Whitepaper
SharePoint 2010 versus 2013 Is een upgrade noodzakelijk?
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
Inleiding Microsoft komt met een echt sociaal samenwerkingsplatform dat past bij de eisen en wensen van gebruikers in deze tijd rondom het gebruik van sociale media en het bij elkaar brengen van informatiestromen voor kenniswerkers. Deze whitepaper beschrijft de vernieuwingen van SharePoint 2013 ten opzichte van SharePoint 2010 en moet beslissers helpen een keuze te maken tussen behouden óf upgraden naar de nieuwe SharePoint 2013-versie. Met de komst van iedere nieuwe versie van een applicatie rijst de vraagt of een upgrade op korte of op lange termijn noodzakelijk is. Wellicht dat een versie helemaal overgeslagen kan worden, omdat de nieuwe versie helemaal niets toevoegt aan de functionaliteiten die gebruikt worden.
‘To upgrade, or not to upgrade, that is the question’
Zo ook met de komst van de nieuwe versie van SharePoint. Begin 2013 komt deze versie groots op de markt en moeten organisaties weer de afweging maken tussen upgraden naar de nieuwste versie of de courante versie behouden. Wanneer een organisatie nog een oudere versie (2007) gebruikt, wordt deze keuze nog dwingender, want per oktober 2012 loopt de algemene ondersteuning voor dit product af wat mogelijk beveiligingsrisico’s en compatibiliteitproblemen met andere software met zich meebrengt.
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
2
Evolutie SharePoint 2013 is weer grote stap voorwaarts in de evolutie van het meest gebruikte en complete samenwerkingsplatform in de markt. Was de overgang van SharePoint 2007 naar 2010 nog een stap voorwaarts te noemen, de overgang van SharePoint 2010 naar 2013 is een flinke sprong voorwaarts en daarmee volgens Steve Ballmer; “a huge opportunity” om de business van elke organisatie goed te ondersteunen op het vlak van samenwerken, documenten, sociale media en Web 2.0-gebruik. Bij de introductie van de 2010-versie heeft Microsoft op vele vlakken stappen gemaakt, zo kreeg deze versie nieuwe onderdelen als: Sociale
functies
Documenten Powershell
scripting
Herbruikbare KPI
sets workflows
overzichten (dashboards)
Online
en offline functionaliteiten middels de ‘Workspace’
Business
Connectivity Services voor het nog eenvoudiger koppelen
van Line-of-Business systemen Samenvattend was SharePoint 2010 vooral gericht op het aanbieden van de ontbrekende functionaliteiten vanuit SharePoint 2007. Door de veelheid aan nieuwe functies die gerealiseerd zijn in SharePoint 2010, is de functionele uitwerking van de onderdelen basaal gebleven. Als voorbeeld de fora en wiki’s welke nog niet de rijke interfaces kennen die we van een Web 2.0-omgeving gewend zijn en vaak vrij beschikbaar op het Internet al rijker zijn. Ook de sociale functies vallen haast in het niet bij sites als Facebook en Linkedin. Daarom is er in de nieuwste versie minder aandacht voor nieuwe functies, maar meer voor het verdiepen en verbeteren van functies. De grootste verbeteringen die een upgrade naar SharePoint 2013 interessant maken, zijn doorgevoerd op de onderdelen:
Gebruikersinterface
Sociale functies
Zoeken
Apps
In de volgende hoofdstukken worden deze onderdelen verder uitgewerkt. Voorafgaand hierop wordt eerst het nut en de noodzaak van een upgrade in algemene zin beschreven.
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
3
Upgraden SharePoint bestaat al jaren en gaat de komende jaren niet verdwijnen. Iedere versie brengt nieuwe functies met zich mee en bij iedere versie is het weer beoordelen of de extra’s opwegen tegen de kosten van de upgrade. Dat er een versie upgrade aankomt, wil echter niet zeggen dat tot die tijd het oppakken van organisatieuitdagingen in SharePoint stil staat. Tot een half jaar geleden was SharePoint 2010 de beste plek om problemen op te lossen. Het was het mooiste product met de beste gebruikersinterface. Datzelfde geldt dadelijk weer voor SharePoint 2013, totdat de 2016-versie wordt aangekondigd.
