Software Asset Manager (SAM) Inventarisatie- en adviesprogramma
September 2013
Software Asset Management (SAM) inventarisatie- en adviesprogramma
Veel gestelde vragen: 1. Waarom organiseert Microsoft deze inventarisatie? 2. Heeft Microsoft het recht om u om deze informatie te verzoeken? 3. Wat is de termijn voor het retourneren van de installatie informatie aan de adviseur? 4. Uw organisatie heeft geen geautomatiseerde inventarisatie software. Hoe kunt u nagaan welke producten u geïnstalleerd heeft? 5. Wat gebeurt er als u deze informatie niet retourneert? 6. Wat gebeurt er als uw organisatie ongelicentiseerde software blijkt te hebben? 7. Waar kunt u informatie vinden over SAM, software licentieregels en informatie de betreffende overeenkomsten? 8. Wanneer is het Microsoft Windows Operating System goed gelicenseerd? 9. Wat zijn de meest voorkomende scenario’s, waarin klanten financieel risico lopen bij het gebruik van het Windows besturingssysteem? 10 Wat kunt u doen wanneer u het Windows besturingssysteem op pc’s gebruik of Windows Upgrade geïnstalleerd heeft, zonder dat u over de geldige OEM/FPP basislicentie beschikt? 11. Wat is een Deployment Summary (DS) 12. Hoe bewijst u het gebruik van OEM en Full Package Product licenties in de Deployment Summery 13. Hoe kan de Windows Server Virtualisatie juist geadministreerd worden in de Deployment Summery 14. Hoe dient u uw SBS Standard/Premium in de Deployment Summery te administereren 15. Wat is de Estimated License Ownership 16. Hoe gaat u om met Cloud Computing
1. Waarom organiseert Microsoft deze inventarisatie?
De licentieinventarisatie is er om twee redenen. Ten eerste, om u als klant te informeren over Software Asset Management. Antwoord op vragen zoals ‘welke licentie heeft u nodig voor dit product?’ en ‘hoe behoud u een overzicht van mijn licenties?’. Ten tweede, om ervoor te zorgen dat men betaalt voor alle software die men gebruikt. Sinds de start van het uitgeven van dit overzicht, heeft Microsoft een daling gezien in de hoeveelheid incompliant software, omdat organisaties bewust zijn gemaakt van hun licentieverplichtingen. Gezien de “ontastbare” aard van software en het feit dat de meeste software producten altijd en over al geïnstalleerd kunnen worden, zonder licentie-autorisatie nummers, merkt Microsoft dat het percentage software waar niet voor betaald is in Nederland nog altijd rond de 28% ligt van alle geïnstalleerde software in organisaties die geen regelmatige en systematische softwareoverzichten bijhouden.
September 2013
2. Heeft Microsoft het recht om u om deze informatie te verzoeken?
De licentiecontracten van Microsoft gaan gepaard met zekere rechten en verplichtingen, zowel voor Microsoft als voor de klant. Deze contracten bevatten bepaalde audit rechten. Hieronder vindt u een fragment van de ‘controle op naleving’ clausule uit de Microsoft Open License volumelicentieovereenkomst:
13. Controle op naleving. De Klant dient alle gebruikelijke en gepaste gegevens bij te houden met betrekking tot de Producten die door de Klant worden uitgevoerd. Microsoft kan de Klant verzoeken een interne verificatie uit te voeren van alle Microsoft Producten die in gebruik zijn binnen de organisatie van de Klant, en het aantal producten in gebruik te vergelijken met het aantal effectieve licenties die op naam van de Klant zijn verstrekt. De Klant stemt ermee in na afloop van de controle een schriftelijke verklaring te verstrekken aan Microsoft, ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger, waarin wordt verklaard dat ofwel (1) de Klant beschikt over voldoende Licenties voor al het gebruik dat tijdens de controle aan het licht is gekomen, of (2) de Klant voldoende Licenties heeft besteld voor al het gebruik dat tijdens de controle aan het licht is gekomen. Door een controle aan te vragen doet Microsoft geen afstand van haar recht tot het afdwingen van de naleving van deze overeenkomst of het beschermen van het intellectueel eigendom van Microsoft op enig andere wettelijke toegestane wijze.
September 2013
3. Wat is de termijn voor het retourneren van de installatie informatie aan de adviseur?
Het installatieformulier, Deployment Summery dient binnen 10 werkdagen retour te komen aan uw Microsoft consultant. Het email adres staat vermeld in de brief.
