RAADSMEDEDELING van het college aan de gemeenteraad
Raadsmededeling nr.:
2011/17
Van
Het college
Aan
De raad
Onderwerp:
Het verhalen van schade aan gemeentelijke eigendommen
Datum besluit van college Ontvangen griffie d.d. Behandeling commissie BFT/Ruimte/Welzijn d.d.
3 augustus 2011 31 augustus 2011
(via lijst ingekomen stukken) Behandeling raad d.d.
8 september 2011
(via lijst ingekomen stukken) Inhoud mededeling
Met het doel u te informeren over de afspraken die zijn gemaakt rondom het verhalen van schade, wordt u de volgende mededeling ter kennis gesteld. Schadeverhaal Aanleiding In de commissie Bestuur, Financiën en Toerisme zijn vragen gesteld met betrekking tot het verhalen van schade aan gemeentelijke eigendommen. Gebleken is dat we geen volledig overzicht hebben van de meldingen rondom schade. Oorzaak hiervan is dat er niet duidelijk was bepaald wie verantwoordelijk is voor welke stappen in het proces en er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt met politie en Bureau Halt. Ook werd voorheen niet in alle gevallen aangifte gedaan (bv. omdat een object al aan vervanging toe was). Door dit alles missen we kansen om de schade die veroorzaakt is door vandalisme1 te verhalen op de vandalen. Omdat we als gemeente een duidelijk signaal af willen geven dat dergelijk gedrag niet getolereerd wordt, hebben we het (totale) proces rondom het verhalen van schade nu strakker geregeld. De procesbeschrijving De te nemen stappen en gemaakte afspraken zijn vastgelegd in een procesbeschrijving (zie bijlage). De beschrijving zou de indruk kunnen wekken dat het een bureaucratisch en omvangrijk proces is geworden, maar dat is niet het geval. Het biedt inzicht in ieders taken en verantwoordelijkheden en zorgt ervoor dat een ieder op dezelfde manier te werk gaat. Door één persoon het totaaloverzicht te laten bewaken, is het hele proces geborgd. Samengevat komt het proces op het volgende neer: 1. Centrale registratie van schademeldingen: - Zo is er informatie beschikbaar over de aard en omvang van de meldingen; - Dubbeltellingen worden op deze manier voorkomen; 2. Het oormerken van rekeningen van schade: - Zo krijgen we inzicht in de totale kosten als gevolg van vandalisme in een bepaalde periode; - Rekeningen van vandalismeschades zijn op deze manier gemakkelijker terug te vinden. 1
Opzettelijke nodeloze beschadiging of vernietiging van openbare eigendommen.
3. Aangifte doen via een internetmodule; 4. Het (gestructureerd) verhalen van schade op de vandalen: - Afspraken met de schadebemiddelaars van politie / Bureau halt. 5. Het oormerken van rekeningen van schade die we hebben kunnen verhalen: - Zo kunnen we zien in hoeverre het verhalen van schade succes heeft. In de maand mei 2011 zijn deze afspraken met alle betrokken medewerkers besproken. Vanaf de maand juni 2011 kunnen we dus betrouwbare gegevens uit het systeem halen. Het bedrag aan schade dat veroorzaakt is door vandalisme, wordt zichtbaar in de vandalismemeter van het derde kwartaal. Bijlagen:
- Procesbeschrijving
Bijlage
procesbeschrijving schadeverhaal
Doel: zowel de registratie als het opvolgende proces van schadeverhalen centraliseren. Het proces bestaat uit de volgende stappen, die in dit document verder zijn uitgewerkt:
Centrale registratie van schademeldingen
Het oormerken van facturen
Aangifte doen
Verhalen van schade
Verwerken van de betaling
1.
Centrale registratie van schademeldingen Schade wordt door verschillende personen geconstateerd en gemeld: burgers, buitendienstmedewerkers, boa’s, gebouwenbeheerders e.d. Meldingen worden doorgestuurd naar de medewerker (X) die verantwoordelijk is voor het betreffende onderdeel (bv. speelplaatsen, gemeentelijke gebouwen e.d.). Zo kan men hier zicht op houden en indien nodig het beleid bijstellen (leereffect). Medewerker X registreert dit en geeft de melding door aan de contactpersoon schade, die het totaaloverzicht bewaakt.
