verwijderen worden alle koppelingen (zie volgend puntje) met studierichtingen, administratieve groepen en vakken verwijderd. Uitzondering 1: wanneer een prijslijstitem al op een factuur staat, is het niet meer mogelijk om het item te verwijderen. Uitzondering 2: het inschrijvingsgeld (code IG) kan niet verwijderd worden. Koppelen Bij het prijslijstitem staan er onderaan drie tabbladen. Op elk van deze tabbladen is het mogelijk om het prijslijstitem te koppelen. Dit met een studierichting, administratieve groep of vak. Een prijslijstitem kan gekoppeld worden met studierichtingen, administratieve groepen en vakken. Wanneer de items gekoppeld zijn, worden bij een nieuwe inschrijving deze items automatisch op de factuur geplaatst. Wanneer een prijslijstitem (dus voor alle leerlingen van een bepaalde studierichting, administratieve groep of vak van toepassing is) koppelt u het prijslijstitem dus best. Het koppelen van deze kosten kan dus met elk van deze niveaus. Om het prijslijstitem te koppelen met een studierichting moet het tabblad studierichting open staan. Daar kunt u een studierichting aanklikken. En met het pijltje naar rechts is het prijslijstitem gekoppeld aan de studierichting. Met het pijltje naar links kunt u de gekoppelde studierichting terug ontkoppelen. Alle studierichtingen koppelen/ontkoppelen kan met de dubbele pijltjes.

Een prijslijstitem aan een administratieve groep of vak is gelijkaardig, maar met het verschil dat u eerst een studierichting moet kiezen voor de administratieve groepen of vakken worden geladen.


Kosten per studierichting Met dit venster is het mogelijk om per studierichting kosten te koppelen. Dit gebeurt door de te verplaatsen kosten aan te vinken en de pijltjes in het midden te gebruiken. De linker kolom wordt steeds gefilterd per rubriek, om deze lijst overzichtelijk te houden.

Hier selecteert u links een studierichting, waarna voor de studierichting het kostenpakket wordt ingeladen. Om een kost toe te voegen, kiest u eerst uit welke rubriek deze kost komt waarna u de kost aanvinkt en (via het pijltje naar rechts) de kost koppelt aan de studierichting. Een kost verwijderen doet u door (bij de gekoppelde kosten) een kost te selecteren en te klikken op het pijltje naar links. Het is mogelijk om meerdere kosten te selecteren voor het toevoegen en het verwijderen.


Kosten per administratieve groep Met dit venster is het mogelijk om per administratieve groep kosten te koppelen. Dit gebeurt door de te verplaatsen kosten aan te vinken en de pijltjes in het midden te gebruiken. De linker kolom wordt steeds gefilterd per rubriek, om deze lijst overzichtelijk te houden.

Hier selecteert u links een administratieve groep, waarna voor de administratieve groep het kostenpakket wordt ingeladen. Om een kost toe te voegen kiest u eerst uit welke rubriek deze kost komt, waarna u de kost aanvinkt en (via het pijltje naar rechts) de kost koppelt aan de administratieve groep. Een kost verwijderen doet u door (bij de gekoppelde kosten) een kost te selecteren en te klikken op het pijltje naar links. Het is mogelijk om meerdere kosten te selecteren voor het toevoegen en het verwijderen. Ook kunt u links op de kolommen klikken om de administratieve groepen te sorteren.


Kosten per vak Met dit venster is het mogelijk om per vak kosten te koppelen. Dit gebeurt door de te koppelen kosten aan te vinken en de pijltjes in het midden te gebruiken. De linker kolom wordt steeds gefilterd per rubriek, om deze lijst overzichtelijk te houden.

Hier selecteert u links een vak, waarna voor het vak het kostenpakket wordt ingeladen. Om een kost toe te voegen kiest u eerst uit welke rubriek deze kost komt waarna u de kost aanvinkt en via het pijltje naar rechts de kost koppelt aan het vak. Een kost verwijderen doet u door, bij de gekoppelde kosten (rechts), een kost te selecteren en te klikken op het pijltje naar links. Het is mogelijk om meerdere kosten te selecteren voor het toevoegen en het verwijderen. Ook kunt u links op de kolommen klikken om de vakken te sorteren.


Menu Leerlingen Consulteren Bij het consulteren van de leerlingen, wordt nu standaard alle leerlingen getoond. (Afhankelijk van de instellingen van de gebruiker zijn dit alle leerlingen binnen de aangemelde vestigingsplaats, binnen de aangemelde school of alle leerlingen waarop de gebruiker rechten heeft.) Balk links Knop verrekijker Als u een nauwkeurigere filter wenst toe te passen, klikt u linksonder op de verrekijker. Dan verschijnt een pop-up venster, zoals een voorbeeld hieronder. Dit scherm is opgedeeld in blokken, zoals aangeduid met de kaders. Deze drie blokken zijn complementair en kunnen dus gelijktijdig gebruikt worden.

Het eerste blok dient om te filteren op inschrijving niveau. Er kan dus op een van de onderliggende kenmerken gefilterd worden. Het tweede blok is om te filteren op persoonsniveau, los van de inschrijving van huidig schooljaar. Het derde blok dient om duidelijk te maken binnen welke selectie de leerlingen moeten voldoen. Standaard is deze ‘aangemelde school/ vestigingsplaats’ en ‘Alle leerlingen’. Wanneer gekozen wordt om de leerlingen te tonen binnen de ‘aangemelde school’, worden alle leerlingen getoond van die school (volgens de vestigingsplaatsen waar de gebruiker rechten op heeft). Indien de gebruiker rechten heeft op meerdere scholen, kan met de keuze ‘alle waarop rechten’ de lijst met leerlingen nog uitgebreid worden tot alle scholen waar de gebruiker rechten op heeft. Belangrijk: Wanneer u filtert op een bepaalde vestigingsplaats (of wanneer de rechten van de gebruiker beperkt zijn tot bepaalde vestigingsplaatsen), worden enkel de leerlingen getoond die (een of meerdere) Handleiding iDKO Pagina 32 van 101

vakken in die vestigingsplaats volgen OF nog (een of meerdere) vakken hebben waarbij de vestigingsplaats nog niet is ingevoerd. Dus om alle leerlingen te zien, moet u de filter instellen op ‘aangemelde school’ or ‘alle waarop rechten’. Nuttig om weten: iDKO onthoudt welke filter op schoolniveau laatst is gebruikt (dus ‘aangemelde school/vestiging’, ‘aangemelde school’ of ‘alle waarop rechten’) en zal die opnieuw gebruiken wanneer opnieuw leerlingen geconsulteerd worden. Via de trechter kunt u vlot wisselen met de voorgedefinieerde/eigen filter mogelijkheden. (Zie onderdeel hierna.) Knop trechter Voorgedefinieerde filters

Op dit tabblad kunt u kiezen tussen een aantal frequent gebruikte filters. Dit zijn filters die door Informat zijn aangemaakt en klaar zijn voor gebruik. Om die te gebruiken, klikt u de lijn aan (die wordt dan oranje) en bevestigd u met de groene vink bovenaan.

Eigen filters

Mocht u met de standaard filter of voorgedefinieerde filters nog niet kunnen zoeken volgens de gewenste parameters, kunt u nog een eigen filter opstellen. Bij het openen van dit tabblad krijgt u de mogelijkheid om de bestaande filter te kiezen en uit te voeren. Met de plus-knop kunt u een nieuwe filter aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe filter, geeft u eerst de omschrijving op (om die te kunnen bewaren). Daarna kiest u een veld in de lijst en drukt op de knop ‘veld toevoegen’. Per toegevoegd veld kunt u een mogelijke waarde opgeven en daarna gaan combineren. Als laatste kunt u de filter opslaan en uitvoeren.


Knop excel Met de huidige selectie leerlingen kunt u ook een aantal velden exporteren naar excel. Deze velden staan gegroepeerd volgens een logische gegeven. Wanneer u een van deze titels aanklikt, schuift ze open. Selecteer de velden die u wenst te exporteren. Uiteraard kunt u daarbij uit verschillende groepen te gelijk kiezen. De geselecteerde velden worden dan geëxporteerd, wanneer u bovenaan op de excel-knop klikt. (Deze combinatie van velden kunt u ook bewaren voor hergebruik. Zie praktische vragen > leerlingenfiche.)

Keuzelijst printer Adresetiketten

Met deze keuze kunt u etiketten afdrukken voor de leerlingen onder de huidige filter. Hierbij zijn dezelfde mogelijkheden voorzien als bij afdrukken > adresetiketten. Leerlingenbrieven

Met deze keuze kunt u leerlingenbrieven afdrukken voor de leerlingen onder de huidige filter. Dit biedt dezelfde mogelijkheden als bij het afdrukken via afdrukken > brieven > leerlingenbrieven. Foto’s - zip-bestand

Bij de keuze van deze ‘afdruk’ wordt een zip-bestand gegenereerd waar alle foto’s worden in opgeslagen, die in de database beschikbaar zijn. Dit uiteraard volgens de huidige selectie van leerlingen.


Leerlingengegevens

In dit onderdeel van de handleiding wordt elk tabblad van de leerlingenfiche overlopen. Omdat er op dit scherm zo veel tabbladen aanwezig zijn, is er voor gekozen om de balk met tekstblokken te vervangen door icoontjes. Verder is de functionaliteit dezelfde als op alle andere schermen. Tabblad overzicht Op dit tabblad zijn is een overzicht te vinden van de leerlingenfiche. Zo is de pagina opgedeeld in drie blokken: personalia, vakken en facturatie. Onder personalia zijn volgende gegevens te vinden: naam, stamnummer, geboortedatum, rijksregisternummer, adressen, telefoonnummers en e-mail adressen. Bij de vakken staat een overzicht van alle gevolgde vakken van (standaard) huidig schooljaar, de laatste twee schooljaren of alle schooljaren. In het deel van de facturatie is een overzicht te vinden van de gekoppelde facturen (in huidig schooljaar) en de toestand van betaling. En tot slot nog een overzicht van de lopende uitleningen.


Tabblad inschrijving Belangrijk: Onder het hoofdstuk praktische vragen zijn een aantal nuttige vragen en antwoorden te vinden die te maken hebben met de inschrijving van een leerling. Op het tabblad van de inschrijving zijn alle gegevens betreffende de gevolgde vakken, klassen en lesmomenten in huidig schooljaar verzameld.

Het venster bestaat van boven naar onder uit volgende onderdelen: -

Werkbalk met knoppen en de afdrukken voorzien volgens inschrijving Een tabel met de verschillende inschrijvingen Enkele velden waaronder leeftijd, begindatum, einddatum, administratieve groep Tabel met de vakken onder deze inschrijving (en hun toestand) Enkele velden betreffende financierbaarheid en zaken voor de tellingen Veld specifiek om bij te kunnen houden of een inschrijving reeds is nagekeken. Enkele vinkjes voor intern gebruik: Toelatingsperiode, Volwassen, Tweede instrument Vrije velden (gekoppeld aan de inschrijving), voor meer info zie onder het menu extra > vrije velden. Toestand van de factuur (indien een factuur aan deze inschrijving is gekoppeld) Door wie de inschrijving is ingevoerd

Bij invoer van een nieuwe inschrijving wordt nagekeken of bijkomend inschrijvingsgeld moet aangerekend worden. Het overzicht van inschrijvingsgelden en verminderingscodes, is terug te vinden onder het tabblad inschrijvingsgelden. De berekening van dit inschrijvingsgeld houdt meteen rekening met de leeftijd van de leerling en is zichtbaar bij de factuurdetails.


