iaaj {nkoopbureau ümctio ei'. Kcifïrjemeriand

J

UNl2m

sfichïi'jc. jfc-^JK/iaaJ {nkoopbureau ümctio ei'. Kcifïrjemeriand Aan Van Datum Betreft

: Gemeente Beverwijk, gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude, gemeente Heemstede : Beoordelingscomité Huisvesting RIJK : 25 mei 2012 : Mededeling gunning en afwijzing huisvesting RIJK

Inleiding Met de sluiting voor het indienen van de aanbiedingen is de laatste fase van de procedure voor de huisvesting van Stichting RIJK voor de periode 2013-2017 ingegaan. Met dit document zal de beoordeling worden bekendgemaakt aan alle gemeenten die een aanbieding hebben ingediend. Hiermee zal dus zowel de gunning, als de afwijzingen worden bekendgemaakt. Deze beoordeling zal als advies aan het Algemeen Bestuur van RIJK worden voorgelegd op de vergadering in juni aanstaande. Op deze vergadering wordt deze uitkomst formeel vastgesteld. Procedure RIJK is een collectief van deelnemende gemeenten, waarbij iedere gemeente een gelijke stem heeft, ongeacht grootte of afname. Dit uitgangspunt is ook meegenomen in de beoordeling van de aanbiedingen. Vanuit het Algemeen Bestuur is tevens naar voren gekomen dat twee zaken van groot belang zijn voor de evaluatie van aanbiedingen: de prijs en de garantie van dienstverlening van RIJK aan de gemeenten. Vooral ook het kunnen functioneren van RIJK in deze tijd, om voordelen te kunnen boeken voor gemeenten, is van groot belang. Om deze uitgangspunten objectief te borgen in de procedure is een aantal maatregelen genomen: -

-

het instellen van een beoordelingscomité van gemeenten die geen aanbieding hebben ingediend en dus geen eigen belang hebben; het baseren van de beoordeling op basis van een objectief uitvraagdocument en de aanbiedingen die hierop door gemeenten zijn ingediend het uitvoeren van de beoordeling aan de hand van een van te voren bekende wegings- en beoordelingssystematiek; inventarisatiegesprekken vooraf met gegadigde partijen om alle partijen in staat te stellen mee te kunnen doen en de uitvraag proportioneel te kunnen houden.

Op 11 mei jongstleden voor 12 uur hebben alle gegadigden (gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede, OVER-Gemeenten en Uitgeest) hun aanbieding kunnen indienen. Zoals hieronder zal blijken hebben slechts drie van de zes gegadigden ook daadwerkelijk een aanbieding ingediend, te weten de gemeenten Beverwijk, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Heemstede. De overige gemeenten hebben aangegeven om redenen van internorganisatorische aard geen aanbieding te kunnen indienen. Het beoordelingscomité heeft de aanbiedingen met de grootst mogelijke zorg beoordeeld. Ook dit bericht van afwijzing en gunning is zorgvuldig opgesteld. Daarom is dit bericht later gekomen dan was voorgenomen. De begroting van RIJK die aan de gemeenteraden is verzonden hoefde echter niet te worden aangepast. Op basis van de drie beoordelingen komt het comité tot de hier onderstaande conclusies:

Beoordelingen Het beoordelingscomité heeft het uitvraagdocument punt voor punt gevolgd en alle onderdelen hebben geleid tot een score. Deze score is gebaseerd op feiten uit de aanbieding van de gemeenten. Eventuele eigen kennis, meningen of gedachten zijn hiermee zoveel mogelijk uitgebannen. In gevallen waarin het document niet voorzag van informatie heeft deze manier van handelen soms wel geleid tot lagere scores. In het uitvraagdocument was hiervoor ook duidelijk gewaarschuwd. Nadat alle scores zijn opgeteld ontstond het volgende beeld: 1. Heemstede 2. Haarlemmerliede en Spaarnwoude 3. Beverwijk

70 punten 47 punten 25 punten

De gemeente Heemstede komt op basis van deze feiten in aanmerking voor de huisvesting van RIJK in de periode van 1 april 2013 tot 1 april 2017. Een overzicht van alle punten die partijen op onderdelen hebben gehaald is weergegeven in de bijlage bij dit document. Hieronder wordt per gemeente inhoudelijk en meer in detail de onderbouwing gegeven voor deze beoordeling.

