IC- Faculteit der Rechtsgeleerdheid Versie 2.0. juli 2002

Werken voor en met derden - beschrijving AO/ICFaculteit der Rechtsgeleerdheid Versie 2.0 juli 2002

Werken voor en met Derden

2/26

versie 2.0

Inhoud 1.

Inleiding.......................................................................................................................... 4

2.

Organisatie, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en gedragscodes .......................... 5 2.1 Projectorganisatie ....................................................................................................... 5 2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden .................................................................. 5 2.2.1 Kernverantwoordelijkheden ................................................................................. 5 2.2.2 Ondersteuning ..................................................................................................... 7 2.3 Gedragscodes: regeling nevenwerkzaamheden ......................................................... 7

3.

Het proces...................................................................................................................... 8 3.1 Acquisitie en projectvoorstel ....................................................................................... 8 3.2 Projectbegroting.......................................................................................................... 9 3.3 Offerte .......................................................................................................................10 3.4 Contract .....................................................................................................................10 3.5 Administratieve start van het project ..........................................................................12 3.6 Tijdschrijven...............................................................................................................13 3.7 Projectadministratie ...................................................................................................13 3.8 Verstrekken informatie ...............................................................................................15 3.9 Einddeclaratie............................................................................................................15 3.10 Accountantsverklaring ............................................................................................15 3.11 Intellectueel eigendom ...........................................................................................15 3.12 Evaluatie en nacalculatie........................................................................................15

4.

NWO / KNAW................................................................................................................17 4.1 De behandelingsprocedure........................................................................................17 4.2 Het besluit..................................................................................................................17 4.3 Subsidiabele kosten...................................................................................................17 4.4 Beschikbaarstelling subsidie en financiële verantwoording ........................................17 4.5 Aanschaffingen en intellectuele eigendomsrechten ...................................................17 4.6 Publicatie en verslaglegging ......................................................................................18

Index ....................................................................................................................................19

Bijlage 1: Integrale kostenberekening...................................................................................20 Bijlage 2: Offerteregister / contractenregister........................................................................21 Bijlage 3: Checklist communicatie ........................................................................................22 Bijlage 4: Dossierindeling .....................................................................................................23 Bijlage 5: Tijdschrijfformulier.................................................................................................24 Bijlage 6: facturen, declareren en vooruit ontvangen ............................................................25


3/26

versie 2.0

1. Inleiding Binnen de universiteit vinden activiteiten plaats die gericht zijn op onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening. Een aanzienlijk deel van deze activiteiten heeft een projectmatig karakter. Dit betekent onder meer dat deze activiteiten: • eindig zijn (vooraf is bekend wanneer de activiteiten worden afgerond) en • apart worden geadministreerd en verantwoord • eenmalig en uniek zijn Als er sprake is van werkzaamheden met een projectmatig karakter spreken we binnen de universiteit van een project. Voor de AO-beschrijving maken wij een onderscheid in de volgende categorieën projecten: • Projecten gefinancierd door de Universiteit Leiden • Projecten gefinancierd door het ministerie van OC&W • Projecten gefinancierd door NWO en KNAW (tweede geldstroom) • Projecten gefinancierd door derden, zoals bedrijfsleven, overheden, EU en particulieren (derde geldstroom) Al deze projecten hebben naast een deel gemeenschappelijke AO, een door de aard van de financiering bepaalde specifieke AO. In deze notitie wordt ingegaan op de specifieke AO van derde geldstroomprojecten. Daarna zal in een hoofdstuk aandacht worden besteed aan regelgeving rond tweede geldstroomprojecten. Voordat in de notitie de hoofdelementen van dit proces worden beschreven, zal aandacht worden besteed aan de organisatie van een project, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van projecten en de gedragscodes die gelden voor het handelen met derden.


4/26

versie 2.0

2. Organisatie, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en gedragscodes

2.1 Projectorganisatie 'Werken voor en met derden' vindt plaats binnen de 'projectorganisatie'. Dit is het organisatorische verband dat voor het project wordt gecreëerd. De primaire activiteiten waaruit het project bestaat vinden binnen deze organisatie plaats. De administratieve ondersteuning van het project vindt plaats binnen de reguliere stafafdelingen1. Deze stafafdelingen vallen hiërarchisch onder het faculteitsbestuur en onderhouden functionele relaties met de projectorganisatie. De projectverantwoordelijkheid ligt op departementsniveau. 2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden In het proces “werken voor en met derden” is een aantal rollen te onderkennen, die allen verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces hebben. 2.2.1 Kernverantwoordelijkheden College van Bestuur Het College van Bestuur is eindverantwoordelijk voor alle activiteiten binnen de Universiteit Leiden, waaronder de projectmatige activiteiten. De voorzitter van het College van Bestuur is tekenbevoegd voor projecten. Voor projecten met een totale kostenbegroting lager dan € 227.000 per jaar is deze bevoegdheid gemandateerd aan de faculteitsbesturen en aan directeuren van andere beheerseenheden. Integrale projectbegroting < € 227.000 per jaar

Tekenbevoegd Faculteitsbestuur / directie van eenheden College van Bestuur

≥ € 227.000 per jaar of € 907.500 totaal

Naast de grens van € 227.000 (totale kostenbegroting) geldt dat contracten uitsluitend worden getekend door de voorzitter van het College van Bestuur als: • het contract leidt tot overdracht van substantieel intellectueel eigendom;2 • de uitvoering van het contract niet plaats vindt binnen de Universiteit; • de uitvoering van het contract een nieuwe milieuvergunning of een wijziging in de bestaande vergunning vereist. Dit ontslaat het faculteitsbestuur overigens niet van zijn verantwoordelijkheden. Faculteitsbestuur en directie van een eenheid De decaan van een faculteit is verantwoordelijk voor het totale management van de faculteit. Hij kan een deel van zijn verantwoordelijkheden doormandateren aan met name de volgende functionarissen: 1

