Voorwoord
Met dit vademecum willen we het nieuwe ATP (Administratief en Technisch Personeel) in Letteren Leuven welkom heten en in grote lijnen wegwijs maken in de structuren en reglementen van de faculteit en de universiteit. Dit vademecum voor het nieuwe ATP Letteren is oorspronkelijk gebaseerd op het vademecum voor ABAP-leden van Letteren, dat door Tom Boiy werd gefinaliseerd. Een bijzondere dank aan iedereen die hieraan een steentje heeft bijgedragen door het schrijven van een hoofdstuk of het geheel kritisch na te lezen.
Mieke Borremans, juli 2014
Inhoud
I. Praktische richtlijnen en overzichten 1.1. Je allereerste stappen 1.2. Tijdens je loopbaan 1.3. Praktische weetjes II. Waar je informatie vindt 2.1. Over de universiteit en de KU Leuven 2.2. Over de Faculteit Letteren III. Het statuut van het ATP 3.1. Het personeel van de KU Leuven 3.2. Het ATP en de Personeelsdienst 3.3. Personeelsbegeleiding vanuit de faculteit IV. Structuur van de faculteit 4.1. Algemeen 4.2. Onderzoekseenheden en onderzoeksgroepen 4.3. Permanente Onderwijscommissies (POC's) 4.4. Bijzondere facultaire commissies 4.5. Specifieke Lerarenopleiding Letteren (SLO) V. De ATP-delegaties 5.1. De ATP-delegatie in de Academische Raad 5.2. De ATP-delegatie in de Subfaculteitsraad en het Faculteitsbestuur 5.3. De verkiezing van de ATP-delegatie in de Subfaculteitsraad en het Faculteitsbestuur 5.4. Informatie en communicatie VI. Diensten van de Faculteit Letteren 6.1. De administratief coördinatoren van de onderzoekseenheden 6.2. Het decanaat 6.3. Secretariaat decanaat 6.4. De receptie 6.5. Het onderwijssecretariaat 6.6. Stafmedewerker communicatie 6.7. Stafmedewerkers onderwijs 6.8. Stafmedewerker onderzoek 6.9. Financiële cel 6.10. IMCO 6.11. Beheerder operationele processen 6.12. Secretariaat SLO 6.13. Monitoraat
3
VII. Het facultaire netwerk en de Dienst Informatieverwerking (DIV) 7.1. DIV 7.2. Personeel 7.3. Praktische info VIII. De faculteitsbibliotheek en -mediatheek IX. Interessante afkortingen
4
Hoofdstuk I. Praktische richtlijnen en overzichten 1. 1. Je allereerste stappen De nieuwe ATP’ers worden ontvangen door hun diensthoofd en de administratief directeur Mieke Borremans. Ze worden voorgesteld aan de decaan prof. dr. Luk Draye, en de vicedecanen.
1. 2. Tijdens je loopbaan: functie- en functioneringsgesprekken In de loop van de eerste werkweek zal je diensthoofd samen met de adm. directeur een functiegesprek organiseren. Dit functiegesprek geeft je de kans om samen met je diensthoofd de wederzijdse verwachtingen ten opzichte van de functie af te stemmen. Naast de bespreking van de opdrachten en doelstellingen, kunnen ook afspraken over rapportering, informatiedoorstroming en samenwerking met collega's op de agenda geplaatst worden. Aansluitend volgt een opvolgingsgesprek na 1, 3 en 6 maand tewerkstelling met je diensthoofd en adm. directeur. Jaarlijks word je door je diensthoofd uitgenodigd voor een functioneringsgesprek. 1.3. Praktische weetjes 1. 3. 1. Sleutels Het beheer van de sleutels van het Erasmushuis (behalve de sleutels die toegang verlenen tot de bibliotheek) gebeurt centraal op de receptie. Toegang tot het faculteitsgebouw na 19u en tijdens het weekend is mogelijk met de personeelskaart via de kaartlezer aan de buitendeur. Je doet hiervoor een aanvraag via CWIS (https://cwisdb.kuleuven.be/tcp-bbin/structuur, je krijgt er weliswaar de boodschap “U hebt geen toegang om dit programma te gebruiken”, maar klik gewoon op “aanvraag”). 1. 3. 2. Hoe gebruik maken van de parking of de fietsenstalling? ZAP-, AAP- en ATP-leden die niet binnen de ring wonen en geen treinabonnement inbrengen, mogen in principe gebruik maken van de parking van Letteren. Hiervoor moet je personeelskaart geactiveerd worden. Wend je hiervoor tot de receptie. Met de parkeerkaart heb je toegang tot de (grote) parking aan het Erasmusplein. Er wordt een grote discipline gevraagd vanwege de parkeergebruikers: de doorgang langs de fakbar moet open blijven, parkeren op het voetpad en voor de uitrit is om veiligheidsredenen verboden, de parkeerplaats voor mindervaliden mag niet ingenomen worden door andere parkinggebruikers. Bezoekers wordt de mogelijkheid geboden te parkeren in de parking Herman Servotte (Parkstraat). Zij moeten hiervoor aangekondigd worden via de toepassing https://cwisdb.kuleuven.be/tcb-bbin/bezoekers. Bij aankomst aan de slagboom bellen bezoekers aan en worden ze verbonden met de Centrale Dispatch van de KU Leuven. De operator van dienst verleent, na controle van de gegevens, de toegang tot de parking aan de aangekondigde bezoeker(s) . Om vanuit de bezoekersparking de verschillende diensten en faculteiten te bereiken kan er gebruik gemaakt van plannetjes die ter beschikking worden gesteld op internet. De plannen kunnen gevonden worden op de pagina: https://admin.kuleuven.be/td/fd/bws/bezoekersparking.htm Kom je met de fiets dan kan je gebruik maken van de personeelsfietsenstalling. De sleutel hiervoor kan je aan de receptie aanvragen.