Beverwijk Algemeen Beverwijk heeft er voor gekozen een afwijkende opzet van de aanbieding in te dienen dan in de uitvraag is beoogd. In de uitvraag wordt gevraagd werplekken en ruimten (en faciliteiten) en een pakket diensten aan RIJK te leveren. In de opzet van Beverwijk wordt slechts een ruimte geleverd die RIJK kan huren in het gebouw waar ook de gemeente in is gehuisvest. Dit betekent dat RIJK zelf voor de inrichting van de ruimte (wanden, kabels, meubilair, etc.) en alle ontbrekende dienstverlening en faciliteiten moet zorgdragen. Voor wat betreft de prijs is geen totaalprijs opgegeven maar een prijs per vierkante meter bruto verhuurbaar vloeroppervlak, exclusief aangeboden diensten (bijv. schoonmaak en andere servicekosten). Ook moet ten aanzien van de prijs van de algemene ruimten door RIJK nog onderhandeld worden met de overige eigenaren (VvE). Daarnaast is de aanbieding niet definitief, de gemeente geeft aan dat dit een uitnodiging tot onderhandeling betreft. De door Beverwijk gehanteerde opzet maakt het uiterst moeilijk om een vergelijking te maken. Het comité is van oordeel dat deze wijze van aanbieden niet strookt met de uitvraag en met teveel onzekerheden is omkleed om eigenlijk te kunnen worden vergeleken.Het beoordelingscomité heeft toch getracht enig oordeel te vellen over de aanbieding. Hiervoor is gebruik gemaakt van bijvoorbeeld landelijk geldende normen om de ontbrekende zaken zoveel mogelijk in te vullen. Werkplekken en diensten Beverwijk heeft 15 van de 40 punten behaald op het aanbod van werkplekken en diensten voor de grote mate van flexibiliteit om zaken te kunnen vormgeven op de zeer moderne en duurzame locatie, de uitstekende bereikbaarheid (kortste reistijd vanuit alle RIJK-gemeenten, uitstekende bereikbaarheid met openbaar vervoer). Vanwege het zelf regelen van toegang is de kwaliteit van toegankelijkheid in beginsel goed te regelen. Negatieve punten betreffen ondermeer het niet aanbieden van de basisdienstverlening aan RIJK (althans, niet in document opgenomen), het niet inrichten van de ruimten en de werkplekken conform eisen en wensen. Voorts is niet duidelijk wat wordt aangeboden wat betreft personeelsdiensten of financiën. Ook over de implementatie is niets aangegeven in het document.

Prijs Door de afwezigheid van veel zaken en de bijkomende onzekerheden is geen goede prijs vast te stellen. Niettemin is ook hier een aanzet tot waardering gegeven. Met de prijs voor bruto verhuurbaar vloeroppervlak, in combinatie met landelijke normenbedragen voor facilitaire diensten en inrichting is het comité tot een score gekomen van 5 punten. Vooral de post voor de inrichtingkosten en dienstverlening die RIJK zelf moet financieren is een belangrijke reden voor deze lage score. Sonus Op het derde onderdeel, de bonus voor specificiteit en kwaliteit van de aanbieding voor RIJK als organisatie is 5 punten van de beschikbare 20 punten gegeven. Deze score is gebaseerd op de mogelijkheden van RIJK om de inrichting te regelen naar eigen inzicht, maar wordt sterk negatief beïnvloed door het afwezig zijn van verdere RIJK specifieke faciliteiten, diensten of regelingen.