‘SharePoint’s grootste waarde is dat het een gebruiker in staat stelt om specifieke IT-problemen op te lossen, ongeacht de versie’
Met andere woorden, de discussie over op te pakken uitdagingen moet los staan de versie van SharePoint. Anders legt de aankondiging van een nieuwe versie de ontwikkeling van een bedrijf voor maanden stil. De meerwaarde van SharePoint 2013 Bij een upgrade moet altijd gekeken worden naar de meerwaarde van de nieuwste versie. in het geval van SharePoint 2013 zit deze meerwaarde in de onderdelen:
Vernieuwde gebruikersinterface
Sociale functies en online media-integratie
Beter zoeken en vinden
Apps store
Deze worden hierna kort toegelicht. Gebruikersinterface Met de komst van Windows 8 gaan alle applicatieinterfaces, voor alle nieuwe Microsoft producten die gelanceerd worden de komende jaren, over naar de Windows 8-style ofwel de “Modern UI”.
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
4
Deze stijl kenmerkt zich door duidelijke functionele blokken en veel wit. Met deze nieuwe interface loopt Microsoft vooruit op de Windows 8 release die het gat tussen mobiel en desktop PC laat verdwijnen. Het voordeel van de nieuwe stijl is dat deze uitermate geschikt voor tablets en touchscreens. Waar in SharePoint 2010 de interface geschikt is gemaakt voor mobiele apparaten door vooral veel van de grafische onderdelen uit te zetten, is SharePoint 2013 vanaf het begin ontwikkeld als een “mobiel eerst”-applicatie. De werking op een mobiel apparaat is daarmee leidend. De introductie van HTML5 in SharePoint 2013 maakt dat voor het gebruik van SharePoint op een mobiel apparaat geen losse App meer nodig is.
‘Een omgeving die volledig op de gebruiker gericht is’
Sociale functies De huidige medewerker is gewend geraakt aan allerlei slimme kennis- en contactfuncties door de diverse sociale mediasites die hij of zij gebruikt. Het gebruik van Twitter, Facebook en YouTube maken snel informatie uitwisselen eenvoudig. Deze ervaring wil een medewerker ook hebben op het bedrijfsintranet. Met SharePoint 2013 wordt dit mogelijk. Door het volledig herzien van de interface en de wijze waarop informatie gepresenteerd wordt is een omgeving ontstaan die volledig op de gebruiker gericht is. In de afgelopen jaren werd de roep om gebruikercentrische interfaces steeds luider. Gebruikers eisen dat de informatie die voor hen relevant is, getoond wordt met suggesties voor informatie die wellicht interessant is op basis van hun profiel, werkgebied of collega’s.
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
5
Deze interfaces hebben wij de afgelopen jaren op SharePoint 2010 veel gebouwd, maar vergen een behoorlijke inspanning om te realiseren. Met de komst van SharePoint 2013 is deze, bijna verplichte functionaliteit, direct beschikbaar zonder meer kosten. Met de toevoeging van een rijke timeline in 2013, zijn de sociale functies van SharePoint op het niveau gekomen die de gebruiker gewend is van het Internet. Zoeken Van SharePoint 2007 naar SharePoint 2010 is een grote sprong voorwaarts gemaakt in de meegeleverde zoekmachine. Grootste klacht bij SharePoint 2007 was altijd dat de wildcard search niet werkte. Gebruikers krijgen vaak niet de resultaten uit SharePoint 2007 terug die ze zochten. Hiervoor is in SharePoint 2010 Enterprise Search geïntroduceerd. Deze komt met handige mogelijkheden als verfijning van een zoekopdracht en een uitgebreide people search. Tevens is het in SharePoint 2010 mogelijk om een zoek add-on te installeren, te weten FAST Search. Met FAST Search krijgt de gebruiker miniaturen van gevonden Office documenten, de mogelijkheid om extra verfijningen op de zoekopdracht door te voeren én rolspecifieke zoekresultaten te tonen. Het nadeel van FAST Search is dat het een aanvullend product is, het maar gedeeltelijk geïntegreerd is en het vergt behoorlijke kennis van de beheerder om het goed te installeren. In SharePoint 2013 is FAST Search volledig geïntegreerd waardoor de gebruiker alle voordelen van FAST Search in handen krijgt, zonder dat de beheerder de lasten draagt.
