I. Voorwoord. Werkgroep FM&Architectuur: Mieke Loncke (IFMA); Alain Delahaut (HEPL); Guy Eeckhout (Barco)

Inhoud I.

Voorwoord ...................................................................................................................................... 2

II.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3

III.

Interactie tussen FM en architectuur .......................................................................................... 5 1.

De levenscyclus van een gebouw ............................................................................................ 5

2.

Bouwen naar hogere prestaties .............................................................................................. 6

3.

Geïntegreerde projectaanpak ................................................................................................. 8

4.

De terugwinwaarde ................................................................................................................. 9

IV.

Uitwisseling van kennis – fase per fase ..................................................................................... 10 1.

Fase 1: Idee............................................................................................................................ 12

2.

Fase 2: Programma van eisen................................................................................................ 14

3.

Fase 3: Architecturaal concept .............................................................................................. 16

4.

Fase 4: Renovatie of nieuwbouw .......................................................................................... 19

5.

Fase 5: Architecturaal ontwerp ............................................................................................. 21

6.

Fase 6: Technisch ontwerp .................................................................................................... 23

7.

Fase 7: Aanbesteding ............................................................................................................ 25

8.

Fase 8: Bouw ......................................................................................................................... 27

9.

Fase 9: Werking en onderhoud ............................................................................................. 29

10.

Fase 10: Renovatie en opwaardering ................................................................................ 31

11.

Fase 11: Beslissing tot renovatie of afbraak ...................................................................... 33

Conclusie ............................................................................................................................................... 34

Pagina 1

I.

Voorwoord

Elk gebouw heeft als doel optimaal te zijn ontworpen en ingericht om de actuele en misschien ook wel de toekomstige primaire bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te ondersteunen en te faciliteren. Tijdens het hele ontwerpen bouwproces worden allerhande keuzes gemaakt die een belangrijke functionele en financiële impact hebben op het onderhoud en het beheer tijdens de volledige levenscyclus van dit gebouw. Maar al te vaak wordt de Facility Manager met al zijn FM-gerelateerde kennis en ervaring te weinig betrokken in het ontwerpen bouwproces. Dit kan resulteren in het opleveren van een niet-duurzaam gebouw dat zeer duur is en moeilijk te onderhouden en te beheren valt. Dit rapport wil een deel van deze problematiek aanpakken door aan te duiden welke strategische informatie wanneer en door wie zou moeten uitgewisseld worden, startende van in de allereerste ontwerpfase. Wij willen van de gelegenheid gebruik maken om onze dank uit te drukken aan de beroepsfederatie IFMA en de leden van de werkgroep FM&Architectuur. Jullie kennis en ervaring waren cruciaal voor de inhoud van dit rapport.

Alain Delahaut Voorzitter IFMA Werkgroep FM&Architectuur

Guy Eeckhout Ondervoorzitter IFMA Werkgroep FM&Architectuur

Werkgroep FM&Architectuur: Mieke Loncke (IFMA); Alain Delahaut (HEPL); Guy Eeckhout (Barco) André Colin (Ageas); Philippe Vis (RES); Hans Janssen (8Office - interieur); Anton Boone (Threon); Inneke Van Hout (Intervest); Thomas Vandenbergh (Besix); Pieter Pauwels (Universiteit Gent); Geert Mertens (PMV); Geert Verhelst (Ingenium); Iwein Baeyens (UZ Brussel); Jan Moens (BB); Patrick Heyneman (Imtech). Met dank aan Piet Mares voor de foto’s in dit rapport. Speciale dank ook aan Pieter Pauwels (Postdoctoraal Onderzoeker aan Universiteit Gent – vakgroep architectuur & stedenbouw) voor zijn redactionele bijdrage.

Pagina 2

II.

Inleiding

Een Facility Manager is ervoor verantwoordelijk om het gebouw in goede staat te houden (onderhoud) en om het gebouw op een efficiënte manier te beheren (beheer), in functie van het gebruik van het gebouw. In veel gevallen echter worden de keuzes die de grootste impact hebben op het onderhoud, het gebruik en het beheer van het gebouw niet gemaakt door de Facility Manager, maar door de personen, bedrijven en organisaties die vóór de Facility Manager komen, met name de architect, de bouwheer, de aannemers en onderaannemers, de overheid en de bouwers zelf. Indien in deze voorafgaande fasen keuzes worden gemaakt die onvoldoende rekening houden met het efficiënt beheer en gebruik van het gebouw, dan kan de Facility Manager maar in beperkte mate een dergelijk efficiënt beheer en gebruik realiseren in het gebouw. In de vorm van dit rapport wil de IFMA Werkgroep FM&Architectuur daarom een betere terugkoppeling realiseren tussen de Facility Manager en de architect. Meer zelfs, de werkgroep wil met dit rapport trachten om de uitwisseling van kennis en expertise rond FM te verbeteren tussen alle betrokkenen in het ontwerp-, bouwen beheerproces. Dit rapport bestaat uit een set van richtlijnen, gestructureerd volgens de fases en betrokken partijen in het ontwerp-, bouwen beheerproces. Deze richtlijnen geven een houvast aan de Facility Manager en aan de andere betrokkenen en laten toe om van bij de eerste ontwerpfase efficiënter beheerbare gebouwen te ontwerpen. De richtlijnen geven aan welke vragen over het gebouw zouden moeten gesteld en beantwoord worden gedurende het ontwerp-, bouwen beheerproces. Deze vragen worden per stap in de levenscyclus van een gebouw samengevat, los van wie de vraag stelt. Het belangrijkste is immers dat elke vraag gesteld wordt en door de juiste partij beantwoord wordt eerder dan te weten wie ze dient op te werpen.

Pagina 3

rchitectuur

Foto Piet Mares (Copyright)





Pagina 4

III.

Interactie tussen FM en architectuur

1. De levenscyclus van een gebouw Als er gesproken wordt over het bouwen van producten en machines, dan is het evident dat er bij het ontwerp rekening gehouden wordt met de kosten die dat product of die machine met zich meebrengt gedurende de levensduur ervan. Men gaat zelfs verder door de introductie van processen zoals “design for manufacturability”, “design for maintainability”, “ecodesign”, etc. Zowel vanuit de hoek van de Facility Managers als vanuit de doelstelling van de architecten en ontwerpers is de nood gedefinieerd om deze principes op een vergelijkbare manier te introduceren. De Facility Manager wenst een gebouw dat op een kostenefficiënte manier onderhouden kan worden, de architect wenst esthetisch interessante gebouwen te ontwerpen die binnen het afgesproken kader kunnen gebruikt worden door de opdrachtgever. Extrapoleren we dit naar bijvoorbeeld publiek-private samenwerkingsprojecten (PPS), dan zal er bij de definitie van het project duidelijkheid moeten zijn over de ontwerp-, constructie- én operationele kosten op korte en lange termijn, zodat alle partners in het PPS-project hun financieel en operationeel engagement kunnen waarmaken. Het gebouw moet dus heel duidelijk binnen zijn volledige levenscyclus bekeken worden (zie Figuur 1). Pas als het gebouw ontworpen, gebouwd en beheerd wordt met deze gehele levenscyclus in het achterhoofd, kan een gebouw gerealiseerd worden dat naar wens functioneert, gemakkelijk te onderhouden is en een gekende beheerkost heeft.

