Tanulmánytár * Általános kérdések
BME OMIKK
LOGISZTIKA 9. k. 2. sz. 2004. március–április. p. 26–31. Tanulmánytár * Általános kérdések
Hogyan válasszunk külső logisztikai szolgáltatót?
Nem könnyű eldönteni, hogy alkalmazzunk-e külső logisztikai szolgáltatót, s ha igen melyiket. Kutatási eredmények igazolják, hogy sok cég számára előnyös külső logisztikai szolgáltató igénybevétele, mivel ez a napi üzleti életben versenyelőnyt biztosít. A szolgáltató kiválasztása – optimális esetben – öt lépésben történik.
Tárgyszavak: logisztikai szolgáltató; harmadik fél logisztikai szolgáltató (3PL); erőforrás-kihelyezés (outsourcing); döntés-előkészítés; Amerikai Egyesült Államok.
A logisztikai szolgáltatók előnyei
60
A logisztikai menedzsmentnek három alapvető funkciója van:
53
50 40 %
• szállításmenedzsment, • készletek kezelése és • értéknövelő szolgáltatások.
34
30 20
17 18 17
15 16 10 10
10
Külső szolgáltatóról (harmadik fél logisztikai szolgáltató, Third Party Logistics [3PL vagy TPL] Provider) akkor beszélünk, ha a feladatok ellátásába egy harmadik felet is bevonunk. A 3PL szolgáltató független gazdasági egység, ügyfele számára új értéket hoz létre. Igénybevételének előnye az alacsonyabb költség, jobb szakértelem, piacismeret és adathozzáférés. A 3PL javítja a működés hatékonyságát, a vevők kiszolgálását, lehetővé teszi, hogy a megbízó a fő üzleti célokra összpontosítson, és ezáltal rugalmasabb lehessen (1–4. ábra).
7
0
információtechnológia
adminisztráció
elosztás és logisztika
pénzügy
humánerőforrás
gyártás
telefonközpont
értékesítés és marketing
ingatlan
szállítás
1. ábra A logisztikai szolgáltatások helye az erőforrás-kihelyezések között (USA)
26
Tanulmánytár * Általános kérdések
az átutalás kockázata a szolgáltatóé
rugalmasabb és naprakészebb szolgáltatás elosztás javítása
személyi költségek csökkenése
likviditás javítása
a fő tevékenységre lehet összpontosítani
jobb minőségű logisztika
az erőforráskihelyezés előnyei
innováció tudástranszferrel; modern létesítmények a megbízó igényei szerint
logisztikai költségek csökkenése
átlátható költségek
nagyobb hatékonyság kevesebb interfész fix költségek változtathatósága nagyobb versenyképesség
nincsenek hosszú távú logisztikai kötelezettségek
szinergia-hatások kihasználása
2. ábra A logisztikai erőforrás-kihelyezés előnyei (HOYER) A harmadik féllel folytatott sikeres együttműködés feltétele közúti szállítás 65%
• a jó kommunikáció, • a siker melletti elkötelezettség mindkét fél részéről és • a bizalom, aminek keretében a két fél megosztja egymással bizalmas üzleti információit és gyakorlatát.
raktározás 15%
légi szállítás 4%
adminisztráció 6%
A hatékony 3PL megköveteli a cég és a külső szolgáltató közötti jó kapcsolatot. A cég a 3PLszolgáltató helyes megválasztása esetén költségmegtakarítással, termelékenységnövekedéssel, vitamentes működéssel és szolgáltatásainak mérhető javulásával számolhat:
csomagok (légi és földi) 10%
• kisebb létszámigény, • alacsonyabb szállítási és disztribúciós költség,
3. ábra A logisztikai szolgáltató piac megoszlása 27
Tanulmánytár * Általános kérdések
az ellátási lánc valamennyi résztvevőjének igazgatása, beleértve az e-üzletvitelt is
5 PL e-üzletvitel 4 PL ellátási lánc irányítás
a teljes ellátási lánc irányítása
3 PL ellátási és visszautas logisztika
a teljes szolgáltatási lánc irányítása
2 PL alapvető logisztika
hagyományos szállítás és raktározás
1 PL gyártó
a logisztikai feladatokat a gyártó végzi
4. ábra A 3PL helye a szolgáltatási szintek között
A logisztikai szolgáltatás kialakulása
• jobb vevőkiszolgálás, • rövidebb ciklusidő, • a gyártás és marketing tőkeigényének csökkenése.
A 3PL eredetileg az 1970-es években mint közraktározás jelent meg. A raktárak menedzserei a nagy forgalmú időszakokban a helyhiánnyal küszködő cégeknek adtak ki területeket. Az 1980-as években a szolgáltatást azzal bővítették, hogy disztribúciós menedzsereket kínáltak azoknak a cégeknek, amelyek javítani kívánták vevőik kiszolgálását. Az 1990-es évekre már egyesültek a raktározást és szállítást kínáló szervezetek, s költségcsökkentést és magasabb szintű vevőkiszolgálást kínáltak ügyfeleiknek. A XXI. században tovább bővül a külső logisztikai szolgáltatás kínálata. A felhasználók a raktárkezelés (56%), szállítási szolgáltatás (49%) és fuvaregyesítés (43%) területén egyre inkább külső szolgáltatókra támaszkodnak. (Az arányszámok az Amerikai Egyesült Államok nagyvállalataira vonatkoznak).