Het wijzigen van Vakken + Klassen en Lesmomenten gebeurt met de overeenkomende knoppen. Elk van deze knoppen geeft een pop-up venster waarop het mogelijk is om de desbetreffende gegevens in te voeren, te wijzigen of te wissen. Om deze pop-ups te openen is het niet nodig om eerst op wijzigen te klikken! Knop beheer van vakken en klassen

Bij het openen van dit scherm staan standaard enkel de vakken zichtbaar. Klassen worden weergegeven in het niveau er onder. Alle klassen kunnen in een beweging zichtbaar/onzichtbaar gesteld worden met de knop ‘toon/verberg alle klassen’, maar dat zal alleen lukken als alle vakken een vestigingsplaats hebben ingevuld.

Vakken aanvullen kunt u door op het potloodje te klikken links van de vaknaam. Daar kan de vestigingsplaats ingevuld of gewijzigd worden. Als er sprake is van een vakgroep, kan het effectief vak ingevuld worden of eventueel een ander vak ingevoerd worden.

Daarnaast kan de vrijstelling ook ingesteld worden. Afhankelijk van het type vrijstelling kan de externe school of een opmerking ingevuld worden.

Wanneer de vestigingsplaats is ingevuld, kan dan de klas toegevoegd worden. Handleiding iDKO Pagina 37 van 101

Bij het beheren van de klassen is het mogelijk om klassen een begin en einddatum te geven. Dit is nuttig om te kunnen bijhouden of een leerling in de loop van het schooljaar van klas is gewijzigd. Verder wordt aangeraden om per vak slechts een klas in te voeren, want dit heeft een invloed op de werking van de rapporten. Volgt een leerling een vak effectief meermaals, is het beter om (een) bijkomende inschrijving(en) toe te voegen met enkel dat vak als gevolgd vak. Deze inschrijving kan als vrije leerling of onder dezelfde administratieve groep ingevoerd worden. Knop beheer van vakken en klassen, tabblad overzicht klassen

In heel uitzonderlijke gevallen, is het mogelijk dat er nog fouten opduiken in de gekoppelde klassen. (Met name dat de leerling is ingeschreven in een klas, maar geen enkel vak gemeenschappelijk heeft met de vakken die gekoppeld zijn aan die klas.) Om zelf een overzicht van deze fouten te kunnen krijgen, is hiervoor het tweede tabblad toegevoegd en vanaf dit tabblad kunnen dan koppelingen verwijderd worden.


Knop beheer van lesmomenten

Bij het beheren van de lesmomenten is het mogelijk om per klas een of meerdere lesmomenten te koppelen. Het aantal mogelijkheden dat aangeboden wordt, hangt vast aan de gekoppelde lesmomenten aan die klas en administratieve groep (zie menu organisatie > klassen > tabblad lesmomenten).

Knop historiek

Via deze knop kunt u de historiek van de leerlingenfiche opvragen zonder dat scherm te moeten verlaten. Zo kunt u vlotter zien hoe het staat met mogelijke vrijstellingen. (Dit is hetzelfde scherm als het tabblad historiek.) Keuzelijst afdrukken

Over alle inschrijvingen van huidig schooljaar heen, zijn al enkele afdrukken voorzien. Zo zijn volgende zaken al voorzien: ‘inschrijvingsformulier’ (met of zonder betaling), ‘betalingsbewijs’, ‘overzicht loopbaan’, ’keuzeformulier’ (geeft de mogelijke klassen voor de inschrijving), ‘fiscaal attest voor kinderopvang voor kinderen onder 12 jaar’ kortweg ‘attest kinderopvang’1, ‘attest gedeelde financiering’ (enkel zichtbaar voor 50%’ers) of het juiste attest volgens de inschrijving. Knop inschrijvingsgeld

Bij het overzicht van de factuurgegevens is een pictogram aanwezig die wat geld voorstelt. Wanneer u op deze knop klikt, krijgt u een pop-up te zien met het overzicht van de inschrijvingsgelden voor deze leerling. Daarmee kunt u vlot zien hoe het staat met de verminderingen en de mogelijke attesten. Dit is hetzelfde scherm als het tabblad inschrijvingsgeld.)

1

Om het attest voor kinderopvang te kunnen afdrukken moet bij een van de adressen het vinkje ‘facturatieadres’ aangeduid zijn en bij de relaties moeten vader en/of moeder ingevoerd zijn. Handleiding iDKO Pagina 39 van 101

Tabblad factuur Belangrijk: Onder het hoofdstuk praktische vragen zijn een aantal nuttige vragen en antwoorden te vinden die te maken hebben met de facturatie van een leerling. Op dit tabblad is alles ondergebracht van aanrekeningen, betalingen en terugbetalingen met de link naar facturen voor boekhouding.

Het scherm opgedeeld is uit drie grote stukken: Facturen & creditnota’s, Factuurdetail en (Terug)betalingen. Facturen/Creditnota’s

Bij het inschrijven van een leerling wordt steeds automatisch een factuur aangemaakt. In sommige gevallen kan het nodig zijn dat u nog een bijkomende factuur (of creditnota) aanmaakt.

Om een factuur toe te voegen selecteert u het type document (factuur of creditnota), selecteert u een datum (dit kan ook door te klikken op het kalendertje ernaast) en kiest u een inschrijving van de leerling waarop de factuur gebaseerd zal zijn. De factuur opslaan doet u door op de knop “Toevoegen” te klikken. Opmerking: de datum voor de factuur mag niet voor de datum van de inschrijving vallen.


Factuurdetail

Een factuurdetail toevoegen doet u door op de knop toevoegen (net onder de titel “Factuurdetail”) te klikken. Dan ziet u volgend scherm:

Standaard staat de inschrijving (die gekoppeld is aan de huidig geselecteerde factuur) geselecteerd en het toegekend kostenpakket. Dit zijn alle kosten die gekoppeld zijn met de studierichting, administratieve groep en vakken. Wanneer u een kost (prijslijstitem) wil koppelen die niet in deze lijst staat, klikt u op “Alle kosten”. Dan worden eerst alle kosten getoond (alle ingevoerde prijslijstitems). Deze kunt u filteren op rubriek. Om een kost toe te voegen, vinkt u de kost aan en klikt u op de knop “Toevoegen”. Na het toevoegen wordt ook het totaal bedrag van alle facturen en het nog te betalen bedrag opnieuw berekend. Opmerking: indien een nieuwe factuur wordt aangemaakt en het inschrijvingsgeld staat nog op een andere factuur is het niet mogelijk om het inschrijvingsgeld ook toe te voegen op de nieuwe factuur. Betalingen

Een betaling toevoegen, doet u door op de knop te klikken. Dan ziet u volgend scherm:

Wanneer er bij de leerling maar een factuur is, wordt deze automatisch geselecteerd en wordt het bedrag ook ingevuld. De datum staat standaard op de datum van vandaag, maar kan aangepast worden


Tabblad uitlening Op dit scherm is alles verzameld voor het bijhouden van uitleningen. Hier kunt u reservaties, uitleningen en teruggaven beheren voor de huidige leerling.

Reservaties

In dit blok kunt u reservaties toevoegen met de knop ‘toevoegen’ en bestaande reservaties wijzigen met het potloodje. Reservaties omzetten in uitleningen kunt u met de ronde knop met pijltjes (aangeduid in de schermafbeelding). Verwijderen doet u door op het prullenmandje te klikken. Uitleningen

In dit blok kunt u uitleningen toevoegen met de knop ‘toevoegen’ en de bestaande uitleningen wijzigen (zolang ze nog niet betaald zijn) met het potloodje. Een betaling invoeren bij een uitlening kunt u door op de knop met het hoopje geld te klikken. Nadien kunt u de uitlening niet langer wijzigen. Een bestaande uitlening kunt u ook eenvoudig verlengen met het icoontje in de derde kolom (bestaand uit een blauwe pijl). Terugbrengingen

In dit deel van het venster kunt u zaken die al zijn teruggebracht inkijken. Met de knop ‘toevoegen’ kunt u kiezen in de lijst met uitgeleende objecten.


Tabblad historiek Onder het tabblad van de historiek zijn alle inschrijvingen te vinden (over alle schooljaren heen) over de gehele scholendatabank. Het is dus mogelijk dat in deze historiek de geschiedenis van een of meerdere dagscholen tussen die van een of meerdere DKO scholen te vinden is. Daarbij is het mogelijk te kiezen tussen een detaillijst per vak (onder tabblad ‘vakken’).

Of via het klassieke overzicht, met een lijn per inschrijving en daaronder de details (wanneer u een inschrijving aanklikt).


Tabblad begeleiding Op dit tabblad is het mogelijk om allerhande zaken bij te houden over de leerling, die bijvoorbeeld pedagogisch of medisch van aard zijn. Standaard zijn een reeks titels gedefinieerd, die zelf aangepast kunnen worden. Dit systeem is het best geschikt om opvolging te voorzien tussen administratie, directie en leerkrachten; met andere woorden tussen meerdere personen. Daarbij is het via iGebruikersbeheer om per titel rechten te definiëren en kan een leerkracht enkel leesrechten hebben op medische titels en schrijfrechten op attitude titels. De administratie zal dan enkel leesrechten hebben op attitude titels en schrijfrechten op medische titels.

Voor leerlingendossiers die een uitgebreide lijst aan berichten tellen, kan deze pagina lange proporties aannemen. Daarom is er ook een filter mogelijkheid voorzien. Bij het laden van deze pagina, staat het filterscherm open en kunnen de begeleidingstypes geselecteerd worden. Verder is het ook mogelijk om de periode te beperken en de sortering. Eenmaal de filter is opgesteld, kan deze geactiveerd worden met de verrekijker in de knoppenbalk. Tot slot is het ook mogelijk om dit filterscherm te minimaliseren, met het pijltje rechts op de rode balk. iBegeleiding is inbegrepen in het basispakket (iDKO + iPersoneel) maar staat niet standaard actief, omdat niet elke school hier gebruik van maakt. Om deze te activeren volstaat een mailtje van de school uit met een verzoek om dit actief te zetten. Voor leerkrachten bestaat een aparte applicatie, die het mogelijk maakt om per begeleidingstype lees- (en schrijf)rechten te krijgen op de toegewezen leerlingen en kan zo alleen de eigen leerlingen inkijken en wijzigen.


Tabblad externe school Op dit tabblad is het mogelijk om scholen (extern aan de database) toe te voegen aan de historiek van de leerling. Dit is nuttig voor leerlingen die nog in een dagschool les volgen of wanneer een leerling tijdens zijn loopbaan is verhuisd. Dan kan daar een lijn toegevoegd worden en eventueel ook een loopbaan (als PDF) aan gekoppeld worden via de bladeren knop.

Tabblad inschrijvingsgeld Op dit tabblad is een overzicht te vinden van alle inschrijvingsgelden van de huidige leerling. Daar kunt u nadien nog een verminderingsattest (als PDF) toevoegen, verwijderen of raadplegen.


Tabblad overzicht financierbaarheid Op dit tabblad kunt u gemakkelijk het overzicht bewaren van een leerling. Bij leerlingen met meerdere opties binnen dezelfde studierichting kan het ingewikkeld worden om het overzicht te bewaren. Daarom geeft dit scherm een overzicht van de verschillende inschrijvingen (met een lijn per inschrijving) en de gevolgde vakken er naast. (Geverifieerde inschrijvingen, zullen uiteraard niet gewijzigde kunnen worden.)

