HOGYAN TÖLTSÜNK FEL PHD DOLGOZATOKAT A DEA-BA? A DEA (Debreceni Egyetem elektronikus Archívuma) A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára (DEENK) a DSpace keretrendszer alkalmazásával 2006-ban kezdte a Debreceni Egyetem elektronikus Archívuma (DEA) nevő intézményi archívum (vagy repozitórium) kialakítását. A DEA célja a Debreceni Egyetem tudományos életének bemutatása az Egyetemen készülı hallgatói dolgozatok, oktatási anyagok, kutatási eredmények archiválásával és hosszú távú elérésének biztosításával. A DEA a http://dea.lib.unideb.hu oldalon érhetı el. Az archívum szerkezete A rendszer alapegysége maga a feltöltött elektronikus dokumentum. Ezek a feltöltött anyagok győjteményekbe rendezıdnek. A győjtemény neve utal rá, hogy milyen típusú dokumentumokat foglal magába. Így a PhD dolgozatok a doktori iskolák adott győjteményeiben vannak elhelyezve, melyek nevei megegyeznek az iskolák neveivel, pl. Elméleti orvostudományok doktori iskola. A győjteményeket kategóriákba rendezzük. A kategóriák kialakítása az egyetem szervezeti felépítéséhez kötıdik, így a centrumokhoz / karokhoz vannak rendezve. A szervezeti felépítéstıl eltérıen, kiemelten kezeljük a doktori dolgozatokat, melyek a „Doktori disszertációk” kategóriában találhatók. A DEA nyitóoldaláról a „Kategóriák és győjtemények” menüpont választásával - a „Böngészés” címszó alatt - megjeleníthetjük az archívum szerkezetét tükrözı listát. Ennek a listának egy részlete így épül fel. •
•
•
•
Doktori disszertációk Biológia tudományok doktori iskola Egészségtudományok doktori iskola Elméleti orvostudományok doktori iskola Fizikai tudományok doktori iskola … Agrártudományi Centrum karai Hallgatói dolgozatok (ATC) PhD dolgozatok (ATC) Bölcsészettudományi Kar o Angol-Amerikai Intézet Hallgatói dolgozatok (IEAS) PhD dolgozatok (IEAS) o Neveléstudományi Tanszék Rektori Hivatal dokumentumai o Szociológia Tanszék Oktatási segédanyagok (SZOC) …
(Kategória, alkategória, győjtemény)
Elektronikus anyagokat feltölteni győjteményekbe lehet. A feltöltéshez regisztráció szükséges. A regisztrált felhasználók az egyes győjteményekhez kaphatnak feltöltési jogosultságot.
A PhD dolgozatokat eredeti, valamint pdf formátumban kérjük feltölteni. A konvertálás kritériumairól, illetve módjáról a következı fejezet nyújt tájékoztatást. Amennyiben ez a konvertálási folyamat problémát jelent a hallgató számára, a feltöltött eredeti dokumentumokat a a Könyvtár munkatársai megfelelı formára konvertálják. Ezek az átkonvertált változatok lesznek elérhetıek a DEA-ban. Az EREDETI formátumú dolgozatokat KÖTELEZİ feltölteni, és figyeljünk rá, hogy a fájlok nevei NE tartalmazzanak ékezeteket! Felhasználói névként az ETR-ben használt hálózati azonosítót és jelszót kell megadni.
A dolgozat pdf formátumra konvertálása A DEA-ban a PhD dolgozatok pdf formátumba lesznek elérhetık. Az eredeti szövegformátumot megfelelı pdf formátumra alakíthatja a szerzı, vagy szükség esetén a Könyvtár munkatársai. A pdf-re konvertáláshoz segítséget nyújt a http://freepdfxp.de/fpx732.htm címrıl ingyenesen letölthetı „Freepdf” nevő szoftver, amely telepítés után mint nyomtató lesz kiválasztható a gépünkön. A konvertálás lépései: Nyissuk meg azt a fájlt, melyet pdf formátumúvá kívánunk alakítani. Válasszuk ki a „Fájl” menüponton belül a „Nyomtatás”-t, és kattintsunk rá az egérrel.
