HTA SOFTWARE Gemeentelijke Eigendommen Manager. Concepthandleiding

HTA SOFTWARE Gemeentelijke Eigendommen Manager Concepthandleiding

Inhoudsopgave:

1. Inleiding en korte beschrijving

2. Gebruiksmogelijkheden

3. Handleiding 

3.1

Introductie



3.2

Aanvangsscherm



3.3

Documenten



3.4

Relatie



3.5

Contracten



3.6

Objecten



3.7

Kadastraal object



3.8

Waarborgen

4. Gebruikersgroepen en toedeling rechten

5. Applicatiebeheer

Gemeentelijke Eigendommen Manager (GEM)

3

Concepthandleiding

1.

Inleiding en korte beschrijving

Vastgoed GEM is ontwikkeld door HTA SOFTWARE. te Zoetermeer. GEM is een professioneel hulpmiddel voor de voortgang, behandeling en afhandeling van vastgoedtransacties en geeft inzicht in de meest actuele situatie waarin een procesgang zich bevindt. Registratie en voortgangsbewaking van zaken die de uiteindelijke bedoeling hebben de zaak juridisch en economisch over te dragen of lange termijn beheerzaken. Dit zijn de verkopen, aankopen, ruilingen van vastgoed. Maar ook de vastlegging van zakelijke rechten zoals uitgiften in erfpacht, opstalrechten en de percelen die vallen onder de Wet voorkeursrecht gemeenten en niet-zakelijke rechten, zoals huren en in gebruik geven van gronden en panden, kunnen overzichtelijk binnen het systeem worden vastgelegd.

2.

Gebruiksmogelijkheden en functionaliteit Relatie:       

naam, adres en woonplaats gegevens van relaties, zowel bezoek –als postadres; contactpersonen; financiële gegevens van relaties; lopende contracten per relatie; documenten per relatie; opnemen informatie over natuurlijke –en niet natuurlijke personen; vastleggen communicatie informatie (telefoon, mobile telefoon, fax, email, internet, burger service nummer);



Contract:               

omschrijving en typering/kenmerk van het contract {(Pacht, Erfpacht, Huur, Gebruik, Verkoop, Aankoop, Recht van Opstal, Verkoop blote eigendom, Ruiling, Exploitatieovereenkomst (is in ontwikkeling), Jachtrecht en Visrecht)}; behandelaar; eenheidsprijs per m² (grondprijzennota); oppervlakte; over– en ondermaat inclusief verreken informatie; metadata informatie zoals rente%, rentedatum, betaalwijze en datum akte; betaalrelatie en notaris (aanmaak via relatie); waarborgen; optiemogelijkheid; raads– en b&w besluit; contractkenmerk; rappel mogelijkheid; vastleggen opmerkingen inclusief waarborgen vertrouwelijkheid; metadata notaris informatie (belangrijke data verzameld op één tabblad)


4

Concepthandleiding

Object:        

kadastrale informatie; (bouw) adresinformatie; oppervlakte-informatie; bestemmingsplan en tekeningnummer; afsplitsing bij deel leveringen in m²; opname taxatie gegevens van bedragen en data; typering kadastraal geheel- deel perceel of appartementsrecht

Kadastraal object:  uitgebreide kadastrale informatie; 

Waarborgen: 

Documenten:  alle documenten per relatie/contract/object digitaal;  document metagegevens;  type document; 

Applicatiebeheer: Gebruiker:  

gebruikers op naam, gebruikersgroepen (rollen) en bijbehorende rechten;

           

relatietypes (bedrijf, notaris, particulier ca); relatie kenmerken wordt niet gebruikt (natuurlijk– niet-natuurlijk persoon ca); contract kenmerken (aankoop –verkoopcontract ca); object kenmerken (bedrijventerrein, kantorenlocatie ca); contactpersoon types (in testperiode de gebruikers); wijzen van vereffening (tbv waarborgen); gebruikerlocaties ; documenttypes (standaard brieven); culturen (soort terrein/bouwgrond); bebouwingen (woning, boerderij ca); kadastrale gemeentecodes.

 

rapportage o.a. t.b.v. managementinformatie;

Tabellen:

Rapport:


5

Concepthandleiding

3.