Tabblad vrije velden inschrijving Onder dit scherm zitten de zogenaamde ‘vrije velden’. Hier kunnen de inschrijvingsgebonden eigen velden ingevuld worden. Het verschil met de persoonsgebonden velden, is dat deze velden ook schooljaargebonden zijn. Dit kan dus gaan om de inschrijving in een tijdschrift, een kastjesnummer of dergelijk. Meer informatie hierover is te vinden onder het menu extra > vrije velden.

Tabblad rapporten Wanneer er rapporten aangemaakt zijn in iRapporten, zijn deze per leerling ook raadpleegbaar. Om een rapport te kunnen raadplegen, moet u eerst de juiste kiezen in de lijst bovenaan de pagina.


Per onderdeel is het mogelijk om meer details te zien van de evaluatie van dit onderdeel, door de muis boven het info-icoon te houden. Tabblad historiek iSchoolcommunicatie Op dit tabblad is het mogelijk om de geschiedenis van de verzonden berichten (naar die leerling) te raadplegen.


Tabblad personalia Op dit tabblad zijn alle persoonsgegevens verzameld. Hier kunnen onder meer de naam, geboorteplaats, geboortedatum, geboorteplaats en rijksregisternummer (of bisnummer) ingesteld worden. Indien het rijksregisternummer (of bisnummer) vier nullen bevat (xx 00 00 xxx xx), dan moet u het vinkje ‘Geboortedag en –maand niet gekend’ aanvinken. Hier kan ook de eerste aanmeldingsdatum aangepast worden. Deze is van belang bij betwisting van financierbaarheid in meerdere academies. Daaronder is er de mogelijkheid om een opmerking in te vullen, gekoppeld aan de persoon. En helemaal onderaan staan de vrije velden (op niveau van de persoon), indien er gedefinieerd zijn in de school. (Voor meer info zie onder het menu extra > vrije velden.)


Tabblad adressen Op dit tabblad is het mogelijk om de verschillende adressen van die leerling bij te houden. En per adres is het mogelijk om een aanschrijftitel op te geven. Hiermee kan duidelijk gemaakt worden of dit het domicilieadres of het adres van de vader, moeder, ouders, pleegouders, grootouders, … is.

Per leerling is verplicht om 1 domicilieadres aan te duiden. Verder is het mogelijk om de facturatie op te splitsen bij bijvoorbeeld gescheiden ouders. Via het vinkje van iSchoolcommunicatie kan dan ook aangeduid worden of dit adres correspondentie moet krijgen. Nuttig om weten: voor leerlingen met gescheiden ouders, is het zinvol om bij beide adressen het vinkje ‘aanschrijfadres’ aan te duiden. Zo kunt u het gemakkelijkst etiketten of enveloppen afdrukken voor beide adressen. Tot slot kijkt het programma meteen na of er andere leerlingen een adres gemeenschappelijk hebben. Zo ja, krijgt u deze leerlingen te zien in een tabel en kunt u bij het wijzigen van een adres meteen die voor de (vermoedelijk) broers en/of zussen aan te passen.


Tabblad communicatienummers Het tabblad van de communicatienummers werkt gelijkaardig aan die van de adressen. Daarbij is het dus mogelijk om meerdere nummers op te geven en daarbij onderscheid te maken tussen GSM nummers of vaste toestellen.

Via het Type kan dan aangegeven worden of dit om een nummer van de leerling zelf, de ouders of een ander contactpersoon gaat. Met het vinkje van iSchoolcommunicatie wordt aangegeven of dit nummer ook een sms mag ontvangen. Net zoals bij de adressen, is er een mogelijkheid voorzien om nieuwe of gewijzigde nummers meteen over te nemen bij familieleden. Merk op: om problemen te vermijden bij afdrukken, raden we aan om van elk type telefoonnummer slechts een exemplaar te hebben.


Tabblad e-mail Op dit tabblad kunt u de e-mailadressen beheren van de geselecteerde leerling. Net zoals voorgaande vensters kunt u een item toevoegen met de plus-knop, wijzigen met het potlood en verwijderen met de prullenbak. Per e-mailadres kunt u instellen of ze al of niet e-mails mag ontvangen via iSchoolCommunicatie.

Tabblad rekeningnummers Op dit tabblad is het mogelijk om de rekeningnummers van de leerling bij te houden. Dit is nuttig voor eventuele terugbetalingen of om een “anonieme” storting te kunnen achterhalen.


Tabblad relaties Het tabblad van de relaties voorzien de mogelijkheid om namen van personen op te geven, verwant aan de leerling. In de eerste plaats is dat nuttig voor de ouders en eventueel de broers en/of zussen te benoemen. Daarbij kunt u naam, voornaam, geboortedatum, Nationaliteit, type, beroep en zo meer bijhouden. En is het verplicht om minimum naam, voornaam, nationaliteit en type bij te houden.


Werklijsten Het principe van een werklijst is om de mogelijkheid te bieden om leerlingen te zoeken. Allereerst is het mogelijk om de opzoekingen te doen op datum, die standaard op vandaag is ingevuld. Om dit te wijzigen kunt u handmatig de datum intikken of gebruik maken van de kalender knop er naast. Vergeet niet nadien te bevestigen met de ‘Filteren’ knop (voorgesteld door een groene en gele pijl). Omdat niet elke gebruiker een even groot scherm heeft of bij zijn/haar opzoeking alle velden nodig heeft, is het mogelijk om velden te verbergen. Dit om de lijst overzichtelijk te houden. Per kolom, zichtbaar op het scherm, kunt u een waarde invoeren. (In de mate van het mogelijke zijn hiervoor keuzelijstjes voorzien.) Zo is het dus mogelijk om te gaan zoeken aan de hand van diverse criteria. Daarnaast is het mogelijk om per kolom te sorteren (door de kolomhoofding aan te klikken). Dit kan oplopend als aflopend. Tegelijk is het ook mogelijk om de resultaten te groeperen. Net als sorteren worden de records volgens dat veld alfabetisch gesorteerd, maar dan met het verschil dat u een titelkolom krijgt telkens de waarde wijzigt plus een lijn met het subtotaal nadien. Daarbij is het mogelijk om deze filtermogelijkheden te gaan combineren, bijvoorbeeld groeperen op leerkracht, maar sorteren op naam van de leerling. Om te kunnen groeperen, volstaat het om de kolomhoofding te verslepen naar de lichtblauwe balk bovenaan de tabel die zegt “sleep kolom naar hier om te groeperen op deze kolom”. Standaard zijn afhankelijke van de pagina enkele knoppen voorzien om te groeperen. En is het mogelijk om op meerdere velden tegelijk te groeperen. Per lijn kunnen ook de inschrijvingsfiche en persoonsgegevens opgevraagd worden in een pop-up venster. Verder is het mogelijk om de resultaten van de werklijst te exporteren naar Excel en Word documenten. Dit kan met de knoppen die links voorzien zijn, in de balk als de groeperingsknoppen. Tot slot is het ook mogelijk om te bladeren tussen de leerlingen (van de werklijst) met de derde knop, rechts van de excel en word export knoppen. Bij het klikken op deze knop krijgt u een pop-up venster, waar gebladerd kan worden tussen de leerlingen op deze werklijst.


Dit zijn de verschillende soorten werklijsten die in iDKO bestaan: Inschrijvingsgegevens Vanaf deze werklijst is het mogelijk om de personalia gegevens op te vragen evenals de inschrijvingsgegevens met tijdstip. Een leerling krijgt dus een lijn per gevolgd vak én lesmoment. Dus indien een leerlinge meerdere lesmomenten voor hetzelfde vak heeft, zal die meermaals opgenomen worden. Deze lijst is geschikt voor opzoeken in combinatie met lesmomenten. Inschrijvingsgegevens zonder tijdstip Vanaf deze werklijst is het mogelijk om de personalia gegevens op te vragen evenals de inschrijvingsgegevens. Een leerling krijgt hier een lijn per gevolgd vak. Deze lijst is dus beter geschikt voor opzoekingen die een uniek resultaat moeten geven op vak. Vakgegevens Deze werklijst biedt de mogelijkheid om te gaan filteren binnen een groep leerlingen, vertrekkende vanaf een vakgroep.

Factuurdetails Deze werklijst toon een lijn per aangerekend supplement. Dit maakt het dus mogelijk om opzoekingen te doen a.d.h.v. een specifiek supplement al dan niet in combinatie met een bepaald bedrag. Betalingen Deze werklijst toont een lijn per ingevoerde betaling. Hierdoor is het dus mogelijk om vlot te gaan nazien of alle betalingen correct zijn ingevoerd. Hiervoor is de datumfilter uitgebreid met een tweede datum veld. Dat maakt het mogelijk om te gaan filteren in een periode, i.p.v. enkel op een specifieke datum. Daarnaast is het mogelijk om te filteren binnen een bepaalde administratieve groep. Vergeet nadien niet om op de knop ‘filteren’ te klikken. Betalingen uitgebreid Deze werklijst vertrekt van de leerlingen en de bedragen die betaald moeten worden. Dit wil zeggen dat leerlingen zonder betaling mogelijks niet in de voorgaande werklijst zullen voorkomen, maar WEL op deze werklijst. Tegelijk is deze werklijst nog uitgebreid met een aantal andere zinvolle velden in functie van de betaling.

Archief Deze werklijst biedt de mogelijkheid om te gaan zoeken op inschrijvingen over verschillende schooljaren heen. Zo wordt het gemakkelijk om alle leerlingen H3 instrumenten op te vragen van de laatste vijf of tien jaar, zonder van schooljaar te moeten wisselen. Archief uitgebreid Deze werklijst biedt dezelfde mogelijkheden als de voorgaande werklijst, met het verschil dat deze werklijst ook kolommen heeft op niveau van het vak. Zo wordt het gemakkelijk om alle leerlingen H3 piano van de laatste vijf of tien jaar op te zoeken.


Toevoegen Onder dit menu-item is de oude manier van inschrijven beschikbaar. Wie het wenst, kan deze blijven gebruiken. Maar voor alle gemak raden wij aan om te werken met leerlingen > inschrijvingswizard. Wanneer u de geboortedatum OF naam, voornaam en het geslacht OF rijksregisternummer hebt ingevuld, zal het systeem automatisch controleren of de leerling niet al aanwezig is in de(school)database. Mogelijks volgt de leerling les (of heeft deze er ooit les gevolgd) in een andere school. Als de leerling opgelijst wordt nadat u het geslacht hebt gekozen, dan moet die persoon in de lijst aanklikken! Op dat moment worden alle gegevens van die leerling geselecteerd uit de database, zoals adres, communicatienummers, … Pas daarna kunt u verder met de invoer van de inschrijving. Daarna kunt u de aanmeldingsdatum en inschrijvingsdatum aanvullen en de juiste administratieve groep kiezen. Vervolgens klikt u op de groene pijl rechtsonder de pagina.

Indien u leerlingen via de elektronische identiteitskaart wenst in te schrijven, dan drukt u op de ‘E-ID’ link in de rechterbovenhoek. Door de kaart in de kaartlezer te steken en op ‘toon E-ID gegevens’ te klikken worden de gegevens van de leerling meteen op het scherm gebracht. Eenmaal op de groene pijl geklikt komt u op een pagina waar in de balk links enkele vertrouwde titels zijn te vinden. Daar kunt u (net zoals bij de leerlingenfiche) de inschrijvingsgegevens wijzigen. Daarnaast kunt u ook overschakelen naar de facturen, maar ook de adresgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen. Gezien deze schermen allemaal identiek zijn aan die van de leerlingenfiche, wordt hier verwezen naar de documentatie op die pagina’s. Te beginnen met de inschrijvingsfiche: zie leerling > consulteren > inschrijving.


