Het Voka-kenniscentrum bestudeert de. analyseert de sociaaleconomische. Dat levert langetermijninzichten

Voka-studie 03 april 06

Administratieve vereenvoudiging - Prioriteiten uit de bedrijfspraktijk | Voka - studie 03

www.voka.be

Het Voka-kenniscentrum bestudeert de maatschappelijke evoluties Administratieve en vereenvoudiging analyseert de sociaalPrioriteiten uit omgeving. economische de bedrijfspraktijk Dat levert langetermijninzichten op die vandaag reeds relevant zijn: op de directietafel, maar ook voor politici en academici.

1

Inhoud

Woord vooraf

2

Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen

4

1.1 Efficiëntie als noodzakelijke bouwsteen 1.2 Administratieve lasten voor bedrijven 1.3 Plannen om te vereenvoudigen 1.4 Perceptie bij ondernemers 1.5 De reële administratieve overlast

5 7 9 11 13

Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging

14

2.1 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen 2.2 Overzicht van de lastenlijst 2.3 Arbeid en tewerkstelling 2.4 Boekhouding en fiscaliteit 2.5 Milieu, preventie en ruimtelijke ordening

16 19 23 40 52

Deel 3. De administratieve lastenbarometer

72

3.1 Methodologie 3.2 Nulmeting ALB

74 77

Deel 4. Bijlagen

78

4.1 Index 4.2 Stuurgroep rond administratieve lastenvereenvoudiging 4.3 Bibliografie Colofon

79 86 87 88

2

Woord vooraf

De competitiviteit van onze bedrijven is levensbelangrijk voor iedereen die in Vlaanderen woont of werkt. Het zijn immers de bedrijven die er voor zorgen dat onze burgers een job en een inkomen hebben. En het zijn ook de bedrijven die het grootste deel van de overheid financieren, onder andere via hun bijdragen aan de sociale zekerheid en via de vennootschapsbelasting. Er bestaat een manier om onze economie te versterken zonder dat er grote politieke beslissingen nodig zijn, en zelfs zonder dat het iemand iets kost: we kunnen de administratieve lasten voor de bedrijven verminderen. Die lasten (zijn) ontstaan in het kielzog van politieke beslissingen en ze leveren niemand ook maar enig voordeel op. Ze veroorzaken echter wel kosten voor de bedrijven en ze betekenen dus een onnodig verlies aan concurrentiekracht. Het is niet duidelijk hoeveel de administratieve lasten nu precies kosten, maar ter illustratie: tien bedrijven waarmee Voka voor deze studie samenwerkte, betalen elk apart gemiddeld 40.000 euro per jaar (zonder milieugerelateerde administratieve lasten) of een kleine 100.000 euro (met milieugerelateerde administratieve lasten). Om van het ongenoegen dat het invullen van het zoveelste nutteloze document met zich meebrengt nog maar te zwijgen ... Wij zijn dan ook erg verheugd dat onze overheden voor de volle honderd procent beseffen dat administratieve vereenvoudiging een absolute noodzaak is. Zowel de federale als de Vlaamse overheid maakte van de vereenvoudiging een prioriteit en neemt

3

nu al zeer waardevolle initiatieven die het administratieve leven van de burgers en van de bedrijven verlichten. Toch voelen de bedrijven de administratieve druk in de praktijk te weinig afnemen. Dat ligt zeker niet alleen aan de tijd die de overheid neemt om haar beslissingen door te voeren. De lastenervaring van de bedrijven bestaat immers uit twee factoren: kosten en ongenoegen. Door die combinatie is het voor de overheid moeilijk om af te bakenen welke administratieve lasten ze nu best eerst wegwerkt, zodat de bedrijven de vereenvoudiging ook meteen in hun dagdagelijkse praktijk én in hun portemonnee voelen. Daarom ging het Voka-kenniscentrum samen met een groep van tien bedrijven op zoek naar die prioritaire lastenlijst. Het resultaat van deze analyse zijn 70

beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging: 25 in het domein van arbeid en tewerkstelling, 17 op het vlak van boekhouding en fiscaliteit en 28 op het vlak van milieu, preventie en ruimtelijke ordening. Deze beleidsvoorstellen komen rechtstreeks uit de bedrijfspraktijk. De ministers die er hun werk van maken, kunnen er daarom zeker van zijn dat ze de administratieve lasten voor de bedrijven niet alleen daadwerkelijk verminderen, maar dat de bedrijven dat ook zullen voelen. Dat maakt van deze Voka-studie een uniek beleidsdocument: als de voorstellen uitgevoerd worden, kan iedereen fier zijn. Voka en de bedrijven omdat we dan een budgettair neutrale lastenverlaging concreet geïnitieerd hebben, de ministers omdat ze dan een van hun beleidsprioriteiten realiseren.

Philippe Muyters

Ludo Verhoeven

gedelegeerd bestuurder Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen

voorzitter Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen

4

De bedrijven klagen over de vele administratieve lasten die de overheid hen oplegt. Zij ervaren die niet alleen als inefficiënt en klantonvriendelijk, maar ook als een nutteloze kostenpost. De overheid maakt wel een prioriteit van administratieve vereenvoudiging, maar bedrijven voelen de administratieve druk in de praktijk toch niet afnemen. Voka is daarom aan de bedrijven zelf gaan vragen wat zij nu precies als meest storend ervaren aan bepaalde verplichtingen, en wat de overheid dus zo snel mogelijk moet oplossen.

Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen 1.1 Efficiëntie als noodzakelijke bouwsteen

5

1.2 Administratieve lasten voor bedrijven Directe kosten van administratieve lasten Indirecte kosten van administratieve lasten

7 7 8

1.3 Plannen om te vereenvoudigen

9

1.4 Perceptie bij ondernemers Ongenoegen bij bedrijven Discrepantie tussen overheidsbeleid en bedrijfsrealiteit

11 11 12

1.5 De reële administratieve overlast

13

Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging Deel 3. De administratieve lastenbarometer van Voka Deel 4. Bijlagen

14 72 78

5

1.1 Efficiëntie als noodzakelijke bouwsteen Over ‘efficiëntie’ zijn boeken vol geschreven, en dat is maar goed ook. Als we ons niet bewust zouden zijn van de noodzaak aan efficiëntie zou het in onze maatschappij immers heel wat minder aangenaam leven zijn. Stel je voor: auto’s die door elkaar links én rechts van de weg rijden, oeroude verwarmingsketels die enorm veel energie verbruiken, toetsenborden van computers waarop de letters willekeurig en telkens anders gerangschikt staan, en ga zo maar door. Het zijn voorbeelden die aangeven hoe belangrijk we efficiëntie vinden. Die nood aan efficiëntie zorgt voor technologische vernieuwing, voor het ontstaan van organisaties en samenwerkingsverbanden, voor afspraken tussen mensen, organisaties en de overheid, voor normen en regels, … Op de meeste punten aanvaarden we inefficiëntie dan ook maar moeilijk. We ergeren ons bijvoorbeeld aan de files of aan een fout van de belastingen, en we zoeken zelf in heel wat van onze acties voortdurend naar een efficiëntere manier van aanpakken. Of het nu gaat over de snelste weg naar het werk, de gemakkelijkste manier van je koffers pakken om op reis te gaan of de afwasmachine vol te laden … De organisaties die waarschijnlijk het meest doorgedreven op zoek gaan naar efficiëntie zijn de bedrijven. De reden daarvoor is niet ver te zoeken: elke inefficiëntie zorgt voor kosten die er eigenlijk niet hoeven te zijn. En extra kosten betekenen een verlies aan concurrentiekracht, aan middelen om te investeren en aan winst. In extreme gevallen kan inefficiëntie zelfs het voortbestaan van een bedrijf in gevaar brengen. Maar bedrijven kunnen enkel de efficiëntie verhogen van processen waarvoor ze niet volledig afhangen van anderen. En in hun relatie met de overheid wil de schoen daar nogal eens wringen. De bedrijven ervaren de overheid immers vaak als inefficiënt en klantonvriendelijk: ze moeten aan de overheid vaak gegevens bezorgen die niet gebruikt worden, ze moeten dezelfde gegevens verschillende keren bezorgen, ze moeten papieren invullen terwijl een elektronische verwerking veel sneller en handiger zou zijn, of al bestaande elektronische systemen werken trager dan hun papieren versies … Bedrijven ergeren zich ook aan wetten die al lang verouderd zijn, maar wel nog steeds bestaan. Ze moeten vaak onnodig lang wachten op een vergunning en zien door het bos aan gemeentelijke, provinciale, gewestelijke, federale en Europese regels al lang de bomen niet meer. Met andere woorden: de overheid veroordeelt de bedrijven op heel wat vlakken tot inefficiëntie, omdat ze zelf niet altijd even efficiënt en kwaliteitsvol werkt. Dat laatste blijkt onder andere uit het overheidsbeslag, de totale overheidsuitgaven uitgedrukt in procent van het Bruto Binnenlands Product (BBP). Het Belgische overheidsbeslag lag in 2002 op 50,5% van het BBP. Dat is hoger dan het gemiddelde

6

in de eurozone. Dat lag in 2002 op 46,7% en het evolueert zelfs naar 40%.1 Onze overheid is dus gemiddeld duurder dan de andere overheden in de eurozone. Onze overheid heeft de afgelopen twintig jaar het overheidsbeslag wel afgebouwd: sinds de jaren tachtig is het gedaald met 10,5 procentpunt.2 Ze deed dat vooral door minder te investeren in bijvoorbeeld infrastructuur en economie. Landen die hun overheidsbeslag deden dalen door efficiëntieverbeteringen (en niet door minder te investeren) konden echter hogere groeicijfers voorleggen.3 De economische groei nam in die landen niet alleen toe op korte termijn, maar na zes jaar was ook hun trendmatige groei gestegen van 1,8% per jaar tot gemiddeld bijna 3% per jaar. De landen die wel schrapten in hun investeringen, haalden maar een trendmatige groei van 1,8%. Onze overheid heeft dus nog heel wat ruimte om door efficiëntieverbeteringen de economische groei aan te zwengelen. Een overheid die efficiënt werkt, heeft bovendien een dubbel voordeel. Ze kan aan de ene kant haar budgetten beter besteden en creëert aan de andere kant een ondernemingsvriendelijker klimaat. Dat geeft bedrijven de kans om competitiever te werken en zorgt ervoor dat het gemakkelijker is om nieuwe investeringen uit het buitenland binnen te halen. En dat levert dan weer bijkomende groei op voor de bedrijven en extra inkomsten voor de overheid ... Hoe efficiënter een overheid zelf werkt, hoe efficiënter ook de dienstverlening die zij kan aanbieden aan haar klanten: de burgers, de bedrijven en organisaties allerhande. Aangezien die klanten de bestaansreden zijn van de overheid, heeft ze ook de plicht om hen de beste kwaliteit aan te bieden (effectiviteit) tegen de beste prijs (efficiëntie). En dat is nu net wat onze overheid te weinig lijkt te doen. De bedrijven klagen immers over de vele administratieve lasten die de overheid hen oplegt. Zij ervaren die niet alleen als inefficiënt en klantonvriendelijk, maar ook als een nutteloze kostenpost.

1) 2) 3)

SCHUKNECHT, L. en TANZI, V., Reforming Public Expenditure in Industrialized Countries. Are There Trade-Offs?, Working Paper Series, no. 435, European Central Bank, februari 2005. SCHUKNECHT, L. en TANZI, V., Reforming Public Expenditure in Industrialized Countries. Are There Trade-Offs?, Working Paper Series, no. 435, European Central Bank, februari 2005. Op basis van berekeningen voor Uniek zijn rendeert, Uitdagingen voor Vlaanderen, Voka – Vlaams Economisch Verbond, oktober 2005. De landen die onderzocht werden zijn België, Canada, Duitsland, Ierland, Italië, Finland, Frankrijk, Noorwegen, Zweden.

7

1.2 Administratieve lasten voor bedrijven Administratieve lasten veroorzaken een direct verlies aan financiële middelen. Hoeveel geld de bedrijven nu precies elk jaar moeten betalen aan administratieve lasten, is echter onduidelijk. Directe kosten van administratieve lasten De overheid beschikt niet over voldoende harde cijfers om een correcte inschatting te maken van de omvang van de administratieve lasten voor ondernemingen. De enige beschikbare cijfers komen van de tweejaarlijkse enquête van het Federaal Planbureau. Die peilt op drie beleidsdomeinen (milieu, fiscaliteit en tewerkstelling) naar de perceptie van de ondernemers rond administratieve lasten, en levert dus geen exacte becijfering op. Het Federaal Planbureau trachtte wel een raming te maken naar de omvang van de administratieve lastendruk. Die zou in 2002 nog op 8,4 miljard euro gelegen hebben, om in 2004 gedaald te zijn naar 7,28 miljard euro. Een daling met maar liefst 25% op twee jaar tijd.4 Tegelijkertijd blijkt echter uit dezelfde enquête dat de ondernemers helemaal geen daling ervaren van de administratieve lastendruk. Zo leeft bij ongeveer twee derde van de ondernemingen het gevoel dat de administratieve kosten voor de arbeidsregelgeving aanzienlijk zijn toegenomen. 78% van de ondernemingen geeft aan dat de administratieve lasten op het vlak van milieuregelgeving (aanzienlijk) zijn gestegen. Over de administratieve lasten op het vlak van fiscaliteit zijn de meningen dan weer verdeeld: 41% denkt dat de situatie op twee jaar tijd niet is veranderd, 52% zegt dat er op twee jaar tijd wel degelijk fiscale administratieve lasten zijn bijgekomen. De ramingen mogen dan wel wijzen op een forse daling van de administratieve lasten, de bedrijven voelen dat dus toch anders aan. Hoe het ook zij, het ziet er naar uit dat de lasten voor de ondernemingen op twee jaar tijd niet gedaald kunnen zijn met de 25% - of met meer dan een miljard euro - die het Federaal Planbureau vermeldt. Het Kafka-initiatief van de federale overheid spaarde in die tijd 140 miljoen euro uit met het afschaffen van de papieren boekhouding en de vereenvoudiging van de oproeping van de algemene vergadering.5 Zelfs als we er de overige gerealiseerde administratieve vereenvoudigingen bijtellen, ziet het er dus niet naar uit dat de reële lastenvermindering meer dan een miljard euro bedroeg.

4) 5)

JANSSEN, L., KEGELS, C. en VERSCHUEREN, F., De administratieve lasten in België voor het jaar 2004, Eindrapport, Federaal Planbureau, december 2005. Van elf federale vereenvoudigingen (waarvan er een aantal voor de bedrijven waren en een aantal voor de burgers) werd gemeten hoeveel besparingen ze opleverden: in totaal was dat 233 miljoen euro (2,7% van de 8,4 miljard euro). De twee belangrijkste van die elf vereenvoudigingen (het afschaffen van de papieren boekhouding en de vereenvoudiging tot oproeping van de algemene vergadering) leverden een besparing op van 140 miljoen euro.

8

Ook een vergelijking van onze administratieve lasten met die in het buitenland levert weinig harde resultaten op. Als er al cijfers bestaan, worden die per land vaak op een andere manier berekend. Het Nederlandse Centraal Planbureau heeft in 2005 wel een poging gedaan om de geschatte totale administratieve lasten voor het bedrijfsleven in de EU-landen uit te drukken als percentage van het BBP.6 Daarbij gaven ze voor elke lidstaat zowel een lage inschatting van de totale administratieve lasten als een hoge inschatting. In die tabel laat België de tweede laagste kosten optekenen. Voor acht landen7 worden de administratieve lasten immers geschat tussen de 1,9% en 2,4% van het BBP, voor België is dat tussen 2,1% en 2,7%. Als we onszelf vergelijken met onze buurlanden doen we het overigens goed: Duitsland haalt tussen 2,5% en 3,2%, Frankrijk tussen 2,2% en 2,9% en Nederland zelfs tussen 2,9% en 3,7%. Zoals gezegd: het probleem met deze cijfers is dat ze niets hoeven te betekenen. Het zijn zeer ruwe schattingen, zoals ook de grote vork tussen de lage inschatting en de hoge inschatting aangeeft. Indirecte kosten van administratieve lasten Bovendien mogen ook de indirecte kosten van administratieve lasten niet onderschat worden. Administratieve lasten verhogen immers de ondernemingskosten en betekenen dus een verlies aan concurrentiekracht. Maar ze zorgen ook voor hindernissen om nieuwe jobs te creëren of om op een soepele manier om te gaan met bestaande jobs, ze maken het moeilijker om te investeren in innovatie en zorgen er soms voor dat geplande investeringen niet in België maar in het buitenland uitgevoerd worden. Het is onmogelijk om een cijfer te plakken op dit economische verlies, maar het hoeft weinig betoog dat elke onnodige administratieve last er één teveel is voor de aantrekkingskracht van een regio of een land. Administratieve lasten veroorzaken dus directe en indirecte kosten voor ondernemingen. België lijkt het in vergelijking met onze buurlanden redelijk goed te doen op het vlak van administratieve lasten. Maar hoe je het ook draait of keert: dan nog hebben we er alle belang bij om nog beter te doen. Als we de lasten in België en Vlaanderen op een kostenniveau kunnen brengen dat (ver) beneden het niveau van de ons omringende landen ligt, dan is dat een troef voor onze economie. Thomas Leysen, CEO van Umicore, is daar duidelijk over: “Administratieve verplichtingen moeten ondergeschikt zijn aan de inhoudelijke verplichtingen van bedrijven, en beperkt worden in omvang, kosten en tijdsduur. Gestroomlijnde verplichtingen dragen bij tot een verhoging van onze competitiviteit, niet in het minst door een beperking van de doorlooptijden.”

6) 7)

Centraal Planbureau, CPB-Memorandum: Intra-EU differences in regulation-caused administrative burden for Companies, december 2005. Denemarken, Finland, Ierland, Italië, Portugal, Slovakije, Verenigd Koninkrijk, Zweden.

9

1.3 Plannen om te vereenvoudigen Minder administratieve lasten betekent meer competitiviteit. Heel wat overheden hebben dat al begrepen: ze maken van administratieve vereenvoudiging een van hun beleidsprioriteiten. Zo werkt het Verenigd Koninkrijk per beleidsdomein een reeks vereenvoudigingsvoorstellen uit. En Nederland plant voor zijn bedrijven tegen eind 2007 een lastenvermindering met 25% ten opzichte van eind 2002. Daarvoor wordt onder andere in modelbedrijven gekeken welke procedures en wet- en regelgeving de meeste frustraties veroorzaken. De Nederlandse overheid onderzoekt ook of het mogelijk is om een vaste wijzigingsdatum in te voeren voor wetten en regels. Die zouden dan nog maar op een of twee vaste momenten per jaar veranderd kunnen worden. Daarnaast werkt Nederland aan een vermindering van het aantal enquêtes en vergunningen. Maar ook bij ons beweegt er al heel wat. Dat blijkt uit een aantal waardevolle Vlaamse en federale initiatieven. Zo moet de compensatiemaatregel er sinds begin 2005 voor zorgen dat wanneer nieuwe wetten bijkomende administratieve lasten veroorzaken, dat extra volume aan lasten elders verminderd wordt. De Reguleringsimpactanalyse (RIA) brengt dan weer de gunstige en ongunstige effecten van nieuwe regelgeving in kaart nog voor ze goedgekeurd wordt, zodat er eventueel bijgestuurd kan worden. Op federaal niveau werden de administratieve lasten voor startende ondernemingen flink verminderd en werd de oproeping tot een algemene vergadering van vennootschappen sterk vereenvoudigd. De Vlaamse regering stelde vorig jaar dan weer 104 concrete vereenvoudigingsprojecten voor, waarvan er intussen al zestien gerealiseerd zijn.8 En er wordt verder gewerkt: een initiatief zoals de federale website kafka.be heeft navolging gevonden in het Vlaamse samenvereenvoudigen.be. Daar kunnen ondernemers uit Vlaanderen sinds begin 2006 hun suggesties of ervaringen meedelen over administratieve rompslomp, lastige procedures en ondoorzichtige regelgeving bij het investeren. De Vlaamse regering heeft ook plannen om per beleidsdomein cellen wetskwaliteit op te richten. In die cellen worden de experts op het gebied van regelgeving samengebracht. Zo kan de Vlaamse overheid per domein de regels en formulieren beter op elkaar afstemmen, de kwaliteit van de regels beter bewaken en de kans op overbodige of overlappende regels sterk inperken. Een concreet voorstel voor de opstart van deze cellen zal er wel maar eind 2006 zijn.

8)

De zestien vereenvoudigingsprojecten die al gerealiseerd zijn hebben weinig impact op de bedrijven, maar in de lijst van 104 voorstellen zijn er wel heel wat met impact op de bedrijven, zoals de herziening van het bodemsaneringsdecreet, de koppeling van de bouwen milieuvergunning of de opleidings- en adviescheques die in één elektronische portefeuille opgenomen worden. Meer info op www.wetsmatiging.be.

10

i"ENJOJTUSBUJFWF
WFSQMJDIUJOHFO
NPFUFO
POEFSHFTDIJLU
[JKO
BBO
EF
JOIPVEFMJKLF
WFSQMJDIUJOHFO
WBO
CFESJKWFO
FO
CFQFSLU
XPSEFO
JO
PNWBOH
LPTUFO
FO
UJKETEVVS
(FTUSPPNMJKOEF
WFSQMJDIUJOHFO
ESBHFO
CJK
UPU
FFO
WFSIPHJOH
WBO
PO[F
DPNQFUJUJWJUFJU
OJFU
JO
IFU
NJOTU
EPPS
FFO
CFQFSLJOH
WBO
EF
EPPSMPPQUJKEFOw 5IPNBT
-FZTFO
$&0
WBO
6NJDPSF

11

1.4 Perceptie bij ondernemers Ondanks de vele goede initiatieven van de federale en de Vlaamse overheid voor de vermindering van de administratieve lasten, blijven bedrijven aangeven dat ze geen daling van de administratieve lastendruk ervaren.9 Meer nog: in de Nationale Ondernemersenquête10 zegt maar liefst 79% van de Vlaamse en Waalse ondernemers dat ze niet tevreden zijn over de administratieve vereenvoudiging. Ongenoegen bij bedrijven De bedrijven blijven bijvoorbeeld vaak wijzen op de omvangrijke voorraad aan ‘slechte’ regelgeving die we meedragen uit het verleden. Die regelgeving is vaak achterhaald en veroorzaakt heel wat onnodige paperasserij. Ook de lange wachttijden veroorzaken ongenoegen bij de bedrijven. Zo kan het in Vlaanderen tot drie jaar duren om een milieuvergunning te krijgen, terwijl dat in Duitsland op een jaar tijd rond kan zijn. “Heel het vergunningsproces, zelfs voor hervergunningen of voor het vergunnen van reeds aanwezige installaties, duurt jaren. Dat is een administratieve stroefheid die Vlaanderen als vestigingsplaats voor de chemische industrie in gevaar brengt”, aldus John Dejaeger, gedelegeerd bestuurder van BASF. Hetzelfde geldt voor de formaliteiten die de bedrijven moeten doorlopen om mensen aan te werven. In België zijn dat er veel meer dan in de meeste andere EU-lidstaten, en ook dat zet de competitiviteit van onze economie onder druk. John Dejaeger: “De huidige sociale wetgeving valt moeilijk te verzoenen met de tegenwoordig vereiste flexibiliteit. Een toekomstgerichte sociale wetgeving is nodig voor het behoud van onze werkgelegenheid.” Gebrek aan rechtszekerheid, dubbel werk, zinloze verplichtingen, lange doorlooptijden, … het blijven vaak gehoorde klachten. De top vijf van de grootste ergernissen van de bedrijfsleiders11 over het overheidsbeleid laat weinig aan de verbeelding over: het voortdurend wijzigen van regels (72,3%) staat op nummer 1, onnodige informatieverplichtingen (50,6%), te strenge regels op het gebied van arbeidsorganisatie (42,6%), complexiteit van het personeelsbeleid (42,2%) op plaats 2,3 en 4. De wispelturigheid in lokale belastingen (21,9%) sluit de top vijf af.