Figuur 1: De levenscyclus van een gebouw omvat verschillende fasen, met telkens verschillende stakeholders. Goede informatie-uitwisseling tussen die stakeholders is cruciaal om een gebouw te bekomen met gewenste prestaties en een gekende bouwen beheerkost.

Pagina 5

2. Bouwen naar hogere prestaties Door een betere interactie tussen FM en de andere bouwpartners, wordt een gebouw nagestreefd met een hogere prestatie (high-performance building). Een gebouw met een hoge prestatie wordt gedefinieerd als een gebouw dat alle voornaamste prestaties integreert en optimaliseert, overheen de levenscyclus van het gebouw. Dit omvat energiebesparing, milieu, veiligheid, duurzaamheid, toegankelijkheid, kosten-baten afweging, productiviteit, duurzaamheid, functionaliteit en operationele overwegingen. Het gebouw wordt doorgaans gekenmerkt door ontwerpelementen, bouwtechnieken en materialen die voor volgende prestaties zorgen: •

• • •

• • •

• •

• • • • • • •

Een gebouwschil, bouwcomponenten, structuur, intelligente gevel (een façade die zich aanpast naar zomer en winter) en technologieën die geoptimaliseerd zijn naar hun economische levensduur Infrastructuur die zodanig ontworpen is dat technische installaties gemakkelijk geïnstalleerd kunnen worden Geminimaliseerd energieverbruik Geminimaliseerd verbruik van schaarse natuurlijke bronnen (zoals drinkwater), bijvoorbeeld door zoveel mogelijk hergebruik te realiseren vooraleer er over afval wordt gesproken (zuivering van water vs. directe verwijdering in rioolnetwerk). Geminimaliseerde kost voor schoonmaak en onderhoud; met focus op optimale interne dienstverlening: schoonmaak, veiligheid, duurzaamheid. Gebruik van energiedistributiesystemen die eenvoudig aangepast, uitgebreid en verplaatst kunnen worden Plaatsing van onderhoudsintensieve mechanische systemen op een gemakkelijk toegankelijke plaats op het gelijkvloers, zodat leveringen en onderhoud snel en efficiënt kunnen gebeuren Geminimaliseerd gebruik van ladders (bv. vermijden van hoge kabelbanen in ontwerp) Ontwerp van verlichting, aangepast aan de activiteiten die plaatsvinden in een ruimte, en gericht op de plaats waar die activiteiten plaatsvinden (niet geblokkeerd door andere infrastructuur) Voorzien van gepaste opslagruimte die kan dienen voor de opslag van reservemateriaal (lampen, computers, tegels) dichtbij de plaatsen waar dit reservemateriaal nodig zal zijn. Geminimaliseerde tijdsverspilling om in het gebouw te bewegen (aantal liften, locatie van liften, locatie van parkeerplaatsen) Verzekeren van he comfort van gebruikers en/of bewoners (goede luchtkwaliteit, aantal keren dat lucht ververst wordt per uur in een ruimte) Voorzien van een veilige werkplek voor alle werknemers Garanderen dat repetitieve taken kunnen uitgevoerd worden met een minimum aan moeite Gebruik van het gebouw mogelijk maken en vereenvoudigen voor andersvaliden Veerkracht tegen rampen en ongelukken zo hoog mogelijk maken (bv. dubbele nooduitgang voor elke ruimte te allen tijde garanderen; maximaal behoud van structurele gebouwintegriteit)

Pagina 6

Het is belangrijk om op te merken dat hierbij niet een gebouw wordt nagestreefd met een minimale kostprijs, maar wel een goed functionerend gebouw (EFFICIËNTIE) waarin de gebruikers of bewoners zich goed voelen (COMFORT) gezien de kostprijs die ervoor betaald wordt (KOSTPRIJS). Door een hoog-presterend gebouw na te streven, zoals hierboven gedefinieerd, wordt een directe link gelegd tussen de volgende drie elementen: • • •

KOSTPRIJS: het gepaste budget (inclusief dienstverlening, energieverbruik,…) COMFORT: bewoners en gebruikers voelen zich goed in het gebouw EFFICIËNTIE: goed functionerend gebouw, volgens de Service Level Agreements (SLA’s) van alle diensten.

Het is niet de bedoeling om afbreuk te doen aan één van deze factoren; eerder dient een correcte balans tussen alle drie gerealiseerd te worden.

Pagina 7

3. Geïntegreerde projectaanpak Om dit te bereiken, dient een geïntegreerde aanpak gehanteerd te worden in het ontwerp, de bouw en het beheer van het gebouw. Die geïntegreerde aanpak wordt idealiter zo vroeg mogelijk nagestreefd. Volgende de MacLeamy curve (Fig. 2) worden in een typisch ontwerpen bouwproces nog wijzigingen aan het ontwerp doorgevoerd tijdens de opmaak van de bouwdocumenten en bij de aanbesteding, hetgeen relatief duur is en slechts een beperkte impact heeft. In een geïntegreerde projectaanpak (IPD) kunnen zo’n wijzigingen vroeger doorgevoerd worden, hetgeen goedkoper is en een grotere impact heeft. De wijzigingen in functie van een verbeterd onderhoud en beheer van een gebouw gebeuren dus ook best zo vroeg mogelijk in het ontwerp-, bouw-, en beheerproces van het gebouw.

Figuur 2: In een typisch ontwerpen bouwproces worden wijzigingen aan het ontwerp nog doorgevoerd tijdens de opmaak van bouwdocumenten en bij tendering, wat relatief duur is en slechts een beperkte impact heeft. In een geïntegreerde projectaanpak kunnen zo’n wijzigingen vroeger gebeuren, wat goedkoper is en een grotere impact heeft. (MacLeamy curve).

Pagina 8

4. De terugwinwaarde Nauw verwant met de MacLeamy curve in Figuur 2 is de BIM-BAM-BOOM curve in Figuur 3, die aangeeft wat er te winnen valt bij een verbeterde uitwisseling van informatie tussen de verschillende betrokkenen in het ontwerp-, bouwen beheerproces van bij de aanvang van de ontwerpfase. De grafiek in Figuur 3 geeft namelijk aan dat er voor elke euro die geïnvesteerd wordt in goede uitwisseling van informatie tijdens de ontwerpfase (BIM - design), 20 euro teruggewonnen wordt in de bouwfase (BAM – assembly) en 60 euro in de beheerfase (BOOM – operation). Dit wordt verklaard door het feit dat ontwerpaanpassingen die later in het project voorkomen, relatief gezien duurder zijn (Fig. 2), en door het feit dat een gebouw zich typisch voor 90% van de tijd in de operationele staat bevindt.

Figuur 3: Voor elke EURO die geïnvesteerd wordt in goede uitwisseling van informatie tijdens de ontwerpfase (BIM 1 design), worden er twintig teruggewonnen in de bouwfase (BAM – assembly) en 60 in de beheerfase (BOOM – operation) .

Het scenario waarin de Facility Manager wordt gezien als de partij die ‘achteraf het postinterventiedossier ontvangt’ en ‘er het beste maar van moet maken’ is op deze manier dus voorbij. Er dient een volwaardig geïntegreerde projectaanpak gehanteerd te worden, waarin de Facility Manager van bij het begin betrokken wordt, zodat de meerwaarde in de operationele fase van het gebouw optimaal gerealiseerd kan worden. In aanvulling op het éénrichtingsverkeer ten aanzien van de Facility Manager wordt op deze manier feedback naar de ontwerpen bouwfases mogelijk gemaakt, startend bij de Facility Manager.