5
1. 3. 3. Personeelskaart Bij ondertekening van je contract op de personeelsdienst wordt een foto gemaakt voor je personeelskaart. Deze kan je gebruiken om te genieten van een aantal voordelen die het personeel van de KU Leuven te beurt vallen. 1. 3. 4. Telefoongebruik en fax Als ATP-lid kan je beschikken over een VoIP-telefoontoestel en bijgevolg over een telefoonnummer waarop anderen jou kunnen bereiken. Personeelsleden van de KU Leuven kan je via een binnenlijn spreken: gewoonlijk volstaan de laatste vijf cijfers van het telefoonnummer of je zoekt de persoon in kwestie op via de Lync client. Een aantal leden van de faculteit telefoneren overmatig veel. In een aantal gevallen gaat het duidelijk om privégebruik. Langdurige (en dus dure) telefoons naar het buitenland dienen in elk geval vermeden te worden. De e-mail biedt in vele gevallen een goedkoop en volwaardig alternatief. Een faxtoestel is beschikbaar op de receptie. 1. 3. 5. Een PC, aansluiting op het KU Leuven netwerk en een e-mailadres Jouw PC wordt aangesloten op het netwerk van de KU Leuven. Wil je toegang krijgen tot dit netwerk, dan moet je beschikken over een login. In hoofdstuk VII kan je lezen hoe je een login en een e-mail-adres kan aanvragen, en wat de mogelijkheden zijn van het netwerk. 1. 3. 6. De ATP-vertegenwoordigers Er is een ATP-delegatie die jou en de andere ATP-leden in de (sub)Faculteitsraad en het Faculteitsbestuur vertegenwoordigt. Waar die delegatie precies voor staat, wordt duidelijk in hoofdstuk V. 1. 3. 7. KU Loket, het administratieve “portaal” van de KU Leuven Het KU Loket is vooral een toegangspoort naar webtoepassingen in het kader van de administratieve processen. Bij indiensttreding mag je zeker niet vergeten hier het nummer van je bureau en je telefoonnummer in te vullen zodat je collega’s je kunnen terugvinden. Door éénmaal aan te melden maakt de gebruiker zich bekend voor alle toepassingen binnen het portaal. Het KU Loket is gepersonaliseerd voor elke individuele gebruiker. KU Loket vind je door op de facultaire homepagina te klikken op ‘KU Loket’ onder ‘Snel naar’ (rechter portlet). Een andere weg is op de homepagina bovenaan op intranet te klikken. KU Loket vind je daar dan rechts onderaan. Via KU Loket vraag je ook verlof aan. Wijzigingen van persoonsgebonden gegevens geef je zo snel mogelijk door. Je kunt hiervoor in KU LoKet terecht. 1. 3. 8. Bureaumateriaal en kopiekaarten Voor allerlei bureaubenodigdheden kan je terecht bij de administratief coördinator van de onderzoekseenheid of diensthoofd. Voor kopiekaarten kan je terecht bij de receptie. 1. 3. 9. Kopiëren Kopiëren gebeurt bij voorkeur door diegene die zelf van de kopieën gebruik wenst te maken; secretariaten en andere administratieve diensten worden best niet met deze opdracht belast. Je hebt een kopiekaart nodig, die je kan krijgen op het secretariaat van je onderzoekseenheid en/of het instituut waartoe je behoort. Je kan de kaart ook aan de receptie krijgen.
6
Voor het personeel zijn er kopieermachines beschikbaar op de agora van de tweede, derde, vijfde en zevende verdieping (telkens één toestel) uiteraard voor werk dat op de faculteit betrekking heeft (administratie, onderwijs, onderzoek). Daarnaast zijn er een aantal apparaten in de bibliotheek, die ook voor studenten toegankelijk zijn. Met deze apparaten kan men niet alleen kopiëren, maar ook scannen en printen. Moet je voor onderwijs- of onderzoeksaangelegenheden grote aantallen kopieën maken, dan kan je die opdracht doorgeven aan de administratief coördinator van je onderzoekseenheid die hiervoor een kopiecenter contacteert. 1. 3. 10. Huispost Je post (van binnen en buiten de KU Leuven) wordt bezorgd via je eigen postvakje of via dat van je afdeling. Wil je zelf een brief versturen – ook een brief naar het buitenland of een expreszending –, ga dan na welke de gewoonte is op je onderzoekseenheid. Je kan je brieven eventueel kwijt op de gelijkvloerse verdieping van de faculteit, waar links van de toegang tot de financiële cel brievenbussen zijn aangebracht voor de verschillende subfaculteiten en voor bepaalde instituten of projecten; er is eveneens een brievenbus voor gefrankeerde brieven en één voor de binnenpost (die niet gefrankeerd moet zijn). 1. 3. 11. Didactische apparatuur en toezicht op lokalen Het dagelijks toezicht op lokalen en didactische apparatuur berust bij de technische diensten en de heer André Van De Weyer die telefonisch te bereiken is via 0486/88.41.45. Met hem spreek je af wanneer je in de facultaire lokalen van de daar aangebrachte audiovisuele apparatuur gebruik wil maken. Het materiaal moet wel op voorhand geboekt zijn door het onderwijssecretariaat/de receptie. 1. 3. 12. Overuren Medewerkers tot graad 6 kunnen gemaakte overuren compenseren. Hiertoe dient een speciaal formulier ingevuld te worden. Het eerste is een aanvraag voor het maken van de overuren, een tweede voor de verantwoording van de gemaakte overuren. 1. 3. 13. Dienst Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Zie https://admin.kuleuven.be/vgm Bij aanwerving krijg je een VGM-onthaal: je ontvangt een mail met de beperkte VGM instructies voor dit gebouw en wordt verwacht in KU Loket dit onthaal te bevestigen. 1. 3. 14. EIP EIP (eerste interventieploeg) vormt een belangrijke organisatorische ondersteuning bij incidenten, een eerste hulp bij problemen. De leden van deze ploegen ondersteunen de preventie, zullen bij incidenten de evacuatie begeleiden en, indien nodig, actief ingrijpen in afwachting van de hulpdiensten. Volg in geval van evacuatie de richtlijnen van de EIP-leden op. Administratief directeur Mieke Borremans coördineert de EIP en wordt hierbij ondersteund door de beheerder operationele processen, Wim Van Laer. Contacteer hem als je geïnteresseerd bent om EIP-lid te worden. 1. 3. 15. Verlof Als voltijds ATP-er heb je recht op 20 wettelijke vakantiedagen en 4 bijkomende dagen, wanneer je ten minste het vorige kalenderjaar een volledig jaar voltijds hebt gewerkt. Je hebt recht op een minimum van twee kalenderweken indien er ten minste drie maanden gepresteerd werden in het voorgaande kalenderjaar. Per vijf jaar dienstanciënniteit wordt de jaarlijkse vakantie vermeerderd met één werkdag tot een maximum van 6 kalenderdagen.