9) JANSSEN, L., KEGELS, C. en VERSCHUEREN, F., De administratieve lasten in België voor het jaar 2004, Eindrapport, Federaal Planbureau, december 2005. 10) De Nationale Ondernemersenquête is een elektronische enquête over ondernemerschap van Delta Lloyd en XGM bij 8.500 mediagebruikers in Vlaanderen en Wallonië. Van de 8.500 respondenten zijn er 1.700 ondernemers. Bron: DEMETS, F., We moeten af van de subsidies, in Knack van 15 maart 2006. 11) HUYSMANS, L., De tien grootste ergernissen van onze ondernemers, Trends, 15 december 2005. De Trends CEO-poll werd uitgevoerd in samenwerking met Voka, Vlaams netwerk van ondernemingen en met het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB).

12

Discrepantie tussen overheidsbeleid en bedrijfsrealiteit Hoe komt het dat de bedrijven de administratieve lastendruk niet of onvoldoende voelen verminderen terwijl de overheid er toch een prioriteit van maakt? De meest voor de hand liggende reden is dat de overheid niet snel genoeg werkt: het is niet omdat ze zegt dat administratieve vereenvoudiging een prioriteit is, dat er in de praktijk ook meteen werk van wordt gemaakt. Zo heeft de Nederlandse regering van de Rijksvoorlichtingsdienst te horen gekregen dat er “geluiden uit de samenleving komen dat er weinig te merken is van de deregulering”.12 Nochtans is die deregulering een van de hoofddoelstellingen van de regering, die nu beslist heeft om er in het laatste jaar voor de verkiezingen “een schepje bovenop te doen om de deregulering zichtbaarder te maken”.13 Maar volgens een Nederlandse studie14 is er nog een andere reden waarom de bedrijven de administratieve lastendruk niet voelen verminderen: er bestaat een grote discrepantie tussen de manier waarop de overheid de administratieve lasten vereenvoudigt en de perceptie die de ondernemers daarvan hebben. In Nederland wil de overheid de administratieve lasten met 25% verminderen tegen 2007. Het gevolg hiervan is dat de overheid de grootste oorzaken van de administratieve lasten tracht te verminderen om die doelstelling te halen. Ondernemers willen echter iets anders van de overheid: zij willen de vereenvoudiging ofwel in hun portemonnee voelen ofwel afgeraken van die administratieve lasten die weinig of niets gemeen hebben met de eigen bedrijfsprocessen. Zo vinden de Nederlandse ondernemers het verplicht invullen van statistiekjes en enquêtes het meest ergerlijk - al kost hen dat relatief gezien veel minder tijd dan bijvoorbeeld het opstellen van een jaarrekening. Om de administratieve lasten op een doeltreffende manier te verminderen, moet de overheid dus niet alleen rekening houden met de financiële kant van de zaak, maar ook met de bedrijfsrealiteit. Het zijn immers de administratieve lasten die niets of bijna niets met de kernprocessen van bedrijven te maken hebben, die het meeste ongenoegen of zelfs frustratie oproepen. Deze combinatie van ongenoegen enerzijds en kosten anderzijds maakt het moeilijk voor de overheid om in te schatten welke administratieve lasten het meeste reële overlast veroorzaken en dus ook best eerst geschrapt worden. Tenzij je dat grondig vraagt aan wie het ongenoegen voelt en de kosten moet betalen: de bedrijven zelf. En dat is wat Voka heeft gedaan.

12) Kabinet wil meer regels schrappen, NRC Handelsblad, 21 maart 2006. 13) Kabinet wil meer regels schrappen, NRC Handelsblad, 21 maart 2006. 14) VENDRIG, J.P., De (over)last van Administratieve Lasten, Waar ergeren MKB-ondernemers zich het meest aan?, augustus 2005.

13

1.5 De reële administratieve overlast Bedrijven voelen de administratieve lastendruk in de praktijk niet afnemen. Dat zou er op kunnen wijzen dat de overheid de verkeerde keuzes heeft gemaakt. Daarom stelde het Voka-kenniscentrum samen met een groep van tien bedrijven15 een lijst op met die regels die zij in de praktijk als het meest belastend ervaren. Bedrijven zijn immers zelf het beste geplaatst om af te bakenen welke administratieve lasten het meeste reële overlast veroorzaken. De groep van tien werd niet samengesteld in functie van haar statistische representativiteit, maar wel in functie van haar relevantie. In de groep van tien zaten daarom zowel grote als kleine bedrijven uit verschillende sectoren. Die diversiteit stond garant voor de juiste keuze van de meest belastende regels. Bovendien werd elke administratieve last die door de bedrijven naar voren werd geschoven, opgesplitst tot op het niveau van elke handeling die een bedrijf in de praktijk moet uitvoeren om te voldoen aan de verplichting van de overheid. Informatie verzamelen, documenten invullen en versturen, externe experts aanstellen, …: alles werd opgelijst en besproken. Zo kregen we een gedetailleerd overzicht van hoeveel lasten elke specifieke handeling precies veroorzaakte. We hielden bij het opstellen van de lastenlijst geen rekening met welke overheid ‘eigenaar’ is van de regels, maar we beperkten ons wel tot de regels die zeker vereenvoudigd kúnnen worden en waarvoor we dus ook voorstellen tot vereenvoudiging konden uitwerken. Een tweede beperking die we oplegden was dat de lasten geen deel mochten uitmaken van alles wat een bedrijf moet doen om goed te blijven functioneren. Zo is elk bedrijf verplicht om een boekhouding te hebben, maar die verplichting is geen administratieve last. Een boekhouding is immers voor elk bedrijf een absolute noodzaak, of de overheid dat verplicht of niet.16 Uit de detailbesprekingen met de bedrijven kwam telkens naar voren wat zij als meest storend ervaren. Het zijn net die doorgedreven analyses, samen met de bedrijven, die deze lijst van administratieve lasten anders maakt dan de lijsten van het Federaal Planbureau, van Kafka of van de Vlaamse Kenniscel Wetsmatiging. Als deze lijst met problemen opgelost wordt, is het immers zeker dat de bedrijven de administratieve lastenverlaging ook in de praktijk zullen voelen. En dat is niet alleen positief voor de bedrijven, maar ook voor de overheid, die daardoor een van haar beleidsprioriteiten kan verwezenlijken. In het volgende deel van deze Vokastudie koppelen we daarom aan elke administratieve last die de bedrijven naar voren schoven concrete voorstellen om de last weg te werken. 15) Agfa Gevaert (grafische en health care systemen), BASF (chemie), Colruyt (handel, distributie), Janssen Pharmaceutica (farma), Randstad (diensten), Umicore (metaal), Unifrost (voeding), Van Os-Sonnevelt (diensten), Wauters Tanktransport (transport), Wienerberger (bouw). 16) We definieerden administratieve lasten als volgt: Administratieve lasten zijn alle kosten van - vooral administratieve - handelingen die ondernemingen moeten uitvoeren voor het op de meest gangbare efficiënte wijze naleven van informatieverplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving uitgaande van de overheid, ongeacht of zij deze handelingen ook zouden uitvoeren zonder wettelijke verplichting, en die additioneel zijn aan de kosten gelinkt aan het voldoen aan de algemene vereiste om het beheer van hun kernproces in orde te hebben.

14

Voka heeft samen met de bedrijven een lastenlijst afgebakend en gezocht naar de juiste oplossingen voor elk van die lasten. De bedrijven formuleerden ook uitgangspunten voor goede beleidsvoorstellen. De oplossingen werden op die uitgangspunten gestoeld. De lastenlijst werd geordend in drie beleidscategorieën: arbeid en tewerkstelling, boekhouding en fiscaliteit, en milieu, preventie en ruimtelijke ordening. Binnen die drie categorieën deelden we de lastenlijst verder op naar de actie die ze van de overheid vereisen: schrappen, digitaliseren of verbeteren. Schrappen en digitaliseren zijn taken voor de ministers van administratieve vereenvoudiging en e-government, verbeteren is een taak voor de vakminister.

Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen

4

Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging 2.1 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen Geen onnodige gegevens Geen meervoudige gegevensopvraag Geen slecht werkende elektronische systemen Geen verouderde wetgeving Geen trage en onduidelijk procedures en termijnen Geen overheidskluwen

16 16 16 16 17 17 17

2.2 Overzicht van de lastenlijst

19

2.3 Arbeid en tewerkstelling

23

2.4 Boekhouding en fiscaliteit

40

2.5 Milieu, preventie en ruimtelijke ordening

52

Deel 3. De administratieve lastenbarometer van Voka Deel 4. Bijlagen

72 78

15

Het Voka-kenniscentrum stelde samen met een groep van tien bedrijven17 een lijst op met administratieve lasten. In de lijst zijn precies die lasten opgenomen die de bedrijven in de praktijk als het meest storend ervaren, omdat ze veel kosten veroorzaken of omdat ze veel ongenoegen oproepen. Voka nam dit initiatief omdat de bedrijven de administratieve lasten niet voelen afnemen in de praktijk. Integendeel: in verschillende enquêtes geven ze aan dat ze er steeds meer hinder van ondervinden. Het komt er voor de overheid dan ook op aan om zo snel mogelijk de juiste lasten te verminderen: de lasten die voor de bedrijven in de praktijk de meeste overlast veroorzaken, omdat ze veel kosten en/of omdat ze veel ongenoegen veroorzaken. Voka heeft samen met de bedrijven die lastenlijst afgebakend, zodat er snel werk van gemaakt kan worden. Maar het volstaat natuurlijk niet om aan te duiden welke administratieve lasten best eerst verdwijnen. Het is immers van enorm groot belang dat de aanpassingen die de overheid doorvoert ook de juiste oplossingen zijn voor de problemen die de bedrijven ondervinden. Zo heeft het bijvoorbeeld geen enkele zin om een verplichte enquête te vereenvoudigen als die vereenvoudiging er toe leidt dat de bedrijven nog meer werk hebben om ze in te vullen. De toetssteen van administratieve vereenvoudiging ligt dus niet bij de overheid die minder regels of verplichtingen telt in de teksten die ze maakt. De toetssteen ligt wel bij de klanten, in dit geval de bedrijven. Het zijn zij die in de praktijk moeten ondervinden dat de administratieve lasten gedaald zijn. Marc Olivié, CEO van Agfa, zegt daarover: “Het streven naar efficiëntere processen is binnen de bedrijfswereld vanzelfsprekend en dat zou ook voor de overheid zo moeten zijn. De overheid en de administratie moeten immers het leven voor de ondernemingen en de burgers gemakkelijker maken. Met de aanstelling van de staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging erkende de overheid de noodzaak aan verlaging van de administratieve lasten. Toch blijft er nog een lange weg te gaan.” Voka heeft samen met de bedrijven dan ook niet alleen de prioritaire lastenlijst afgebakend, maar ook samen met hen naar oplossingen gezocht. We koppelden aan elke administratieve last concrete beleidsvoorstellen om de last weg te werken.

17) Agfa Gevaert, BASF, Colruyt, Janssen Pharmaceutica, Randstad, Umicore, Unifrost, Van OsSonnevelt, Wauters Tanktransport, Wienerberger.

16

2.1 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen De uitgangspunten die we gebruikt hebben voor de beleidsvoorstellen komen voort uit de gesprekken met de bedrijven. Die uitgangspunten liggen dan ook allemaal voor de hand, precies omdat ze stuk voor stuk voortgaan op ‘met een beetje gezond verstand’ … Geen onnodige gegevens Een eerste uitgangspunt is dat de overheid enkel de gegevens opvraagt die ze echt nodig heeft, en die ze ook effectief gebruikt. Dat is vandaag immers niet altijd zo. De overheid vraagt bijvoorbeeld aan de bedrijven om pakken gegevens en documenten bij te houden, voor eventuele controles die toch nooit plaatsvinden. Die archiveringsverplichtingen kosten dus hopen tijd en geld en dienen nergens voor. Geen meervoudige gegevensopvraag Een tweede uitgangspunt is dat de verschillende overheidsdiensten onderling met elkaar communiceren en er voor zorgen dat bedrijven dezelfde gegevens niet verschillende keren moeten doorsturen. Als de bedrijven vandaag bijvoorbeeld een hele waslijst aan enquêtes moeten invullen, komt dat vaak omdat de overheid tegen dit uitgangspunt zondigt. Ze heeft dat wel al begrepen, waardoor er nu vaker gebruik gemaakt wordt van bestaande databanken. Toch blijven de klachten van ondernemers over zinloze enquêtes groot. De overheidsinstanties die vandaag enquêtes organiseren of informatie opvragen zouden dan ook toegang moeten krijgen tot de kruispuntbank van ondernemingen en de kruispuntbank van de sociale zekerheid: daar kunnen ze immers heel wat gegevens ophalen die ze nu steeds opnieuw aan bedrijven vragen. Geen slecht werkende elektronische systemen Een derde uitgangspunt is dat de overheid waar dat kan elektronische systemen moet invoeren in plaats van formulieren op papier, en er vanzelfsprekend voor moet zorgen dat die elektronische systemen volledig op punt staan. Vandaag kunnen bedrijven het formulier C131B18 bijvoorbeeld invullen via een webapplicatie, maar dat duurt negen minuten. De papieren versie invullen duurt daarentegen maar drie minuten. Een ander voorbeeld zijn opnieuw de archiveringsverplichtingen: de overheid zou daarvoor perfect een geïntegreerd elektronisch archiveringssysteem op poten kunnen zetten. Daarmee zou ze de bedrijven heel wat last besparen.

18) Formulier C131B is de Verklaring van arbeid in een deeltijdse arbeidsregeling.

17

Geen verouderde wetgeving Een vierde uitgangspunt is dat de wetgeving aangepast moet zijn aan de maatschappelijke en economische ontwikkelingen. Vandaag werken regels immers vaak contraproductief en belemmeren ze gewenste evoluties in plaats van ze te stimuleren. Onderzoek van McKinsey19 bevestigt dat slechte wetten de productiviteit en de groei van de economie afremmen. India zou zijn productiviteit bijvoorbeeld met maar liefst 61 procentpunt kunnen verbeteren als het zijn slechte regelgeving zou afschaffen. Voor Europa ligt dat op 27 procentpunt. Een stabiel en efficiënt wetgevend kader met slimme regels is dus zonder meer nodig voor een ondernemingsvriendelijk klimaat. Een concreet voorbeeld hiervan is de manier waarop onze overheden omgaan met vergunningen en attesten. Zo blijkt uit recent onderzoek van Fedis dat er voor het openen van een voedingswinkel vandaag zelfs drie keer meer attesten nodig zijn dan tien jaar geleden.20 De bedrijven besteden veel tijd aan het opmaken van aanvraagdossiers, het opvolgen van vergunningen, de aanvraag van hervergunningen, het melden van wijzigingen, … De overheid zou daarom alle vergunningen en attesten moeten doorlichten op hun nut en noodzaak, zodat ze de absurde, verouderde en niet relevante vergunningen en attesten kan schrappen. Geen trage en onduidelijke procedures en termijnen Een vijfde uitgangspunt is dat procedures en termijnen van vergunningen en attesten duidelijk én zo kort mogelijk moeten zijn. Onduidelijke procedures hebben immers vaak tot gevolg dat het voor de bedrijven moeilijk is om de totale duur en de uiteindelijke afloop van aanvragen in te schatten. De doorlooptijd tussen een aanvraag en een goedkeuring van een vergunning loopt bovendien zo vaak op dat geplande investeringen toch weer afgeblazen moeten worden. Een voorbeeld hiervan is de milieuvergunning: tussen aanvraag en goedkeuring kan er maar liefst drie jaar liggen. Overleg met de overheid voor en tijdens de vergunningsaanvraag zou heel wat investeringsdossiers een pak vlotter doen lopen. Geen overheidskluwen Een zesde uitgangspunt ten slotte is dat de regelgeving van verschillende overheden op elkaar afgestemd moet zijn. Voor bedrijven is het bijvoorbeeld van groot belang dat de Vlaamse en federale regelgeving afgestemd zijn op Europese regels. Bovendien worden bedrijven die actief zijn in verschillende landen vaak per land geconfronteerd met verschillende normen voor onder andere testen, keuringen en controles. Zo bestaat er bijvoorbeeld geen uniforme transportregeling in de Europese Unie. 19) BEARDSLEY, S., FARRELL, D., Regulation that’s good for competition, The McKinsey Quarterly, 2005 number 2. 20) Minder administratieve rompslomp = meer werkgelegenheid in de distributiesector, Fedis.net nr. 06, september 2005.

18

Het gevolg is dat vrachtwagens in Nederland 35 ton mogen laden, en in België maar 29 ton. Maar ook binnen België zorgt het gebrek aan afstemming van regels voor problemen. Dat blijkt onder andere uit de barometer van de Belgische attractiviteit van Ernst & Young.21 60% van de daarin ondervraagde Europese, Aziatische en Amerikaanse ondernemingsleiders geeft bijvoorbeeld aan dat het onoverzichtelijke kluwen van federale, Vlaamse, provinciale en gemeentelijke belastingen hun investeringen in België afremt. Dit gebrek aan transparantie ligt vaak aan het feit dat de bevoegdheden tussen onze verschillende overheden niet eenduidig verdeeld zijn. Zo zijn bijvoorbeeld niet alleen de Vlaamse en de Waalse regeringen bevoegd voor het arbeidsmarktbeleid, maar ook de federale regering. Homogene bevoegdheidspakketten, bijvoorbeeld voor het economisch en fiscaal beleid, kunnen dit structureel oplossen. Maar ook een betere communicatie tussen de verschillende overheden zou voor de bedrijven al heel wat problemen uit de wereld kunnen helpen.

21) Ernst & Young, Investeren in België anno 2005: to be or not to be (there)?, Barometer van de Belgische attractiviteit, 2005.

19

2.2 Overzicht van de lastenlijst Het Voka-kenniscentrum heeft samen met een groep van tien bedrijven22 afgebakend welke administratieve lasten op de bedrijfsvloer voor de grootste reële overlast zorgen. Dat resulteerde in een lastenlijst, die over drie beleidscategorieën werden verdeeld: arbeid en tewerkstelling, boekhouding en fiscaliteit, en milieu, preventie en ruimtelijke ordening. Daaraan werden 70 beleidsvoorstellen gekoppeld. Ook die beleidsvoorstellen werden samen met de groep van tien bedrijven bedacht. De beleidsvoorstellen werden voor de drie categorieën opgedeeld in een indeling die voortgaat op de zes uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen (zie 2.1 Uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen). In een eerste opdeling - schrappen - worden alle problemen opgesomd rond overbodige gegevensopvraag (de eerste twee uitgangspunten). Dat kan gaan over gegevens waarover de overheid al zou moeten beschikken via een van haar instanties, die de overheid niet gebruikt of gegevens die onnodig gedetailleerd zijn. Van de 70 beleidsvoorstellen zijn er 19 waarbij de overheid enkel overbodige gegevens moet schrappen. Een tweede opdeling - digitaliseren - vermeldt alle problemen rond al dan niet bestaande elektronische systemen (uitgangspunt drie). Van de 70 beleidsvoorstellen zijn er 12 waarbij de overheid moet zorgen voor (beter werkende) elektronische systemen. Schrappen en digitaliseren zijn taken voor de ministers van administratieve vereenvoudiging en e-government. Ze vereisen geen inhoudelijke beslissing van een vakminister. Van de 70 beleidsvoorstellen kunnen zij er dus 31 voor hun rekening nemen. De derde en laatste opdeling gaat over het verbeteren van bestaande wetten en procedures. In deze opdeling werden alle problemen opgesomd met wetten en procedures die niet (meer) beantwoorden aan de huidige bedrijfsrealiteit, die een te lange doorlooptijd kennen, die niet gestroomlijnd genoeg verlopen, of waarvoor een betere afstemming is vereist tussen de verschillende regelgevende overheden (uitgangspunten vier, vijf en zes). Van de 70 beleidsvoorstellen zijn er 39 die een inhoudelijke beslissing van een vakminister vergen. Het schema op de volgende bladzijden is een overzicht van de administratieve lastenlijst van Voka in de drie beleidscategorieën. Binnen die beleidscategorieën worden de problemen telkens opgesomd volgens de oplossing die zij vereisen: schrappen, digitaliseren of verbeteren. De ministers die deze problemen aanpakken, kunnen er zeker van zijn dat dit de problemen zijn waarvan de bedrijven echt wakker liggen. Ze oplossen is dan ook een reële stap naar administratieve vereenvoudiging.

22) Agfa Gevaert (grafische en health care systemen), BASF (chemie), Colruyt (handel, distributie), Janssen Pharmaceutica (farma), Randstad (diensten), Umicore (metaal), Unifrost (voeding), Van Os-Sonnevelt (diensten), Wauters Tanktransport (transport), Wienerberger (bouw).