Dit zijn ondersteunende afdelingen binnen de faculteit. Als de eigen stafafdelingen niet beschikken over de benodigde expertise, kan ook een beroep worden gedaan op de centrale stafafdelingen en expertisecentra van de universiteit. 2

In het rechtssysteem wordt binnen het intellectueel eigendom onderscheid gemaakt tussen: • het auteursrecht. Dit is het uitsluitend recht van de maker van een werk om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen • het industriële eigendom. Een aantal deelgebieden van het industrieel eigendom zijn hier relevant: • het octrooirecht. Dit is een recht op een uitvinding. Het geeft de houder gedurende een zekere tijd het uitsluitend recht om bedrijfsmatig de geoctrooieerde werkwijze toe te passen op het geoctrooieerde product te vervaardigen en te verhandelen. • Het merkenrecht. Een merk is een onderscheidsteken voor waren. Het recht wordt verkregen door een depot en kan onbeperkt worden verlengd.


5/26

versie 2.0

• •

Departementsvoorzitter Faculteitsdirecteur

Voor het derde geldstroomproces zijn de volgende verantwoordelijkheden relevant. Wetenschappelijk: • Het opstellen en bewaken van het strategische beleid als kader voor de uit te voeren projecten; • Het toetsen van projectvoorstellen (inhoudelijk); • Het bewaken van de inhoudelijke kwaliteit van de geleverde prestatie door de projectgroep; • Het waarborgen van wetenschappelijke, inhoudelijke begeleiding. Beheersmatig: • Het benoemen van een projectleider en het inrichten van de projectorganisatie; • Zorgen dat de randvoorwaarden benodigd voor de uitvoering van het project zijn vervuld. Hierbij moet minimaal worden gedacht aan: o een adequate infrastructuur (informatie technologie, huisvesting en andere productiemiddelen) o de personele bezetting (kwalitatief en kwantitatief) o de administratieve ondersteuning • Het toetsen van projectvoorstellen (financieel); • Het autoriseren van offertes en contracten (met een omvang < € 227.000); • Het verschaffen van informatie aan het College van Bestuur over te starten, lopende en gerealiseerde projecten. Voorzitter departementsbestuur De voorzitter van een departementsbestuur is bevoegd offerte en contracten te ondertekenen als: • de aanneemsom kleiner is dan € 22.750 én • de doorlooptijd van het project korter is dan zes maanden én • het contract niet leidt tot overdracht van substantieel intellectueel eigendom én • de uitvoering van het contract plaats vindt binnen het departement én • de uitvoering van het contract geen nieuwe milieuvergunning of een wijziging in de bestaande vergunning vereist én • de begroting, offerte en het contract voldoen aan de eisen die daaraan worden gesteld. De voorzitter van een departementsvoorzitter kan deze bevoegdheid niet doormandateren. Projectleider De projectleider speelt de grootste rol in het derde geldstroomproces. De projectleider is verantwoordelijk voor de operationele uitvoering en het financieel beheer van het project. Dit laatste betekent dat de projectleider onder andere belast is met de volgende taken: • zorgen voor tijdige aanlevering van tijdschrijfformulieren; • zorgen dat de projectkosten binnen de goedgekeurde begroting blijven; • bevorderen dat voldaan wordt aan de administratieve verplichtingen die vanuit de opdrachtgever en de universiteit worden gesteld; • zorgen dat voldaan wordt aan de verplichtingen omtrent uitvoering en rapportage van het onderzoek of onderwijs die vanuit de opdrachtgever en de universiteit worden gesteld. De projectleider legt verantwoording af aan de voorzitter van het departementsbestuur. Hoewel de projectleider verantwoordelijk is voor het project, blijft de departementsvoorzitter


6/26

versie 2.0

uiteindelijk resultaatverantwoordelijk. Het management moet dus goed worden geïnformeerd over de voortgang van het project. 2.2.2 Ondersteuning Het project wordt ondersteund door de verschillende stafafdelingen. Voor de AO is vooral de ondersteuning van de afdelingen Financieel Economische Zaken en Personeel en Organisatie van belang. 2.3 Gedragscodes: regeling nevenwerkzaamheden De Universiteit Leiden heeft als ondernemende universiteit behoefte aan externe contacten. Het onderwerp nevenwerkzaamheden heeft de afgelopen jaren regelmatig in de belangstelling gestaan. Naast het gevaar van belangenverstrengeling is het mogelijk dat een activiteit het belang van de gehele organisatie schaadt. In dit verband is het belangrijk dat er doordacht wordt omgegaan met het gebruik van titels en het logo van de universiteit. Om een en ander in goede banen te leiden is de "Kaderregeling Nevenwerkzaamheden Universiteit Leiden 1999" opgesteld. Deze geldt voor iedereen die een dienstverband heeft met de Universiteit Leiden, met uitzondering van student-assistenten.


7/26

versie 2.0

3. Het proces Het proces is onderverdeeld in een drietal hoofdfasen die vervolgens zijn onderverdeeld in een aantal deelprocessen. In de volgende tabel worden deze fasen en deelprocessen weergegeven.

Fase I Voorbereiding 1. 2. 3. 4. 5.

Deelprocessen Acquisitie en projectvoorstel Projectbegroting Offerte Contract Administratieve start project

II Uitvoering

6. 7.

