Decentralisaties
Servicepunt71/HRM ondersteunt bij veranderende eisen aan ambtenaren
Door: Martine van Dijk A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman
Net zoals bij alle gemeenten, raken de decentralisaties
elkaar gestoken en nagedacht over het verbeteren van de
ook Servicepunt71 als shared service center voor de
dienstverlening op het gebied van veranderende organisaties.
gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeenten Leiden,
Dit heeft geleid tot een proces, waarbij samenwerking het
Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De service-
sleutelwoord is. Samenwerking binnen de eigen organisatie
eenheid HRM zet zich in binnen de vier gemeenten en
en vooral samenwerking met de managers van de
adviseert hen waar dat nodig is. Onder andere over de
gemeenten. Door bewust te worden van wat de veranderende
gevolgen voor personeel en organisatie bij invoering van
overheid onder andere vanwege de decentralisaties voor
de decentralisaties. Maar om goed advies te geven moet je
invloed heeft op de gemeentelijke organisatie, de mensen die
wel weten waar het om draait en samenwerken met andere
in deze organisaties werken en zich hierin te verdiepen, kan
collega’s. Servicepunt71 doet dit door bewustwording,
er beter geanticipeerd worden op de vraag van gemeenten.
verdieping en verbreding van kennis op het gebied van
Collega’s vinden elkaar sneller.
decentralisaties. Bewustwording, verdieping en verbreding Servicepunt71 is een organisatie die vanaf 1 januari 2012 de
Het idee ontstond doordat Iole Elderhorst betrokken werd
bedrijfsvoeringsonderdelen Inkoop, Financiën, HRM, ICT,
bij het scholingsprogramma van een van de gemeenten.
Facilitaire Zaken en Juridische Zaken van bovengenoemde
Zij stelt daarbij altijd de vragen waar je naartoe wilt,
gemeenten onder zijn hoede heeft. Kathleen Wong, senior
waarom je dat wil en wat je wil bereiken. “In het geval van
HRM-adviseur en Iole Elderhorst, opleidingsadviseur,
de decentralisaties vroeg ik mij af of scholing nu de enige
houden zich dagelijks bezig met HRM-zaken voor de
oplossing is om medewerkers klaar te maken voor deze
aangesloten gemeenten. Samen met hun collega Debbie
verandering. Om gemeenten goed te kunnen adviseren, is
Helaha, senior beleidsadviseur, hebben zij de hoofden bij
het belangrijk dat we weten wat er speelt en wat er op ze
Kathleen Wong: “Bij de huidige decentralisaties is er geen eenduidig antwoord waar we naar op zoek zijn.” af gaat komen. Daarnaast moeten we ons dan ook afvragen
Kathleen Wong
wat dat voor ons als HRM-afdeling betekent en welke rol we hierin kunnen spelen”, zegt Iole. Volgens beiden gaat het hier niet om de zoveelste reorganisatie, zoals weleens wordt
vaste route uitgestippeld. Na elke HRM-themabijeenkomst
gesuggereerd. Kathleen Wong: “Bij de huidige veranderingen
gaan we op zoek naar welk vervolg daar het beste bij past.
zoals de decentralisaties is er geen eenduidig antwoord of
Van A naar Beter. Om bewustwording te creëren hebben
juiste oplossing. Ook wij hebben dat antwoord of die perfecte
we, naast informatie over wat de verandering nu precies
oplossing dus niet. Dat betekent dat er ook geen concreet
is en wat de invoering van de decentralisaties betekent,
eindpunt is waar naartoe gewerkt kan worden.” Bij HRM van
een leidinggevende uitgenodigd om de vraag vanuit zijn
Servicepunt71 is er voor de aanpak binnen de organisatie
perspectief helder te krijgen.” Aan de vervolgstappen
gekozen voor een drieluik: bewustwording, verbreding en
wordt momenteel hard gewerkt, de fase van verdiepen
verdieping van onze eigen HRM-mensen om die manager
is nu aangebroken. “Een collega die zich bezighoudt met
beter te kunnen ondersteunen. “Er is van tevoren geen
organisatieadvies is casussen aan het voorbereiden die we
met onze afdeling gaan behandelen. Je kunt het zien als een
afvragen wat ons onderscheidt van ieder ander willekeurig
soort intervisie in het groot. Met dertig collega’s behandelen
adviesbureau.” Het onderscheid is voor Servicepunt71
we de casussen in verschillende werkvormen, waardoor
duidelijk: ”We hebben enorm veel deskundigheid in huis,
iedereen er wat aan heeft. Er ontstaat op deze manier een
specifiek op het gebied van gemeenten. Door deze kennis
geheel nieuwe werkwijze: kennis delen en daardoor wijzer
te bundelen staan we samen sterker en kunnen we
worden van elkaar en als organisatie sterker worden. Geloof
anticiperen op de vraag van gemeenten. We hebben een
in je eigen kracht.”
helikopterview en kunnen verbanden leggen. Tijdens de themabijeenkomsten willen we ons hierop focussen. Hoe
Geen vast eindpunt
achterhalen we nog beter de vraag van de leidinggevende?”
