Hoe HR meerwaarde levert

Hoe HR meerwaarde levert


1

Het leveren van meerwaarde aan de business: 6 tips Wees proactief en signaleer organisatiebreed

Zorg dat HR meer is dan een administratief orgaan

Het is belangrijk om niet te wachten tot er een vraag naar HR komt en dan pas actie te ondernemen. Zorg ervoor dat je proactief bent, signaleer wat er binnen de organisatie gebeurt (ook vanuit ande-

HR is meer dan een administratieve

re organisatie-onderdelen) en geef hier

verantwoordelijkheid in de vorm van sal-

feedback op. Dit betekent dat je moet

arisadministratie en personeelsdossiers.

weten wat er in en om de organisatie

Als je je daartoe beperkt, dan zal de or-

speelt zodat je kunt meepraten over de

ganisatie en de directie de meerwaarde

business.

van HR te weinig zien. Zorg daarom dat je naast deze basistaken, een extra bijdrage levert aan de organisatie en stel je op als business partner.

Zorg voor actuele stuurinformatie Moderne HR-software zorgt dat tijdrovende administratieve processen verdampen, waardoor je als HR-afdeling tijd overhoudt voor het ondersteunen en adviseren van de organisatie. Om goed te kunnen adviseren heb je stuurinformatie nodig. Denk daarbij aan verzuimanalyses en cijfers over in-, door- en uitstroom.

2


Zorg voor efficiënte HR-processen Door HR-processen te stroomlijnen gaat minder tijd en informatie verloren. Daar plukken zowel HR, de business als medewerkers de vruchten van. Software helpt hierbij doordat HRinformatie op ieder moment inzichtelijk is. Efficiëntere processen verminderen het aantal ad-hoc vragen en zo kan de HR-afdeling tijd vrijmaken voor andere zaken. Om een volwaardige HRafdeling met gestroomlijnde processen te zijn, is software de belangrijkste ‘enabler’.

Verhoog de kwaliteit van medewerkers Als HR-afdeling verhoog je de kwaliteit van medewerkers door medewerkers aan te nemen die perfect passen binnen een team en de waarden en normen van de organisatie. Door medewerkers allerlei HR-zaken zelf te laten regelen, krijgen zij een gevoel van vertrouwen. Denk bijvoorbeeld aan het

Faciliteer talentontwikkeling Door het faciliteren van talentontwikkel-

aanvragen van een verlofdag of het indienen van een declaratie via een self-serviceportal. Dit leidt tot een hoge mate van betrokkenheid, productiviteit en bevlogenheid.

ing van zowel de directie, managers als medewerkers, levert HR meerwaarde aan organisaties. Talentontwikkeling leidt namelijk tot hogere medewerkers tevredenheid en - productiviteit, gemotiveerd personeel en een lager uitstroompercentage.


3

inhoudsopgave

4

5

voorwoord

6

Om toegevoegde waarde te leveren, moet je de business snappen

10

De directie en HR op een lijn, hoe doe je dat?

14

HR als verbindingsfactor tussen de verschillende disciplines

16

Help de business ondernemend te kunnen zijn: faciliteer, faciliteer faciliteer.

20

Hoe automatisering kan bijdragen aan de meerwaarde van HR

22

Tot slot


voorwoord Uit de praktijk blijkt dat organisaties vaak hun vraagtekens zetten bij de meerwaarde van de HR-afdeling, zeker in financieel lastige tijden. Vaak resulteert dit in bezuinigingen op HRM, waardoor de afdeling meer moet doen met minder. Dit leidt volgens Onderzoeksrapport: Ken- en Stuurgetallen voor HR 2013-2014

vrijwel altijd tot een

averechts effect: organisaties die weinig effort in HR steken, hebben meestal te kampen met een hoog ziekteverzuim, personeelsverloop en ontevreden medewerkers. Volgens

de

onderzoekers

wordt

budgetverlaging

veroorzaakt

doordat HR-afdelingen onvoldoende in staat zijn om hun toegevoegde waarde inzichtelijk te maken. Hierdoor worden vraagtekens gezet bij de meerwaarde van HR. Deze vraagtekens worden niet alleen door Nederlandse organisaties gezet, zo blijkt uit een internationale survey

onder 235 CEO’s. Meer dan een derde van de ondervraagden

betwijfelt of HR genoeg strategische kennis heeft en stelt dat HR de business onvoldoende begrijpt. Het is dus hoog tijd voor een ommekeer; hoe zorg je dat HR waarde toevoegt en dat organisaties HR als onmisbare schakel gaan zien? Om uit eerste hand te horen wat directeuren en HR Managers verstaan onder de meerwaarde van HR en hoe je deze meerwaarde levert, interviewden we directeuren en HR Managers over hun visie op dit vraagstuk. Ook laten we zien hoe automatisering een rol kan spelen in het leveren van toegevoegde waarde aan de business. Deze whitepaper biedt inzicht en inspiratie, en beantwoordt de vraag hoe je als HR-afdeling meerwaarde levert aan de organisatie. Het geeft HR Managers handvatten die direct in de praktijk kunnen worden toegepast.


