Aan Van Betreft Datum
: Werkgevers : drs. W.E. Janssen : De werkkostenregeling : 19 maart 2012
1 Inleiding Met ingang van 1 januari 2011 is de zogenoemde “werkkostenregeling” geïntroduceerd. Door de werkkostenregeling zullen de regels voor de vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer ingrijpend veranderen. Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 heeft de werkgever de keuze om gebruik te maken van de oude of de nieuwe regeling. Per 1 januari 2014 is de toepassing van de regeling verplicht voor iedere werkgever. Hoewel de regeling de eerste drie jaar optioneel is, verdient het nu al aanbeveling om op korte termijn voorbereidingen te treffen. Onderstaand wordt nader ingegaan op de werkkostenregeling. Eerst wordt de inhoud van de regeling uiteengezet, gevolgd door een toelichting op de belangrijkste kenmerken. Daarna wordt uiteengezet hoe de regeling uitwerkt in de praktijk en welke stappen de werkgever dient te nemen bij de overgang naar de regeling. Wij adviseren werkgevers met ingang van 1 juli 2012 rekening te houden met de invoering van de werkkostenregeling, ongeacht of gebruik wordt gemaakt van de keuzemogelijkheid tot 2014. Door nu al in de administratie inzichtelijk te maken wat de effecten van de werkkostenregeling zijn, kan de overgang naar de werkkostenregeling beter en soepeler verlopen. 2 Werkkostenregeling Onder de werkkostenregeling heeft de inhoudingsplichtige een forfaitaire ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom (zie kolom 14 van de loonstaat), waarmee hij belaste vergoedingen en verstrekkingen kan ‘ontlonen’. Deze vergoedingen en verstrekkingen tellen dan niet mee als belastbaar loon. Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,4% van de fiscale loonsom, dan moet hij over dit meerdere 80% loonbelasting afdragen. 2.1 Uitgebreide loonbegrip De basis van de werkkostenregeling wordt gevormd door het uitgebreide loonbegrip. Met ingang van 1 januari 2011 is loon al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Kort gezegd: (bijna) alles wordt belast. De (in 2010) vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen worden met behulp van dit nieuwe loonbegrip in 2011 tot het loon gerekend. Er zijn 3 uitzonderingen: 1. Betalingen die niet als werkgever worden verricht. 2. Vergoedingen en verstrekkingen van zogenoemde intermediaire kosten. 3. Een aantal benoemde vrijstellingen.
2.1.1 Betalingen die niet als werkgever worden verricht Hierbij dient te worden gedacht aan een fruitmand en een rouwkrans. Het betreft hier ontvangsten vanuit een persoonlijke relatie, niet vanuit een dienstverband. 2.1.2 Vergoedingen en verstrekkingen van zogenoemde intermediaire kosten Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer betaalt, maar die voor rekening van de werkgever behoren te komen. De intermediaire kosten worden toegelicht in Bijlage 1. Intermediaire kosten kunnen ook onderdeel uitmaken van een vaste kostenvergoeding (zie hieronder). 2.1.3 Vrijgestelde kosten Vrijgesteld loon valt niet onder de werkkostenregeling. Met betrekking tot vrijgesteld loon dient onderscheid te worden gemaakt tussen: Algemene vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen. De vrijgestelde kosten worden toegelicht in Bijlage 2. U mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste kostenvergoeding geven (zie hieronder). Vaste gericht vrijgestelde vergoedingen moeten zijn onderbouwd en de hoogte moet zijn vastgesteld op basis van een kostenadministratie. 2.2 Gebruikelijkheidstoets De werkkostenregeling biedt veel vrijheden en kent maar één beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever in de administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Het is de Belastingdienst die toetst wat (on)gebruikelijk is. De bewijslast dat sprake is van een ongebruikelijke vergoeding of verstrekking ligt bij de Belastingdienst. 2.3 Loon in natura 2.3.1 Waardering De werkkostenregeling kent een nieuwe manier van het waarderen van loon in natura: de waarde van loon in natura is het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. In twee gevallen moet nog worden uitgegaan van de waarde in het economische verkeer: geen factuur. De factuur is afkomstig van een verbonden vennootschap. 