20

Arbeid & Tewerkstelling

SCHRAPPEN 2.3.1 Jaarlijks verslag van de arbeidsgeneesheer 2.3.2 Mededeling van overuren aan de sociale inspectie 2.3.3 Jaarlijks opstellen van de sociale balans 2.3.4 Verklaring op eer van de werknemer over de tenlasteneming van kinderen 2.3.5 Minimum vijf jaar bijhouden van variabele deeltijdse uurroosters en mededeling aan werknemers 2.3.6 Driejaarlijkse woon-werk-enquête

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Boekhouding & Fiscaliteit

2.4.1 Verplicht bij de aangifte van de vennootschapsbelasting te voegen documenten

2.5.1 Decretale milieu-audit 2.5.2 Bijlagen bij de milieuvergunning 2.5.3 (Drie)maandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk 2.5.4 Vijfjaarlijkse opmaak globaal preventieplan 2.5.5 Bijlagen bij de stedenbouwkundige vergunning

21

DIGITALISEREN

VERBETEREN

2.3.7 C-formulieren 2.3.8 Systeem van de dienstencheques 2.3.9 De Multi-Functionele Aangifte 2.3.10 Systeem van de maaltijdcheques

2.3.11 Formaliteiten bij de aanwerving van buitenlandse medewerkers 2.3.12 Procedure voor educatief verlof 2.3.13 Loonstructuurenquête 2.3.14 Aanvraag fiscale vrijstelling voor wetenschappelijk personeel 2.3.15 Specifiek voor de uitzendsector: het wekelijks opmaken van contracten en versturen van loonfiches

2.4.2 Teruggave van teveel betaalde bijzondere accijnzen op professionele diesel 2.4.3 Douane- en accijnsverplichtingen

2.4.4 Verschillende boekhoudstandaarden 2.4.5 Opmaken en neerleggen van individuele jaarrekeningen en jaarverslagen 2.4.6 Lokale belastingen 2.4.7 Structuurenquête van de ondernemingen

2.5.6 Integraal milieujaarverslag

2.5.7 Overdracht van gronden 2.5.8 Grondverzet 2.5.9 Milieueffectenrapport 2.5.10 Milieuvergunning 2.5.11 Oriënterende bodemonderzoeken 2.5.12 Stedenbouwkundige vergunning 2.5.13 Veiligheidsrapport

22

"HGB(FWBFSU
HBG
JO
IFU
BGHFMPQFO
CPFLKBBS
NBBS
MJFGTU

FVSP
VJU
WPPS
IFU
BBOWSBHFO
WBO
EF
mTDBMF
WSJKTUFMMJOHFO
WPPS
XFUFOTDIBQQFMJKL
QFSTPOFFM
%BU
[JKO
NBBS
MJFGTU

NBOEBHFO
XFSL
0PL
+BOTTFO
1IBSNB DFVUJDB
MFHEF
IJFSWPPS

FVSP
PQ
UBGFM
0NHFSFLFOE
JO
NBOEBHFO
LPNU
EBU
HFUBM
PQ

7FSTDIJMMFOEF
CFESJKWFO
WJOEFO
IFU
TPQ
EF
LPMFO
EBO
PPL
OJFU
XBBSE
FO
WSBHFO
EVT
HFFO
WSJKTUFMMJOH
BBO Foto: Imec

23

SCHRAPPEN: - onnodige gegevens - ongebruikte gegevens - meervoudige gegevensopvraag

»

2.3.1 Jaarlijks verslag van de arbeidsgeneesheer 2.3.2 Mededeling overuren aan de sociale inspectie 2.3.3 Jaarlijks opstellen van de sociale balans 2.3.4 Verklaring op eer van de werknemer over de tenlasteneming van kinderen 2.3.5 Minimum vijf jaar bijhouden van variabele deeltijdse uurroosters en mededeling aan werknemers 2.3.6 Driejaarlijkse woon-werk-enquête

2.3.1 Jaarlijks verslag van de arbeidsgeneesheer De arbeidsgeneesheer stelt een jaarlijks verslag op dat op papier moet worden opgemaakt en verstuurd naar de overheid. Het is een erg omvangrijk document met veel informatie die - naar aanvoelen van de bedrijven - niemand gebruikt. Het verslag van Janssen Pharmaceutica bijvoorbeeld, telt maar liefst 61 pagina’s. Het verslag moet onder andere de identificatiegegevens bevatten van het bedrijf en van de geneeskundige dienst, een overzicht van de personeelsinfrastructuur en de erkenningsvoorwaarden, verslagen over de toestand van de arbeidshygiëne (die de bedrijven als zeer belastend ervaren), de veiligheidsfuncties, het aantal aanwervingsonderzoeken - dat nog eens moet worden opgedeeld in het aantal uitgevoerde onderzoeken, het aantal indiensttredingsonderzoeken en het aantal onderzoeken rond de werkhervatting na ziekte, een ongeval of een bevalling. Janssen Pharmaceutica zet voor de opmaak van dit verslag gedurende een week een voltijdse werkkracht in.

Arbeid & Tewerkstelling

2.3 Arbeid en tewerkstelling

24

Wat kan de overheid doen? Het jaarlijks verslag van de arbeidsgeneesheer is pure rompslomp. Bedrijven hebben bovendien niet het gevoel dat de overheid iets doet met de informatie. ‡ De overheid vraagt enkel de relevante informatie op. Volgens de bedrijven zijn dit de gegevens over: - de arbeidsgeneesheren verbonden aan de arbeidsgeneeskundige dienst gedurende het jaar - de karakteristieken van de werknemers onderworpen aan het medisch toezicht - de studies en de activiteiten gerealiseerd door de arbeidsgeneeskundige dienst - de toezicht op de toestand van de arbeidshygiëne. De overheid zoekt hiervoor wel een manier die minder belastend is voor de bedrijven. ‡ De overheid schrapt de volgende - niet-relevante informatie: - het aantal werknemers aangegeven bij het RIZIV bij het onderdeel ‘identificatie van de arbeidsgeneeskundige dienst’ - de specialisten (geneesheren of gelijkgestelden) verbonden aan de arbeidsgeneeskundige dienst gedurende het jaar - het personeel verbonden aan de dienst gedurende het jaar - het materiaal - de indeling volgens de aard van het risico voor beroepsziekten van het aantal blootgestelde werknemers, van het aantal uitgevoerde speciale onderzoeken en van de aard van de beslissing na onderzoek - het speciaal toezicht op de werknemers die blootgesteld zijn aan ioniserende stralen - de inentingen - de aangiften van vastgestelde of vermoede beroepsziekten - de indeling van de gevallen van tijdelijke of definitieve ongeschiktheid

2.3.2 Mededeling van overuren aan de sociale inspectie Een werknemer die wil presteren of een bedrijf dat zijn werknemers overuren wil laten presteren, kan dat niet zomaar. Eerst moet het bedrijf de goedkeuring krijgen van de RVA en de vakbond. Vermits dit een inherent onderdeel is van het sociaal overleg, willen bedrijven hier niet aan raken, al verzoorzaakt het administratieve overlast. Nadien moet het bedrijf het aantal overuren, de namen van de werknemers die ze hebben gepresteerd én het percentage dat deze overuren vertegenwoordigt ten opzichte van de normale arbeidsduur, doorgeven aan de sociale inspectie. Dat is voor bedrijven complex, tijdrovend en omslachtig. Dat maakt het soms erg moeilijk om op tijd in orde te zijn. Sociale inspecties kunnen altijd wel één of andere

overtreding vinden. Zo wees VEV-onderzoek23 in 2003 nog uit dat maar liefst 89% van de bedrijven fouten zou begaan tegen de wetgeving op de arbeidsduur en de overuren. Flexibel kunnen omgaan met de arbeidsduur is in de huidige economische omstandigheden nochtans onontbeerlijk voor de competitiviteit van veel bedrijven. De wetgeving is dus verre van aangepast aan de economische realiteit. Wat kan de overheid doen? De verplichte mededeling van de overuren aan de sociale inspectie maakt de procedure nodeloos complex en omslachtig. De tijdrovende procedure veroorzaakt bovendien rechtsonzekerheid voor de bedrijven. De huidige procedure is niet aangepast aan de economische realiteit. ‡ De overheid schaft de verplichte mededeling van de overuren aan de sociale inspectie af.

2.3.3 Jaarlijks opstellen van de sociale balans Werkgevers moeten jaarlijks een sociale balans opstellen met gegevens over het personeelsbestand en -verloop en de gebruikte tewerkstellingsmaatregelen. De sociale balans werd ingevoerd in 1996 en maakt voor de meeste bedrijven deel uit van de jaarrekening die ze bij de Nationale Bank van België moeten neerleggen. Het opstellen van zo’n sociale balans is voor de bedrijven erg veel werk. Er kruipt veel tijd in het verzamelen van de verschillende gegevens. Bij Colruyt bijvoorbeeld doet één voltijdse bediende er veertien werkdagen over om alle gegevens voor de sociale balans te verzamelen en die daarna op te stellen. De uitzendsector moet de sociale balans invullen voor het eigen personeel, én moet daarnaast voor haar uitzendkrachten een aantal gegevens doorgeven aan haar klanten. Bedrijven trekken de toegevoegde waarde van de sociale balans erg in twijfel. De overheid vraagt te veel details, zoals de reden van ontslag van een werknemer, en lijkt weinig of niets te doen met de gegevens uit de sociale balans. Over een aantal andere gegevens uit de sociale balans beschikt de overheid bovendien al. Zo vraagt de overheid in de sociale balans naar het gemiddeld aantal werknemers. Nochtans is zowel de in- als uitstroom van het totaal aantal werknemers al gekend via de Dimona-aangifte. De overheid zou dus zelf het gemiddelde kunnen trekken. Het aantal daadwerkelijk gepresteerde uren vraagt de overheid ook op bij de driemaandelijkse aangifte van loon- en arbeidstijdgegevens. Ook de voordelen die de werknemer bovenop het loon krijgt, weet de overheid al via de 23) VEV, Negenpuntenplan voor administratieve vereenvoudiging van het werkgeven, 2003.

Arbeid & Tewerkstelling

25

26

Multi-Functionele Aangifte (DMFA). Verder wordt in de sociale balans ook gevraagd om een opsplitsing van het aantal werknemers te maken volgens de aard van de arbeidsovereenkomst, het geslacht en de beroepscategorie. Ook deze gegevens heeft de overheid al via de Dimona-aangifte. De sociale balans peilt daarnaast ook naar werkgelegenheidsmaatregelen waar het bedrijf gebruik van maakt en het aantal werknemers dat van die werkgelegenheidsmaatregelen geniet. De VDAB, de RVA of de RSZ beschikken al over deze informatie omdat zij van bedrijven de aanvragen voor bepaalde kortingen of de activering van bepaalde uitkeringen ontvangen. Al deze gegevens moeten bedrijven dus minimum twee keer doorgeven aan de overheid. De Nationale Arbeidsraad (NAR) kondigde intussen een eerste stap aan in de vereenvoudiging van de sociale balans. Die zou vanaf 2007 starten. Nu moeten bedrijven nog foto- en filmgegevens weergeven in de sociale balans. Fotogegevens geven de toestand van de onderneming weer op één bepaald moment. Filmgegevens beschrijven de evolutie vanaf dat moment: de in- en uitstroom van werknemers, de wijzigingen in het personeelsbestand, … In de nieuwe procedure wil de NAR de filmgegevens schrappen uit de sociale balans. Deze gegevens zitten immers ook al in de Dimona-aangifte. Uiteraard vindt Voka dit een eerste belangrijke stap in de goede richting, maar dan nog bestaat de kans dat bedrijven nog steeds te veel details of te veel gegevens dubbel moeten invullen. Aan de andere kant kondigde de Nationale Arbeidsraad ook aan om een nieuwe module in de sociale balans op te nemen. Concreet zou dat gaan over de opleidingsgegevens. De NAR wil hiermee meten welke opleidingsinspanningen de ondernemingen leveren. Het risico bestaat dan ook dat de sociale balans toch weer omslachtiger wordt voor bedrijven. De NAR werkt momenteel nog aan de nieuwe module, maar nu al is zeker dat een bedrijf zal moeten aangeven hoeveel werknemers een opleiding hebben gevolgd, inclusief het aantal uren en de kosten voor de onderneming. Bedrijven kunnen vaak niet anders dan het aantal opleidingsuren in te schatten, dus de resultaten zullen hoe dan ook niet volledig correct zijn. Er stelt zich bovendien een probleem met de definitie van ‘opleiding’. De NAR wil dat bedrijven in de sociale balans een onderscheid maken tussen een formele opleiding, minder formele en informele opleiding, en een initiële opleiding. De opdeling tussen formeel, informeel en initieel is zeer verwarrend voor bedrijven - zeker omdat het in de praktijk niet zo eenvoudig is om dat onderscheid te maken. Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf een nieuwe machine aankoopt. Het bedrijf wil een opleiding organiseren voor zijn werknemers om de machine te leren bedienen. Beschouwt de NAR de opleiding nog als opleiding als ze bedrijfsintern georganiseerd wordt? Of moet een opleiding per definitie buiten de muren van het bedrijf gegeven worden om mee te tellen? Wordt een opleiding voor een nieuwe machine wel beschouwd als opleiding, of eerder als een begeleiding door de leverancier van de machine? Alles hangt er dus van af hoe ruim of hoe eng de NAR het begrip opleiding interpreteert en vooral of die definitie wel werkbaar zal

27

Wat kan de overheid doen? De overheid vraagt via de sociale balans een aantal gegevens op waarover ze al beschikt. De sociale balans vraagt bovendien naar te veel details en de overheid doet naar aanvoelen van de bedrijven weinig of niets met die gegevens. ‡ De overheid zorgt voor een sterk vereenvoudigde, minimalistische sociale balans, door overbodige of detaillistische gegevens te schrappen. De overheid vraagt de gegevens die via andere kanalen al beschikbaar zijn, niet meer op via de sociale balans. Dat betekent dat bedrijven enkel nog de ontbrekende informatie moeten verstrekken: dus de gegevens over de personeelskosten (alle bijkomende kosten op conto van het personeel - cafetaria, cadeaus, wervings- en selectiekosten, …), de gegevens over de uitzendkrachten en de terbeschikkingstelling van werkkrachten, de scholingsgraad van de werknemers en de opleidingsinitiatieven. Alle overige gegevens uit de sociale balans heeft de overheid al en moeten dus worden geschrapt. ‡ De overheid maakt nieuwe modules in de sociale balans niet te omslachtig. Voor de nieuwe module rond de opleidingsinspanningen betekent dit dat de NAR op zijn minst duidelijk moet definiëren wat ze verstaat onder een opleiding (bedrijfsintern/bedrijfsextern, gegeven door eigen personeel of door externen, …). ‡ De overheid toont aan dat ze de resultaten nuttig gebruikt.

2.3.4 Verklaring op eer van de werknemer over de tenlasteneming van kinderen Twee jaar geleden voerde de overheid de Verklaring op eer van werknemer over de tenlasteneming van kinderen in. Sindsdien moeten ondernemingen elk jaar opnieuw aan elke werknemer een verklaring op eer vragen over bij wie zijn kinderen ten laste komen, zelfs als er niets wijzigt aan de thuissituatie van de werknemer. Deze verklaring moet bovendien ondertekend worden door werknemer én echtgeno(o)t(e). De onderneming moet de verklaring dan wel niet opsturen naar de overheid, maar ze wel ter beschikking houden voor controles. Voor bedrijven én werknemers is dit pure rompslomp.

Arbeid & Tewerkstelling

zijn voor het bedrijf dat het moet invullen. Als er verschillende interpretaties mogelijk zijn van het begrip opleiding, zal de NAR overigens niet altijd eenduidige conclusies kunnen trekken uit de resultaten.

28

Wat kan de overheid doen? De jaarlijkse vernieuwing van de Verklaring op eer van de werknemer over de tenlasteneming van kinderen is voor bedrijven én werknemers pure rompslomp. ‡ De overheid zorgt ervoor dat de bedrijven de Verklaring op eer van de werknemer over de tenlasteneming van kinderen niet elk jaar opnieuw moeten invullen. Bedrijven moeten enkel nog de wijzigingen bijhouden.

2.3.5 Minimum vijf jaar bijhouden van variabele deeltijdse uurroosters en mededeling ervan aan werknemers Werknemers in een variabel deeltijds uurrooster moeten tijdig weten wanneer ze verwacht worden op het werk. Bedrijven moeten hen ook op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in hun uurrooster. Voor bedrijven is dit niet meer dan normaal. Wat echter wel stoort - en wat deze verplichting voor bedrijven onwerkbaar maakt - is dat ze wettelijk verplicht zijn om deze uurroosters minimaal vijf jaar lang te bewaren. Wat kan de overheid doen? Het is pure administratieve rompslomp om variabele deeltijdse uurroosters minimaal vijf jaar lang te archiveren. ‡ De overheid schaft de verplichting om variabele deeltijdse uurroosters bij te houden af.

2.3.6 Driejaarlijkse woon-werk-enquête In 2003 besloot de overheid dat ondernemingen met meer dan honderd werknemers elke drie jaar een mobiliteitsenquête moeten invullen. De overheid wilde zo het woonwerkverkeer van de werknemers beter kunnen beheren. Dit jaar moeten de bedrijven de enquête voor het eerst invullen: de deadline ligt op 30 april 2006. Het probleem is dat de bedrijven in deze enquête niet alleen de gegevens over hun vast personeel moeten verzamelen, maar ook de verplaatsingen van uitzendkrachten en aannemers moeten bijhouden. Zelfs als een uitzendkracht slechts twee dagen voor het bedrijf in kwestie werkte, wordt het bedrijf dus toch verplicht om de verplaatsingsgegevens bij te houden. Hiertoe moet het dan weer het uitzendkantoor raadplegen. Het uitzendkantoor moet dus niet alleen de gegevens verzamelen van het eigen personeel, maar ook die van zijn uitzendkrachten doorgeven aan de bedrijven.

$com titel Wat

Elke drie jaar een enquête invullen die verder gaat dan het eigen personeel, veroorzaakt opnieuw extra rompslomp voor de bedrijven. De ondernemingen vragen zich bovendien af of dit de zoveelste enquête in het rijtje wordt, waarvan de resultaten niet of nauwelijks worden gebruikt. Wat kan de overheid doen? De driejaarlijkse woon-werk-enquête is pure rompslomp: de bedrijven vragen zich af wat de toegevoegde waarde is van deze enquête. ‡ De overheid schaft de driejaarlijkse woon-werk-enquête af.

DIGITALISEREN: - meer kwaliteitsvolle en tijdsbesparende elektronische systemen - verbeteren van de kwaliteit van elektronische systemen die niet werken

2.3.7 C-formulieren

»

2.3.8 Systeem van de dienstencheques 2.3.9 De Multi-Functionele Aangifte 2.3.10 Systeem van de maaltijdcheques

2.3.7 C-formulieren Werknemers die op brugpensioen gaan, tijdelijk werkloos zijn, ouderschapsverlof of een loopbaanonderbreking nemen of deeltijds gaan werken, kunnen in aanmerking komen voor een uitkering van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA). De werkgever moet hiervoor de controleformulieren of C-formulieren invullen die de RVA ter beschikking stelt. Voor een behoorlijk aantal C-formulieren gebeurt dat nog steeds volledig op papier. Andere C-formulieren bestaan wel al elektronisch, maar moeten daarnaast ook nog eens op papier worden ingevuld. Dat is momenteel het geval voor bijvoorbeeld het formulier C4, waarmee de werkgever de werknemer en de overheid laat weten dat hij het contract van de werknemer beëindigt. Bedrijven moeten dit elektronisch bezorgen aan de overheid, maar daarop mag onder geen beding de reden van ontslag staan. De reden voor ontslag moet immers apart vermeld worden op een papieren versie, die bestemd is voor de werknemer. Nog andere C-formulieren hoeven alleen elektronisch te worden ingevuld, maar leveren dan weer geen tijdswinst op voor de bedrijven. Een voorbeeld hiervan is

Arbeid & Tewerkstelling

29

30

het formulier C131B. Dat formulier is de Verklaring van arbeid in een deeltijdse arbeidsregeling. De werkgever moet dit formulier invullen en maandelijks afleveren aan de deeltijdse werknemer met een inkomensgarantie-uitkering. Het formulier invullen via de webapplicatie neemt negen minuten in beslag. De papieren versie slechts drie minuten. Wat kan de overheid doen? Sommige C-formulieren bestaan nog steeds niet elektronisch, en degene die wel elektronisch kunnen worden ingevuld, leveren de werkgever geen tijdswinst op. Andere formulieren moeten én elektronisch én op papier worden ingevuld. ‡ De overheid vervangt alle papieren versies van de C-formulieren door snellere, elektronische versies.

2.3.8 Systeem van de dienstencheques Met een dienstencheque kan je al je huishoudelijke taken tegen een voordelig tarief laten uitvoeren. Je betaalt elk gepresteerd uur dan met een papieren cheque. De overheid wil zo 25.000 nieuwe banen creëren en zwartwerk tegengaan. Het systeem berust echter volledig op een manuele behandeling van papieren documenten - in dit geval cheques. Dat veroorzaakt problemen op administratief gebied: verlies of diefstal van cheques, het vervallen van cheques of het laattijdig uitbetalen van het personeel door een administratieve achterstand bij het uitzendkantoor. Dit kan als effect hebben dat de werknemers die nu betaald worden met dienstencheques, afhaken en terugkeren naar zwartwerk. Dat zou een van de oorspronkelijke doelstellingen van het systeem teniet kunnen doen. Wat kan de overheid doen? Het systeem van de dienstencheques berust op een volledig manuele behandeling van papieren documenten. ‡ De overheid voert een elektronisch systeem in voor de dienstencheques.

31

De Multi-Functionele Aangifte (DMFA) is een driemaandelijkse aangifte van loon- en arbeidstijdgegevens aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Sinds 2003 verloopt deze aangifte volledig elektronisch. De gegevens zijn zodanig omschreven en gegroepeerd dat alle instellingen van de sociale zekerheid die belast zijn met de betaling van de kinderbijslag en de ziekteverzekering, de werkloosheidsuitkeringen, de pensioenen, de jaarlijkse vakantie en de tegemoetkomingen bij arbeidsongevallen, ze in principe moeten kunnen gebruiken. De overheid wil hiermee voorkomen dat de verschillende betrokken instellingen de gegevens die ze nodig hebben telkens afzonderlijk opvragen aan de bedrijven. Dat concept is uiteraard goed, maar de uitwerking laat spijtig genoeg nog te wensen over. Zo wisselen de RSZ en de andere instellingen van de sociale zekerheid de gegevens niet of onvoldoende uit. Dat betekent concreet dat bedrijven een aantal gegevens nog steeds minimaal in tweevoud moeten doorgeven aan telkens verschillende instanties. Het elektronische systeem is bovendien niet voorbereid op grote volumes. Bedrijven met veel gegevens krijgen dan van de RSZ te horen dat hun datavolume te groot is. Ze moeten in dat geval hun aangiftebestand in verschillende stukken opdelen om ze vervolgens deel per deel te verwerken. Dit is onaanvaardbaar. Als de overheid een elektronische toepassing opstart en de bedrijven verplicht die toepassing te gebruiken, is het maar logisch dat de overheid zelf ook volledig klaar is om de gegevens te kunnen verwerken. De overheid komt deels tegemoet aan dit probleem: ze geeft bij wijze van uitzondering de toestemming aan bedrijven met zeer grote gegevensbestanden om hun aangifte via CD-rom te doen. Andere bedrijven met grote tot middelgrote gegevensbestanden die geen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de RSZ kregen om de gegevens via CD-rom te bezorgen, blijven echter wel met het probleem zitten. Een bijkomende moeilijkheid zijn de foutmeldingen. Vroeger stopte het systeem onmiddellijk met controleren bij de eerste fout in de DMFA van een bedrijf en stuurde het de volledige aangifte terug. Er zijn inmiddels stappen gezet om dit te verbeteren, maar die gaan nog niet ver genoeg. Het systeem slaagt er nog steeds niet in om alle verschillende fouten in een keer te melden. De foutmelding die het bedrijf terugkrijgt is ook onduidelijk: het moet zelf zijn fouten detecteren en rechtzetten en een ‘wijzigende aangifte’ doorsturen. Dat vergt behoorlijk wat tijd en moeite op een grote aangifte (van bijvoorbeeld enkele tienduizenden werknemers). De verwerking door de RSZ van deze wijzigende aangifte zorgt echter voor een aanzienlijke vertraging. En zolang de aangifte niet volledig in orde is, kan het fonds voor de jaarlijkse vakantie het vakantiegeld van de werknemers niet berekenen en dus ook niet betalen.