5

"Om toegevoegde waarde te leveren, moet je de business snappen" Wat zijn de belangrijkste speerpunten voor de HR-afdeling?

financiële doelstelling van de organisatie. Op basis

“Zoals in veel organisaties moeten ook wij met mind-

aan elkaar presenteren. Iedere discipline krijgt budget

er mensen verder. Dit betekent dat we goed moeten

voor de uit te voeren aspecten waar het MT achter sta-

sturen op loonkosten”, vertelt Ellen. “Ook moeten we

at. Deze afstemming vindt ieder jaar plaats. Omdat dit

hierdoor extra goed naar de kwaliteit van de mensen

een continu proces is, zijn de verwachtingen vanuit de

kijken: ervoor zorgen dat medewerkers de juiste kwal-

directie niet in strijd met onze perceptie over de meer-

ificaties hebben en dat de juiste mensen zich op de

waarde van HR.”

daarvan maakt iedere discipline een jaarplan, dat we

juiste plek in de organisatie bevinden. Talent Management speelt dus een cruciale rol. Een ander speerpunt is het zo goed mogelijk begeleiden van reorganisaties. Belangrijk hierbij is het maken en aanscherpen van sociale plannen.”

Wat is de meerwaarde van HR? Ellen: “Dit ligt naar mijn idee op diverse vlakken. Hierbij gaat het om zaken als het begrijpen van de business, sparren over een stijl van leidinggeven die binnen de organisatie past en het begeleiden van medewerkers tijdens bijvoorbeeld veranderprocessen. Maar daarbij

Ellen van Vianen

hoort ook het waken voor de cultuur van de organisatie

Met meer dan 20 jaar ervaring in het HR-vak,

en zorgen dat opleiding en training afgestemd zijn op

geeft Ellen Vianen een kijkje in de keuken van

wat de organisatie echt nodig heeft.”

haar HR-afdeling. Ze vertelt wat zij verstaat onder de meerwaarde van HR, hoe de

Heeft de directie andere verwachtingen wat betreft de meerwaarde van HR? Volgens Ellen zijn de verwachtingen van HR vanuit de directie en wat HR levert, redelijk goed op elkaar afgestemd. “Het begint bij de

6

directie de HR-afdeling beschouwt en hoe ze ervoor zorgt dat de organisatie HR waardeert.

HR draagt bij aan de weg naar de omzet Ellen: “Als HR manager praat het makkelijker met een directie die mensen belangrijk vindt, dan met een directie die daar minder waarde aan hecht. Maar waar iedereen denk ik mee worstelt, is het aantoonbaar maken van de meerwaarde van HR. Het uitdrukken van de meerwaarde van HR in cijfers blijft erg lastig. Je draagt wel bij aan de omzet, maar alleen op de lange termijn. HR heeft indirect invloed op de omzet die de organisatie genereert.” Het meetbaar maken van de meerwaarde

“Het begint bij de financiële doelstelling van de organisatie”

van HR is volgens Ellen lastig. Mag de directie dat dan vragen van HR? “Een directie kan naar mijn mening niet vragen om direct bij te dragen aan de omzet. HR draagt wel bij aan de weg naar de omzet.” Zo speelt HR een grote rol in het zorgen dat medewerkers goed in hun vel zitten, productief zijn en uiteindelijk de gewenste prestatie leveren. HR levert dus niet direct een bijdrage, maar wel indirect.


7

Hoe kijkt de directie tegen de HR-afdeling aan?

Is de HR Manager werkelijk ‘in control’ om de meerwaarde te bewijzen?

Ellen: “Omdat wij een goede bijdrage aan de business

Ellen: “We bevinden ons midden in een uitdagende

leveren, kijkt de directie positief tegen ons aan. Wanneer

cultuuromslag. Momenteel heerst er een cultuur

er bijvoorbeeld een vergadering met clustermanagers

waarbij medewerkers het liefst opdrachten krijgen

is (die ieder een vijftal filiaalmanagers aansturen), wordt

en die uitvoeren. We willen echter naar een cultuur

HR vaak gevraagd om aan te sluiten voor advies.

waarbij we meer initiatief en eigenaarschap van onze

Ze vinden het prettig dat er ook meegedacht wordt

medewerkers vragen. Het is voor ons een uitdaging

vanuit niet-commercieel, meer menselijk, perspectief.

hoe we deze omslag kunnen maken.”

Bijvoorbeeld vanuit de klant. Daarin is het overigens wel van belang dat je als HR de business begrijpt.”

