Toelichting bij planning project Wabo mei 2009 I 1-loket (De gemeente is het loket voor het geven van informatie en het ontvangen van de aanvragen omgevingsvergunning.) 1. Aansluiting op Omgevingsloket online (OLO): a. Voorbereiding: Vanaf april 2009 start aansluitfase 2 (wordt door Senternovem namens VROM opgepakt) voor de provincie Noord-Brabant. In het OLO moeten we dan zaken aangeven als: wel/geen statusinformatie vergunning op OLO, e-postbus gemeente voor de omgevingsvergunning enz. Dit moet voorbereid worden. b. Fase 2 aansluiting: Het daadwerkelijk vullen van OLO met de gevraagde informatie. c. Testen en aanpassen: Na aansluitfase 2 kan het landelijke aanvraagformulier getest worden, kan gewerkt worden met de Activiteiten- en Gebruiksmodule e.d. Het gaat hier om het intern testen, oefenen en dergelijke. Eventuele knelpunten e.d. kunnen doorgegeven worden aan Senternovem. d. Fase 3 aansluiting: Dit betreft het gehele wabo-deel. Vanaf dat moment kan echt met het OLO gewerkt gaan worden. 2. Communicatie-activiteit: beschikbaarheid voorlichtingsmateriaal: Vóór de inwerkingtreding van de Wabo zal er voorlichting moeten worden gegeven over de Wabo. Verder moet er per 1 januari 2010 en daarna voorlichtingsmateriaal voorhanden zijn. Uit het communicatieplan voor de Wabo blijkt dat dit gerealiseerd wordt via Intranet (vraag/antwoord), Internet (vraag/antwoord), een insert in ’t Carillon, het ontsluiten van voorlichtingsmateriaal van het rijk over de Wabo en via het aanpassen van de productencatalogus. Het voorlichtingsmateriaal moet in het laatste kwartaal van 2009 beschikbaar zijn. Na 1 januari 2010 moet het voorlichtingsmateriaal regelmatig worden geactualiseerd. Het actualiseren van de productencatalogus valt onder de reguliere werkzaamheden (dus niet het project). Aanpassing hiervan moet echter wel vóór 1 januari 2010 plaatsvinden. Deze werkzaamheden moeten daarom wel ingepland worden. 3. Frontoffice voor andere overheden: De gemeente vormt ook de frontoffice voor provincie (indien bevoegd gezag). Verder zullen er afspraken moeten worden gemaakt met de provincie, in het geval provincie bevoegd gezag is of adviesrecht heeft. De provincie wil hiertoe per gemeente een overeenkomst afsluiten. Daarnaast moet de gemeente ook werkafspraken maken met het waterschap voor de indirecte lozingen (dit deel gaat van waterschap naar gemeente). 4. ICT-randvoorwaarden (zie bij hardware en software). II 1 vergunning (De gemeente moet a.h.v. 1 aanvraag 1 procedure doorlopen en 1 vergunning verlenen, de omgevingsvergunning. Dit betekent afstemming, stroomlijning, samenwerking ofwel een andere werkwijze binnen de gemeentelijke organisatie.) 1. Wabo-werkproces: a. De hoofdstappen voor het wabo-werkproces evenals een groot deel van de invulling hiervan zijn reeds gereed. Gebleken is dat de ambitie van de organisatie, de raad en de burgers en bedrijven overeenkomen: insteek is de dienstverlening (realiseren via 1 aanspreekpunt, vooroverleg, goede communicatie over de procedure met stappen en termijnen, goede informatie over de indieningsvereisten en terugkoppeling tijdens het vergunningenproces). Deze
1
ambitie is vooralsnog de insteek van het wabo-werkproces. De invulling van het werkproces met afspraken en termijnen moet nu afgerond worden. b. Stroomlijnen vooroverleg: Het vooroverleg voor milieuvergunningen is nu anders dan bij bouwvergunningen en RO-procedures. Omdat we straks te maken hebben met één omgevingsvergunning, zal dit gestroomlijnd moeten worden. c. Rolbeschrijvingen met taken, bevoegdheden en competenties: In het werkproces zijn er diverse rollen, zoals coördinator, adviseur, frontofficemedewerker enzovoort. Voor al deze rollen moeten de taken, bevoegdheden en competenties beschreven