1

Afbeelding uit de presentatie “The Future of the Building Industry” van Patrick MacLeamy, Part 5 – BIM, BAM, BOOM (http://www.hok.com/thought-leadership/patrick-macleamy-on-the-future-of-the-building-industry/).

Pagina 9

IV.

Uitwisseling van kennis – fase per fase

De rest van dit rapport is opgebouwd volgens de levenscyclus van een gebouw en de diverse stakeholders die al naargelang de fase waarin het gebouw zich bevindt betrokken zijn. In totaal zijn er op deze manier 11 fases gedefinieerd. In Figuur 4 wordt weergegeven hoe het proces verloopt met de interactie tussen de verschillende betrokkenen. Op de horizontale as bovenaan in Figuur 4 staan de verschillende stakeholders in de levenscyclus van een gebouw aangegeven. Het gaat hierbij om de bouwheer, de Facility Manager, de architect, het ingenieursbureau, de hoofdaannemer, de aannemer technieken, de dienstverleners en de veiligheidscoördinator. Op de verticale as staan de 11 verschillende fasen in de levenscyclus van het gebouw die in dit rapport besproken worden: idee, programma van eisen, architecturaal concept, renovatie of nieuwbouw, architecturaal ontwerp, technisch ontwerp, aanbesteding, bouw, werking en onderhoud, renovatie en opwaardering, beslissing tot renovatie of afbraak.

Figuur 4: Overzicht van de matrix die voor de rest van dit hoofdstuk en rapport gebruikt wordt.

Er wordt aangenomen dat er te allen tijde interactie kan plaatsvinden tussen alle verschillende stakeholders in het ontwerp-, bouwen beheerproces. Sommige stakeholders zijn echter typisch meer aanwezig in de ene of andere fase van het gehele proces. In het groen wordt aangeduid welke stakeholders traditioneel reeds betrokken worden in de interactie tijdens specifieke fases. In het oranje wordt aangeduid welke stakeholders idealiter eveneens in de interacties worden opgenomen. Deze stakeholders (oranje in Figuur 4) komen vandaag niet of te weinig aan bod gedurende het hele proces, waardoor een gebouw met hoge prestaties moeilijker realiseerbaar is. Het is belangrijk om op te merken dat het in Figuur 4 en in onderstaand hoofdstuk om rollen gaat en niet om effectieve personen. Zo kunnen meerdere rollen door één en dezelfde stakeholder (of zelfs persoon) opgenomen worden, en zo kan eenzelfde rol ook door meerdere partijen ingevuld worden. Bovendien hoeven deze rollen nog niet concreet ingevuld zijn om ze toch te kunnen betrekken in het proces onder de vorm van raadpleging. Zo zullen bijvoorbeeld de algemene aannemer en de aannemer technieken die effectief betrokken worden in een project zelden bekend zijn voor het eind van de aanbestedingsprocedure. Niettemin kunnen personen in die rol aangesproken worden bij wijze van raadpleging. Hetzelfde geldt voor de stakeholders verantwoordelijk voor diensten en onderhoud.

Pagina 10

Bij wijze van voorbeeld geeft Figuur 5 weer dat er tijdens het architecturaal ontwerp actieve betrokkenheid is van de bouwheer, architect, ingenieursbureau en veiligheidscoördinator, maar dat de interactie met de Facility Manager, algemeen aannemer, en diensten en onderhoud helaas te vaak achterwege blijft.

Figuur 5: Voorbeeld van het gebruik van de matrix voor de fase van het architecturaal ontwerp.

In de volgende onderdelen van dit hoofdstuk wordt elk van de elf stappen uit Figuur 4 afzonderlijk behandeld en wordt enerzijds aangegeven welke interactie er vandaag reeds is en anderzijds welke interactie supplementair aanwezig zou moeten zijn teneinde een betere integratie tussen FM en architectuur te bekomen. Voor elke fase wordt een lijst genoteerd met vragen die gesteld dienen te worden in relatie tot specifieke stakeholders. Elke stakeholder dient vervolgens op al deze vragen een antwoord te formuleren. Door het samenvoegen van de vragen en de antwoorden bekomen we een set criteria waarmee het ontwerp rekening dient te houden en waaraan het gebouw moet voldoen.

Pagina 11

1. Fase 1: Idee Definitie van de fase In de eerste fase wordt het idee voor een project uitgewerkt door de eigenaar of de bouwheer. Welke interactie vindt plaats in deze fase? In de ideefase is er typisch geen communicatie tussen het bouwteam, aangezien het eigenlijke idee in deze fase nog moet rijpen. Het rijpen van een idee wordt beschouwd als een individueel proces van een persoon of een kleine groep mensen binnen een organisatie. Alles bevindt zich dus uitsluitend in handen van de bouwheer of eigenaar.

Figuur 6: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 1: Idee.

Welke vragen dienen in deze fase gesteld te worden i.v.m. het gebouw? Er dienen wel reeds enkele belangrijke vragen gesteld te worden in deze fase van de levenscyclus van het gebouw. Het merendeel van deze vragen dient gesteld te worden door de bouwheer zelf. -

Bouwheer o Wat is het doel van het gebouw: kantoorgebouwen, warenhuis, opslagplaats, productiehal? o Hoe haalbaar is het initieel idee? o Welke eisen dienen opgelegd te worden aan de locatie? o Welk type gebouw moet voorzien worden? o Moet het een functioneel gebouw zijn, een kostenefficiënt gebouw, een gebouw met imago en status (cfr. company branding)? o Hoe bereikbaar dient het gebouw te zijn: afgesloten site, open site met zichtbaarheid? o Hoeveel budget is beschikbaar, of moet beschikbaar gemaakt worden, niet alleen voor het project zelf, maar ook voor onderhoud en operationele uitgaven? o Wat is de verwachte levensduur, de vereiste levensduur, en de gewenste levensduur van het gebouw? o Wat is de verwachte levensduur, de vereiste levensduur, en de gewenste levensduur van de infrastructuur van het gebouw (mits mogelijks veranderende functionele invulling)?

Bij uitbreiding kunnen ook volgende vragen reeds aan bod komen bij optioneel andere betrokken personen. -

Facility Manager o Wat zijn de referentieprijzen van operationele kosten, huurprijzen, en bouwprijzen? o Welke marktvraag bestaat er betreffende het gebruik van het gebouw? o Wat is het investeringspotentieel?

Pagina 12

-

Architect o Wat is de bouwkundige haalbaarheid van het idee? o Wat zijn de wettelijke, politieke en stedenbouwkundige beperkingen? o Aan welke criteria moet het gebouw idealiter voldoen (functionaliteit, kostenefficiëntie, marketing & branding)? o Wat is de verhouding bruto / netto (als het resultaat van het ontwerp of van een specifieke vraag)?

Deliverables -

-

Bouwheer: Beschrijving van zijn idee en zijn doelstelling, daarbij gebruik makend van de antwoorden verkregen op bovenstaande vragen. Facility Manager: Benchmarkrapport met beschrijving van referentieprijzen en analyse investeringspotentieel. Architect: Initiële haalbaarheidsstudie van het idee.