Arbeid & Tewerkstelling

2.3.9 De Multi-Functionele Aangifte (DMFA)

32

Wat kan de overheid doen? Het elektronisch DMFA-systeem zou ervoor zorgen dat bedrijven niet twee keer dezelfde gegevens moesten doorsturen aan een andere instantie. Maar de uitwisseling tussen de verschillende overheidsdiensten loopt nog steeds niet op wieltjes, zodat er in de praktijk niets verandert voor bedrijven. Het systeem kan bovendien geen grote volumes aan, het bedrijf krijgt nog steeds geen overzicht van alle fouten, de foutmeldingen zijn onduidelijk en het bedrijf moet zelf de fout zoeken. En dat is niet evident als je veel mensen in dienst hebt. ‡ De overheid verbetert het systeem door alle blokkerende fouten op te sporen en zorgt ervoor dat de bedrijven deze fouten in een keer en op een duidelijke en leesbare manier te zien krijgen. De overheid zorgt er ook voor dat het systeem ook grote volumes kan verwerken. De overheid betrekt hiervoor de gebruikers van het systeem - in casu de ondernemingen. ‡ De overheid zorgt ervoor dat de verschillende overheidsdiensten in staat zijn om de gegevens uit het DMFA-systeem uit te wisselen, zodat de bedrijven die gegevens slechts een keer moeten doorgeven.

2.3.10 Systeem van de maaltijdcheques Bedrijven die veel maaltijdcheques moeten verdelen onder hun werknemers, ervaren dit als een zware administratieve overlast. De cheques komen aan in het hoofdkantoor, moeten al dan niet via interne post verdeeld worden naar de verschillende vestigingen, waar men ze dan bezorgt aan de werknemers die hiervoor moeten tekenen. Ook in de uitzendsector leidt dit tot een gigantische rompslomp. Want naast het eigen personeel is het uitzendkantoor ook de werkgever van al zijn uitzendkrachten, die in aanmerking kunnen komen voor maaltijdcheques. Randstad geeft per maand ongeveer 2.193 euro uit voor de bedeling van maaltijdcheques in alle entiteiten van de onderneming in Vlaanderen en Brussel. Op jaarbasis maakt dat maar liefst 26.316 euro. Bovendien moet de distributiesector de cheques die ze int ook nog tellen en controleren op hun geldigheid. Ook het innen van de maaltijdcheques creëert dus administratieve overlast. Hoewel de ondernemingen het concept van de maaltijdcheques zeker niet in vraag stellen, is het bestaande systeem zowel voor de bedrijven die ze aanbieden aan hun werknemers als voor de bedrijven die ze innen enorm belastend.

33

De bedrijven ervaren zowel het verdelen als het innen van maaltijdcheques als pure administratieve rompslomp. ‡ De overheid vervangt de papieren maaltijdcheques door een elektronisch systeem. Dat kan bijvoorbeeld met een elektronische chipkaart - te vergelijken met een Protonkaart - die de werknemers een keer per maand kunnen opladen aan een terminal. De elektronische chipkaart kan nadien ook gebruikt worden om aankopen af te rekenen in de aangesloten handelszaken of restaurants.

VERBETEREN: - stroomlijnen van procedures - doorlooptijden - afstemming tussen lokale, provinciale, Vlaamse, federale, Europese en internationale regelgeving

»

2.3.11 Formaliteiten bij de aanwerving van buitenlandse medewerkers 2.3.12 Procedure voor educatief verlof 2.3.13 Loonstructuurenquête 2.3.14 Aanvraag fiscale vrijstelling voor wetenschappelijk personeel 2.3.15 Specifiek voor de uitzendsector: het wekelijks opmaken van contracten en versturen van loonfiches

2.3.11 Formaliteiten bij de aanwerving van buitenlandse medewerkers Een bedrijf dat buitenlandse medewerkers wil aanwerven, wordt geconfronteerd met heel wat problemen. Zo krijgen buitenlandse kaderleden wel een werkvergunning voor onbepaalde duur, maar dat geldt niet voor onderzoekers uit het buitenland. Zij kunnen immers maar een werkvergunning krijgen voor een periode van vier jaar, met de eenmalige mogelijkheid om die nog eens met vier jaar te verlengen. Door deze beperkte geldigheidsduur gaat veel dure en essentiële expertise verloren. En buitenlanders die hier een stage volgen, moeten onmiddellijk daarna ons land verlaten, omdat ze sowieso geen werkvergunning kunnen krijgen. De federale staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging heeft intussen al een aantal voorstellen gedaan om deze problemen op te lossen. Maar er zijn ook heel wat zuiver administratieve knelpunten bij het tewerkstellen van buitenlandse werknemers. Zo is zowel voor de werkvergunning als voor de verblijfsvergunning een medisch attest vereist. Voor de werkvergunning

Arbeid & Tewerkstelling

Wat kan de overheid doen?

34

kan dat medisch onderzoek gebeuren door een Belgische arts, terwijl voor de verblijfsvergunning een onderzoek nodig is door een arts in het land van herkomst. Hier wordt dus het attest van de Belgische arts niet aanvaard, met als gevolg dat het de buitenlandse werknemer extra tijd en moeite kost. Het Belgische bedrijf moet van zijn kant twee keer een medisch onderzoek terugbetalen. Dit wil de federale staatssecretaris vereenvoudigen. Hij stelt voor om een onderscheid te maken tussen landen met geen of weinig risico’s voor de volksgezondheid en landen met een risico voor de volksgezondheid. Bovendien moeten buitenlandse onderzoekers ook een getuigschrift van goed gedrag en zeden van de voorbije vijf jaar kunnen voorleggen. Voor onderzoekers die in die tijdspanne in verschillende landen gewerkt hebben, is dit helemaal niet evident. Zij moeten die documenten gaan vergaren bij administraties in verschillende landen, waarvan sommige het begrip ‘getuigschrift van goed gedrag en zeden’ niet eens kennen. In dat geval moeten de onderzoekers zich daar tot de politie wenden. De Belgische overheid aanvaardt bovendien enkel getuigschriften die maximaal drie maanden voordien werden afgeleverd. Indien er in de procedure dus ergens een vertraging optreedt, kan het zijn dat de buitenlandse werknemer alle getuigschriften opnieuw moet aanvragen. Onderzoekers uit het vroegere Oostblok en China krijgen overigens pas een verblijfsvergunning na een controle door de staatsveiligheid. Dat neemt soms heel wat tijd in beslag en het vertraagt de procedure voor de verblijfsvergunning. Vaak is dan de werkvergunning overigens al afgeleverd. Nadat de werk- en verblijfsvergunning in orde zijn, moet de buitenlandse onderzoeker zich inschrijven in het Vreemdelingenregister van de gemeente waar hij gaat wonen. Probleem is hier dat elke gemeente haar eigen tijd en regels hanteert om het dossier in orde te maken. Zo kan een gemeente bijvoorbeeld opnieuw originele getuigschriften van goed gedrag en zeden eisen. Zolang deze inschrijving niet in orde is, kan de werknemer België wel verlaten, maar om terug te keren moet hij dan een terugkeervisum aanvragen. Familie of vrienden van de buitenlandse werknemer die de onderzoeker willen komen bezoeken, moeten een Schengenvisum kort verblijf (visum C) aanvragen. Zij moeten dan ofwel onomstotelijk kunnen bewijzen dat ze over voldoende financiële middelen beschikken (een bancaire verklaring is hiervoor onvoldoende), ofwel een persoonlijke borgstelling ondertekend zien te krijgen door een Belg of een buitenlander met een verblijfstitel in België van onbepaalde duur. Het is vanzelfsprekend dat dit een enorme administratieve rompslomp betekent.

35

Buitenlandse onderzoekers worden vandaag geconfronteerd met tal van knelpunten als een bedrijf in Vlaanderen ze wil aanwerven: op het vlak van het medisch attest, de attesten voor goed gedrag en zeden, de inschrijving bij de gemeente en het op bezoek laten komen van familie en vrienden. Bedrijven zien hierdoor vaak af van het aanwerven van buitenlandse onderzoekers, terwijl Vlaanderen wel een structurele nood heeft aan wetenschappers. ‡ De overheid stelt onderzoekers uit landen met geen of weinig risico voor de volksgezondheid vrij van de verplichting om een medisch attest af te leveren. ‡ De overheid vermindert de administratieve last om een getuigschrift van goed gedrag en zeden af te leveren door de vereiste te beperken tot het land waar de onderzoeker zich momenteel bevindt en waar hij zijn visumaanvraag effectief indient. ‡ De overheid zorgt ervoor dat de buitenlandse werknemer onmiddellijk een bewijs van inschrijving in het Vreemdelingenregister krijgt. Hij heeft immers al een hele procedure doorlopen om in het land van herkomst een visum te krijgen van de Belgische ambassade of het consulaat. ‡ De overheid versoepelt de bewijslast rond financiële middelen voor familie en vrienden van de buitenlandse werknemer. Het moet ook mogelijk zijn dat de buitenlandse werknemer zelf borg staat voor zijn familie en vrienden. ‡ De overheid voert een Europees visum in voor onderzoekers, waarmee onderzoekers overal in Europa kunnen werken en er zich probleemloos voor langere tijd kunnen vestigen.

2.3.12 Procedure voor educatief verlof Een werknemer die een opleiding volgt, heeft recht op betaald educatief verlof. De werkgever moet de uren educatief verlof of kredieturen die de werknemer opneemt, prefinancieren. Om het geprefinancierde bedrag terug te krijgen, moet de werkgever na afloop van het schooljaar een aanvraag tot terugbetaling indienen. Hij krijgt dat geld enkel terug als hij een volledig dossier indient binnen de tijd die daarvoor voorzien is. Dat dossier bevat een aangifte van de schuldvordering, een individuele steekkaart per werknemer die een opleiding volgt, een attest van verzekering tegen arbeidsongevallen, een inschrijvingsattest, en per kwartaal ook het aanwezigheidsattest. In het beste geval krijgt de werkgever pas een jaar na het indienen van dat dossier zijn geld terug. Bedrijven vinden deze procedure erg omslachtig. Voor Wauters Tanktransport kost

Arbeid & Tewerkstelling

Wat kan de overheid doen?

36

het gemiddeld 159,5 euro om de procedure voor educatief verlof voor 1 werknemer gedurende 1 jaar geregeld te krijgen. Wat kan de overheid doen? De werkgever prefinanciert het educatief verlof van de werknemer. Hij krijgt het bedrag pas terug als hij een volledig dossier indient binnen de gestelde termijn. In het beste geval is dat een jaar na het indienen van het dossier. Een volledig dossier samenstellen veroorzaakt erg veel administratieve rompslomp voor bedrijven. ‡ De overheid beschouwt de dagen educatief verlof als onbetaald verlof en laat de werknemer zelf een vergoeding aanvragen bij het Ministerie van Arbeid en Tewerkstelling. ‡ Alternatief: de overheid haalt de bewijslast weg bij de werkgever en verschuift de informatieplicht naar de scholen, die vandaag toch al de nodige inschrijvings- en aanwezigheidsattesten moeten afleveren. De overheid voorziet in een systeem waardoor de scholen de gegevens rechtstreeks op een kruispuntbank kunnen zetten.

2.3.13 Loonstructuurenquête De algemene loonstructuurenquête werd voor het eerst uitgevoerd in 1999 bij een 7.000-tal bedrijven. De enquête verving de halfjaarlijkse loonenquête in de industrie en de diensten (6.000 ondernemingen) en de halfjaarlijkse enquête over de wekelijkse arbeidstijd per bedrijfstak (6.000 ondernemingen). Op zich was dat een eerste stap naar administratieve vereenvoudiging. Probleem blijft echter dat de overheid al over zeer veel gegevens beschikt die ze in deze enquête opnieuw opvraagt. De overheid wilde met de algemene loonstructuurenquête bedrijven waarschijnlijk zoveel mogelijk ontzien door niet alle personeelsgegevens op te vragen, maar in plaats daarvan te werken met een steekproef. De loonstructuurenquête vraagt dan bijvoorbeeld naar de gegevens van de eerste X aantal werknemers van wie de naam begint met de letter ‘Y’ in een aantal vestigingen van de onderneming. Dat is voor de bedrijven echter geen vereenvoudiging. Nu kunnen ze immers geen geautomatiseerd gegevensbestand ontwikkelen, omdat ze op voorhand niet met zekerheid kunnen zeggen welke informatie er van jaar tot jaar opgevraagd zal worden. Het invullen van deze vragenlijst bezorgt de bedrijven dan ook enorm veel werk. De enquête kost Umicore jaarlijks 1.660 euro. Sommige ondernemingen werven hiervoor zelfs speciaal een uitzendkracht aan.

37

De overheid wilde de bedrijven zoveel mogelijk ontlasten door een algemene loonstructuurenquête in te voeren. Omdat die enquête werkt met een onvoorspelbare steekproef, kunnen bedrijven het invullen van de enquête niet automatiseren. De vereenvoudiging van de overheid heeft zo een pervers effect. ‡ De overheid zorgt ervoor dat het NIS de gegevens die het nodig heeft, rechtstreeks kan overnemen uit de kruispuntbank of de RSZ-bestanden. Die gegevens kunnen dan uit de loonstructuurenquête worden geschrapt. ‡ Het NIS vraagt alle informatie van alle werknemers op, zodat bedrijven het invullen van de loonstructuurenquête kunnen automatiseren. Bedrijven kunnen zo elk jaar een geautomatiseerd databestand doorsturen aan het NIS. Dat kan dan zelf een steekproef trekken uit het databestand.

2.3.14 Aanvraag fiscale vrijstelling voor wetenschappelijk personeel Een onderneming heeft recht op een belastingvrijstelling wanneer ze personeel aanwerft voor wetenschappelijk onderzoek. De procedure is echter zeer complex en omslachtig en bovendien onderworpen aan veel te strenge voorwaarden. De overheid vraagt voor elke werknemer waarvoor een vrijstelling wordt aangevraagd erg gedetailleerde gegevens over bijvoorbeeld diploma’s en functiebeschrijvingen. Bedrijven vragen zich af of al deze gegevens wel noodzakelijk zijn. Ze klagen er ook over dat de definitie van binnenlands wetenschappelijk onderzoek onduidelijk is. Verder hekelen ze de zware bewijslast. Nu moeten ze eerst allerhande complexe formulieren invullen die ze vervolgens moeten versturen naar de overheid, die ze al dan niet goedkeurt. De complexiteit van de procedure blijkt duidelijk uit de hoeveelheid werk dat een bedrijf hieraan heeft. Zo gaf Agfa-Gevaert in het afgelopen boekjaar maar liefst 23.140 euro uit voor het aanvragen van de vrijstellingen. Dat zijn maar liefst 75 mandagen werk. Ook Janssen Pharmaceutica legde hiervoor 10.496 euro op tafel. Omgerekend in mandagen komt dat getal op 34. Verschillende bedrijven vinden het sop de kolen dan ook niet waard en vragen dus geen vrijstelling aan.

Arbeid & Tewerkstelling

Wat kan de overheid doen?

38

Wat kan de overheid doen? De procedure voor de aanvraag van een fiscale vrijstelling voor wetenschappelijk personeel is complex en omslachtig. De bewijslast die de overheid bij de ondernemingen legt is te zwaar. ‡ De overheid beperkt de bewijslast voor ondernemingen naar het voorbeeld van het systeem in het Verenigd Koninkrijk. Daar geven ondernemingen aan hoeveel onderzoeks- en ontwikkelingspersoneel ze in dienst hebben. De overheid controleert dan aan de hand van steekproeven of het doorgegeven aantal klopt.

2.3.15 Specifiek voor de uitzendsector: het wekelijks opmaken van contracten en versturen van loonfiches De uitzendsector werkt voornamelijk met weekcontracten. Elke uitzendkracht moet elke week opnieuw zijn contract ondertekend terugbezorgen, wat in de praktijk al te vaak niet gebeurt. Men kan zich de vraag stellen of dit aan de uitzendkrachten ligt of aan een verouderde wetgeving die niet meer strookt met de bedrijfsrealiteit. Het eerste contract is uiteraard wel nodig en zinvol, maar de daaropvolgende wekelijkse contracten - die vaak dezelfde inhoud hebben - worden door de uitzendsector toch als vrij zinloos gezien. Vooral omdat ze de tewerkstelling al aangeeft via de Dimonaaangifte. De wekelijkse contracten creëren zowel voor de uitzendkracht als voor het uitzendkantoor veel rompslomp. De uitzendsector is vragende partij om niet langer met weekcontracten te werken, maar met maandelijkse contracten. Dit zou zowel de uitzendsector als de uitzendkracht veel werk besparen. Hetzelfde geldt voor de loonfiches die de uitzendsector wekelijks opmaakt en verstuurt naar de uitzendkrachten. Nodeloos te zeggen dat dit enorm veel kost. Alleen al het bedrag dat de uitzendkantoren wekelijks besteden aan postzegels is aanzienlijk. Om dit op maandbasis te kunnen doen, moet de wetgeving echter eerst aangepast worden. Wat kan de overheid doen? De wekelijkse contracten en loonfiches veroorzaken rompslomp voor de uitzendsector en voor de uitzendkracht. Deze procedure strookt niet meer met de bedrijfsrealiteit. ‡ De overheid past de wetgeving aan zodat de uitzendsector de contracten en loonfiches maandelijks mag opmaken.

Arbeid & Tewerkstelling

39

$PMSVZU
CFUBBMEF
JO
IFU
BGHFMPQFO
CPFLKBBS
NFFS
EBO

FVSP
WPPS
EF
PQNBBL
WBO
[JKO
JOEJWJEVFMF
KBBSSFLFOJOHFO
FO
KBBSWFSTMBHFO
 
FVSP
WPPS
IFU
WFS[BNFMFO
WBO
BMMF
JOGPSNBUJF
FO
EF
PQNBBL
WBO
EF
JOEJWJ EVFMF
KBBSSFLFOJOHFO
 
FVSP
WPPS
IFU
WFS[BNFMFO
WBO
BMMF
JOGPS NBUJF
FO
EF
PQNBBL
WBO
EF
JOEJWJEVFMF
KBBSWFSTMBHFO
FO

FVSP
WPPS
IFU
OFFSMFHHFO
WBO
EF
JOEJWJEVFMF
KBBSWFSTMBHFO
FO
KBBSSFLFOJOHFO
CJK
EF
/BUJPOBMF
#BOL
7BO
0T4POOFWFMU
TQFOEFFSU
BMT
LMFJOF
,.0
KBBSMJKLT
POHFWFFS

FVSP
BBO
EF
PQNBBL
WBO
IBBS
JOEJWJEVFMF
KBBSSFLFOJOH

40

2.4 Boekhouding en fiscaliteit SCHRAPPEN: - onnodige gegevens - ongebruikte gegevens - meervoudige gegevensopvraag

»

2.4.1 Verplicht bij de aangifte van de vennootschapsbelasting te voegen documenten

2.4.1 Verplicht bij de aangifte van de vennootschapsbelasting te voegen documenten Bij de aangifte van de vennootschapsbelasting moeten bedrijven een lijst voegen met de namen en de adressen van de eigenaars van de gebouwen die ze huren, de huurgelden die ze betalen, ... Dit is totaal overbodig en vraagt veel werk van de bedrijven. Ook moet er een kopie van de jaarrekening en het jaarverslag worden toegevoegd. Het maken van de kopie kost bedrijven weinig tijd, maar het probleem voor de bedrijven is vooral dat de bedragen in de jaarrekening voor de vennootschapsbelasting anders moeten worden opgegeven dan de bedragen in de jaarrekening voor de Nationale Bank van België (NBB). Ze moeten de bedragen in de jaarrekening voor de NBB uitdrukken in 1000-en euro (een omzet van 500.000 euro wordt in dat geval genoteerd als 500) en de bedragen in de jaarrekening voor de vennootschapsbelasting moeten dan weer in eenheden worden uitgedrukt (een omzet van 500.000 euro blijft dan 500.000 euro). Dat is extra werk voor bedrijven en vooral: het is overbodig werk. De jaarrekening en het jaarverslag moeten immers al neergelegd worden bij de NBB. De overheid vraagt hier dus aan bedrijven om dezelfde informatie twee keer op te sturen, en dat kan niet. Wat kan de overheid doen? Een aantal verplichte bijlagen bij de aangifte van de vennootschapsbelasting zijn overbodig. ‡ De overheid schrapt de volgende verplichte bijlagen bij de aangifte van de vennootschapsbelasting: - de lijst met de namen en de adressen van de eigenaars van gebouwen die bedrijven huren en de huurgelden die ze betalen; - de kopie van de jaarrekening en het jaarverslag van de Raad van Bestuur. De overheid beschikt al over deze informatie.

41

DIGITALISEREN: - meer kwaliteitsvolle en tijdsbesparende elektronische systemen - verbeteren van de kwaliteit van elektronische systemen die niet werken

»

2.4.2 Teruggave van teveel betaalde bijzondere accijnzen op professionele diesel 2.4.3 Douane- en accijnsverplichtingen

Sinds 1 januari 2004 werden de bijzondere accijnzen24 voor het professioneel wegvervoer, de taxi’s en het goederenvervoer bevroren. Transporteurs kunnen dus in bepaalde gevallen elke verhoging van de bijzondere accijns op zwavelarme dieselbrandstof gedeeltelijk terugvorderen. Hiervoor moet het bedrijf zich eerst laten registreren om een Vergunning energieproducten en elektriciteit - categorie eindgebruiker te krijgen. De overheid voorziet hiervoor een standaarddocument. Op dat formulier moeten bedrijven het geschatte verbruik van de voertuigen melden. Daar moeten bedrijven een kopie aan toevoegen van de inschrijvingsbewijzen of een lijst met nummerplaten, chassisnummers en leasinggegevens van alle voertuigen waarvoor de bedrijven een teruggave van teveel betaalde bijzondere accijnzen wensen. Wijzigt er nadien iets aan de gegevens die de bedrijven hebben doorgegeven, dan moeten ze dat aan de overheid melden vooraleer de eerste daaropvolgende terugbetaling gebeurt. Nadat het bedrijf een vergunning heeft gekregen, moet er een aanvraag tot terugbetaling ingediend worden bij de overheid. Vanaf de aankoopdatum van de brandstof krijgt de onderneming drie jaar tijd om de bijzondere accijnzen die ze teveel heeft betaald, terug te vorderen. Het bewijs van betaling van de bijzondere accijnzen, is de factuur die de leverancier van de diesel opstelt. Een bedrijf dat de leverancier cash betaalt, komt niet in aanmerking voor een terugvordering. 24) Accijnzen zijn indirecte belastingen op het verbruik of het gebruik van bepaalde producten. De overheid maakt een onderscheid tussen nationale accijnsproducten en communautaire accijnsproducten. Koffie en alcoholvrije drank zijn nationale accijnsproducten. Alcohol en alcoholhoudende drank, energieproducten, elektriciteit en tabak zijn communautaire accijnsproducten. Die zijn op Europees niveau geharmoniseerd en worden belast met een (gewone) accijns en een bijzondere accijns. De opbrengst van de gewone accijns gaat naar de Belgisch-Luxemburgse Economische Unie (BLEU), de opbrengst van de bijzondere naar de Belgische staat.