Ekkor megjelenik a nyomtatási ablak, ahol jelenleg az alapértelmezett nyomtató a kiválasztott.
A nyomtató neve melletti legördülı menübıl kiválaszthatjuk a FreePDF XP nevő pdf-konvertáló programunkat.
Csak rá kell kattintanunk, majd a nyomtatási ablak OK gombját megnyomni. Ekkor a program mőködésbe lép.
A dolgozat illegális használat elleni védelmét a konvertálás során beállíthatjuk a következı módon: Jelöljük be a „PDF védelme jelszóval” dobozkát, majd kattintsunk a „Mentés másként ...” ikonra.
A felbukkanó ablakban kiválaszthatjuk, hogy hova szeretnénk lementeni a fájlunk pdf változatát, illetve, hogy azt milyen néven kívánjuk elmenteni. Ne használjunk ékezeteket a fájl nevében!
A „PDF Titkosítás” ablakban a 128 bit-es titkosítást ajánljuk kiválasztani.
Az OK gomb megnyomása után kapott ablakban beállíthatjuk, mely mőveletek végrehajtását (nyomtatás, módosítás, objektum másolása, szöveg módosítása, HQ nyomtatás, oldalak módosítása, szöveg kiemelése, őrlapok kitöltése) engedélyezzük az anyagunkra nézve, és megadhatunk jelszót a módosítások végrehajtásához, illetve a megnyitás korlátozásához. Különkülön jelszó definiálható a két különbözı esethez. A dolgozatok esetén megnyitási jelszót NE adjunk meg, csak módosítási jelszót.
A dolgozatnál maximum a nyomtatást engedélyezzük. A dokumentum megnyitását bárki számára biztosítani kell (vagyis nem adható meg megnyitási jelszó), módosítási jelszó megadása viszont kötelezı. Ne felejtsük el ezt a módosítási jelszót megadni! (Jobb szélsı szövegdoboz)
A szükséges beállítások megadása után kattintsunk az OK gombra, mellyel elindítjuk a konvertálási folyamatot.
Ez volt az utolsó lépés, most már rendelkezésünkre áll a pdf típusú fájl.
Disszertáció feltöltési folyamata Elsı lépésként be kell jelentkezni a DEA-ba („Bejelentkezés” –>”Saját DEA” -> hálózati azonosító és jelszó megadása).
A Hallgató „Saját DEA” oldala elsı bejelentkezéskor:
A szakdolgozat/diplomamunka feltöltéséhez válasszuk az „Új dokumentum beküldése” gombot.
A rendszer ekkor rákérdez, hogy melyik győjteménybe szeretnénk feltölteni az elektronikus anyagot. A választható győjtemények egy legördülı listában jelennek meg, ahol az adott Doktori Iskola győjteményét kell kiválasztani. Ahhoz, hogy valaki anyagot tölthessen fel egy győjteménybe, rendelkeznie kell a megfelelı jogosultsággal, melyet az ETR adatai alapján rendelnek a felhasználóhoz. Ezen az oldalon a legördülı listában csak azoknak a győjteményeknek a nevei jelennek meg, melyhez feltöltési jogot kapott a felhasználó. Ha nem jelenne meg egyetlen győjtemény sem itt, akkor kérjük lépjen kapcsolatba a DEA üzemeltetıivel. Kérjük, küldjön egy e-mailt a
[email protected] címre, melyben megadja a DEA-ban használt regisztrációs nevét, és hogy melyik győjteménybe szeretné feltölteni a dolgozatát.
A következı képsor a feltöltés folyamán a hallgató által kitöltendı oldalakat mutatja be, mely a következı lapokból áll.
Alapértelmezésként feltételezzük hogy a dokumentum több fájlból áll, hiszen legalább egy értekezést és 2 tézist kell feltölteni, ezért ezt a dobozt kipipálva kell hagyni. A második, a harmadik és a negyedik oldalon a dokumentumot azonosító ún. metaadatokat fogjuk megadni.