Tijdschrijven Projectadministratie

8.

Verstrekken informatie

9. 10. 11. 12.

Einddeclaratie Accountantsverklaring Octrooien en patenten Evaluatie en nacalculatie

III Afronding

a b c d

Communicatie Administratieve organisatie Personele organisatie Infrastructurele organisatie

a b C D e f g

Dossiervorming Declareren Overhead Doorbelasten Verwerken tijdschrijven Onderhanden werk Voorzieningen

Deze deelprocessen kunnen als volgt worden toegelicht. 3.1 Acquisitie en projectvoorstel Het acquireren van projecten gebeurt meestal door leden van de wetenschappelijke staf en begint met verkennend informeel overleg.3 Dit verkennend informeel overleg mondt uit in een projectvoorstel, dat opgesteld wordt door het lid van de wetenschappelijke staf dat het initiatief heeft genomen. Ook kunnen projecten worden verworven door in te schrijven op specifieke programma's (bij voorbeeld EU). In het projectvoorstel wordt aangegeven: • het doel, • de projectorganisatie, • de in te zetten middelen, • de te hanteren methodiek(en) en 3

Voor een hulpmiddel bij de zoektocht naar geldbronnen verwijzen wij naar de volgende site van de VSNU: http://ows.ic.uva.nl/geldbron/index.html


8/26

versie 2.0

•

de planning.

Bij het projectvoorstel wordt rekening gehouden met: • de specifieke regelgeving van EU-kaderprogramma’s of andere opdrachtgevers (bijvoorbeeld:www.cordis.lu; informatie over het 5e kaderprogramma: www.cordis.lu/fp5; voor de contractuele en financiële aspecten is beschikbaar: www.cordis.lu/fp5/cont-prep.htm) • de verhouding tussen de diverse deelnemende partijen en de verdeling van het risico tussen deze partijen. Dit houdt in dat er een heldere verdeling van de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen gemaakt moet worden. Op basis van het projectvoorstel wordt door het faculteitsbestuur en door het departementsbestuur een projectleider aangewezen. 3.2 Projectbegroting De projectbegroting is de financiële vertaling van de in te zetten middelen die nodig zijn voor de uitvoering van het project. Onderscheid wordt gemaakt in een interne en externe projectbegroting, waarbij de interne begroting dient om de integrale kostprijs zichtbaar te maken. De externe begroting is de basis voor de offerte. Het opstellen van een interne begroting is verplicht, de externe begroting kan naar behoefte worden opgesteld. De interne projectbegroting wordt door de projectleider opgesteld met behulp van het model dat opgenomen is in bijlage 1. Financieel Economische Zaken kan daarbij ondersteuning geven. Alle kosten die aan het project zijn verbonden (direct en indirect) worden aan het project toegerekend (integrale kosten). Hiertoe zijn te rekenen: Direct: • de personele lasten van de door de uitvoerende eenheid op de activiteit in te zetten personele capaciteit, inclusief die van begeleiding door leden van het wetenschappelijk personeel. • alle direct aanwijsbaar voor de activiteit te maken materiele kosten, die rechtstreeks ten laste van de uitvoerende eenheid komen (denk ook aan de kosten van de accountantsverklaring). Indirect: • alle voor de activiteit te maken indirecte personele en materiele kosten, zowel op het niveau van de eenheid waarbinnen de activiteit wordt verricht, als op centraal niveau. Rekening moet worden gehouden met prijs- en salarisstijgingen. Het is mogelijk dat de vraagprijs lager is dan de integrale kosten en zelfs lager dan de additionele kosten4, als bijvoorbeeld het project van groot wetenschappelijk belang is of indirect leidt tot aanzienlijke inkomsten. In dit geval wordt door het faculteitsbestuur besloten of het project uitgevoerd kan worden. Als de vraagprijs lager is dan de additionele kosten (inclusief de indirecte kosten) moet een dekking worden aangegeven voor het verschil. Bij het opstellen van de projectbegroting wordt rekening gehouden met de volgende punten. • Het valutarisico. Om dit risico te minimaliseren wordt aanbevolen om zo veel mogelijk contracten in Euro's af te sluiten. Als contracten niet in Euro's worden afgesloten, wordt geadviseerd een ruime koers te hanteren of het risico af te dekken. • Het verdient aanbeveling om een post onvoorzien op te nemen. • De kredietwaardigheid van de opdrachtgever. In geval van twijfel kan een kredietwaardigheidsonderzoek worden uitgevoerd (bijvoorbeeld via www.dbnederland.com/). 4

Onder additionele kosten wordt verstaan: de extra uitgaven die nodig zijn om het project te kunnen uitvoeren. Voorbeeld: Het aanstellen van personeel buiten de reguliere formatie.


9/26

versie 2.0

•

Specifieke richtlijnen van de opdrachtgever (bijvoorbeeld www.cordis.lu).

•

De BTW-bepalingen. Het totaal van de offerte is altijd exclusief BTW. Het is verstandig om in dit stadium de BTW-bepalingen te laten onderzoeken. Financieel Economische Zaken kan advies inwinnen bij FZ van het Expertise Centrum Middelen. De centrale afdrachtregeling.