Boekhouding & Fiscaliteit

2.4.2 Teruggave van teveel betaalde bijzondere accijnzen op professionele diesel

42

Bedrijven moeten bij de aanvraag tot terugbetaling geen bewijsstukken toevoegen, maar ze moeten wel het nodige bewijsmateriaal ter beschikking houden op kantoor, voor het geval de overheid een controle uitvoert. Het bewijsmateriaal is verschillend voor een bedrijf dat zelf een pomp heeft en voor een bedrijf dat zijn diesel bij een tankstation haalt. Een bedrijf met een eigen pomp moet een voorraadadministratie bijhouden, met daarin de hoeveelheid brandstof dat het heeft aangekocht (met een verwijzing naar het factuurnummer en de leveringsdata), de hoeveelheid brandstof die nog beschikbaar is en per tankbeurt de datum en het uur, de getankte hoeveelheid, de nummerplaat, de kilometerstand en de identiteit van de chauffeur. In de voorraadadministratie moeten bovendien ook de tankbeurten worden vermeld van voertuigen die niet in aanmerking komen voor de terugbetaling, maar die wel aan dezelfde interne pomp bevoorraad worden. In dat geval moeten enkel de nummerplaat, de getankte hoeveelheid en de datum van de tankbeurt worden vermeld. Een bedrijf dat zijn diesel bij een tankstation haalt, moet alle facturen en details kunnen voorleggen bij een controle door de overheid. De facturen moeten worden opgesteld door de leverancier-pomphouder. Daarop moeten de datum van de tankbeurt staan, het adres van het tankstation, het type en de hoeveelheid geleverde brandstof, de totale prijs van de brandstof en de nummerplaat van het voertuig. Bedrijven moesten tot voor kort meer dan acht maanden wachten vooraleer de terugbetaling van de bijzondere accijnzen gebeurde. Nu is die termijn verminderd tot ongeveer twee maanden. Het aangifteformulier kan intussen ook elektronisch worden ingevuld en na een handtekening van de werkgever per e-mail of per post aan de overheid worden bezorgd. De overheid wil de aangifte op termijn volledig digitaliseren.

43

Wat kan de overheid doen? Bedrijven beschouwen een aantal formaliteiten rond de teruggave van teveel betaalde bijzondere accijnzen op professionele diesel als enorm belastend. Het aangifteformulier is niet volledig elektronisch.

‡ De overheid beperkt de voorraadadministratie voor bedrijven met een eigen pomp. Ze koppelt de teruggave van de teveel betaalde bijzondere accijnzen aan het aantal gereden kilometers of het aantal liters brandstof dat werd getankt door de voertuigen die in aanmerking komen voor teruggave. De overheid bepaalt maandelijks het tarief van de teruggave aan de hand van de gemiddelde brandstofprijs van die maand. De overheid voorziet een systeem waardoor bedrijven het aantal getankte liters per maand of het aantal gereden kilometers elektronisch kunnen doorsturen. ‡ De overheid zorgt ervoor dat het aangifteformulier voor de teruggave van teveel betaalde bijzondere accijnzen op professionele diesel zo snel mogelijk volledig elektronisch verstuurd kan worden.

2.4.3 Douane- en accijnsverplichtingen Alcohol of alcoholhoudende drank, tabak en afgeleiden, en minerale oliën zijn voorbeelden van goederen waar accijnzen op betaald moeten worden. Accijnzen zijn indirecte belastingen op het verbruik of het gebruik van deze producten. De bedrijven moeten deze accijnsgoederen registreren in een accijnsregister. Het verbruik van de geïmporteerde goederen en van de geloste hoeveelheden moeten ze aangeven via de Administratieve Geleide Documenten en daarna bezorgen aan de Dienst Accijnzen. De documenten die officieel werden nagekeken door de Dienst Accijnzen, moeten de bedrijven ook terug aan de afzender bezorgen, zodat deze aan zijn bevoegde accijnsdienst kan bewijzen dat de goederen wel degelijk door een andere belastingentrepothouder werden ontvangen. Accijnsgoederen die geëxporteerd worden buiten de Europese grenzen, moeten ook geregistreerd worden. De nationale accijnswetgeving wordt door de bedrijven als bijzonder omslachtig en weinig transparant ervaren. Zelfs voor de Centrale Administratie der Douane is het blijkbaar niet altijd evident om door de bomen het bos nog te zien. Het zijn vooral de verplichtingen voor accijnsgoederen - zoals het bijhouden van registers - die de bedrijven als omslachtig ervaren.

Boekhouding & Fiscaliteit

‡ De overheid onderzoekt of de registratie om een vergunning te krijgen eenvoudiger kan, en of de kopies die hiervoor toegevoegd moeten worden echt noodzakelijk zijn.

44

Het systeem is complex, maar het zou in 2009 wel gedigitaliseerd worden via het Excise Movement and Control System (EMCS). Dan zou de communicatie tussen de accijnsdiensten onderling elektronisch kunnen verlopen op basis van de input van de verzender en de ontvanger van de accijnsgoederen. De Belgische douane doet wel wat inspanningen om procedures ook nu al zoveel mogelijk te automatiseren. Bedrijven vinden de opzet en de inhoud van die inspanningen positief, maar de timing en de implementatie laten al eens te wensen over. Niet alleen de accijnsverplichtingen veroorzaken heel wat administratieve overlast, ook de douaneverplichtingen zijn administratief erg complex. Zo wordt het aanvragen van overwerk bij de douane, bijvoorbeeld voor verificatieverrichtingen tijdens het weekend of ’s nachts, archaïsch bevonden. Bovendien moeten bedrijven retributies betalen voor douanewerk buiten de gangbare kantooruren. De meeste lidstaten binnen de Europese Unie investeerden al fors in de ontwikkeling van geautomatiseerde douanesystemen. Maar elke lidstaat heeft vooralsnog een eigen systeem, met eigen voorschriften en gegevens. Hierdoor komen de voordelen van de automatisering uiteraard niet optimaal tot hun recht. De douanewetgeving is nochtans een Europese bevoegdheid en de Europese Unie heeft al een aantal stappen gezet om de wetgeving te vereenvoudigen. Zo wil de Unie de EUdouanecode moderniseren en een elektronische papiervrije douaneomgeving creëren in de EU. De elektronische douanesystemen van de verschillende landen zouden zo compatibel worden en de elektronische aangifte zou dan de regel worden. Het nieuwe systeem zal Papierloze Douane en Accijnzen (PLDA) heten. Het systeem zou moeten resulteren in een daling van de administratieve lasten. Vanaf 1 mei 2006 zou het in werking treden en ook het huidige SADBEL vervangen. Dat is het systeem waarin bedrijven nu de goederen moeten aangeven die van buiten de EU worden geïmporteerd. De Europese Unie wil vanaf 2008 ook werken met het principe van de “goedgekeurde ondernemer” (Authorised Economic Operator of AEO). Een bedrijf kan de titel krijgen van goedgekeurde ondernemer als het zich certificeert aan de hand van een audit. Vooral voor grote bedrijven is dit een belangrijke stap vooruit. Zij zouden dan niet meer voortdurend douanecontroles krijgen. In een latere fase zou de EU ook een uniek loket willen opzetten waarlangs bedrijven alle informatie kunnen doorgeven die de douane en actoren als de politie, de veterinaire en de milieuorganen vereisen. Ook de implementatie van de One Stop Shop staat op het programma. De controles van de douane, de politie en de veterinaire controles zouden dan op hetzelfde tijdstip en op dezelfde plaats uitgevoerd worden. Een bedrijf dat zich certificeert als goedgekeurde ondernemer kan zijn douanezaken dan volledig regelen met de douanedienst op de plaats waar het gevestigd is. Dit is niet alleen een grote lastenverlaging voor de bedrijven, maar ook voor de overheid. Als het systeem

45

volledig operationeel is, zouden alle actoren maar liefst 2,5 miljard euro per jaar kunnen uitsparen.25 Wat kan de overheid doen? Bedrijven ervaren de nationale accijnswetgeving als bijzonder omslachtig en weinig transparant. De douanewetgeving is erg complex, maar de Europese Unie zet momenteel wel belangrijke stappen naar digitalisering.

‡ De Europese Unie implementeert zo snel mogelijk het systeem voor een Papierloze Douane en Accijnzen, de certifiëring van de Authorised Economic Operator (AEO), het uniek loket en de One Stop Shop. ‡ Om de procedure voor de aanvraag van overwerk bij de douane te versoepelen, voert de overheid naar Nederlands voorbeeld een systeem in waar de douane zonder meerkost een 24-urendienst levert. De overheid zet een mobiele brigade op met permanentie, zodat ondernemingen er zonder voorafgaandelijke meldingen een beroep op kunnen doen.

25) Commissie van de Europese Gemeenschappen, Voorstel voor een beschikking van het Europees Parlement en de Raad betreffende een papierloze omgeving voor douane en bedrijfsleven, 2005.

Boekhouding & Fiscaliteit

‡ De overheid wacht voor de implementatie van het EMCS de implementatie in de buurlanden af. De overheid maakt een inventaris van de fouten die zich bij de implementatie in de buurlanden voordoen en houdt hiermee rekening bij de implementatie van het systeem in ons land. De bedrijven verkiezen later starten met een efficiënt en goed functionerend systeem boven sneller starten met een systeem dat maar half functioneert.

46

VERBETEREN: - stroomlijnen van procedures - doorlooptijden - afstemming tussen lokale, provinciale, Vlaamse, federale, Europese en internationale regelgeving

2.4.4 Verschillende boekhoudstandaarden

»

2.4.5 Opmaken en neerleggen van individuele jaarrekeningen en jaarverslagen 2.4.6 Lokale belastingen 2.4.7 Structuurenquête van de ondernemingen

2.4.4 Verschillende boekhoudstandaarden Het voeren van een boekhouding op zich is uiteraard geen administratieve last, wel een noodzakelijke voorwaarde om een bedrijf efficiënt te laten draaien. Een boekhouding bijhouden wordt echter wel een overlast als ondernemingen verplicht worden om verschillende boekhoudingen volgens telkens een andere boekhoudstandaard op te stellen. Vanaf het boekjaar dat begint op 1 januari 2005 moeten beursgenoteerde ondernemingen voor het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening de internationale boekhoudnormen IAS/IFRS gebruiken. In België moeten ongeveer 140 beursgenoteerde ondernemingen dit doen. Zowel beursgenoteerde als niet-beursgenoteerde ondernemingen worden in België verplicht daarnaast nog eens een andere, nationale boekhoudstandaard te gebruiken voor het neerleggen van de individuele jaarrekening. Dat betekent dat de beursgenoteerde ondernemingen momenteel dus met twee boekhoudstelsels moeten werken: IFRS voor de geconsolideerde jaarrekening en het door de Belgische overheid opgelegde Belgian GAAP (Generally Agreed Accounting Principles) voor de individuele jaarrekening. Dat veroorzaakt uiteraard heel wat administratieve overlast. Specialisten zijn het er overigens over eens dat werken met twee boekhoudstelsels op termijn onhoudbaar is en dat ook in België de IFRS-normen op termijn de enige algemene wettelijke standaard zullen worden.

47

Wat kan de overheid doen? Veel bedrijven hanteren momenteel verplicht twee boekhoudstelsels. Dat veroorzaakt veel administratieve overlast. ‡ De overheid onderzoekt de mogelijkheid om beursgenoteerde (voor de individuele jaarrekening) en niet-beursgenoteerde ondernemingen met IFRS te laten werken. De overheid besteedt in het onderzoek bijzondere zorg aan de fiscale gevolgen van een mogelijke hervorming. Bepaalde ondernemingskosten zijn binnen IFRS immers niet aftrekbaar. De hervorming moet vanuit fiscaal oogpunt neutraal zijn. De overheid houdt in dit onderzoek ook rekening met de kosten die met de invoering van IFRS gepaard gaan en zorgt ervoor dat dit voor kleine bedrijven geen zware opgave wordt.

Bijna elk bedrijf dat in België actief is, moet momenteel per rechtspersoon een individuele jaarrekening en een jaarverslag opmaken en neerleggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Colruyt betaalde in het afgelopen boekjaar bijvoorbeeld meer dan 18.000 euro voor de opmaak van zijn individuele jaarrekeningen en jaarverslagen: 7.117,6 euro voor de opmaak van de individuele jaarrekeningen (dus het verzamelen van alle informatie en het opstellen van de jaarrekening zelf), 11.352,9 euro voor de opmaak van de individuele jaarverslagen (dus het verzamelen van alle informatie en het opstellen van de jaarverslagen zelf) en 123 euro voor het neerleggen van de individuele jaarverslagen en jaarrekeningen bij de Nationale Bank. Van Os-Sonnevelt spendeert als kleine KMO jaarlijks ongeveer 3.451 euro aan de opmaak van haar individuele jaarrekening. Aan de andere kant gebruiken de bedrijven de individuele jaarrekening van andere bedrijven echter ook: als ze bijvoorbeeld meer te weten willen komen over de bedrijven waarmee ze handel voeren. Uit de individuele jaarrekening kan je immers afleiden of je klant wel solvabel is. Daarnaast moeten sommige bedrijven ook een geconsolideerde jaarrekening en een geconsolideerd jaarverslag van de hele groep neerleggen. Dat zijn dan onder meer de vennootschappen met de rechtsvorm van een handelsvennootschap naar Belgisch recht die - alleen of gezamenlijk - één of meer Belgische of buitenlandse dochterondernemingen controleren en die zelf niet worden gecontroleerd door een buitenlandse of Belgische moederonderneming. Deze bedrijven worden verplicht om ook een geconsolideerde jaarrekening en een geconsolideerd jaarverslag van de hele groep op te maken, te laten controleren en neer te leggen wanneer ze geconsolideerd een bepaalde omvang overschrijden.

Boekhouding & Fiscaliteit

2.4.5 Opmaken van individuele jaarrekeningen en jaarverslagen

48

Wat kan de overheid doen? Het opmaken en neerleggen van én een individuele jaarrekening en jaarverslag én een geconsolideerde veroorzaakt administratieve overlast. ‡ De overheid onderzoekt of ondernemingen die een geconsolideerde jaarrekening en jaarverslag moeten indienen, kunnen worden vrijgesteld van de verplichting tot het opmaken en neerleggen van individuele jaarrekeningen en jaarverslagen. Hierbij is de vrijwaring van het informatierecht voor externe aandeelhouders echter wel een belangrijk aandachtspunt. Om te vermijden dat andere ondernemingen, door het ontbreken van een individuele jaarrekening, niet weten of zij met insolvabele klanten handelen, stelt de moedervennootschap zich schriftelijk aansprakelijk voor de schulden van de dochters.

2.4.6 Lokale belastingen Gemeenten hebben volgens de grondwet fiscale autonomie. Ze mogen dus aanvullende belastingen heffen, bijvoorbeeld voor de personenbelasting en de onroerende voorheffing. Daarnaast mogen ze ook eigen belastingen uitvaardigen. Gemeenten mogen volgens de grondwet dus alles belasten dat niet uitdrukkelijk verboden is door de wet. De gemeenten maken ruimschoots gebruik van deze fiscale autonomie en vullen die autonomie allemaal op een andere manier in. Er bestaan meer dan 150 verschillende gemeentebelastingen. Het gevolg is een onoverzichtelijk kluwen en veel administratieve overlast voor bedrijven. Hoe meer vestigingen een bedrijf heeft in verschillende gemeenten, hoe groter uiteraard de overlast. Colruyt betaalde zo in het afgelopen boekjaar maar liefst 100.368 euro, alleen maar voor de administratie van de lokale belastingen. Dus enkel om na te gaan aan welke lokale belastingen haar 192 entiteiten onderhevig zijn, om de gegevens te verzamelen die nodig zijn voor de aangifte, voor de aangifte zelf en de hele rompslomp die ermee gepaard gaat. Bedrijven vinden bijvoorbeeld ook belastingen als die op tewerkgesteld personeel en op drijfkracht niet meer van deze tijd. Hoe kan je bedrijven stimuleren om meer mensen in dienst te nemen als ze er dan toch op worden belast? En met de belasting op drijfkracht viseer je enkel de industrie, die het momenteel sowieso moeilijk heeft om het hoofd boven water te houden. Deze belastingen gaan met andere woorden volledig voorbij aan de economische realiteit: ze verhogen de al te hoge lastendruk op ondernemingen en er is zo goed als geen afstemming tussen lasten en baten.

49

Wat kan de overheid doen? De fiscale autonomie van de gemeenten leidt tot een onoverzichtelijk kluwen aan belastingen en veel administratieve overlast voor bedrijven. Het is voor bedrijven niet altijd even duidelijk waar welke belasting op welke manier wordt toegepast. Een aantal lokale belastingen gaan volledig voorbij aan de economische realiteit. ‡ De overheid voert een modelreglement in voor gemeenten om de grote variëteit aan lokale belastingen te beperken. ‡ De overheid vermeldt zelf de standaardgegevens op de aangifte, zodat bedrijven die niet telkens zelf moeten invullen.

‡ De overheid zorgt voor een grotere fiscale transparantie op lokaal niveau. Dat doet ze via de ontwikkeling van een on-line monitoringinstrument dat de lokale bedrijfsbelastingen per gemeente in kaart brengt. Nieuwe belastingen worden op voorhand gepubliceerd via internet, zodat bedrijven preventief kunnen reageren en niet pas achteraf de schade moeten vaststellen op hun aanslagbiljet. ‡ De overheid schaft de lokale belastingen af die niet meer in overeenstemming zijn met de economische realiteit. De Vlaamse overheid sluit hiervoor een fiscaal pact af met de gemeenten. De gemeenten engageren zich in dat pact om de belastingtarieven niet meer te verhogen, de belastbare basis voor ondernemingen niet meer te wijzigen en geen nieuwe belastbare grondslagen voor ondernemingen meer te ontwikkelen. De Vlaamse overheid zorgt er van zijn kant voor dat de financiering van de gemeenten niet in het gedrang komt. Dat kan door middel van een compensatie uit het gemeentefonds.

2.4.7 Structuurenquête van de ondernemingen Het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS) onderzoekt elk jaar de structurele kenmerken van een onderneming via de structuurenquête. Ze bevraagt een onderneming meer bepaald over haar tewerkstelling, de specifieke activiteiten, de productie, de kosten en de investeringen in het voorafgaande kalenderjaar. Het NIS selecteert een aantal ondernemingen bij wijze van steekproef. Zij moeten de enquête verplicht invullen en ze samen met hun jaarrekening neerleggen bij de Balanscentrale. Umicore betaalde voor de structuurenquête vorig boekjaar - net als voor de loonstructuurenquête - 1.600 euro. Bedrijven vragen zich af wat precies de

Boekhouding & Fiscaliteit

‡ De overheid beperkt het aantal aangiftes voor de belasting op reclamedrukwerk en voorziet in plaats daarvan een jaarlijkse aangifte.

50

toegevoegde waarde is van de structuurenquête. De overheid gebruikt de resultaten wellicht, maar de bedrijven worden hiervan niet op de hoogte gebracht en hebben daarom het aanvoelen dat de overheid weinig tot niets doet met de resultaten. Het is de Europese Unie die het reglementaire kader bepaalt waarin deze enquête plaatsvindt. Toch vereenvoudigden het NIS en de Nationale Bank van België (NBB) de enquête in 2002. Ze schaften een aantal rubrieken af: van 195 naar 97 rubrieken voor grote ondernemingen, van 195 naar 60 voor KMO’s. Op die manier werkten het NIS en de NBB een aantal overlappingen weg met gegevens die ze al konden halen uit de jaarrekening. Ook de grootte van de steekproef werd verkleind met ongeveer 4%. Wat kan de overheid doen? De bedrijven beschouwen de vereenvoudigingen aan de structuurenquête als uiterst waardevol, maar dringen aan op verdere stappen. ‡ De Europese Unie evalueert de structuurenquête op regelmatige tijdstippen en vermindert waar mogelijk het aantal vragen. ‡ De overheid schrapt de gegevens die ze vanuit Europees niveau niet verplicht is om op te vragen of die ze al te weten kan komen via andere kanalen zoals de jaarrekening. ‡ De overheid deelt de bedrijven het doel en de resultaten van de structuurenquête mee.

Boekhouding & Fiscaliteit

51

i)FFM
IFU
WFSHVOOJOHTQSPDFT
[FMGT
WPPS
IFSWFSHVOOJOHFO
PG
WPPS
IFU
WFSHVOOFO
WBO
SFFET
BBOXF[JHF
JOTUBMMBUJFT
EVVSU
KBSFO
%BU
JT
FFO
BENJOJTUSBUJFWF
TUSPFGIFJE
EJF
7MBBOEFSFO
BMT
WFTUJHJOHTQMBBUT
WPPS
EF
DIFNJTDIF
JOEVTUSJF
JO
HFWBBS
CSFOHUw
+PIO
%FKBFHFS
HFEFMFHFFSE
CFTUVVSEFS
WBO
#"4' Foto: BASF

52

2.5 Milieu, preventie en ruimtelijke ordening SCHRAPPEN: - onnodige gegevens - ongebruikte gegevens

»

- meervoudige gegevensopvraag

2.5.1 Decretale milieu-audit 2.5.2 Bijlagen bij de milieuvergunning 2.5.3 (Drie)maandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk 2.5.4 Vijfjaarlijkse opmaak globaal preventieplan 2.5.5 Bijlagen bij de stedenbouwkundige vergunning

2.5.1 Decretale milieu-audit De overheid verplicht bepaalde bedrijven om ofwel eenmalig ofwel driejaarlijks een milieu-audit uit te voeren. Een eenmalige milieu-audit is verplicht voor de bedrijven die in de indelingslijst met de kenletter E worden aangeduid. Dat zijn bijvoorbeeld mouterijen, bierbrouwerijen of bottelarijen met een geïnstalleerde totale drijfkracht van meer dan 200kW. Een driejaarlijkse audit is verplicht voor de bedrijven die een milieueffectenrapport moeten opstellen. Dat zijn de bedrijven die in de indelingslijst met de kenletter P worden aangeduid. Dat zijn bijvoorbeeld geïntegreerde chemische installaties, cokesfabrieken, raffinaderijen van ruwe aardolie en bedrijven die meer dan een ton gevaarlijke afvalstoffen opslaan en stockeren. Ook de bedrijven die verplicht zijn om een omgevingsveiligheidsrapport op te stellen, moeten een driejaarlijkse audit doen. Dat rapport is verplicht voor inrichtingen waarbij één of meer gevaarlijke stoffen in bepaalde hoeveelheden worden gebruikt als grondstof, tussenproduct, bijproduct, eindproduct of als afvalstof. Bedrijven zien de decretale milieu-audit als pure rapportering en dus een zuivere administratieve last. Een last die de bedrijven bovendien erg veel geld kost. Zo betaalde Wienerberger maar liefst 3.140 euro voor het plannen, uitvoeren, maken en laten valideren van één decretale milieu-audit.