A második oldalon a következı adatokat kell megadni: Egység neve, ahol a dolgozat készült: Ez általában azt az intézményt takarja, ahol a témavezetı dolgozik. A Kar nevét a legördülı mezıbıl lehet kiválasztani, a Tanszék/Intézet/Klinika nevét pedig az alatta levı szövegdobozba kell begépelni. Szerzı: A disszertáció készítıjének neve. Az elsı szövegdobozba írandó a vezetéknév(nevek), a másodikba a keresztnév(nevek). A titulusok megadását (Dr., … ) mellızni kell! Szerzı születési neve: Amennyiben a szerzı jelenleg használt neve olyan mértékben eltér a születési nevétıl, hogy az már nem állapítható meg belıle, itt kell megadni az eredeti, születési nevet. Cím: Az értekezés címe, azon az eredeti nyelven, amelyen maga az értekezés íródott. Alcím: Az értekezés alcíme. Fordított cím: A tézis címének más nyelvre fordított változata. Amennyiben az értekezés magyar nyelven íródott, akkor az angol, amennyiben más nyelven készült az értekezés, akkor a cím magyar változatát kell itt megadni. Témavezetı: A témavezetı neve. Az elsı szövegdobozba írandó a vezetéknév(nevek), a másodikba a keresztnév(nevek). A titulusok megadását (Dr., Prof., … ) mellızni kell! A csillaggal jelölt mezık kitöltése kötelezı. Addig nem tudunk továbbhaladni a következı oldalra, amíg ki nem töltöttük a kötelezı mezıket, hiába nyomjuk meg a „Következı >” feliratú gombot. Válasszuk a „Megszakítás/Mentés” gombot, ha: - úgy gondoljuk, mégse szeretnénk ide feltölteni adatot, és megszakítjuk a feltöltést; - csak ideiglenesen szeretnénk félbehagyni a feltöltési folyamatot, de eltárolnánk az adatokat, hogy arra a késıbbiek során vissza tudjunk térni, s folytatni tudjuk onnan, ahol abbahagytuk a mőveletet. Mindkét esetet kezeli a rendszer, sıt ha véletlenül kattintottunk erre a gombra, felkínál visszatérési lehetıséget. Erre a gombra kattintva feljön egy oldal, amely a következı választási lehetıségeket ajánlja fel: „Bevitel törlése”, „Mentés késıbbi folytatáshoz”, „Bevitel folytatása”, amelyek megfelelnek az elıbb említett három esetnek.
A harmadik oldal:
Ezen az oldalon találhatók azok az adatmezık, amelyekben az adatokat több nyelven is meg kell adni. Azon a két nyelven, melyek a doktori disszertáció nyelvei ( a fıcím és a fordított cím nyelve). Kulcsszavak: A kulcsszavak azok a dolgozat tartalmára jellemzı kifejezések, melyeket várhatóan keresési feltételnek megad az, aki a témánkban keres anyagot. Az egyik szövegdobozba az egyik, a másik dobozba a másik nyelven megadott kulcsszót kell begépelni. Absztrakt: A dolgozat rövid, szöveges összefoglalója. Terjedelme ne haladja meg a maximális 1/2–1 oldalt. Az egyik nyelven írt összefoglaló begépelése után két darab ENTER megadásával válasszuk el a szövegrészt a következıtıl, vagyis a másik nyelven készült kivonattól.
A negyedik oldal:
Megjelenés éve: A dolgozat címoldalán található évszám. Védés ideje: A védés idıpontját napra pontosan meg kell adni. A disszertáció teljes terjedelme: Az értekezés összes oldalainak száma. Nyelv(ek): Mindkét nyelvet ki kell választani, amelyen a tézisek készültek. Több nyelv kiválasztása technikailag úgy lehetséges, hogy miközben a CTRL billentyőt lenyomva tartjuk, az egerünkkel kijelöljük a szükséges két nyelvet. Tudományág: Az a tudományág, amelyet a disszertáció érint. Tudományágat kiválasztani csak az interdiszciplináris doktori iskolák esetében kell, a többi iskolánál ez a mezı nem jelenik meg. Tudományterület: Az a tudományterület, amelybe a disszertáció tartalma szerint sorolható. Doktori Iskolától függıen csak bizonyos tudományterületek közül lehet választani, így csak azok jelennek meg a legördülı listában. Ez a kitöltendı mezı csak az Interdiszciplináris és a Multidiszciplináris doktori iskolák esetén jelenik meg.