Az erőforrás-kihelyezés (outsourcing) előnye, hogy nem kell raktárépületekre, raktári berendezésekre vagy a raktár-üzemeltetéshez szükséges szoftverekre költeni. A megfelelő logisztikai tevékenység fontos feltétele a szerteágazó, a mindenkori igényekhez rugalmasan igazítható szoftver. A gyártók számára jelentős kiadást okozhat a megfelelő szoftver beszerzése, karbantartása és üzemeltetése saját munkatársakkal. A 3PL szinte minden ágazatban megvalósítható és hasznos, legyen az kiskereskedelem, szolgáltatás, gyártás stb. Egy cég több külső szolgáltatóval is dolgozhat. A 3PL ágazatonként eltérő, ezért a szolgáltató kiválasztása során minden ágazatnak figyelembe kell venni saját egyedi igényeit.
A külső szolgáltatók szállítási és raktározási szolgáltatásaik kiegészítéseként ügyfeleiknek különféle
28
Tanulmánytár * Általános kérdések
• tud-e elegendő, tapasztalt személyzetet biztosítani? • végez-e folyamatos fejlesztést?
„testre szabott” szolgáltatásokat kínálnak, hogy ezáltal a disztribúciós lánc részévé válhassanak (pl. befejező gyártási műveletek, szállításon és raktározáson alapuló szolgáltatások). Ez különösen érvényes a csúcstechnológiai iparágak, pl. a számítógépgyártás, automatizálás esetében, amikor is a szabványtermékeket az utolsó pillanatban, a vevő igényeinek megfelelően fejezik be. Az élelmiszeripar és kereskedelem területén pedig az ömlesztve szállított termék palackozása, csomagolása, feliratozása, elosztása lehet értéknövelő szolgáltatás.
A következő öt pont megkísérli rendszerbe foglalni a megfelelő szolgáltató kiválasztásával kapcsolatos teendőket: 1. lépés – Döntés A cégnek először el kell döntenie, hogy szüksége van-e logisztikai szolgáltatóra. Erről a cég különböző részlegeinek (gyártás, értékesítés, marketing, pénzügy, minőségellenőrzés és vevőszolgálat) képviselőiből álló csoportnak kell dönteni.
A külső szolgáltató kiválasztása Amikor egy cég külső szolgáltató igénybevétele mellett dönt, fontos számára, hogy a potenciális szolgáltató
2. lépés – Célok és feltételek meghatározása Meg kell határozni a célokat és azokat a feltételeket, amelyeket a cég szerint a szolgáltatónak teljesítenie kell. Ez a döntésben résztvevő osztályok közötti egyeztetéssel történhet. Ezenkívül el kell készíteni azoknak a szolgáltatóknak a listáját, akik a cég számára a leginkább alkalmasak.
• rugalmas legyen, • ipari és üzleti szakértelemmel rendelkezzen és • az igénybevevő ágazatára koncentráljon. Számos különböző külső szolgáltató van, akik a fűszerraktározástól egészen a ruhaiparig kínálnak szolgáltatásokat. A kiválasztás során több kérdést kell vizsgálni, pl.:
3. lépés – Válogatás A szóba jövő szolgáltató cégek listájának elkészítése után mindegyiket meg kell keresni levélben. A levélnek tartalmaznia kell a következőket:
• milyenek a referenciái, ügyfelei? • hatékonyan használja-e az információtechnológiát? • tud-e, illetve akar-e alkalmazkodni a cég vevőinek, ill. magának a cégnek a változó igényeihez? • létesítményei fekvés, kapacitás, személyi ellátottság stb. tekintetében megfelelnek-e az igényeknek, esetleg meghaladják-e azokat? • megfelelő pénzügyi referenciákkal rendelkezike?
• kapcsolatlétesítési szándék, • tájékoztatás az igénylő cégről és a logisztikai igényekről, • információkérés a szolgáltató cégről és szolgáltatásairól. A kapott válaszok alapján ki kell választani azt a két vagy három szolgáltatót, melyektől ajánlatot kérnek. Az ajánlatkérésnek tartalmaznia kell
29
Tanulmánytár * Általános kérdések
• a cég profilját, • a szervezeti felépítését, • tájékoztatást a szállítási követelményekről, • projekt leírását, • alapterületet, • termékáramlást, • ügyleti információkat és • a számítógépes rendszerről szóló tájékoztatást. Ki lehet még térni • a cég célkitűzéseire, • prioritásaira, • rendelésteljesítési időkre, • kezelési specifikációkra, • szállítási csúcsidőszakokra stb.
