HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE
VERSIE OKTOBER 2014
Artikel 1 Algemeen 1.1 De vereniging genaamd Handbalvereniging Beertje, hierna te noemen "de vereniging" is bij notariële akte opgericht op 17 oktober 1990 en is gevestigd te Utrecht. 1.2 De vereniging is een studentensportvereniging 1.3 De vereniging kent verschillende mogelijkheden tot lidmaatschap, namelijk trainingslid, competitielid en Vriend van Beertje. 1.4 De vereniging heeft een samenwerkingsverband met HMS/Achilles. De competitieteams van de vereniging spelen onder de naam HMS/Achilles. Er wordt gestreefd naar een zo optimaal mogelijke samenwerking met deze vereniging. 1.5 De vereniging maakt gebruik van de faciliteiten van Sportcentrum Olympos 1.6 Op iedere plaats in het reglement dient men voor “hij” te lezen “hij/zij”, en voor zijn “zijn/haar”.
Artikel 2 Lidmaatschap Aanmelding lidmaatschap 2.1 Wie lid van de vereniging wil worden, moet zich daarvoor schriftelijk opgeven bij het bestuur van de vereniging. 2.2 Over het toelaten van een lid beslist het bestuur. Mocht dit leiden tot een afwijzing door het bestuur, dan wordt hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan de aanvrager. Indien het niet toegelaten lid dit verzoekt, zal de afwijzende beslissing aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd. 2.3 In aanmerking komen voor lidmaatschap is alleen mogelijk als de aanvrager op het moment van eerste aanmelding als student staat ingeschreven bij een hogeschool of universiteit. 2.4 Ieder lid moet in het bezit zijn van een geldige Olympos sportkaart. Deze kaart moet ieder jaar worden verlengd. Indien hier niet aan wordt voldaan, volgt een boete die aan de vereniging betaald dient te worden volgens lid 15.4. Het lidmaatschap 2.5 Een lid dient tijdig alle formaliteiten en verplichtingen ten aanzien van de Sportraad, Olympos en de vereniging te vervullen. Einde lidmaatschap 2.6 Als een lid zijn lidmaatschap wil beëindigen, moet hij dat schriftelijk en uiterlijk 1 juli doorgeven aan het bestuur. Dit geldt niet voor competitieleden, zie lid 12.2. Vriend van Beertje 2.7 Een Vriend van Beertje mag deelnemen aan zeven trainingen per jaar 2.8 Een Vriend van Beertje mag deelnemen aan activiteiten en toernooien en ontvangt de maandelijkse nieuwsbrief 2.9 Een Vriend van Beertje is geoorloofd aanwezig te zijn bij de Algemene Ledenvergadering (ALV), maar heeft geen stemrecht 2.10 Een Vriend van Beertje dient een jaarlijks door het bestuur vastgesteld bedrag aan de vereniging te betalen Artikel 3 Donateurs 3.1 Donateurs van de vereniging zijn natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bereid hebben verklaard elk jaar een geldelijke bijdrage aan de vereniging te geven; de algemene vergadering zal elk jaar de minimale hoogte van die bijdrage vaststellen. Artikel 4 Rechten en plichten van leden 4.1 Bij toetreding als lid ontvangen zij een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement. 1
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE 4.2 4.3 4.4
4.5 4.6 4.7
VERSIE OKTOBER 2014
Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen, toernooien en activiteiten. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is verplicht dit zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun contactgegevens. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen Ze hebben de plicht bij afwezigheid van training of wedstrijd zich af te melden bij het bestuur, tenzij anders bepaald in overleg met het bestuur.