Az ötödik oldal: A következı lépés magának az elektronikus dokumentumnak a kiválasztása és csatolása. Ez hasonlóan mőködik, mint a melléklet csatolása az e-mailekhez. A fájlokat egyesével tudjuk feltölteni az Archívumba.
A „Browse”/”Tallózás”-ra klikkelve – a „Dokumentumfájl:” mezı mellett – megjelenik egy felugró ablak, ami a számítógépünk könyvtárszerkezetét jeleníti meg számunkra. Kikereshetjük a feltölteni kívánt fájlt azáltal, hogy elnavigáljuk magunkat abba a könyvtárba, mely tartalmazza a fájlt. Kiválasztjuk, és az „Open”/”Megnyitás”-ra kattintunk.
Ezzel bezártuk a felugró ablakot, s a „Dokumentumfájl” mezıben a fájlunk elérési útvonala válik láthatóvá.
A „Fájl leírása” mezıben kell megadni, hogy az értekezésrıl van-e szó, vagy az egyik, adott nyelvő tézisrıl. A „Következı >” gomb lenyomásával érvényesíthetjük a feltöltést.
Az eredményül kapott következı oldalon, ha még nem töltöttük fel az összes fájlunkat, kattintsunk az „Újabb fájl hozzáadása” gombra. Ha valamennyi fájlt feltöltöttük, akkor továbbmehetünk a szokott módon, a „Következı >” gombra klikkelve.
A következı lépés a bevitt adatok ellenırzése. Átnézés után, ha valamelyik információt nem találnánk helyesnek, akkor kijavíthatjuk azt a megfelelı „Helyesbítés” gombra kattintva.
Ha mindent helyesen töltöttünk ki, jöhet a jogi kérdéskör tisztázása.
A szerzınek lehetısége van a DEA-ban a mővét védenie a Creative Commons segítségével, és a feltöltött anyagához Creative Commons Licencet csatolhat.
Ha mégsem kíván élni ezzel a lehetıséggel, kattintson a „Creative Commons kihagyása >” gombra. Amennyiben alkalmazni szeretné ezt, kattintson a „Mutasd meg a licencet” gombra a megfelelı opciók kiválasztása után.
Ha minden megfelelı, a proceed feliratra kattintva kapcsolhatjuk az anyaghoz a saját elképzelés alapján összeállított Creative Commons Licencet.
Utolsó lépés az elhelyezési megállapodás elolvasása és elfogadása:
A szabályzat tudomásul vételét a „Licenc elfogadása” gomb megnyomása jelenti. Licenc elutasítása esetén a feltöltött anyag a felhasználó saját munkaterületén marad, nem jut el a feldolgozás következı fázisába. Így a doktori iskola titkárai nem látják azt, ezért az anyag nem kerülhet be az adattárba. Az anyagot a feltöltı megtalálja a „Saját DEA” oldalán, ahol a „Megnyitás/Open” gombra majd a „Szerkesztés”-re kattintva megkapja a feltöltı lapot minden addig kitöltött adattal, s folytathatjuk / befejezhetjük a feltöltést.
Ha minden rendben történt, a feltöltés befejezéseként a következı oldalnak kell megjelennie a böngészıben:
A legutolsó lépés pedig nem más, mint hogy kijelentkezünk a DEA-ból, ha már nem szeretnénk használni. A sikeres feltöltés után az illetékes személyek e-mailben kapnak értesítést arról, hogy új tétel került beküldésre, mely ellenırzést igényel. A beküldött tétel elfogadása után a dokumentum megjelenik a rendszerben, s elérhetıvé válik a hozzárendelt URI-n keresztül, melyrıl értesítést kap a feltöltı is.