Pagina 13

2. Fase 2: Programma van eisen Definitie van de fase In de tweede fase komt het project voor het eerst effectief naar buiten en wordt dit vooral getoetst bij de persoon of instantie die het gebouw uiteindelijk zal moeten uitbaten en beheren (met name de Facility Manager). Welke interactie vindt plaats in deze fase? In deze fase wordt het initieel idee van de eigenaar / bouwheer getoetst aan de wensen en noden van de gebruiker of beheerder van het gebouw, namelijk de Facility Manager. Dit wordt vandaag typisch reeds grondig gedaan. Deze stap heeft tot doel het gebouw zowel kwalitatief als kwantitatief te dimensioneren.

Figuur 7: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 2: Programma van eisen.

Welke vragen dienen in deze fase gesteld te worden i.v.m. het gebouw? Dit is een zeer belangrijke fase waarin cruciale vragen gesteld dienen te worden door de bouwheer en de beheerder van het gebouw. -

Bouwheer o Welk eisenpakket dient uitgewerkt te worden, rekening houdend met het budget en het gewenste duurzaamheidsniveau? o In hoeverre is het eisenpakket volledig, finaal of bekend? o Wat is het resultaat van een beoordeling volgens BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology)? o Wat zal de totale kostprijs bedragen voor de hele levenscyclus van het gebouw? Wat betekent dit voor de Total Cost of Ownership (TCO) o Hoe hoort de ruimte gebruikt en ingevuld te worden? o Hoeveel ruimte is er nodig? o Welke ruimtelijke typologie is gepast? o In welke tijdspannes worden ruimtes gebruikt? o Welke technische eisen vloeien voort uit de eisen rond ruimtegebruik? o Welke kostprijs zal verbonden zijn aan het ruimtegebruik? o Hoe kan het ruimtegebruik in zijn geheel onderhoudbaar en beheersbaar gemaakt worden en blijven? o Welke elementen dienen toegevoegd te worden aan het eisenpakket om een maximum aan opportuniteiten te creëren of open te houden in geval van een onverwachte noodzaak tot verkoop van het gebouw?

-

Facility Manager o Welke types of profielen van ruimtes zijn er in het gebouw? o Wat zijn de vereisten per ruimtetype of –profiel? Pagina 14

o o o

-

Wat is het volume gebouw per ruimtetype of -profiel? Welke specifieke vereisten zijn er, welke generieke kenmerken zijn er, en hoe verhouden beide zich tot elkaar binnen het gebouw? Welk eisenpakket dient uitgewerkt te worden, rekening houdend met het budget en het gewenste duurzaamheidsniveau?

Architect o Hoe verhoudt het gewenste programma van eisen zich tot benchmarks van allerhande kosten? o Hoe hoort ruimte gebruikt en ingevuld te worden? o Welke ruimtelijke typologie is gepast? o Wat is de geraamde kostprijs voor het gebouw? o Wat is de geraamde Total Cost of Ownership (TCO)? o Hoe kan flexibiliteit ingebouwd worden? o Hoe kan weerbaarheid en veerkracht tegen rampen en ongelukken zo hoog mogelijk gemaakt worden (bv. dubbele nooduitgang voor elke ruimte te allen tijde garanderen)? o Wat is de onderhoudbaarheid van het gebouw?

Bij uitbreiding kunnen ook volgende vragen reeds aan bod komen bij andere betrokken personen. -

Ingenieursbureau o Hoe verhoudt het gewenste programma van eisen zich tot benchmarks van allerhande kosten voor gebruikte technieken? o Wat is de onderhoudbaarheid van het gebouw wat betreft de gebruikte technieken?

Deliverables -

Bouwheer: Programma van eisen, inclusief een lijst van de gevraagde ruimteprofielen. Facility Manager: Aangevuld programma van eisen, met de gevraagde relatie tussen ruimteprofielen (dichtbij, aanliggend, gescheiden, in aparte gebouwen), het volume per ruimteprofiel en extra gegevens over de gevraagde ruimteprofielen (bv. geraamde kostprijs).

Pagina 15

3. Fase 3: Architecturaal concept Definitie van de fase In de derde fase van de levenscyclus van het gebouw worden het idee en het eisenpakket omgezet in een initieel architecturaal ontwerp of concept. Dit krijgt doorgaans de vorm van een schetsontwerp van de hand van de architect. Welke interactie vindt plaats in deze fase? In deze fase worden de cruciale vragen uit de vorige fase (programma van eisen) in nog groter detail behandeld en concreter gemaakt. Er zijn dus opnieuw zeer belangrijke vragen die behandeld dienen te worden. Typisch zijn in deze fase vooral de bouwheer en de architect betrokken. Echter, de Facility Manager zou ook een belangrijke rol moeten vervullen (Figuur 8), teneinde de architecturale beslissingen die genomen worden als deel van het architecturaal concept, voldoende grondig te kunnen evalueren. Er hoort ook een belangrijke interactie reeds te gebeuren met het ingenieursbureau. Er moet namelijk nu al nagegaan worden of er na ontwerp en bij aanbesteding zal gewerkt worden met een gesloten lijst van toegelaten installatietechnieken (klassiek ontwerp en bestek) of dat er gewerkt zal worden met een beschrijving van het verwachte resultaat (prestatiebestek), wat nadien, bij aanbesteding, vrij ingevuld kan worden. Deze vraag heeft een belangrijke impact op het werk dat geleverd dient te worden door architect en studiebureau in de volgende fases. Bij de eerste optie dient een volledig uitgewerkt ontwerp opgemaakt te worden waar in principe niet meer van afgeweken kan worden bij aanbesteding; bij de alternatieve optie (prestatiebestek) dient een gedetailleerd programma van eisen opgemaakt te worden, met opname van het gewenst resultaat (prestatie-eisen).

Figuur 8: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 3: Architecturaal concept.

Dit is zonder twijfel één van de belangrijkste fases in de totale levenscyclus van het gebouw. Indien men voor een gebouw naar links wil bewegen op de MacLeamy curve (Fig. 2) en ontwerpaanpassingen wil maken met grote impact en beperkte kostprijs, hoort dit vooral in deze fase te gebeuren. Welke vragen dienen in deze fase gesteld te worden i.v.m. het gebouw? -

Bouwheer o Wat is het gewenste uiterlijk, de look and feel? o Welk bouwmateriaal geniet de voorkeur? o Kan het idee uitgewerkt en getest worden in een testomgeving? Wat is in dit geval de gewenste schaalgrootte en het bereik van de testomgeving? o Kan het gewenste technische systeem, zoals het systeem voor klimatisatie en/of HVAC-systemen, getest worden? o Kan de locatie van schakelaars en controleborden voldoende uitgetest worden? o Is het zinvol om referentieprojecten te bezoeken?

Pagina 16

o o o o

Welke referentieprojecten worden best bezocht, teneinde betere beslissingen te kunnen maken? Wat zijn de operationele vereisten: operationaliteit volgens de beschikbaarheid en standaarden in de markt? Dient flexibiliteit ingebouwd te worden in de operationele vereisten? Wat zijn de wettelijke vereisten?

-

Facility Manager o Welk bouwmateriaal geniet de voorkeur? o In hoeverre is het eisenpakket volledig, finaal of bekend? o Wat is het gewenste uiterlijk, de look and feel, zowel aan de binnenzijde als aan de buitenzijde? o Welke specifieke vereisten zijn er, welke generieke kenmerken zijn er, en hoe verhouden beide zich tot elkaar binnen het gebouw?