worden. Dit zal in samenwerking met P&O moeten gebeuren. d. Personele en financiële gevolgen: Van het wabo-werkproces zullen de personele en financiële gevolgen worden ingeschat. e. Scenario’s: Als blijkt dat er grote personele en financiële gevolgen te verwachten zijn als gevolg van het wabo-werkproces, dan zullen er alternatieven worden bedacht. f. Communicatie-activiteit: Draagvlak is bij de invoering van de Wabo van groot belang. Daarom worden de resultaten van a tot en met e besproken met de klankbordgroep, het MT en B&W. g. Besluitvorming over ambitie, wabowerkproces en eventuele personele en financiële gevolgen (door MT, B&W en raad). h. Toewijzen rollen en opleidingen: Het MT zal aan de hand van de rolbeschrijvingen moeten bepalen welke medewerkers welke rol krijgen. Tevens zal er een opleidingsplan opgesteld moeten worden voor de medewerkers, waarvoor dit nodig is. i. Communicatie-activiteit: expertmeetings frontoffice en backoffice: Voor het verkrijgen van draagvlak voor de nieuwe werkwijze worden er enkele bijeenkomsten gehouden voor medewerkers Publiekszaken, vergunningverleners, handhavers en juristen. j. Communicatie-activiteit: informeren burgers en bedrijven: De bedrijven en burgers, die ook voor het behoefte-onderzoek zijn benaderd, worden geïnformeerd over het nieuwe proces. Met name zal ingegaan worden op de door hun aangedragen punten. k. Wabo-opleiding VROM: VROM gaat vanaf medio 2009 een aantal wabo-opleidingen verzorgen. Dit betreft meer algemene opleidingen. Het is de bedoeling dat een groot deel van de betrokken medewerkers binnen de organisatie bij de Wabo deze opleiding gaat volgen. 2. Wabo-werkproces juridisch en handhaving: Het wabo-werkproces zal afgestemd moeten worden op de afspraken die in het kader van de handhaving zijn/worden gemaakt. Daarnaast zal er een subproces ontwikkeld moeten worden voor de juridische werkzaamheden: bezwaar/beroep in het kader van de omgevingsvergunning. Deze stap wordt meegenomen met het werkproces. 3. Horizontale en verticale afstemming: Het gaat hier om de afstemming van de situatie (milieu op bouwen, RO op milieu e.d.) en om de afstemming van voorschriften (geen tegenstrijdige voorschriften). Waar bij de afstemming op moet worden gelet, is reeds in beeld gebracht. Alleen de inbedding hiervan in het werkproces moet nog gebeuren. 4. Standaarddocumenten: Hierbij moet gedacht worden aan standaardbrieven in het kader van de vergunningverlening (ontvangst, ontvankelijkheid e.d.), de handhaving (waarschuwingsbrief, voornemen, sanctiebeschikking) en dergelijke. Er zijn al standaardbrieven. Deze brieven worden bekeken, aangepast en geïntegreerd. Daarnaast is het de bedoeling dat er een standaard lay out wordt ontwikkeld voor de
2
beschikking op de aanvraag om een omgevingsvergunning. Er moet namelijk een geïntegreerde vergunning worden afgegeven. Het is dus niet de bedoeling dat een milieubeschikking, een bouwbeschikking en dergelijke aan elkaar geniet worden en dat dat dan de omgevingsvergunning is. III Geactualiseerde regelgeving, mandaatregeling en beleidsdocumenten (Het gaat hier om de aanpassing van gemeentelijke verordeningen, de mandaatregeling en beleidsdocumenten (zoals het nieuwe welstandsbeleid, deregulering enz.). De actualisatie van beleidsdocumenten leveren wel voordelen op voor het wabo-werkproces, maar vallen buiten het project. De actualisatie hoeft dan ook niet per 1 januari 2010 gereed te zijn.) 1. Actualisatie legesverordening: Buiten tekstuele aanpassingen aan de Wabo, moeten ook de leges en vergoedingen van en aan de provincie aangepast worden aan de Wabo. Deze aanpassing moet vóór 1 januari 2010 vastgesteld zijn. Er komt een modelverordening van de VNG. Met het aanpassen wordt hierop gewacht. Tevens komen er afspraken met de provincie over vergoedingen. Daarna kan pas daadwerkelijk overgegaan worden tot aanpassing van de legesverordening. Vaststelling kan pas in het laatste kwartaal van 2009 plaatsvinden (rond de inwerkingtreding van de Wabo). 