•

3.3 Offerte Als een offerte wordt gemaakt, is dit op basis van de externe projectbegroting (zie 3.2 voor uitzondering) en uitgebracht conform de huisstijl, op briefpapier van de universiteit. In de offerte komt minimaal te staan: • looptijd • aanneemsom • projectduur • de projectbeschrijving • een verwijzing naar de algemene leveringsvoorwaarden van de UL Voordat de offerte wordt verstuurd, wordt deze samen met de begrotingen gecontroleerd door Financieel Economische Zaken. Nadat Financieel Economische Zaken een akkoord heeft gegeven, wordt de offerte ondertekend door de voorzitter van het faculteitsbestuur of gemandateerde. De offerte wordt vervolgens door Financieel Economische Zaken geregistreerd en gearchiveerd in een offerteregister (voor richtlijnen: zie bijlage 2), dat beheerd wordt door Financieel Economische Zaken. Bij de onderhandelingen over de offerte wordt afgesproken dat beide partijen pas gebonden zijn na ondertekening van het contract. NB het maken van een offerte is niet verplicht. 3.4 Contract Concept contract Na de onderhandelingen worden de gemaakte afspraken door een van beide partijen in de vorm van een conceptcontract op papier gezet. In het conceptcontract worden vermeld: • de algemene UL-voorwaarden zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel • de betrokken partijen • de beschrijving van het doel en de aanleiding van de overeenkomst (de beschrijving van het onderzoek moet in een bijlage worden opgenomen) • de titel van het onderzoek van het contract • de inspanningsverbintenis. Dit betekent dat de Universiteit Leiden zich zal inspannen, maar geen resultaten garandeert. • de prestatie van de klant (het geld) en het betaalschema (bevoorschotting is gewenst) • het recht op toepassing van het resultaat • het recht op eigendom • de duur / looptijd van het project en de (wijze van) beëindiging • het toepasselijk recht • de afspraken over het eigendom van de apparatuur


10/26

versie 2.0

• •

de afspraken over de evaluatie van het project de plichten van de contractpartner

Voorts verdient het aanbeveling de volgende punten op te nemen: • de geheimhouding • de aansprakelijkheid (calamiteiten) • ARBO- en milieuaspecten • de regeling sub-contracten (zoals detacheringen, ketenaansprakelijkheid en onderaanneming) • inhoud en frequentie van rapportages voor de opdrachtgever • afspraken over het recht op eigendom van aangeschafte apparatuur • afspraken over accountantscontrole Het faculteitsbestuur beoordeelt het conceptcontract op bovenstaande punten. Bedacht moet worden dat wijzigingen in het contract kunnen leiden tot aanpassingen van zowel de interne als de externe begroting. Als het concept door beide partijen akkoord is bevonden wordt het definitieve contract opgesteld. In veel gevallen zal het definitieve contract gelijk zijn aan het conceptcontract. Definitief contract Het definitieve contract wordt nogmaals gecontroleerd en na akkoordbevinding getekend door het faculteitsbestuur of gemandateerde, tenzij: • het contract leidt tot overdracht van intellectueel eigendom (Zie pagina 5) of • de uitvoering van het contract plaats vindt binnen een andere (nog op te richten) rechtspersoon of • de uitvoering van het contract een nieuwe milieuvergunning of een wijziging in de bestaande vergunning vereist of • de kostenbegroting in het contract de grens van € 227.000 per jaar of € 907.500 totaal overschrijdt. In die gevallen wordt het contract getekend door de voorzitter van het College van Bestuur. De procedure is in deze situatie als volgt. Allereerst geeft het faculteitsbestuur na een gedegen onderzoek zijn fiat aan het projectvoorstel. Vervolgens gaan het contract, de begroting en het projectvoorstel naar het Bestuursbureau. Daar vindt eventueel in overleg met de faculteit een tweede toetsing plaats en wordt advies uitgebracht aan het College van Bestuur. Als alles akkoord is bevonden, tekent de voorzitter van het College van Bestuur. Na het afsluiten van het contract wordt het contract op aanwijzing van de mandaathouder opgenomen in het contractenregister (voor richtlijnen: zie bijlage 2), dat beheerd wordt door Financieel Economische Zaken. Hieronder wordt verstaan een doorlopende lijst van alle externe projecten, aangevuld met gegevens over de opdrachtgever, de duur van het project, de projectverantwoordelijke en de te leveren prestatie met de daaraan te relateren kosten en opbrengsten in sterk gecomprimeerde vorm. Vervolgens wordt in het offerteregister geregistreerd dat er al dan niet een contract is afgesloten. Per eenheid is geregeld waar de originele exemplaren van contracten worden gearchiveerd. Het verdient de voorkeur de originelen te bewaren in een brandvertragende kast op één plaats binnen de eenheid. NB Bouwstenen voor het opstellen van contracten zijn te vinden op de site www.Autum.nl. Hier zijn standaardcontracten van diverse universiteiten opgenomen.