Inschrijvingswizard De inschrijvingswizard biedt u de mogelijkheid om een (nieuwe als bestaande) leerling in te schrijven in drie duidelijke stappen. Tabblad Personalia Met de balk bovenaan kunt u zoeken in de volledige database op zoek naar bestaande personen. Wanneer u een persoon hebt gekozen, worden alle personalia ingeladen en kan met de knoppen rechtsboven de historiek, adressen, communicatienummers en e-mail opgevraagd worden. Deze personalia kunnen op dit moment uiteraard gewijzigd of aangevuld worden.

Voor het gemak van invoeren is op het scherm slechts een veld voor een vast nummer, mobiel nummer en e-mailadres voorzien. Daarnaast zijn er velden standaard aanwezig met de personalia van de ouders. (Met de knoppen bovenaan, kunt nog steeds meerdere adressen, telefoonnummers of e-mail adressen opgeven.)


Tabblad Inschrijving Bovenaan wordt het aanmeldtijdstip getoond samen met de inschrijvingsdatum. (Die staan standaard op datum van vandaag met een maximum van 30/09 van dat schooljaar.) Daaronder kunt u een of meerdere administratieve groepen kiezen om te koppelen aan die leerling. (Deze lijst is uiteraard in functie van de leeftijd van de leerling en zal enkel administratieve groepen opnemen die in deze school wordt ingericht.) Klik daarna op de knop bovenaan de tabel om de inschrijving(en) aan de leerling te koppelen. Daarna kunt u in principe stoppen, maar even goed de inschrijvingen die nu opgenomen zijn verder aanvullen. Vergeet niet om na het aanvullen van de vakken en klassen, om bovenaan nog even op ‘opslaan’ te klikken. En tot slot kunt u met de groene pijl verder naar het derde tabblad.


Tabblad Afrekening Dit tabblad is identiek aan het tabblad factuur bij de inschrijvingsfiche. Daar kunt u facturen aanvullen met supplementen, kortingen toewijzen en of betalingen toevoegen. Verder kunt u hier ook enkele afdrukken maken zoals een inschrijvings- of betalingsbewijs. En vanaf hier kunt u dan vlot naar de volgende leerling met de knop ‘Nieuwe leerling toevoegen’ of terugkeren naar het vorig tabblad om nog wijzigingen uit te voeren.

Voorinschrijving Het systeem voorinschrijving stelt u als school in staat om de leerlingen online zijn/haar persoonlijke gegevens op te geven en (beperkt) de eigen inschrijving bepalen. Wanneer deze gegevens zijn ingebracht, verschijnt de leerling hier op dit scherm. Hier kunt u dan geval per geval de persoonsgegevens nakijken en eventueel aanvullen. Uiteraard kijkt het programma nogmaals na of deze persoon al niet bestaat in de database. Daarna kunt u de inschrijving bevestigen. En pas dan verschijnt deze persoon tussen de gewone leerlingen, bij leerlingen > consulteren.


Archief In de periode september-december van het schooljaar, worden bij het laden van dit scherm alle leerlingen getoond. De andere maanden van het jaar, worden de gestopte leerlingen van huidig schooljaar getoond. Om een aangepaste groep leerlingen te krijgen, kunt u met de verrekijker linksonder gaan filteren. Zo kunt u ook filteren over meerdere schooljaren en op meerdere velden tegelijk.

Buiten het feit dat enkele tabbladen ontbreken, zijn de tabbladen op dit scherm praktisch dezelfde als bij leerlingen > consulteren.


Toekennen van E-mail adressen Indien u als school ervoor kiest om alle leerlingen een persoonlijk e-mail adres toe te kennen, is het mogelijk deze automatisch toe te wijzen via dit scherm. Hiermee krijgen dan alle leerlingen een adres toegewezen volgens de opgelegde wijze bij de e-mailadressen van de leerlingenfiche.


Tellen Bij iDKO zijn een reeks tellingen voorzien, om de spreiding van de leerlingen binnen het huidig schooljaar in kaart te kunnen brengen. Deze getallen zijn dus nuttig om statistieken op te maken.

Daarbij is het mogelijk om aan te duiden voor welke groep leerlingen de telling moet uitgevoerd worden. Daarnaast aanduiden of de eigen administratieve groepen ook mogen meegekregen worden. Evenals de vrije leerlingen op niveau van financierbaarheid of vrijstelling vak. Tot slot kan ook aangegeven worden dat enkel de betaalde inschrijvingen mogen geteld worden. Dit is een fragment van een resultaat:

Elk van de tellingen kan ook geëxporteerd worden naar word en excel.


Aanpassingen in serie Met deze reeks schermen kunt u de gegevens aanpassen van een groep leerlingen. Op inschrijvingsniveau Met dit venster is het mogelijk om de belangrijkste velden van een inschrijving te wijzigen.

Op adresniveau Met dit venster is het mogelijk om op vlotte wijze het adres van een groep leerlingen te wijzigen. Met de vinkjes is het mogelijk om Domicilie-, Aanschrijf-, Facturatie- en Verblijfsadres aan te duiden.


Op e-mailniveau Met dit venster is het mogelijk om de e-mailadressen bij te werken van een reeks leerlingen. En met het vinkje ‘SC’ is het mogelijk om iSchoolcommunicatie aan te duiden voor dat adres.

Omdat deze schermen standaard alleen toestaan om bestaande records te wijzigen, is hier een toevoegknop voorzien. Kies daarbij eerst het type e-mail adres dat u wenst toe te voegen en klik daarna op de plusknop. Het programma gaat dan bij alle leerlingen van die klas een overeenkomstig record toevoegen (als deze nog niet bestaat). Zo kunt u dan de lege records op dit scherm aanvullen, zonder dat u ze eerst hoeft aan te maken. Op telefoonniveau Met dit scherm is het mogelijk om de bestaande telefoonnummers te wijzigen van een reeks leerlingen. De vinkjes SC, BBS en 2de ouder staan respectievelijk voor iSchoolCommunicatie, Beschikbaar binnen schooluren en tweede ouder.


Op relatieniveau Met dit venster is het mogelijk om de relaties bij te werken van een reeks leerlingen. Relaties zijn de familieleden van een leerling. Hier kunt u dus in reeks de namen van vader als moeder wijzigen en aanvullen. De vinkjes OS en OC staan respectievelijk voor ‘ophalen van school’ en ‘oudercomité’.


Toewijzen Met deze groep vensters is het mogelijk om op snelle wijze een reeks leerlingen hun inschrijving verder aan te vullen en af te werken. Aan klas Dit venster voorziet de mogelijkheid om leerlingen te koppelen aan een klas. Daarbij kunt u per vestigingsplaats rechtstreeks op vak filteren of eerst op administratieve groep en daarna op vestigingsplaats. Tabblad via klas Om dan effectief te koppelen moeten links een vak en rechts een klas geselecteerd staan.

Tabblad via administratieve groep Om dan effectief te koppelen moet aan beide zijden een administratieve groep en rechts een klas geselecteerd staan.

Voor de correcte werking van dit scherm is het aangeraden dat u alle velden invult. Dus links vestigingsplaats, administratieve groep en vak. Rechts: vestigingsplaats, administratieve groep, vak en uiteindelijk klas.


Aan vestiging/vak Met dit venster is het mogelijk om meerdere leerlingen tegelijk van vestigingsplaats en vak te wijzigen.

Aan lesmomenten Met dit scherm is het mogelijk om meerdere leerlingen onder hetzelfde vak en administratieve groep aan lesmomenten te koppelen of ontkoppelen. Tabblad koppelen aan meerdere lesmomenten Op dit tabblad is het mogelijk om op een snelle en overzichtelijke manier meerdere leerlingen in een beweging aan meerdere lesmomenten te koppelen. Hiervoor moet u uiteraard eerst een vestigingsplaats, klas en administratieve groep kiezen.


Tabblad beheer per lesmoment Op dit scherm is het mogelijk om per lesmoment een of meerdere leerlingen te koppelen of ontkoppelen. Hiervoor moet u uiteraard eerst een vestigingsplaats, klas, administratieve groep en lesmoment kiezen.


Inschrijvingen overbrengen Onder dit menu kunt u de leerlingen (inschrijvingen) overbrengen van het huidig naar volgend schooljaar. Dit wil zeggen dat u met deze schermen de leerlingen meteen kunt inschrijven in de administratieve groepen en klassen van volgend schooljaar. Of een leerling meteen in een nieuwe klas wordt ingeschreven, hangt af van het feit of er een andere ‘opvolgklas’ is gekoppeld. Individueel Op dit scherm kunnen leerlingen individueel overzet worden. Hierdoor is het mogelijk om leerlingen zelf te selecteren, bij het overzetten. Dit is nuttig bij de overgang van lager naar middelbaar, waar het opvolgen van administratieve groep niet zomaar te voorspellen valt. Om leerlingen te kunnen overzetten moet u aan beide zijden de studierichting en administratieve groep kiezen. Het spreekt voor zich dat u rechts de administratieve groep voor volgend schooljaar moet kiezen. Met andere woorden “een jaartje hoger”.


In serie Op dit scherm kunt u alle leerlingen overzetten binnen een bepaalde studierichting. Deze tabel zal enkel de lijst met logische vervolgjaren bevatten. Waar een overgang niet vanzelfsprekend is, moet u gebruik maken van het individueel overzetten. Met het vinkje ‘alleen geslaagde leerlingen opschuiven’ kunt u ervoor kiezen om de niet-geslaagden te laten bissen in dezelfde administratieve groep. Indien niet aangevinkt, worden alle leerlingen automatisch een jaartje opgeschoven.

Groepen die al zijn overgezet, verschijnen in het rood en kunt u niet opnieuw overbrengen. Ter info: bij initialisatie van het nieuw schooljaar worden de klassen automatisch gekopieerd naar het nieuwe jaar. Wijzigingen aanbrengen, moet u dus inbrengen in het nieuwe schooljaar vooraleer u leerlingen begint over te zetten. De klassen van het huidig schooljaar laat u zoals ze zijn.


Uitschrijven Voor de correcte werking van de programma’s in iDKO, vragen we om de inschrijvingen te beëindigen op het einde van het schooljaar. Bij het overzetten van leerlingen (zie vorig menu-item) wordt de einddatum automatisch ingevuld met waarde 30 juni. Voor de leerlingen die niet worden overgezet, kunt u gebruik maken van dit scherm. Daarmee kunt u dus in een beweging iedereen de einddatum 30 juni geven, die er nog geen heeft.


Menu Deliberatie Dit menu-item dient voor alle zaken die te maken hebben met het einde van het schooljaar. In het bijzonder het quoteren en delibereren van leerlingen, geslaagd of niet geslaagd zetten van leerlingen, diploma’s afdrukken en eventueel punten afdrukken. Belangrijk: De invoer van punten en percentages moet u enkel gebruiken als u, als school, GEEN gebruik maak van iRapporten. Maakt u hier wel gebruik van, worden deze vakpunten automatisch overgebracht van iRapporten naar iDKO wanneer ze zijn berekend.

Invoer punten per vak Op dit scherm is het mogelijk om een leerling per vak een resultaat te geven. Dit getal wordt steeds uitgedrukt in percent en kan tot 2 cijfers na de komma bevatten. Om verwarring te vermijden worden percentages onder 60 steeds in het rood getoond.