Deze zoekervaring is belangrijk. Ervaren gebruikers van het Internet verwachten dat het bedrijfsintranet dezelfde zoekervaring biedt als een Google dat doet op het Internet. De tijd dat gebruikers alleen via de aangeboden structuren en
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
6
hiërarchieën zoekt is voorbij. Alleen de echte zware gebruikers navigeren via de structuur. De overige gebruikers vertrouwen op de zoekmachine van SharePoint. Hoewel een interne zoekmachine nooit dezelfde kwaliteit kan leveren als een Google (die vooral door “doorklikken” van miljoenen gebruikers op zoekresultaten geïndexeerd wordt), komt de kwaliteit van zowel de FAST Search van SharePoint 2010 als de geïntegreerde zoekmachine van SharePoint 2013 zeer dicht in de buurt van deze ervaring. In SharePoint 2013 is het daarnaast de voorbeeldfunctie van documenten in de bibliotheken doorgevoerd. Dit is een handige functie die voorkomt dat ieder document geopend moet worden om de inhoud te scannen
Apps Het toverwoord van SharePoint 2013 is “Apps” en daarmee nemen we ook gelijk afscheid van de term webparts. Alle functies in 2013 zijn nu een App geworden. Binnen Apps zijn twee categorieën te onderscheiden:
Interne Apps, zoals document libraries en zelfbouw Apps
SharePoint store Apps, zoals Nintex workflow
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
7
Interne Apps vormen de basisfunctionaliteit van SharePoint 2013. In principe kan iedere gebruiker deze inzetten op zijn pagina, mits hij of zij daarvoor de juiste rechten heeft gekregen. Deze interne Apps zijn de directe vervanger van de webparts uit SharePoint 2010.
‘De SharePoint App is, net als op andere platformen, een afgesloten stukje functionaliteit’
De SharePoint store is een door Microsoft gecontroleerde App store waarbinnen eenvoudig third party Apps te vinden en te downloaden zijn. Deze App store is zeer intuïtief te gebruiken door ervaren mobiele gebruikers. Hij sluit aan bij de andere bekende App stores zoals die van Apple en Google Android. Het voordeel van het aanbieden van een App store, is dat een stukje ontbrekende functionaliteit in SharePoint 2013 binnen één omgeving snel te vinden is én eenvoudig geïntegreerd kan worden. De SharePoint App is, net als op andere platformen, een afgesloten stukje functionaliteit die via een standaard proces op de server geïnstalleerd wordt.
Waar je vroeger het Internet moest afstruinen voor third party webparts. Je fora en blogs moest bezoeken om de kwaliteit van het webpart en de aanbieder te toetsen, gaat dat nu via één geïntegreerde omgeving: De SharePoint store. Hierin staan alle Apps gegroepeerd en worden door gebruikers ratings toegekend aan de Apps. Kwaliteit en functionaliteit worden hiermee transparant aangeboden. Organisaties die een eigen, privé, AppStore willen realiseren kunnen dat ook doen. Gebruikers kunnen dan kiezen uit meerdere AppStores.
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
8
To upgrade or not to upgrade? SharePoint 2013 biedt veel nieuwe en interessante functies. Vooral op het gebied van de gebruikersinterface, sociale functies en zoeken sluit de omgeving beter aan bij wat een gebruiker gewend is van het Internet. SharePoint 2013 biedt voordelen, maar niet voor iedere organisatie. Gaat u als organisatie de nieuwe onderdelen gebruiken? Als het antwoord nee is, dan moet u niet upgraden op korte termijn. Een upgrade houdt altijd een risico in en kost altijd geld, ook al heeft u de licentie al liggen. Zit u nog op SharePoint 2007 of moet u überhaupt nog starten met SharePoint? Dan raden wij u aan om naar SharePoint 2013 te kijken. Nu SharePoint 2010 inzetten is instappen op techniek die minder gaat bieden voor medewerkers dan SharePoint 2013. Vooral de aansluiting bij de Internetbeleving die uw medewerkers hebben is in dit scenario een grote pré voor SharePoint 2013. Is er op dit moment onvrede over de huidige SharePoint-omgeving, ga dan de analyse in om te zien of de verbeteringen in SharePoint 2013 deze onvrede gaat wegnemen. Er liggen kansen bij het gebruik van SharePoint 2013, maar die zijn niet voor iedere organisatie direct te verzilveren. Ons advies: kijk vooral eerst naar de wensen van uw organisatie, breng ze in kaart en maak een roadmap voor de komende 3 tot 5 jaar zodat op basis daarvan heldere keuzes gemaakt worden om deze te realiseren.
Imtech ICT Integrated Solutions, Hogeweg 41, Postbus 2065, 5300 CB Zaltbommel T +31 418 57 07 00, F +31 418 57 07 50
9