“Een tweede uitdaging heeft te maken met opleiding en training” vertelt Ellen verder. “Het is belangrijk dat je niet

Internationaal onderzoek

van onder andere de

alleen maar traint om te trainen, maar inzichtelijk maakt

Human Resources Professionals Association (HRPA)

wat het uiteindelijk oplevert. En dat is erg lastig. Om

bekrachtigt dit: een grote meerderheid van de

de meerwaarde van opleiding en training inzichtelijk te

ondervraagde CEO’s noemt het van wezenlijk belang

maken, gaan we nu met een pilot werken waarbij we

dat de HR-afdeling grondige kennis heeft van de

een heel winkelteam wordt getraind. De vraag is dan

business en HR-programma’s ontwikkelt die echt

of het getrainde team tot betere omzetresultaten komt

belangrijk zijn voor de organisatie als geheel.

dan teams die niet getraind zijn.”

“Samen met het management sparren we daarnaast over de manier waarop we een omgeving creëren

Krijgen jullie waardering vanuit de directie voor jullie werkzaamheden?

waarin medewerkers mogen zijn wie ze zijn”, vertelt

Ellen: “We krijgen absoluut waardering vanuit de directie.

Ellen verder. “Zo hoeven verkopers niet op een vaste

Dit merken we onder andere door de vertrouwensband

manier te verkopen, als ze het verkoopvak maar leuk

die we hebben met de directeur. Hij vertrouwt erop dat

vinden en op klanten af durven te stappen. Doordat

we waarmaken wat we zeggen en hij daar niet steeds

iedereen zichzelf mag zijn, wordt vertrouwen gecreëerd.

achteraan hoeft. Ook zijn we vorig jaar uitgeroepen tot

Dit leidt tot beter functioneren van medewerkers, wat

beste afdeling van de organisatie. Ondanks dat we te

van toegevoegde waarde is voor de organisatie.”

maken hadden met lastige zaken als reorganisatie en ontslag, kwam HR als beste afdeling het beste uit de bus.”

“HR heeft indirect invloed op de omzet de organisatie genereert.” 8

Zo levert HR een bijdrage aan de organisatie

Wees proactief en signaleer organisatiebreed Je moet niet afwachten tot er een vraag vanuit de organisatie of de directie en dan pas in actie komen. Zorg dat je proactief bent, signaleert wat er binnen de organisatie gebeurt

Zorg dat je de business en de processen begrijpt

(ook vanuit andere disciplines) en hier feedback op geeft. Door breder te kijken dan HR, kun je toegevoegde waarde leveren. HR kan een mooie verbindingsfactor zijn tussen alle

Wees betrokken bij wat zich in de

disciplines.

organisatie afspeelt. Verdiep je in het commerciële spel en in de andere disciplines. Zorg bijvoorbeeld dat je zicht hebt op Finance en waar Marketing mee bezig is. Daarnaast is het van belang dat je zicht hebt op hoe de processen lopen. Alleen dan kun je meepraten.

Denk mee vanuit niet-commercieel perspectief Het is belangrijk om ook vanuit niet-commercieel

perspectief

en

vanuit de klant mee te denken. Indien er intern een idee leeft waar iedereen enthousiast over is, maar waarbij je twijfels bij hebt, uit dit dan. Deze kritische blik is van toegevoegde waarde in bijvoorbeeld de ontwikkeling van producten en diensten.


9

De directie en HR op één lijn, hoe doe je dat? Financieel en juridische dienstverlener DAS is een mooi voorbeeld van een organisatie waarbij de directie en HR Manager duidelijk op één lijn liggen over de toegevoegde waarde van HR. Eric Pouw -CEO bij DAS- en Guy van Doremalen -HR Directeur bij DAS-, geven hun kijk op de rol van HR en hoe je ervoor zorgt dat de directie het belang van HR inziet.

Wat is de verantwoordelijkheid van HR?

monitoren en invoeren van (nieuwe) weten regelgeving.

“Omdat DAS een professionele organisatie is, rust er op

“Wanneer er bijvoorbeeld een wet is gewijzigd omtrent

de schouders van HR een belangrijke verantwoordeli-

pensioenregelingen, dan pakt HR dit op. Dit is van cru-

jkheid voor wat betreft het werven van talent”, vertelt

ciaal belang voor de beheersbaarheid van de organisa-

Eric. “Zo legt HR veel contacten met potentiële kandi-

tie”, aldus Eric.

daten door nauw contact met de universitaire wereld te

itanten (vorig jaar meer dan 1000) en HR moet hier de

Van welke instrumenten maakt HR gebruik om de meerwaarde van HR aan te tonen?

beste kandidaten uit zien te halen. Bovendien is HR ve-

Volgens Guy is de managementinformatie, die online

rantwoordelijk voor het boeien en binden van de profes-

beschikbaar wordt gesteld over bijvoorbeeld ziektever-

sionals in de organisatie.