Daarbij kan gezocht worden op administratieve groep en/of klas en/of vak. Het spreekt voor zich dat de mogelijkheden van klas en vak ingekort worden volgens het invullen van voorgaande keuzevelden. Tot slot kunt u met het printer-icoon de huidige lijst met leerlingen afdrukken met kolommen percentage en quotering OF DW, examen en totaal.

Invoer punten per vak via werklijst Op dit scherm is het eveneens mogelijk om een leerling per vak een resultaat te geven. Dit getal wordt steeds uitgedrukt in procent en kan tot 2 cijfers na de komma bevatten. Op dit scherm is het mogelijk gemaakt om punten in te voeren per aangemaakte deliberatiewerklijst (zie verder).


Punten vakken gevolgd in andere school Op dit scherm kunt u de punten opgeven van de vakken met vrijstelling ‘volgt vak in andere school’. Dit om een volledig resultaat te kunnen verkrijgen, voor de berekening van het eindresultaat. Dit getal wordt steeds uitgedrukt in procent en kan tot 2 cijfers na de komma bevatten.

Deliberatiewerklijst Op dit scherm is het mogelijk om werklijsten aan te maken, wijzigen en wissen; exact zoals deze ook in iRapporten beheerd kunnen worden. Hier kunt u dus deze zaken ook te beheren, zonder van applicatie te moeten wisselen.

Een deliberatiewerklijst bestaat uit een aantal delen. Allereerst een logische benaming. Verder kunt u opgeven of u zich wenst te beperken tot een specifieke vestigingsplaats. Daarnaast kunt u een of meerdere vakken aanduiden. Wanneer de vakken gekozen zijn, krijgt u de klassen die hiervoor in aanmerking komen. Hierbinnen kunt u ook weer aanduiden uit welke klassen de leerlingen kunnen komen. Vervolgens kunt u nog kiezen welke graden en/of opties de leerlingen moeten hebben. Dan kunt u de voorzitter opgeven met eventueel functie en de secretaris met vrijblijvende functie. Vervolgens kunt u de juryleden toevoegen. (Standaard krijgt u de actieve personeelsleden te zien. Mocht het om een extern persoon gaan, voegt u die toe via de contactpersonen.) Tot slot kunt u de leerlingen berekenen volgens deze selectie. Deze verschijnen dan in een tabel eronder. Daar kunt u dan per leerling aanduiden of die al dan niet deelneemt. En met het icoontje links (op elk van de lijnen) in de tabel links, kunt u een bestaande lijst dupliceren.


Deliberatie per leerling Op dit scherm is het mogelijk om een overzicht te krijgen per leerling (per inschrijving). Op dit scherm kunt u niet alleen een resultaat per vak en een resultaat per inschrijving opgegeven worden maar ook de leerling geslaagd of niet geslaagd zetten en notulen bijhouden van de deliberatie. (Bij invoer van het eindprocent, zal het programma automatisch de leerling op geslaagd/niet-geslaagd zetten volgens het minimum van 60% per vak.) Op de pagina zijn er ook links voorzien naar de personalia, de historiek en de begeleidingsfiche van de leerling (als iBegeleiding actief staat voor uw school).

In de kolom links ziet u aan de hand van het groen vinkje (of rood kruisje), of de leerlingen op dit moment als geslaagd staan.

Deliberatie in serie Via dit scherm kunt u in serie (zoals de andere in serie schermen) de deliberatie van de leerling inbrengen. Zo kunt u hier het eindpercentage invullen, het resultaat geslaagd/niet-geslaagd aanpassen en de notulen aanvullen. Via het i-icoontje kunt u de inschrijving van de leerling raadplegen.


Afdruk attesten, getuigschriften, … Op dit scherm kunnen de diploma’s, getuigschriften en andere tussenattesten afgedrukt worden. Hierbij hoeft u enkel een selectie te maken op het type attest en voor welke administratieve groepen de afdruk mag gebeuren. Maar kunt u het de afdruk beperken tot leerkracht en/of vestigingsplaats. Het lettertype kiezen van de afdruk, de handtekening van de directeur laten opnemen op de afdruk en een bijlage aan het attest toevoegen (met de punten per vak). Voor elk van de attesten zijn onderaan nog een aantal opties beschikbaar om de afdruk naar eigen wens te krijgen. Voor het attest Muziek, Woord en Dans voor middelbare graad zijn nog enkele specifieke opties beschikbaar, omwille van de specifieke inhoud.


Afdruk deliberatiedocumenten Op dit venster is het allereerst mogelijk om de processen verbaal af te drukken die moeten bijgehouden worden voor inspectie. Daarbij hebt u de keuze tussen ‘per vak’ of ‘per optie’. De PV’s per vak worden afgedrukt volgens de werklijst, omdat zij de logische eenheid vormen om een examen bij te houden. Op deze PV’s kunt u kiezen tussen een aantal kolommen die op de afdruk moeten opgenomen worden. (Deze staan u als school toe om deze evaluaties op papier te doen, mocht u niet met de rapporten werken.) PV’s per optie worden uiteraard per administratieve groep afgedrukt. Daarbij kunt u opgeven welke u wenst af te drukken. Verder kunt u ook een puntenlijst afdrukken, naar excel. Hiermee kunt u vlot alle punten (per vak) in een overzichtelijke lijst krijgen.


Menu Verhuur Artikelcategorieën Op dit scherm worden de algemene categorieën ingedeeld. Standaard zijn dit de 4 studierichtingen plus waarborg.

Om met verhuur te kunnen werken, bent u verplicht om minstens een categorie aan te maken. Voor het gemak van werken, nemen wij steeds de verschillende studierichtingen als bovenste structuur.

Artikelgroepen Een artikelgroep stelt een logische groep voor. Bijvoorbeeld: instrumenten, boeken, cd-spelers, …

Ook hier bent u verplicht om minstens een groep aan te maken. Maak deze groep zo ruim mogelijk, zodat meerdere artikelen hieronder kunnen thuisgebracht worden.

Leveranciers Hier kunt u leveranciers aanmaken. Deze lijst is nuttig om te kunnen bijhouden aan welke leverancier objecten kunnen uitgeleend worden voor herstelling.


Artikels Dit zijn de concrete artikelen. Hier kunt u de juiste artikelen aanmaken. Met het tweede tabblad kunt u ook samengestelde artikelen aanmaken. Dit zijn artikelen die uit meerdere andere (bestaande) artikelen bestaan. Belangrijk: Wij raden aan om zo weinig mogelijk verschillende artikels aan te maken. Daarbij is het de bedoeling om slechts één ¾ viool aan te maken en daaronder dan te werken met de unieke stuknummers die het programma genereert. (U kunt immers per artikel bepalen of u al dan niet met de stuknummers wilt werken.) Waarom raden wij dit aan? Voor de overzichtelijkheid: Wij stellen immers vast dat een gemiddelde school al snel ruim 200 instrumenten heeft en dat aantal durft wel uitlopen tot ongeveer 700 stuks. En als elk instrument een uniek artikel krijgt, wordt dat een hele lange lijst. Een voorbeeld: u heeft als school vijftien ¾ violen. Dan kunt u één artikel aanmaken ‘3/4 viool’ met unieke stuknummers. OF u kunt vijftien artikels aanmaken ‘3/4 viool xx’, waarbij xx het uniek nummer voor de viool voorstelt. U heeft verschillende merken van ¾ viool? Pas dan de benaming van u artikel aan in bijvoorbeeld ‘3/4 viool Yamaha’. Het enige minpunt van te werken met de gegenereerde stuknummers, is dat u dan niet in de hand hebt hoe die stuknummers er uit zien. Dit is immers steeds een unieke combinatie. Wij verplichten u als school niet om op deze manier te gaan werken. Het werkt in principe even goed om niet met stuknummers te gaan werken en elk instrument een eigen artikel te geven. Wij raden echter aan om te kiezen voor een van beide principes en deze te blijven hanteren. Tabblad artikels

Dit is een voorbeeld van een school waar de artikels zijn geconverteerd van een ander pakket. (Hier heeft elk instrument dus een uniek artikel.)


Tabblad samengestelde artikels Op dit tabblad kunt u pakketten samenstellen die een logisch geheel vormen. Bijvoorbeeld een strijkinstrument met koffer, strijkstok en pupiter. Begin steeds met een samengesteld artikel aan te maken (onder het tabblad artikels), met het vinkje ‘samengesteld artikel’. Selecteer die hier bovenaan het scherm en plaats daar dan andere artikels onder.

Beginvoorraad Op dit scherm is de huidige voorraad zichtbaar, daarmee kunt u vlot zien welke artikelen nog ‘in huis’ zijn. Wanneer u een artikel selecteert, zijn onderaan het scherm de stocktransacties zichtbaar. Bij het aanmaken van een nieuw artikel moet ik steeds een beginvoorraad aanmaken op dit scherm. Zo niet is er geen ‘stock’ van dit artikel beschikbaar om uit te lenen.


Overzicht reservaties, uitleningen, … Op dit scherm kunt u, volgens het overeenkomstig tabblad, alle transacties zien die onder deze noemer vallen. Zo kunt u een overzicht krijgen van alle uitleningen, terugbrengingen, reservaties en voorraad. Per tabblad kunt u gaan filteren in de bovenste regel van de tabel (net zoals in de werklijsten). Tegelijk kunt u dit resultaat dan exporteren naar een pdf of excel-document. Tabblad uitleningen Hier vindt u alle transacties terug wat betreft lopende ontleningen.

Tabblad terugbrengingen Hier kunt u alle transacties wat betreft teruggebrachte artikelen.

Tabblad reservaties Alle openstaande reservaties kunt u hier terugvinden.

Tabblad voorraad Dit tabblad geeft u per artikel een overzicht hoeveel stuks er van zijn en hoeveel er momenteel in huis of uit huis zijn.


Afdrukken Hier vindt u alle afdrukken relevant bij de verhuur.

De afdruk Overzicht artikelgroepen biedt u de mogelijkheid om een overzicht af te drukken van de artikelgroepen die in het programma aanwezig zijn. De afdruk lijst invorderingsstaat geeft u een overzicht van de lopende leerlingen met naam en personalia per leerling, het te betalen huurgeld en of de betaling voldaan is.


Menu Afdrukken Klaslijsten Op dit scherm kunt u klaslijsten afdrukken. Standaard krijgt u in de linker kolom de mogelijke afdrukken en rechts de mogelijke klassen (in functie van de geselecteerde vestigingsplaats Onder de lijst met klassen, zijn een aantal opties beschikbaar. Met deze opties, kunt u ervoor kiezen om (onder meer) een titel op te geven, de referentiedatum te wijzen, de sortering van de leerlingen te beïnvloeden of extra blanco lijnen toevoegen onderaan. Een aantal van de klaslijsten hebben ook de mogelijkheid om zelf de kolomkoppen in te vullen. Bij het kiezen van een van deze klaslijsten, verschijnt bij de opties een extra knop ‘instellingen vakjes’. Bij het aanklikken van deze knop krijgt u nog een bijkomend venstertje. Daar kunt u tot 12 (of 16 voor een liggende afdruk) kolomkoppen intikken, waar u ook kunt instellen hoeveel van deze kolommen er zichtbaar moeten zijn en of de tekst 90° moet gedraaid worden. (Voor het opslaan van deze titels, zie praktische vragen > andere.)


Afdrukwizard Dit menu-item biedt de mogelijkheid om individuele documenten in serie af te drukken. Daaronder vallen de inschrijvingsformulieren, loopbaanfiches en fiscale attesten.

Lijsten Onder dit menu-item zijn alle (overzichts)lijsten opgenomen. De meeste lijsten bieden een pdf-document aan, zonder bijkomende opties. (De afdrukknop in balk boven, toont u via het icoontje, om welk type afdruk het gaat.) Waar bijkomende instellingen mogelijk zijn, zal dat zichtbaar gesteld worden onderaan de pagina.

