1. Inleiding
p. 1
2. Taken van het mediabureau
p. 2
Avec le soutien de l’UBA
Guide pratique
Comment maximiser l’apport de son agence media ? Hoe de inbreng van zijn media bureau maximaliseren ? Praktische handleiding
p. 16
Agences membres
p. 13
Code of conduct in case of a media agency competition
p. 12
Annexes
p. 12
6. Cadre contractuel équilibré
p. 11
5. Rémunération équitable 4. Evaluation mutuelle et objective 3.1 Neutralité de recommandation 3.2 Transparence financière 3.3 Implication maximale 3.4 Respect de la confidentialité 3.5 Collaboration avec les autres partenaires de l’annonceur
p. 8 p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 7
p. 7
3. L’agence media : des engagements clairs
p. 5 p. 5 p. 5 p. 5
2.4 Relations avec les départements « procurement » et les audits 2.4.1 Procurement 2.4.2 Audits financiers 2.4.3 Sociétés spécialisées en audits media
p. 5
2.3 Contribuer à la cohérence et au bon fonctionnement du marché
p. 3 p. 4 p. 4
2.2 A la carte 2.2.1 Recommandation des canaux de communication complémentaires 2.2.2 Coordination internationale 2.2.3 Return on Investments et modelling 2.1. Général 2.1.1 Stratégie de communication 2.1.2 Stratégie media 2.1.3 Media planning tactique 2.1.4 Achat media et négociation 2.1.5 Bilan des actions media 2.1.6 Former et informer
2. Fonctions de l’agence media
p. 3 p. 2 p. 2 p. 2 p. 2 p. 3 p. 3 p. 3
p. 2
Met de steun van de UBA
2.1. Algemeen 2.1.1 Communicatiestrategie 2.1.2 Mediastrategie 2.1.3 Tactische media planning 2.1.4 Media-aankoop en onderhandelingen 2.1.5 Balans van de mediacampagnes 2.1.6 Opleiden en informeren
p. 2 p. 2 p. 2 p. 2 p. 3 p. 3 p. 3
2.2 Naar keuze 2.2.1 Aanbeveling van bijkomende communicatie-kanalen 2.2.2 Internationale coördinatie 2.2.3 Return on investments en modelling
p. 3 p. 3 p. 4 p. 4
2.3 Bijdragen aan de samenhang en goede werking van de markt
p. 5
2.4 Relatie met de «procurement » departementen en auditeurs 2.4.1 Procurement 2.4.2 Financiële auditeurs 2.4.3 Gespecialiseerde media auditbedrijven
p. 5 p. 5 p. 5 p. 5
3. Verbintenis van het mediabureau
p. 7
3.1 Objectiviteit van de aanbevelingen 3.2 Financiële transparantie 3.3 Maximale betrokkenheid 3.4 Respecteren van de vertrouwelijkheid 3.5 Medewerking met andere partners van de adverteerder
p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 7
4. Wederzijdse en objectieve evaluatie
p. 8
5. Billijke remuneratie
p. 11
6. Evenwichtig contractueel kader
p. 12
Bijlagen
p. 12
Code of conduct in case of a media agency competition
p. 13
Agences membres
p. 16
1. Préambule
p. 1
Ont participé à l’élaboration de ce guide, pour l’UMA : • Dominique De Ville (OmnicomMediaGroup/OMD) • François Chaudoir (Space) • Michel de Bodt (Mecglobal) • Pierre-Alain Turbang (Initiative).
Remarque préliminaire : Le présent document est élaboré par l’UMA, avec le soutien de l’UBA, à titre d’information, à l’attention de leurs membres. Les prix, conditions commerciales telles que les marges, ristournes, etc... et leur mode de fixation doivent être librement déterminés,
alle vrijheid door de contractpartijen bepaald worden. commerciële voorwaarden zoals marges, kortingen, enz… en de wijze waarop deze worden vastgelegd, moet bilateraal en in Dit informatief document is door de UMA opgemaakt, met de steun van de UBA, ter attentie van hun leden. De prijzen, de
de manière bilatérale, par les parties liées au contrat.