-

Architect o Hoe kunnen een optimaal ruimtegebruik en -configuratie gerealiseerd worden? o Hoe kan er flexibiliteit in het ontwerp gebracht worden (mogelijkheid tot herbestemming en wisselingen van ruimteprofielen)? o Welke onderhoudsaspecten kunnen reeds in deze fase geoptimaliseerd worden (bv. bereikbaarheid van glaspartijen)? o Is er een voorkeur voor bepaald materiaalgebruik? o Welke kwaliteitsstandaard wordt er nagestreefd? o Welk doelbudget wordt er nagestreefd? o Hoe kan en zal een gebruiker de ruimtes gebruiken (“Think ‘User’, not only Image”) en hoe kan het gebouw aangepast worden zodat dit gebruik comfortabel kan gebeuren? o Hoe kan eenvoud van onderhoud, beheer, werking en exploitatie gewaarborgd worden? o Hoe kunnen technische installaties gemakkelijk toegankelijk gemaakt worden voor onderhoud en vervanging?

-

Ingenieursbureau o Welke technische ruimtes en kokers zijn nodig? Inschatting van afmetingen en plaats. o Zal er na ontwerp en bij aanbesteding gewerkt worden met een gesloten lijst van toegelaten installatietechnieken of wordt een beschrijving gegeven van het verwachte resultaat, met vrije invulling?

Pagina 17

Deliverables -

-

Bouwheer: Schatting van beschikbaar budget Facility Manager: Eerste raming van de operationele kostprijs en onderhoudskost, berekend over de geschatte levensduur van het gebouw. Architect: Schetsontwerp

Pagina 18

4. Fase 4: Renovatie of nieuwbouw Definitie van de fase In deze fase van de levenscyclus van een gebouw wordt nagegaan of het programma van eisen en het architecturaal concept gebaat is bij een renovatie (brown field exploration) of eerder een nieuwbouw (green field exploration). Welke interactie vindt plaats in deze fase? In deze vierde fase zijn doorgaans vooral de bouwheer en Facility Manager betrokken. Zij horen de afweging te maken tussen renovatie en nieuwbouw, rekening houdend met de context waarin het project tot stand is gekomen.

Figuur 9: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 4: Renovatie of nieuwbouw.

Welke vragen dienen in deze fase gesteld te worden i.v.m. het gebouw? De afweging tussen het uitvoeren van een renovatie dan te opteren voor een nieuwbouw, wordt traditioneel vrij grondig gemaakt door de bouwheer en Facility Manager. Volgende vragen komen typisch aan bod. -

Bouwheer o Als er gekozen wordt voor renovatie, in hoeverre moet er dan continuïteit voorzien worden van de dienstverlening gedurende de renovatiewerken? o Als er gekozen wordt voor renovatie, hoe kan alles (werf, dagelijkse activiteiten) dan op gepaste wijze toegankelijk gemaakt worden? o Is er een bestaand gebouw beschikbaar waarin het architecturaal concept kan ondergebracht worden? o Is er een bestaande bouwgrond beschikbaar waarin het architecturaal concept kan ondergebracht worden? o Welke nutsvoorzieningen zijn aanwezig op de locatie: water, elektriciteit, gas, data? o Hoe toegankelijk is de gekozen locatie: wegen, parking? o Is de locatie beschikbaar? o Past de beschikbaarheid van de locatie binnen de planning van het project?

-

Facility Manager o Wat zijn de voor- en nadelen van een renovatie ten opzichte van een nieuwbouw? o SWOT analyse per beschikbare locatie (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

Bij uitbreiding kunnen ook volgende vragen reeds aan bod komen bij andere betrokken personen.

Pagina 19

-

Architect o Feasability studie (incl. kosten) met betrekking tot haalbaarheid van een renovatie

-

Ingenieursbureau o Feasability studie (incl. kosten) met betrekking tot haalbaarheid van een renovatie o Hoe technisch haalbaar is het om een renovatie uit te voeren in bepaalde locaties? o Wat zijn de kosten voor normaal onderhoud en wat zijn de kosten voor bijkomende functies.

Pagina 20

5. Fase 5: Architecturaal ontwerp Definitie van de fase In de vijfde fase van het project wordt een volwaardig architecturaal ontwerp uitgewerkt dat rekening houdt met de voordien gemaakte beslissingen en afwegingen. Welke interactie vindt plaats in deze fase? In deze actieve planningsfase worden typisch vooral de bouwheer en de architect betrokken. Idealiter worden echter veel meer stakeholders betrokken in deze fase, zodat een gepast geïntegreerd ontwerp gerealiseerd kan worden. Niet enkel de Facility Manager, maar ook de algemene aannemer en de verantwoordelijke voor diensten en onderhoud zouden betrokken moeten worden.

Figuur 10: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 5: Architecturaal ontwerp.

Welke vragen dienen in deze fase gesteld te worden i.v.m. het gebouw? -

Bouwheer o Verzorg feedback aan alle partijen over de finale omvang van het project o Hoe verhoudt het te investeren budget zich ten opzichte van de return on investment (ROI)?

-

Facility Manager o Hoe ziet het budget eruit bij toepassing van de verschillende opties? o Wat is het indicatieve finale projectbudget? o Welke alternatieven zijn er in het ontwerp en welke impact heeft dat op de kostprijs? o Verzorg feedback aan alle partijen over de basisprincipes van het ontwerp

-

Architect o Bijwerking van het beoogde budget o Kan de infrastructuur zo ontworpen worden dat de installatie van de technische uitrusting op een eenvoudige manier uitgevoerd kan worden? o Gebruik van het gebouw mogelijk maken en vereenvoudigen voor andersvaliden o Wat is de gepaste basis voor een initieel architecturaal ontwerpvoorstel? o Is er voldoende ruimte beschikbaar voor technische installaties?

-

Algemene aannemer o Welke materialen zouden kunnen worden gebruikt voor de realisatie? o Welke constructietechnieken zouden kunnen worden gebruikt voor de realisatie?

-

Diensten en onderhoud

Pagina 21

o o o o

Zijn er bepaalde relevante behoeftes of vereisten die moeten opgenomen worden in het initieel architecturaal ontwerp? Hoe kunnen en moeten de technische installaties onderhouden worden? Hoeveel ruimte moet voorzien worden voor onderhoud van technische installaties? Hoeveel ruimte moet voorzien worden voor opslag van reserve-onderdelen van technische installaties?

-

Ingenieursbureau2 o Wat zijn de energieprestaties van het gebouw? o Wat is de kostprijs van het ontwerp volgens bestaande benchmarks? o Is het gebouw gemakkelijk te onderhouden wat betreft de gebruikte technieken? o Hoe kritiek moet de werking van de technische installaties ingesteld worden: kan een systeem enige tijd uitvallen (tot herstelling) of moet er te allen tijde een back-up in werking treden (mits hogere kost wegens redundantie)? o Wordt er enkel technologie aanvaard die zichzelf reeds bewezen heeft, of is nieuwere technologie ook toepasbaar?

-

Veiligheidscoördinator o Kan de veiligheidscoördinator op een gepaste manier betrokken worden bij het project? o Wordt op gepaste wijze rekening gehouden met de inbreng van de veiligheidscoördinator? o Wordt een juiste balans gemaakt tussen voorschriften en wensen (must have versus nice to have) o Zijn er bepaalde relevante behoeftes of vereisten die moeten opgenomen worden in het initieel architecturaal ontwerp?


