PEMBUATAN DASHBOARD KEPEGAWAIAN SEBAGAI ALAT BANTU MENGUKUR KINERJA PEGAWAI BERDASARKAN INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU) KEMENKEU‐FOUR DAN KEMENKEU‐FIVE PADA KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN)
Heti Liyana E 5209108713
Latar Belakang • Reformasi birokrasi pada Kementrian Keuangan terutama pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan dimulai pada pertengahan tahun 2007 yang ditandai dengan dimulainya program Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Percontohan di beberapa kota besar di Indonesia, salah satunya adalah pada KPPN Surabaya II. KPPN Perconcohan melaksanakan tugas dan fungsi pokoknya berdasarkan Standard Operational Procedure (SOP) baru. SOP baru tersebut mengganti alur kerja menjadi lebih pendek sehingga proses kerja menjadi lebih cepat yang bertujuan meningkatkan hasil kinerja organisasi.
Latar Belakang cont’d • Sehubungan dengan pelaksanaan reformasi birokrasi tersebut, Menteri Keuangan mengeluarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 454/KMK.01/2011 tentang Pengelolaan Kinerja di Lingkungan Kementrian Keuangan. Keputusan tersebut merupakan ketentuan mengenai pengelolaan kinerja di lingkungan Kementrian Keuangan dengan asas objektivitas, keadilan, dan transparansi. Keputusan tersebut ditetapkan untuk menjadi pedoman penyusunan perencanaan dan penilaian kinerja organisasi dan pegawai serta menjadi standar metode penilaian organisasi dan pegawai, mulai dari tingkat Menteri Keuangan (Kemenkeu‐wide) hingga tingkat pelaksana atau pejabat setingkat eselon lima (Kemenkeu‐five).
Latar Belakang cont’d • Pada saat ini perhitungan capaian kinerja pegawai pada KPPN berupa prosentase perbandingan realisasi hasil kinerja dengan target kinerja sesuai dengan tanggung jawab IKU masing‐masing pegawai. Laporan tersebut tidak dapat langsung menunjukkan perbandingan capaian kinerja antara satu pegawai dengan yang lainnya. Sehingga perlu dibuat suatu alat bantu perhitungan pencapaian kinerja pegawai yang juga dapat menampilkan hasil perhitungan dalam bentuk dashboard sehingga dapat menampilkan perbandingan antara pencapaian kinerja pegawai yang satu dengan yang lainnya.
Rumusan Masalah Permasalahan yang akan terselesaikan dalam tugas akhir ini adalah: • Bagaimana cara menghitung capaian kinerja pegawai berdasarkan KMK No.454/KMK.01/2011? • Bagaimana cara memvisualisasi data hasil perhitungan capaian kinerja pegawai dalam bentuk dashboard?
Batasan masalah Tugas akhir ini terbatas pada perhitungan Capaian Kinerja Pegawai dan pembuatan dashboard mengunakan data laporan hasil kinerja Semester I Tahun 2012 untuk pelaksana dan kepala seksi pada KPPN Surabaya II.
Tujuan Tujuan dari proyek akhir ini adalah : • Membuat perhitungan capaian kinerja pegawai berdasarkan KMK No.454/KMK.01/2011. • Membuat dashboard yang dapat memvisualisasi data perhitungan capaian kinerja pegawai.
Relevansi atau manfaat • Dashboard ini dapat digunakan untuk menampilkan informasi mengenai tingkat kinerja pelaksana dan kepala seksi, dibandingkan dengan target yang terdapat pada kontrak kinerja yang telah ditandatangani pada awal periode. • Dashboard ini mempermudah kepala kantor dalam melihat apakah penataan formasi dan pembagian tanggung jawab IKU pegawai sudah cukup efektif dan efisien.