• Dominique De Ville (OmnicomMediaGroup/OMD) • François Chaudoir (Space) • Michel de Bodt (Mecglobal) • Pierre-Alain Turbang (Initiative).
Voorafgaande opmerking :
Hebben bijgedragen tot de uitwerking van deze gids, voor de UMA :
1. Inleiding ij het opstellen van deze handleiding hielden de UMA, met de steun van de UBA, steeds voor ogen een lijst op te maken van de belangrijkste stappen die kunnen genomen worden om de relatie tussen de adverteerder en zijn mediabureau te optimaliseren. Het was de bedoeling om een kader te creëren dat aan de beide betrokken partijen de gelegenheid zou bieden een duurzame, efficiënte en transparante relatie uit te bouwen door het omschrijven van ieders betrokkenheid en verantwoordelijkheid in elke fase van het samenwerkingsproces.
B
Adverteerders in België investeren samen jaarlijks ongeveer 3 miljard euro in de verschillende communicatiekanalen. Meer dan ooit worden hun keuzes en hun beslissingen geleid door de te verwachten doeltreffendheid van hun acties. Hun aandacht overstijgt reeds geruime tijd de traditionele kloof tussen de verschillende types van kanalen (media/non-media). De adverteerders staan tegenwoordig inderdaad voor een nieuwe uitdaging, veroorzaakt door de aanhoudende exponentiële technologische evolutie van de communicatiemiddelen en de grote verandering in het mediagebruik en - gedrag van de consument. Deze laatste is van een traditionele, gescheiden en unieke overgegaan naar een multi-modale consumptie van media die permanent evolueren doorheen de dag op vlak van complementariteit en interactie. Mobiliteit, interactiviteit en draagbaarheid hebben de mediagebruik en - gedrag van de consument volledig herbepaald. Vandaag de dag, en zeker in de toekomst, zal de consument zelf bepalen wanneer, waar en welke boodschap hij wenst te ontvangen. De behoefte aan differentiatie wordt steeds belangrijker voor merken gezien de cruciale rol die media spelen in hun communicatie naar de consument. Die behoefte vormt het zwaartepunt van het gevecht voor aandacht en verleiding zodat een consument zich aan een merk zou binden. Daarom zijn de mediabureaus samen met de communicatiebureaus essentiële partners van de adverteerders. In deze context, hebben de mediabureaus hun rol fundamenteel zien evolueren en spelen ze nu een doorslaggevende rol in de evaluatie van de relaties tussen consumenten en merken. Zonder afbreuk te doen aan de grondslagen van hun beroep – de bereikscontrole, de onderhandelingen, de GRP en de GRP-kost, zijn begrippen die blijven bestaan zelfs indien ze evolueren – is het ook op het vlak van de middelenstrategie dat de verantwoordelijkheid van de mediabureaus ten opzichte van de merken volledig tot uiting komt. Vandaag de dag hebben de adverteerders meer dan ooit nood aan een onpartijdige en objectieve deskundige om de keuze en de samenstelling van de verschillende media te bepalen. Een eerste versie van het handvest « Media Agency Pitches – Code of Conduct by UMA & UBA », gepubliceerd door de UBA en de UMA in 2006, kende een groot succes bij de adverteerders en de mediabureaus. Met een paar eenvoudige regels beschreef ze de grote principes van een geslaagde selectie. Het werd met de tijd duidelijk, rekening houdend met de belangrijke evoluties binnen de reclamemarkt, dat het nodig was dit handvest uit te breiden tot de relatie tussen de partners in zijn geheel. Dit is het onderwerp van deze gids. Wij hopen dat deze gids voortaan onze dagelijkse relatie nog zal optimaliseren.
1
2. Rollen van het mediabureau 2.1 Algemeen 2.1.1 Communicatiestrategie De communicatiestrategie wordt gewoonlijk door de adverteerder en het creatieve bureau ontwikkeld. Het media bureau werkt eraan mee met analyses en aanbevelingen die volgende punten dekken: • de consument • markten of marktsegmenten • de merken en producten • de marketingdoelgroepen.