Hieronder staat een korte omschrijving voor elk van de afdrukken. Elk van deze afdrukken geeft een PDFdocument, tenzij anders vermeldt. Kalender Aanwezigheidslijst per leerkracht

Document schoolkalender

Zoals de titel het zegt, kunt u hier de aanwezigheidslijsten me afdrukken. Daarbij kunt u heel wat zaken instellen wat sortering betreft en wanneer pagina-einden worden toegevoegd. Dit is de afdruk van het officieel document, vroeger ook wel bekend onder de naam ‘document G’.


Persoonsgebonden Gezinsoudsten Gezinsjongsten Lijst broers en zussen Lijst externe broers en zussen

Lijst communicatienummers Lijst communicatienummers per klas Lijst e-mail adressen Lijst communicatienummers per klas Lijst leerlingen zonder communicatiegegevens Lijst leerlingen zonder vinkje iSchoolCommunicatie Lijst meerdere telefoonnummers van hetzelfde type

Inschrijvingsgebonden Lijst nieuwkomers

Lijst dubbelaars

Lijst leerlingen met meerdere studierichtingen Lijst leerlingen per inschrijving, zonder klas Lijst leerlingen per vak, zonder klas Lijst leerlingen per lesmoment en vestigingsplaats Lijst leerlingen met tweede instrument Lijst inschrijvingen met toelatingsperiode Lijst aantal leerlingen per lesuur,

Deze afdruk geeft de gezinsoudsten terug in een excel-document. Deze afdruk houdt rekening met de adressen per leerling. Deze afdruk geeft de gezinsjongsten terug in een excel-document. Deze afdruk houdt rekening met de adressen per leerling. Deze afdruk geeft de broers en zussen terug in een excel-document. Deze afdruk houdt rekening met de adressen per leerling. Deze afdruk geeft de (relaties van het type) broers of zussen per leerling terug in een excel-document, volgens die zijn ingebracht bij de relaties per leerling. Deze afdruk geeft alle telefoonnummers per leerling terug in een exceldocument, volgens die zijn ingebracht per leerling. Deze afdruk geeft tot 8 telefoonnummers per leerling per klas. Hier kunt u filteren op leerkracht en/of vestigingsplaats, maar kunt u ook de pagina-einden beïnvloeden. Deze afdruk geeft alle e-mail adressen per leerling terug in een exceldocument, volgens die zijn ingebracht per leerling. Deze afdruk geeft tot 5 e-mail adressen per leerling per klas. Hier kunt u filteren op leerkracht en/of vestigingsplaats, maar kunt u ook de pagina-einden beïnvloeden. Deze afdruk geeft een overzicht van alle leerlingen waar geen e-mail adres en/of GSM-nummer bij zijn ingebracht. Deze afdruk geeft een overzicht van alle leerlingen waar bij de e-mail adressen en/of GSM-nummer het vinkje ‘iSchoolCommunicatie’ ontbreekt. Deze afdruk geeft een overzicht van alle leerlingen die meerdere telefoonnummers hebben van hetzelfde type, met naam van de leerling en het type telefoonnummer.

Deze afdruk geeft de nieuwkomers terug in een excel-document. Met andere woorden: de leerlingen die voor het eerst zijn ingeschreven in de opgegeven periode. Deze afdruk geeft alle leerlingen in een excel-document die dit schooljaar opnieuw in dezelfde administratieve groep zijn ingeschreven. Deze afdruk geeft alle leerlingen (met hun inschrijvingen) die in meer dan een DKO-studierichting zijn ingeschreven op dit moment. (Zie organisatie > studierichtingen.) Deze afdruk geeft alle leerlingen (met hun inschrijvingen) die voor geen enkel vak al in een klas zijn ingeschreven. Vakken met een vrijstelling worden niet in deze lijst opgenomen. Deze afdruk geeft alle leerlingen (met hun inschrijvingen) die voor een of meerdere vakken nog niet in een klas zijn ingeschreven. Vakken met een vrijstelling worden niet in deze lijst opgenomen. Deze afdruk geeft een overzicht van alle leerlingen gesorteerd per lesmoment en vestigingsplaats, met vermelding van de klas. Deze afdruk geeft per leerling het instrument vak van alle inschrijvingen, waar het vinkje ‘tweede instrument’ staat aangeduid. Deze afdruk geeft per leerling het instrument vak van alle inschrijvingen, waar het vinkje ‘toelatingsperiode’ staat aangeduid. Deze afdruk geeft per leerkracht en per lesuur de gegeven vakken en


vak en leerkracht Lijst aantal leerlingen per graad, klas en vak Lijst leerlingen met vrijstelling Lijst leerlingen met financierbaarheid per inschrijving Lijst leerlingen met inschrijving na 30.09 Leerlingen zonder bestemming in het volgend schooljaar Lijst gestopte leerlingen tijdens het schooljaar Lijst schoolverlaters op 30.06 Lijst leerlingen te jong Lijst gestopte inschrijvingen Lijst leerlingen met vak elders gevolgd Lijst leerlingen met vinkje 'volgt eerste richting elders'

Deliberatie Lijst leerlingen met nietgeslaagde inschrijving Lijst leerlingen met niet-geslaagd vak Lijst leerlingen met eindattest

Financieel Overzichtslijst inschrijvingsgeld Lijst leerlingen met verminderingscode Lijst leerlingen per supplement Lijst van gestructureerde mededelingen, gesorteerd op leerling Lijst van gestructureerde mededelingen, gesorteerd op mededeling Overzicht betalingen per klas

het aantal leerlingen volgens lagere of hogere structuur. Deze afdruk geeft per vak en per klas het aantal leerlingen per graad, met een apart aantal voor de vrije leerlingen. Deze afdruk geeft per leerling en inschrijving de vakken waarvoor een vrijstelling is ingebracht, met vermelding van het type vrijstelling. Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen per inschrijving, met de financierbaarheid per inschrijving. Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen per inschrijving met een inschrijvingsdatum die valt na 30 september van het huidig schooljaar. Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen in een excel-bestand die in volgend schooljaar nog geen inschrijving hebben gekregen. Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen waarvan alle inschrijvingen vroegtijdig zijn gestopt. Deze afdruk geeft een lijst van alle inschrijvingen in een excel-bestand die een inschrijving hebben met een einddatum gelijk aan 30/06. Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen die te jong zijn volgens hun inschrijving. (< 6 jaar; < 8 jaar of < 15 jaar) Deze afdruk geeft een lijst van alle inschrijvingen met een einddatum verschillend van 30/06. Deze afdruk geeft een lijst van alle vakken, met de vrijstelling ‘volgt vak in andere school’ met het vak, de naam van de leerling, administratieve groep en de naam van de externe school (indien gekend). Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen met studierichting met aanduiding 'volgt eerste studierichting in andere school' onder het inschrijvingsgeld.

Deze afdruk geeft een lijst van de leerlingen per inschrijving die als niet-geslaagd staan aangeduid. (zie onderdeel deliberatie > Deliberatie per leerling.) Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen per vak waarvan het percentage (van dat vak) onder 60 procent ligt. Deze afdruk geeft een lijst van alle leerlingen die (volgens het decreet) een attest behalen (en dus een openbaar examen moeten afleggen).

Deze afdruk geeft alle leerlingen per studierichting met het te betalen inschrijvingsgeld met de eventuele reden tot vermindering. Deze afdruk geeft alle leerlingen gesorteerd op verminderingscode, met de vermelding van de studierichting waarop deze vermindering is toegekend. Deze afdruk geeft alle leerlingen gesorteerd per supplement, met vermelding van het te betalen bedrag. Deze afdruk geeft alle leerlingen per inschrijving met vermelding van de gestructureerde mededeling (OGM). Deze afdruk geeft alle leerlingen per inschrijving met vermelding van de gestructureerde mededeling (OGM). Deze afdruk geeft alle leerlingen per klas, gegroepeerd per leerkracht, met de vermelding van het betalen bedrag en of de betaling is voldaan.


Overzicht betalingen per administratieve groep Overzicht van supplementen per factuur

Schoolgebonden Lijst leerlingen per dagschool

Lijst quota per klas Lijst gekoppelde vakken per vestigingsplaats

Leerkrachten Besteding urenpakket Lijst uurrooster Document uurrooster

Overzicht uurrooster per leerkracht Lijst aantal uren per vak en leerkracht Lijst leerlingen per lesuur per leerkracht Lijst aantal leerlingen per graad+leerjaar, vak en leerkracht Aantal leerlingen per graad+leerjaar, klas en leerkracht Aantal leerlingen per graad+leerjaar, vak, lesmoment en leerkracht

Extra Lijst verificatie Formulier SEMU Bankboek

Deze afdruk geeft alle leerlingen per inschrijving, gegroepeerd per administratieve groep, met de vermelding van het betalen bedrag en eventueel de betaaldatum. Deze afdruk geeft een overzicht van alle facturen in een excel bestand. Per supplement (Inschrijvingsgeld, SEMU, agenda, …) is een aparte kolom voorzien, waardoor de verdeling per factuur duidelijk is.

Deze afdruk geeft de gezinsoudsten terug voor de ganse school in een excel-document. Deze afdruk houdt rekening met de adressen per leerling. Deze afdruk geeft een lijst per klas met de ingebrachte quota (waar die verschillend is van nul) en het aantal effectief ingeschreven leerlingen. Deze afdruk geeft een lijst met de gekoppelde vakken gegroepeerd per vestigingsplaats.

Deze afdruk geeft per leerkracht en per vak het aantal leerlingen volgens lagere of hogere structuur. Deze afdruk geeft een lijst per vestigingsplaats, leerkracht, klas en lesmoment hoeveel leerlingen er (al dan niet buiten pakket) les volgen. Dit is de afdruk van het officieel document, vroeger ook wel bekend onder de naam ‘document B’. Deze afdruk houdt rekening met de gegevens ingebracht onder de klassen, tabblad lesmomenten en neemt enkel de lesmomenten mee die binnen het lessenpakket vallen. Deze afdruk geeft een blad per leerkracht met een overzicht per dag en lesuur welke vakken er worden gegeven en aan hoeveel leerlingen. Deze afdruk geeft een lijst per leerkracht en vak hoeveel lesuren er (volgens de lesmomenten) zijn ingericht. Deze afdruk geeft een lijst van de leerlingen per klas en lesmoment, gegroepeerd op leerkracht. Deze afdruk geeft het aantal leerlingen op graad en leerjaar gegroepeerd per leerkracht, vak en klas. Deze afdruk geeft het aantal leerlingen in een excel-bestand op graad en leerjaar gegroepeerd per leerkracht en klas. Deze afdruk geeft het aantal leerlingen in een excel-bestand op graad en leerjaar gegroepeerd per leerkracht en lesmoment.

Deze afdruk geeft een lijst met leerlingen per inschrijving met de wijzigingen aangebracht door verificatie. Deze afdruk geeft de telling van belang voor de betaling van SEMU Deze afdruk geeft de overzichten van betalingen, volgens de Tstructuur van het boekhouden


Etiketten Adresetiketten Met deze keuze kunt u etiketten met adressen afdrukken. Deze afdruk is mogelijk voor verschillende “groepen”. Door gebruik te maken van de groene pijl rechtsonder kunt u een steeds nauwere selectie maken: eerst op school (& vestigingsplaats), dan klas(sen) en als derde binnen een klas.