2.3.2 Nihilwaardering Voor een aantal zaken zal een nihilwaardering gelden. De posten waarvoor een nihilwaardering geldt zijn opgenomen in Bijlage 3. Bij het vaststellen van de nihilwaardering is het begrip ‘werkplek’ van belang. Een werkplek is elke plaats die de werknemer gebruikt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. De zorgplicht voor de werkplek kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie die de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet maken. Geen werkplek is een werkruimte in de woning, woonboot, vakantiewoning of woonwagen van de werknemer. Tot de woning van de werknemer behoort ook de garage, het tuinhuis en dergelijke aanhorigheden. Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura (meestal in de vorm van een terbeschikkingstelling), niet voor vergoedingen in geld. 2
2.4 Uitzonderingen Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. De uitzonderingen zijn opgenomen in Bijlage 4. 2.5 Forfaitaire vrijstelling De vrije ruimte is 1,4% van het totale fiscale loon van de werknemers (kolom 14 van de loonstaat). Bij de berekening van de vrije ruimte mag ook loon uit vroegere dienstbetrekking worden meegenomen als dat loon minder dan 10% van het totale fiscale loon uitmaakt. De werkgever bepaalt uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken of hij de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte gaat onderbrengen door deze als eindheffingsloon in uw administratie op te nemen. Als de werkgever boven de vrije ruimte uitkomt, moet hij over het meerdere 80% eindheffing betalen. Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van de vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kan worden gekozen uit drie methoden: 2.5.1 Methode 1 De werkgever schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, toetst gedurende het lopende jaar en herrekent na afloop van het jaar. Deze methode wordt aangeraden als pieken worden verwacht in de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever in de vrije ruimte gaat onderbrengen (uitzendbureaus of horecabedrijven). 2.5.2 Methode 2 De werkgever schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en herrekent na afloop van het jaar. Met methode 2 spreidt de werkgever eventuele pieken in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in het personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een dertiende maand. 2.5.3 Methode 3 De werkgever berekent de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar. Een nadeel van methode 3 is dat de werkgever grote kostenposten niet volledig belastingvrij kan vergoeden. Ook moet de werkgever met deze methode per aangiftetijdvak rekening houden met wisselende loonsombedragen door bijvoorbeeld veranderingen in het personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een dertiende maand. Bovendien mag de werkgever het bedrag waarmee hij de vrije ruimte overschrijdt, niet doorschuiven naar volgende aangiftetijdvakken waarin de werkgever misschien vrije ruimte overhoudt. En de werkgever mag ook niet herrekenen. Een startende ondernemer moet methode 3 gebruiken, omdat hij in het voorafgaande kalenderjaar geen fiscaal loon heeft. Uit uw administratie moet blijken voor welke methode u hebt gekozen. 2.6 Eindheffing Over de aangewezen eindheffingsbestanddelen betaalt de werkgever 80% eindheffing. Dit is anders indien de werkgever vooraf heeft bepaald dat de vergoeding of verstrekking tot de arbeidsvoorwaarden van de werknemer behoort. In dat geval wordt het tot het loon van de werknemer gerekend en vindt belastingheffing plaats ten laste van de werknemer naar het reguliere tarief. De eindheffing wordt berekend over de netto grondslag. De netto grondslag bestaat uit het totaal van de aangewezen eindheffingsbestanddelen verminderd met de gerichte vrijstellingen en de forfaitaire vrijstelling. Het gebruteerde eindheffingstarief komt ongeveer overeen met een werknemerstarief van 44%. 3
