HROMADNÝ E-MAIL ROZESÍLÁNÍ HROMADNÉHO E-MAILU Z PORTÁLU SLEZSKÉ UNIVERZITY.
© SLEZSKÁ UNIVERZITA V OPAVĚ, OBCHODNĚ PODNIKATELSKÁ FAKULTA V KARVINÉ
Publikováno:15.4.2011 10:46
Hromadný e-mail
Obsah
OBSAH Obsah ........................................................................................................................................................................ 2 Úvod.......................................................................................................................................................................... 3 Omezení přístupu k aplikaci ...................................................................................................................................... 3 Schéma postupu odeslání hromadného e-mailu ...................................................................................................... 5 1) Výběr skupiny příjemců ........................................................................................................................................ 5 2) Přidání vybrané skupiny do příjemců mailu ......................................................................................................... 8 3) Kontrola a přidání výjimek adresátů mailu. ........................................................................................................ 10 4) Uložení seznamu příjemců.................................................................................................................................. 11 5) Odeslání mailu .................................................................................................................................................... 12
|2/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
Úvod
ÚVOD Aplikace slouží k hromadnému rozesílání elektronické pošty větším skupinám uživatelů IS/STAG (převážně studentům a vyučujícím). Výběr skupin uživatelů-adresátů je velmi úzce svázán s daty zadanými v IS/STAG. OMEZENÍ PŘÍSTUPU K APLIKACI K aplikaci má přístup každý zaměstnanec Slezské univerzity v Opavě, nicméně přidávání jednotlivých skupin příjemců (např. studentů předmětu) je omezeno na základě role, kterou má uživatel přidělenu v IS/STAG:
Vyučující. Každý vyučující může odeslat e-mail všem studentům zapsaným na předmětu vyučujícího (předměty, které vyučuje — garantuje, přednáší, vede cvičení či seminář), studentům na rozvrhových akcích a termínech zkoušek vyučovaných předmětů a studentům předmětu, kteří ještě nemají zadané žádné hodnocení. Dále mají vyučující možnost poslání hromadného e-mailu studentům, kteří mají zapsané libovolné téma samostatné práce. Může také odeslat e-mail všem vyučujícím libovolného svého předmětu (tedy svým kolegům). Katedra. Uživatel s rolí katedra má práva stejná jako vyučující této katedry. Navíc může odesílat e-maily všem vyučujícím a studentům celé katedry a studentům oboru, který patří pod danou katedru. Studijní referentka a tajemník fakulty. Tito uživatelé mohou odeslat e-mail studentům zapsaným na předmětu vyučovaném libovolnou katedrou fakulty, studentům studujícím obor nebo kombinaci oborů dané fakulty a uchazečům o studium na fakultě.
To, k jakým skupinám příjemců e-mailu mají přístup jednotlivé STAGovské role je popsáno dále v dokumentu zde: Tabulka 1 – Skupiny adresátů přístupné jednotlivým STAGovským rolím. Následující výklad bude proveden pro uživatelskou roli Vyučující. Postup pro role Katedra a Studijní referentka je naprosto shodný, liší se pouze v nabídce předdefinovaných skupin, kterým lze mail poslat. Viz tabulka 1 – skupiny adresátů přístupné jednotlivým stagovským rolím. Důležité upozornění: Omezte maximální počet adresátů e-mailu na cca 600- 650. Pokud potřebujete oslovit větší počet studentů, rozdělte e-mail na dva, tři. STAG zvládne rozeslat mail i tisícovce studentů, problémy by ale mohly nastat na poštovním serveru SU, který není na tak velký počet mailů rozeslaných naráz konfigurován.
|3/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
Omezení přístupu k aplikaci
Tabulka 1 – Skupiny adresátů přístupné jednotlivým STAGovským rolím.
Skupiny adresátů
Role
Příjemce mailu
Role vyučující komunikuje se studenty zapsanými na předmětech, které do portálu přihlášený vyučující vyučuje. Studenti mých předmětů
Vyučující
Student
Studenti rozvrhových akcí mých předmětů
Vyučující
Student
Studenti na termínech zkoušek mých předmětů
Vyučující
Student
Studenti předmětu bez zadaného hodnocení
Vyučující
Student
Všichni moji studenti
Vyučující
Student
Vyučující mých předmětů
Vyučující
Učitel
Studenti předmětů INF
Katedra
Student
Studenti rozvrhových akcí INF
Katedra
Student
Studenti na termínech INF
Katedra
Student
Studenti INF (všichni)
Katedra
Student
Studenti vyučujících INF
Katedra
Student
Studenti oboru
Katedra
Student
Vyučující předmětů INF
Katedra
Učitel
Vyučující INF (všichni)
Katedra
Učitel
Garanti předmětů INF
Katedra
Garant předmětu
Studenti předmětu
Studijní referentka
Student
Studenti katedry
Studijní referentka
Student
Studenti oboru
Studijní referentka
Student
Studenti kombinace oborů
Studijní referentka
Student
Uchazeči o studium (převedení do PŘ)
Studijní referentka
Uchazeč
Podané přihlášky ke studiu (nepřevedení uchazeči)
Studijní referentka
Uchazeč
Role katedra komunikuje se všemi studenty/učiteli na dané katedře, zde např. katedra INF.