Melding door extern
Melding door intern
Registratie door medewerker X
Registratie door contactpersoon Schade*
Voordelen van centrale registratie van meldingen: Er is informatie beschikbaar over de aard en omvang van de meldingen; Dubbeltellingen worden op deze manier voorkomen.
* De contactpersoon schade maakt onderdeel uit van afdeling ISI (bedrijfsinformatie)
2. Het oormerken van facturen Door een unieke kostensoort toe te kennen aan facturen die het gevolg zijn van schade, kunnen op eenvoudige wijze overzichten uit het financiële systeem worden getrokken en worden de totale kosten als gevolg van vandalisme zichtbaar. Deze informatie kunnen we gebruiken als sturings- of als communicatiemiddel.
Medewerker X
Doorsturen factuur
(Afschrift naar)
Contactpersoon schade
Registratiecode 6002201/34321
Voordelen: Zo krijgen we inzicht in de totale kosten als gevolg van schade in een bepaalde periode; Bovendien zijn rekeningen van schades gemakkelijker terug te vinden.
3.
Aangifte doen bij politie Medewerker X vult namens de gemeente het digitale 'meldingsformulier vandalisme' van de politie in. Wanneer de dader eenmaal bekend is, ondertekent medewerker X de aangifte namens de gemeente. Uitgangspunt Van alle schadegevallen aangifte doen.
Medewerker X
Aangifte doen bij politie
(Afschrift sturen naar)
Contactpersoon schade
Afspraken met politie Het meldingsformulier wordt in ieder geval tweewekelijks naar de politie verzonden (verzamelaangifte is dus mogelijk).
4.
Schade verhalen op de daders Zodra de daders bekend zijn bij de politie wordt de schadebemiddeling gestart en draaien de vandalen op voor de kosten. Wanneer de bemiddeling mislukt, wordt de zaak voorgelegd aan de Officier van Justitie. Wanneer dat niet mogelijk is of geen kans van slagen heeft, dan is de laatste optie het starten van een civiele procedure. Wanneer schade onder een dekking valt, zal de verzekeraar zelf via een civiele procedure de schade proberen te verhalen. In geval van jongeren onder de 18 jaar wordt de schadebemiddeling via Bureau Halt gestart.
Contactpersoon schade
Verzekeraar keert uit
Ja
Valt schade onder de verzekering? Nee
Lukt schadebemiddeling?
Ja
Nee nee Resultaat dmv voegen in
Ja
Nee Civiele procedure starten
Betaling aan gemeente
Voorwaarden voor schadebemiddeling door politie of bureau Halt: De vordering moet eenvoudig van aard zijn / het moet gaan om materiele schade; De schade moet rechtstreeks voortvloeien uit het strafbare feit; Er moet een verdachte zijn die bekent.
Afspraken met de politie / Bureau Halt Indien de dader bekend is, wordt de contactpersoon schade vanuit de politie / Bureau Halt benaderd voor schadebemiddeling. De nota moet binnen 7 dagen bij de politie / Bureau Halt aangeleverd worden door de contactpersoon schade. De contactpersoon schade wordt tussentijds door de politie / Bureau Halt geïnformeerd over de voortgang van de schadebemiddeling. o Verdachte betaalt? geld onderweg. o Verdachte betaalt niet: per brief op de hoogte gesteld dat de zaak overgedragen wordt aan het OM. --------------------------------------------------------------------------------------------Correspondentie vanuit het OM + evt. uitbetaling. Als de vordering niet wordt toegekend, kan de contactpersoon schade eventueel overgaan tot het starten van een civiele procedure.
5.
Uitbetaling van de schade Als het eenmaal is gelukt om de schade op de dader te verhalen, dan oormerkt de contactpersoon schade het ontvangen bedrag als ‘verhaald’. De contactpersoon schade heeft eerder in het proces al een rekening ontvangen en deze geoormerkt. Nu moet de match van het verhaalde bedrag met deze kostenpost worden gemaakt. Op deze manier kunnen we uiteindelijk zien in hoeverre het verhalen van schades succes heeft en dit desgewenst communiceren.
Betaling bedrag door dader
(Ontvangst door) Contactpersoon schade
Registratiecode ‘verhaald’