11/26

versie 2.0

3.5 Administratieve start van het project A. Communicatie Voor een goede administratieve beheersing van projecten is het noodzakelijk dat de communicatie tussen de projectverantwoordelijke en de administratie vooraf geregeld is. Ook is vooraf duidelijk hoe de ondersteuning van de projectorganisatie door de stafafdelingen is georganiseerd en hoe de wederzijdse informatievoorziening is geregeld, dus wie wanneer waarover informeert c.q. rapporteert. Het verdient aanbeveling om de checklist te gebruiken (zie bijlage 3) zodat alle relevante aspecten van het project optimaal kunnen worden gecommuniceerd richting stafafdelingen. B. Administratieve organisatie Projecten worden geadministreerd in SAP. Financieel Economische Zaken bepaalt in overleg met de projectleider aan de hand van het contract wat er in administratieve zin precies nodig is (bijvoorbeeld tijdschrijven, frequentie van doorbelastingen en declaraties). Indien er onduidelijkheden zijn bij projecten waar een accountantsverklaring wordt vereist, wordt er vooraf overlegd met de accountant. Voor ieder project wordt na instemming van het faculteitsbestuur of gemandateerde door Financieel Economische Zaken een order geopend in het SAP-systeem. Registratie in een andere administratie is niet toegestaan. Het openen van een SAP-nummer kan ook als er nog geen contract is getekend. Alle aanloopkosten komen dan al op de juiste rekening terecht. In dit geval moet wel eerst een dekkingsfonds worden opgegeven waaruit de kosten worden gedekt als het project niet door gaat. Bij aanvang van het project wordt op het SAP-nummer de projectbegroting door Financieel Economische Zaken ingebracht (opbrengsten en kosten). Van elk SAP-nummer wordt door Financieel Economische Zaken een dossier aangelegd. In bijlage 4 wordt een voorbeeld indeling weergegeven. Dit dossier bevat : • Een kopie van het door beiden getekend contract en eventuele contractverleningen • De definitieve begroting • Tabel van tekenbevoegde personen voor dit project • Kopie van de aanstellingsbesluiten personeel (als voor het project apart personeel is aangesteld) • Kopie van de uitgaande declaraties • Relevante correspondentie over het project C. Personele organisatie De medewerkers die betrokken zijn bij een project zijn veelal in dienst van de Universiteit Leiden. Het kan ook voorkomen dat studenten of gasten aan deze projecten meewerken. Alle bij het project betrokken personen (zittend personeel, extra aangetrokken personeel, studenten en gasten) worden expliciet door de projectleider gewezen op de relevante contractclausules. Studenten en gasten ondertekenen indien noodzakelijk tevens een verklaring met betrekking tot kenniseigendom en geheimhouding. Bij de werving van nieuw personeel wordt Personeel en Organisatie tijdig ingeschakeld. Deze afdeling voert de betreffende procedures uit, rekening houdend met de regeling Kavelaars. Bij de aanstelling van personeel wordt ook rekening gehouden met de specifieke regels die worden gesteld in het contract. Alvorens tot werving over te gaan wordt gecontroleerd of er voldoende budget is om de aanstelling te realiseren.


12/26

versie 2.0

D. Infrastructurele organisatie Als voor de uitvoering van het project materialen, apparatuur, instrumenten e.d. worden aangeschaft is de inkoopprocedure van toepassing. 3.6 Tijdschrijven Veel contracten stellen tijdschrijven verplicht voor alle (direct en indirect) bij het project betrokken medewerkers. De projectleider is hiervoor verantwoordelijk. Vaak wordt ook geëist dat de volledige werktijd wordt verantwoord, dus niet alleen de voor het project gewerkte tijd. Er zijn derhalve twee vormen van tijdschrijven: • integraal tijdschrijven, waarbij het totaal van de aanstelling wordt verantwoord. Dit betekent dat naast de tijd die aan projecten wordt besteed, ook de indirecte tijd, zoals bijvoorbeeld vakantie, ziekte, maar ook afdelingsoverleg wordt vastgelegd. • partieel tijdschrijven. Bij deze vorm wordt per project een tijdschrijfformulier ingevuld, hetgeen betekent dat uitsluitend de aan het project bestede tijd wordt vastgelegd. Deze twee verschillende vormen van tijdschrijven komen beide voor. Zolang er geen projecten zijn waarvoor integraal tijd moet worden geschreven, kan een afdeling of departement volstaan met partieel tijdschrijven. Zodra er projecten zijn waar integraal tijd voor moet worden geschreven, verdient het aanbeveling om als departement of afdeling als geheel integraal tijd te schrijven. Autorisatie van de formulieren zal ook afhankelijk zijn van de vorm die wordt gekozen. Bij integraal tijdschrijven zal autorisatie plaatsvinden door of namens het departementsbestuur. Bij partieel tijdschrijven zal autorisatie plaatsvinden door de projectleider. De betrokken medewerker zal altijd ook zelf het tijdschrijfformulier moeten tekenen. Per eenheid wordt geregeld: • dat het departementssecretariaat verantwoordelijk is voor het beheer van de tijdschrijfformulieren (tijdig invullen, controle, ondertekenen en opbergen) • welke tijd wordt verantwoord • hoe het tijdschrijfformulier er uit ziet (zie bijlage 5 voor een voorbeeld van een formulier) 3.7 Projectadministratie A Dossiervorming • Dossiers worden bijgehouden door Financieel Economische Zaken. B Factureren, gedeclareerde en vooruitontvangen termijnen De afdeling Financieel Economische Zaken stelt op verzoek van de projectleider facturen op. Voor een aantal projecten staan de factureringsmomenten reeds bij het begin van het project vast. Financieel Economische Zaken stelt een signaallijst op, waar alle projecten met de vaste factureringsmomenten per maand aangegeven staan. De projectleider moet er vanuit kunnen gaan dat Financieel Economische Zaken deze projecten tijdig factureert. Voor projecten waar deze momenten niet vast staan (bijvoorbeeld bij oplevering van het rapport, na afloop van de conferentie) is het de verantwoordelijkheid van de projectleider om bij Financieel Economische Zaken tijdig aan te geven dat er gefactureerd moet worden. Als voor het gefactureerde bedrag reeds een prestatie is geleverd, wordt dit bedrag als een gedeclareerde termijn geboekt. Als voor het gefactureerde bedrag nog geen prestatie is geleverd, wordt dit bedrag als een vooruitontvangen termijn geboekt. Uiteraard moet periodiek worden nagegaan of voor de vooruit ontvangen termijn inmiddels een prestatie is geleverd. Als dat het geval is moet er een overboeking plaatsvinden.