Haarlemmerliede en Spaarnwoude Algemeen De gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude is de huidige aanbieder van de huisvesting van RIJK. Veel van de faciliteiten en dienstverlening worden al gerealiseerd. Niettemin zal ook voor deze gemeente gelden dat de toekomstige behoeften, zoals ook in de uitvraag zijn meegenomen, moeten worden gefaciliteerd. Daarnaast kan Haarlemmerliede zich onderscheiden door extra en nieuwe diensten aan te bieden. De aanbieding van de gemeente Haarlemmerliede echter bouwt voort op de huidige werkplekken en dienstverlening. Soms ontbreekt op bepaalde punten informatie om de aanbieding goed te kunnen waarderen. Het is jammer dat de vanwege objectiviteit en transparantie ingegeven opzet in de uitvraag niet door deze gemeente is gevolgd. Hierdoor blijven soms huidige, maar ook eventuele toekomstige kwaliteiten wellicht onderbelicht. Werkplekken en diensten In het algemeen geldt dat de aanbieding van Haarlemmerliede beter scoort op werkplekken dan de winnende aanbieding van Heemstede, maar minder op dienstverlening dan Heemstede. Op basis hiervan heeft het comité 32 van de maximaal 40 punten toegekend. De relatief goede score van Haarlemmerliede komt in belangrijke mate voort uit beschikbare, geborgde en exclusief voor RIJK beschikbare ruimten. Ook de organisatie is bekend met RIJK en de ICT-inrichting werkt goed en is gebruiksvriendelijk. Wat betreft bereikbaarheid scoort Haarlemmerliede ook goed. De gunstige ligging ten opzichte van uitvalswegen en de opening van het station vlakbij het gemeentehuis zijn positieve punten, evenals de parkeergelegenheid (hoewel onverhard). Mindere punten zijn de beperktere openstelling van het gemeentehuis, de relatief mindere presentatievoorzieningen die aanwezig zijn in de ruimten en dat Haarlemmerliede geen voorziening aangegeven heeft over de kennis van het civiele arbeidsrecht en zij geen cateringvoorziening biedt in het gemeentehuis of in de nabijheid. Ook is een aantal zaken in de aanbieding onderbelicht gebleven, zoals bij financiën, bijvoorbeeld de mogelijkheid om een buffer te garanderen (zoals nu) en de mogelijkheden voor digitale factuurverwerking. Ook de onderbouwing en borging van de zaken die zijn aangeboden is minder dan bij Heemstede. Prijs De voorgestelde prijs voor de dienstverlening door Haarlemmerliede aan de stichting is relatief hoog. Op basis van de waarderingscurve, zoals opgenomen in het uitvraagdocument krijgt de gemeente hier 8 van de mogelijke 60 punten voor.

Bonus De aanbieding is redelijk volledig, maar biedt zelden meer dan het minimum en het reeds aanwezige niveau. Ook de aanbieding zelf is erg summier en laat veel (mogelijkheid tot het bieden van) informatie achterwege. Hierdoor kan door het comité slechts 7 van de 20 punten worden toegekend.