2.1.2 Mediastrategie De « mediastrategie » bepaalt het kader waarin het mediabureau voorstelt de communicatiecampagne voor het merk te ontwikkelen. • definitie van doelgroepen en mediadoelstellingen • analyse van reclame investeringen van het merk en zijn concurrenten • aanbeveling van de media mix, zijn spreiding in de tijd en het gewicht dat aan elk medium wordt toegekend.
2.1.3 Tactische mediaplanning Voor elk medium of communicatiekanaal uit de « mediastrategie » gaat men als volgt te werk: • selectie van de media die deel zullen uitmaken van het definitieve communicatieplan • gewicht dat aan elke medium zal toegekend worden. Praktisch houdt dit in: • kwantificering en rangschikking van de doelstellingen • dekking en verdeling van contacten • adequaat aantal contacten • context, plaats, enz… • kwalitatieve doelstellingen • zo nodig, overwegen van alternatieve media • budgettering • opstellen van het (de) plan(nen), met detail van reclamedragers en hun tijdschema • optimalisering van het (de) definitief(ve) plan(nen) in functie van aankoopgegevens, beperkingen en opportuniteiten bij elk medium.
2
2.1.4 Media aankopen en onderhandelingen Na goedkeuring van het plan, gegeven door de adverteerder zijn er volgende stappen: • rekening houden met de algemene media verkoopsvoorwaarden • onderhandelingen (financiële en kwalitatieve) met elk medium/ reclame regie • opties, begrotingen, reservaties • aankoopoptimalisering van de lopende campagne • verspreidingscontrole en onderhandelen van eventuele compensaties • bewijsnummers versturen • administratieve en financiële opvolging.
2.1.5 Balans van de media acties Op het einde van elke campagne (en minstens jaarlijks) zal er door het mediabureau een balans opgemaakt worden, zijnde: • kwantitatief overzicht van de media-aankoop (mediaprestaties vs doelstellingen) • kwalitatief overzicht (context en plaats van verschijning) • financiële synthese (valorisatie van verkregen voordelen).
2.1.6 Opleiden en informeren De mediabureaus bieden ook diensten aan die bedoeld zijn om de mediakennis van iedereen te verrijken.
2.2 Naar keuze 2.2.1 Aanbeveling van bijkomende communicatiekanalen Mettertijd hebben de mediabureaus deskundigheid en instrumenten ontwikkeld buiten de klassiek gebruikte media, en zijn bekwaam aanbevelingen te formuleren die eveneens andere communicatiemiddelen integreren. • Digitaal en interactiviteit: - reclame aanwezigheid op internet - creatie van evenementiële site, blogs, e-mailing, enz… - “affiliate programs”, search marketing, enz… - mobile advertising - interactieve diensten (telefooncode met 4 cijfers, interactief TV-programma, SMS, bluetooth toepassingen, enz…) - virale marketing.
3
• Combinatie van merken / inhoudelijke partnerships: - sponsorship - publi-redactioneel. • Productie en levering van "content" : - programmas (de adverteerder draagt bij tot de financiering van de productie van een kort programma) - bartering (de adverteerder ontvangt mediaruimte van de regies en media in ruil voor een programma door de adverteerder zonder link met zijn merk). • Maar ook: - licensing/co-branding (advies geven over de aankoop van een merklicentie of het associëren van twee merken/producten om samen een gezamenlijk aanbod te communiceren) - mecenaat (financiële of materiële bijdrage van een adverteerder voor culturele, sportieve, liefdadigheidsacties, enz…) - evenementiële communicatie - relationele marketing - Customer Relationship Management - sport marketing. • Of ten slotte, niet-media diensten: - geomarketing / lokale marketing - mailing via post- of internetbestanden - couponing - telemarketing.
2.2.2 Internationale coördinatie Adverteerders die aanwezig zijn in meerdere landen, kunnen beroep doen op internationale competentie van hun mediabureau via hun netwerk of partners. De diensten m.b.t. de internationale coördinatie kunnen volgens de nood van de adverteerder variëren.
2.2.3 Return on investments en modelling Naast de "klassieke" balans van media acties, kunnen de mediabureaus ook een balans van doeltreffendheid voorstellen dat onder andere volgende elementen kan inhouden: • de analyse van de effecten van communicatiecampagnes • de impactmeting • voorstellen van econometrische modellen • een analyse en evaluatie van return on investments.