13/26

versie 2.0

De boekingsgang is schematisch weergegeven in bijlage 6. C Overhead Er kan onderscheid gemaakt worden tussen diverse soorten overhead: •

De op centraal niveau ten behoeve van de 3e geldstroomproject gemaakte kosten (onder andere wachtgeld en huisvesting) worden gedekt door middel van een afdracht over de omzet in de boekingsperiode en vindt achteraf plaats. Voor de faculteit der Rechtsgeleerdheid geldt een percentage van 7,5 %. •

De op facultair niveau ten behoeve van de 3e geldstroomprojecten gemaakte kosten (administratieve ondersteuning, gebruik apparatuur). Hiervoor geldt een percentage van 5,0 %.

D Doorbelasting Aan een 3e geldstroomproject wordt veelal vanuit de instelling diensten geleverd. Voor zover deze diensten (zowel personele als materiele kosten) niet via de overhead in rekening worden gebracht, worden ze separaat naar de projecten doorbelast. De kosten van de accountantscontrole en advertentiekosten voor aantrekken personeel zijn hiervan voorbeelden. Deze kosten worden maandelijks voor de periodeafsluiting geboekt. E Verwerken tijdschrijven Het verwerken van tijdschrijfformulieren ten behoeve van een juiste kostendoorbelasting is een taak van de afdeling Financieel Economische Zaken. De projectleider is verantwoordelijk voor de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de geleverde informatie. F Onderhanden werk Onderhanden werk betreft projecten die worden uitgevoerd in opdracht van derden. Onder derden wordt verstaan: alle relaties waarmee de instelling een contract heeft afgesloten voor een te leveren prestatie (goed of dienst). Onderhanden werk wordt verwerkt tegen de kosten van direct materiaalgebruik en arbeid, met een opslag voor indirecte kosten. Zolang het project niet is afgerond wordt nog geen resultaat genomen, de baten en lasten worden beschouwd als ‘onderhanden werk’. Tussentijds kan resultaat worden genomen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: • De aan het project toe te rekenen kosten kunnen worden onderscheiden en kunnen worden bepaald; • De kosten om het project af te maken én de mate van werkvoortgang per balansdatum kunnen redelijk worden bepaald; • Er is geen belangrijke onzekerheid over de totale opbrengst van het project; • Er bestaat geen belangrijke onzekerheid over de ontvangst van de baten en de hoogte van de lasten. G Voorzieningen Als er verliezen te voorzien zijn, inbegrepen verliezen op afgesloten orders waarvan de realisatie nog niet is gestart, dan moet een voorziening 'onderhanden werk' worden gevormd. Op het moment dat het negatieve resultaat wordt genomen op het project (bij afsluiting) wordt het resultaat eerst gedekt vanuit deze voorziening. Het resterende verschil wordt alsnog als resultaat verantwoord.


14/26

versie 2.0

3.8 Verstrekken informatie De afdeling Financieel Economische Zaken verstrekt periodiek, in beginsel één keer per maand, financiële informatie over het project aan de projectleider op basis waarvan de projectleider het project kan bijsturen. De projectleider legt hierover verantwoording af aan de voorzitter van het departement of instituut. De informatie bestaat uit een (meerjaren) overzicht baten en lasten (begroting en realisatie). Aan de opdrachtgever wordt door de projectleider, afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt, informatie verstrekt over de voortgang van het project. Op verzoek van de projectleider stelt Financieel Economische Zaken tussentijdse externe financiële rapportages op. De totaalstand van de projecten wordt gerapporteerd in de bestuurlijke financiële rapportage (BFR). Op verzoek van het faculteitsbestuur kunnen tussentijdse rapportages worden opgesteld om het faculteitsbestuur te informeren over de stand van de projecten. 3.9 Einddeclaratie De projectleider is verantwoordelijk voor een tijdige en complete einddeclaratie volgens de contractvoorwaarden. De afdeling Financieel Economische Zaken stelt op verzoek van de projectleider deze declaratie op. Als de opdrachtgever een accountantsverklaring wenst, maakt Financieel Economische Zaken een concept eindafrekening die tezamen met de aanvraag voor een accountantsverklaring naar de accountant gaat. Op aanwijzing van de accountant kunnen wijzigingen worden aangebracht. De definitieve einddeclaratie gaat tezamen met de accountantsverklaring naar de opdrachtgever. 3.10 Accountantsverklaring Als het contract één of meerdere accountantscontroles eist, moet minimaal worden voldaan aan de voorwaarden die in het contract daarvoor zijn opgesteld. Het verdient aanbeveling tijdig met de accountant afspraken te maken over de accountantscontrole. Bij sommige opdrachtgevers is contractueel ook externe accountantscontrole vereist. Bij andere projecten kunnen steekproefsgewijs controles plaatsvinden. 3.11 Intellectueel eigendom Vaak bevatten contracten met derden een regeling ten aanzien van intellectueel eigendom (zie voor definitie voetnoot 2, paragraaf 2.2.1). Voor projecten die door de faculteit worden uitgevoerd gelden de richtlijnen van de universiteit. Met vragen over intellectueel eigendom kan men zich wenden tot de directeur bedrijfsvoering (van de eenheid) of de afdeling Juridische Zaken van het ECM (071-5278118). 3.12 Evaluatie en nacalculatie Na acceptatie van het eindresultaat door de opdrachtgever, het afwikkelen van de declaraties en het binnen de universiteit afwerken van het project, wordt het project beëindigd.