Handleiding

3.1 Introductie De specifieke onderdelen relatie en contracten zijn onverbrekelijk met elkaar verbonden. Het is mogelijk eerst een contract aan te maken, maar een relatie is verplicht. Het is niet direct noodzakelijk alle relatie-informatie. Object en kadastraal object, kunnen wel onafhankelijk worden gebruikt. Het voordeel hiervan is dat er geen relatie of contract aanwezig moet zijn om bijvoorbeeld een kadastrale opsomming vast te leggen t.b.v. Wet voorkeursrecht gemeenten, of relaties aan kunt maken t.b.v. eventuele interesses zonder dat er een contract tegenover staat. In de loop van de tijd is het dan mogelijk relaties en contracten hieraan te koppelen. Een groot kadastraal complex wordt hiermee van lieverlee opgedeeld, terwijl het restant aan oppervlak telkens wordt aangepast als alles consequent wordt ingevuld en bijgehouden. De, op het eerste gezicht, losse onderdelen, worden gedurende de opbouw van het afzonderlijke contract, het object en de relatie met elkaar verbonden. Een geselecteerde relatie laat in het linkerdeel van het scherm de icoontjes zien welke elementen hieraan gekoppeld zijn. Dit wordt duidelijk gemaakt in de handleiding. In de toekomst kan een koppeling met de digitale kaart mogelijk worden gemaakt inclusief een (uiteraard beperkt vanwege privacy) koppeling met de basisadministratie.

Opstart -scherm:

De gevraagde inloggegevens invullen.


6

Concepthandleiding

3.2 Het opstartscherm. Toets het gewenste onderwerp aan. De onderwerpen “Gebruiker”, “Tabellen”, “StUF” en “Rapport” zijn voor het normale gebruik niet te openen. Door één van de knoppen “Relatie”, “Contract”, “Object” of “Kadastraal object” met de muis te activeren en daarna het icoontje, open je het gewenste item.


7

Concepthandleiding

3.3 Documenten algemeen

Toets op “Document” in de taakbalk om een bestaand document te bekijken. lijst van alle documenten van alle contracten

Klik voor zoekscherm. Na selectie uit de lijst dubbelklik l- muisknop

Toets hiervoor de knop Document en daarna het document –icoontje voor een lijst van bestaande brieven. Voor brieven die behoren bij een specifiek contract toets op één van de zoekmogelijkheden.

Brieven, documenten maken Toets op “document” om het pop-up scherm te krijgen. Vanuit Relaties en Contracten kun je brieven maken, wijzigen, bekijken en importeren (pdf. files). Het onderdeel sjablonen maken en wijzigen en instellingen is alleen te benaderen door de applicatiebeheerder. Document scannen vanuit GEM is niet mogelijk.

Dubbelklik het gewenste sjabloon aan, wacht even totdat Word opgestart is en het document heeft geopend. Door middel van de F11 toets spring je van invulpunt tot invulpunt. De vaste, binnen het contract vastgelegde gegevens zijn al ingevuld. Desgewenst kun je de standaardtekst ook aanpassen. Maak het document verder af en print het document als dit wenselijk is. Versturen van een uitgaande brief op de bekende wijze. Het fysieke dossier bij D.I.V. moet actueel blijven. Dossieropbouw van een contract vindt geheel plaats binnen GEM. Het is niet meer nodig fysieke exemplaren in mappen en kasten (schaduwdossiers) te bewaren. Toets linksboven in het Wordscherm “bestand” gevolg door de opdracht “Sluiten en terugkeren naar HTA Manager Series Software. Toets hierna rechts onderin het scherm “OK” als het document juist is, of “annuleren”. Het document is nu opgeslagen en kan desgewenst worden gewijzigd/aangepast. Importeren van een document Scannen op de bekende wijze. Het gescande exemplaar (pdf. file) opslaan in Word. Via “document scannen” het document opzoeken, selecteren en opslaan binnen het gewenste contract.


8

Concepthandleiding

3.4 Relatie Relatie/Zoek -scherm

Met de onderdelen: bedrijf, voor –en achternaam, straat, postcode plaats, en indien eerder is ingevuld, burger servicenummer en debiteurnummer, vind je de gewenste relatie. Type in het gewenste vakje naam, adres, c.a. (of een gedeelte daarvan) in en Toets “enter” om de relatiegegevens in detail op het scherm te krijgen. Geef aan de nieuwe relatie het “Type” mee. Hiermee kun je te zijner tijd selecties maken of makkelijker zoeken om de relatie opnieuw te gebruiken. Bestaan er relaties met dezelfde naam in de lijst (dus meerdere contracten met dezelfde relatie), selecteer de gewenste relatie in de gele balk en open deze met de linkermuisknop. Selecteer in de taakbalk “Nieuw” om een nieuwe relatie aan te maken, “bewerken” om bestaande relatiegegevens aan te vullen. Sluit af met “Toepassen”.