2.7 Vaste kostenvergoedingen De werkgever kan onbeperkt een vaste kostenvergoeding geven voor andere kosten dan gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten. Deze vergoedingen zijn loon. Maar dit loon mag ook als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag alleen een vaste kostenvergoeding worden gegeven als wordt voldoen aan de volgende voorwaarden: De werkgever kan het bedrag van de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten aannemelijk maken. De werkgever specificeert de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang. De werkgever specificeert de vaste kostenvergoeding naar het bedrag voor intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten. De werkgever onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt. De laatste voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat de werkgever de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft niet opnieuw onderzoek te worden gedaan als de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd, niet zijn veranderd. De werkgever mag alleen een aanvullende vergoeding geven als aannemelijk kan worden gemaakt maken dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan de vaste kostenvergoeding. 2.8 Keuzeregime De werkkostenregeling is voor de jaren 2011, 2012 en 2013 een keuzeregime. Werkgevers mogen gedurende deze jaren kiezen het huidige regime of de nieuwe werkkostenregeling toe te passen. De inhoudingsplichtige kan deze keuze in genoemde jaren ieder jaar opnieuw maken en is derhalve niet gebonden aan een eerdere keuze. Indien een werkgever kiest voor voortzetting van het huidige regime, geldt wel dat per werknemer maximaal een bedrag van € 454, - per jaar aan personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele voorzieningen kan worden besteed zonder dat loonheffingen zijn verschuldigd. 3 Werkkostenregeling in de praktijk Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen is het van belang dat de werkgever tijdig – voorafgaand aan het boekjaar waarop de kosten betrekking hebben – de kosten in de boekhouding onderverdeelt in verschillende categorieën (kostenlabeling). Het is van belang dat de werkgever daar nu al over nadenkt. De kosten in de boekhouding dienen te worden onderverdeeld in de volgende categorieën. A. B. C. D. E.
Intermediaire kosten; Gericht vrijgestelde kosten; Kosten/verstrekkingen die op basis van de regeling op nihil worden gewaardeerd; Kosten/verstrekkingen waarvoor een lagere waardering geldt; Kosten/verstrekkingen op factuurwaarde of consumentenprijs, met tegenboeking van hetgeen de werknemer heeft terugbetaald.
Indien de kosten op een juiste wijze zijn gelabeld in de boekhouding, kan vervolgens aan de hand van het, in de bijlage opgenomen, schema een cijfermatige uitwerking worden gemaakt. 3.1 Voorbeeld: Ter verduidelijking van het bovenstaande, volgt hierbij een voorbeeld. Stel bij een werkgever bestaat de totale loonsom uit € 1.000.000. het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen in 2014 (exclusief auto’s van de zaak) bedraagt € 50.000 en is als volgt samengesteld:
€ 13.000 is te bestempelen als intermediaire kosten; € 10.000 wordt besteed aan zakelijke reiskosten ten bedrage van € 0,19 per kilometer. 4
Uitwerking: totale vergoedingen en verstrekkingen Af: Intermediaire kosten: Zakelijke reiskosten à € 0,19 per km
Af:
€ 50.000 € 13.000 € 10.000 € 23.000 € 27.000 € 14.000 € 13.000
Subtotaal Forfaitaire vrijstelling (1,4% van €1.000.000): belastbaar loon
Het belastbaar eindloon wordt belast tegen 80% zodat €10.400 (80% van € 13.000) extra loonkosten zijn. Dit is echter anders indien er bij het personeel belasting wordt ingehouden over € 13.000 en dit tevens is overeengekomen. 