7
Je verlof vraag je aan via KU Loket – mijn verlof. Je vakantie plannen doe je echter in overleg met je verantwoordelijke en team. Hierbij wordt rekening gehouden met de goede werking van de dienst en met jouw belangen en deze van je collega’s. Wanneer je het verlof dan effectief elektronisch ingeeft, zal je verantwoordelijke (administratieve chef of verlofgoedkeurder) het via deze weg ook officieel kunnen goedkeuren en wordt het ook zo geregistreerd door de personeelsdienst. 1. 3. 16. Afwezigheid in dienstopdracht en zendingen Indien je dienstactiviteiten moet verrichten op een locatie buiten de KU Leuven in binnen- of buitenland, dien je hiervoor toelating te vragen. Via deze toelating wordt ook de verzekeringsdienst geïnformeerd en is het ook mogelijk om eventuele onkosten terug te vorderen voor zover hier voorafgaand een akkoord over bestaat met je diensthoofd. Een formulier voor deze toelating vind je via KU Loket (personeelslid, mijn gegevens, mobiliteit, afwezigheid in dienstopdracht). 1. 3. 17. Ziekte Elke afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid moet je meteen melden aan je werkgever. Leden van het ATP moeten dit melden aan de administratief directeur binnen de 24 uur. Om de werkzaamheden van de dienst niet in gevaar te brengen breng je ook altijd je diensthoofd op de hoogte. Vanaf 2 dagen ziekte dien je een ziektebriefje in binnen de 48 uur. 1. 3. 18. Personeelsvoordelen Er zijn volgende al dan niet kosteloze voordelen : * Woon-werkverkeer Openbaar vervoer Voor de werknemers die het openbaar vervoer nemen voor hun dagelijkse woonwerkverplaatsingen is er een tussenkomst in de financiering voorzien. Jaarabonnementen bij de NMBS worden volledig gefinancierd (80% door KU Leuven en 20% door de overheid). Voor alle andere abonnementen voor verplaatsing via het openbaar vervoer is er een terugbetaling van een bepaald % van de kostprijs voorzien. * 2WD (KU Leuven-fietsen) Medewerkers die hun woon-werkverplaatsingen met de fiets wensen te doen, kunnen een gratis fiets ter beschikking krijgen die ze ook privé mogen gebruiken. Personeelsleden met een 2WD-fiets kunnen in principe geen gebruik meer maken van de autoparking aan de faculteit. Meer informatie vind je via www.kuleuven.be/2wd * Hospitalisatieverzekering De personeelsleden kunnen vrijwillig en op eigen verzoek aansluiten bij de hospitalisatieverzekering. De te betalen premie hangt af van de gekozen formule: privéformule of sociale formule. https://admin.kuleuven.be/sab/vz/intranet/hospitalisatie.html * Geneeskundige zorgen In de Universitaire Ziekenhuizen (ambulante behandeling): tussenkomst in de persoonlijke kosten van het personeel en hun inwonende gezinsleden ingeval van medische verzorging in de Universitaire Ziekenhuizen Leuven of in het A.Z. Groeninghe te Kortrijk. https://admin.kuleuven.be/sab/vz/intranet/geneeskundige_zorgen_leuven.html * Griepvaccin
8
Personeelsleden van de KU Leuven komen in aanmerking voor een gratis griepvaccinatie. De Arbeidsgeneeskundige Dienst IDEWE-KU Leuven voert deze vaccinaties uit. https://admin.kuleuven.be/intranet/prikbord/vaccinatie-seizoensgriep * Kinderdagverblijven KU Leuven De universitaire kinderdagverblijven zijn erkend en gesubsidieerd door Kind & Gezin. https://admin.kuleuven.be/personeel/kinderdagverblijven.html * Opvang zieke kinderen Als kinderen van personeelsleden ziek worden of ten gevolge van een ongeval thuis moeten blijven, dient vaak heel snel een oplossing gezocht te worden voor hun opvang en verzorging. De KU Leuven biedt op dit vlak twee voorzieningen aan: de regeling ‘kort verzuim’ en de thuisopvang van zieke kinderen door de universitaire kinderdagverblijven. https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/verzekering_voordelen/opvang_ziek_kind.ht ml * Samenaankoop Kwaliteitsartikelen aan gunstige voorwaarden, kortingslijst van handelaars uit het Leuvense, gunstige tarieven voor privé-GSM, kredietkaarten aan een gereduceerde prijs, e.d. vind je via http://www.samenaankoop.org/ * Cultuur Gratis uurtje cultuur, gratis concerten, gunstige tarieven voorstellingen, cultuurkaart. http://www.kuleuven.be/cultuur * Sport Personeelsleden genieten een gunsttarief voor een sportkaart waarmee men gedurende het hele jaar van de meeste sportaccommodaties van het Universitair Sportcentrum gratis gebruik kan maken, kosteloos kan deelnemen aan initiaties en trainingen in een of meerdere sporttakken naar keuze, toegang krijgt tot het zwembad gedurende de uren van het vrij zwemmen, ... http://www.kuleuven.be/sport/contact/index.htm Daarnaast helpt het aanbod UniefActief KU Leuven-personeel meer (aan te zetten tot) beweging. http://www.kuleuven.be/sport/sportaanbod/personeel/index.htm * KotNet Personeel van de KU Leuven woonachtig in Leuven, Heverlee en een deel van Kessel-Lo kan via KotNet thuis gebruik maken van het internet en de KU Leuven-systemen raadplegen. https://admin.kuleuven.be/icts/services/kotnet * Studentenrestaurants Maaltijden in de Alma's volgens studententarieven. http://www.alma.be/
9
Hoofdstuk II. Waar je informatie vindt 2. 1. Over de universiteit 2. 1. 1. KU Leuven De homepage van onze universiteit biedt je informatie over onder meer - onderwijs en onderzoek (faculteiten, universiteitsbibliotheek, ...) en - de administratieve en ondersteunende diensten (Diensten van het Onderzoeksbeleid en het Onderwijsbeleid, Rectorale diensten, Diensten algemeen beheer; er is een aparte rubriek voor de Diensten voor personeel) http://www.kuleuven.be/kuleuven/ 2. 1. 2. Personeelsgids van de KU Leuven Je kan eveneens elk personeelslid opzoeken, indien je zijn/haar familienaam en/of voornaam kent. De databank geeft je het werkadres, -telefoonnummer en e-mailadres: http://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/person 2. 1. 3. Reglementen van de KU Leuven De belangrijkste centrale reglementen zijn (1) het Organiek reglement en (2) het Reglement van de Groep Humane wetenschappen. https://admin.kuleuven.be/rd/intranet/beleidsberichten/Organiek_reglement https://admin.kuleuven.be/rd/groepsreglement_humane_wetenschappen
2. 2. Over de Faculteit Letteren 2.2.1.Personeelsportaal Letteren (http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/index ) Naar analogie met het studentenportaal werd een centrale informatiepagina voor het personeel van de Faculteit Letteren opgezet. Op deze pagina wordt basisinformatie aangeboden, geordend per rubriek. Waar vind je het personeelsportaal? Via de facultaire startpagina: knop 'personeel' in de linker navigatiekolom Rechtstreeks via http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/leuven/index Over welke rubrieken is de informatie verdeeld? Contactinformatie en praktische info Beleidsorganen, reglementen, richtlijnen en formulieren Financiën Onderwijs en examens Onderzoek Communicatie Personeel en organisatie Internationalisering 2. 2. 2. Faculteit Letteren De Faculteit Letteren heeft een eigen homepagina, die gedetailleerde informatie biedt over onder meer onderwijs, onderzoek en bibliotheek: http://www.arts.kuleuven.be/home 2. 2. 3. Huishoudelijk reglement van de Faculteit Letteren Het Huishoudelijk reglement biedt aanvullingen op de reglementen van de KU Leuven. De voor het ATP relevante passages werden in deze brochure verwerkt. De recentste versie van
10
het huishoudelijk reglement kunt u op de website van de faculteit vinden. https://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/leuven/beleidsorganen 2. 2. 4. Verslagen Het verslag van het Faculteitsbestuur en het verslag van de (Sub)Faculteitsraad vind je op het Sharepoint: https://www.groupware.kuleuven.be/sites/lett_doc_verslag/Faculteitsraad/Forms/AllItems. aspx. We raden je aan de verslagen van het FB steeds aandachtig te lezen.