Met de “Zoek mode” en “Alle relaties” krijg je het totale bestand van relaties.

Zoeken op relatietype, toets op icoontje voor de lijst.


9

Concepthandleiding

Lijst van relatietypen. Bij een nieuw contract geef je het type aan. Na “OK” of “enter” wordt deze in de lijst opgenomen. Hiermee kunnen selecties worden gemaakt.

Activeer het gekozen type in het zoekprogramma door “enter” te toetsen. Je krijgt de gehele lijst die op dit type betrekking heeft. Selecteer deze door dubbel klikken en je hebt meteen alle beschikbare relatiegegevens ingevuld.


10

Concepthandleiding

Relatie/Details -scherm

taakbalk

De icoontjes bij “Bedrijf” en “Achternaam” hebben een functie die is gerelateerd aan de basisadministratie. Er is voor gekozen hier (voorlopig) geen gebruik van te maken. Het doel, automatisch wijziging van adres bij aanpassing basisadministratie, is voor ons van minder belang. De adressering moet wel juist zijn. Relatie/Adressen -scherm

Vul de gevraagde gegevens in.

De lijst bij “Type” (het zoek –icoontje voor de lijst) kent een aantal relatietypen. Hierop kunnen selecties worden toegepast. De lijst “Relatietypes” kan eenvoudig worden uitgebreid.

Vul verder het “Bezoek” –en “Postadres” in. Altijd afsluiten met “Toepassen”. De gegevens worden niet bewaard door af te sluiten met “Annuleren”.


11

Concepthandleiding

Relatie/Financieel -scherm

Volledigheidshalve kunnen de financiële gegevens van de relatie ingevuld worden. Vooral handig bij restitutie van bijvoorbeeld waarborgen (hoewel deze schriftelijk teruggevraagd moeten worden) en ondermaat van verkochte grond, maar ook als overmaat is geconstateerd of op andere gronden rekeningen moeten worden verstuurd. Zo compleet mogelijk ingevuld scheelt in een later stadium zoekwerk. Relatie/Kenmerken -scherm

Kan gebruikt worden voor relatiebeheer. Op dit moment niet van toepassing. Als er behoefte aan is, dan moet in “Tabellen” de groepen “relatiekenmerken” worden aangemaakt.

Relatie/Communicatie -scherm

Indien bekend, kun je ook deze gegevens vastleggen.


12

Concepthandleiding

Relatie/Opmerkingen -scherm

Opnemen wat wenselijk is. Bijvoorbeeld Nummer Kamer van Koophandel, btw nummer c.a.

Relatie/BRS -scherm

BRS (Basis Registratie Systeem). Misschien iets voor de toekomst. Op dit moment niet van toepassing.

Relatie/Contactpersonen -scherm

taakbalk

Per relatie kunnen meerdere contactpersonen worden aangemaakt. Toets op de taakbalk “nieuw” voor een nieuw contactpersoon en bewerken om de gegevens te wijzigen. Toevoegen contactpersonen kan alleen via “nieuw”.


13

Concepthandleiding

3.5 Contracten Contract/Zoek -scherm

Zoeken is logisch via “Relatie”. Toets het zoek –icoontje, type de eerste letters van de relatie die je zoekt voor de lijst met relaties. Via contractnummer, omschrijving en (koop)som kun je ook zoeken. Verder is elk open veld een zoekmogelijkheid. Bij tabblad “Overig” kun je zoeken op behandelaar, specifieke opmerkingen of kenmerken. Dubbelklik op de naam die verschijnt onder in het scherm op de blauwe balk. Hiermee heb je alle gegevens tot je beschikking die eerder zijn opgenomen voor dit betreffende contract.

Zoeken is ook mogelijk d.m.v. “Kenmerken” (soorten contracten) en op “Behandelaar”. Deze zoekargumenten vind je onder de tabtoets “Overig”. Als je het juiste contract hebt geselecteerd kun je de gegevens door middel van “Bewerken” en na bewerken “Toepassen”, vastleggen.


