Tilburg
Hybride archivering RA Tilburg
Omslagproces van analoog naar digitaal • Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?)
En wat doen we in de tussentijd? • Statusbepaling leidende drager • Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager (digitaal?) - leidende drager (papier?)
1
Tilburg
Statusbepaling leidende drager RA Tilburg
Ontstaan / ontvangen / geboren in: - Gewaarborgde omgeving - Niet gewaarborgde omgeving
Enkel het begrip “digitaal geboren” op zichzelf feitelijk zinloze duiding 2
Tilburg
Statusbepaling leidende drager Gewaarborgde omgeving Analoog Klad / concept Papier leidend creatieomgeving (geen status) A
A
A
RA Tilburg
beheeromgeving (status) Analoge opname in werkproces moment van geboorte
Situatie van laatste 15-20 jaar!!!
A A A
3
Tilburg
Statusbepaling leidende drager Gewaarborgde omgeving Klad / concept
Digitaal
creatieomgeving (geen status) A A
A
RA Tilburg
Digitaal beheeromgeving (status)
opname in werkproces moment van geboorte
opname in RMS Edepot 4
document
Tilburg
Papier is (blijft) leidend ja
Papier nee
Status bepaling
Digitaal
Huidige situatie
*Digitaal geboren
Printen en papier status geven ?
nee
?
RA Tilburg
nee
ja ja
Voldoet aan waarborgen** in overleg met en toetsing door gemeentearchivaris?
ja
Digitaal document rechtsgeldig en leidend
* Alle documenten die op de PC zijn opgemaakt zijn in principe digitaal geboren. Dit is feitelijk al vanaf begin jaren ’90 een gegeven, maar hebben nooit status gekregen omdat waarborgen ontbraken.
** Artikel 7 Archiefwet 1995, Archiefregeling, NEN ISO 15489, NEN 2082, NEN 2083 (metadata)
5
document
Tilburg
Papier is (blijft) leidend ja
Papier nee
Status bepaling
Digitaal
Huidige situatie
*Digitaal geboren
* Alle documenten die op de PC zijn opgemaakt zijn in principe digitaal geboren. Dit is feitelijk al vanaf begin jaren ’90 een gegeven, maar hebben nooit status gekregen omdat waarborgen ontbraken.
** Artikel 7 Archiefwet 1995, Archiefregeling, NEN ISO 15489, NEN 2082, NEN 2083 (metadata)
Printen en papier status geven ?
?
RA Tilburg
nee
ja
vervanging
nee
Voldoet aan waarborgen** in overleg met en toetsing door gemeentearchivaris?
ja
nee
gescand werk- c.q. kopie-exemplaar van origineel papier ex?
Digitaal document rechtsgeldig en leidend
ja
ja
ja
Permanent te bewaren
ja
Nee (V op termijn) Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen**
Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen**, mét machtiging van GS de Provinciale Archiefinspecteur gehoord
Alleen de groene vakken geven digitale documenten een voldoende rechtsgeldige status
6
document
Tilburg
Papier is (blijft) leidend ja
Papier nee
Status bepaling
Digitaal
** Artikel 7 Archiefwet 1995, Archiefregeling, NEN ISO 15489, NEN 2082, NEN 2083 (metadata)
vervanging
nee
?
RA Tilburg
nee
ja
*Digitaal geboren * Alle documenten die op de PC zijn opgemaakt zijn in principe digitaal geboren. Dit is feitelijk al vanaf begin jaren ’90 een gegeven, maar hebben nooit status gekregen omdat waarborgen ontbraken.
Printen en papier status geven ?
Voldoet aan waarborgen** in overleg met en toetsing door gemeentearchivaris?
ja
nee
gescand werk- c.q. kopie-exemplaar van origineel papier ex?
Digitaal document rechtsgeldig en leidend
ja
ja
ja
Permanent te bewaren
ja
Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen** (Vervallen specifiek toezicht)
Toekomst?
Nee (V op termijn) Opmaken Handboek digitalisering met toetsing gemeentearchivaris op waarborgen**
Alleen de groene vakken geven digitale documenten een voldoende rechtsgeldige status
7
Tilburg
Statusbepaling leidende drager RA Tilburg
Mogelijk uitgangspunt, booleaans principe van geboortebeginsel? drager
duurzaamheid
authenticiteit
Formeel moment van geboorte?
