Hoe verder na SharePoint 2010?
Michel de Ruiter en Rob Kalis
ROC Albeda College, Rotterdam 22 september 2015
Michel en Rob – Medewerkers van stafafdeling Communicatie / Medialab – Functioneel beheerders van Portaal (=SharePoint) – Functioneel beheerders van de website
2 /N
Het Albeda College Waar komen we vandaan Huidige situatie Waar gaan we naar toe / Probleemstelling Voordelen Office 365 Afsluiting
3 /N
Albeda College – Het Albeda College is een regionaal opleidingsinstituut voor educatie en
middelbaar beroepsonderwijs. – Met ruim vijftig locaties en meer dan 120 opleidingen - waarvan sommige met meerdere uitstroomrichtingen - zijn we een van de grootste roc’s van
Nederland. Onderwijstrajecten worden samen met bedrijven, instellingen, gemeenten en deelgemeenten ontwikkeld. – Het Albeda College heeft ongeveer 23.000 studenten en 1800 medewerkers
4 /N
Waar komen we vandaan Tot 2010:
– SharePoint 2007 omgeving – Veel openstaande rechten – Wildgroei aan teamsites
– Geen beheersorganisatie Albeda breed – Portaal (=SharePoint 2007) zou de toegangspoort tot alle informatie en programma’s moeten zijn.
– Er waren veel teamsites in gebruik – Het Albeda Nieuws werd via Portaal ontsloten
5 /N
Huidige situatie Vanaf 2010
– Doel Portaal – SharePoint 2010 omgeving – Ingerichte beheersorganisatie
6 /N
Ingerichte beheerorganisatie – Functioneel Beheer (Michel en Rob) in de business, geen ICT
– Per branche / staf een superuser – Iedere superuser stuurt in zijn branche / staf een x aantal redacteuren aan
– Contact met de branche verloopt in principe via de superusers – ICT verzorgt het incidentmanagement rondom Portaal (technische issues)
– ICT speelt inhoudelijke vragen door aan functioneel beheer of superuser (2e lijns) – 3e lijns beheer belegd bij externe partij (inhoudelijke en technische issues)
7 /N
Huidige situatie Vanaf 2010
– Doel Portaal – SharePoint 2010 omgeving – Ingerichte beheersorganisatie
– Afgeschermde gedeeltes per branche / stafafdeling of ander cluster – Iedere branche heeft eigen team-, opleidings-, klassen- en branchesites – Nieuws en Albeda brede informatie toegankelijk via Portaal
– Homepage voorzien van Albeda styling
8 /N
2 oktober 2015 9 /N
Huidige situatie Vanaf 2010
– Doel Portaal – SharePoint 2010 omgeving – Ingerichte beheersorganisatie
– Afgeschermde gedeeltes per branche / stafafdeling of ander cluster – Iedere branche heeft eigen team-, opleidings-, klassen- en branchesites – Nieuws en Albeda brede informatie toegankelijk via Portaal
– Homepage voorzien van Albeda styling – Incident- / releasemanagement ingericht – Op Portaal een dashboard met informatie uit Studentadministratiesysteem
– Portaal omgeving extern gehost op beheerde servers
10 /N
Huidige situatie - Probleemstelling – Mailvoorziening voor studenten en medewerkers in Office365
– OneDrive voor studenten in Office365 (medewerkers binnenkort ook) – Kortom: we hebben al Office365
– Office365 is niet alleen email en SharePoint (Word, Excel, Project …. wie doet hierop het functionele beheer??) – Office online gebruiken of Office2015 / 2013 of toch op Office2010 blijven zitten
(Office 2010 wordt nu gebruikt in veel lesmethodes)
11 /N
Voordelen Office 365 – OneDrive: drag and drop, mobiel beschikbaar, sync met veel apps
– Outlook: idem – Geen beheercontract nodig: Microsoft regelt alles – BYOD is steeds vaker het geval, zeker bij studenten
– Externe partijen toegang geven tot Office 365 kan makkelijk via een Microsoft account – …..
12 /N
Huidige situatie - Probleemstelling – Huidig Portaal kost veel te veel…. – Dashboard voor studenten ook buiten Portaal om te regelen. – De roep om een elektronische leeromgeving (ELO) wordt groter.
Kan SharePoint hierin voorzien?? – Homepage Office 365 = Outlook.
– Willen we een gestylde homepage? – Single Sign On
13 /N
Huidige situatie - Probleemstelling – Migreren of opnieuw beginnen
– SharePoint 2013 omgeving of Office365 ?? Of beide – Huidig maatwerk in SharePoint 2010. Wat wil je daarmee? Is makkelijk omzetbaar naar SharePoint2013, maar niet naar Office365 – Project opstarten of on going process
– Technisch en Functioneel Beheer Office 365 bij ICT belegd
14 /N
Waar gaan we naar toe? – Office365 + SharePoint 2013
– Homepage in 2013 ivm ontbreken homepage in Office365. Nieuwsvoorziening Albeda breed ook via deze homepage – Maatwerk zoveel mogelijk via apps in Office365
– Minimaal maatwerk dat niet realiseerbaar is in Office365 (dashboard) realiseren in SharePoint 2013 – Volledig gebruik maken van de functionaliteiten van Office365, dus ook Word,
Excel, OneDrive, Mail, ... – Behoud van de huidige beheerorganisatie. Wel afbakening van SharePoint vs. de overige Office365 functionaliteiten
15 /N
Is er nog een functioneel beheerder
voor SharePoint nodig….?
16 /N
Bedankt!
Michel de Ruiter
[email protected]
17 /N
Rob Kalis
[email protected]