2. Actualisatie overige gemeentelijke verordeningen: De verordeningen, die aangepast moeten worden op de Wabo zijn reeds geïnventariseerd. Met de aanpassing van deze verordeningen wordt gewacht op de modelverordeningen van de VNG. Vaststelling van de aangepaste verordeningen kan pas in het laatste kwartaal van 2009 plaatsvinden. Het gaat hier feitelijk om regulier werk. Verordeningen moeten namelijk altijd aangepast worden aan wijzigingen in of nieuwe hogere wet- en regelgeving. Desondanks moeten de verordeningen wel voor de inwerkingtreding van de Wabo zijn aangepast, hetgeen betekent dat dit reguliere werk wel in 2009 moet worden ingepland. 3. Actualisatie van de mandaatregeling: Op dit moment is hiermee gestart. Tevens wordt de nieuwe mandaatregeling wabo-proof gemaakt. Hierbij moet met name een oplossing worden gevonden voor afdelingsoverstijgende omgevingsvergunningen. Ook deze activiteit behoort tot de reguliere werkzaamheden, maar moet wel vóór 1 januari 2010 zijn afgerond. IV 1 Handhaving (Ook de handhaving moet wabo-proof zijn ofwel voldoen aan de kwaliteitscriteria handhaving uit het Besluit Omgevingsrecht. De gemeente Drimmelen heeft het voordeel dat zij reeds een integraal handhavingsteam heeft en de professionalisering van de handhaving destijds voor alle wabo-onderdelen heeft doorlopen.) 1. Nulmeting: Aan de hand van de verrichte audit door de provincie en een vragenlijst van SRE Milieudienst is gestart met het verrichten van een nulmeting. Deze is nagenoeg afgerond. 2. Verbeterplan: Aan de hand van de resultaten van de nulmeting is er een verbeterplan opgesteld, waarin acties zijn opgenomen die doorlopen moeten worden om de handhaving wabo-proof te maken. 3. Uitvoeren verbeterplan (spreekt voor zich). V Harware en software ten behoeve van de Wabo (Een inventarisatie van de huidige hard- en software is reeds gemaakt. Tevens is mede aan de hand van de hoofdopzet van het wabo-werkproces een programma van eisen opgesteld. Goede ICT-ondersteuning is, naast het wabowerkproces een kritische succesfactor voor het succesvol invoeren van de Wabo in de gemeente Drimmelen.)
3
1. Aanschaf hard- en software: a. Offertesfase: Deze fase is reeds gestart. Hierbij vindt ondersteuning van het inkoopbureau plaats. b. Gunningsfase: Zodra er een positief besluit van de raad ligt omtrent de benodigde financiële middelen, zal opdracht kunnen worden verstrekt aan de gekozen leveranciers. 2. Implementatie software: a. Overleg, inrichting e.d.: Het gaat hier om het treffen van voorbereidingen voor de installatie van het nieuwe vergunningensysteem. b. Conversie Provas en Cebes: Het is de bedoeling dat hiermee gestart wordt in het laatste kwartaal van 2009. Streven is de conversie in het eerste kwartaal van 2010 afgerond te hebben. c. Wegwerken achterstanden en conversie Stramis: Stramis is een sterk verouderd vergunningensysteem. Ofwel er is sprake van achterstallig onderhoud. Dit wordt niet veroorzaakt door de Wabo, maar de achterstand moet wel weggewerkt worden om straks wabo-proof te zijn. Het overzetten moet handmatig gebeuren (door het ophalen van de milieudossiers en het vullen van het nieuwe systeem). Dit kost heel veel tijd. Daarom worden in het laatste kwartaal van 2009 en het eerste kwartaal van 2010 alleen die inrichtingen overgezet naar het nieuwe systeem, die in 2010 gecontroleerd worden. Dit zal door een extern bureau moeten gebeuren omdat binnen het cluster milieu onvoldoende capaciteit aanwezig is. In de loop van 2010 en in 2011 worden de overige inrichtingen overgezet naar het nieuwe systeem. d. Koppeling met andere systemen zoals BAG en Corsa. e. Instructie gebruik aan vergunningverleners, juridisch medewerkers, handhavers en frontoffice-medewerkers (incl.receptie). 