Contributie 4.8 De leden moeten elk verenigingsjaar een door de algemene leden vergadering (ALV) vastgestelde contributie betalen. 4.9 Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus. 4.10 De leden worden in verschillende categorieën ingedeeld, die een verschillende contributie betalen. De contributie per categorie wordt vastgesteld bij de ALV. 4.11 De contributie wordt betaald middels automatische incasso. Hiervoor dient elk lid een doorlopend machtigingsformulier in te vullen. 4.12 Er kan betaald worden in één termijn of twee termijnen. Bij betaling in één termijn wordt de gehele contributie rond 1 oktober geïncasseerd. Bij betaling in twee termijnen wordt de eerste helft geïncasseerd rond 1 oktober, de tweede helft rond 1 februari. 4.13 Twee weken voor de incasso wordt het lid op de hoogte gesteld van de afschrijving. 4.14 Bij het eindigen van het lidmaatschap tijdens het verenigingsjaar vindt er geen restitutie van de contributie plaats. 4.15 Er is geen recht op teruggave van de, jaarlijks vastgelegde, contributie tenzij een lid na instemming van bestuur aan één van onderstaande eisen voldoet: - Het lid is voor een bepaalde periode, minimaal de duur van de helft van een seizoen, door overmacht (i.e. ziekte, familieomstandigheden, etc.) afwezig, maar zegt zijn/haar lidmaatschap niet op; - Het lid is voor een bepaalde periode, minimaal de duur van de helft van een seizoen, in het buitenland maar zegt zijn/haar lidmaatschap niet op. 4.16 Leden die vanaf 1 februari lid worden hoeven slechts de helft van de jaarlijks vastgelegde contributie te betalen. 4.17 Indien een lid niet tijdig betaalt geldt er een boete van € 5,00 per maand tot het einde van het verenigingsjaar. Artikel 5 Bestuur 5.1 De vereniging heeft een bestuur dat bestaat uit ten minste vijf personen. 5.2 Het zittende bestuur stelt een kandidaatsbestuur samen, dat al dan niet goedgekeurd wordt op de algemene ledenvergadering 5.3 Elk lid kan zich aanmelden voor een bestuursfunctie en dient dan een schriftelijke motivatie te sturen, op basis waarvan een nieuw bestuur wordt samengesteld. 5.4 Een bestuursfunctie wordt vervuld voor de duur van een jaar. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. 5.5 Het bestuur wijst uit haar midden ten minste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan (dagelijks bestuur); deze functies zijn niet met andere functies verenigbaar.
2
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE 5.6
5.7
VERSIE OKTOBER 2014
Kandidaatstellingen door anderen dan bestuursleden moeten, met de bereidverklaring van die kandidaten, ten minste een week vóór de vergadering schriftelijk bij de secretaris van het bestuur ingediend worden. De ALV heeft recht een bestuurslid van zijn taak te ontheffen indien deze naar de mening van de leden zijn taak niet goed vervuld.
Artikel 6 Taken dagelijks bestuur 6.1 De taak van de voorzitter is: a. Toezicht houden op het handhaven van statuten en reglementen en op het uitvoeren van de besluiten van de vereniging; b. Het leiden van de vergaderingen van bestuur en leden; c. De voorzitter is eindverantwoordelijke van een nader te bepalen commissie d. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn taak door een van de leden van het dagelijks bestuur overgenomen; e. De voorzitter kan in overleg met het bestuur één of meer van deze taken delegeren aan andere bestuursleden. 6.2 De taak van de secretaris is: a. Het beheren van het archief van de vereniging; b. Het houden van de notulen van vergaderingen; c. Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging; d. Het opstellen van het verslag van de gang van zaken binnen de vereniging elk jaar; e. De secretaris is eindverantwoordelijke van een nader te bepalen commissie f. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn taak door een van de leden van het dagelijks bestuur overgenomen; g. De secretaris kan in overleg met het bestuur één of meer van deze taken delegeren aan andere bestuursleden. 