zuim en in-, door- en uitstroom van medewerkers, het

onderhouden en door het organiseren van events voor potentiële werknemers.” Jaarlijks krijgt DAS veel sollic-

meest ‘zichtbare’ hulpmiddel om te beoordelen of dat-

Bij welke zaken heeft de organisatie HR nodig?

gene wat de organisatie wil realiseren, werkelijk gerealiseerd wordt. Daarnaast worden er onderzoeken naar

De organisatie leunt volgens de directie sterk op HR wat

medewerkerstevredenheid uitgevoerd, waaruit je kunt

betreft de administratievoering, ook wel de ‘back bone’

herleiden of medewerkers tevreden zijn over bijvoor-

van de organisatie genoemd. Zaken als salarisadminis-

beeld opleidingen en werksfeer. “HR is hiervoor uiter-

tratie en het op orde hebben van personeelsdossiers,

aard niet alleen verantwoordelijk, maar is wel in de lead”,

liggen aan de basis van het goed functioneren van de

vult Eric aan.

HR-afdeling. Een andere belangrijke rol van HR is het

“HR is verantwoordelijk voor het boeien en binden van de professionals in de organisatie.” 10

Top tips voor het leveren van meerwaarde Stel je op als businesspartner Zorg dat HR meer is dan een administratief apparaat Als je rolopvatting alleen de administratieve verantwoordelijkheid betreft en je jezelf beperkt tot

Zorg er als HR Manager voor dat je samen met andere managers kijkt welke problemen zich (kunnen) voortdoen en lever een bijdrage aan het beleid om hierop te anticiperen. Stel je dus op als business partner. Dit betekent ook dat je moet weten wat er in de organisatie speelt en kunt meepraten met de business.

de salarisadministratie en de personeelsdossiers, dan zal de directie de meerwaarde van HR te weinig zien. Zorg daarom dat je naast deze verwachtte taken, extra input levert.


11

De effectiviteit van HR meten: prioriteit van HR Managers Ook PwC deed onderzoek naar de rol van HR. Daaruit blijkt dat het meten van de effectiviteit van HR en het meten van de bijdrage die HR aan de business levert, uitdaging nummer 3 en 4 zijn van hedendaagse HR Managers. Verandermanagement en leiderschapsontwikkeling staan op de eerste en tweede plaats. Zoals in vele andere disciplines neemt ook bij HR Managers de druk toe om de effectiviteit van HR inzichtelijk te maken, zo blijkt uit het onderzoek. Niet alleen de effectiviteit van de HR-activiteiten, maar ook het resultaat daarvan op de organisatie. En vooral dit laatste is nieuw: waar HR-afdelingen van oudsher vaak al wel gericht waren op hun eigen effectiviteit, ligt de focus steeds het meten van de ROI van HR en de bijdrage die HR levert aan bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsresultaat. Deze ontwikkeling is volgens de onderzoekers het begin van een verschuiving binnen HR: van louter administratieve functie naar strategische partner binnen de organisatie. Naar aanleiding van het eerder genoemde onderzoeksrapport Ken- en Stuurgetallen voor HR 2013-2014 vult Johan van Dam aan: “Door de specifieke resultaten van HR beter meetbaar en uitlegbaar te maken voor de eigen organisatie, zal HR niet enkel als kostenpost worden gezien, maar als logische investering.”

12


“HR draagt bij aan de route naar de winst.”

Wordt HR betrokken in vraagstukken van andere MT-leden die HR niet direct betreffen?

Guy voegt daaraan toe dat het uitdragen van de strat-

“HR wordt sterk betrokken bij het meedenken over bi-

strategie is de eerste stap gezet. Vervolgens is het van

jvoorbeeld interne verandertrajecten, maar ook over

cruciaal belang dat iedereen in de organisatie ook weet

samenwerkings-, ontwikkelings- en marktvraagstuk-

wat de koers van de onderneming is.” Uiteraard is

ken”, aldus Eric. Volgens Guy kan HR zich uitstekend

uiteindelijk iedereen in de organisatie verantwoordelijk

in de positie van de klant verplaatsen en daarmee bi-

voor het creëren van draagvlak voor de richting die we

jvoorbeeld de commerciële collega’s helpen bij het

samen op willen, maar HR zet instrumenten in om dit

leveren van de juiste producten en diensten. “Van dit

te ondersteunen.

inlevingsvermogen van HR wordt door de gehele or-

egie binnen de organisatie ook een belangrijke taak van HR is: “Met het bedenken en ontwikkelen van de

ganisatie volop gebruik gemaakt.”

In hoeverre moet HR bijdragen aan de winst van de organisatie?

Volgens Eric functioneert HR als een soort smeerolie

HR moet volgens Eric absoluut bijdragen aan de winst

binnen de organisatie: “Omdat HR zo sterk in contact

van de organisatie. “Het is niet zoals bijvoorbeeld bij

staat met collega’s van verschillende disciplines, zor-

een salesmedewerker dat HR aan de hand van targets

gen zij ervoor dat de machine goed blijft lopen. HR is

de omzet direct inzichtelijk krijgt. Bij HR gaat het om

een verbindende factor.”

afgeleide zaken.” Eric voegt daaraan toe dat zeker bij de grotere organisaties, de directie een afdeling nodig

In hoeverre moet HR bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie?

heeft die ondersteuning biedt op het personele vlak.