Role studijní referentka komunikuje se všemi studenty na fakultě a se všemi uchazeči, kteří si podali přihlášku.
|4/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
Schéma postupu odeslání hromadného e-mailu
SCHÉMA POSTUPU ODESL ÁNÍ HROMADNÉHO E-MAILU Práce s aplikací (tedy odeslání hromadného e-mailu) lze rozdělit do několika jednoduchých kroků, které jsou zobrazeny v následujícím schématu. Očíslování kroků odpovídá číslování kapitol dále v dokumentu. Schéma je zpracováno pro roli Vyučující, postup pro role Katedra a Studijní referentka je identický. SU OPF v Karviné 23.1.2011
Hromadný e-mail
Hromadný e-mail Začátek
Vyučující
1
Uložit Vytvořený seznam Příjemců?
Výběr skupiny příjemců
Výběr typu skupiny příjemců a její upřesnění vyhledáním studentů dle dalších kritérií.
Ano
Vyučující Ano
2
Vyučující
Přidání vybrané skupiny do příjemců mailu
4
Výběr typu skupiny příjemců a její upřesnění vyhledáním studentů dle dalších kritérií.
Uložení seznamu příjemců
Ne
Uložení vytvořeného seznamu příjemců pro pozdější použití.
Vyučující
5
Přidat další skupinu příjemců?
Odeslání mailu
Odeslání mailu všem příjemcům mailu.
Ne
Hromadný e-mail Konec
Vyučující
3
Kontrola a přidání výjimek adresátů mailu.
a) Kontrola seznamu příjemců. b) Definování výjimek z adres příjemců Obrázek 1 - Postup při odesílání hromadného mailu skupině studentů
1) VÝBĚR SKUPINY PŘÍJEMCŮ Příjemce pro novou zprávu lze vybrat dvojím způsobem — personalizovaně nebo obecně. Volba se provádí zobrazením příslušné záložky v horní části obrazovky — Moji studenti, resp. Studenti [ pro katedry/fakulty] a Hledat v IS/STAG. Po přidání příjemců do e-mailu jsou již všechny další úpravy (mazání jednotlivých skupin, označení výjimek) totožné.
|5/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
1) Výběr skupiny příjemců
Po přihlášení do portálu IS/STAG (stag.slu.cz) hromadný mail naleznete na záložce Moje výuka, nabídka Hromadný e-mail. Záložka Moji studenti je viditelná pouze uživatelům s rolí Vyučující, záložka Studenti [katedry] uživatelům s rolí Katedra, záložka Studenti [fakulty] uživatelům s rolemi Studijní referentka a Tajemník. Použití všech zmíněných záložek je ve své podstatě totožné.
Obrázek 2 - Popis jednotlivých částí formuláře pro odeslání hromadného e-mailu.
V této části je zobrazení příjemců personalizované, tedy omezeno pouze na ty skupiny, ke kterým má uživatel nějaký vztah, a u kterých má právo na přidání do e-mailu. Například vyučujícím jsou zobrazovány pouze vyučované předměty (jejich rozvrhové akce, termíny zkoušek, atp.). Formulář pro odeslání hromadného mailu je rozdělen do několika částí, viz obrázek 2: a) zkontrolujte si, zda jste přihlášeni pod příslušnou rolí (vyučující, katedra nebo studijní referentka), b) můžete poslat novou zprávu výběrem studentů z předdefinovaných skupin, vyvolat uložené seznamy adresátů a prohlídnout si, komu byla pošta odeslána, viz bod 4) Uložení seznamu příjemců. c)
na záložce Moji studenti si můžete vybrat z předdefinovaných skupin adresátů, kterým mail pošlete. Můžete např. poslat mail studentům na vybraném předmětu a následně z další předdefinované skupiny poslat mail studentů na rozvrhových akcích, které vyučujete. Pro výběr skupin, které mají nějaký vztah k IS/STAG, je vždy použit postup, který má dvě fáze:
Vyhledání všech skupin, které vyhovují určitým kritériím. Pro studenty daného předmětu to může být vyhledání všech předmětů s určitou zkratkou, pro studenty daného učitele to je jméno učitele. Ve většině případů je pro vyhledávání povoleno použití nekompletních údajů a znaků „%“ |6/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
1) Výběr skupiny příjemců (což je znak sloužící jako náhrada libovolných jiných znaků). Vyhledané skupiny ještě nejsou přidány do e-mailu jako skuteční adresáti!