15/26

versie 2.0

Het financiële resultaat wordt bestemd overeenkomstig de regeling Kavelaars. Als eerder tijdens het project een voorziening is getroffen voor een voorzien verlies wordt bij afsluiting het resultaat gedekt vanuit deze voorziening. Een goede inhoudelijke en tijdige evaluatie en financiële nacalculatie, zowel intern als richting opdrachtgever, levert belangrijke gegevens op voor volgende projecten. De verslagen worden teruggekoppeld met het management (faculteitsbestuur, directie). Het verdient aanbeveling om een evaluatieregister aan te leggen.


16/26

versie 2.0

4. NWO / KNAW In hoofdstuk 3 is het verloop van het gemiddeld derde geldstroomproject beschreven. Tweede geldstroomprojecten wijken op een aantal punten af van dit beschreven proces.5 In dit hoofdstuk zal in worden gegaan op de afwijkingen die gelden voor NWO-projecten. Meer informatie over de KNAW is te vinden op http://www.knaw.nl/. 4.1 De behandelingsprocedure NWO maakt zelf kenbaar dat aanvragen kunnen worden ingediend. Daarbij moet rekening worden gehouden met: • de wijze waarop aanvragen kunnen worden ingediend • de taal waarin aanvragen worden gesteld • de criteria die een rol spelen bij de beoordeling 4.2 Het besluit Als een subsidieaanvraag wordt gehonoreerd wordt een besluit genomen over de maximale hoogte van het subsidiebedrag en de overige hierbij geldende voorwaarden. Voordat tot aanvaarding door de universiteit kan worden overgegaan, wordt eerst de interne begroting vergeleken met het toegekende bedrag. De aanvrager en de instelling waar het onderzoek plaats vindt, maken aan het NWO kenbaar of het de subsidie onder de daarbij gestelde voorwaarde wordt aanvaard en wie als projectleider optreedt, die ten opzichte van NWO verantwoordelijk is voor de wetenschappelijke en zakelijke leiding van het onderzoek. 4.3 Subsidiabele kosten Subsidiabele kosten zijn personeelslasten en de kosten van materialen en reizen die rechtstreeks door het onderzoek worden veroorzaakt. Niet subsidiabel zijn huisvestings-, overhead- of afschrijvingskosten en kosten voor apparatuur, verbruiksgoederen of administratieve of technische hulp die tot het gebruikelijke voorzieningen pakket gerekend kunnen worden, tenzij het verbruik dat het onderzoek met zich meebrengt duidelijk uit gaat boven het normale. Over het algemeen komen ook medewerkers met een vaste aanstelling niet voor subsidie voor hun eigen salarislasten in aanmerking. 4.4 Beschikbaarstelling subsidie en financiële verantwoording NWO kan besluiten de subsidie geheel of gedeeltelijk beschikbaar te stellen door middel van voorschotten. De projectleider legt binnen een door NWO te bepalen termijn rekening en verantwoording af over bestedingen die ten laste van voorschotten zijn gedaan, en staat alle controle vanwege NWO hierop toe. Aan de hand van de gedane bestedingen wordt door NWO de uiteindelijke hoogte van de subsidie vastgesteld en vindt zonodig verrekening plaats. 4.5 Aanschaffingen en intellectuele eigendomsrechten Goederen die ten laste van een subsidie worden gebracht met een aanschafwaarde van meer dan € 22.689 exclusief BTW worden eigendom van NWO en worden dan ook aangeschaft op naam van NWO. Na afloop van de periode waarover subsidie is verleend, besluit NWO over de verdere bestemming van het aangeschafte goed. Voor STW (onderdeel NWO) geldt dat alle aanschaffingen op naam van STW worden gedaan en rechtstreeks door STW aan de leverancier worden betaald. 5

Onder tweedegeldstroom verstaan wij projecten gefinancierd door NWO of KNAW.


17/26

versie 2.0

Tenzij partijen voor een specifiek project anders overeenkomen, wordt de exploitatie van de gezamenlijke intellectuele eigendomsrechten behartigd door NWO, c.q. STW, zoveel mogelijk in overeenstemming met die van de Universiteit Leiden. De financiële opbrengsten uit kennishandel vloeien na aftrek van de kosten in beginsel terug naar de onderzoeksgroep(en) die de resultaten heeft (hebben) gerealiseerd. Bijdragen in geld of anderszins aan het onderzoek door derden geven geen recht op gebruik/toepassing van de resultaten. 4.6 Publicatie en verslaglegging De projectleider verstrekt aan NWO alle inlichtingen over het verloop en de resultaten van het gesubsidieerde onderzoek. Na beëindiging van het onderzoek zendt de projectleider het wetenschappelijk eindverslag, c.q. de dissertatie aan NWO. Bij publicatie van resultaten van het gesubsidieerde onderzoek wordt de steunverlening van NWO, c.q. STW vermeld. De projectleider doet NWO opgave van elke wetenschappelijke publicatie naar aanleiding van het gesubsidieerde onderzoek en zendt desgevraagd hiervan een exemplaar aan NWO.

Meer informatie (lopende programma's, specifieke voorwaarden, enz.) is te vinden op www.NWO.nl.