3. Implementatie hardware (aanschaf, installatie en uitleg gebruik). VI Uitvoeren communicatieplan (Betreft de communicatie-activiteiten, die niet reeds bij de andere producten zijn genoemd.) 1. Voorlichting, communicatie en draagvlak: a. Intranet: Maandelijks wordt de informatie over het project op intranet aangepast. b. Internet: Ook de informatie over het project op internet wordt regelmatig aangepast. Deze activiteit loopt het hele jaar door. c. Wabo-werkt!-meeting: Op 12 februari jl. is de eerste meeting geweest. Voor deze meeting worden alle medewerkers, die ook maar enigszins met de Wabo te maken gaan krijgen, de betrokken MT-leden en de portefeuillehouder van het project Wabo uitgenodigd. De gemeentesecretaris is voorzitter van de meeting. Tijdens deze meeting is het de bedoeling kort terug te blikken op wat is gedaan, vooruit te blikken en om bepaalde onderdelen van de Wabo toe te lichten. Verder staat het geven en ontvangen van feedback centraal. Het is de bedoeling nog ca. 3 meetings (eventueel samen met een werklunch) te organiseren. d. Persinterviews: Interview over de invoering en inwerkingtreding van de Wabo door de portefeuillehouder. 2. Overleggen (voortgang project): a. Voortgangsrapportages MT, coördinatieteam (B&W) en raad via memo’s, B&Wnota’s en raadsbrieven. Dit wordt wel zo praktisch mogelijk ingestoken.
4
b. Overleg projectleider met afdelingshoofd Grondgebied: Deze vindt tweewekelijks plaats. Zo nu en dan schuift het afdelingshoofd Publiekszaken i.k.v. de regiegroep e-dienstverlening aan bij dit overleg. c. Overleg projectleider met MT: Het is de bedoeling maandelijks de Wabo op de MT-agenda te zetten, zodat het MT op de hoogte blijft van de voortgang. Dit kan de ene keer zijn met een korte memo en de andere keer met een korte toelichting door de projectleider. d. Coördinatieteam: Op de hoogte houden van B&W van de voortgang met betrekking tot het project. e. Klankbordgroep: De voormalige projectgroep fungeert in deze fase als klankbordgroep. f. Overleg projectleider met portefeuillehouder over voortgang. g. Afstemmingsoverleg: Dit is het overleg tussen de trekkers van de verschillende werkgroepen (en uiteraard met de projectleider). h. Werkgroepoverleggen (spreekt voor zich). VII Overig 1. Afstemming met andere projecten zoals BAG, werkprocessen. 2. Proefdraaien: Het is de bedoeling vanaf september 2009 te gaan proefdraaien met het nieuwe werkproces. Er kan nog niet worden proefgedraaid met het nieuwe vergunningensysteem. Ten behoeve van het proefdraaien zal daarom de landelijke voorziening worden gebruikt. 3. Evaluatie, monitoring, bijstellen en dergelijke: Aan de hand van het proefdraaien zal bijstelling nodig kunnen blijken te zijn. Daarnaast is het ook de bedoeling om na de inwerkingtreding van de Wabo regelmatig te evalueren hoe het loopt en wanneer nodig zaken bij te stellen. Dit is een structurele activiteit. 4. Overdracht project: Het is de bedoeling het project na de eerste evaluatie en bijstelling af te ronden en over te dragen. Dit is gepland in juni 2010. 5. Aanpassen financiële producten aan de omgevingsvergunning: Nu zijn er aparte producten voor milieuvergunningen, bouwvergunningen en dergelijke. Dit zal aangepast moeten worden aan de omgevingsvergunning. 6. Regionale samenwerking: Dit heeft te maken met de kabinetsvoorstellen inzake de verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening en handhaving (omgevingsdiensten) en de regionale plannen van West-Brabant hierin. Deze activiteit loopt ook nog door in 2010.
5