Aannemer technieken o Hoe kunnen bepaalde technische installaties geïnstalleerd worden? o Hoeveel ruimte is nodig voor technische installaties?

2

Merk op: Het is van groot belang om deze technische vragen reeds in de ontwerpfase te behandelen, zoals hier voorgesteld, indien er gewerkt wordt met een klassiek uitgewerkt ontwerp. Indien er gewerkt wordt met een prestatiebestek, een bestek waarin gestreefd wordt naar een specifiek programma van eisen en een bijhorend gewenst resultaat, dan kunnen deze vragen wachten tot de technische ontwerpfase.

Pagina 22

6. Fase 6: Technisch ontwerp Definitie van de fase In de zesde fase wordt een technisch ontwerp uitgewerkt voor het architecturaal ontwerp dat reeds uitgewerkt werd in fase 5. Doorgaans wordt er na deze fase teruggegrepen naar fase 5, het architecturaal ontwerp, zodat het totaalproject vorm krijgt doorheen de verschillende iteraties van fase 5 en 6. Welke interactie vindt plaats in deze fase? In deze fase wordt het architecturaal ontwerp uitgewerkt tot een project dat uitvoerbaar is binnen de gestelde beperkingen (budget, planning). In een dergelijke fase komt doorgaans iedereen aan bod in de interactie. In de praktijk is er echter vaak te weinig interactie met de Facility Manager en de bedrijven die instaan voor diensten en onderhoud. Ook zij hebben echter een onontbeerlijke inbreng die het totaalproject grondig kan verbeteren.

Figuur 11: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 6: Technisch ontwerp.


Bouwheer o Hoe verhoudt het te investeren budget zich ten opzichte van de return on investment (ROI)? o Hoe verhoudt het budget en de kostprijs op lange termijn (dagelijks onderhoud) zich ten opzicht van de return on investment (ROI) op lange termijn (TCO approach)? o Welke graad van flexibiliteit moet voorzien worden wat betreft het gebruik van het gebouw? o Moet verandering van bestemming voorzien worden en in hoeverre moet hier aan tegemoet gekomen worden? o Welke gebouwparameters moeten op regelmatige basis gecontroleerd worden?

-

Facility Manager o Komt het ontwerp tegemoet aan de gestelde vereisten? o Kan de toegang aangepast worden naargelang de uitwisseling van speciale of zware technische uitrusting? o In hoeverre wordt technologie in het gebouw geïntegreerd (smart buildings)?

-

Architect o Geminimaliseerd verbruik van schaarse natuurlijke bronnen (zoals drinkwater), bijvoorbeeld door zoveel mogelijk hergebruik te realiseren vooraleer er over afval wordt gesproken (zuivering van water vs. directe afdanking in rioolnetwerk). o Infrastructuur die zodanig ontworpen is dat technische installaties gemakkelijk geïnstalleerd kunnen worden. Pagina 23

o

Gebruik van energiedistributiesystemen die eenvoudig kunnen aangepast, uitgebreid en verplaatst worden.

-

Ingenieursbureau o Welke afwegingen dienen gemaakt te worden wat betreft ruimtelijke vereisten en de keuze tussen beschikbare technische installaties? o Kunnen (enkel) technische installaties geplaatst en gebruikt worden die onderhoudsvriendelijk zijn en die gemakkelijk te vervangen zijn? o Welke graad van redundantie wordt nagestreefd in het ontwerp van systemen? o Plaatsing van de onderhoudsintensieve mechanische systemen op een gemakkelijk toegankelijke plaats op het gelijkvloers, zodat leveringen en onderhoud snel en efficiënt kunnen gebeuren. o Hoe kunnen installaties geplaatst worden zodat ze kunnen onderhouden worden (toegankelijkheid van componenten, mogelijkheid tot testen)? o Moeten er testrapporten beschikbaar zijn van de installaties vooraleer het ingenieursbureau start met testen? o Wat zijn de technische specificaties van de gebruikte materialen? o Horen as-built documentatie en onderhoudsvoorschriften beschikbaar te zijn voor de nodige materialen en technische componenten? o Welke testprocedures worden er gehanteerd? o Welke garanties worden er aangeboden? o Hoe gemakkelijk kan de voorgestelde technische uitrusting onderhouden worden? o Hoe verloopt de overhandigingsprocedure van de installaties? o Hoe verloopt de voorlopige en definitieve oplevering van de installaties (provisional en final acceptance certificate - PAC & FAC)?

-

Veiligheidscoördinator o Kan de veiligheidscoördinator op een gepaste manier betrokken worden bij het project? o Wordt op gepaste wijze rekening gehouden met de inbreng van de veiligheidscoördinator?

Pagina 24

7. Fase 7: Aanbesteding Definitie van de fase In deze fase wordt overgegaan van de ontwerpfase naar de bouwfase. Het uit te voeren project wordt in een aanbestedingsdossier beschreven en uitgestuurd. Welke interactie vindt plaats in deze fase? In de opmaak van de aanbesteding is er traditioneel vooral betrokkenheid vanwege bouwheer, architect en ingenieursbureau. Deze stakeholders geven aan in het aanbestedingsdossier hoe het gebouw dient gebouwd te worden, zowel naar algemene architecturale structuur als naar structurele componenten en technische uitvoering. In deze fase is echter eveneens inbreng gewenst van de Facility Manager.

Figuur 12: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 7: Aanbesteding.


Bouwheer o Voor welk soort prijsvraag wordt gekozen: een aanbesteding naar prijs of een prijsvraag naar prijs en kwaliteit? o Indien de prijsvraag ook geëvalueerd wordt volgens de bouwkwaliteit, welke kwaliteitscriteria worden dan gehanteerd? o Wordt er gewerkt met 1 hoofdaannemer met verschillende onderaannemers, of wordt er gewerkt met verschillende aannemers? o Wordt onderhoud en beheer in de aanbesteding opgenomen of wordt een aparte aanbestedingsprocedure opgestart vóór ingebruikname van het gebouw? o Wordt enkel installatie gevraagd van de technische uitrustingen, of wordt het onderhoud van de installaties ook in de aanbesteding opgenomen (aanpak met uitgebreide waarborg)? o Zijn er aanbieders die voorkeur genieten of opgelegd worden? o Welke procedure wordt gehanteerd in de voorlopige en definitieve oplevering en aanvaarding van het gebouw (provisional en final acceptance certificate - PAC & FAC)?

-

Facility Manager o Is het aanbestedingsdossier compleet? o Welke inbreng heeft de Facility Manager in de gunningsprocedure? o Wordt er geëvalueerd volgens het materiaalgebruik of volgens de onderhoudskost? o Voor welk soort prijsvraag wordt gekozen: een aanbesteding naar prijs of een offertevraag naar prijs en kwaliteit? o Indien de aanbesteding ook geëvalueerd wordt volgens de bouwkwaliteit, welke kwaliteitscriteria worden dan gehanteerd? Pagina 25

o

Hoeveel bedraagt de investeringskost ten opzichte van de operationele kost (aanpak volgens TCO) ?

-

Architect o Wordt er een strikte lijst van definities en vereisten opgegeven in het aanbestedingsdossier of wordt er eerder een beschrijvende lijst van argumenten en voorbeelden opgegeven? o Welke as-built bestanden moeten aangemaakt en afgeleverd worden? o Wanneer dienen welke bestanden beschikbaar te zijn?