4
2.3 Bijdrage aan de samenhang en de goede werking van de markt Het mediabureau helpt, naast de andere actoren van de sector (adverteerder, media, onderzoekbureau’s) mee aan het creëren en controle van de verschillende interprofessionele studies om de betrouwbaarheid en het nut ervan te waarborgen. Zij helpt ook om de gemeenschappelijke belangen te verdedigen van adverteerders en mediabureau’s ten opzichte van hun onderscheiden gesprekpartners, openbare instellingen, vak- en inter-professionele organisaties, opinieleiders en professionele informatiekanalen.
2.4 Relatie met het departement « procurement » en auditeurs 2.4.1 Procurement De aankoopdirectie komt nogal eens tussen tijdens de samenwerking op volgende punten: opstellen en opvolgen van het contract met het mediabureau, financiële opvolging, balans, enz… Het is van groot belang dat deze dienst: • een gedegen kennis heeft van de bijzonderheden op alle vlakken van communicatie • van realiteitszin getuigt over de haalbaarheid van de gevraagde prestaties binnen het vastgelegde remuneratiesysteem • zich bewust is van de voordelen van een langdurig partnership met het mediaburea.
2.4.2 Financiële audit De adverteerder kan, indien gewenst, overgaan tot een financiële audit van zijn rekeningen bij zijn mediabureau. Deze audit blijft niettemin beperkt tot de boekhouding van de klant in de rekening van het mediabureau. Het mediabureau zal toegang verlenen tot de nodige elementen van zodra het ervan op de hoogte gebracht werd door de adverteerder en mits een aanvaardbare termijn.
2.4.3 Media Audits Sommige adverteerders doen beroep op gespecialiseerde bedrijven om hen bij te staan in: • de hulp bij het selecteren van een mediabureau • de audit van de relatie met het mediabureau en werkprocedures (inbegrepen remuneratie) • de audit van het rendement van de voorgestelde of aangekochte campagnes door de mediabureaus. De adverteerder zal ervoor zorgen dat: • de auditeur de nodige kennis en bekwaamheid bezit van de Belgische markt • zijn mediabureau ingelicht is van de taak opgelegd aan de media-audit • het media bureau betrokken wordt in het audit proces en uitgenodigd wordt voor de presentaties van het audit rapport • het bureau uitbetaald wordt, indien de audit een bijkomende workload oplevert.
5
Het is uitdrukkelijk aangeraden om: • zeker te zijn dat de auditeur de gegevens van het CIM op een correcte en legale manier gebruikt, zoals iedere onderneming die op dergelijke studies ingeschreven is • een jaarlijkse controle uit te voeren of de referentiepool gebruikt door de auditeur voldoende representatief is voor onze markt • het onderscheid te maken tussen de resultaten van de media-audit en zijn remuneratie • de voorwaarden niet te communiceren maar de auditeur uit te dagen om de juiste prijs van betaling in te schatten • de informatie aanvraag aan het mediabureau uitsluitend te beperken tot de activiteitssector van de adverteerder.
6
3. Verbintenis van het mediabureau De mediabureaus stellen • teams van hoog niveau • een coordinator inzake het budget van de adverteerder • tools en studies ter beschikking van de adverteerders. Zij verbinden zich eveneens tot het volgende:
3.1 Objectiviteit van aanbeveling De aanbevelingen worden gerealiseerd op basis van een volledige briefing en van duidelijk vooropgestelde doelstellingen van de adverteerder. Deze zullen in volledige objectiviteit en onafhankelijkheid uitgewerkt worden, met als enige bedoeling de beste oplossingen te vinden voor de problematiek van de adverteerder.
3.2 Financiële transparantie Het mediabureau zal een onderscheid maken tussen de betalende ruimte gefactureerd door de media van de andere ruimtetypes verbonden aan de commerciële onderhandelingen en zal de remuneratie ervan afzonderlijk identificeren.
3.3 Maximale betrokkenheid De verantwoordelijken voor het account van de adverteerder binnen het mediabureau zullen hun teams aanzetten om zich zoveel mogelijk te investeren in de kennis van de merken en de consumenten van de adverteerder om op die manier de meest adequate media oplossingen aan te kunnen bevelen.