11
Hoofdstuk III. Het statuut van het ATP 3. 1. Het personeel van de KU Leuven De KU Leuven maakt haar opdracht betreffende onderwijs en onderzoek waar door de bundeling van de krachten van zeer veel mensen. Aan de universiteit komt daarom een veelheid van professionele engagementen en werkrelaties voor, onderling verschillend in aard, intensiteit en duur. Dit vertaalt zich in een grote hoeveelheid statuten die in twee categorieën onder te brengen zijn: (1) het ATP: het administratief en technisch personeel (managementfuncties, stafmedewerkers & adviseurs, informatici, technici, secretariaatsmedewerkers, bibliotheekpersoneel …) (2) het AP: het academisch personeel dat bestaat uit drie groepen: 1. het AAP of assisterend academisch personeel omvat tijdelijke functies die gefinancierd worden op werkingstoelagen1 van de universiteit: assistent, praktijkassistent en doctorassistent. 2. het BAP of bijzonder academisch personeel omvat een zeer grote groep van functies die zowel bezoldigd als onbezoldigd onderwijs- en onderzoekstaken opnemen binnen de KU Leuven. De bezoldigde statuten worden hoofdzakelijk2 gefinancierd op diverse externe financieringen3. De meeste van deze statuten zijn tijdelijk. De grootste categorieën hierbinnen zijn wetenschappelijk medewerker, doctoraatsbursaal en vrijwillig wetenschappelijk medewerker. 3. het ZAP of zelfstandig academisch personeel groepeert de professoren. Binnen het professorenkorps bestaan de volgende graden: docent, hoofddocent, hoogleraar en gewoon hoogleraar. Aan een gewoon hoogleraar met een deeltijdse opdracht wordt de titel van buitengewoon hoogleraar toegekend.
3. 2. Het ATP en de Personeelsdienst 3. 2. 1. De Personeelsdienst De Personeelsdienst heeft een beleidsvoorbereidende en ondersteunende rol op het vlak van rekrutering en selectie, administratieve opvolging van aanwervingen en contracten, begeleiding en ontwikkeling van medewerkers in hun loopbaan, promotie- en verloningsbeleid en organisatieontwikkeling. Ze is hierbij aanspreekpunt voor zowel leidinggevenden als medewerkers, met elk een verschillend aanspreekpunt. Leidinggevenden zullen voornamelijk contact hebben met de HR-consulent van het team HR-businessondersteuning, die hen ondersteunt bij allerlei vragen in verband met individuele personeelsleden zoals rekrutering & selectie, evaluatieen functioneringsbegeleiding, verloning, promotie, loopbaanvragen, opleiding en ontwikkeling. Individuele medewerkers kunnen met hun vragen terecht bij de HR-adviseurs van het team HR-Loket (zie KU Loket voor jouw concrete contactpersoon). Het team HR-businessondersteuning bestaat naast HR-consulenten ook uit HRbusinesspartners, die het aanspreekpunt zijn van het bestuur van een groep (of Centrale 1 Dit is de zogenaamde eerste geldstroom, waarmee naast de lonen van personeel ook het onderhoud en de verwarming van de gebouwen en alle andere vaste kosten worden betaald. 2 Enkele uitzonderingen worden rechtstreeks of onrechtstreeks op werkingsmiddelen betaald: gastprofessoren op werkingstoelagen, wetenschappelijk medewerker op facultaire saldi of op door het CvB bestemd patrimonium, doctoraatsbursaal op FLOF-middelen. 3 Deze externe financiering is o.a. BOF, FWO, Europese Gemeenschap, de privésector, …
12
Dienst) en dossierbeheerders aanstellingen en HR-medewerkers die samen het aanspreekpunt vormen voor gewone aanstellingen en verlengingen. De gehele structuur van Personeelsdienst kan je vinden op https://admin.kuleuven.be/personeel/associatienet/structuur_personeelsdienst. De Personeelsdienst bevindt zich in de Parijsstraat 72b en kan bereikt worden via het algemene telefoonnummer 28300. Informatie voor nieuwe medewerkers kan je vinden op https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/wegwijs_voor_nieuwkomers/start.html. Voor een efficiënt personeelsbeheer en -beleid is het uiterst belangrijk dat de over jou geregistreerde gegevens op elk ogenblik juist zijn. Hou daarom je persoonlijke gegevens via het KU Loket bij en geef veranderingen door (adres, bankrekening, studiegegevens, …). Voor sommige wijzigingen kan je hier de nodige formulieren vinden om deze aanpassingen te laten doorvoeren door de Personeelsdienst (burgerlijke staat, kinderen ten laste …) 3. 2. 2. Personeelsbeleid voor het ATP https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/projectorganisatie/ In de loop van 2002 werd er een functieclassificatiesysteem ontwikkeld voor het ATP. Dit raamwerk wordt gebruikt om de verloningsbeslissingen te objectiveren. Het project organisatie- en functiedesign (OFD) heeft als doel om vanuit een geïntegreerd personeelsbeleid bij te dragen aan de ontwikkeling van de organisatie, de leidinggevende en elke medewerker. Daarnaast streeft het project ernaar om een transparant verloningsbeleid te ontwikkelen met voldoende oog voor interne consistentie en de externe markt en dat verankerd wordt in een cultuur van performantie-evaluatie. Meer concreet worden deze doelstellingen als volgt vertaald: - voor elke dienst wordt vanuit de missie en strategische prioriteiten van de dienst de organisatiestructuur uitgetekend tot op het niveau van de individuele functie; - de actuele doelstellingen en uitdagingen binnen elke dienst zijn gedeeld en duidelijk; - elke dienst heeft een duidelijk organogram; - de functies worden over de diensten heen beschreven in functiefamilies en niveaus; - er is een normfunctiebeschrijving voor elke functie; - de uitgetekende structuur is duidelijk voor elke leidinggevende en elke medewerker; - elke leidinggevende en elke medewerker kent de positionering van elke functie van de dienst binnen het uitgewerkte raamwerk; - elke medewerker kent de doelstellingen en resultaatsgebieden van zijn/haar functie en de plaats ervan binnen de dienst; - loopbaanpaden en ontwikkelingspaden zijn duidelijk binnen de dienst en over de diensten; - er is transparantie in het verloningsbeleid voor elke leidinggevende en elke medewerker; - er wordt een basis gelegd voor performantiemanagement en verdere professionalisering; - elke medewerker heeft zicht op zijn/haar functioneren binnen het ontwikkelde raamwerk van de dienst; - elke medewerker wordt begeleid in zijn groeitraject naar of binnen de functie. 3. 2. 3. Onthaal vanuit de personeelsdienst De Personeelsdienst nodigt nieuwe personeelsleden uit voor een onthaalmoment. Tijdens dit onthaalmoment wordt informatie gegeven over ‘werken aan KU Leuven’, wordt de overeenkomst ondertekend en de personeelskaart opgemaakt. 3. 3. Personeelsbegeleiding vanuit de faculteit en wat bij functioneringsproblemen.