Označení konkrétní skupiny či více skupin a jejich přidání do adresátů e-mailu. V předchozím kroku vyhledané skupiny lze označit a přidat do vytvářeného e-mailu. Lze označit a přidat jednu i více skupin. Přidání označené skupiny / označených skupin se provede stiskem tlačítka Přidej vybrané skupiny adresátů.
Skupiny příjemců lze do e-mailu vkládat duplicitně, tyto duplicity nejsou v průběhu přidávání odstraněny, ani na ně není uživatel upozorněn — duplicitní výskyty příjemců jsou automaticky odstraněny při odesílání zprávy. Nestane se tak, že by některému z příjemců zpráva přišla vícekrát.
Pokud se uživatel pokusí přidat skupinu příjemců, na jejíž přidání nemá dostatečná oprávnění (např. vyučující se pokusí přidat studenty předmětu, který nevyučuje), portál zobrazí varování a skupinu nepřidá.
d) každá předdefinovaná skupina adresátů má svůj specifický obsah. Např. skupina Studenti mých předmětů obsahuje všechny předměty, u kterých je vyučující zadán jako učitel. Můžete označit všechny položky (zde předměty) zobrazené v seznamu skupiny nebo vybrat pouze některé. e) adresáty lze omezit pomocí dodatečných výběrových kritérií. Kritéria se mění dle vybrané předdefinované skupiny adresátů. Např. pro poslání mailu studentům na vámi vybraném předmětu můžete omezit adresáty dle formy, typu, a ročníku studia. V části Vyhledávání je možné vyhledat libovolnou skupinu příjemců. V závislosti na zvolené roli uživatele (a tedy jeho právech) nemusí jít takto vyhledaná skupina přidat do e-mailu jako příjemce. f)
jakmile máte výběr studentů pro jednu předdefinovanou skupinu hotov, musíte ji přidat do seznamu adresátů.
|7/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
2) Přidání vybrané skupiny do příjemců mailu
2) PŘIDÁNÍ VYBRANÉ SKUPINY DO PŘÍJEMCŮ MAIL U Jakmile máte vybranou skupinu studentů, kterým chcete poslat mail, výběr potvrdíte kliknutím na tlačítko Přidat vybrané skupiny studentů, viz obrázek 3.
Obrázek 3 – Tlačítkem „Přidat vybrané skupiny adresátů“ přidáte vybranou skupinu (zde studenty na označeném předmětu) omezenou navíc formou a typem studia. Budou přidáni studenti ve všech ročnících.
|8/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
2) Přidání vybrané skupiny do příjemců mailu
Skupina se zařadí do aktuálního seznamu adresátů. Zároveň se u ní zobrazí podrobný popis, které studenty obsahuje, viz obrázek 4.
Obrázek 4 – Zařazení vybrané skupiny do seznamu adresátů. U skupiny se zobrazí její popis, další výběrová kritéria zadaná vyučujícím a počet studentů, kterým bude zaslána. Kliknutím na odkaz skupiny se zobrazí seznam adresátů.
Kliknutím na vybranou skupinu si zobrazíte studenty, které obsahuje. Skupinu můžete smazat klinutím na odkaz smazat a výběr provést znovu. Dále můžete přidat další skupinu studentů tak, že vyberete studenty z jiných předdefinovaných skupin, viz obrázek 5 a obrázek 2.
|9/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
3) Kontrola a přidání výjimek adresátů mailu.
Obrázek 5 – Aktuální seznam adresátů po přidání další skupiny studentů.