3.4 Het respecteren van de vertrouwelijkheid De mediabureaus verbinden er zich toe de vertrouwelijkheid inzake informatie die door de adverteerder wordt doorgegeven ( commerciële et marketing strategie,...) te garanderen en zullen ervoor zorgen om het team zowel te scheiden en af te zonderen van concurrentiële adverteerders. Ook zullen de adverteerders alle informatie met betrekking tot structuur en methodes van hun mediabureau als uiterst vertrouwelijk beschouwen.
3.5 Samenwerking met de andere partners van de adverteerder De adverteerder onderhoudt meestal ook relaties met meerdere dienstverleners, die volgens hun specificiteit, een deel van de marketing- of communicatie-activiteiten voor hun rekening nemen( creatieve bureaus, Below bureaus, PR-bureaus, marktonderzoeksbureaus, enz…) Ook al wordt de rol van elke partner vooraf duidelijk vastgelegd, kan indien de adverteerder het nodig acht, het mediabureau met ieder van hen dialoog opstarten om een synergie en samenhang mogelijk te maken zowel in de strategische reflectie als in de mogelijke middelen die gebruikt worden om de consumenten van het merk te bereiken.
7
4. Wederzijdse en objectieve evaluatie De adverteerder evalueert de relatie met het media-agentschap op 8 punten: • Relatie - het luisteren, relatie, service - respecteren van de deadlines en procedures - informatiestroom - relatie met andere partners - team: beschikbaarheid, reactiviteit, proactiviteit, stiptheid, betrokkenheid van het volledig team in kwestie, duidelijkheid en eenvoudigheid van de uitwisselingen.
• Strategische aanbevelingen en mediaplanning (globaal en per media) - kennis van de markt en de gevoeligheden - medewerking aan de globale reflectie van het merk - bekwaamheid om de briefing te verrijken en door te trekken tot de campagne - vertaling van de marketing in mediadoelstellingen - relevantie van de aanbeveling en de doelgroep - bekwaamheid tot vernieuwing - haalbaarheid en geschiktheid van de voorgestelde middelen - specifieke prestatie van elke media - reactiviteit ten opzichte van verandering - beheer van de opportuniteiten
• Resultaten van de plannen - efficiëntie op de vooropgestelde doelgroep, merkbekendheid, imago,verkoop, enz…
• Aankoop van mediaruimte - optimalisatie van de beschikbare budgetten - optimalisatie van de algemene verkoopsvoorwaarden - reactiviteit op opportuniteiten - kwaliteit van de opvolging (technisch, administratief en financieel) - opvolging van wijzigingen en annulaties - bevoegdheid tot het oplossen van geschillen met de media.
• Financieel en administratief beheer - stiptheid en transparantie van de transacties - duidelijkheid en stiptheid in de facturatie - opvolgen van de betalingen door de adverteerder.
8
• Kwaliteit van de balansen - controle van de uitzendingen/ verschijningen - analyse van de bijdrage van ieder kanaal - analyse van het rendement - evaluatie van return on investments - duidelijkheid en objectiviteit in dashboard / reportings.
• Bijdrage - tot media- en reclame onderzoek - strategische beschouwingen over de consument en merken.
• Relatie met de andere dienstverleners - creatieve bureaus, media audits, enz…
Het agentschap evalueert de relatie met de adverteerder op basis van vijf punten: • Relatie - kwaliteit van de samenwerking - respect van deadlines en procedures - beschikbare informatie - coördinatie en kwaliteit van de synergie met de andere partners.
• Teams - beschikbaarheid - kwaliteit van het luisteren - bekwaamheid om te beslissen en het vereenvoudigen van de procedures - bekwaamheid tot het betrekken en motiveren van het mediabureau - open staan voor veranderingen en vernieuwingen.
• Briefing - kwaliteit en rijkdom van de informatie ( marktsituatie, doelstellingen, doelgroepen, cijfergegevens, enz…) – cfr Praktische Gids UBA/ACC “Client Brief” - coherentie - volledigheid.
9
• Respect van de engagementen - betrouwbaarheid van de doelstellingen - stabiliteit van de briefings - betrouwbaarheid van de budgettaire engagementen.
