HOGYAN ELLENİRIZZÜK A PHD DOLGOZATOKAT A DEÁ-BAN?
A DEA (Debreceni Egyetem elektronikus Archívuma) A Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtára (DEENK) a DSpace keretrendszer alkalmazásával 2006-ban kezdte a Debreceni Egyetem elektronikus Archívuma (DEA) nevő intézményi archívum (vagy repozitórium) kialakítását. A DEA célja a Debreceni Egyetem tudományos életének bemutatása az Egyetemen készülı hallgatói dolgozatok, oktatási anyagok, kutatási eredmények archiválásával és hosszú távú elérésének biztosításával. A DEA a http://dea.lib.unideb.hu oldalon érhetı el. Az archívum szerkezete A rendszer alapegysége maga a feltöltött elektronikus dokumentum. Ezek a feltöltött anyagok győjteményekbe rendezıdnek. A győjtemény neve utal rá, hogy milyen típusú dokumentumokat foglal magába. Így a PhD dolgozatok a doktori iskolák adott győjteményeiben vannak elhelyezve, melyek nevei megegyeznek az iskolák neveivel, pl. Elméleti orvostudományok doktori iskola. A győjteményeket kategóriákba rendezzük. A kategóriák kialakítása az egyetem szervezeti felépítéséhez kötıdik, így a centrumokhoz / karokhoz vannak rendezve. A szervezeti felépítéstıl eltérıen, kiemelten kezeljük a doktori dolgozatokat, melyek a „Doktori disszertációk” kategóriában találhatók. A DEA nyitóoldaláról a „Kategóriák és győjtemények” menüpont választásával - a „Böngészés” címszó alatt - megjeleníthetjük az archívum szerkezetét tükrözı listát. Ennek a listának egy részlete így épül fel. •
•
•
•
Doktori disszertációk Biológia tudományok doktori iskola Egészségtudományok doktori iskola Elméleti orvostudományok doktori iskola Fizikai tudományok doktori iskola … Agrártudományi Centrum karai Hallgatói dolgozatok (ATC) PhD dolgozatok (ATC) Bölcsészettudományi Kar o Angol-Amerikai Intézet Hallgatói dolgozatok (IEAS) PhD dolgozatok (IEAS) o Neveléstudományi Tanszék Rektori Hivatal dokumentumai o Szociológia Tanszék Oktatási segédanyagok (SZOC) …
(Kategória, alkategória, győjtemény)
Elektronikus anyagokat feltölteni győjteményekbe lehet. A feltöltéshez regisztráció szükséges. A regisztrált felhasználók az egyes győjteményekhez kaphatnak feltöltési jogosultságot.
A PhD hallgatónak a feltöltéshez, a doktori iskola titkárának pedig az ellenırzéshez szükséges joggal kell rendelkeznie. A titkárok megtekinthetik és módosíthatják a kitöltött adatokat, visszautasíthatják, illetve továbbengedhetik a feltöltést. A PhD dolgozatokat eredeti és pdf formátumban kell feltölteni (a pdf formátumra konvertálást szükség esetén elvégzik a Könyvtár munkatársai). A DEA-ban a pdf változatok lesznek elérhetık. A fájlok nevei NE tartalmazzanak ékezeteket! A dolgozatok és tézisek csak akkor kerülnek be az archívumba, ha az illetékes személy (PhD dolgozatok esetén a doktori iskola titkára) átnézte a dokumentumot és helyesnek ítélte azt. Az ellenırzési lépés elvégzéséhez be kell jelentkezni a DEA-ba. Felhasználói névként az ETR-ben használt hálózati azonosítót és jelszót kell megadni.