Tinjauan Pustaka
BI Dashboard
Dashboard adalah visualisasi dari sekumpulan data yang berupa grafik hasil olahan data. Pembuatan dashboard tersebut dilakukan dengan cara mengolah data transaksi yang kemudian diolah menjadi data analisis melalui suatu proses yang disebut ETL (Extraction, Transformation, Loading). Data anasisis tersebut kemudian ditampilkan dalam berbagai grafik atau indikator yang memudahkan pengguna memahami informasi yang ada. Grafik untuk memvisualisasikan data dapat berupa grafik batang, grafik garis, pie chart, gauge, dan lain‐lain.
Tinjauan Pustaka Indikator Kinerja Utama IKU adalah suatu ukuran finansial dan non‐finansial yang digunakan untuk mengukur tujuan yang mencerminkan strategi kinerja suatu organisasi. (Andonov‐Acev, 2008)
Tinjauan Pustaka
KPPN
Tinjauan Pustaka – Balanced Scorecard • Balanced Scorecard disebut juga Kartu Skor berimbang pertama kali dikenalkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada tahun 1990 dan terus berkembang sampai dengan saat ini. Kartu skor digunakan untuk mencatat hasil kinerja organisasi atau pegawai sebagai bahan evaluasi kinerja yang telah dicapai. Terdapat empat perspektif dalam Balanced Scorecard yang digunakan untuk mengukur kartu skor secara berimbang
Tinjauan Pustaka • • • • • • •
– IKU Kemenkeu IKU Kemenkeu terbagi dalam enam tingkatan : Kemenkeu‐wide untuk Menteri Keuangan. Kemenkeu‐one untuk Pejabat Struktural Eselon I. Kemenkeu‐two untuk Pejabat Struktural Eselon II. Kemenkeu‐three untuk Pejabat Struktural Eselon III. Kemenkeu‐four. Kemenkeu‐five
Tinjauan Pustaka Capaian Kinerja Pegawai Formula Perhitungan CKP : • Menghitung capaian IKU yaitu prosentase realisasi dibagi target setelah dipolarisasi menjadi maximize untuk pejabat atau pegawai yang tidak memiliki peta strategi. • Polarisasi maximize merupakan nilai pencapaian yang ditargetkan melebihi target yang terdapat dalam kontrak kinerja. • Menghitung Nilai Variabel yaitu menjumlah hasil perkalian antara capaian IKU dengan Bobot IKU (berdasarkan variabel cascasing dan non‐cascading). • Menghitung CKP dengan menjumlah hasil perkalian antara Nilai Variabel dengan Bobot Variabel (berdasarkan tingkat validitas dan tingkat kendali).
METODOLOGI
Analisa dan desain Analisa Proses Perhitungan Realisasi Kinerja Pegawai • Analisa Proses Perhitungan Capaian Kinerja Pegawai Proses persiapan data dengan mng-copy kemudian paste data laporan capaian IKU ke dalam 1 lembar kerja yang sama. Pembuatan Desain Dashboard yang akan menampilkan daftar pegawai beserta capaian kinerja.
Implementasi
Pemilihan Software ‐> Ms. Excel Persiapan Data membuat tabel perhitungan capaian kinerja Kolom NIP Nama IKU Target S1 Realisasi S1 Indeks Capaian Bobot IKU Bobot Variabel Bobot Tertimbang Nilai
Isi Berisi Nomor Induk Pegawai (NIP) KPPN Surabaya II Berisi Nama Pegawai KPPN Surabaya II Berisi Jenis IKU yang menjadi tanggung jawab masing‐masing pegawai Berisi Target Kinerja Semester pertama masing‐masing pegawai per IKU yang menjadi tanggung jawabnya Berisi Realisasi Kinerja Semester pertama masing‐masing pegawai per IKU yang menjadi tanggung jawabnya Berisi hasil persentase Realisasi dibagi Target Berisi bobot IKU berdasarkan jenisnya Berisi bobot variabel berdasarkan tingkat validitas dan tingkat kendali Bobot tertimbang merupakan prosentase antar bobot IKU masing‐masing pegawai berdasarkan jenisnya Berisi Nilai Capaian Kinerja masing‐masing pegawai per IKU yang merupakan hasil perkalian antara indeks Capaian dengan Bobot Variabel dan Bobot Tertimbang
Persiapan Data • Menghitung Capaian Kinerja Pegawai dengan formula yang telah disediakan oleh Microsoft Excel disesuaikan dengan formula perhitungan Capaian Kinerja Pegawai yang terdapat dalam KMK Nomor 454/KMK.01/2011. • Menghitung data yang didapatkan sehingga didapat Capaian Kinerja masing‐masing pegawai sesuai tanggung jawab IKU dalam kontrak kinerja.