Na de tweede sessie, bekijken Debbie, Iole en Kathleen hoe
Niet alleen voor Servicepunt71 is er geen concreet
de derde sessie eruit komt te zien. Dit heeft te maken met
eindpunt, gemeenten lopen hier net zo goed tegenaan. Iole:
het feit dat er geen vast eindpunt in zicht is als het gaat om
“Leidinggevenden zijn bezig met het bouwen van een brug,
bijvoorbeeld de decentralisaties. Kathleen Wong: “We gaan
waarvan nog niet duidelijk is waar deze naartoe gaat. Zij
kijken hoe het er op dat moment voorstaat. Er zijn steeds
lopen er overheen, terwijl zij hem nog aan het bouwen zijn.
weer nieuwe veranderingen gaande die de route kunnen
Daar willen wij bij helpen, kijken waar we al wel in kunnen
wijzigen.” Iole Elderhorst sluit hier volledig bij aan: “Ik heb in
adviseren, kunnen voorsorteren.”
de afgelopen tien jaar dat ik voor gemeenten werk nog nooit zo’n grote verandering gezien. Het is een organisch proces,
Het geheim van samenwerken
waarbij men zich blijft ontwikkelen. Dat is ook niet erg,
Door te inventariseren en kennis te delen, wordt
het is juist interessant. We moeten alert blijven en kritisch
samenwerking gestimuleerd. “Iole is een kei in
blijven kijken naar al deze ontwikkelingen en onszelf blijven
opleidingsadvies, ik op het gebied van HRM, een ander
Iole Elderhorst: “Leidinggevenden zijn bezig met het bouwen van een brug, waarvan nog niet duidelijk is waar deze naartoe gaat. Zij lopen er overheen, terwijl zij
Lole Elderhorst
hem nog aan het bouwen zijn.” weer in WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)”, zegt
heeft meer invloed bij nauwe samenwerking en kan
Kathleen. “Door op de hoogte te zijn van elkaars expertise,
adequater reageren op ontwikkelingen en vragen vanuit het
kun je elkaar om hulp vragen en inzetten waar nodig. Je
werkveld. Er wordt uitgegaan van de eigen kracht in plaats
weet wie je moet benaderen, zoekt elkaar op en stimuleert
van te wachten op de opdrachten die het management geeft.
elkaar. Dat vind ik heel belangrijk.” Dit is terug te zien op de
Je kunt het ook wel vergelijken met overheidsparticipatie:
afdeling, waar steeds meer mini-brainstorms en overleggen
Burgers nemen steeds meer initiatieven, het komt op een
ontstaan: “Het moet een second nature gaan worden.
andere plek te liggen. Als het een goed initiatief is, wordt het
Collega’s zoeken elkaar op en geven aan dat ze het heel fijn
gesteund, zo merkten we bij ons initiatief.”
vinden om steeds meer samen te werken. Een organisatie
Resultaat Een resultaat is lastig te benoemen, omdat het een continue lopend proces is. Toch kan er op twee verschillende vlakken verandering geconstateerd worden, bij de eigen organisatie en bij gemeenten. “Collega’s geven duidelijk aan dat ze al veel meer inzicht hebben in de andere eisen aan medewerkers bij de gemeenten als gevolg van onder andere de decentralisaties en wat het betekent. Doordat iedereen ermee bezig is, houdt men elkaar op de hoogte en wordt je gestimuleerd en geïnspireerd”, zegt Iole. Bij gemeenten komt het proces ook op gang, zij zullen ten slotte eind 2014 voor de decentralisaties iets aantoonbaars moeten kunnen laten zien. “Steeds meer zijn gemeenten aan het nadenken over ontwikkeling en opleiding, welke stappen ze al kunnen nemen. Wij krijgen hier positieve reacties op.” Voor de eigen organisatie hebben Kathleen en Iole ook een mooi toekomstbeeld voor ogen: ”Het creëren van een eigen transitie die zorgt voor een continue stroom van sterker worden in je vak en elkaar opzoeken. Want samen sta je sterker.” <