13
Met elk personeelslid worden regelmatig gesprekken gehouden om de functieverwachtingen helder te maken en het personeelslid hierin te begeleiden. De personeelsbegeleiding voor ATP-leden bestaat uit: 1. Een eenmalig functiegesprek met de nieuwe medewerker waarin de resultaatsgebieden en verantwoordelijkheden van de functie door de leidinggevende(n) worden toegelicht. 2. Opvolgingsgesprekken na 1,3 en 6 maanden met de medewerker en leidinggevende(n). 3. Het functioneringsgesprek dat jaarlijks georganiseerd wordt tussen de medewerker en de leidinggevende(n). Uiteraard kunnen zowel de medewerker als het diensthoofd het initiatief nemen om een extra gesprek te hebben. Indien de medewerker zich niet gehoord voelt door het onmiddellijk hogere diensthoofd kan hij/zij het volgende hogere diensthoofd aanspreken. Mocht blijken dat deze overlegmomenten niet het gewenste resultaat opleveren, kunnen bijkomende stappen worden gezet. Beide partijen kunnen hiervoor het initiatief nemen. In principe volgen de volgende stappen : - Om een juiste definiëring van het probleem te verkrijgen, worden beide partijen gehoord, in principe door adm. directeur, uit hoofde van diens eindverantwoordelijkheid voor het ATP . Indien nodig overlegt de adm. directeur met de HR-consulent van de Personeelsdienst. Hierbij wordt vooral nagegaan of er een functioneringsprobleem is of een samenwerkingsprobleem. Van dit gesprek gebeurt terugkoppeling in het managementteam. Hier komen ook de verschillende pistes van bijsturing aan bod. Er kan gekozen worden voor begeleiding op facultair niveau, vanuit de Personeelsdienst of vanuit een externe organisatie. - In het gesprek met de medewerker zullen de verwachtingen vastgelegd worden en de termijn waarbinnen die gerealiseerd moeten worden. Er wordt afgesproken welke ondersteuning de medewerker hiervoor mag verwachten. Er zullen tussentijdse evaluatiemomenten afgesproken worden.
14
Hoofdstuk IV. Structuur van de faculteit 4. 1. Algemeen De organen van de universiteit zijn onder meer: de rector, de algemeen beheerder, het College van Bestuur, de Academische Raad en de Raad van Beheer. Het College van Bestuur bestaat onder andere uit de rector, de algemeen beheerder, de vicerectoren en academisch beheerders; het is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de universiteit. In de Academische Raad zetelen de leden van het College van Bestuur, de decanen van de faculteiten, vertegenwoordigers van het personeel (3 ZAP, 3 ABAP en 1 ATP) en vier studenten. De universiteit is onderverdeeld in drie groepen: Humane Wetenschappen, Wetenschap & Technologie en Biomedische wetenschappen. De Faculteit Letteren behoort tot de Groep Humane wetenschappen, samen met de faculteiten Theologie en Religiewetenschappen, Rechtsgeleerdheid, Economie en Bedrijfswetenschappen, Sociale Wetenschappen, Psychologie en Pedagogische Wetenschappen en het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte. De vicerector is prof. dr. D. Pieters. De faculteit heeft sinds de integratie vier locaties (campussen): Kortrijk, Leuven, Antwerpen en Brussel. De Faculteitsraad is het hoogste bestuursorgaan van de faculteit. Het is de samenvoeging van de 3 Subfaculteitsraden (SFR Leuven-Kortrijk, SFR Antwerpen en SFR Brussel) Het dagelijks bestuur wordt waargenomen door het Faculteitsbestuur. Het bureau van het Faculteitsbestuur bereidt de vergaderingen van het Faculteitsbestuur en van de Faculteitsraad voor. Het bestaat uit de decaan en vicedecanen en de adm. directeur.
4. 2. Onderzoekseenheden en onderzoeksgroepen De Faculteit Letteren is opgedeeld in zes onderzoekseenheden : (1) Archeologie, Kunstwetenschap en Musicologie (2) Geschiedenis (3) Taalkunde (4) Literatuurwetenschap (5) Taal- en Regiostudies (6) Vertaalwetenschap (zie het Huishoudelijk Reglement Faculteit Letteren). De onderzoeksgroepen zijn de kleinste bestuurlijke eenheden van de Faculteit. Er zijn er 26: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Archeologie Kunstwetenschap Musicologie Geschiedenis: Oudheid Geschiedenis: Middeleeuwen Geschiedenis: Nieuwe Tijd Geschiedenis: Cultuurgeschiedenis vanaf 1750 Geschiedenis: Moderniteit en Samenleving 1800-2000 Literatuurwetenschap: Tekst en Interpretatie Literatuurwetenschap: Literatuur, discours en identiteit Literatuurwetenschap: Literatuur als Cultuur Literatuurwetenschap: Latijnse Literatuurstudie
15
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Sinologie Japanse Studies Slavische Studies Nabije Oosten Studies Griekse Studies Taalkunde: Franse, Italiaanse en comparatieve Taalkunde Taalkunde: Formele en computationele linguïstiek (ComForT) Taalkunde: Functionele en cognitieve linguïstiek : grammatica en typologie (FunC) Taalkunde: Taal & Onderwijs Taalkunde: Kwantitatieve Lexicologie en Variatielinguïstiek Taalkunde: Multimodaliteit, Interactie en Discourse (MIDI) Vertaling en interculturele transfer Tolkwetenschap Vertaaltechnologie
4. 3. Permanente Onderwijscommissies (POC's) De Permanente Onderwijscommissies zijn adviesorganen van de Faculteitsraad die bevoegd zijn voor alle aangelegenheden die het onderwijs aanbelangen. De faculteit telt de volgende POC's: 1) Geschiedenis, 2) Taal- en letterkunde, 3) Toegepaste taalkunde, 4) Archeologie, Kunstwetenschap en Musicologie, 5) Taal- en Regiostudies, 6) Culturele Studies, 7) SLO en 8) de facultaire POC of Didactische Commissie. Daarnaast maakt Letteren deel uit van de interfacultaire POC Bedrijfscommunicatie, European Studies en Artificial Intelligence. Voor de verdere samenstelling van de POC, de verkiezing van de voorzitter, de bevoegdheden en de gedragsregels, zie het Huishoudelijk reglement.
4. 4. Bijzondere facultaire commissies De ICT-commissie houdt namens de gebruikers toezicht op het netwerk Letteren en de Dienst Informatieverwerking. In deze commissie worden de opties voor toekomstige investeringen bepaald en worden aanvragen vanwege departementen behandeld. De Didactische Commissie behandelt onderwerpen en problemen van onderwijskundige aard die de hele faculteit aanbelangen. De Doctoraatscommissies: de facultaire Doctoraatscommissie adviseert omtrent de doctoraatsaanvragen en heeft een algemene bevoegdheid inzake het verloop van het doctoraal onderzoek. Het Faculteitsbestuur neemt deze functie waar. Daarnaast zijn er verschillende bijzondere Doctoraatscommissies die de vordering van een individueel doctoraat beoordelen en opvolgen; de Doctoraatscommissie wordt ingericht per subfaculteit. De Commissie Onderzoek en zijn bureau behandelt dossiers zoals de doctoraatsopleiding, het doctoraatsexamen, het waarderingssysteem ter beoordeling van het wetenschappelijk onderzoek van het AP, de subsidieaanvragen voor congressen.
16
De Stuurgroep Internationalisering (StIL) heeft twee algemene opdrachten: toezicht houden op de lopende onderwijsinternationalisering van de faculteit en advies verlenen voor het verdere internationaliseringbeleid van de faculteit.
4. 5. Specifieke Lerarenopleiding Letteren (SLO) De Specifieke Lerarenopleiding Letteren staat in voor de academische lerarenopleiding en voor de nascholing op het gebied van de vakdidactiek. Ze groepeert alle ZAP- en AAP-leden die vol- of deeltijds verbonden zijn aan de lerarenopleiding evenals de aggregatielectoren. Voorzitter is prof. dr. K. Van Den Branden.
Hoofdstuk V. De ATP-delegaties 5. 1. De ATP-delegatie in de Academische Raad Om de vier jaar wordt (in mei-juni) een verkiezing georganiseerd voor de vertegenwoordiging in de Academische Raad van het ATP. Voor de ganse universiteit wordt er één vertegenwoordiger verkozen.