Pembuatan Dashboard • Dashboard dibuat dengan menggunakan data hasil perhitungan Capaian Kinerja Pegawai untuk masing‐masing IKU yang menjadi tanggung jawabnya. • Dengan memanfaatkan Microsoft Excel pada fitur charts dibuat suatu grafik garis yang menampilkan daftar pegawai dan capaian kinerja nya dengan menggunakan formula sumifs • Kemudian dibuat pie‐chart untuk melihat perbandingan jumlah pegawai berdasarkan tingkatan capaian IKU menggunakan formula countifs • Membuat suatu tampilan yang menampilkan nama pegawai yang memiliki capaian kinerja paling tinggi. dengan menggunakan formula max.
Dashboard Halaman 1
Dashboard Halaman 2
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian tugas akhir ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Pembuatan dashboard dilakukan melalui tahapan : • Menghitung data hasil kinerja dengan menggunakan formula masing‐masing IKU untuk memperoleh Realisasi. • Menghitung indeks capaian dengan membagi Realisasi dengan Target. • Menghitung Nilai Variabel dengan mengalikan Indeks Capaian dengan Bobot Tertimbang IKU (Persentase bobot variabel berdasarkan kombinasi antara tingkat validitas dan tingkat kendali). • Menghitung Capaian Kinerja masing‐masing IKU dengan mengalikan Nilai Variabel dengan Bobot IKU berdasarkan cascading/non‐cascading. • Memvisualisasikan hasil perhitungan dengan memanfaatkan fitur Charts dan macro pada Microsoft Excel. 2. Capaian Kinerja Pegawai akan dapat mencapai nilai maksimal pada saat IKU yang menjadi tanggung jawab pegawai memiliki porsi yang seimbang berdasarkan jenis dan variabelnya serta pegawai mempunyai output kerja yang mencapai atau melebihi target dalam kontrak kinerja.
Kesimpulan 3. Keputusan yang dapat diambil setelah melihat grafik pada dashboard : • Penyelenggaraan bimbingan dan konsultasi bagi pegawai yang memiliki CKP di jauh di bawah 80%, sebab pegawai yang memiliki CKP kurang dari 77,14% tidak memenuhi syarat poin minimal Nilai Kinerja Pegawai sebagai syarat kenaikan peringkat pegawai sesuai dengan PMK No 246/PMK.01/2011. • Peninjauan kembali terhadap IKU yang sampai dengan semester 1 masih menunjukkan realisasi sebesar 0% apakah pada periode berikutnya masih akan dipakai atau tidak. • Peninjauan kembali IKU yang telah ditetapkan dalam kontrak kinerja bagi pegawai yang realisasinya kinerjanya sebagian besar mencapai atau hampir mencapai target namun memiliki CKP kurang dari 80% dikarenakan bobot IKU yang dimiliki sebagian besar nilainya sedikit, jika dimungkinkan dilaksanakan adendum atau perubahan kontrak kinerja.
Saran Beberapa saran yang diharapkan dapat dipertimbangkan untuk penelitian mendatang antara lain: • Perlu diadakan evaluasi hasil kerja yang dilakukan setiap bulan sebagai dasar pembuatan langkah‐langkah dalam mencapai realisasi kerja yang maksimal bagi setiap pegawai sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. • Pembuatan dashboard dengan menggunakan analisa dan data profilling pegawai akan dapat digunakan sebagai perbandingan kesesuaian kemampuan pegawai dengan IKU yang menjadi tanggung jawabnya dalam kontrak kinerja.