6.3 De taak van de penningmeester is: a. Het dagelijkse beheer van de geldmiddelen en het bijhouden van de financiële administratie van de vereniging; b. Het innen van vorderingen en het betalen van de schulden van de vereniging; c. Het opstellen van het financiële verslag elk jaar; d. Het opstellen van een begroting elk jaar; e. Het aanvragen van een trainerssubsidie; f. Het opstellen van trainerscontracten en het verzorgen van de betaling van de trainers; g. De penningmeester dient tweemaal per jaar financiële verantwoording af te leggen aan het bestuur en de kascommissie h. De penningmeester is eindverantwoordelijke van een nader te bepalen commissie i. Bij afwezigheid van de penningmeester wordt zijn taak door een van de leden van het dagelijks bestuur overgenomen; j. De penningmeester kan in overleg met het bestuur één of meer van deze taken delegeren aan andere bestuursleden. Artikel 7 Kascommissie 7.1 De algemene vergadering benoemt elk jaar een kascommissie van twee leden, die geen bestuurslid mogen zijn, om de rekening en verantwoording van het bestuur te onderzoeken; deze kascommissie brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen. 7.2 De kascommissie heeft ten minste twee vergaderingen per jaar, waarbij zowel de penningmeester als een ander bestuurslid aanwezig dient te zijn 7.3 Als de penningmeester de wens te kennen geeft af te treden, is de kascommissie verplicht tenminste een week voor de datum van aftreden de boeken te controleren. Artikel 8
Overige commissies 3
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE 8.1 8.2
8.3 8.4
8.5
VERSIE OKTOBER 2014
Commissies worden door de ledenvergadering goedgekeurd en geïnstalleerd Er zijn in principe zeven vaste commissies, te weten a. Toernooicommissie i. Deze commissie organiseert het jaarlijkse toernooi van de vereniging ii. De commissie bestaat uit maximaal 5 leden; b. Media en Communicatie commissie i. Deze commissie verzorgt de maandelijkse nieuwsbrief en is verantwoordelijk voor alle communicatiemiddelen van de vereniging ii. Deze commissie bestaat uit maximaal 5 leden; c. Activiteitencommissie i. Deze commissie verzorgt maandelijks activiteiten voor alle leden en Vrienden van Beertje ii. Deze commissie bestaat uit maximaal 4 leden; d. Technische commissie i. Deze commissie is verantwoordelijk voor zaken omtrent trainingen, trainers en wedstrijden ii. Deze commissie bestaat uit maximaal 6 leden; e. Sponsorcommissie i. Deze commissie behoudt contact met sponsoren en ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen ii. Deze commissie heeft als doel een sponsorbedrag, vastgesteld door de penningmeester, binnen te halen iii. Deze commissie bestaat uit maximaal 4 leden; f. Introductiecommissie i. Deze commissie verzorgt het jaarlijkse introductieweekend ii. Deze commissie bestaat uit maximaal 5 leden g. Lustrumcommissie i. Deze commissie organiseert iedere 5 jaar het lustrum ii. Deze commissie bestaat uit maximaal 5 leden De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement. Een commissie vergadert zo vaak de eindverantwoordelijke of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
Artikel 9 Vergaderingen en besluitvorming Bestuursvergaderingen 9.1 Het bestuur vergadert zo vaak de voorzitter of twee andere bestuursleden dat willen, maar ten minste één maal per maand. 9.2 Het bestuur neemt zijn besluiten met gewone meerderheid van stemmen. Bij gelijke stemming is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 9.3 De notulen van de bestuursvergadering zijn opvraagbaar door alle leden. Ledenvergadering 9.4 Het bestuur schrijft twee maal per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV) uit, bij voorkeur in oktober (najaarsvergadering) en in maart/april (voorjaarsvergadering). 9.5 Alle leden hebben toegang tot de ALV. Niet-leden kunnen de vergadering bijwonen indien en zolang de vergadering daarmee instemt. 9.6 De oproeping voor elke vergadering moet ten minste veertien dagen vóór de vergadering gebeuren door de leden de agenda ter hand te stellen of toe te sturen naar hun adressen.
4
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE
VERSIE OKTOBER 2014
9.7 Alle leden worden geacht aanwezig te zijn op de ALV. Indien zij hier niet toe in staat zijn, dienen zij zich schriftelijk af te melden bij het bestuur. 9.8 Het bestuur moet ervoor zorgen dat de algemene vergadering zich altijd op de hoogte kan stellen van de (financiële) toestand van de vereniging en van haar rechten en verplichtingen. 9.9 Voor het aangaan van financiële verplichtingen die de goed gekeurde begroting te buiten gaan, behoeft het bestuur de goedkeuring van de ALV. 9.10 De verplichte agendapunten op de najaarsvergadering zijn: a. Bespreking van de notulen van de vorige ALV; b. Jaarverslag van het bestuur; c. Behandeling van de jaarrekening van het voorgaande boekjaar; d. Decharge van het bestuur; e. Verkiezing van bestuursleden; f. Verkiezing van commissieleden; g. Vaststelling van de contributies. 9.11 De verplichte agendapunten op de voorjaarsvergadering zijn: a. Bespreking van de notulen van de vorige ALV; b. Halfjaarverslag van het bestuur; c. Behandeling van de begroting van het vorige boekjaar; d. Decharge van het bestuur; e. Verkiezing van bestuursleden; f. Verkiezing van commissieleden; g. Voorlopige vaststelling van de contributies. 