5. 2. De ATP-delegatie in de Faculteitsraad en het Faculteitsbestuur De Faculteitsraad is het hoogste bestuursorgaan binnen de faculteit en heeft een algemene beslissingsbevoegdheid inzake het onderwijs en onderzoek in de faculteit. De raad wordt voorgezeten door de decaan. De Faculteitsraad bestaat uit de samenvoeging van de 3 Subfaculteitsraden (Leuven-Kortrijk, Antwerpen en Brussel). De SubFaculteitsraad van Letteren Leuven-Kortrijk bestaat uit de volgende stemgerechtigde leden: alle voltijdse leden van het ZAP en de deeltijdse leden van het ZAP die voor onbepaalde duur voltijds verbonden zijn aan de universiteit, en verder uit vier vertegenwoordigingen die samen niet meer dan 30% van de gehele Faculteitsraad uitmaken: - een vertegenwoordiging van de deeltijdse leden van het ZAP die niet tot de eerste categorie behoren; - een vertegenwoordiging van het ABAP; - een vertegenwoordiging van de studenten; - een vertegenwoordiging van het ATP (2 personen). Het Faculteitsbestuur, dat regelmatig samenkomt en het dagelijks bestuur van de faculteit waarneemt, bestaat uit - de decaan; - de vicedecanen; - de bestuurders van de onderzoekseenheden; - de voorzitter van de Subfaculteit Letteren van de Campus Kortrijk; - De campusdecanen van Letteren@Sint-Andries Antwerpen en Letteren@Brussel; - een ABAP-vertegenwoordiger; - een ATP-vertegenwoordiger; - twee studentenvertegenwoordigers; - de administratief directeur. De ABAP-vertegenwoordiger, ATP-vertegenwoordiger en studentenvertegenwoordigers nemen niet deel aan de behandeling van personalia.
5. 3. De verkiezing van de ATP-delegatie in de Subfaculteitsraad en het Faculteitsbestuur De verkiezing van de ATP-vertegenwoordiging in de (Sub)Faculteitsraad en het Faculteitsbestuur van Letteren gebeurt per stembrief. Het mandaat van de ATP-vertegenwoordigers gaat in vanaf 1 augustus voor een periode van vier jaar, volgend op verkiezingen die in het voorjaar plaatsvinden. Alle ATP-leden zijn stemgerechtigd. Verkiesbaar is het ATP dat nog ten minste twee jaar in dienst is en een aanstelling heeft van ten minste 80%. We gebruiken de volgende procedure: - Er wordt een alfabetische lijst van de ATP-leden van de Faculteit Letteren opgesteld. Elk ATP-lid mag 2 stemmen uitbrengen. - De telling van de stembrieven gebeurt door het decanaatsecretariaat onder toezicht van de laatst verkozen ATP-vertegenwoordigers.
18
De kandidaat met de meeste stemmen vertegenwoordigt het ATP op de (Sub)Faculteitsraad en op het Faculteitsbestuur. De kandidaat die daarop volgt, vertegenwoordigt het ATP op de (Sub)Faculteitsraad. De kandidaat met het derde meeste stemmen is plaatsvervanger voor beide vertegenwoordigers . Alle ATP-leden worden via mail geïnformeerd over de uitslag van de verkiezingen. De ATP-vertegenwoordigers kunnen aangesproken worden op agendapunten van FB en SFR. Het ATP kan aan de vertegenwoordigers suggesties doen om bepaalde punten aan de agenda toe te voegen.
5. 4. Informatie en communicatie De ATP-leden worden via mail geïnformeerd over specifieke thema's. Waar nodig en gewenst zullen er ATP-vergaderingen georganiseerd worden. We raden elke ATP’er aan de verslagen van de SFR en van het FB grondig te lezen.
19
Hoofdstuk VI. De diensten 6. 1. De administratief coördinatoren van de onderzoekseenheden De administratief coördinator van de onderzoekseenheid is verantwoordelijk voor de administratie van de onderzoekseenheid. Hij/zij is contactpersoon voor ZAP en ABAP, staat in voor een eerste basisadministratie rond de personeelsdossiers, biedt ondersteuning in congresadministratie, biedt info aan doctorandi m.b.t. procedure, opleiding en verdediging van het doctoraat en doet de administratie voor de doctoraatsopleiding en -verdediging. Hij/zij beheert het computerbestand, databases, alle materialen, de lokalen en is een logistieke duizendpoot. Daarnaast kan je er ook terecht voor postzegels. Elke onderzoekseenheid heeft een secretariaat : - OE Taalkunde: Sylvia Lescrauwaet, elke voormiddag, lokaal 02.17, tel. 25030 - OE Literatuurwetenschap: Mia Hamels, niet op vrijdag, lokaal 03.14, tel. 25041 - OE AKM: Veerle Hompes, niet op vrijdag, lokaal 04.13, tel. 25050 - OE Geschiedenis: Liesl Dewindt, elke voormiddag lokaal 05.29, tel. 25060 - OE Taal- en regiostudies: Choumicha Ridouani, elke voormiddag, lokaal 07.03, tel. 24931 - OE Vertaalwetenschap: Steven Dewallens, elke vrijdag, Babelhuis
6. 2. Het decanaat De decaan van de faculteit, prof. dr. L. Draye, kan je bereiken op het decanaat (00.08). Wil je een afspraak maken, dan doe je dat best via het decanaatsecretariaat. Vicedecaan onderwijs is prof. dr. J. Verberckmoes (lokaal 00.06). Hij is verantwoordelijk voor onderwijsaangelegenheden. Vicedecaan onderzoek is prof. dr. O. de Graef (lokaal 04.19). Hij is verantwoordelijk voor onderzoeksaangelegenheden. Vicedecaan internationalisering is prof. dr. B. Van Den Bossche (lokaal 03.04). Hij is verantwoordelijk voor internationaliseringsaangelegenheden. Administratief directeur is M. Borremans (lokaal 00.05). Zij is verantwoordelijk voor het administratief, financieel en materieel beheer van de faculteit.
6. 3. Decanaatsecretariaat (Greet Danckaerts/Nele Nijs/Isabelle Aerts) Openingsuren: 9.00 u. tot 12.15 u., 13.30 u. tot 16.30 u. Lokaal 00.10 Op het decanaatsecretariaat kan je terecht voor het administratieve deel van personeelsgebonden materies. Bij hen dien je o.a. aanvragen in voor vrijwillig medewerker, plaatsvervanger … Het secretariaat zorgt ook voor de administratieve verwerking van de doctoraten in SAP (vb. aanvragen tot promoveren). Daarnaast beheert het de agenda van de decaan.
6. 4. De receptie (Yolanda Geeraerts, Nicole Putteman, Marie-Louise Stroobants) Openingsuren : 8.30-12.00, 13.30-16.30 Hier kan je terecht voor: Algemene info en wegwijs in de faculteit, parkeerkaarten, dienstfietsen, sleutelbeheer, koffiekaarten MSI, kopiekaarten, bordstiften, verloren voorwerpen, reservatie van lokalen en didactisch materiaal, ...