53

Wat kan de overheid doen? De milieu-audit is pure administratieve rompslomp. ‡ De overheid schaft deze verplichting af.

2.5.2 Bijlagen bij de milieuvergunning Een bedrijf dat een milieuvergunning aanvraagt, moet bij de overheid verschillende exemplaren indienen van zijn aanvraagdossier. Afhankelijk van de hinder die het bedrijf veroorzaakt, wordt het ingedeeld als een klasse 1-, 2- of 3-inrichting. Milieuvergunningsaanvragen voor klasse 1-inrichtingen moeten in tienvoud overgemaakt worden, milieuvergunningsaanvragen voor klasse 2-inrichtingen in zevenvoud. Kleine veranderingen moeten in vijfvoud worden meegedeeld. Dat is een doorn in het oog voor vele ondernemingen: het maken van kopieën en de verzending van de milieuvergunningsaanvraag veroorzaken voor hen onnodig hoge kosten.

Een eerste verplichte bijlage bij een milieuvergunningsaanvraag is een aantal nodeloos gedetailleerde plannen, zelfs tot op het niveau van de intekening van machines. Zo moeten bedrijven aan hun milieuvergunningsaanvraag een inplantingsplan toevoegen op een schaal van ten minste 1/1.000. Dat plan moet de ligging van de gebouwen, de productieafdelingen, de opslagplaatsen, de stortplaatsen en de lozingspunten ten opzichte van de aanpalende percelen weergeven. Daarnaast moeten de bedrijven ook een of meer uitvoeringsplannen toevoegen op een schaal van ten minste 1/200. Zo een uitvoeringsplan moet per productie-eenheid, per opslagplaats, per gebouw en per verdieping de aanwezige installaties, de machines, toestellen en apparaten, de opslagplaatsen (met hun capaciteit) en de lozingspunten van het afvalwater vermelden. Deze verplichtingen bemoeilijken het in de praktijk voor bedrijven om hun vergunningsaanvraag en het investeringsdossier te laten samenlopen. Een milieuvergunningsaanvraag moet bovendien ook alle vorige vergunningsbesluiten bevatten voor de installatie of de inrichting waarvoor de vergunning wordt aangevraagd. Els Paredis, hoofd van de milieudienst van BASF: “Vooral sommige bijlagen zorgen voor overbodig papierwerk. Zo moeten alle voorgaande milieuvergunningen in tienvoud worden toegevoegd, terwijl de overheid die toch al ter

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Bedrijven moeten bij de aanvraag van een milieuvergunning daarnaast ook heel wat documenten meesturen: een aantal gedetailleerde plannen, afschriften van vorige vergunningsbesluiten, een bewijs van betaling van de dossiertaks, een origineel uittreksel uit het kadaster, een lijst van de aard en het vermogen van de toestellen, de statuten van de onderneming vanaf haar oprichting en soms ook de jaarverslagen.

54

beschikking heeft.”26 Ook het voorwerp en de datum van eerder gedane meldingen, een afschrift van eerder genomen beslissingen over vergunningsaanvragen die werden ingediend voor de exploitatie, de lozing van afvalwaters, de verwijdering van afvalstoffen of ter bescherming van grondwater met betrekking tot de inrichting, moeten worden toegevoegd aan de aanvraag. Daarnaast moet ook de datum van eerdere vergunningsaanvragen worden vermeld, en de overheidsinstantie bij wie de vergunningen in kwestie werden aangevraagd. Een milieuvergunningsaanvraag moet bovendien ook een bewijs van betaling van de dossiertaks bevatten. Zit dat bewijs er niet bij, dan wordt de milieuvergunningsaanvraag geweigerd. Een klasse 1-inrichting moet aan zijn milieuvergunningsaanvraag ook een uittreksel toevoegen uit het kadastraal plan. Dat geeft een overzicht van de percelen die in een straal van honderd meter rond het bedrijf liggen en bevat ook een lijst van de kadastrale eigenaars van deze percelen. Nochtans heeft de overheid die gegevens al via het kadaster. Ze zouden dus niet opnieuw opgevraagd moeten worden. Bovendien neemt de overheid geen genoegen met een kopie van het uittreksel. Ze verplicht de bedrijven om een origineel uittreksel toe te voegen aan de milieuvergunningsaanvraag, wat veel tijd en geld kost. Bedrijven moeten daarnaast ook een lijst toevoegen van de aard en het vermogen van de toestellen. Ook dit kost veel tijd. Bedrijven vinden deze lijst niet nuttig. De overheid kijkt immers enkel naar het totale vermogen: als dat vermogen aanzienlijk is toegenomen, gaan ze ervan uit dat ook de geluidshinder aanzienlijk gestegen kan zijn. Bovendien bevat het milieueffectenrapport al een afzonderlijk onderdeel over geluid. Dat is voor bedrijven een extra argument om deze lijst als overbodig te beschouwen. De meest absurde bijlagen bij de milieuvergunningsaanvraag zijn misschien wel de statuten van de ondernemingen. De overheid verplicht een bedrijf immers alle statuten van de onderneming vanaf haar oprichting toe te voegen én ook nog eens alle wijzigingen aan die statuten. Als een bedrijf een aanvraag doet voor een hermachtiging van een stortplaatsvergunning, moeten ook alle bestaande jaarverslagen worden meegestuurd. Al deze verplichtingen kosten een bedrijf zeer veel geld. Zo moet Agfa-Gevaert een werknemer meer dan 21 dagen voltijds toewijzen aan deze taak. Die persoon werkt 21 dagen lang aan enkel de bijlageverplichtingen voor de milieuvergunning. Unifrost betaalde voor de aanvraag van 1 gemiddelde klasse 1-milieuvergunning, exclusief het milieueffectenrapport en het veiligheidsrapport, 2.706 euro. Dat is meer dan 38% van de administratieve lasten die zij in het kader van ons onderzoek aangaven. De Vlaamse regering keurde inmiddels een conceptnota goed om de milieuvergunning 26) VERCAMMEN, J., Kafka in de administratie, snelbericht, maart 2006.

55

en de stedenbouwkundige vergunning (zie 2.5.5) op elkaar af te stemmen. Nu moeten de bedrijven nog twee afzonderlijke aanvraagdossiers indienen bij twee verschillende instanties, met eigen termijn, openbare onderzoeken, beroepsprocedures en beslissingsmomenten. De conceptnota omschrijft de wijzigingen in de regelgeving die de overheid wenst door te voeren en vraagt aan de bevoegde ministers om op korte termijn de wijzigingen ter goedkeuring voor te leggen. Voor Voka is dit een stap in de goede richting, maar omdat de conceptnota nog niet in nieuwe wetgeving werd omgezet, behouden we in deze studie nog de beleidsvoorstellen rond de milieuvergunning en de stedenbouwkundige vergunning. Wat kan de overheid doen? Een milieuvergunningsaanvraag moet in veelvoud worden ingediend. Bedrijven worden hierdoor geconfronteerd met onnodig hoge kosten. Bij een aanvraag moeten bedrijven daarnaast ook heel wat documenten meesturen: een aantal nodeloos gedetailleerde plannen, afschriften van vorige vergunningsbesluiten, een bewijs van betaling van de dossiertaks, een origineel uittreksel uit het kadaster, een lijst van de aard en het vermogen van de toestellen, de statuten van de onderneming vanaf haar oprichting en soms ook de jaarverslagen. De bedrijven vinden niet al deze documenten even zinvol. ‡ De overheid zorgt ervoor dat bedrijven slechts één exemplaar moeten indienen van een milieuvergunningsaanvraag. De overheid voorziet een elektronisch systeem, zodat de verschillende overheden de aanvraag makkelijk kunnen uitwisselen.

‡ De overheid staat toe dat bedrijven enkel de vermogens van de ingedeelde eenheden apart vermelden. Voor de kleinere, niet-ingedeelde eenheden, volstaat een opgave van het totale, op het elektrisch bord geïnstalleerde vermogen. ‡ De overheid schaft de volgende verplichtingen af: - toevoegen van de vorige vergunningsbesluiten. Dit is informatie die de overheid zelf al heeft en moet ze dus niet opnieuw opvragen aan de bedrijven. Een overzicht van vorige vergunningsbesluiten volstaat. - toevoegen van een betalingsbewijs van de dossiertaks. De overheid kan immers op haar bankafschriften controleren of de betaling al dan niet is gebeurd. De overheid geeft bovendien de mogelijkheid aan bedrijven om bij het indienen van een milieuvergunningsaanvraag ook al een fiscale zegel

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

‡ De overheid legt geen verplichte schaalgrootte meer op aan de bedrijven. Duidelijke plannen moeten volstaan.

56

toe te voegen. Nu moeten bedrijven die fiscale zegel nog nasturen om het vergunningsbesluit toegestuurd te krijgen. - toevoegen van een origineel uittreksel uit het kadaster. De overheid beschikt al over deze informatie. - toevoegen van de statuten van de onderneming vanaf haar oprichting en alle wijzigingen aan die statuten. Bij de oorspronkelijke milieuvergunning volstaan de meest recente statuten. - toevoegen van de jaarverslagen van de afgelopen vergunningsperiode bij de aanvraag van een nieuwe stortplaatsvergunning. Aangezien de jaarverslagen minstens jaarlijks ingediend moeten worden bij de openbare afvalstoffenmaatschappij OVAM, is dit informatie waarover de overheid al beschikt.

2.5.3 (Drie)maandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk De maandverslagen of de driemaandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk dienen als voorbereiding op het jaarverslag dat een bedrijf moet opstellen. Sommige bedrijven vinden deze verplichting wel nuttig, maar in principe is ze overbodig: bedrijven moeten toch een jaarverslag opstellen dat al dezelfde informatie bevat. Uiteraard zijn deze verslagen vooral een zware last voor de bedrijven met weinig risico’s voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers, bijvoorbeeld voor de dienstensector. Wat kan de overheid doen? De maandverslagen of driemaandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk veroorzaken vooral veel overlast voor de bedrijven met weinig risico’s voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers. ‡ De overheid schaft de maandelijkse en driemaandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk af of reduceert ze minstens tot de verplichte mededeling van enkel de relevante gegevens. De overheid biedt ondernemingen de mogelijkheid om een rapportering op maat uit te werken.

57

2.5.4 Vijfjaarlijkse opmaak globaal preventieplan Elke vijf jaar moeten bedrijven een globaal preventieplan opstellen, samen met de interne en/of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Het plan beschrijft en plant de preventiemaatregelen die ze in de volgende vijf jaar zullen nemen. Dat preventieplan moet worden voorgelegd aan het comité voor preventie en bescherming op het werk, aan de vakbondsafgevaardigden of aan de werknemers. Het is een schriftelijk document met onder andere de resultaten van de risicoanalyse, de preventiemaatregelen die het bedrijf voorziet, de prioritaire doelstellingen rond preventie en bescherming op het werk, de acties en de opdrachten die nodig zijn om de doelstellingen te halen, de middelen - zowel organisatorisch, materieel als financieel - die een bedrijf hiervoor nodig heeft en de personen die dit zullen uitvoeren. Bedrijven hekelen het feit dat ze verplicht worden om naast een actieplan ook een vijfjaarlijks globaal plan op te maken. Ze beschouwen het vijfjaarlijks plan als een nutteloze verplichting, die te veel tijd en geld kost. Janssen Pharmaceutica betaalt hiervoor bijvoorbeeld 2.808,5 euro. Wat kan de overheid doen? Het vijfjaarlijks globaal preventieplan veroorzaakt pure rompslomp. ‡ De overheid schaft het vijfjaarlijks globaal preventieplan af.

Net zoals bij de milieuvergunningsaanvraag (zie 2.5.2), moeten bedrijven ook de aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning in veelvoud bezorgen aan de gemeente. Er worden minstens vier exemplaren gevraagd. Dit zorgt uiteraard voor heel wat kopieer- en sorteerwerk en veroorzaakt dus kosten voor bedrijven. Een andere parallel tussen de milieuvergunningsaanvraag en de aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning is het grote aantal bijlagen dat een bedrijf aan de aanvraag moet toevoegen. Voor een uitgebreide aanvraag is dat een nota, ondertekend door het bedrijf, met daarin het voorwerp van de aanvraag en de ruimtelijke context van de geplande werken. Gaat het om een gebouw dat volledig of deels toegankelijk is voor het publiek, dan moet het bedrijf in de nota ook beschrijven hoe het de volledige toegankelijkheid verzekert voor personen met een verminderde beweeglijkheid. Los van het feit of die voorzieningen al dan niet een vergunning vereisen.

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

2.5.5 Bijlagen bij stedenbouwkundige vergunning

58

Naast de nota moeten de bedrijven aan de aanvraag ook de ingevulde vragenlijsten toevoegen over de statistiek van de bouwvergunning en de statistieken over de gebouwen waaraan het bedrijf al is beginnen bouwen in de loop van de voorbije maand of over de gebouwen die al voltooid zijn. De gemeente stuurt die statistieken door naar het kadaster, zodat die al over de gegevens van het gebouw beschikt wanneer de aanvrager - na de voltooiing van het gebouw - een melding hiervan maakt bij het kadaster. Bedrijven moeten bij hun aanvraag ook een verzameling tekeningen toevoegen die de werken of handelingen beschrijven die zullen worden uitgevoerd. De verzameling van tekeningen bestaat uit een situatietekening, een omgevingsplan, een inplantingsplan, een terreinprofiel van het reliëf van het goed, plattegronden, funderingstekeningen, gevelaanzichten, een doorsnede en minstens zes genummerde foto’s: drie van het terrein en drie van het gebouw en de aangrenzende bewoning. De Vlaamse regering keurde inmiddels een conceptnota goed om de milieuvergunning en de stedenbouwkundige vergunning op elkaar af te stemmen. Nu moeten de bedrijven nog twee afzonderlijke aanvraagdossiers indienen bij twee verschillende instanties, met eigen termijn, openbare onderzoeken, beroepsprocedures en beslissingsmomenten. De conceptnota omschrijft de wijzigingen in de regelgeving die de overheid wenst door te voeren en vraagt aan de bevoegde ministers om op korte termijn de wijzigingen ter goedkeuring voor te leggen. Voor Voka is dit een stap in de goede richting, maar omdat de conceptnota nog niet in nieuwe wetgeving werd omgezet, behouden we in deze studie nog de beleidsvoorstellen rond de milieuvergunning en de stedenbouwkundige vergunning. Wat kan de overheid doen? Een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning moet in veelvoud worden ingediend. Bedrijven worden hierdoor geconfronteerd met onnodig hoge kosten. Bij een aanvraag moeten bedrijven daarnaast ook heel wat documenten meesturen: een nota met het voorwerp van de aanvraag en de ruimtelijke context, de statistieken van de bouwvergunning en een verzameling van tekeningen. Niet al deze documenten beschouwen de bedrijven als even zinvol. ‡ De overheid zorgt ervoor dat bedrijven slechts één exemplaar moeten indienen van een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning. De overheid voorziet een elektronisch systeem, zodat de verschillende overheden de aanvraag makkelijk kunnen uitwisselen. ‡ De overheid onderzoekt welke documenten relevant zijn en welke niet. Nietrelevant zijn op zijn minst de verplichte documenten met administratieve beslissingen die eerder werden genomen zoals vergunningen, toelatingen en meldingen. De overheid schrapt vervolgens de niet-relevante documenten.

59

DIGITALISEREN: - meer kwaliteitsvolle en tijdsbesparende elektronische systemen - verbeteren van de kwaliteit van elektronische systemen die niet werken

»

2.5.6 Integraal milieujaarverslag

2.5.6 Integraal milieujaarverslag

In 2005 konden bedrijven nog kiezen hoe ze het integraal milieujaarverslag wilden indienen: op papier, op CD-Rom of elektronisch. In 2006 wordt de CD-rom echter afgeschaft: bedrijven kunnen dan enkel nog het jaarverslag indienen op papier of via elektronische weg. Het elektronische systeem staat echter nog niet op punt: er doen zich nog steeds technische problemen voor en het aanvragen van een elektronische sleutel (een token) blijft omslachtiger dan een handtekening op papier. Daarom kiezen vele bedrijven om het milieujaarverslag in te dienen op papier in plaats van elektronisch. Een elektronisch systeem invoeren dat nog niet op punt staat en omslachtiger is dan op papier aan de verplichting voldoen, kan niet voor bedrijven.

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Vanaf januari 2005 moeten sommige ondernemingen elk jaar een Integraal Milieujaarverslag (IMJV) invullen. In plaats van vier verschillende aangiftes bij vier verschillende administraties, volstaat nu één geïntegreerde aangifte aan één administratie. Het IMJV omvat zowel het milieujaarverslag (de lucht- en wateremissies), de afvalstoffenmelding, als de aangifte voor grondwaterwinning en grondwaterstatistiek, en de energiegegevens. De integratie van vier verschillende aangiftes tot één integraal milieujaarverslag is een belangrijke administratieve vereenvoudiging.

60

Wat kan de overheid doen? De integratie van vier verschillende aangiftes tot één integraal milieujaarverslag is een belangrijke administratieve vereenvoudiging. Bedrijven kunnen het integraal milieujaarverslag al elektronisch indienen, maar dat systeem staat nog niet op punt. ‡ De overheid evalueert het elektronisch indienen van het integraal milieujaarverslag na het indienen van de dossiers in 2006. Ze onderzoekt waar het elektronisch systeem bijkomend vereenvoudigd en verbeterd kan worden en voert die vereenvoudigingen en verbeteringen door nog voordat de bedrijven in 2007 de nieuwe dossiers moeten indienen.

VERBETEREN - stroomlijnen van procedures - doorlooptijden - afstemming tussen lokale, provinciale, Vlaamse, federale, Europese en internationale regelgeving

»

2.5.7 Overdracht van gronden 2.5.8 Grondverzet 2.5.9 Milieueffectenrapport 2.5.10 Milieuvergunning 2.5.11 Oriënterende bodemonderzoeken 2.5.12 Stedenbouwkundige vergunning 2.5.13 Veiligheidsrapport

2.5.7 Overdracht van gronden Een bedrijf dat een van zijn gronden schenkt, verhuurt of least aan een ander bedrijf of rechtspersoon of een grond laat overnemen door een ander bedrijf (bijvoorbeeld bij een fusie of een splitsing) moet de regelgeving voor de overdracht van gronden volgen. De officiële lijst van de overheid somt als volgt op wat er allemaal onder overdracht van gronden valt: het gaat om “overdracht onder levenden van het eigendomsrecht op gronden, aangaan of beëindigen van een onroerende leasing, fusie of splitsing van rechtspersonen waarbij een rechtspersoon eigenaar is van de grond (fusie door overneming, fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap, splitsing), aangaan of beëindigen van een huur-, handelshuur-, pacht-, bruikleen- of concessieovereenkomst op een niet-risicogrond voor een gecumuleerde duur van meer dan negen jaar en op een risicogrond voor meer dan één jaar, vestigen en

61

beëindigen van erfpacht of opstalrecht, vestigen en beëindigen van vruchtgebruik en van recht van gebruik en bewoning, overdragen onder de levenden van diverse rechten zoals gebruik, huur, leasing, inbrengen van een algemeenheid of een bedrijfstak voor zover daarbij grond is betrokken en het opstellen van statuten van het gebouw (voor appartementsgebouwen, kantoren in kantoorgebouwen, bungalows in bungalowparken, …)”.

Is het wel een risicogrond, dan moet een bedrijf een oriënterend bodemonderzoek laten uitvoeren door een erkend bodemsaneringsdeskundige. Vervolgens meldt het bedrijf aan de overheid dat het de intentie heeft om zijn risicogrond over te dragen. Het bedrijf vult hiervoor het standaardmeldingsformulier voor overdracht in en voegt het verslag van het bodemonderzoek toe. Op basis van het verslag wordt nagegaan of er een beschrijvend bodemonderzoek nodig is. Dat is het geval als uit het oriënterend bodemonderzoek blijkt dat er ernstige aanwijzingen zijn dat de gronden in die mate verontreinigd zijn dat er een saneringsplicht kan ontstaan. Blijkt uit het oriënterend bodemonderzoek dat hiertoe geen ernstige aanwijzingen zijn, dan is er geen beschrijvend bodemonderzoek nodig en kan het bedrijf de grond overdragen. Dit wel op voorwaarde dat het oriënterend bodemonderzoek nog geldig is op het moment van overdracht. Is er wel een beschrijvend bodemonderzoek nodig, dan moet het bedrijf eerst nog de resultaten van die procedure afwachten vooraleer het de grond kan overdragen. Wat kan de overheid doen? Bedrijven moeten voor zowat alle transacties de zware procedure voor de overdracht van gronden volgen. Bedrijven vinden dat het toepassingsgebied te ruim is gedefinieerd. ‡ De overheid vermindert het aantal transacties die als overdracht van grond beschouwd worden en schrapt: - alle persoonlijke gebruiksrechten (huur, handelshuur, pacht, concessie, …) - fusie en splitsing

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Zowat alles wordt dus gecatalogeerd als overdracht van grond. En dat betekent dat bedrijven voor al die transacties de zware procedure voor de overdracht van gronden moeten volgen. Die houdt in dat het bedrijf eerst moet nagaan of de grond een risicogrond is. Een risicogrond is een grond waarop een inrichting gevestigd is/was of waarop een activiteit wordt/werd uitgeoefend die opgenomen is op de lijst van activiteiten of inrichtingen die bodemverontreiniging kunnen veroorzaken. Is het geen risicogrond, dan moet het bedrijf vóór het sluiten van de overeenkomst met een andere eigenaar een bodemattest aanvragen per kadastraal perceel. Het bedrijf betaalt hiervoor 25 euro per kadastraal perceel en ontvangt dan een attest. In dit geval is het bodemattest dus puur administratief en biedt het geen enkele meerwaarde voor het milieu.