14

Concepthandleiding

Nieuw contract aanmaken

Toets vanuit de taakbalk de knop “Nieuw”. Automatisch wordt een volgnummer gegenereerd. Geef een korte omschrijving wat het contract behelst, geef het type aan (verplicht invulveld) door te toetsen op het pijltje van het veld “Type” voor de lijst van mogelijkheden. Het gewenste contract –tabblad verschijnt als eerste tab. Geef de relatie aan (ook dit is een verplicht invulveld). Als deze nog niet bestaat, kun je van hieruit meteen de relatie aanmaken inclusief de contactpersoon of personen. Vanuit de lijst de contactpersoon aangeven en vul het (voorlopige) aan –verkoopbedrag in wat van toepassing is. Selecteer de behandelaar vanuit de lijst. Als niet alle gegevens bekend zijn bij aanmaak van een contract kunnen zij ook in een later stadium eenvoudig worden aangevuld met de opdracht “Bewerken”. Let wel! Na “Bewerken” dit ook bevestigen met “Toepassen”.

Lijst van typen contracten. Uitbreiding via applicatiebeheer alleen door de leverancier. Aan de typen contracten zijn, voor dat soort contract, specifieke tabbladen verbonden. Voor elk type contract is dus ook een apart hiervoor ingericht tabblad noodzakelijk. De tabbladen “kenmerken” en “rappel” komen aan de orde bij de behandeling van de verschillende type contracten.


15

Concepthandleiding

Contract/Details/Kenmerken -scherm

Klik op de stippeltjes voor de lijst “Contract kenmerken”. Selecteer het kenmerk en klik op het pijltje “rechts”. Er kunnen meerdere contractkenmerken aan het contract worden verbonden. De geselecteerde informatie kun je verwijderen door het contractkenmerk aan te klikken en daarna het pijltje “links” aan te klikken. Het “Kenmerken” blad is van toepassing bij alle contracttypes. Contract/Details/Rappel -scherm

Mogelijkheid voor het vastleggen van rappelinformatie. Het “Rappel” blad is van toepassing bij alle contracttypes.


16

Concepthandleiding

Contract/Nieuw/Details/Opmerkingen -scherm

Onder de tabtoets “Opmerkingen” (bij alle typen overeenkomsten) kun je de opmerkingen beveiligen door het vakje bij “Vertrouwelijk” aan de vinken. Voorstelbaar is dat tot een bepaald moment specifieke informatie niet algemeen zichtbaar en kenbaar mag zijn. Hiermee zijn de opmerkingen alleen voor een beperkte categorie GEM gebruikers, naast de behandelaar, zichtbaar. Als de behandelaar het vinkje heeft verwijderd (na onderhandelingen), is alles gewoon zichtbaar. Bij de daadwerkelijke uitvoering van het contract kan deze informatie dan van belang zijn. Contract/Nieuw/Details/Oppervlakte -scherm

Vul de gevraagde gegevens zo volledig mogelijk in. Werkelijke oppervlakte is pas bekend na inmeten door het Kadaster. Wel kan worden aangegeven of er sprake is van over –of ondermaat, het bedrag van de m² prijs bij over –of ondermaat. De beide genoemde datumvelden dienen ons geen specifiek doel, hoewel het veld “valutadatum” wel van belang kan zijn. Als in het contract is overeengekomen


17

Concepthandleiding

dat rente wordt vergoedt als sprake is van over –of ondermaat, dan hier de aktedatum (bij verkoop, aankoop of erfpacht) invullen. Over het algemeen bieden onze contracten deze mogelijkheid niet. Bij “artikelnummer” moet het artikelnummer worden vermeld van de over –of ondermaatclausule. Geef (rente)bijzonderheden aan bij het tabblad “Opmerkingen” en verwijs naar het tabblad “Oppervlakte”. Bewaren door de knop in de taakbalk “Toepassen” in te toetsen. Gegevens bewerken/aan te vullen door de knop in de taakbalk “Bewerken” in te toetsen. Na bewerking wederom “Toepassen” in toetsen. Als de gegevens bekend zijn kunnen ze alvast ingevuld worden. Is niet noodzakelijk. Gedurende de voortgang van de zaak is het, na “bewerken”, ook gewoon mogelijk. Dit scherm komt ook voor bij elk contracttype. Contract/Details/Pacht

Aanmaken, behandelen en bewerken van de verschillende typen contracten. Elk type contract heeft zijn eigen aparte tabblad. Vul de gevraagde gegevens in. Bevestigen met “Toepassen”. De bij elk contracttype behorende tabbladen “Kenmerken”, “Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld. Voor informatie hierover wordt daar naar verwezen.


18

Concepthandleiding

Contract/Details/Erfpacht

Vul de gevraagde gegevens in. Bevestigen met “Toepassen”.