Heemstede Algemeen De aanbieding van Heemstede is de meest uitgebreide van alle aanbiedingen en gaat op alle gevraagde punten van de uitvraag in. In de aanbieding worden veel voorzieningen aangegeven waarvan RIJK gebruik kan maken of die worden aangeboden. Ook worden enkele faciliteiten voor de huisvesting van RIJK gecreëerd. Werkplekken en diensten Heemstede scoort als beste op het niveau van dienstverlening en goed op het gebied van werkplekken, zij het minder dan Haarlemmerliede, vanwege de mindere exclusiviteit (zie onder). Wat betreft dienstverlening heeft Heemstede veel dienstverlening aangeboden en goed meegedacht met de behoeften van RIJK. Ook heeft zij als enige voldoende duidelijke onderbouwing gegeven hoe de diensten en faciliteiten worden gerealiseerd. Het is duidelijk dat Heemstede werkt in een flexibel kantoorconcept. Ook in de aanbieding van Heemstede komt dit naar voren. Er wordt weliswaar een vergaderruimte speciaal gemaakt op de oude zolder (voor RIJK exclusief op donderdag beschikbaar) en een directie/bespreekkamer op de tweede etage van het nieuwe gedeelte exclusief voor RIJK ingericht. Maar verder wordt alle inzet van RIJK (bijv. flexplekken) opgevangen in de flexplekken in het huidige gemeentehuis. De kwaliteit van de (flex)werkplekken wordt gegarandeerd door de ARBO-coördinator en het gemak waarop de werplek op de persoon kan worden ingesteld. De exclusiviteit echter is minder dan in de andere aanbiedingen. Op basis hiervan heeft Heemstede op dit punt niet het volledige aantal punten toegekend gekregen. De dienstverlening aan RIJK is compleet en doordacht. De inrichting van de overlegruimten is modern en er kan door de aanwezige ICT-voorzieningen goed projectmatig worden samengewerkt. Overlegruimten kunnen persoonsonafhankelijk, on line worden gereserveerd, met aangeven van de gewenste ondersteunende voorzieningen. De ICT-voorzieningen zijn vanuit de Heemstede omgeving goed beschikbaar en bruikbaar. Wel zal Heemstede een link vanuit hun locale omgeving naar de RIJK-server moeten toelaten om dit te garanderen. Wifi voorzieningen en vertrouwelijk printen behoren tot de mogelijkheden, hetgeen ook ten goede komt aan inkopers die op het "hoofdkantoor" willen neerstrijken om te werken. De openingstijden van het gemeentehuis voor zowel bezoekers als medewerkers zijn erg ruim en kennen geen middagsluiting. Er is voldoende parkeergelegenheid bij het gemeentehuis zelf (vergunningen worden verstrekt) of anders binnen 200 meter aan de straat (vrij parkeren). De ondergrond van de parkeerplaats is wel onverhard, maar dit zal op 1 april 2013 vervangen zijn door een verharding van de oppervlakte. Heemstede scoort wel het minst op bereikbaarheid, zowel met de auto als de trein is de bereikbaarheid het minst van alle aanbieders. Wel zijn busverbindingen redelijk goed. De facilitaire diensten zijn ruim in orde. Pluspunt (maar niet doorslaggevend) is de catering in het gebouw en de mogelijkheden in de omgeving, Wat betreft de telefonie wordt gebruik gemaakt van doorschakeling naar GSM's door de telefooncentrale (kosten voor Heemstede). Deze optie scoort echter minder bij flexwerkers die wellicht gebruik moeten maken van de eigen GSM (op RIJK kosten). Heemstede biedt een groot pakket van diensten van de gemeenten waarvan zij gebruik kan maken. Hierbij kan men denken aan: fitness, verzuim en ARBO, maatschappelijk werk, mediaton, preventief

medische onderzoek, etc. Daarnaast wordt een voorziening geboden voor civiele arbeidsrechtelijke kennis en digitaal factureren. Tenslotte heeft Heemstede ook uitdrukkelijk aandacht besteed aan de implementatie. Op basis van de combinatie werkplekken en dienstverlening heeft Heemstede 32 van de mogelijke 40 punten ontvangen. Prijs Heemstede heeft een niet bijzonder scherpe, maar gezien de aanbiedingen van anderen wel relatief gunstige prijs neergelegd. Zij krijgt op basis van haar prijs 20 van de mogelijke 60 punten. Sonus Veel aandacht is door Heemstede gestoken in deze aanbieding. Dit komt tot uitdrukking in de aanbieding zelf, het document is zorgvuldig, zeer compleet en verzorgd. En in het aanbod zelf. Er worden speciale voorzieningen getroffen, zoals de bouw van een overlegruimte voor RIJK, alsmede het inrichten van een directiekamer. Maar het niveau en de beschikbaarstelling van een breed pakket aan diensten en voorzieningen die belangrijk zijn voor RIJK zorgt ervoor dat zij 18 van de mogelijke 20 punten krijgen.

Informatie Het is voorstelbaar dat de beoordeling nog nadere vragen opwerpt bij een van de aanbiedende gemeenten. Wij willen daarom deze gemeenten graag in de gelegenheid stellen om in een persoonlijk gesprek nadere informatie in te winnen. U kunt hiervoor contact opnemen met het secretariaat van RIJK: [email protected].

Het Beoordelingscomité Huisvesting RIJK,

KarVi P^tersX voorzitte Frarik BèijlLuukVlëiilman.