Volgens Eric moet HR heel wezenlijk bijdragen aan

hard te maken.” Guy beaamt dit en geeft aan dat het

de strategische doelstellingen van de organisatie. Ie-

moeilijk is om de bijdrage van HR aan de winst te me-

der jaar formuleert de directie een strategisch plan,

ten: “HR draagt bij aan de route naar de winst.”

“Als je daar als organisatie niet in investeert, ben je uiteindelijk duurder uit. Maar hoeveel duurder is lastig

waaraan HR bij diverse projecten een ondersteunende bijdrage levert. “Denk aan zaken als kostenbeheersing van arbeidsvoorwaarden tot aan het kwalitatief goed bemensen van de afdelingen. HR speelt daarnaast een belangrijke rol in het bedenken van de strategie en de uitvoering daarvan.”

“Omdat HR zo sterk in contact staat met collega’s van verschillende disciplines, zorgen zij ervoor dat de machine goed blijft lopen. HR is een verbindende factor.” Hoe HR meerwaarde levert

13

HR als verbindingsfactor tussen de verschillende disciplines De uitdaging om ervoor te zorgen dat HR niet het ondergeschoven kindje in de organisatie is, krijgt een extra dimensie wanneer het om een organisatie gaat die in meerdere landen gevestigd is. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je de Nederlandse visie op HR waarborgt, maar tegelijkertijd de internationale visie niet uit het oog verliest? Met ruime ervaring wat betreft HR in zowel overheids-, gemeente- als bedrijfsinstanties, geeft Tony Tiemens -HR Manager bij Frank’s International- zijn visie op dit vraagstuk.

Is er een verschil in HR-beleid tussen de landen waarin de organisatie actief is?

Vaardigheden kun je tenslotte aanleren. Ook zorgen we

“Binnen Frank’s International is dit in zekere mate geval”,

binnen het team en bij de waarden en normen van de

vertelt Tony. “Zo is er in andere Europese landen en in de

organisatie. Daarnaast geven we de medewerkers

Verenigde Staten een duidelijke control- en beheervisie

een gevoel van vertrouwen, doordat zij zelf zaken als

aanwezig. Nederland is daarentegen meer gericht op het

ziekteverzuim en verlof kunnen regelen. Dit uit zich

ontwikkelen van talent. Ook is het HR-beleid in de andere

in hogere mate van betrokkenheid, productiviteit en

landen meer gericht op structuur en procedures gericht,

bevlogenheid. Wat uiteraard van meerwaarde is voor de

en in Nederland vooral op cultuur. Op deze manier vullen

organisatie.”

ervoor dat er mensen worden aangenomen die passen

we elkaar goed aan. In een internationaal bedrijf is het naar mijn mening belangrijk om altijd de lokale HR-visie

“Uitgangspunt bij de selectie van medewerkers en

in gedachten houden, aan je eigen visie vast te houden

het Nederlandse HR-beleid in het algemeen, is de

maar om ook naar internationaal vlak kijken.”

koers die we als organisatie willen varen”, vertelt Tony. “Maar ook wat en wie de organisatie nodig heeft en de

Hoe een Nederlandse meerwaarde leveren?

HR-afdeling

ontwikkelingen in de markt. HR begrijpt de business en draagt op deze manier bij aan de behoeftes vanuit de

Volgens Tony levert HR in Nederland op diverse

organisatie. Waar veel HR-afdelingen bij organisaties op

manieren meerwaarde aan de organisatie. “Zo sturen

een eigen eilandje beleid maken, is HR Nederland bij

wij op talentontwikkeling en op het benutten van talent.

Frank’s International ondersteunend en faciliterend aan

Bovendien is de kwaliteit van medewerkers erop vooruit

zowel management als medewerkers.”

gegaan. De selectie van medewerkers vindt nu namelijk plaats op grond van persoonlijkheid, gedrag, ambitie en

“Daarnaast levert HR Nederland meerwaarde door te

talent. Er wordt minder sterk gekeken naar functie-eisen.

focussen op cultuur en daarmee op de lange termijn. De organisatie bevindt zich namelijk in een dynamische

14

markt waarin je met je mensen moet kunnen meebewegen. Door de organisatiecultuur en talentonwikkeling van medewerkers centraal te

Zo maak je de meerwaarde

stellen, ben je hiertoe in staat.”