• Administratief en financieel beheer - stiptheid van de opvolging - respect van de betalingstermijnen - duidelijkheid en vereenvoudiging van de procedures - respect van de vastgelegde budgetten.
10
5. Billijke remuneratie De betaling van de prestaties is een belangrijke factor in de relatie tussen het mediabureau en de adverteerder: ze moet rechtvaardig en motiverend zijn. Elke partij moet zijn structuur kunnen financieren en winst maken.
De betaling zal afhangen van de exacte verwachtingen van de adverteerder en zal rekening houden met: • de loonkosten van de betrokken teams • de overheads (algemene onkosten, uitrusting, tools en studies, enz…) • de rentabiliteit van het bureau • het financieel risico genomen door het mediabureau. Een bespreking over de billijkheid van de remuneratie versus de prestaties van het mediabureau zal besproken worden met de adverteerder en zal eventueel aanleiding geven tot een herziening van de remuneratie. Verschillende systemen van remuneratie kunnen in overweging genomen worden, alleen of in combinatie – cfr praktische gids UBA/ACC ‘’Remuneratie van bureaus’’ wij kunnen hierbij enkele systemen opnoemen: • commissie op basis van het behandelde volume van planning en /of aankoop • honoraria per project • jaarlijkse vaste honoraria • resultaatverbonden verloning.
11
6. Evenwichtig contractueel kader Een duidelijk en volledig contract zal misverstanden en conflicten vermijden.
Volgende domeinen worden schriftelijk vastgelegd: • actieterrein van het bureau, beschrijving van de diensten en de specifieke remuneraties • betalingstermijnen • opzegtermijnen • remuneratie tijdens de overgangsperiode.
Bijlagen Basis typecontracten (FR – NL – EN)
12
CODE OF CONDUCT IN CASE OF A MEDIA AGENCY COMPETITION Three considerations before undertaking a competition 1. Successfully developing and implementing the media strategy and/or plans of the company’s brands or business strategies is the key role of the Media Agency. A long-term relationship remains the best proven way to get to great communication campaign results. Making the existing relationship work could be a better solution than looking for a new agency. Sometimes pitches are based on a sound buying policy of the advertiser who plans regular “market surveys” with all his suppliers. Before making the decision to launch a pitch, it is useful to begin with a complete internal review of the current media process: a. The needs of the company, both existing and anticipated b. The level of performance of current media plans versus objectives If the outcome of this analysis is the decision to launch a pitch, it should be noted that the average duration of a pitch is three months between the decision date to launch one and the appointment of a media agency. The client should plan for an extra two months needed in order to get the team in place at the media agency. 2. There are other ways than a competition to get a new Media Agency. An alternative is to approach a Media Agency based on the advertiser's own knowledge of the market or available documentation. 3. General principles of the pitch "All pitches should be based on the rule of transparency and should be precise and identical for all the media agencies involved. It should be based on a written brief along with a timetable, which details to each agency the total sum of necessary information for its participation. The pitch should follow a formal and fair process".