9.12 Ieder lid heeft het recht om op een vergadering agendapunten aan de orde te stellen. Dit kan alleen maar gebeuren als het lid die onderwerpen ten minste tien dagen vóór de vergadering schriftelijk aan de secretaris van het bestuur opgegeven heeft. 9.13 Het bestuur dient ervoor zorg te dragen dat de notulen van een ALV binnen één maand na de ALV voor de leden beschikbaar zijn. 9.14 Onverminderd het in de statuten bepaalde, heeft de ALV bevoegdheid tot: a. Ontslag van een bestuurslid; b. Vaststelling van nadere toelatingscriteria; c. Vaststelling van de contributie. 9.15 Onverminderd het in art. 25 statuten bepaalde geldt de volgende regeling omtrent stemming bij volmacht: a. De algemene vergadering neemt, als deze statuten niet anders bepalen, haar besluiten met gewone meerderheid van stemmen; b. Het royeren van leden moet schriftelijk plaatsvinden, maar als niemand van de leden zich daartegen verzet, mag de vergadering haar besluit bij acclamatie nemen; c. Stemmingen over zaken en installaties van commissieleden gebeuren mondeling, tenzij het bestuur of de vergadering tot schriftelijke stemming besluit. Artikel 10 Taken van de trainer 10.1 De trainer: a. Traint een trainingsgroep; b. Tekent een vrijwilligersovereenkomst met de vereniging, waarin zijn taken en bevoegdheden zijn opgenomen c. Bespreekt problemen en knelpunten met het bestuur Artikel 11 Het tenue 11.1 De teams dienen bij alle wedstrijden in het tenue van de vereniging te verschijnen. 11.2 Het tenue voor de vereniging bestaat uit: a. Een rood met zwart shirt met witte of zwarte rug- en borstopdruk; b. Een zwarte korte broek; 5
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE
11.3 11.4 11.5
VERSIE OKTOBER 2014
c. Witte sokken d. Keeper: Een zwart met gele sweater en een zwarte broek. De cijfers op de rug worden binnen het team zelf vastgesteld. Het tenue wordt door het bestuur verzorgd en blijft in het bezit van de vereniging. Bij toernooien worden namenlijsten met bijbehorende rugnummers gemaakt. Indien een lid zijn shirt kwijtraakt, draait hij op voor de onkosten. Indien een lid van een andere vereniging meespeelt, is het bestuur verantwoordelijk voor het betreffende shirt.
Artikel 12 Competitie 12.1 Het bestuur draagt er zorg voor dat degene, indien van toepassing, die als competitielid tot de vereniging wenst te worden toe gelaten, wordt aangemeld bij het NHV. 12.2 Als een competitielid zijn lidmaatschap wil beëindigen, moet hij dat schriftelijk en uiterlijk voor 1 juni doorgeven aan het bestuur. De teamverantwoordelijke 12.3 Neemt zitting in de technische commissie van de vereniging, en fungeert hierbij als contactpersoon tussen bestuur en de teamleden. Als zodanig is hij verplicht alle mondelinge en schriftelijke mededelingen van het bestuur aan zijn teamleden bekend te maken en alle lopende kwesties vanuit het team bij het bestuur kenbaar te maken. 12.4 Vertegenwoordigt zijn team bij wedstrijden, toernooien en vergaderingen; 12.5 Draagt zorg voor alle officiële handelingen die verricht moeten worden bij het spelen van wedstrijden in NHV verband. 12.6 Stuurt het wedstrijdformulier op naar de NHV op de dag dat de wedstrijd heeft plaatsgevonden. Wordt het wedstrijdformulier te laat ingeleverd dan wordt de boete doorgerekend aan het team. Wedstrijden 12.7 De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun indeling in een van de teams in kennis worden gesteld. Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan de teamverantwoordelijke van het desbetreffende team. 12.8 Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een coach, aan te wijzen door het bestuur. 12.9 De teamverantwoordelijke is de eerst verantwoordelijke voor zaken rondom de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur. 12.10 Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de voorgeschreven kleding te verschijnen. 12.11 De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de regels van het NHV. 12.12 Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de NHV toestemming is verleend. 12.13 Behaalde prijzen, kampioenstitels of premies zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede. Competitieleden 12.14 Studenten hebben voorrang op een plaats in een competitieteam op niet-studenten. 12.15 Een lid wordt gezien als niet-student indien hij langer dan een jaar niet meer ingeschreven staat als student bij een hogeschool of universiteit. 12.16 Een niet-student wordt in april uitgeschreven voor het competitieteam en mag indien er op september het volgende seizoen nog plaats is in een competitieteam opnieuw ingeschreven worden.