6. 5. Het onderwijssecretariaat (Nele Bosmans, Jeroen Delvael, Inne Dens, Sarah Holsbeke, Sara Leurs, Ciska Talpe, Elsk Van den Eede) Op het onderwijssecretariaat gebeurt alle verwerking van administratie rond examens, collegeroosters, goedkeuring ISP’s … .
20
Je kan er terecht voor onder meer de toewijzing van lokalen voor colleges, het afhalen van didactische hulpmiddelen (micro's, overhead- en diaprojector ...) na bestelling. Email:
[email protected]
6. 6. Stafmedewerker communicatie De stafmedewerker communicatie (Liesbeth Westhof, lokaal 00.04) staat in voor: - interne communicatie: o personeelsportaal Letteren o facultaire informatie op de website o facultaire beleidsberichten o advies KU Leuven huisstijl - externe communicatie: o coördinatie rekruteringsactviteiten voor abituriënten en zij-instromers (Open Lesweek, SID-in’s, Verderstudeerbeurs, Infodag, Masterinfoavond, Bachelorbeurs) o coördinatie bachelor- en masterbrochures Letteren o coördinatie website, lichtkrant, sociale media
6. 7. Stafmedewerkers onderwijs De stafmedewerkers onderwijs zijn Wim Grevendonk (taal- en letterkunde en taal- en regiostudies; lokaal 00.03) en Ingrid Van Hecke (geschiedenis, AKM en culturele studies; lokaal 00.03). Zij staan in voor curriculumontwikkeling en kwaliteitszorg en bieden ondersteuning aan de vicedecaan onderwijs en de programmadirecteurs, de Didactische commissie en de POC's.
6. 8. Stafmedewerker onderzoek De stafmedewerker onderzoek (Matthias Meirlaen, lokaal 00.04) ondersteunt het onderzoek aan de Faculteit Letteren, incl. de coördinatie van de doctoraatsopleiding. Doctorandi kunnen voor vragen m.b.t. hun doctoraatsopleiding of -examen bij hem terecht. Daarnaast kan je bij hem terecht voor advies en hulp bij aanvragen voor onderzoeksmandaten, beurzen of onderzoeksprojecten.
6. 9. Financiële cel Wil je iets bestellen of aankopen, organiseer je een studiedag, doe je iets waar je beroepshalve geld voor uitgeeft of ontvangt, kom dan eerst even langs bij de medewerkers van de financiële cel (Patricia Beersaerts, Sonja Dekoning, Inge Petré, Gerlinde Van den bosch en Els Dewit). Je vindt ze in lokaal 00.17. 6. 10. IMCO (International Mobility and Cooperation Office) Academic Director : Bart Van Den Bossche
[email protected] Executive Director : Roger Janssens
[email protected] Contact Person Incoming Erasmus Students : Nadine Kerstens
[email protected] Contact Person Outgoing Erasmus Students :Sarah Holsbeke en Hugo Serwy
[email protected] [email protected] Coordinator PECS programme + Contact Person non-European Exchange Students :
21
Annelies Kindt
[email protected] 6.11.Beheerder operationale processen Wim Van Laer is verantwoordelijk voor de praktische ondersteuning van het gebouw. Dit betekent dat hij concreet instaat voor: - Het parking- en lokalenbeheer. - De uitbouw van het VGM beleid (Eip-ploeg, VGM-onthaal, EHBO-posten …) - Hij is het aanspreekpunt voor alle technische problemen en volgt alle werkzaamheden aan de aan Letteren toegewezen gebouwen op. Zijn lokaal bevindt zich aan de receptie van het Erasmushuis. 6.12 Secretariaat SLO Arlet Hendrickx/Ciska Talpe coördineert de administratie van de SLO, behalve de studentgerelateerde onderwijsadministratie. Het secretariaat bevindt zich op de eerste verdieping in de C-vleugel. 6.13 Monitoraat Het monitoraat helpt de studenten bij alle moeilijke stappen in hun studie. Zo focussen ze sterk op de eerstejaarsstudenten. Voor velen is de overgang van het middelbaar naar de universiteit immers niet evident: het is bijvoorbeeld vaak wennen aan de grote hoeveelheden nieuwe leerstof die je op korte tijd moet verwerken. De monitoren maken studenten ook wegwijs in de administratie die een universitaire studie met zich meebrengt en vormen een eerste aanspreekpunt bij alle problemen die ze ondervinden - of ze nu iets met de studie te maken hebben of niet. Ook na het eerste jaar staan de monitoren natuurlijk steeds klaar om studenten hiermee te helpen. Wie zijn de monitoren ? Bachelor geschiedenis: Stijn Ceulemans, Charlotte Verrydt, Tim Juwet en Katrien Philippen Bachelor archeologie: Charlotte Verrydt Bachelor kunstwetenschappen: Brigitte Dekeyzer Bachelor taal- en letterkunde: Melina De Dijn, Mon Torfs, Alexander Vanhulle, Katrien Van Riet Bachelor musicologie: Tim Juwet Bachelor taal- en regiostudies: Rosalinde Aendekerk, Katrien Berger, Charlotte Verrydt Katrien Philippen is het diensthoofd van het monitoraat Letteren. Het monitoraat bevindt zich op de eerste verdieping in de A-vleugel.
Hoofdstuk VII. Het facultair netwerk en de Dienst Informatieverwerking 7. 1. De Dienst Informatieverwerking (DIV) Zie de website http://www.arts.kuleuven.be/div voor de meest recente informatie. De Dienst Informatieverwerking Letteren staat in voor de computerinfrastructuur van de Faculteit Letteren. Daartoe behoren het netwerk in het Erasmushuis en een aantal bijgebouwen, het serverpark en de pc-klassen van de faculteit en het PC-park Letteren. De DIV heeft als opdracht het ondersteunen van het computergebruik in de Faculteit Letteren en draagt de verantwoordelijkheid voor de beveiliging van de integriteit en de privacy van de werkgebonden elektronische data van de personeelsleden Letteren. De DIV geeft enkel service aan personeelsleden die opgenomen zijn in de ‘Wie is Wie’ KU Leuven. Wie zichzelf niet terugvindt in de ‘Wie-is-wie’, moet eerst contact opnemen met het Decanaat Letteren om zijn/haar personeelsregistratie in orde te brengen. De DIV voorziet in netwerkbeheer, systeembeheer en eindgebruikersondersteuning. Daarnaast beheert de DIV de websites van de faculteit en geeft de dienst advies bij aankoop van computermateriaal en het gebruik van databanken voor wetenschappelijk onderzoek. De DIV richt zich voornamelijk op de eerste laag van de informatica: de bekabeling, het netwerk, de servers, de PC, de printers en randapparaten. De DIV zorgt ervoor dat een personeelslid zich op het werk kan aansluiten op het netwerk, dat hij/zij standaard kantoortoepassingen kan gebruiken, zijn/haar e-mail kan lezen en toegang heeft tot de administratieve toepassingen waarvoor hij/zij geautoriseerd is. De DIV beveiligt en beschermt ook de gegevens van de personeelsleden Letteren. De DIV geeft géén ondersteuning bij het gebruik zelf van die toepassingen. De DIV geeft ook IT-ondersteuning bij congressen.
