Hoe de gemeente Arnhem innoveert met ‘Kwijtschelding 2.0’ Van administratieve last naar tijdbesparende oplossing
Hoe de gemeente Arnhem innoveert met ‘Kwijtschelding 2.0’ Van administratieve last naar tijdbesparende oplossing De gemeente Arnhem werkt al een paar jaar met de gegevens die het Inlichtingenbureau verstrekt. Nu gaat men over op de systematiek van Kwijtschelding 2.0 van hetzelfde Inlichtingenbureau. Vanaf 2016 stelt dit nieuwe product gemeenten en waterschappen in staat om ook nieuwe aanvragen te toetsen naast de ‘ambtshalve verlengingen’ van eerdere kwijtscheldingen. Hiervoor stuurt de gemeente maandelijks bestanden naar het Inlichtingenbureau, dat naast de reguliere informatie nu ook de benodigde detailinformatie terugstuurt over de belemmeringen voor kwijtschelding. Er ontstaat dus een belangrijke nieuwe gegevensstroom. Hoe deze vrij eenvoudig gebruikt en verwerkt kan worden, ontdekte de gemeente Arnhem dankzij de praktijkgerichte begeleiding van dataconsultant Bram van der Zanden en interimmanager Theo van Vliet (ANG).
Wat is het? De nieuwe kwijtscheldingstoets levert deelnemende gemeenten twee bestanden op. Het eerste bestand is een csv-bestand met daarin de geboortedatum, leefvorm en het burgerservicenummer (BSN) met geboortedatum van een eventuele partner. In een kleine aantekening staat of er wel of geen reden is voor belemmering op basis van vermogen, inkomen, voertuigbezit of huishouden. Het tweede bestand wordt uitsluitend gestuurd als een aanvrager belemmeringen heeft. Dit bestand levert aanzienlijk meer gedetailleerde informatie over het hoe en waarom.
2
Van probleem naar oplossing De grootste belemmering ontstond voor de gemeente Arnhem zelf: de belasting applicatie kon de detailinformatie niet inlezen. Toen het xml-bestand van het Inlichtingenbureau werd omgezet naar een Excel-bestand, was de detailinformatie wel leesbaar maar volledig onbruikbaar. Waren er belemmeringen die kwijtschelding in de weg stonden, dan werden deze geplaatst in meerdere Excelregels en zelfs in verschillende kolommen. Volgens Bram van der Zanden was dit niet bruikbaar voor de medewerker Kwijtschelding: ‘Het probleem heeft ons uitgedaagd om na te denken over hoe het bestand verder kon worden vereenvoudigd. Bijvoorbeeld door de informatie per persoon eenvoudiger inzichtelijk te maken met slechts het invullen van het BSN. Bovendien wilde gemeente Arnhem direct vanuit het bestand brieven genereren voor verkorte kwijtscheldingsformulieren. Ook moeten de kwijtscheldingsgegevens van voorgaande jaren worden meegenomen in deze analyse. Het is tenslotte vreemd om elk jaar opnieuw pas in de handmatige fase kwijtschelding te verlenen, terwijl het Inlichtingenbureau maar blijft aangeven dat er een belemmering is. Dit voorkom je door vooraf te filteren en te beoordelen. Zo hoef je de burger niet steeds opnieuw lastig te vallen. We beschikken immers al over alle benodigde gegevens om te bepalen of de belemmering volgens het Inlichtingenbureau ook een belemmering voor de gemeente is. Een voorbeeld: de auto van een aanvrager is jonger dan 9 jaar en levert een melding op. Maar op basis van het merk en type is de auto minder waard dan € 2.269,-. Feitelijk is er dus helemaal geen belemmering voor het verlenen van kwijtschelding.’
3
Het voordeel Het is voor de Medewerker Belastingen nu dus mogelijk om alle relevante gegevens te ordenen met alleen het BSN. Alles staat netjes onder elkaar gerangschikt in afzonderlijke tabbladen in Excel: werkgevers en uitkerende instanties, heffingskortingen, huur- en zorgtoeslag, bankrekeningnummers en auto’s. Precies zoals het Inlichtingenbureau al schetste in de gebruikers handleiding ‘Kwijtschelding 2.0’ van augustus 2015. Hoe dit eruitziet, toont het volgende praktijkvoorbeeld.
Voorbeeld De voorbeeldafbeelding hierboven toont hoe de gewenste detailinformatie onder elkaar komt te staan. Hiermee is de financiële positie van de aanvrager met de eventuele belemmeringen meteen duidelijk. Dit is van waarde voor
4
nieuwe aanvragen naar aanleiding van het eerste kohier van 2016, maar eigenlijk gaat het vooral om een continu proces van opvragen, sorteren en verwerken. In een geval zoals hierboven is het nuttig om meteen een standaardbrief te verzenden waarin slechts wordt gevraagd naar informatie over de auto (zoals de taxatiegegevens). Gemeenten en aanvragers hoeven zich niet bezig te houden met overige informatie, zoals inkomen en toeslagen.
ANG denkt mee ANG houdt zich graag bezig met de belangen van alle betrokkenen. Zoals Theo van Vliet vertelt: ‘Het is nu mogelijk om standaardbrieven op een relatief eenvoudige manier vanuit het Excelbestand te verzenden. Hiervoor is het xml-bestand gekoppeld aan de NAW-gegevens. Feitelijk hebben we aan één variabele standaardbrief genoeg. Maar we denken er nog over na om in het kader van de klantvriendelijkheid mensen die uitvallen bij het Inlichtingenbureau persoonlijk via telefoon of e-mail te benaderen. Hiermee stellen we de gemeente Arnhem in staat de meest kwetsbare burgers een maatgerichte service te bieden.’
Meer weten? Benieuwd naar wat ANG voor u kan betekenen? Bel dan 0348 471 177 of stuur een mail naar
[email protected] www.ang.nl
5