De bij elk contracttype behorende tabbladen “Kenmerken”, “Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld. Voor informatie hierover wordt daar naar verwezen. Een besluit is niet altijd noodzakelijk en het vestigen van een zakelijk recht (notaris) is ook niet altijd van toepassing. Daar waar dit van toepassing is, wordt het behandeld. Contract/Details/Erfpacht/Besluit -scherm

Vul in datum Raadsbesluit of B&W besluit. Sectorhoofdbesluit is een verbijzondering van een B&W besluit. Dus deze datum hanteren. Bij “Besluit” het volgnummer vermelden en eventuele bijzonderheden omtrent het besluit. Het document wordt opgeslagen bij de zaak. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld.


19

Concepthandleiding

Contract/Details/Erfpacht/Notaris -scherm

Vul de gegevens verder in als ze bekend zijn. Betreft belangrijke metadata informatie voor de afwikkeling van de zaak. Contracten/Details/Huur

Vul de gevraagde gegevens in. Bevestigen met “Toepassen”. De algemene tabbladen “Besluit”, “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld.


20

Concepthandleiding

Contracten/Details/Gebruik

Vul de gevraagde gegevens in. Bevestigen met “Toepassen”. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld. Contracten/Details/Verkoop

Vul de gevraagde gegevens in. Bevestigen met “Toepassen”.


21

Concepthandleiding

Contracten/Details/Verkoop/Optie –scherm

Aan “Verkoop” is de optiemogelijkheid toegevoegd. Indien van toepassing, vul de gevraagde gegevens in. Contracten/Details/Verkoop/Besluit –scherm

Vul in datum Raadsbesluit of B&W besluit. Sectorhoofdbesluit is een verbijzondering van een B&W besluit. Dus deze datum hanteren. Bij “Besluit” het volgnummer vermelden en eventuele bijzonderheden omtrent het besluit. Het document wordt opgeslagen bij de zaak. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld.


22

Concepthandleiding

Contracten/Details/Verkoop/Notaris –scherm

Vul de gegevens verder in als ze bekend zijn. Betreft belangrijke metadata informatie voor de afwikkeling van de zaak. Contracten/Details/Aankoop

Voor uitgiften “Pacht” en “Gebruik” is Raad of B&W besluitvorming niet nodig. Het tabblad “Besluit” geldt alleen voor “Erfpacht”, “Huur”, “Verkoop” en “Aankoop”. Vul de gevraagde gegevens in. Bevestigen met “Toepassen”. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld inclusief de tabbladen “Besluit” en “Notaris”.


23

Concepthandleiding

Contract/ Recht van Opstal

Vul de gevraagde gegevens in. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld inclusief de tabbladen “Besluit” en “Notaris”. Kadastrale vastlegging is noodzakelijk vanwege de duidelijkheid van (voortdurend) gebruik en om te voorkomen dat zakelijke lasten, ten laste van de gemeente, moet worden doorberekend. Als HTA Systems het tabblad “notaris” hieraan heeft toegevoegd, dan enkel de print screen vervangen. Contract/Details/Verkoop bloot eigendom


24

Concepthandleiding

Vul de gevraagde gegevens in. Ook dit contract wordt door het verloop van de tijd volledig. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld inclusief de tabbladen “Besluit” en “Notaris”. Als HTA Systems het tabblad “Besluit” heeft toegevoegd een nieuw print screen maken. Contract/Ruiling

Hier ook weer de informatie zoveel mogelijk invullen en aanvullen. In het “gegevens” blok kun je andere, belangrijke informatie kwijt. Bij ruilingen is de aanvullende informatie zo divers dat hiervoor geen speciaal contractblad van kan worden gemaakt. De algemene tabbladen “Kenmerken”, Rappel”, “Opmerkingen” en “Oppervlakte” zijn al behandeld inclusief de tabbladen “Besluit” en “Notaris”. Aan HTA Systems is gevraagd om het laatste blokje aan te passen. Na aanpassing een nieuwe print screen maken. Contract/Exploitatieovereenkomst


25

Concepthandleiding

Contractmodel “Exploitatieovereenkomst” moet nog worden ontwikkeld. Te zijner tijd blijkt of de noodzaak aanwezig is om dit daadwerkelijk op te nemen binnen GEM. Voorlopig kan worden volstaan met de nu reeds aanwezige contractmodellen. Contract/Jachtrecht

Betreft beheer van langdurige vergunningen zoals het jachtrecht en visrecht (zie hieronder. Het specifieke tabblad invullen en aanvullen. De algemene tabbladen zijn al behandeld. Contract/Visrecht