-

Ingenieursbureau o Wat is de verwachte / gevraagde levensduur van de technische installaties? o Zijn reserve-onderdelen beschikbaar of kunnen deze gemakkelijk beschikbaar gemaakt worden? o Welke as-built bestanden moeten aangemaakt en afgeleverd worden? o Wanneer dienen welke bestanden beschikbaar te zijn? o Kan informatie geïmporteerd worden in Facility Management Information Systems (FMIS)? o Inbedrijfstelling van de technische installaties dient op drie niveaus te gebeuren: visuele inspectie, prestatietesten, en opmaak en aflevering van as-built documentatie. o Hoe verloopt de kwaliteitscontrole gedurende de installatie van de technische uitrusting?

Pagina 26

8. Fase 8: Bouw Definitie van de fase In deze fase wordt het gebouw effectief gerealiseerd, waarbij het uitvoeringsdossier dat aanbesteed werd zo goed mogelijk gevolgd wordt. Welke interactie vindt plaats in deze fase? De grootste en belangrijkste beslissingen horen in deze fase reeds vast te liggen, zeker indien een geïntegreerde aanpak gehanteerd wordt zoals voorgesteld in de MacLeamy curve (Fig. 2). Wijzigingen aan het bouwproject brengen in deze fase een belangrijke meerkost met zich mee, en ze hebben typisch een zeer beperkte impact op de prestaties van het gebouw. Er is echter wel veel interactie in deze fase om het gebouw effectief gerealiseerd te krijgen volgens planning. Hierin zijn opnieuw alle partners betrokken. Ook de Facility Manager, die in deze fase typisch weinig geconsulteerd wordt, dient voldoende nadrukkelijk met de rest van het bouwteam te interageren.

Figuur 13: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 8: Bouw.


Bouwheer o Hoe worden wijzigingen behandeld, zowel binnen als buiten het oorspronkelijk gedefinieerde bereik van het project? o Welke beslissingsprocedure wordt gebruikt voor de te maken wijzigingen aan het bouwproject? o Zijn er wijzigingen nodig aan het oorspronkelijk gedefinieerde projectbereik volgens veranderende vereisten en/of nieuwe inzichten? o Wordt een conditiemeting uitgevoerd volgens NEN 2767 alvorens een aanvaarding ondertekend wordt? o Hoe kan het onderhoud gebeuren gedurende de garantieperiode? Is er sprake van uitgebreide garantie, waarin zowel de plaatsing als het onderhoud van de technische installaties aangeboden wordt?

-

Facility Manager o Verloopt de bouw volgens planning? o Worden het projectbereik en de akkoorden gerespecteerd? o Worden verplichtingen nagekomen?

-

Architect o Hoe verloopt de kwaliteitscontrole gedurende de constructie van het gebouw?

-

Ingenieursbureau o Hoe verloopt de kwaliteitscontrole gedurende de constructie van het gebouw?

Pagina 27

-

Algemene aannemer o Hoe verloopt de overhandigingsprocedure van het gebouw? o Hoe verloopt de voorlopige en definitieve oplevering van het gebouw (provisional en final acceptance certificate - PAC & FAC)? o Wat is de gedetailleerde planning van de werken? o Hoe worden de werken geconfigureerd? o Indien wijzigingen worden gemaakt aan het gebouw voor het einde van de garantieperiode, hoe worden verantwoordelijkheden dan behandeld?

-

Aannemer technieken o Waar moet onderhoudsinfrastructuur voorzien en geïnstalleerd worden (liften, hijskraan)?

-

Diensten en onderhoud o Welke onderhoudsprocedures worden gehanteerd voor het gebouw?

-

Veiligheidscoördinator o Is er een gezondheidsplan en veiligheidsplan beschikbaar? o Worden vereisten naar gezondheid en veiligheid nageleefd?

Pagina 28

9. Fase 9: Werking en onderhoud Definitie van de fase De negende fase die hier besproken wordt, met name de fase voor dagelijkse werking en onderhoud, bestaat uit een lange periode waarin het gebouw in dienst is en onderworpen is aan dagelijks onderhoud en beheer. Welke interactie vindt plaats in deze fase? In deze fase zijn de Facility Manager en de bedrijven voor diensten en onderhoud actief. Zij zorgen er voor dat het gebouw goed functioneert en in goede staat blijft. Het gebouw wordt in deze periode continu geëvalueerd en verder verbeterd waar mogelijk.

Figuur 14: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 9: Werking en onderhoud.


Facility Manager o Hoeveel bedraagt de eigenlijke kost van het gebouw (total cost of ownership – TCO) o Welke schattingen kunnen gemaakt worden omtrent het budget voor gebouwonderhoud en -beheer? o Is er ruimte voor investeringen? o Is er ruimte voor handelingen die de gebouwprestaties kunnen verbeteren? o Kunnen kengetallen opgebouwd worden waarmee het gebouw nog beter geëvalueerd kan worden volgens het gebruik?

-

Diensten en onderhoud o Welke onderhoudsrapporten en testrapporten dienen bijgehouden te worden? o Hoe kan de planning van onderhoudsactiviteiten opgemaakt en verbeterd worden? o Welke aanpassingen aan het gebouw zijn noodzakelijk om te blijven voldoen aan nieuwe eisen (wettelijke eisen, energetische vereisten)? o Welke onderhoudsprocedures worden gehanteerd voor het gebouw? o Hoeveel bedraagt de onderhoudskost van het gebouw? o Hoe wordt gewaarschuwd voor het naderen van het einde van de levensduur voor de verschillende technische installaties en componenten? o Hoe worden de gebouwprestaties gerapporteerd (zowel algemeen als in detail)? o Wordt een periodieke conditiemeting uitgevoerd volgens NEN 2767 ter beoordeling van het geleverd onderhoud? o Welke prestatieniveau moet gehaald worden op het moment van de conditiemeting?


Bouwheer

Pagina 29

o

-

Volgens welk type contract wordt het beheer en onderhoud van het gebouw uitgevoerd: volgens vastgelegde middelen of volgens vastgelegde verwachte resultaten? Architect o Hoe kan een ‘zachte landing’ (soft landing principle) gerealiseerd worden bij aflevering van het gebouw? Definieer gebruiksinstructies en begeleid de gebruiker doorheen deze instructies, definieer onderhoudsinstructies die een gebruiker in staat stellen om het gebouw correct en duurzaam te gebruiken en beheren. o Hoe kunnen de parameters van een installatie zo correct mogelijk ingesteld worden, volgens de vereisten van de eindgebruiker en zijn ervaringen in de eerste maanden van gebruik?

-

Ingenieursbureau o Hoe kan een ‘zachte landing’ (soft landing principle) gerealiseerd worden bij aflevering van het gebouw? Definieer gebruiksinstructies en begeleid de gebruiker doorheen deze instructies, definieer onderhoudsinstructies die een gebruiker in staat stellen om het gebouw correct en duurzaam te gebruiken en beheren. o Hoe kunnen de parameters van een installatie zo correct mogelijk ingesteld worden, volgens de vereisten van de eindgebruiker en zijn ervaringen in de eerste maanden van gebruik?

-

Algemene aannemer o Hoe worden herstellingen gedurende de garantieperiode behandeld?

-

Aannemer technieken o Hoe worden herstellingen gedurende de garantieperiode behandeld?