Artikel 13
Toernooien 6
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE 13.1 13.2
13.3
VERSIE OKTOBER 2014
Leden of Vrienden van Beertje die willen deelnemen aan een toernooi namens de vereniging zijn verplicht hiervoor schriftelijk toestemming te vragen aan het bestuur. Een deelnemer die voor een team van HV Beertje uitkomt is verplicht minimaal één week voor de start van een toernooi - waaraan HV Beertje deelneemt - de deelnamekosten te hebben betaald aan HV Beertje, tenzij door de organiserende handbalvereniging verplicht wordt dat de betaling eerder geschiedt. De teamindeling voor een toernooi geschiedt op basis van niveau. De teamindeling wordt opgesteld door de trainers.
Artikel 14 Aansprakelijkheid leden 14.1 Alle leden zijn aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. 14.2 De vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld door schade dan wel letsel opgelopen door leden of aan materiaal door overige leden, vrijwilligers of materiaal van de vereniging. Artikel 15 Boetes en sancties 15.1 Boetes opgelegd door het Nederlands Handbalverbond (NHV) kunnen worden verhaald op de leden die de boetes veroorzaken. 15.2 Het bestuur is gerechtigd boetes en/of sancties op te leggen indien een lid zich niet houdt aan in het huishoudelijk reglement bepaalde regels. 15.3 Het bestuur stelt een overzicht op van de boetes en sancties welke bij het niet nakomen van de in het huishoudelijk reglement bepaalde verplichtingen kunnen worden toegepast. 15.4 Indien het lid niet vóór 1 oktober van het desbetreffende jaar een sportkaart heeft aangeschaft bij sportcentrum Olympos betaalt hij/zij het aankoopbedrag + 5 euro boete aan de vereniging. 15.5 Indien een lid zich schriftelijk heeft opgegeven voor een activiteit georganiseerd door de vereniging en zich niet voor de aangegeven afmelddatum afmeldt, verhaalt de | vereniging een boete op deze persoon. Indien het gaat om het niet tijdig afmelden voor een toernooi, kunnen de deelnamekosten in rekening worden gebracht. Artikel 16 Communicatie De nieuwsbrief 16.1 De nieuwsbrief verschijnt één keer per maand. 16.2 De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. Activiteiten en toernooien 16.3 Informatie over toernooien en activiteiten zullen ofwel via de website, ofwel via mail worden verstrekt. Andere communicatiekanalen worden gebruikt ter promotie. 16.4 Het opgeven voor toernooien en activiteiten moet schriftelijk gedaan worden. Afmelden dient schriftelijk gedaan te worden binnen de door het bestuur gestelde afmeldtermijn. Mededelingen 16.5 Indien het bestuur mededelingen doet die van direct belang zijn voor de leden, zal dit via de mail gebeuren. Artikel 17 Wijzigingen 17.1 Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden voorafgaande aan de ALV naar de leden gemaild en gaan in direct na de behandeling van het agendapunt waarin goedkeuring van de ALV verkregen is. Artikel 18
Slotbepaling 7
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HV BEERTJE 18.1 18.2 18.3
18.4 18.5 18.6 18.7
VERSIE OKTOBER 2014
Ieder lid wordt geacht de bepalingen van het huishoudelijk reglement, en de andere regels en bepalingen, de vereniging betreffende, te kennen. Een nieuw lid krijg bij inschrijving bij de vereniging het huishoudelijk reglement toegestuurd In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat omtrent de uitleg van het Huishoudelijk Reglement en in die gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Het bestuur is gehouden alle leden en (aspirant-)leden die daarom vragen een exemplaar van het huishoudelijk reglement te verschaffen. Het bestuur streeft ernaar het huishoudelijk reglement na te leven, en zal bij grote afwijkingen uitleg geven aan de leden. Het huishoudelijk regelement is gebaseerd op de statuten, en bevat specificering van en toevoeging aan de in de statuten geschreven regels. De Algemene Leden Vergadering is het hoogste orgaan van deze vereniging, hierin kunnen alle leden spreken.
8