26

Concepthandleiding

3.6 Objecten Object/Zoek -scherm

Diverse zoekopties. Zoekmogelijkheden zijn: “Kadastraal”, “Oppervlakte”, “Appartementsindex”, “Bestemmingsplan”, “Complexnummer”, “Tekeningnummer”, “Bodemonderzoek” (datum), “D” of “G” (kadastraal deel of geheel), “Subject”, “Cultuur”, “Bebouwing”, “Kenmerken” en “Omschrijving”. Type de eerste letters of cijfers van een gekozen zoekoptie. Onder in het scherm krijg je de lijst van alle objecten die voldoen aan jouw zoekopdracht. Selecteren door dubbel klik op het gewenste object en je komt automatisch in “Details” terecht. Om aan een bestaand object gegevens toe te voegen toets je “Bewerken” op de taakbalk. Met “Nieuw” (taakbalk) maak je een nieuw object.


27

Concepthandleiding

Object/Details -scherm

Om een nieuw object aan te maken toets je “Nieuw” op de taakbalk aan. Na invullen van bekende gegevens of na toevoegen van informatie d.m.v. “Bewerken” altijd “Toepassen”. Aanklikken van één van de zoekicoontjes (vergrootglas) levert een tabel op van mogelijkheden. Deze tabellen zijn aan te passen of aan te vullen. Object/Details/Type

Vul bij “Type” in of het een geheel (G) of een deel (D) perceel is. De “A” staat voor appartement. Object/Details/Adressen -scherm

Vul straat etc. in als het object ook plaatselijk bekend is. “Toepassen” en “Annuleren” werkt niet. Afsluiten door terug te gaan naar het tabblad “Details”. De gegevens worden gewoon bewaard.


28

Concepthandleiding

Object/Details/Afsplitsingen -scherm

Hier kan de afsplitsing van een groter, reeds bekend, object/perceel worden aangegeven. Meerdere regels (na “Nieuw”) zijn uiteraard mogelijk. Bij overdracht van een deel van het grote geheel is dat je eenvoudig het resterende saldo oppervlak van het object kunt vaststellen. Voor toepassing Wvg (Wet voorkeursrecht gemeenten) of andere grote percelen kun je op eenvoudige wijze de oppervlakte beheren en het restant nog uit te geven bepalen. Object/Details/Extra/lijst Bestemmingsplannen

Na toets “Bewerken” zoek je het plangebied op. De lijst is eenvoudig aan te vullen. Toets “Nieuw” en vul de gevraagde gegevens in. Afsluiten met “Opslaan”. Informatie wijzigen is uiteraard ook mogelijk inclusief verwijderen. Terughoudend in het verwijderen van gegevens. Het moet onomstotelijk vaststaan dat een gegeven verwijderd kan worden.


29

Concepthandleiding

Object/Details/Extra/Cultuur/lijst

Maak een keuze. Met de omschrijving kunnen rapportages worden gemaakt. De lijst is eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen (actie applicatiebeheer). Object/Details/Extra/Bebouwing/lijst

Maak een keuze. Met de omschrijving kunnen rapportages worden gemaakt. De lijst is eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen (actie applicatiebeheer). Object/GIS -scherm

Tabblad “GIS” wordt niet gebruikt.


30

Concepthandleiding

Object/Kenmerken -scherm

Klik met de muis op de puntjes voor de lijst met kenmerken

Klik het tabblad “Kenmerk” aan om een nieuw object toe te voegen. Met de linker muistoets klikken op de puntjes voor de lijst met kenmerken. Indien van toepassing kunnen meerdere kenmerken geselecteerd worden. Vastleggen/bewaren met “toepassen”. “Object kenmerken” is alleen door applicatiebeheer aan te vullen of te wijzigen.

Object/Bouwadres -scherm

Als het bekend is kun je hier nadere (specifieke) informatie kwijt over het bouwadres of de bouwlocatie. Alleen een kadastraal letter met nummer is niet altijd voldoende. Beschijving van de plaatselijke situatie geeft direct inzicht.


31

Concepthandleiding

Object/Taxatie -scherm

Aankoop van vastgoed nooit zonder een gewaarmerkt en actueel taxatierapport. Het taxatierapport maakt de besluitvorming (voor de rechtmatigheid) SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Dit document kan digitaal (scannen) met het object/contract worden verbonden. Handig om alle relevante informatie bij elkaar te hebben. Invullen indien noodzakelijk en wat bekend is. Object/Opmerkingen -scherm

Mogelijkheid om extra objectinformatie toe te voegen.