7. 2. Personeel Fred Truyen Ivo Jossart Matthias Mallaerts Philippe Lecomte Bruno Vandermeulen Erika Scheltens Hans Coppens Eliane Mahy
Diensthoofd (Websites en databanken) Netwerkbeheerder (Systeembeheer en beveiliging) Adjunct netwerkbeheerder (Helpdesk en pc-klassen) Helpdeskmedewerker Digitaal Lab Ondersteuning Digitaal Lab Beheer Drupal-farm Tekenares
7. 3. Praktische Info U kan de leden van het team bereiken via - de balie van de helpdesk o op maandag en woensdag van 9.00-12.00 uur en van 14.00-16.00 uur o op dinsdag, donderdag en vrijdag van 9.00-12.00 uur - Via
[email protected]. Antwoord volgt tijdens de kantooruren - Via telefoon op 325007 van 9.00-12.00 en van 14.00-16.00 uur - Via het noodnummer en enkel bij zeer dringende gevallen en zware problemen : 72989 Zie ook op http://www.arts.kuleuven.be/home/div/nieuws/openingsuren.
23
Hoofdstuk VIII. De faculteitsbibliotheek en -mediatheek Zie https://bib.kuleuven.be/lbib Erasmushuis, Blijde Inkomststraat 21, B-3000 Leuven tel. 24900, fax 25025 Bibliothecaris: dr. Demmy Verbeke (
[email protected], lokaal 01.51, tel. 24788) De bibliotheek bestaat uit zes departementsbibliotheken en een tijdschriftenzaal. De toegang is op de gelijkvloers verdieping; daar is tevens de uitleenbalie. Voor openingsuren, informatie over de collectie, en een overzicht van de verschillende informatiespecialisten en bibliotheekmedewerkers, zie de website van de bibliotheek.
IX. Interessante afkortingen AAP ABAP ALO AP AR ATP AV
AVL Ba BAMA/BaMa BAP BCAVL BOF CvB CWIS DIR DIV DOC DSA DTO ECTS EIP ER Erasmus EVA EVC
EVK
FLOF FOOC FR FWO GeBu HOR IBL
Assisterend Academisch Personeel Assisterend en Bijzonder Academisch personeel Academische LerarenOpleiding. Academisch personeel, verzamelnaam voor AAP, ZAP en BAP Academische Raad Administratief en Technisch Personeel. Algemene Vergadering van LOKO, het hoogste orgaan van LOKO waarin de kringvertegenwoordigers van alle faculteitskringen (en soms de hogeschool kringen van de KHLeuven) zetelen. Academisch Vormingsinstituut voor Leraren, organiseert de ALO, studenteninspraak via LOKO. Bachelor Bachelor Master Bijzonder Academisch Personeel, onderzoekers gefinancierd door een of ander wetenschappelijk fonds Bestuurscomité van het Academisch Vormingsinstituut voor Leraren. Bijzonder OnderzoeksFonds College van Bestuur: het dagelijkse bestuur van de universiteit. Nu vervangen door GeBu Campus Wide Information System Dienst Internationale Relaties Dienst Informatieverwerking Dienst Onderzoekscoördinatie Dienst StudieAdvies Databank Tertiair Onderwijs European Credit point Transfer System. Eerste Interventieploeg ExamenReglement EuRopean Action Scheme for the Mobility of University Students, Europees uitwisselingsprogramma. EValuatieActiviteit Eerder Verworven Competentie. Dit zijn eerder verworven vaardigheden die niet door een studiebewijs bekrachtigd zijn, waardoor men in een opleiding vrijstellingen kan krijgen. Eerder Verworven Kwalificatie. Dit zijn eerder verworven kwalificaties, zijnde elk binnenlands of buitenlands studiebewijs dat aangeeft dat een formeel leertraject, al dan niet binnen onderwijs, met goed gevolg werd volbracht. Facultair Luik Onderzoeksfonds Facultaire OnderwijsOndersteuningsCel FaculteitsRaad Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek- Vlaanderen Gemeenschappelijk Bureau van zowel de AR als de RvB maar is hernoemd tot College van Bestuur (CvB) HogerOnderwijsRegister Interbibliothecair leenverkeer
25
ICT
Informatie en Communicatie Technologieëen, gemeenzaam gebruikt om het aanwenden van computers, webtoepassingen, multimedia... in het onderwijs aan te duiden. ICTO Informatie- en CommunicatieTechnologie in het Onderwijs IER Individueel ExamenRooster IKZ Interne KwaliteitsZorg Ima Initiële Master IMBEZE! IMplementatie van BEgeleide Zelfstudie IMCO International Mobility and Cooperation Office ISP Individueel StudieProgramma (Wanneer een student zich (her)inschrijft kan hij/zij via KU Loket een voorstel voor het individueel studieprogramma samenstellen.) IWT Instituut voor de aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie LERU League of European Research-intensive Universities LOKO Leuvense Overkoepelende Kring Organisatie, de representatieve studentenkoepel te Leuven. LUDIT Leuvens Universitair Dienstencentrum voor Informatica en Telematica. Ma Master ManaMa/MNM Master na Master NVAO Nederlands Vlaams AccreditatieOrganisatie: Accrediteren de verschillende opleidingen. OE Onderzoekseenheid OER Onderwijs- en Examenreglement OOI-projecten Onderwijsgerichte Ontwikkelings- en Implementatieprojecten, projecten uitgaande van de KU Leuven, met als bedoeling fondsen vrij te maken voor onderwijsinnovatie. OI-projecten OnderwijsInnovatieprojecten OLA OnderwijsLeerActiviteit OMT OnderwijsManagementTeam OOP OnderwijsOntwikkelingsPlan OPO OPleidingsOnderdeel, wat vóor de flexibilisering een vak werd genoemd. OR Onderwijsreglement (onderdeel van OER) OWR OnderWijsRaad: adviserende functie naar de AR toe, studenteninspraak via LOKO. Pg/PGO Postgraduaat/PostGraduaatOpleiding PIM Post initiële Master POC Permanente Onderwijs Commissie. RVA Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening RvB Raad van Bestuur van de KU Leuven, studenteninspraak via LOKO. RvS Raad voor Studentenvoorzieningen, studenteninspraak via LOKO. SAP Standard Application software for real-time Processing. Hierin kan men o.a. ook de lonen van de proffen vinden. SCH/SP SCHakelprogramma SEMEX SEMesterEXamensysteem SES Semester ExamenSysteem SFR SubFaculteitsRaad SLO Specifieke lerarenopleiding
26
StAL STB sp. TOLEDO VAPL VLIR VLHORA VLOR VLUHR VOORB/VP VTE VVS VWCH ZAP ZER
Studentenraad Associatie Leuven. Ook LOKO maakt deel uit van de StAL. Studietrajectbegeleiding studiepunt TOetsen en LEren Didactisch Ondersteunen Vereniging Academisch Personeel Leuven Vlaamse Interuniversitaire Raad waarin de rectoren van de Vlaamse universiteiten zetelen. VLaamse HOgescholenRAad VLaamse OnderwijsRaad, ongeveer dezelfde functie als de OWR heeft binnen de KU Leuven, maar op Vlaams niveau. Vlaamse Universiteit- en HogescholenRaad Voorbereidingsprogramma VolTijdse Equivalenten Vlaamse vereniging van studenten Vaste Werkgroep CurriculumHervorming Zelfstandig Academisch Personeel ZelfEvaluatieRapport