62

2.5.8 Grondverzet Voor elk project waarbij een onderneming meer dan 250 m³ grond uitgraaft, is ze onderworpen aan de regeling grondverzet. Voor die projecten moeten een technisch verslag en een bodembeheerrapport opgesteld worden. Bedrijven vinden de drempel van 250 m³ veel te laag. Deze wordt zelfs al overschreden bij het (her)aanleggen van een parking of van leidingen. Vasco Degryse, preventieadviseur en milieucoördinator bij Deceuninck: “Vorig jaar wilden we een werkplaats bijbouwen, en daarvoor moesten grondwerken plaatsvinden. Tegelijk waren op vijftig meter van ons bedrijf wegenwerken bezig. Zij hadden grond nodig, wij hadden grond te veel. Tja, dan lijkt het logisch om onze grond - die trouwens op geen enkele manier vervuild was - vijftig meter te verplaatsen. Neen dus, puur omwille van administratieve redenen mocht dat niet.”27 Ook percipiëren de bedrijven de hele regelgeving rond grondverzet als erg vaag. Ze weten vaak niet of er voor een bepaald project al dan niet een technisch verslag opgesteld moet worden. Wat kan de overheid doen? Het doorlopen van de stappen voor grondverzet kost een bedrijf veel tijd. De drempel van 250 m³ is te laag en de hele regelgeving te vaag. ‡ De overheid trekt de drempel van 250 m³ op tot 500 m³ voor de afvoer van niet-risicogronden, zodat bedrijven minder snel verplicht zijn om de regeling rond grondverzet toe te passen. Bedrijven hebben nog steeds de vrijheid om een technisch verslag op te stellen. ‡ De overheid communiceert duidelijk aan de bedrijven wanneer ze de regeling rond grondverzet moeten toepassen en wat de voordelen van een technisch verslag en een bodembeheerrapport zijn bij de aanvaarding van gronden. ‡ De overheid gaat verder met de wijziging van de regelgeving rond grondverzet zodat niet-risicogronden voor eigen gebruik op eigen verantwoordelijkheid kunnen worden verplaatst.

2.5.9 Milieueffectenrapport (MER) Een bedrijf dat een vergunning aanvraagt voor een investering met een effect op het milieu, moet aan zijn vergunning ook een milieueffectenrapport (MER) toevoegen. Bedrijven vinden het MER veel te omvangrijk. Zo vraagt de MER-cel de bedrijven binnen een MER te beschrijven in welke mate de investering een effect heeft 27) VERCAMMEN, J., Kafka in de administratie, snelbericht, maart 2006.

63

op de lucht- en de bodemkwaliteit, de geluidshinder, de fauna en flora, … (de verschillende ‘disciplines’ binnen het MER). De MER-cel bepaalt welke disciplines de bedrijven moeten omschrijven en houdt daarbij geen rekening of een investering daadwerkelijk een effect kán hebben. Soms moeten de bedrijven hierdoor effecten beschrijven op bijvoorbeeld fauna en flora, als de investering daar onmogelijk een effect op kan hebben. Dit maakt het dossier omvangrijker en drijft de kosten van een milieueffectenrapport onnodig de hoogte in. Er komen ook teveel herhalingen in voor.

Een MER blijft bovendien slechts beperkt geldig. Na vijf jaar moet het bedrijf sowieso een nieuw rapport opstellen. Dat is vooral vervelend als een bedrijf beslist om een investering uit te stellen waarvoor het al een MER had opgesteld. Het gebeurt bijvoorbeeld dat een bedrijf een investering na zes jaar herneemt omdat het budget de investering pas dan toelaat. Op dat moment is het MER dat het bedrijf al had opgesteld, verlopen en moet het dus de hele procedure opnieuw doorlopen voor het een milieuvergunning voor de investering kan aanvragen. Els Paredis, hoofd van de milieudienst bij BASF: “De productiecapaciteit van een van onze installaties werd de voorbije tien jaar enkele keren uitgebreid. Wel, daarvoor hebben we vier keer een volledig nieuw MER moeten maken, en twee keer het laatst beschikbare MER moeten actualiseren. En dat ondanks het feit dat alle te verwachten emissies vooraf bekend waren, en geweten was dat ze geen aanleiding zouden geven tot relevante milieu-effecten.”28 In Vlaanderen is een MER bovendien ook verplicht bij een hervergunning (elke twintig jaar). Dit in tegenstelling tot het buitenland. Bedrijven die vrijgesteld willen worden van de MER-verplichting, moeten een ontheffingsverslag indienen, dat soms vrij lijvig is. Ook dat verslag is voor de ondernemingen een doorn in het oog. Na het indienen van een ontheffingsverslag, moeten de bedrijven het oordeel van de overheid afwachten. Beoordeelt de overheid de aanvraag tot een vrijstelling negatief, dan moet het bedrijf alsnog de hele MERprocedure doorlopen. Dit aspect vertraagt uiteraard het hele investeringstraject. Al deze knelpunten maken dat de kostprijs van een MER vrij hoog ligt. Alleen al het verzamelen van de gegevens die nodig zijn voor de opmaak van een gemiddeld milieueffectenrapport, en het overmaken en bespreken van deze gegevens met een externe deskundige kost BASF bijvoorbeeld 20.500 euro. Maar de zwaarste last in de 28) VERCAMMEN, J., Kafka in de administratie, snelbericht, maart 2006.

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Het duurt bovendien ongeveer een jaar om zo’n rapport te maken. Daarna moet het rapport eerst nog conform verklaard worden door de MER-cel en pas dan kan het bedrijf een milieuvergunning aanvragen. Die procedure neemt ook nog eens ongeveer 4,5 maanden in beslag. Tussen het moment dat een bedrijf besluit om te investeren en het moment dat het bedrijf zijn investering daadwerkelijk in gebruik kan nemen, zit hierdoor ongeveer drie jaar.

64

procedure van het bedrijf ligt in de opmaak van het MER door erkende deskundigen: 35.000 euro. Ook bij Janssen Pharmaceutica weegt deze deelverplichting het zwaarste door. Zij moet hiervoor 48.270 euro betalen. De kost van de hele MERprocedure bedraagt voor beide bedrijven ongeveer 58.000 euro. Elke onderneming uit de Voka-werkgroep rond administratieve lasten die MER-plichtig is, moest meer dan 28.000 euro betalen voor de MER-verplichting. Wat kan de overheid doen? Bedrijven vinden het MER te omvangrijk. Het bevat te veel herhalingen. Het duurt niet alleen lang om een MER te maken, het blijft bovendien slechts beperkt geldig. Een MER is in Vlaanderen bovendien ook verplicht bij een hervergunning. De aanvraag tot vrijstelling van het MER is soms vrij lijvig en vertraagt het investeringstraject. ‡ De overheid vermindert het aantal MER’s en het aantal documenten tijdens de MER-procedure door: - de geldigheidsduur van het MER te verlengen. - het aantal uit te werken disciplines van het MER te verminderen. Dat betekent concreet dat de overheid bedrijven niet langer verplicht de effecten op fauna en flora te beschrijven van een investering, als de investering duidelijk geen effect kan hebben op fauna en flora. - minder bedrijven MER-plichtig te maken door de drempels op te trekken - de MER-plicht te beperken bij een uitbreiding of wijziging van de installatie - een screening mogelijk te maken die geval per geval beoordeelt op basis van de beschikbare gegevens of er al dan niet aanzienlijke milieueffecten zijn. Zijn die er niet, dan wordt het bedrijf daarvoor vrijgesteld van de MERplicht en moet het ook geen ontheffingsverslag meer indienen. Aangezien het dan niet om een vrijstelling gaat, is de overheid ook niet meer verplicht om dit te melden aan de Europese Unie. - een MER niet langer te verplichten bij een hervergunning. De overheid kan op dat moment zelf al inschatten of er problemen zijn op basis van de rapporten van het bedrijf. - de ontheffingsprocedure soepeler en transparanter te maken en het ontheffingsverslag te beperken tot enkele pagina’s. De overheid zorgt er bovendien voor dat als de aanvraag tot vrijstelling van het MER niet wordt goedgekeurd, de bedrijven geen vertraging oplopen in de MER-procedure.

2.5.10 Milieuvergunning Een type bedrijf dat ‘hinderlijk’ is voor de mens of voor het milieu wordt opgenomen in een indelingslijst. Afhankelijk van de hinder die dat type bedrijf veroorzaakt, wordt het ingedeeld als een klasse 1-, 2- of 3-inrichting. Bij een bedrijf dat tot klasse 3

65

behoort, is de gemeente niet verplicht om te controleren of dat bedrijf al dan niet een milieuvergunning had moeten aanvragen. In dat geval volstaat het dat een bedrijf een melding doet bij de gemeente om zijn activiteit op te starten. Bedrijven uit klasse 1 en 2 moeten een milieuvergunning aanvragen. Bedrijven hekelen de huidige indelingslijst. Die strookt volgens hen niet meer met de economische realiteit en met de bestaande technieken. De huidige indeling houdt bijvoorbeeld onvoldoende rekening met de werkelijke milieu-impact die bedrijven hebben op hun omgeving. Het gevolg is dat heel wat bedrijven vandaag eigenlijk ten onrechte een milieuvergunning moeten aanvragen. Een ander probleem is dat de overheid tal van rubrieken en subrubrieken aan de indelingslijst heeft toegevoegd bij het implementeren van de Europese milieuregelgeving. Dat maakt de huidige lijst erg omvangrijk en complex en veroorzaakt tal van praktische problemen. Zo kunnen bepaalde bedrijfsactiviteiten in verschillende rubrieken ingedeeld worden, naargelang je de activiteit beoordeelt op basis van het geïnstalleerde vermogen, de productiecapaciteit, … Het gevolg is dat bedrijven moeten voldoen aan voorwaarden uit verschillende rubrieken. Dat komt de leesbaarheid van de wetgeving niet ten goede. Bovendien maakt die complexiteit het voor heel wat ondernemingen onmogelijk om zelf een vergunning aan te vragen zonder dat ze een beroep doen op gespecialiseerde deskundigen.

Bedrijven moeten bovendien in principe elke wijziging aan een milieuvergunning melden via een ‘mededeling kleine veranderingen’. Omdat het vaak om kleine wijzigingen gaat, is dit een pure administratieve last voor zowel de bedrijven als de overheid. In de praktijk staat de overheid officieus toe dat bedrijven zelf een lijst bijhouden van kleine wijzigingen aan de vergunning, die ze dan jaarlijks mogen overmaken aan de overheid. Officieel is dit echter niet toegelaten. Koen Deforche, plant manager van Pinguin: “Als je echt volgens de letter van de wet in orde wil zijn, moet je bij wijze van spreken bijna elke maand een andere milieuvergunning aanvragen of een melding van kleine verandering indienen.”29

29) VERCAMMEN, J., Kafka in de administratie, snelbericht, maart 2006.

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Naast de indelingslijst voor de milieuvergunning, bestaat er ook een lijst op basis van de bodemverontreiniging die ze kunnen veroorzaken. Die lijst is gebaseerd op de lijst voor de milieuvergunning. Beide lijsten zijn dus nauw verbonden met elkaar. Elke aanpassing aan de ene lijst vereist dus ook een aanpassing aan de andere. Bedrijven moeten dus twee lijsten in het oog houden. Als de overheid een van beide lijsten niet tijdig aanpast, ontstaan er onduidelijkheden voor het bedrijf.

66

Wat kan de overheid doen? De indeling van bedrijven in klasse 1-, 2- en 3-inrichtingen strookt niet meer met de economische realiteit en de bestaande technieken. De indelingslijst voor de aanvraag van een milieuvergunning en voor de bodemonderzoeksplicht zijn erg omvangrijk en complex. Bedrijven moeten aan verschillende voorwaarden voldoen. ‡ De overheid staat de bedrijven ook officieel toe om kleine wijzigingen aan een vergunning die geen invloed hebben op de omgeving, zelf bij te houden in een register. De overheid kan dat register desgewenst controleren of vragen aan de bedrijven om dat register een keer per jaar door te geven aan de overheid. ‡ De overheid herziet de indelingslijst van klasse 1-, 2-, en 3-inrichtingen en trekt de ondergrenzen voor klasse 2-inrichtingen op. ‡ De overheid integreert de verschillende milieureglementeringen en voegt een extra kolom toe aan de Vlarem-indelingslijst. In die extra kolom wordt de categorie bedrijven met bodemonderzoeksplicht aangeduid. Op termijn zorgt de overheid voor een geïntegreerde lijst met alle hinderlijke en potentieel bodemverontreinigende bedrijven en bedrijfsactiviteiten.

2.5.11 Oriënterende bodemonderzoeken Een oriënterend bodemonderzoek geeft een indicatie over de bodemverontreiniging op een bepaald perceel. Het is verplicht als een bepaalde activiteit wordt stopgezet of als het perceel aan een andere eigenaar wordt overgedragen. Afhankelijk van de verontreiniging en het moment waarop de verontreiniging is ontstaan (nieuw of historisch) moeten bedrijven daarop de bodem saneren. De overheid verplicht de bedrijven om dat onderzoek te laten doen door een erkend deskundige, wat veel geld kost. Bedrijven die een vergunning hebben voor een activiteit of een inrichting waarbij een risico op bodemverontreiniging bestaat, moeten om de vijf, tien of twintig jaar een oriënterend bodemonderzoek laten doen. De periodiciteit hangt af van het ingeschatte risico op bodemverontreiniging. Ze moeten dit ook doen als er in die periode niets is veranderd. Een oriënterend bodemonderzoek is bovendien slechts twee jaar geldig. Een terrein waarop twee jaar lang niets is gebeurd, moet - als het na twee jaar wordt overdragen - opnieuw onderzocht worden. Dat leidt in de praktijk echter tot problemen: eerst moeten bedrijven een oriënterend bodemonderzoek laten doen. Als er dan vervuiling wordt vastgesteld, dan gaat men over tot een beschrijvend onderzoek. Dat is veel ruimer en gedetailleerder dan een oriënterend onderzoek. Het

67

duurt echter vaak langer dan twee jaar om volgens de procedure een grond over te dragen. Het gevolg is dat het eerste oriënterend onderzoek al niet meer geldig is op het moment dat de onderneming het beschrijvend bodemonderzoek laat uitvoeren. Bedrijven worden in dat geval verplicht om opnieuw - een volkomen overbodig oriënterend bodemonderzoek te laten uitvoeren. Een ander probleem bij het bodemonderzoek is dat de overheid de regels en eisen voortdurend bijstelt. Zo kunnen tekeningen met de aanduiding van boringen uit een vorig rapport, niet meer gebruikt worden in een nieuw rapport, omdat de overheid inmiddels nieuwe richtlijnen heeft uitgewerkt over de manier waarop de tekeningen in het rapport moeten komen. Voorbeelden van wijzigingen: bedrijven moeten extra parameters meten, moeten dieper boren, enzovoort. Het gevolg is dat een bedrijf bij elk nieuw rapport nieuwe kosten moet maken: het moet bijvoorbeeld nieuwe peilbuizen plaatsen of nieuwe tekeningen laten maken.

Koen Deforche, plant manager van Pinguin getuigt over de logheid van de procedure van het bodemonderzoek: “In 1999 werd er bij het oriënterend bodemonderzoek vervuiling vastgesteld op een van onze gronden. Daarop moest er een bodemonderzoek volgen om vast te stellen hoe ernstig de vervuiling was. Dan werd weer bekeken of er gesaneerd moest worden. Ja dus, waarop we een saneringsprogramma hebben ingediend bij Ovam.” Pinguin hield zich braafjes aan de procedures, en de sanering ging van start. Een operatie die uiteindelijk zo’n twintig jaar zal duren, maar of ze het gewenste resultaat zal opleveren, is nog maar de vraag. Deforche: “In de loop van de sanering hebben we een andere bodemdeskundige aangesteld. Die stelde vast dat een andere saneringstechniek betere resultaten zou opleveren.” Het bedrijf zelf wilde wel overschakelen op die nieuwe techniek, maar dat was buiten de administratieve molen gerekend: “Je kan maar overschakelen wanneer er een ander saneringsproject wordt ingediend. En tja, helemaal opnieuw beginnen, dat zagen we nu ook niet zitten …”30

30) VERCAMMEN, J., Kafka in de administratie, snelbericht, maart 2006.

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

Het bodemonderzoek heeft bovendien altijd betrekking op slechts één kadastraal perceel. Dat is vooral nadelig voor bedrijven die samen op één kadastraal perceel gevestigd zijn. Als een eigenaar in dat geval een klein stukje grond wil verkopen aan zijn buur, is hij verplicht om een bodemonderzoek te bekostigen voor het hele kadastraal perceel.

68

Wat kan de overheid doen? Sommige bedrijven moeten periodiek een oriënterend bodemonderzoek laten doen, zelfs als er niets is veranderd. Het onderzoek zelf is slechts twee jaar geldig, wat in de praktijk tot problemen leidt: de procedure om een grond over te dragen duurt vaak immers langer dan twee jaar. Zelfs als je maar een stukje grond wil verkopen, is het bedrijf toch verplicht een bodemonderzoek te laten doen voor het hele kadastraal perceel. De overheid wijzigt de regels en eisen bovendien te vaak. ‡ De overheid schrapt de verplichte oriënterende bodemonderzoeken op vaste tijdstippen en geeft ondernemingen de kans om aan te tonen dat er in de periode na een bodemonderzoek geen aanwijzingen zijn dat de bodem intussen werd verontreinigd. De overheid doet dit op basis van de resultaten van het eerste periodiek oriënterend bodemonderzoek. Dat zou moeten aantonen voor welke types van bedrijven of activiteiten het risico beperkt is. Deze bedrijven moeten hierdoor niet telkens opnieuw een bijkomend onderzoek laten uitvoeren. ‡ De overheid trekt de geldigheidsduur van het oriënterend bodemonderzoek op van twee jaar naar vijf jaar voor de gronden waar slechts in beperkte mate of geen risicoactiviteit op plaatsvindt. ‡ De overheid zorgt ervoor dat het rapport van het beschrijvend bodemonderzoek - mits enkele bijkomende boringen - ook geldt als oriënterend bodemonderzoek. Bedrijven worden dan niet meer verplicht om na twee jaar opnieuw een oriënterend bodemonderzoek te laten uitvoeren. ‡ De overheid schort het periodiek oriënterend bodemonderzoek op als op dat moment en op dezelfde plaats een beschrijvend bodemonderzoek of een bodemsanering gepland, opgestart of in uitvoering is. Het beschrijvend bodemonderzoek en de bodemsanering omvatten in dat geval de hele risicoactiviteit die de periodiciteit beoogt. ‡ De overheid ontwikkelt een instrument - bijvoorbeeld op basis van een systeem met coördinaten - dat bedrijven toelaat om ruimtelijk uitgebreider of beperkter te werken dan met één enkel kadastraal perceel.

69

2.5.12 Stedenbouwkundige vergunning Bedrijven hebben voor de kleinste werken een stedenbouwkundige vergunning nodig, zelfs als ze geen enkele invloed hebben op de omgeving. Wil een bedrijf een loods voor fietsen bouwen op het midden van de bedrijfssite of plant het enkele kleine herstellingswerken aan het dak, dan is een stedenbouwkundige vergunning verplicht. Bedrijven worden hierdoor bedolven onder aanvraagdossiers voor vergunningen die geen of weinig relevantie hebben, en enkel extra kosten en extra werk opleveren. Wat kan de overheid doen? Bedrijven hebben voor de kleinste werken een stedenbouwkundige vergunning nodig, zelfs als ze geen enkele invloed hebben op de omgeving. ‡ De overheid zorgt ervoor dat een onderneming een kleine wijziging aan een vergunning die geen invloed heeft op de omgeving, zelf kan bijhouden in een register. ‡ De overheid voert het luik uit over de verruiming van de vrijstellingen van stedenbouwkundige vergunning voor het bedrijfsleven, zoals dat werd opgenomen in het Actieplan 2005 van de Vlaamse overheid.

Een bedrijf dat een bepaalde hoeveelheid aan gevaarlijke stoffen op zijn terrein opslaat, moet een veiligheidsrapport opstellen. In dat rapport moet het bedrijf aantonen dat het de risico’s van die gevaarlijke stoffen kent en beheerst, en dat het voldoende maatregelen neemt of genomen heeft om die (veiligheids)risico’s in te dijken. In Vlaanderen bestaan er voor bedrijven twee vormen van veiligheidsrapporten: het omgevingsveiligheidsrapport (OVR) en het samenwerkingsakkoord-veiligheidsrapport (SWA-VR). Een bedrijf dat op zijn terrein een hoeveelheid gevaarlijke stoffen heeft opgeslagen die een wettelijk bepaalde hoge drempelwaarde overschrijdt, moet een omgevingsveiligheidsrapport opstellen. De overheid verplicht een bedrijf dit te doen in het kader van de milieuvergunningsprocedure. Vooraleer een dergelijk bedrijf dus een milieuvergunning kan aanvragen, moet het bij de Cel Veiligheidsrapportering ter goedkeuring een OVR indienen. Niet enkel nieuwe hoogdrempelige bedrijven moeten dit doen, ook de hoogdrempelige bedrijven die iets wijzigen aan een bestaande installatie, aan de opslag van de stoffen of aan een proces, die investeren in een nieuwe installatie, en de hoogdrempelige bedrijven die iets wijzigen aan de aard of

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

2.5.13 Veiligheidsrapport

70

de hoeveelheden van de gevaarlijke stoffen. Zonder een goedgekeurd OVR kunnen deze bedrijven geen milieuvergunning krijgen. De procedure voor een OVR is echter belastend. Eerst moeten de bedrijven een extern veiligheidsrapportdeskundige aanstellen. Die stuurt een document naar de overheid waarin kort wordt beschreven wat het project inhoudt, waarom een OVR vereist is en hoeveel gevaarlijke stoffen er met het project gepaard gaan, ... De overheid heeft dan twintig dagen de tijd (tachtig dagen bij grensoverschrijdende risico’s) om haar opmerkingen te geven op dit document. Vervolgens vindt er een startvergadering plaats met het bedrijf en de overheid. Het bedrijf maakt daarna meestal twee ontwerpen van een OVR waarop de overheid telkens binnen de vier weken haar opmerkingen kan geven. De veiligheidsdeskundige die het bedrijf heeft aangesteld, verwerkt die opmerkingen en pas daarna keurt de overheid het OVR definitief goed. Bedrijven zijn verplicht om al in een zeer vroeg stadium van een investering met een OVR te beginnen. Doen ze dat niet, dan kunnen ze later niet tijdig een bouwvergunning aanvragen. Bedrijven kennen in dat vroeg stadium echter nog niet alle details die de overheid van hen vraagt. Ze worden verondersteld al gegevens mee te geven over de verladingen en de frequenties van die verladingen, en er moet veel te vroeg een inschatting gemaakt worden van de hold-ups aan stoffen om zo een afbakening te kunnen maken van de risicocontouren. De informatie die de overheid vraagt, is volgens de bedrijven sowieso veel te gedetailleerd. Zo bevraagt de overheid volgens de bedrijven de procesbeschrijvingen te diepgaand. Daarnaast moeten hoogdrempelige bedrijven ook een samenwerkingsakkoordveiligheidsrapport (SWA-VR) opstellen. Daarmee tonen ze aan de overheid dat ze alle risico’s op zware ongevallen hebben geïdentificeerd en dat ze ook de nodige maatregelen hebben genomen om die risico’s te beheersen. Bedrijven moeten dit doen bij elke uitbreiding of wijziging die ze plannen en moeten dit uiterlijk drie maanden indienen voor de nieuwe investering in gebruik genomen wordt. Het SWA-VR moet om de vijf jaar herzien worden. Beide rapporten (OVR en SWA-VR) overlappen elkaar echter grotendeels. Zo zijn de beschrijving van de inrichting, het veiligheidsbeheersysteem, de presentatie van de omgeving, de externe veiligheid, en het intern noodplan onderdelen die in beide rapporten voorkomen. De extra onderdelen in het OVR zijn de interne en externe casuïstiek, de niet-technische samenvatting, de externe deskundige en een onderzoek naar en de evaluatie van de alternatieven. Het enige extra onderdeel dat in het SWA-VR zit, is het hoofdstuk rond interne veiligheid. Dat laatste onderdeel is - in tegenstelling tot alle overige onderdelen binnen het OVR en het SWA-VR - een federale bevoegdheid.