8
Tilburg
Vormen van hybride archivering RA Tilburg
A. Gescheiden hybride archivering B. Vermengde hybride archivering C. Schaduw hybride archivering
9
A. Gescheiden hybride archivering Tilburg
Volledig digitaal
óf
RA Tilburg
Volledig analoog A
D
D
A
D
A
Volledig dossier digitaal
Volledig dossier analoog
Werkproces /dossier /zaak is óf geheel digitaal, of geheel analoog
10
B1.Vermengde hybride archivering Tilburg
digitaal: uitgaande / intern D
analoog: inkomend
RA Tilburg
A
D
D
A A
samen volledig dossier
Volledig dossier
Digitale en analoge documenten vormen samen volledig werkproces / dossier
11
B2.Vermengde hybride archivering Tilburg
Digitaal D
én
Analoog
RA Tilburg
A
D
D
A A
Huidige WABO situatie! Tenzij……..
Volledig dossier
Digitale en analoge documenten vormen samen volledig werkproces / dossier
12
C. Schaduw hybride archivering Tilburg
Volledig digitaal 1
en
RA Tilburg
Volledig analoog 2 Beoordeling / toets
2
1 Aanvraag 3 besluit
3
1 aanvraag 2 Beoordeling / toets
Volledig dossier digitaal
Besluit (Volledig dossier analoog)
Werkproces /dossier /zaak zowel digitaal als analoog “volledig”
13
Tilburg
Ordening digitaal schaduwarchief RA Tilburg
• Digitaal werken alleen mogelijk met behoud van samenhang binnen dossierstructuur en deze dossiers vervolgens weer opgenomen in ordeningsstructuur (art. 18 AR) • Digitale procesdocumenten moeten zich 1:1 verhouden met papieren documenten, al dan niet numeriek geordend • Behouden van unieke relatie met vindplaats van leidende papieren drager • Digitale versie heeft status van kopie/representant van papieren rechtsgeldige versie
• Voorzie ook de digitale documenten/dossiers bij registratie van vernietigingsfunctionaliteit, achteraf ondoenlijk 14
Tilburg
Ordening leidende drager/archief RA Tilburg
• Maak onderscheid tussen vernietigbare en te bewaren documenten • Voorkom doorlopende numerieke plaatsing zonder periodieke afbakening • Numerieke ordening binnen meerjarige blokken maakt vernietiging uitvoerbaar
15
Tilburg
Ordening leidende drager/archief Numerieke ordening:
RA Tilburg
• Individuele documenten numeriek V-5 jaar
V-10 jaar V-15 jaar V-na vervallen belang?
• Dossiers numeriek
16
Tilburg
Extra complexiteit bij te bewaren documenten
RA Tilburg
• Handboek vervanging moet vooraf worden toegepast • Ook dan machtiging substitutie achteraf niet mogelijk (vooralsnog?) • In deze context is het behouden van fysieke dossierstructuur onvermijdbaar, overdracht numerieke documentordening niet wenselijk 17
Tilburg
Positie DIV (meerwaarde) RA Tilburg
• Krachtige signaleringsfunctie (samen met IT-afd.) om bestuur en management (proceseigenaar) te wijzen op risico’s bij onduidelijke statusbepaling. Maar maak het niet tot een DIV probleem • DIV alleen verantwoordelijk voor uitvoering en regie, mits bestuur en management heldere status heeft vastgesteld en DIV heeft voorzien van voldoende mensen, middelen, en last but not least regiepositie!!
18
Tilburg
Regiehouding DIV tov andere kennisvelden
RA Tilburg
• Vraag en formuleer vanuit archivistische kaders en randvoorwaarden in relatie tot belang bedrijfsvoering en –risico’s. • Laat andere kennisvelden vanuit hun expertise oplossingsgerichte aandeel leveren • Essentiële archivistische concepten blijven krachtige grondkaders. 19
Tilburg
Positie inspectie
Welke insteek wordt leidend?
RA Tilburg
• Helder standpunt innemen en formeel op risico’s wijzen. Zo blijft zichtbaar wanneer bestuur afwijkt van advies (taakverwaarlozing?) • Besluiteloosheid zorgdrager gedogen en maar zien waar het schip strandt? Inspectie dan mede verantwoordelijk? • Generaal pardon bij overdracht? Mits op dat moment documenten/dossiers in geborgde digitale omgeving worden opgenomen? En zoniet, wat dan? • Zijn eisen en normen wel onderhandelbaar? 20