Mindezek után a döntéshozó csoport el tudja dönteni, hogy melyik logisztikai szolgáltató alkalmas számára. A „kieső” cégeket úgy kell tájékoztatni a döntésről, hogy pozitív véleményük legyen a cégről, hiszen a jövőben szüksége lehet még másik logisztikai szolgáltatóra is. 5. lépés – A közös munka elindítása A cég megkezdi az együttműködést a kiválasztott 3PL-szolgáltatóval. Adatokat gyűjtenek, kérdéseket tesznek fel és biztosítják, hogy a két cég azonos információkkal rendelkezzen. Rendszeresen kommunikálnak, ami magában foglalja a belső, külső és ügyfél-kommunikációt.
4. lépés – A legfontosabb elvárások meghatározása
Kellő körültekintést igényel a 3PL-szolgáltatóval megkötendő szerződés előkészítése is, hiszen a kölcsönös előnyök helyett egyoldalú haszonra törekvő szerződés évekig tartó vitákhoz, a kapcsolat megmérgezéséhez és tetemes ügyvédi és perköltségekhez vezethet. A jó megállapodások nagyon specifikusak és világosan meghatározzák a kötelezettségeket. Más szempontokat kell figyelembe venni a raktározási szolgáltatásra és másokat a gyártásra is kiterjedő szolgáltatásra szóló szerződéseknél. A szerződés tartalmi kialakítása megköveteli a jogászok és a szakemberek szoros együttműködését, hiszen a jogász az általános irányelveket „teszi hozzá” a szerződéshez, a szakmai specifikációkat a szakembereknek kell kidolgozni.
Ezután a cégnek találkoznia kell a potenciális szolgáltatókkal. Be kell mutatni a saját üzemet és meg kell tekinteni a szolgáltató cégét is. Választ kell kapni a következő kérdésekre: • milyen vevőszolgálati politikát követ a szolgáltató? • barátságos és szervezett-e a személyzet? • jó állapotban van-e a létesítmény? A logisztikai szolgáltató és a cég közötti kapcsolat sikerét elősegítheti, ha • a szolgáltató értéke és célkitűzése hasonló, mint a cégé, • a szolgáltató korszerű információtechnológiai rendszerrel rendelkezik, • a szolgáltató kulcsmenedzsmentje megbízható és könnyű velük dolgozni, • a cég és a szolgáltató kölcsönösen tiszteli egymást, • mindkettő kész az együttműködésre.
Gyakorlati tapasztalatok Egy közel hatszáz nagyvállalat körében végzet világméretű vizsgálat eredményei a következők voltak:
30
Tanulmánytár * Általános kérdések
Irodalom
• a válaszadók 81%-a üzleti tevékenysége szempontjából fontosnak tartja az integrált logisztikai megoldásokat, • kétharmaduk potenciális költségmegtakarítást lát a külső logisztikai szolgáltatásban, • középtávon az erőforráskihelyezés jelentős elterjedése várható.
[1] Seyed-Mahmoud Aghazadeh: How to choose an effective third party logistics provider. = Management Research News, 26. k. 7. sz. 2003. p. 50–58. [2] Witt, C. E.: When a third party is your first choice. = Material Handling Management, 58. k. 10. sz. 2003. p. 22–28.
Szakértők által végzett felmérések az outsourcingkapcsolatokban többek között a következő hibákat állapították meg:
[3] Andel, T.: Manufacturing and logistics join forces. = Material Handling Management, 58. k. 10. sz. 2003. p. 30–36.
• a megbízók az erőforrás-kihelyezést arra használják, hogy megszabaduljanak a tevékenység vagy folyamat bizonyos problémáitól, • érzelmileg kötődnek az erőforrás-kihelyezéshez mint megoldáshoz, • szerződésen keresztül „gyötrik” a szolgáltatót és a kapcsolattartás emberi oldalát elhanyagolják, • figyelmen kívül hagyják azt a kérdést, hogy a cégkultúrák összeillők-e.
[4] Brown, C. D.: Drafting arbitration agreements with third party service providers. = Material Handling Management, 58. k. 10. sz. 2003. p. 37–39. [5] HOYER Logistics Management. = www.hoyergroup.com. [6] The emergence of third-party logistics. = Logistics Magazine, 6. k. 3. sz. 2003. máj—jún. p. 14. [7] Vendor Summit 2003. = The Outsourcing Institute, www.outsourcing.com.
Az összeállítást készítette: Jurasits Jánosné
Közelmúltban megjelent cikkeink a logisztikai erőforrás-kihelyezés témájában: Logisztikai erőforrás-kihelyezés Németországban (2004/1) Logisztikai erőforrás-kihelyezés – érdemes-e vitázni róla? (2003/5) Korszerű logisztikai megoldások az autógyártásban (2003/5) A szállítmányozók jövője (2003/3) 4PL, LLP, vagy inkább beágyazódott szállítmányozás? (2003/2) Alkalmazásszolgáltatók: kérdések és kihívások (2002/6) Félúton – 4PL a gyakorlatban (2002/3) Logisztikai outsourcing (2002/3) Outsourcing elektronikus logisztikai piacterek segítségével (2002/3) Negyedik szektorbeli logisztikai szolgáltatók: álomkép vagy mítosz? (2002/2)
31