Feltöltött disszertáció ellenırzése Elıször is jelentkezzünk be a DEA-ba („Bejelentkezés” –>”Saját DEA” -> hálózati azonosító és jelszó megadása)
A Doktori Iskola titkárának oldala:
Ezen az oldalon található valamennyi feldolgozásra váró tétel, vagyis azok az anyagok, amiket már feltöltöttek a PhD hallgatók, de még nem lettek leellenırizve. Ezek a dolgozatok kizárólag a Doktori Iskola titkára által hozzáférhetı helyen vannak. A hallgató látja, hogy feldolgozásra vár az anyaga, de már nem tud hozzáférni, az Arcívumban pedig még nem jelenik meg. Egy tételt ellenırizni úgy lehet, hogy elsı lépésként a kiválasztott feladat mellett található „Feladat választása” gombra kattintunk. Ekkor a következı képernyı jelenik meg elıttünk:
Amennyiben valóban ezzel az anyaggal akarunk foglalkozni, kattintsunk a „Feladat elfogadása” gombra. Ezzel nem a beküldött dokumentum helyességét fogadjuk el, csupán elkezdjük az ellenırzési mőveletsort. Ha a „Mégse” gombra klikkelünk, akkor visszajutunk az elızı oldalra a Feldolgozásra váró feladatok listájához, ahova visszairányítottuk így ezt a tételt. A kiválasztott dolgozat ellenırzésekor a következı 5 lehetıség közül hajthatjuk végre az egyiket:
Vissza a listába: A felsoroltak közül az utolsó, vagyis az 5. ad lehetıséget arra, hogy meggondoljuk magunkat, és mégis úgy döntsünk, nem ezzel akarunk foglalkozni. Ekkor a tétel visszakerül a feldolgozásra váró feladatok listájába, ott választhatunk másikat, ha gondoljuk, ezzel pedig foglalkozhatunk késıbb. Késıbbre halasztás: Ha ezt a funkciót választjuk, akkor nem a Feldolgozásra váró feladatok listájába kerül vissza, hanem a Saját feladatok listába kerül a tétel. Ugyanis ezt az ellenırzési lépést, megegyezéstıl függıen, nem feltétlenül csak egy személynek áll jogában végrehajtania. Amennyiben többen is ellenırizhetik a feltöltött anyagot, és ezt a funkciót választjuk, akkor onnantól kezdve ezt a tételt a többiek nem látják, csak mi tudjuk végrehajtani rajta az ellenırzés lépéseit, visszautasítani, vagy elfogadni azt. Ha mégis meggondoljuk magunkat, akkor még mindig visszaküldhetjük a közös listába.
Dokumentum-adatok szerkesztése:
A hallgatók ezen az oldalon választhatják ki, hogy egynél több fájlt szeretnének feltölteni. Alapértelmezetten ez van beállítva nekik. Ezt az információt a Doktori Iskola titkára nem bírálhatja felül, ezért nem jelenik itt meg semmi. Továbbjutni a „Következı >” gombra kattintva lehet minden egyes oldalnál.
A Doktori Iskola titkára kijavíthatja illetve kiegészítheti a feltöltı által megadott metaadatokat. Ezután jóváhagyjuk vagy javítjuk a feltöltött fájlok leírásait és formátumát, megnyithatjuk és tartalmilag ellenırizhetjük a dokumentumokat.
Bármelyik oldalnál dönthetünk úgy, hogy megszakítjuk az ellenırzési folyamatot a „Megszakítás/Mentés” gomb segítségével.
Miután a fájlokkal kapcsolatos adatokat is átnéztük, kapunk egy ellenırzı oldalt, amelyen együtt szerepel valamennyi megadott adat.
Ha rendben találtunk mindent, és rákattintottunk a „Következı >” gombra, visszajutunk a Feladat végrehajtása oldalra, vagyis oda, ahonnan a Dokumentum-adatok szerkesztése opciót elértük. Ha így már minden rendben van a tétellel, akkor az Elfogadás gombra kattintva engedélyezzük a feltöltés folytatását, igazoljuk a feltöltött adatok helyességét.
Visszautasítás: Amennyiben a fájlok valamelyikét nem tartjuk megfelelınek, vissza kell utasítanunk a beküldést, és megkérni a feltöltıt, hogy korrigálja a hibát. Ugyanez a helyzet akkor is, ha a dokumentumadatok, vagyis a metaadatok ellenırzése közben találunk olyan hibás adatot, amit nem tudunk javítani, mert esetleg nem áll rendelkezésünkre a szükséges információ. A Visszautasítás választásakor meg kell indokolni, miért ezt a lehetıséget választottuk.
A szövegdobozban kell megadnunk az indoklást. Amennyiben a „Dokumentum visszautasítása” gombra kattintunk, a rendszer küld egy e-mailt a feltöltınek, mely tartalmazza, hogy a dokumentumot visszautasították, ki és miért utasította vissza. A hallgató „Saját DEA” oldalán megjelenik ez a tétel, szerkeszthetıvé válik (megtartva minden adatot, amit eddig megadott, a Licencek kivételével), az itteni, feldolgozásra váró feladatok listából pedig eltőnik. Elfogadás: Ha minden rendben volt a feltöltéssel, vagy már javítottuk, iletve kiegészítettük a metaadatokat, akkor válasszuk ezt a lehetıséget. Ezzel helyesnek minısítjük a dokumentumot, és így folytatódhat a feltöltési folyamat. Ez a tétel kikerül a feldolgozásra váró feladatok listájából, átkerül egy következı fázisba a könyvtárosokhoz, akik megnézik, fel lett-e töltve a megfelelı módon konvertált pdf változat is az eredeti fájlok mellé. Ha nem lenne, elkészítik ezeket, és csatolják a feltöltött anyagokhoz, és a konvertált fájlokat hozzáférhetıvé teszik a nyilvánosság számára. Ezzel véget is ér a feltöltési folyamat, az anyag pedig elérhetıvé válik a DEA-n keresztül, melyrıl e-mailben kap értesítést a feltöltı. Ha befejeztük a dolgozatok ellenırzését, nem marad más hátra, mint hogy kijelentkezzünk a rendszerbıl.