32

Concepthandleiding

3.7 Kadastraal object Kadastraal object/Zoek -scherm

Zoekfunctie “Kadastraal object” op “Gemeente”, “Perceelnummer”, “Indexletter”, “Indexnummer”, “Sectie” en “Oppervlakte”. Sleutel BRS (Basis Registratie Systeem) wordt door ons (nog) niet gebruikt. Lijst Gemeentecodes

Klik voor de lijst gemeentecodes op het zoek -icoontje. Binnen deze gemeenten heeft de gemeente bezittingen. Kadastraal object/Details -scherm

Na “Nieuw” de gevraagde, voor zover bekende gegevens, invullen. Aanvullen van een bestaand kadastraal object eerst “Bewerken” en vastleggen d.m.v. “Toepassen”. Klik het zoek –icoontje aan voor de lijst van gemeentecodes. De gekleurde invulpunten zijn verplicht.


33

Concepthandleiding

Waarborgen

Vastleggen van een waarborg (bedrag of bankgarantie) is alleen mogelijk als er een contract is. Via de knop “Nieuw” kun je diverse soorten waarborgen aanmaken. Als bij een contract/ overeenkomst sprake is van een waarborg, vul de gevraagde gegevens in. Hierbij is de wijze van vereffening ook belangrijk. Toets hiervoor op het vergrootglas voor deze lijst. Geef aan hoe het in het contract geregeld is en toets OK. Bewaren/ opslaan met “Toepassen”. Bij opmerkingen (nu nog “Kenmerk”) aangeven of het een bankgarantie betreft Gevraagd is aan HTA Systems om het vakje “Kenmerk” te vervangen door een blokje “Opmerkingen”. Hierdoor ontstaat ruimte om specifieke tekst op te nemen ten behoeve van de waarborg. Als dit is gerealiseerd dan de print screen aanpassen.


34

Concepthandleiding

Het resultaat hiervan ziet er dan als volgt uit:

Op deze wijze is, indien nodig, een flink aantal waarborgen op te nemen per contract. De lijst van vereffening is uit te breiden. Deze actie is voorbehouden aan de applicatiebeheerder.


35

Concepthandleiding

4. Overzicht gebruikers, gebruikersgroepen met aanduiding rechten (aanpassen en wijzigen alleen door applicatiebeheer)

Wijziging, aanpassen alleen door applicatiebeheer.


36

Concepthandleiding

Gebruikersgroepen (kleur) met de daarbij behorende rechten:

(wit)

Applicatiebeheer

Alle rechten

Raadplegen

Alleen raadplegen, geen andere rechten

Muteren

Uitgebreid + Standaard

Muteren + Financieel muteren

Uitgebreid + Standaard + Financieel

Muteren + Financieel muteren + behandelaar muteren

Uitgebreid + Standaard + Financieel + Contractbehandelaar aanpassen

Muteren + Financieel muteren + behandelaar muteren + alle (beveiligde) opmerkingen

Uitgebreid + Standaard + Financieel + contractbehandelaar aanpassen + Lees alle vertrouwelijke opmerkingen

Raadplegen inclusief alle opmerkingen

Raadplegen, geen andere rechten, inclusief lees alle vertrouwelijke opmerkingen

Gebruikers aanpassen/wijzigen 

Groepen aanpassen: Na bewerken, klik rechtermuisknop op het scherm “Gebruikersgroepen”. Aanpassen of aanvullen. Geef ook de bijbehorende kleur aan die bij de gebruikersgroep hoort. De kleur geeft een gebruikersgroep aan;



Locatie via tabel gebruikerslocaties vastleggen;



Loginnaam wordt automatisch aan de tabel toegevoegd. Alleen als een bestaande gebruiker nogmaals ingevoerd moet worden gebruik je de tabel via “vergrootglas”;




37

Concepthandleiding

Rollen aanpassen/wijzigen 

Nieuw, wijzigen en verwijderen spreken voor zich;



Gebruikersrechten zijn standaard en kunnen niet worden gewijzigd. Deze hebben te maken met instellingen binnen in het programma. Hiermee is rekening gehouden bij de bouw en opzet hiervan;



De vaste, bestaande en niet aan te passen of te wijzigen gebruikersrechten. Het aangegeven beschikbare recht met pijltje naar rechts selecteren. Hiermee worden gebruikersgroepen samengesteld.

Selecteer de aan te passen, toe te voegen, groep. Klik op de kolom “Rechten” en klik op de puntjes


38

Concepthandleiding

Gebruikersgroepen

De gebruikersgroepen, de verzamelde werkzaamheden en mogelijkheden, geef je rechten door deze hieraan toe te wijzen. Zorg voor een combinatie van mogelijkheden. “Raadplegen” overruled alles. Geef je raadplegen aan met een andere functie dan werkt dit niet. Het is of–of/en–en.