4 Aandachtspunten voor de financiële administratie en de salarisadministratie De forfaitaire ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) kan worden aangewend voor het vrijstellen van kostenvergoedingen en verstrekkingen inclusief btw. De financiële administratie moet dus worden voorbereid op het boeken van deze kosten met omzetbelasting. Het is in overweging te nemen om per 1 januari 2012 alle declaraties, vergoedingen en verstrekkingen via de salarisadministratie te laten lopen. De werkkosten moeten in kaart gebracht worden. Vergelijk de mogelijke werkkosten met de oude situatie en bepaal de voor- en nadelen. Om goed te kunnen beoordelen welke forfaitaire ruimte zal bestaan moeten alle vergoedingen en verstrekkingen die al dan niet via de salarisadministratie hebben gelopen, geïnventariseerd worden. Inventariseer niet alleen de rekening personeelskosten maar ook de andere rekeningen waar mogelijke werkkosten op voorkomen. Neem steekproeven over één tot drie maanden en maak een analyse van piekkosten in bepaalde perioden en maak een scenario voor de komende jaren. Voor 2012 moet uiterlijk 31 december 2011 beslist worden of de werkkostenregeling wordt toegepast of dat de oude regelingen gehandhaafd blijven. Tot en met 2013 bestaat hier jaarlijks nog een keuzemogelijkheid. 5 Aandachtspunten voor het arbeidsvoorwaardenbeleid De werkkostenregeling dwingt de werkgever opnieuw naar de arbeidsvoorwaarden te kijken, met name in het cafetariastelsel. Aan de hand van de voorspelde forfaitaire ruimte kunnen vergoedingen en verstrekkingen al dan niet aangewezen worden als werkkosten. Met de invoering van de werkkostenregeling wordt de regeling fiets van de zaak voor woon-werkverkeer feitelijk afgeschaft. Wanneer een werknemer op grond van zijn arbeidsovereenkomst opnieuw aanspraak maakt op deelname aan het fietsenplan, kan de werkgever alleen een fiets onbelast vergoeden of verstrekken wanneer de forfaitaire ruimte het toelaat. Dit geldt ook voor de vergoeding van vakbondscontributie. Wanneer geen CAO van kracht is, moeten wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden door elke werknemer afzonderlijk voor akkoord ondertekend worden. Stap pas over op de werkkostenregeling na het ingaan van de gewijzigde arbeidsvoorwaarden. Het verdient aanbeveling in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar het reglement of de CAO waar het eenzijdig wijzigingsbeding van de werkgever is vastgelegd of neem dit eenzijdig wijzigingsbeding op in de arbeidsovereenkomst. Neem in de arbeidsovereenkomst een dynamisch incorporatiebeding op. Dit is de verklaring dat de CAO van toepassing is op de arbeidsovereenkomst. Een statisch incorporatiebeding benoemt de CAO op het moment dat de arbeidsovereenkomst is gesloten, een dynamisch beding benoemt ook de daaropvolgende CAO’s.
5
6 Werkkostenregeling scan Om te kunnen bepalen of het interessant is vóór 1 januari 2014 al gebruik te gaan maken van de werkkostenregeling, heeft Koeleman accountants & belastingadviseurs de zogenoemde “Werkkostenregeling scan” ontwikkeld. Aan de hand van deze scan kan worden beoordeeld of de werkkostenregeling een voordeel oplevert, of juist niet. De scan is bedoeld om een algemeen beeld te krijgen van de huidige situatie. Indien u wenst dat Koeleman accountants & belastingadviseurs de scan voor u uitvoert, kunt u contact opnemen met Wouter Janssen, op telefoonnummer 035 6244341. 7 Conclusie De invoering van de werkkostenregeling dwingt werkgevers na te denken over onder meer het “labellen” van kosten. De regeling heeft als hoofdregel dat alle vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de dienstbetrekking onder het aangepaste loonbegrip vallen. De belangrijkste kenmerken van de regeling zijn dat de werkgever vergoedingen en verstrekkingen kan aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en dat ten aanzien van dit eindheffingbestanddeel een aantal gerichte vrijstellingen en een forfaitaire vrijstelling geldt. De regeling kent voorts een aantal aangepaste waarderingen. De werkgever kan voor de jaren 2011, 2012 en 2013, ieder jaar kiezen voor de huidige of de nieuwe regeling. Evenals onder het oude stelsel vallen zogenoemde intermediaire kosten niet onder het loonbegrip. De wekgever dient aanpassingen te maken in de financiële administratie en de loonadministratie. Tevens dienen de wijzigingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden in kaart te worden gebracht en worden afgestemd met de werknemers.
6