van HR inzichtelijk

Tot slot levert HR volgens Tony een bijdrage

Hoewel dit in de basis lastig is, zijn er een aantal

doordat de samenwerking tussen de verschillende

punten waarop de meerwaarde van HR volgens

afdelingen en HR is verbeterd. “Zo zie je maar dat

Tony wordt aangetoond. “Omdat medewerkers

HR een mooie verbindingsfactor kan zijn tussen de

nu zelf zaken als ziekteverzuim en verlof regelen,

verschillende disciplines in de organisatie.”

heeft er een afname van aantal HR-medewerkers plaatsgevonden. Dit heeft zich geuit in een kosten-

HR en de directie: hoe krijg je de neuzen dezelfde kant op?

besparing in personeelskosten. Ook werkten we in het verleden in vast dienstverband samen met de

Tony: “In Nederland liggen de verwachtingen van

een Arbodienst, waar we een bepaald bedrag per

HR en de verwachtingen van de directie op één lijn,

jaar voor betaalden. Nu huren we de arbodienst al-

omdat we verwachting en uitvoering goed op elkaar

leen in wanneer nodig, waardoor ook deze kosten

afstemmen. Iedere maand vindt er een overleg

zijn gedaald. Zo maak ik de meerwaarde van HR

met het MT plaats, waarin we plannen aan elkaar

toch op bepaalde aspecten inzichtelijk.”

bespreken en waar nodig bijsturen. Op die manier wordt draagvlak bij het MT gecreëerd en staan alle

“Je moet altijd proberen om de meerwaarde van

neuzen dezelfde kant op.”

HR in cijfers uit te drukken. Dit moet echter niet de overhand krijgen. De cijfers moeten de praktijk

“Internationaal gezien zal er sprake zijn van een

ondersteunen en niet andersom”, aldus Tony.

verschil. Zoals ik eerder benoemde, ligt de focus van het HR-beleid in Nederland op talentontwikkeling en cultuur. De andere landen zijn meer gericht op beheer, control en structuur. De directeur in de VS heeft daarom wel eens een andere verwachting dan wat hier in Nederland op HR-vlak plaatsvindt. Door dit verschil in visie kun je elkaar goed aanvullen en van elkaar leren.”

Krijgt HR waardering vanuit de organisatie? “Zowel van het management als de medewerkers krijgt HR absoluut waardering”, vertelt Tony. “Zo hoor ik regelmatig dat de sfeer in de organisatie beter is geworden en dat medewerkers het prettig vinden om zaken zelf te regelen. Ook is de

“Zowel van het management als de medewerkers krijgt HR absoluut waardering”

verbinding met elkaar sterker geworden. Dit is een groot compliment.”


15

Help de business ondernemend te zijn: faciliteer, faciliteer, faciliteer In veel organisaties leeft niet het idee dat een succesvolle organisatie valt of staat met een goed opererende HR-afdeling. Hoe zorg je voor een ommezwaai, zodat de organisatie HR wél als onmisbare afdeling ziet? Met ervaring in zowel HR als diverse bestuursfuncties werpt Diana Monissen -Voorzitter van de Raad van Bestuur van de Friesland Zorgverzekeraar- haar blik om dit onderwerp.

Op welke wijze levert HR verder meerwaarde aan de organisatie?

beheerder alleen: ze ondersteunen bij zowel strategisch

HR

van managers over individuele medewerkers.”

levert

volgens

Diana

op

diverse

manieren

meerwaarde aan de organisatie. “Allereerst heeft HR een

en tactische vraagstukken, als bij operationele vragen

medewerkers betrokken werden in het opstellen van het

In hoeverre is het uitdrukken van de meerwaarde van HR in cijfers belangrijk?

strategische jaarplan en input konden leveren.” Daarnaast

Diana: “Om te kunnen sturen op resultaten zijn cijfers

opereert HR als business partner voor de organisatie.

uiteraard van belang. Wanneer ik gesprekken voer met

“Zo ondersteunen zij managers bij het behalen van hun

managers binnen de organisatie, zorgt HR ervoor dat

personeelsdoelstellingen en adviseert HR managers bij

ik bepaalde stuurinformatie ontvang. Ik vind cijfers wel

complexe vraagstukken over bijvoorbeeld individuele

belangrijk, maar denk niet dat alles in cijfers uitgedrukt

medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan vragen over de

kan worden.”

ondersteunende en faciliterende rol bij grote trajecten. Zo heeft HR een dag georganiseerd waarop alle

ontwikkeling van een medewerker of ontevredenheid over functioneren. Deze adviserende rol wordt als erg waardevol ervaren.” “Bovendien heeft HR een zogenaamde ‘bewaakfunctie’. Eén van taken is het bewaken van uniformiteit binnen de organisatie wat betreft HR-gerelateerde zaken. Denk

aan

uniformiteit

beoordelingssystematiek

rondom en

functiebenaming,

ontwikkelplannen

van

medewerkers. En uiteraard levert HR meerwaarde door de beheerstaken op orde te hebben, maar dit behoort naar mijn idee tot de basis. HR is bij ons veel meer dan

16

“We proberen te stimuleren dat er onderlinge dialogen in de organisatie plaatsvinden.”