Resultaat rechten per gebruikersgroep:


39

Concepthandleiding

Gebruikerlocaties De lijst “Gebruiker Locaties” is eenvoudig uit te breiden. De lijst heb je nodig om de lijst gebruikers verder in te vullen. Soms handig om de locatie te zien. Bij de lijst van “Gebruikers” is ook het emailadres en telefoonnummer ingevuld.


40

Concepthandleiding

5. Applicatiebeheer Sjablonen maken

Vanuit “Contracten” naar “Document” om een sjabloon aan te maken of te wijzigen, documenten te maken of te wijzigen of te importeren cq te scannen. Document is alleen te maken in combinatie met een contract. Klik op “Instellingen” en je ziet alle variabelen die in documenten kunnen worden ingevoegd.

Klik op “Sjabloon maken” of “Document maken”, even wachten op “Word”. “Word”wordt 2x geopend. e e De 1 keer “Word” van GEM zelf, de 2 het programma “Word”. Hierin kun je documenten aanmaken, importeren (b.v. de “F” schijf; standaard documenten). Kopieer dit document door alles te selecteren, sluit dit bestand. Je komt nu automatisch in het “Wordprogramma” van GEM en plak hierin het gekopieerde document.

Deze codes verwijzen naar specifieke plaatsen van het contract, relatiegegevens of gegevens over object en/of kadastraal. Deze codes kun je op de doorvoor bestemde plaats binnen het document plaatsen of herbenoemen. Als je een document maakt van een sjabloon, dan komt door middel van deze toegevoegde codering automatisch de gewenste informatie in het document te staan. Het voorkomt o.a. overneem -of typefouten.


41

Concepthandleiding

Als alles gereed is dan via “Bestand” klikken op “Sluiten en terugkeren naar HTA manager”. Denk er wel om dat ook het begeleidingsformulier is mee -gekopieerd.

Voorbeeld brief

Dit is het bekijkdocument.

Klik op “OK” als het document in orde is.


42

Concepthandleiding

Geef het sjabloon de juiste omschrijving. Hiermee is het sjabloon opgewaardeerd tot “basis -template”.

Sjablonen wijzigen

Klik “Sjablonen wijzigen” aan.


43

Concepthandleiding

Klik op de basis template/sjabloon die je wilt wijzigen.

Open “Document”.

Klik op “Sjabloon wijzigen”


44

Concepthandleiding

Document maken Open “Document” en klik op “Document maken”. Klik op “Document importeren” om een document aan het contract toe te voegen. Bijvoorbeeld een gescand document. “Document scannen” heeft geen functionaliteit.

} } }


45

Selecteer door dubbelklik op het gewenste document

Concepthandleiding

Tabellen

Lijst van alle tabellen. Relatietypes

Lijst eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen. Voorlopig geen andere reden voor gebruik.


46

Concepthandleiding

Relatie kenmerken

Lijst eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen. Geen reden tot gebruik. Contract kenmerken

Lijst eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen.


47

Concepthandleiding

Object kenmerken

Aanpassen of aanvullen is eenvoudig. Contactpersoontype

Gebruikt voor soort contactpersoon bij “Contracten”.


48

Concepthandleiding

Wijze vereffening waarborgen

Lijst eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen. Gebruiker Locaties

Locatie/adres behandelaars.


49

Concepthandleiding

Document types

Klik op “Nieuw” om een nieuw documenttype aan te maken, “wijzigen” om de omschrijving van een bestaande te wijzigen, “verwijderen” is duidelijk. Toets “OK” om het te bevestigen. Cultuur omschrijving

Omschrijving geeft extra informatie. Hierop kunnen ook selecties worden toegepast. Lijst eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen.


50

Concepthandleiding

Bebouwing omschrijving

Omschrijving geeft extra informatie. Hierop kunnen ook selecties worden toegepast. Lijst eenvoudig aan te vullen, te wijzigen of te verwijderen. Kadastrale Gemeentecode

Betreft alle kadastrale gemeenten waar de gemeente eigendommen heeft of een andere vastgoedrelatie.


51

Concepthandleiding

Activiteiten types

Geen bijzondere betekenis.

Alle merge/samenvoeg velden

select * from Kadastraal object order by k_type, k_description


52

Concepthandleiding

HTA SOFTWARE Gemeentelijke Eigendommen Manager. Concepthandleiding

Recommend Documents