Klasetiketten Met deze keuze kunt u etiketten met klasgegevens afdrukken. Deze afdruk is mogelijk voor verschillende “groepen”. Door gebruik te maken van de groene pijl rechtsonder kunt u een steeds nauwere selectie maken: eerst op school (& vestigingsplaats), dan klas(sen) en als derde binnen een klas.


Foto-etiketten Met deze keuze kunt u etiketten met persoonsgegevens (meer bepaald foto) af te drukken. Deze afdruk is mogelijk voor verschillende “groepen”. Door gebruik te maken van de groene pijl rechtsonder kunt u een steeds nauwere selectie maken: eerst op school (& vestigingsplaats), dan klas(sen) en als derde binnen een klas.


Brieven: Leerlingenbrieven Met deze menukeuze kunt u een leerlingenbrief af te drukken. Dit is een brief gericht aan (de ouders van) de leerling. Het opstellen van deze brieven doet u via Extra > brieven leerlingen.


Menu Edison Het opstellen van tellingen (databanken) voor oktober of februari gebeuren via het menu Edison. Alvorens een bestand opgesteld kan worden moet er eerst op fouten gecontroleerd worden. Als er geen fouten zijn kunt u het bestand aanmaken. Het is ten sterkste aangewezen dat u het bestand eerst controleert vooraleer dit door te sturen via WebEdison. Dit doet u door een controlebestand af te drukken. (Zie onderdeel edison > edison controlebestand) Als er wel fouten zijn gevonden in de gegevens kunt u op de leerling links klikken! Dan wordt de fout aan de rechterkant van het scherm getoond. Door op een fout te klikken kunt u vervolgens meteen op het scherm daaronder de fout aanpassen.

Databank oktober Via deze keuze wordt de telling van oktober samengesteld.

Databank februari Via deze keuze wordt de telling van februari samengesteld.

Edison controlebestand Dit scherm biedt u de mogelijkheid om een aantal afdrukken te maken. Zo kunt u een controlebestand laten maken, die de vertaling voorstelt van de databank die u hebt aangemaakt. Daarnaast kunt u ook volgende afdrukken maken met de geselecteerde databank:     

Document A - databank oktober Document D - inschrijvingsgeld Document F - databank februari Document F - berekening uren Document F - telling SEMU

Dit is een voorbeeld van een controlebestand.

Verwerking terugzending Wanneer u een gestructureerd terugzending hebt ontvangen, kunt u deze hier laten inlezen en zal het programma meteen de aanpassingen uitvoeren. Dit scherm is in de eerste plaats nuttig voor de aanvulling van rijksregister- en bisnummers die u begin februari kunt ontvangen.


Menu verificatie De verificateur krijgt per installatie een gebruikersnaam en wachtwoord. Voor het wachtwoord dient de verificateur contact op te nemen met Informat. Via deze schermem kan de verificateur wijzigingen aanbrengen in het systeem.

Paraaf plaatsen in serie Dit venster is voorbehouden voor de verificateurs. Op dit scherm kan de verificateur gaan filteren aan de hand van verschillende criteria bovenaan het scherm. Eenmaal de juiste keuze gemaakt, kan de verificateur beginnen met paraferen, nadat die bovenaan het potlood-icoon heeft aangeklikt. Nadien worden de wijzigingen bewaard met het groene vinkje. Met de knoppen bovenaan kan de verificateur ook een paraaf plaatsen voor de ganse school voor oktober of februari. Verder kan de verificateur ook bladeren tussen de leerilngenfiches met de laatste knop bovenaan de balk.

Werklijst Vanaf deze werklijst is het mogelijk om de personalia gegevens op te vragen evenals de inschrijvingsgegevens. Deze werklijst komt grotendeels overeen met de bestaande werklijst, met het verschil dat het aantal kolommen beperkt is voor de overzichtelijkheid. Qua werking is deze identiek.

Werklijst financierbaarheid Deze werklijst is een uitgebreide versie van voor gaande werklijst, meer specifiek met de financierbaarheid per inschrijving.


Menu Extra Basisgegevens Handtekeningen Op dit scherm kunt u de ondertekenaars van documenten invoeren. Dit kan de directeur of inrichtende macht zijn. Deze handtekening kunt u dan op een aantal plaatsen koppelen, zie algemeen > school en algemeen > structuur.

Administratieve groepen Met dit venster kunt u administratieve groepen actief stellen voor de school. Pas als die hier onder de ‘gekoppelde administratieve groepen’ te vinden zijn, zullen deze toegevoegd kunnen worden bij het menu organisatie > studierichtingen.


Vrije velden Omdat wij onmogelijk alle mogelijke gewenste invoervelden kunnen voorzien, werd er een functionaliteit ontwikkeld die het mogelijk maakt dat u zelf een onbeperkt aantal invoervelden kunt definiëren. Daarbij kunt u velden aanmaken gekoppeld aan de leerling (persoon) of aan de inschrijving. Definiëren Hier kunt u een vrij veld aanmaken. Daarbij kunt u ook een datatype (tekst, numeriek of memo) opgeven. Bij een tekstveld kunt u ook de maximale lengte opgeven, naast de mogelijkheid of het vrij veld vaste waarden heeft. (Zie volgend onderdeel.)

Eenmaal een veld aangemaakt (met het vinkje ‘Heeft vooraf gedefinieerde waarden’ aangevinkt) kunt u meteen naar het volgend scherm doorschakelen met de link ‘Toon waarden’. Selectiewaarden Hier kunt u de mogelijke waarden opgeven die een bepaald vrij veld kan omvatten. Bij het toevoegen moet u een bestaand vrij veld gaan kiezen.

Koppelen Omdat niet iedereen dezelfde vrije velden wil gebruiken, kan dit per vestigingsplaats ingesteld worden. Bij het toevoegen van een nieuw vrij veld, zal die meteen actief staan in de vestigingsplaats waar u als gebruiker bent aangemeld. Met dit scherm kunt u vastleggen welke vrije velden actief staan in de aangemelde vestigingsplaats.


Personeelsgegevens Op dit venster is het mogelijk om de actieve personeelsleden te raadplegen, zonder rechten te hebben op iPersoneel of van applicatie te moeten wisselen. Dit is nuttig om snel een telefoonnummer of e-mail adres te kunnen opzoeken van een personeelslid.

Brieven begeleiding Op dit scherm kunt u standaard brieven opstellen, die u dan kunt gebruiken als afdruk bij de begeleiding van een leerling. Hiervoor is een editor voorzien. Bij het gebruik van de parameters (zie tabel eronder) worden automatische de vernoemde gegevens vervangen bij afdruk. Tegelijk kunt u deze brieven delen worden met andere gebruikers via de vierkante groene knop. De indeling van dit scherm werkt op exact dezelfde wijze als de leerlingenbrieven.

Sjablonen begeleiding Op dit scherm is het mogelijk om sjablonen op te stellen, die dan kunnen hergebruikt worden als basis van nieuwe notities bij de begeleiding van een leerling. Hiervoor is een editor voorzien. Bij het opstellen van de sjablonen is het ook mogelijk om parameters te gebruiken. Tegelijk kunnen deze sjablonen gedeeld worden met andere gebruikers via de vierkante groene knop De indeling van dit scherm werkt op exact dezelfde wijze als de leerlingenbrieven.


Brieven leerlingen Met dezelfde editor is het mogelijk om brieven op te stellen die in groep kunnen afgedrukt worden. Hierbij is de mogelijk voorzien om een aantal parameters op te geven, die automatisch vervangen worden bij afdrukken. Ook deze brieven kunnen gedeeld worden met andere gebruikers.

Wijzig wachtwoord Via dit menu-item is het mogelijk om het huidig wachtwoord te wijzigen.


Contactpersonen In dit scherm kunt u personen bijhouden die geen leerlingen zijn, maar ook niet in iPersoneel voorkomen. Deze contactpersonen zijn ook terug te vinden in iSchoolCommunicatie en zijn nuttig voor onder meer de juryleden onder deliberatie > deliberatiewerklijsten.


Praktische vragen Leerlingenfiche Hoe breng ik een bijkomende inschrijving in? Bij invoer van een nieuwe inschrijving (lees: bijkomende inschrijving) van een bestaande leerling, kunt u dit doen vanaf de leerlingenfiche OF via de inschrijvingswizard. De werkwijze via de leerlingenfiche, staat in het volgend onderdeel uitgelegd. Voor de werkwijze via de inschrijvingwizard, zie menu leerlingen > inschrijvingswizard. Hoe breng ik een bijkomende inschrijving in via de leerlingenfiche? U gaat naar het tabblad van de inschrijving en klikt in de knoppenbalk op het plusje. Allereerst kijkt u de inschrijvingsdatum na en kiest daarna de administratieve groep. Daarbij kunt u ook de financierbaarheid aanpassen. Bij bewaren van de inschrijving wordt de leerling meteen gekoppeld aan de verplicht te volgen vakken. En wanneer inschrijvingsgeld of supplementen moeten aangerekend worden, zal het programma een factuur aanmaken. Vervolgens kunt u vakken en klassen invoeren, met de knop met het mannetje V(akken)+K(lassen). Eveneens is het mogelijk om aan de ingevoerde klassen, lesmomenten toe te voegen. Dit gebeurt logischerwijs met het mannetje met de L(esmomenten). Hoe voeg ik een vak toe? Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de balk bovenaan op het mannetje voor vakken & klassen. Daar klikt u op toevoegen om een vak toe te voegen. Nu kunt u onder de tabel het huidige vak invoeren. Hoe wijzig ik een vak? Belangrijk: Als u er verkeerde klassen en lesmomenten aan het huidig verkeerd vak gekoppeld zijn, zult u die klasinschrijving eerst moeten schrappen voor u het vak wijzigt. Nadien gaat dat immers veel moeilijker. Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de balk bovenaan op het mannetje voor vakken & klassen. Daar selecteert u het vak die u wenst te wijzigen en klikt op het blauwe potloodje (om te wijzigen). Nu kunt u onder de tabel het huidige vak aanpassen. En daarbij wijzigt u het vak door op de het keuzelijstje te gebruiken ‘vak wijzigen in’. Als dat lijstje leeg is, wil dat zeggen dat dit vak niet onder een vakgroep is ondergebracht en dus niet gewijzigd kan worden. Hoe verwijder ik een vak? U kunt enkel vakken verwijderen die u zelf hebt toegevoegd. Bij een nieuwe inschrijving worden in principe alle te volgen vakken automatisch toegevoegd. (Dit herkent u met de vermelding 'ja' in de kolom 'standaard'.) Mocht de leerling een van die vakken niet volgen, is het aan te raden de toestand ervan te wijzigen in plaats van ze te willen wissen. Een zelf-toegevoegd vak kunt u verwijderen door op het prullenmandje te klikken rechts op de juiste lijn bij het mannetje voor vakken & klassen.