Do seznamu adresátů byli přidáni studenti na rozvrhové akci předmětu INF/PIEA. Všimněte si, že se změnil také počet v aktuálním seznamu adresátů. Stejným způsobem můžete přidat další skupiny adresátů. Dejte pozor, aby celkový počet adresátů nepřekročil cca 600 studentů. Je to z toho důvodu, aby nebylo překročeno omezení v počtu odeslaných mailů na poštovním serveru SU. Přidané skupiny můžete kdykoliv smazat kliknutím na odkaz Smazat u příslušné skupiny nebo také smazat všechny skupiny najednou odkazem Smazat u aktuálního seznamu adresátů. Výběrová kritéria u skupiny zařazené do seznamu adresátů již v tomto kroku nelze měnit. Jedinou možností je skupinu vymazat a výběr provést znovu, viz obrázek 2. 3) KONTROLA A PŘIDÁNÍ VÝJIMEK ADRESÁTŮ MAILU. Ve výpisu všech skupin e-mailu jsou zobrazeny také osoby, které do jednotlivých skupin patří. Zobrazuje se jejich jméno a adresa, na kterou bude e-mail odeslán v podobě „"JMÉNO_OSOBY"
“. Díky tomuto tvaru je možné jednoduše všechny příjemce přes systémovou schránku zkopírovat a vložit do libovolného poštovního klienta (Mozilla Thunderbird, MS Outlook). Označit lze více příjemců najednou, ikonky přitom nebudou zkopírovány. U každé osoby je zároveň zobrazena stavová ikonka ( , , ), která indikuje, jestli bude na danou adresu e-mail odeslán, nebo ne. Ikonka znamená, že e-mail bude odeslán, ikonka znamená, že e-mail nebude odeslán. Kliknutím na ikonku, adresu nebo jméno příjemce je možné adresu zařadit mezi výjimky, nebo ji z výjimek odstranit. V případě, že se pro daného příjemce nepodařilo zjistit adresu, je jeho jméno i ikonka před ním zobrazena šedou barvou ( ). Viz obrázek 6.
|10/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
4) Uložení seznamu příjemců
Obrázek 6 – Skupina se zobrazeným seznamem adresátů. Studentům označeným červeným křížkem mail nebude zaslán.
4) ULOŽENÍ SEZNAMU PŘÍJEMCŮ Všechny skupiny vložené do e-mailu, jednotlivě přidané adresy i výjimky lze uložit pro pozdější znovupoužití. Při ukládání příjemců je nutné zadat jméno, pod kterým bude uložená skupina skupin přístupná. Uložení se provede stisknutím tlačítka Uložit seznam!, viz obrázek 7. Uloženou skupinu příjemců můžete smazat na záložce Uložené seznamy adresátů, odkud lze také seznam adresátů přidat do vytvářeného e-mailu. Pokud se pokusíte uložit skupinu příjemců pod názvem, který se již vyskytuje u jiné skupiny, portál se před uložením zeptá, jestli chcete tuto skupinu přepsat tou právě ukládanou, nebo založit jako novou se stejným názvem.
|11/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
5) Odeslání mailu
Obrázek 7 – Aktuální seznam adresátů lze uložit pro pozdější použití. Doporučuje se, pokud opakovaně dané množině studentů potřebujete poslat mail.
5) ODESLÁNÍ MAILU Pokud e-mail obsahuje všechny zamýšlené skupiny příjemců nebo jednotlivé příjemce, lze e-mail odeslat. Pro odeslání e-mailu musí být vyplněné pole „Předmět“ a „Text zprávy“. Také musí být známá adresa odesílatele (ta je pro kontrolu vypsána u pole „Odesílatel“). Vyskytuje-li se jeden nebo více příjemců e-mailu ve více skupinách (například při odesílání e-mailu studentům zapsaným na několika zkouškových termínech jsou někteří studenti zapsaní na více termínech) je jim e-mail odeslán pouze jednou — nehrozí, že by zpráva byla doručena několikrát. Mail odešlete kliknutím na tlačítko Odeslat (viz obrázek 8). Kopii mailu dostanete také pro informaci do vaší mailové schránky. Kompletní výpis všech odeslaných e-mailů lze získat na záložce Odeslaná pošta, kde je zobrazen stránkovaný výpis všech uživatelů odeslaných e-mailů, včetně seznamu příjemců. Kliknutím na odkaz převzít adresáty lze všechny příjemce vybraného e-mailu přidat do rozepsané zprávy. Všechny odeslané e-maily se archivují, navíc je každý e-mail odeslán i na adresu autora (odesílatele), jednak pro kontrolu, že se e-mail skutečně odeslal a jednak proto, aby měl k dispozici kopii. Adresa, na kterou bude tato kopie odeslána, je vypsána v poli Odesílatel.
|12/13|
© SU OPF v Karviné
Hromadný e-mail
5) Odeslání mailu
Obrázek 8 – Vlastní odeslání e-mailu aktuálnímu seznamu adresátů provedete klinutím na tlačítko „Odeslat“.
|13/13|
© SU OPF v Karviné