71

Wat kan de overheid doen? De informatie die de overheid vraagt aan bedrijven in een OVR is te gedetailleerd. Het OVR en het SWA-VR overlappen elkaar grotendeels. ‡ De Vlaamse overheid integreert het OVR en het SWA-VR. Voor de bedrijven die beide moeten opstellen, volstaat in dat geval één rapport. ‡ De federale overheid regionaliseert de bevoegdheid rond interne veiligheid in het SWA-VR. Zo wordt de Vlaamse overheid volledig verantwoordelijk voor het geïntegreerde veiligheidsrapport.

Milieu, Preventie & Ruimtelijke Ordening

‡ De overheid vraagt de gegevens die niet relevant of zinvol zijn niet meer op. De overheid zorgt ervoor dat bedrijven geen informatie meer moeten verstrekken waarover zij in dat stadium van hun investering nog niet beschikken.

72

De administratieve lastenbarometer van Voka meet de evolutie van de kosten van de administratieve verplichtingen die de bedrijven zelf als het meest storend ervaren. De barometer is geijkt in 2006. In 2007 wordt er opnieuw gemeten, en dan zal de barometer gestegen of gedaald zijn. Uit de evolutie kunnen we dan afleiden of de overheid ook in de praktijk werk heeft gemaakt van de administratieve vereenvoudiging voor bedrijven.

Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging

4 14

Deel 3. De administratieve lastenbarometer 3.1 Methodologie

74

3.2 Nulmeting ALB

77

Deel 4. Bijlagen

78

73

Het Voka-kenniscentrum stelde samen met een groep van tien bedrijven31 een lijst op met administratieve lasten. In de lijst zijn precies die lasten opgenomen die de bedrijven in de praktijk als het meest storend ervaren, omdat ze veel kosten veroorzaken of omdat ze veel ongenoegen oproepen. We koppelden in deel 2 van deze Voka-studie aan elke administratieve last concrete beleidsvoorstellen om die last weg te werken. Ook deze beleidsvoorstellen komen voort uit analyses die we samen met de bedrijven maakten. Het is immers van het grootste belang dat de aanpassingen die de overheid doorvoert ook de juiste oplossingen zijn voor de problemen die de bedrijven ondervinden. Als deze lijst met problemen op de juiste manier opgelost wordt, is het dus zeker dat de bedrijven de administratieve vereenvoudiging ook in de praktijk voelen. En dat maakt van de administratieve lastenlijst van Voka een uniek instrument voor de overheid. Het is voor de bedrijven van groot belang dat de administratieve lasten werkelijk dalen. Daarom heeft het Voka-kenniscentrum de administratieve lastenbarometer ontworpen. Die barometer meet de evolutie van de kosten van de administratieve verplichtingen die de bedrijven zelf als het meest storend ervaren én die gemeten kunnen worden. Als de overheid werk maakt van onze beleidsvoorstellen, dan zal dit volgend jaar af te lezen zijn aan deze barometer.

31) Agfa Gevaert, BASF, Colruyt, Janssen Pharmaceutica, Randstad, Umicore, Unifrost, Van OsSonnevelt, Wauters Tanktransport, Wienerberger.

74

3.1 Methodologie De lastenbarometer vertrekt van de lastenlijst die Voka samen met de bedrijven opstelde.32 Voor zestien33 van de administratieve verplichtingen daaruit werd samen met de bedrijven gekeken welke handelingen ze allemaal moeten uitvoeren om aan de verplichting te voldoen. Zo valt de procedure rond educatief verlof bijvoorbeeld uiteen in vier handelingen: (1) het verzamelen van de gegevens van een werknemer voor de individuele steekkaart en het invullen van die steekkaart, (2) het invullen van de aangifte voor schuldvordering, (3) het opvragen en verzamelen van bewijsstukken zoals de getuigschriften van inschrijving en aanwezigheid en (4) de opmaak en het verzenden van het dossier. Elk van de tien bedrijven gaf vervolgens door hoeveel tijd in uren ze nodig hadden voor elke handeling die voor hen van toepassing was. Door een vermenigvuldiging van deze tijd met het sectoraal standaarduurtarief34 kwamen we tot een kostprijs voor elke handeling. Als de bedrijven de handeling of een deel ervan door een externe partner lieten uitvoeren, gaven ze het factuurbedrag door. Daarna berekende het Voka-kenniscentrum voor elke handeling de gemiddelde kostprijs voor de bedrijven samen en werden die gemiddelden voor elke administratieve verplichting opnieuw opgeteld. Voor educatief verlof gaf elk bedrijf voor wie die verplichting van toepassing was dus eerst de prijs voor elk van de vier handelingen, dan werd voor elk van de vier handelingen het gemiddelde van de bedrijven berekend en dan werden de vier gemiddelden opgeteld om zo te komen tot de gemiddelde kostprijs die de bedrijven betalen voor de hele procedure educatief verlof. Voorbeeld: procedure voor educatief verlof De deelhandelingen van de procedure voor educatief verlof zijn: (1) verzamelen van de gegevens van een werknemer voor de individuele steekkaart en het invullen van die steekkaart (2) invullen van de aangifte voor schuldvordering (3) opvragen en verzamelen van bewijsstukken zoals de getuigschriften van inschrijving en aanwezigheid (4) opmaken en verzenden van het dossier

32) Zie deel 2 van deze Voka-studie vanaf bladzijde 14. 33) Niet alle administratieve verplichtingen die opgenomen zijn in de lastenlijst van Voka kunnen opgesplitst worden in handelingen of kunnen door de bedrijven gemeten worden. De administratieve verplichtingen die niet gemeten kunnen worden, zijn niet opgenomen in de administratieve lastenbarometer. 34) Hiervoor gebruikten we de standaarduurtarieven per sector die de federale Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging en de Vlaamse Kenniscel Wetsmatiging hanteren. Deze standaarduurtarieven sluiten bovendien nauw aan bij wat er in internationale context gangbaar is.

75

De stappen om tot de kostprijs van de procedure voor educatief verlof te komen zijn: STAP 1 Elk bedrijf voor wie deze verplichting van toepassing is, geeft voor de deelhandelingen (1), (2), (3) en (4) de volgende informatie: -tijd in uren nodig om deze handelingen uit te voeren -eventueel factuurbedrag van externe partners die (een deel van) de handeling uitvoeren STAP 2 Voor elk bedrijf wordt per deelhandeling de kostprijs berekend: -tijd in uren maal het uurtarief + eventueel factuurbedrag externe partners STAP 3 Voor elke deelhandeling wordt de gemiddelde kostprijs van de bedrijven samen berekend. STAP 4 De gemiddelde kostprijs van de vier deelhandelingen wordt opgeteld tot de gemiddelde kostprijs voor de hele procedure educatief verlof. Door ten slotte de kostprijs van de zestien administratieve verplichtingen op te tellen en te herleiden naar 100 is de ijking van de administratieve barometer in jaar 0 (2006) vastgelegd. Bij deze ijking hebben we geen weging toegepast, waardoor de grote bedrijven in absolute getallen voor heel wat van de zestien verplichtingen zwaarder doorwegen dan de kleine. Daardoor hebben verplichtingen die aan grote bedrijven veel kosten (zoals het milieueffectenrapport) een groot aandeel in de lijst, hoewel dat niet betekent dat ze voor alle bedrijven in Vlaanderen samen ook de grootste administratieve kost zouden betekenen. Dat is echter geen probleem omdat de barometer als enige bedoeling heeft de evolutie van de zestien verplichtingen te meten, niet hun absolute aandeel in de totale administratieve last. Bovendien zal de volgende meting opnieuw bij dezelfde tien bedrijven plaatsvinden. De barometer is dus een thermometer en geen ranking! In jaar 1 (2007) zullen de tien bedrijven dus opnieuw voor elke handeling van dezelfde zestien verplichtingen doorgeven wat hun kost is. Die nieuwe kost vergelijken we dan met de huidige kost. Daarbij zal wel een weging toegepast worden die bijvoorbeeld evoluties in aantal werknemers wegzuivert. Als een van de tien bedrijven tweehonderd werknemers meer in dienst heeft, zal dat immers een serieuze absolute impact hebben op een aantal administratieve verplichtingen (zoals bijvoorbeeld op de verdeling van maaltijdcheques). De relatieve kostprijs (in dit geval per werknemer) zal echter gelijk blijven.

76

In 2007 zal de administratieve lastenbarometer gestegen of gedaald zijn. Uit die evolutie kunnen we dan afleiden of de overheid ook in de praktijk werk heeft gemaakt van de administratieve vereenvoudiging voor bedrijven.

77

3.2 Nulmeting ALB NULMETING ALB (2006) Administratieve verplichting Arbeid en tewerkstelling Jaarlijks opstellen van de sociale balans De Multi-Functionele Aangifte Maandelijks bedelen van maaltijdcheques Procedure voor educatief verlof De loonstructuurenquête Aanvraag fiscale vrijstelling wetenschappelijk personeel Boekhouding en fiscaliteit Lokale belastingen Opmaak van individuele jaarrekeningen Opmaak van individuele jaarverslagen De structuurenquête van de ondernemingen

in euro

aandeel op 100

2.616 2.362 992 129 962 16.810

2,8 2,5 1,1 0,1 1,0 17,8

7.214 5.256 3.075 493

7,6 5,6 3,2 0,5

Milieu, preventie en ruimtelijke ordening Decretale milieu-audit (Drie)maandelijkse verslagen over preventie en bescherming op het werk Vijfjaarlijkse opmaak van een globaal preventieplan Milieueffectenrapport (MER) Aanvraag van een milieuvergunning Aanvraag van een stedenbouwkundige vergunning

2.594 234

2,7 0,2

1.231 41.699 6.327 2.679

1,3 44,0 6,7 2,9

Totaal

94.673

100

78

Deel 1. Administratieve lasten in Vlaanderen Deel 2. Beleidsvoorstellen voor administratieve vereenvoudiging Deel 3. De administratieve lastenbarometer van Voka

4 14 72

Deel 4. Bijlagen

Colofon

4.1 Index

79

4.2 Stuurgroep rond administratieve vereenvoudiging

86

4.3 Bibliografie

87 88

79

4.1 Index Trefwoord

Bladzijde

Aanwerving - buitenlandse medewerkers

33

Accijnsverplichtingen

43

Accijnzen - accijnsverplichtingen - Authorised Economic Operator - Excise Movement and Control System - One Stop Shop - Papierloze Douane en Accijnzen - teruggave bijzondere accijnzen op professionele diesel

43 44 43 44 44 41

Administratieve lasten - Administratieve Lastenbarometer van Voka - kwalitatieve analyse - kwantitatieve analyse - overheidsinitiatieven

72 7 11 9

Administratieve Lastenbarometer van Voka - methode - nulmeting

72 74 77

Arbeid & Tewerkstelling

23

Arbeidsgeneesheer - jaarlijks verslag

23

Authorised Economic Operator

44

Beleidsvoorstellen - arbeid & tewerkstelling - boekhouding - digitaliseren - fiscaliteit - milieu - overzicht van de lastenlijst - preventie

23 40 21 40 52 20 52

80

Trefwoord - ruimtelijke ordening - schrappen - uitgangspunten voor de beleidsvoorstellen - verbeteren Beschrijvend bodemonderzoek Bijzondere accijnzen - teruggave bijzondere accijnzen op professionele diesel

Bladzijde 52 20 16 21 61, 67

41

Bodemonderzoek - beschrijvend bodemonderzoek - oriënterend bodemonderzoek

61, 66 61, 66

Boekhouding - boekhoudstandaarden - GAAP - geconsolideerde jaarrekening - IAS/IFRS - individuele jaarrekening - individuele jaarverslagen

40 46 46 47 46 46, 47 46, 47

Buitenlandse medewerkers - formaliteiten bij aanwerving - getuigschrift goed gedrag en zeden - inschrijving Vreemdelingenregister - medisch attest - verblijfsvergunning - werkvergunning

33 34 34 33 33 33

C131B

30

C4

29

C-formulieren - C131B - C4

29 30 29

Decretale milieu-audit

52

81

Trefwoord

Bladzijde

Deeltijdse arbeid - variabele deeltijdse uurroosters - verklaring van arbeid in een deeltijdse regeling (C131B)

28 30

Deeltijdse uurroosters

28

Dienstencheques

30

Digitaliseren

21

DMFA

31

Dossiertaks milieuvergunning

54

Douane - Authorised Economic Operator - douaneverplichtingen - Excise Movement and Control System - One Stop Shop - Papierloze Douane en Accijnzen

44 43 43 44 44

Douaneverplichtingen

43

Educatief verlof - berekening van de kostprijs voor de procedure - procedure

74 35

Excise Movement and Control System

43

Fiscaliteit

40

GAAP

46

Geconsolideerde jaarrekening en jaarverslag

46, 47

Getuigschrift goed gedrag en zeden

34

Grond - grondverzet - niet-risicogrond

62 61

82

Trefwoord

Bladzijde

- overdracht van gronden - risicogrond

60 61

Grondverzet

62

IAS/IFRS

46

Indelingslijsten - bodemverontreiniging - milieuvergunning

65 64

Individuele jaarrekening en jaarverslag Integraal milieujaarverslag

46, 47 59

Jaarrekening - geconsolideerde jaarrekening - individuele jaarrekening

46, 47 46, 47

Jaarverslag - geconsolideerde jaarverslagen - individuele jaarverslagen

46, 47 46, 47

Kadaster - uittreksel uit het kadastraal plan

54, 58

Lokale belastingen

48

Loonstructuurenquête

36

Maaltijdcheques

32

Medisch attest

33

MER - externe deskundige - ontheffingsverslag

62 63 63

Milieu

52

83

Trefwoord

Bladzijde

Milieu-audit

52

Milieueffectenrapport - externe deskundige - ontheffingsverslag

62 63 63

Milieujaarverslag

59

Milieuvergunning - aanvraag - afstemming op stedenbouwkundige vergunning - bijlagen bij milieuvergunning - dossiertaks - indelingslijst bedrijven - indelingslijst bodemverontreiniging - lijst van de aard en het vermogen van de toestellen - mededeling kleine veranderingen - milieueffectenrapport - statuten van de onderneming - uittreksel uit het kadastraal plan - vergunningsbesluiten

64 55 53 54 64 65 54 65 62 54 54 53

Multi-Functionele Aangifte

31

Niet-risicogrond

61

Omgevingsveiligheidsrapport

69

One Stop Shop

44

Ontheffingsverslag milieueffectenrapport

63

Oriënterend bodemonderzoek Overdracht van gronden Overheidsbeslag Overuren - mededeling aan de sociale inspectie

61, 66 60 5

24

84

Trefwoord

Bladzijde

Papierloze Douane en Accijnzen

44

Preventie en bescherming op het werk - maandelijkse of driemaandelijkse verslagen - preventieplan

52 56 57

Preventieplan - vijfjaarlijkse opmaak

57

Professionele diesel - teruggave bijzondere accijnzen op professionele diesel

41

Risicogrond

61

Ruimtelijke ordening

52

Samenwerkingsakkoord-veiligheidsrapport

70

Schrappen

20

Sociale balans

25

Stedenbouwkundige vergunning - aanvraag stedenbouwkundige vergunning - afstemming stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning - bijlagen bij stedenbouwkundige vergunning

69 58 57

Structuurenquête ondernemingen

49

Tenlasteneming van kinderen - verklaring op eer van de werknemer

27

Uitzendsector - dienstencheques - maaltijdcheques - sociale balans - wekelijks versturen contracten en loonfiches - woon-werk-enquête

30 32 25 38 28

Variabele deeltijdse uurroosters

28

85

Trefwoord

Bladzijde

Veiligheidsrapport - omgevingsveiligheidsrapport (OVR) - samenwerkingsakkoord-veiligheidsrapport (SWA-VR)

69 69 70

Vennootschapsbelasting - verplicht toe te voegen documenten bij aangifte

40

Verbeteren

21

Verblijfsvergunning buitenlandse medewerkers

33

Vereenvoudigingsvoorstellen - arbeid & tewerkstelling - boekhouding - digitaliseren - fiscaliteit - milieu - overzicht van de lastenlijst - preventie - ruimtelijke ordening - schrappen - uitgangspunten voor vereenvoudigingsvoorstellen - verbeteren

23 40 21 40 52 20 52 52 20 16 21

Vergunningsbesluiten

53

Vreemdelingenregister

34

Werkvergunning buitenlandse medewerkers

33

Wetenschappelijk personeel - aanvraag fiscale vrijstelling

37

Woon-werk-enquête

28

86

4.2 Stuurgroep rond administratieve vereenvoudiging Naam en voornaam

Functie

Firmanaam

Decoster, Dirk

Algemeen directeur - bestuurder

Unifrost

De Maesschalck, Koen

Adviseur public affairs

Colruyt

Gijssels, Stefan

Vice president public affairs

Janssen Pharmaceutica

Janssens, Veerle

Hoofd administratie en financiën

Wauters Tanktransport

Kegels, Jan

Manager leefmilieu & waterzuivering

Umicore Precious Metals

Lefaible, Francis

Hoofd boekhouding

Wienerberger

Pieters, Frederik

Stafmedewerker Ondernemingsleiding

BASF Antwerpen

Van Buggenhout, Annick

Hoofdboekhoudster

Van Os - Sonnevelt

Van Harneveldt, Marc

ICT-manager Belux

Randstad

Waegemans, Katia

Director corporate communication

Agfa-Gevaert

87

4.3 Bibliografie BEARDSLEY, S. en FARRELL, D., Regulation that’s good for competition, The McKinsey Quarterly, 2005 number 2. Centraal Planbureau, CPB-Memorandum: Intra-EU differences in regulation-caused administrative burden for Companies, december 2005. Commissie van de Europese Gemeenschappen, Voorstel voor een beschikking van het Europees Parlement en de Raad betreffende een papierloze omgeving voor douane en bedrijfsleven, 2005. DEMETS, F., We moeten af van de subsidies, Knack, 15 maart 2006. Ernst & Young, Investeren in België anno 2005: to be or not to be (there)?, Barometer van de Belgische attractiviteit, 2005. HUYSMANS, L., De tien grootste ergernissen van onze ondernemers, Trends, 15 december 2005. JANSSEN, L., KEGELS, C. en VERSCHUEREN, F., De administratieve lasten in België voor het jaar 2004, Eindrapport, Federaal Planbureau, December 2005. Kabinet wil meer regels schrappen, NRC Handelsblad, 21 maart 2006. McKINSEY, Prospero. Een nieuwe impuls voor economische welvaart in België, 2004. Minder administratieve rompslomp = meer werkgelegenheid in de distributiesector, Fedis.net nr. 06, september 2005. MOESEN, W. en SCHOLLAERT, J., The Quality of Government within Euroland: Rankings and Correlates, Centre for Economic Studies (CES) KU Leuven, juli 2003. SCHUKNECHT, L. en TANZI, V., Reforming Public Expenditure in Industrialized Countries. Are There Trade-Offs?, Working Paper Series, no. 435, European Central Bank, februari 2005. VENDRIG, J.P., De (over)last van Administratieve Lasten, Waar ergeren MKBondernemers zich het meest aan?, augustus 2005. VERCAMMEN, J., Kafka in de administratie, snelbericht, maart 2006. VEV, Negenpuntenplan voor administratieve vereenvoudiging van het werkgeven, 2003. Voka - Vlaams Economisch Verbond, Uniek zijn rendeert, Uitdagingen voor Vlaanderen, oktober 2005.

88

Voka – Vlaams Economisch Verbond

Colofon

tel. 03 202 44 00, fax 03 233 76 60 [email protected], www.voka.be Voka – Kamer van Koophandel Antwerpen-Waasland Kantoor Antwerpen tel. 03 232 22 19, fax 03 233 64 42

Administratieve vereenvoudiging, Prioriteiten uit de bedrijfspraktijk is een brochure van Voka – Vlaams Economisch Verbond

[email protected], www.kvkaw.voka.be Kantoor Waasland tel. 03 776 34 64, fax 03 777 74 34 [email protected] Voka – Kamer van Koophandel Halle-Vilvoorde tel. 02 255 20 20, fax 02 255 20 30 [email protected], www.kvkhv.voka.be

Onderzoekscoördinatie Eric Vermeylen Onderzoek Daan Ballegeer, Karl Collaerts, Kelly Linsen, Katleen Mariën, Sonja Teughels, Marc Van den Bosch

Voka – Kamer van Koophandel Kempen tel. 014 56 30 30, fax 014 59 31 00 [email protected], www.kvkkempen.voka.be

Redactie Kristel Goffin en Jan Van Mol

Voka – Kamer van Koophandel arr. Leuven tel. 016 22 26 89, fax 016 23 78 28 [email protected], www.kvkleuven.voka.be Voka – Kamer van Koophandel Limburg tel. 011 56 02 00, fax 011 56 02 09 [email protected], www.kvklimburg.voka.be Voka – Kamer van Koophandel Mechelen tel. 015 45 10 20, fax 015 45 10 21

Lay-out Hans Housen De overname van teksten uit Administratieve vereenvoudiging, Prioriteiten uit de bedrijfspraktijk wordt aangemoedigd, mits bronvermelding.

[email protected], www.kvkmechelen.voka.be

Vlaanderen, april 2006 Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen [email protected], www.kvkov.voka.be Kantoor Gent tel. 09 266 14 40, fax 09 266 14 41 Kantoor Dendermonde: tel. 052 33 98 00 Kantoor Aalst: tel. 053 21 68 42 Kantoor Vlaamse Ardennen: tel. 055 39 04 90 Voka – Kamer van Koophandel West-Vlaanderen [email protected], www.kvkwvl.voka.be Kantoor Brugge: tel. 050 33 36 96, fax 050 34 22 97 Kantoor Ieper: tel. 057 22 08 60 Kantoor Kortrijk: tel. 056 23 50 51 Kantoor Oostende: tel. 059 51 65 89 Kantoor Roeselare-Tielt: tel. 051 26 17 80 Kantoor Veurne: tel. 058 31 11 80

Deze Voka-studie werd gerealiseerd met de medewerking van

Voka-studie 03 april 06

Administratieve vereenvoudiging - Prioriteiten uit de bedrijfspraktijk | Voka - studie 03

www.voka.be

Het Voka-kenniscentrum bestudeert de maatschappelijke evoluties Administratieve en vereenvoudiging analyseert de sociaalPrioriteiten uit omgeving. economische de bedrijfspraktijk Dat levert langetermijninzichten op die vandaag reeds relevant zijn: op de directietafel, maar ook voor politici en academici.