-

Veiligheidscoördinator o Is een postinterventiedossier (PID) beschikbaar? o Zijn de nodige documenten ontvangen vanwege de verschillende actoren in het ontwerpen bouwproces (architect, aannemers, ingenieursbureaus)?

Pagina 30

10. Fase 10: Renovatie en opwaardering Definitie van de fase In deze tiende fase wordt nagegaan of een gebouw verbeterd kan worden door middel van renovatie of opwaardering. Welke interactie vindt plaats in deze fase? Deze fase hangt heel nauw samen met de 9e fase van dagelijkse werking en beheer. Het gebouw wordt in die fase namelijk continu geëvalueerd. In fase 10 wordt vervolgens nagegaan of verbeteringen best kunnen gerealiseerd worden door middel van een eenvoudige opwaardering van de bestaande infrastructuur, of door middel van een volwaardige renovatie. Fase 9 en fase 10 staan continu in wisselwerking, net als fase 5 (architecturaal ontwerp) en fase 6 (technisch ontwerp). In deze fase zijn vooral de bouwheer en Facility Manager in interactie. Verbeterde interactie is mogelijk met de bedrijven die verantwoordelijk zijn voor dagelijkse diensten en onderhoud.

Figuur 15: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 10: Renovatie en opwaardering.


Bouwheer o Welke verbetering wordt beoogd en waarom? o Welk budget is voor handen voor de geplande verbetering? o Welk programma van eisen wordt nagestreefd?

-

Facility Manager o Welke beschrijving is nodig van de gevraagde wijzigingen, aanpassingen of verbeteringen? o Welke impact hebben de wijzigingen op de kostprijs (korte en lange termijn)? o Wat zijn de resultaten van berekeningen naar de return on investment (ROI)?

-

Ingenieursbureau o Welke mogelijkheden zijn er tot integratie van nieuwe componenten binnen het aanwezige systeem van technische installaties?

-

Diensten en onderhoud o Wat is het effect van de voorgestelde wijzigingen op de algemene onderhoudskost?


Architect o Welk type studie dient gemaakt te worden om de mogelijkheden tot verbeteringen en renovatie gepast te kunnen evalueren? Pagina 31

o

Zijn aanpassingen aan het gebouw toegestaan, rekening houdend met stedenbouwkundige eisen, gebouwfunctionaliteit, en stabiliteitsbeperkingen?

-

Ingenieursbureau o Welk type studie dient gemaakt te worden om de mogelijkheden tot verbeteringen en renovatie gepast te kunnen evalueren? o Wat is de technische haalbaarheid van de voorgestelde wijzigingen? o Wordt er best gewerkt naar een verbetering, een aanpassing, of een vervanging?

-

Algemene aannemer o Indien wijzigingen worden doorgevoerd aan het gebouw voor het einde van de garantieperiode, hoe worden verantwoordelijkheden dan behandeld?

Pagina 32

11. Fase 11: Beslissing tot renovatie of afbraak Definitie van de fase In deze laatste fase wordt er beslist om over te gaan tot renovatie of finale afbraak. In het geval voor renovatie wordt gekozen, wordt er vervolgens een nieuw ontwerpen bouwproces opgestart, waarbij teruggekeerd wordt naar fase 4: renovatie of nieuwbouw. Welke interactie vindt plaats in deze fase? De laatste fase rond de beslissing tot renovatie of afbraak is typisch een fase waarin de bouwheer centraal staat. Echter, de Facility Manager kan ook hier een belangrijke rol spelen bij het nemen van deze beslissing.

Figuur 16: Diagram met weergave van de interactie voor Fase 11: Renovatie of afbraak.


Bouwheer o Welk gebruik moet noodzakelijk voorzien worden? o Welke gebouwprestaties moeten noodzakelijk gehaald worden? o Welk programma van vereisten moet ondersteund worden door het gebouw?

-

Facility Manager o Welke wijzigingen of verbeteringen kunnen gemaakt worden om het gewenste resultaat te bereiken? o Wat is de kostprijs van de nodige wijzigingen? o In hoeverre wegen de kosten van de wijzigingen op tegenover de baten?


Architect o Welk type onderzoek kan gevoerd worden om de mogelijkheden van renovatie na te gaan (met afbraak geldend als het minst gewenste scenario)? o Welke technische mogelijkheden zijn er (constructie, stabiliteit, architecturaal)?

-

Ingenieursbureau o Welk type onderzoek kan gevoerd worden om de mogelijkheden van renovatie na te gaan (met afbraak geldend als het minst gewenste scenario)? o Welke technische mogelijkheden zijn er (infrastructuur)?

Pagina 33

Conclusie Een gebouw wordt ontworpen met een bepaald doel dat de opdrachtgever in gedachte heeft. Dat deze doelstellingen sterk uiteenlopend kunnen zijn hoeft geen betoog maar algemeen kan aangenomen worden dat het ontwerpen en realiseren van het bouwwerk om aan deze doelstellingen tegemoet te komen een inzet vraagt van een team deskundigen. Elk met de inbreng vanuit zijn of haar discipline. Met dit verslag menen we een sjabloon gemaakt te hebben die de interactie tussen de diverse betrokkenen initieert en stimuleert, telkens op het gepaste moment gedurende de ganse levenscyclus van een gebouw. Een gebouw bereikt pas een eindstadium wanneer het afgebroken wordt, ja misschien een boude uitspraak, maar toch. We durven immers te stellen dat een gebouw steeds in transformatie is. Tussen het moment van het idee, over het ontwerp naar de realisatie liggen soms een paar jaar. Je kan dus aannemen dat bij realisatie het idee verouderd is of geëvolueerd is. Eens in gebruik moet er voor gezorgd worden dat de gebruiker er zijn gading blijft vinden. Het gebouw heeft een ondersteunende functie voor diegene die er gebruik van maakt. Het gebruik verandert, de eisen gesteld aan de ondersteuning volgen. Dit betekent dat er voortdurend aan het gebouw gesleuteld moet (kunnen) worden. En daar kan je best van bij het begin rekening mee houden zodat dit op een efficiënte manier kan gebeuren en vooral ook technisch en bouwkundig haalbaar is. Je krijgt daardoor opeenvolgende gebruiksfases die zich uiten als de levenscyclus van een gebouw, een cradle to cradle proces. Elke gebruiksfase stelt haar eisen aan operationele efficiëntie. Operationele kosten moeten markt conform zijn, onderhoudswerk moet uitgevoerd kunnen worden, als er herstellingen aan de orde zijn moeten dit kunnen gebeuren met een zo beperkt mogelijke discontinuïteit. De diversiteit aan gebouwen en de grote variatie in het gebruik ervan maakt dat dit een complexe combinatie vormt waarvoor een one-size-fits-all oplossing niet bestaat. Er moeten instrumenten toegepast worden die de beheersing van deze complexiteit mogelijk maken en alle betrokkenen op een gecoördineerde manier bij mekaar brengen, liefst van bij de eerste ontwerpfase. We hopen dat je als lezer van dit rapport tot dezelfde vaststelling bent gekomen en hierin inspiratie gevonden hebt voor de aanpak van uw volgend project, waar dit zich ook bevindt in de cyclus van het gebouw.

Pagina 34

I. Voorwoord. Werkgroep FM&Architectuur: Mieke Loncke (IFMA); Alain Delahaut (HEPL); Guy Eeckhout (Barco)

Recommend Documents