“Het eerste punt waar HR aan bijdraagt, is de verandering naar een klantgericht businessmodel”, vertelt Diana. “Een aantal jaren geleden stelden we de visie op om processen zoveel mogelijk rondom de klant te organiseren. Op basis daarvan pasten we ons businessmodel aan. HR heeft een wezenlijke bijdrage geleverd aan dit proces. Zo heeft HR meegedacht en mee geformuleerd hoe alle

Aspecten waar HR aan bijdraagt

business units in de organisatie dat klantgerichte besturingsmodel kunnen toepassen.”

“Een ander aspect binnen de Friesland Zorgverzekeraar is de manier waarop we omgaan met leiderschap. In dit kader vinden we ‘creative interchange’ erg belangrijk. We proberen te stimuleren dat er onderlinge dialogen in de organisatie plaatsvinden. Denk aan de dialoog tussen leidinggevende en medewerkers, maar

ook

tussen

medewerkers

onderling. HR speelt een belangrijke ondersteunende rol in dit traject. Zo heeft

HR

een

leiderschapstraject

mee opgezet, waaraan in totaal ruim 70 collega’s vanuit alle lagen in de organisatie hebben meegedaan. Op deze manier heeft HR een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van leiderschapskwaliteiten

binnen

de

organisatie.”


17

“Automatisering is dus een must voor het naar een hoger niveau tillen van HR.”

18


Op welke HR-cijfers wordt zoal gestuurd? “Er

wordt

onder

andere

gekeken

naar

het

percentage

ziekteverzuim, het aantal verlofuren per medewerker en het aantal medewerkers dat een groeiplan heeft”, aldus Diana. “De HR Manager moet bovendien cijfers laten zien omtrent het HR-budget, de ontwikkeling van medewerkers en het succes van de Friesland Academie. Hier krijgen medewerkers de mogelijkheid om zich te ontwikkelen. Deze cijfers worden maandelijks gerapporteerd en daarop kunnen we sturen.”

Welke rol speelt automatisering in het leveren van meerwaarde vanuit HR? Diana: “Automatisering is wat mij betreft speerpunt nummer 1 voor HR. Het draagt bij aan het gemak, de inrichting van de processen en de hygiëne van HR aan de beheerskant. Het is toch fantastisch dat wanneer iemand een verlofdag wil opnemen, je daar automatisch een alert van krijgt. En dan heb ik het nog niet eens over het inregelen van zaken als salarisstroken en ziekteverzuim.” “Bovendien kun je door middel van automatisering de processen meer ‘Lean’ inrichten. Niet alleen de processen binnen HR, maar ook de processen met andere organisatie-onderdelen en in de organisatie als geheel. Automatisering is dus een absolute must voor het naar een hoger niveau tillen van de HR-afdeling.”

“Automatisering is wat mij betreft speerpunt nummer 1 voor HR.”


19

Hoe automatisering kan bijdragen aan de meerwaarde van HR Uit de serie interviews die AFAS hield met directeuren en HR managers komt duidelijk naar voren dat je als HR-afdeling meerwaarde aan de organisatie wilt leveren en dat HR meer moet zijn dan een administratief orgaan. Ook moet HR proactief zijn, weten wat er in de organisatie speelt en meepraten met de business. De meerwaarde van HR spitst zich steeds meer toe op het leveren van een strategische bijdrage aan de organisatie. HR moet een volwaardige business partner zijn en automatisering kan hierbij helpen. ISteeds meer organisaties beseffen dat automatisering

over belangrijke gebeurtenissen of acties. Zo kunnen zij

van toegevoegde waarde is voor zowel de HR-afdeling

een alert krijgen wanneer een medewerker een verlofdag

als de rest van de organisatie. Dit wordt bevestigd de

heeft aangevraagd of zich heeft ziek gemeld. Interne

toename in populariteit van HR-software, wat blijkt uit een

processen verlopen nu efficiënter en HR heeft meer tijd

internationale studie onder HR-professionals. Ondanks

om zich te profileren als business partner.

de vaak economisch zware tijden bij organisaties, is software te vernieuwen in het komende anderhalf jaar.

Besparen op resources die elders in de organisatie inzetbaar zijn

Hieronder vallen ook complete eHRM-oplossingen.

Door

HR-software draagt op verschillende manieren bij aan

salarisadministratie,

het leveren van meerwaarde aan de organisatie en het

tijdsintensieve HR-processen volledig of gedeeltelijk

zijn van een strategische business partner. Zo worden

digitaal worden uitgevoerd. Dit leidt uiteraard tot

recources bespaart, is actuele managementinformatie

tijdwinst, maar ook tot enorme kostenbesparingen.

inzichtelijk en neemt de betrokkenheid van medewerkers

Bovendien zijn hierdoor minder medewerkers op de HR-

toe.

afdeling nodig, wat een besparing in personeelskosten

57% van de onderzochte bedrijven van plan om de HR-

automatisering

van kunnen

de

personeelsvan

en

oorsprong

met zich meebrengt. Zo bespaart HR op resources die

Door efficiëntere processen meer tijd om te profileren als business partner

elders in de organisatie kunnen worden ingezet.