18/26

versie 2.0

Index

A

K

Accountantsverklaring, 9; 17 Acquisitie, 9, 10 Administratieve organisatie, 9; 14 AO, 1, 5; 8; 18

KNAW, 19

N Nevenwerkzaamheden, 8 NWO, 19, 20

B Begroting, 22; 25 BTW, 11; 20; 23

O Octrooien, 9; 18 Offerte, 9; 11 Offerteregister, 23 Overhead, 9; 16; 24

C College van Bestuur, 6; 7; 13 Communicatie, 9; 14 Contract, 9; 12

P Project, 23, 28 Projectbegroting, 9; 10 Projectleider, 8; 28 Projectorganisatie, 6

E Einddeclaratie, 9; 17 Evaluatie, 9; 18

F

R

Faculteitsbestuur, 6,7

Resultaat, 23

I

T

Integrale kosten, 22

Tijdschrijven, 9; 15

J

V

Juridische Zaken, 18


Verantwoordelijkheden, 6

19/26

versie 2.0

Bijlage 1: Integrale kostenberekening Omschrijving

Begroting

Realisatie

LASTEN

1 2 A= 1+2

Directe kosten Personeelslasten - additioneel personeel - regulier personeel subtotaal personele lasten

B= 3+4+5

Materiele lasten Apparatuur (>ƒ 5000) Buitenlandse reiskosten Overige materiele lasten Subtotaal materiele lasten

C=

Onderaannemingen (derden)

D= A+B+C

Totaal directe kosten

3 4 5

6 7 8

Indirecte kosten Centrale overhead Facultaire overhead Overige overhead

E= 6+7+8

Totaal indirecte kosten

F= D+E

Totale kosten

9 10 11 G= 9+10+11

G-F

BATEN Opbrengst derden Eigen bijdrage (geen reserves) Overige bijdragen Totale baten

Resultaat

Nb alle posten exclusief BTW


20/26

versie 2.0

Bijlage 2: Offerteregister / contractenregister

Projectnaam: SAP-nummer:

(kan niet in offerte register)

Nummer offerte / referentie Projectverantwoordelijke: NAW-gegevens opdrachtgever:

(hoeft niet in offerte register)

Te leveren prestatie:

Baten Aanneemsom

Totaal

2000

2001

2002

2003

2004

Lasten Integrale kostprijs - Personeel - Materieel - Overhead Totaal kosten

Totaal

2000

2001

2002

2003

2004

Dekkingsfonds: Begindatum: Einddatum: Status offerte:


Geaccepteerd Afgewezen

21/26

versie 2.0

Bijlage 3: Aandachtspunten voor een checklist communicatie De stafafdelingen worden door de projectleider geïnformeerd over onderstaande zaken (voorbeeld).

Wie

Waarover

Geïnformeerd Ja/nee

Personeel en Organisatie Financieel Economische Zaken ICT Facilitaire Zaken Accountantsdienst

Aantrekken personeel Begroting, SAP-nummer PC, emailadres Meubilair, ruimten Inhoud van controleprotocol van opdrachtgever en over de invulling van subsidievoorwaarden van die projecten waar een accountantsverklaring door derden wordt vereist.

Deze tabel is niet uitputtend.


22/26

versie 2.0

Bijlage 4: Dossierindeling Het dossier wordt ingedeeld door middel van tabbladen. Het dossier wordt als volgt ingedeeld:

Inhoud 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tabel van tekenbevoegde personen Basisdocumenten (o.a. contracten) Begrotingen (o.a. definitieve begroting) Memo's (o.a. relevante correspondentie) Onderaannemingen Personeel (o.a. aanstellingsbesluiten) Declaraties Rapportages SAP-informatie


23/26

versie 2.0

Bijlage 5: Tijdschrijfformulier

NAAM: FUNCTIE: ACTIVITEIT Onderwijs ABC Onderwijs XYZ Project: V&V Project: QRS Project: Totaal

MAAND: januari 2001

1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TOTAAL

Algemeen Vakantie/ADV Ziek/(tand)arts Totaal overig TOTAAL

Akkoord

Medewerker

Projectleider(s)

XYZ ABC V&V

Bijlage 6: facturen, declareren en vooruit ontvangen

Belangrijke momenten bij projecten zijn: 1. Factureren van een termijn 2. Bepalen of een prestatie is geleverd 3. Opmaken tussenrapportage / jaarrekening

AD 1: Factureren van een termijn

Prestatie (goed of dienst) is geleverd

Gedeclareerde termijn

Factureren van een termijn Prestatie (goed of dienst) is niet geleverd

Vooruitontvangen termijn

Boekingsgangen Bij opmaken factuur in geval van declaratie waarbij de prestatie is verricht: Debiteuren Aan Gedeclareerde termijnen

Bij opmaken factuur in geval van declaratie waarbij de prestatie niet is verricht: Debiteuren Aan Vooruitontvangen termijnen

N.B. De vraag wanneer een prestatie is geleverd is niet altijd eenduidig te beantwoorden. Mede op basis van een pilot bij CML zullen hiervoor richtlijnen worden ontwikkeld.

Werken voor en met derden

25/26

versie 1.0

AD 2: Bepalen of de prestatie is geleverd

Prestatie is geleverd Bepalen of de prestatie is geleverd

Vooruitontvangen gedeelte overboeken naar de grootboekrekening gedeclareerde termijnen

Vooruitontvangen gedeelte op de grootboekrekening vooruitontvangen termijnen laten staan

Prestatie is niet geleverd

Boekingsgang Bij overboeken van vooruitontvangen termijn naar gedeclareerde termijn: Vooruitontvangen termijnen Aan Gedeclareerde termijnen

AD 3: Opmaken tussenrapportage / jaarrekening

Gedeclareerd

In mindering op de post OHW brengen

Vooruitontvangen

Onder de post kortlopende schulden opnemen

Termijnen

Werken voor en met derden

26/26

versie 1.0

IC- Faculteit der Rechtsgeleerdheid Versie 2.0. juli 2002

Recommend Documents