Once the decision is to proceed with a pitch, and given the amount of work this generates for the invited media agencies, we recommend to all advertisers to follow up the following rules : 1. Request for Information The advertiser who is planning to run a pitch may want to have first a general overview of all potential media agencies ahead of a short list. In such an instance, we ask the advertiser to limit the requested information in order to reduce the work of all invited media agencies. The advertiser should stipulate in such a request his key expectations in terms of intended services as well as in terms of potential conflicting accounts. 2. Short list A short list should be "short", containing up to a maximum of 4 Agencies (3 if the incumbent Agency is not invited). Competing Agencies should be informed of the final number of participants. 3. The briefing The brief should comprise four components: > The presentation of the advertiser: • The company • The products / markets / categories • The communication > The context of the pitch: • Analysis of the current situation • Objective of the pitch • Detailed procedure of the pitch
13
> The selection criteria: they can vary according to the advertiser's objectives and will be linked to: The media agency: structure, size, corporate environment, image, organization, scope of service, remuneration policy. • The media issues: - Strategic criteria (relevance, innovation and practicality of the execution of the proposals, rationale of the recommendation, planning and buying philosophy and methods) - Financial criteria (negotiation policy, ability to consolidate buying). It is worth to know that on the Belgian market, negotiations with the media are linked to each individual advertiser, based on its history of investments in the related media and follow the advertiser as basis discussion point whatever could be the new agency - Technical criteria (planning and buying process and tools) and - Personal criteria (the team proposed or the structure & profiles proposed, if not possible to identify precise names). It is worth to know that most advertisers have a strong preference to have in the pitch the same agency persons (pitching team) as those who will work on their business > The contractual commitments: to have clarity from the very beginning, it is essential to already indicate at this point what could be the modalities of cooperation to be expected, such as contract real terms, restrictions and period, specific procedures to follow... The remuneration: The fee of the agency can be an agency commission percentage, a flat fee (cost accounting), an hourly fee remuneration, a flexible remuneration based on the results, so called "payment by results" or a combination of these. Advertisers expect to be the only source of revenue which their agencies receive for their work, and do not condone any form of hidden rebates from the media whatsoever. Advertisers expect to benefit from all the volume/frequency discounts earned by themselves directly and from any share of such discounts earned by their agencies according to the individual merit of their business. In any case there should be total clarity and transparency for the advertiser on all the volume/frequency discounts or trading practices that exist. 4. The timing Sufficient time must be allowed for constructive media proposals. A minimum of 4 weeks between presentation of the pitch expectations and presentation of the proposal by the media agency should be respected. For a better comprehension of the proposal it is recommended to advertisers to allow media agencies to present their proposals. Please take also into account your contractual obligations and the resignation period with the incumbent agency to start a new collaboration. 5. The remuneration Agencies invest a lot of time and resources in a competition. The advertiser can give a financial contribution to the losing agencies, showing the commitment of the Client and recognizing the extra efforts provided by the media agencies. The level of compensation, when this has been decided, should be stated before the pitch, based on a fee and should be identical for everyone. This compensation guarantees a serious commitment to the pitch by the media agencies involved. The contribution is not expected to cover all third-party, staff and research costs. The proposed remuneration should be indicated in the pitch document. 6. The selection The client is selecting a media partner, not a media strategy or plan. A debriefing for the non-selected media agencies is not only a matter of courtesy, but also instructive for both parties and should be encouraged. 7.
14
Confidentiality The media agencies as well as the client should consider all exchanged data and information strictly confidential. The proposed media strategies and / or plans, and the financial proposals as well are and remain the property of the media agency. The client will not share any such info with
third parties. The media agency will not use any of the client's information with any other party. In the request for information process (RFI) the advertiser should forbid himself to ask for any information which could lead to disclose confidential information related to the other clients of the agencies (i.e. negotiation levels, net billings, etc... ) . 8. The Relationship A competition should be the start for the Client and the winning Media Agency of a long lasting and mutually satisfying relationship in order to develop and implement the company's media strategy and/or plans.
Financial breakdown BELGIUM
TOTAL MEDIA € %
TV €
RADIO %
€
%
DAILIES + LOCAL € %
MAGAZINES € %
OUTDOOR Others € %
Gross incl. additional value
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
— Valorisation
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
= Gross MDB
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
— Official ratecard advantages
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
— Additional negotiations
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
= Net (100%)
100%
100%
100%
100%
100%
100%
— Agency Commission
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
= Net Media (--,- %)
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
+ Taxes/Technical Costs
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
+ Fee Media Agency
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
= Out of pocket
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
— Agency Volume Discount
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
= Final OOP
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
vs Gross incl. Add,value
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
vs Gross MDB
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
---,-%
15
Member Agencies
16
• AEGIS MEDIA BELGIUM
Anne Bataille
• HAVAS MEDIA BELGIUM
Philippe Portois
• MEDIABRANDS BELGIUM
Wout Dockx
• MEDIAEDGE :CIA BELGIUM
Alain Hendrickx
• MEDIA FORCE
Claude Chaineux
• MINDSHARE BELGIUM
Gino Baeck
• MUNDOMEDIA
Jean-Pierre Dobbels
• OMNICOM MEDIA GROUP
Dominique De Ville
• SPACE
François Chaudoir
• ZENITH OPTIMEDIA BELGIUM
Rik Provoost