Als HR-informatie op ieder moment digitaal te raadplegen valt en processen zijn geautomatiseerd, verlopen de

Inzicht in processen door actuele (management)informatie

processen efficiënter. Zo hoeft informatie maar één

De basis voor het maken van gedegen beleid is het

keer in het systeem te worden vastgelegd, vindt er

hebben van inzicht in de processen. Met de inzet van

een automatische verwerking van mutaties plaats na

HR-software voor personeels- en salarisadministratie,

akkoord en is er een vermindering van het aantal ad-hoc

zijn diverse analyses en rapportages inzichtelijk. Denk

vragen. Daarnaast krijgen managers automatische alerts

hierbij aan verzuimanalyses, een sociale cockpit en een

20

HR-software als verbindingsfactor door uitstekende uitwisseling van informatie

“Efficiënter, moderner en slimmer werken; waarom zou een organisatie dat niet willen?”

HR-software is een perfect middel om informatie en documenten met elkaar uit te wisselen. Alle documentatie die van belang is voor de organisatie en medewerkers wordt eenvoudig aan de juiste personen in de organisatie beschikbaar gesteld. Zo is het personeelshandboek bijvoorbeeld voor de hele organisatie digitaal te raadplegen, maar bepaalde procedure-beschrijvingen alleen voor een specifieke laag of divisie. Ook krijgen medewerkers een signaal wanneer

bezettingsoverzicht. Ook krijg je helder inzicht in

collega’s jarig zijn of een jubileum vieren.

het aantal FTE’s per afdeling, het aantal verlofdagen

Hierdoor biedt HR een verbindingsfactor

per medewerker en cijfers over in-, door- en

tussen afdelingen en medewerkers

uitstroom. Er wordt eenvoudig aangegeven wie in de organisatie welke informatie kan inzien. Op deze manier levert HR meerwaarde aan alle onderdelen van de organisatie: aan zowel de directie, als managers en medewerkers.

Professionalisering

van

HR

zorgt voor betrokken medewerkers Dankzij

de

nieuwste

software

(eHRM)

hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun

digitale

loonstrook,

declaraties

ziekteverzuimgegevens. Bovendien betrokkenheid

van

wordt

en de

“HR-software zorgt voor ruimte in het werk én voor ruimte op kantoor; exit archiefkasten”

medewerkers verhoogd,

doordat zij het vertrouwen krijgen om via de selfservice-functie

van

software

zaken

als

ziekteverzuim en verlof te regelen. Op die manier wordt bovendien werk van de HRafdeling uit handen genomen, waardoor HR meer tijd heeft om op strategisch niveau te opereren. Zo professionaliseert HR haar eigen dienstverlening voor de organisatie.


21

22


tot slot Uit

meerdere

nationale

en

internationale

studies

blijkt

dat

de

puur administratieve rol van HR verleden tijd is. In een serie interviews met HR managers komt eveneens duidelijk naar voren dat HR mee zou moeten denken over strategische thema’s om meerwaarde aan de organisatie te kunnen leveren. Door te weten welke vraagstukken in de organisatie leven, kan HR op een proactieve manier bijdragen aan de organisatie.

Bovendien

zou

HR

moeten

zorgen

voor

actuele

stuurinformatie, efficiënte HR-processen en een hoge kwaliteit van medewerkers; betrokken, productief en bevlogen. Talentontwikkeling is hierbij een belangrijk punt op de HR-agenda. Uiteraard behoeft ook kostenbeheersing en -besparing continue aandacht. Tot slot krijgt het meten

van

de

effectiviteit

van

HR

en

de

bijdrage

aan

de

businessdoelstellingen steeds meer aandacht. In het realiseren van deze strategische insteek van HR kan moderne HR-software ondersteunen. Zo verlopen processen efficiënter, wordt er kosten- tijdvoordeel behaald, is er op ieder moment actuele (management) informatie beschikbaar en verhoogt de medewerkerbetrokkenheid door bijvoorbeeld online beschikbaarheid van gegevens via eHRM. Op die manier professionaliseert HR de dienstverlening voor de organisatie, kunnen kosten worden bespaard en kan HR zich beter profileren als business partner. Zo zijn er volop kansen om de meerwaarde van HR aan te tonen.


23

Colofon. Adres: Philipsstraat 9 Leusden Webadres: www.afas.nl E-mailadres: [email protected]

Met dank aan Guy van Doremalen, Diana Monissen, Eric Pouw, Tony Tiemens en Ellen Vianen.

Hoe HR meerwaarde levert

Recommend Documents