Hoe voeg ik een klas(inschrijving) toe? Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de knoppenbalk op het mannetje voor vakken & klassen. Klik eerst het juiste vak open door de driehoek aan de klikken helemaal links op de lijn van het juiste vak. Daar klikt u op het plusje om een vak toe te voegen. Nu kunt u het juiste klas kiezen, volgens de vestigingsplaats van dat vak. Hoe wijzig ik een leerling van klas? Op dit moment is het niet aangeraden om een klas te wijzigen. Dit omdat de klas dan gewijzigd wordt, maar het gekoppeld lesmoment aan de oude klas blijft hangen. Hierdoor is die nog aan de leerling gekoppeld, maar is ze niet langer aanpasbaar. Het is dus beter om de klas te wissen en dan opnieuw toe te voegen. Ook wanneer een leerling van klas verandert, is het beter om een bestaande klas een einddatum te geven en een nieuwe klasinschrijving in te voeren. Zo wordt de geschiedenis van de leerling zo nauwkeurig bijgehouden. Hoe verwijder ik een klas? Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de knoppenbalk op het mannetje voor vakken & klassen. Daar klikt u het vak open die u wenst te wijzigen. Daarna kunt u de klas verwijderen door het prullenmandje aan te klikken op de juiste lijn helemaal rechts. Hoe voeg ik een lesmoment toe? Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de balk bovenaan op het mannetje met de L(esmomenten). In dit scherm ziet u nu alle klassen (van deze inschrijving) en de mogelijke lesmomenten met vinkjes. Door de lesmomenten aan te vinken, koppelt u deze lesmomenten aan de leerling. Bevestig de wijziging met de knop bovenaan en sluit daarna pas het pop-up venster. Hoe wijzig ik een lesmoment? Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de knoppenbalk op het mannetje met de L(esmomenten). In dit scherm ziet u nu alle klassen (van deze inschrijving) en de mogelijke lesmomenten met vinkjes. Door de juiste lesmomenten aan of af te vinken, koppelt u deze lesmomenten aan de leerling. Bevestig de wijziging met de knop bovenaan en sluit daarna pas het pop-up venster. Hoe verwijder ik een lesmoment? Bij het raadplegen van de inschrijvingen van een leerling wordt automatisch de inschrijving geselecteerd (indien er een aanwezig is, zijn er meerdere aanwezig moet u zelf de juiste selecteren). Dan klikt u in de balk bovenaan op het mannetje met de L(esmomenten). In dit scherm ziet u nu alle klassen (van deze inschrijving) en de mogelijke lesmomenten met vinkjes. Door de lesmomenten af te vinken, ontkoppelt u deze lesmomenten aan de leerling. Bevestig de wijziging met de knop bovenaan en sluit daarna pas het pop-up venster. Hoe schrijf ik een leerling uit? Het uitschrijven van een leerling doet u op niveau van de inschrijving (lees: administratieve groep). Dus op de leerlingenfiche, selecteert u de inschrijving die u wilt beëindigen. U begint met wijzigen en vult de einddatum in. Handleiding iDKO Pagina 98 van 101

Het verwijderen van een inschrijving wordt afgeraden, tenzij ze bij het (begin van het schooljaar) verkeerdelijk is ingevoerd. Merk op: Hierna kunt u niks meer wijzigen aan de inschrijving. Als u nadien nog iets wenst te wijzigen, zult u tijdelijk de einddatum terug leeg moeten maken. Hoe schrijf ik een leerling gedeeltelijk uit? Wanneer een leerling ervoor kiest om te stoppen, moet de leerling (officieel) voor de volledige administratieve groep stoppen. Kiest de leerling (of de school) ervoor om nog enkele vakken verder te (laten) volgen, zet de leerling zijn lessen verder als vrije leerling. Dus moet de bestaande inschrijving beëindigd worden en een nieuwe starten als vrije leerling. Hoe duid ik 50% financierbaar correct aan bij een leerling? Allereerst moet de leerling een of meerdere vakken in een andere academie volgen. Dit duidt u aan door bij de vakken (pop-up met de vakken en klassen) de toestand te wijzigen naar 'volgt vak in andere school'. Merk op: Hoewel het vak hier niet gevolgd wordt, moet ook een effectief vak ingevuld staan. Een vakgroep, bijvoorbeeld instrument, laten staan is dus niet voldoende! Bij het kiezen van deze vrijstelling, wordt de financierbaarheid automatisch aangepast naar 'financierbaar 50%'. Indien dit niet klopt voor deze inschrijving, zult u dat nadien nog moeten wijzigen. Hoe kan ik een leerling van administratieve groep wijzigen (bij het begin van het schooljaar)? Wanneer een leerling (per ongeluk) in de totaal verkeerde administratieve groep is ingeschreven, mag gebruik gemaakt worden van deze werkwijze. Op de leerlingenfiche, begint u met het wijzigen van de inschrijving. (Dit doet u door de juiste inschrijving aan te klikken en op wijzigen te klikken.) Alvorens te kunnen kiezen, moet u eerder deze wijziging bevestigen. Daarbij wijzigt u de administratieve groep via de keuzelijst. Klik daarna op opslaan. Daarmee wordt de nieuwe administratieve groep weggeschreven en de standaard vakken daaronder, gekoppeld aan de inschrijving van de leerling. Hoe kan ik een leerling van optie wijzigen (tijdens het schooljaar)? Deze werkwijze is geschikt voor het geval een leerling bijvoorbeeld van optie instrument naar samenspel zou overschakelen. In de veronderstelling dat graad en leerjaar blijven behouden. Op de leerlingenfiche, begint u met het wijzigen van de inschrijving. (Dit doet u door de juiste inschrijving aan te klikken en op wijzigen te klikken.) Vul eerst de einddatum in en klik daarna op het potlood ( ) rechts van de administratieve groep. Dan krijgt u een pop-up met een beperkte lijst van administratieve groepen gesorteerd op leerjaar. Kies daar de juiste administratieve groep en bevestig. Klik daarna op groen vinkje op het hoofdvenster. Daarmee wordt de oude inschrijving afgesloten (lees: einddatum weggeschreven) en een nieuwe inschrijving aangemaakt met de nieuwe administratieve groep en waar mogelijk de gemeenschappelijke vakken (klassen en lesmomenten) overgenomen. Hoe breng ik een schuinzitter over lager OF middelbare graad correct in? Een schuinzitter met twee inschrijvingen binnen dezelfde graad (lagere OF middelbare graad), wordt als volgt correct ingebracht. Hier draagt steeds de hoogste inschrijving (dus de inschrijving met de hoogste graad en leerjaar) de financierbaarheid ‘regelmatig/financierbaar’. De “bijkomende” inschrijving is enkel ‘regelmatig’. De vakken (in de hoogste inschrijving) die “lager” gevolgd worden, worden aangeduid met type vrijstelling ‘volgt vak in


lager jaar (schuinzitter)’. De vakken (in de bijkomende inschrijving) die “hoger” gevolgd worden, worden aangeduid met type vrijstelling ‘vrijstelling’. Hoe breng ik een schuinzitter over lager EN middelbare graag correct in? Een schuinzitter met twee inschrijvingen lagere EN middelbare graad, wordt als volgt correct ingebracht. Hier draagt steeds de inschrijving in de lagere graad de financierbaarheid ‘regelmatig/financierbaar’. De inschrijving in middelbare graad draagt de financierbaarheid ‘niet-parallel’. De vakken (in de middelbare graad) die “lager” gevolgd worden, worden aangeduid met type vrijstelling ‘volgt vak in lager jaar (schuinzitter)’. De vakken (in de lagere graad) die “hoger” gevolgd worden, worden aangeduid met type vrijstelling ‘vrijstelling’. Een leerling heeft de “volle pot” betaald voor zijn inschrijving, maar heeft nu recht op een vermindering. Hoe breng ik nu een vermindering in zonder de betaling te moeten schrappen? In het geval dat er bij de leerling een factuur bestaat (waarvan de betaling al volbracht is) met gekoppeld inschrijvingsgeld en geen verminderingscode is gekoppeld, verschijnt er links een extra icoontje ( )op de lijn van de factuur. Als u op dit icoontje klikt, verschijnt er een extra scherm waarmee het mogelijk is om een beweging de verminderingscode op te geven, een verminderingsattest (als PDF) te uploaden en de terugbetaling in te brengen. (Achter de schermen gaat het programma dan de verminderingscode inbrengen, een creditnota aanmaken en het attest koppelen aan het inschrijvingsgeld.) Hoe wijzig ik de verminderingscode bij een leerling, zonder de betaling te moeten schrappen? In het geval dat de factuur al is betaald, kunt u met de wijzig-knop nog de lijn van het inschrijvingsgeld wijzigen. Dus op de lijn van het inschrijvingsgeld (onder de factuurdetails) kunt u met het potloodje nadien nog de verminderingscode wijzigen. Gebruik deze knop alleen om een voordien ingebrachte verminderingscode te wijzigen. Dus niet om een leerling nadien korting te geven. Voor deze situatie volgt u best de voorgaande oplossing. Ik heb de naam van de leerling gewijzigd, maar in de balk links blijft de oude naam staan. Hoe kan ik dit wijzigen? Bij het aanmaken van een nieuwe leerling wordt de nickname gelijkgesteld aan de officiële naam. Mocht er bij het aanmaken van de leerling een tikfout geslopen zijn, kunt u dat uiteraard bij personalia rechtzetten. In de balk links (evenals op alle klaslijsten) wordt steeds met de nickname gewerkt. Dus ook die moet u aanpassen bij de leerlingenfiche. Waar kan ik de verminderingsattesten van een leerling beheren? Daarvoor gaat u naar het tabblad inschrijvingsgeld, bij de leerlingenfiche. Daar kunt u de attesten toevoegen, wissen en raadplegen. Hoe kan ik mijn combinatie van exportvelden bewaren? U kunt, als gebruiker, de geselecteerde velden opslaan voor hergebruik bij de export naar excel. Om dit te doen, moet u beginnen met in de rechter kolom op het plusje te klikken in de titelbalk. Geef daarna (eronder) een zinvolle naam op. Vink dan pas de kolommen aan die u wenst te exporteren en klik daarna rechtsboven ook op het groene vinkje. Nu kunt u deze lijst met kolommen hergebruiken bij een volgende export naar excel.


Andere Hoe kan ik een leerkracht koppelen aan een klas? Leerkrachten koppelen doet u steeds bij de klas in kwestie. Dus u zoekt de klas op via het menu Organisatie > Klassen. Op het tabblad klasfuncties klikt u op ‘toevoegen’. Eenmaal de juiste velden ingevuld, bewaard u deze leerkracht met het vinkje onderaan de tabel. Hoe kan ik de code en naam wijzigen van een klas? Bij conversie worden de klascode en naam met dezelfde waarde ingevuld, terwijl het mogelijk is om hier een veel nauwkeurigere omschrijving van bij te houden. Dus u zoekt de klas op via het menu Organisatie > Klassen. En klikt op wijzigen, de klascode kan 10 karakters lang zijn en de naam 50. Gebruik de omschrijving om duiding te bieden over wat deze klas inhoudt. Hoe kan ik de code en naam wijzigen van een vestigingsplaats? Bij conversie worden de code en naam aan de hand van het adres, terwijl het mogelijk is om hier (naar gebruiksgemak) duidelijkere naam van bij te houden. Dus u zoekt de klas op via het menu Algemeen > Vestigingen. En u klikt op wijzigen, de code kan 8 karakters lang zijn en de naam is onbeperkt lengte. Meeste academies hebben de gewoonte om de gemeente van de vestigingsplaats als naam te gebruiken of de naam van het gebouw indien er meerdere wijkafdelingen zijn binnen dezelfde gemeente. Hoe kan ik de kolomtitels van een klaslijst opslaan? Om de kolomtitels te kunnen bewaren, moet u eerst beginnen met in de rechter kolom op het plusje te klikken in de titelbalk. Geef daarna (eronder) een zinvolle naam op. Tik dan pas de kolommen in, pas het aantal (zichtbare) kolommen aan, vink eventueel de optie ‘Header 90° draaien’ en klik daarna rechtsboven ook op het groene vinkje. Nu kunt u deze lijst met kolommen hergebruiken met elk van de ondersteunde afdrukken.


idko Laatste bijgewerkt 2 september 2013

Recommend Documents