September 2013
4. U w organisatie heeft geen geautomatiseerde inventarisatie software. Hoe kunt u nagaan welke producten u geïnstalleerd heeft?
Microsoft stelt ook een gratis software audit hulpmiddel ter beschikking – MAP (Microsoft Assessment and Planning Toolkit), een inventarisatie, evaluatie en rapportage software die op een veilige manier IT-omgevingen (tot 100,000 PCs) met verschillende platforms, migraties en virtualisaties analyseert zonder hierbij software agents te gebruiken. Het is beschikbaar op: www.microsoft.com/map
September 2013
5. Wat gebeurt er als u deze informatie niet retourneert?
Microsoft hoopt dat u proactief zult samenwerken om een compliant licentiepositie te verzekeren. Echter, gezien de grote nadruk die Microsoft plaatst op het bescherm en van zijn intellectuele eigendom, kan er voor die klanten die niet wensen deel te nemen aan dit proces, een formele communicatie worden opgemaakt met betrek king tot onze licentierechten en de verplichtingen van uw organisatie onder uw Microsoft licentie overeenkomsten.
September 2013
6. Wat gebeurt er als uw organisatie ongelicentiseerde software blijkt te hebben?
Indien Microsoft tijdens het overzicht ongeoorloofd gebruik van Microsoft producten constateert, verzoekt Microsoft u om dit tijdens het proces nog recht te zetten en contact op te nemen met uw IT-partner. Onze SAM-specialisten kunnen u hierbij helpen en advies geven over de beste licentiebeheer mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de kans op mogelijke ’incompliancy’ in de toekomst geminimaliseerd wordt.
September 2013
7. Waar kunt u informatie vinden over SAM, software licentieregels en informatie de betreffende overeenkomsten?
U kunt contact opnemen met uw IT-partner of op het VLSC uw licentieoverzicht online bekijken. Hieronder vindt u twee links naar onze Software Asset Management (SAM) gids en andere materialen die u kunt gebruiken bij de implementatie van SAM. U vindt er presentaties, factsheets, sjablonen, planningdocumenten, en checklisten die u kunt aanpassen naar gelang de behoeften van uw organisatie. http://www.microsoft.com/sam/en/us/map.aspx http://www.microsoft.com/resources/sam/download.mspx http://www.microsoft.com/nl-nl/licenties/licentiebeheer/Software-AssetManagement.aspx Deze link geeft u een gedetailleerd overzicht van alle Microsoft serverproducten en levert informatie over licentievereisten en de licentie mogelijkheden voor een bepaalde server-technologie: http://www.microsoft.com/resources/sam/lic_cal.mspx Deze links met samenvattingen over licenties en updates met betrekking tot de voorwaarden van het gebruik van Microsoft software wordt u aangeraden om door te nemen: http://www.microsoft.com/licensing/resources/volbrief.mspx http://www.microsoft.com/licensing/resources/default.mspx September 2013
8. Wanneer is het Microsoft Windows Operating System goed gelicenseerd?
Er zijn twee manieren om het Windows besturingssysteem van een geldige basislicentie te voorzien. Met OEM, het goedkoopste alternatief, die alléén voorgeïnstalleerd en ‘gebonden’ wordt geleverd op de nieuw aangeschafte PC. Of met de Full Packaged Product (FPP), een consumentenverpakking die u ook in de winkel kunt kopen. Boven op deze basislicenties, kunt u ‘Upgrades’ kopen in Volume Licentie overeenkomsten. Dus aangeschafte licenties in Open License, Open Value, Select, Academic en Enterprise (Subscription) Agreements zijn niet voldoende om het Windows besturingssysteem te licentiëren. Deze zijn slechts upgrade-licenties. Windows upgrade-licenties zijn ontwikkeld om de eerder aangeschafte licenties op te waarderen naar een nieuwere versie. Voorwaarde is wel dat de basislicentie altijd aanwezig dient te zijn! Om er zeker van te zijn dat Windows op de juiste manier wordt gebruikt, raadt Microsoft u aan om alle verantwoordelijken voor het aanschaffen van software binnen uw organisatie, op de hoogte te stellen van deze regels.
September 2013
9. Wat zijn de meest voorkomende scenario’s, waarin klanten financieel risico lopen bij het gebruik van het Windows besturingssysteem?
Het aanschaffen van een zogenaamde “naakte” PC (dat wil zeggen, dat er geen Windows besturingssysteem is meegeleverd bij aanschaf van het apparaat). Men gaat ervan uit dat dit wordt gecompenseerd door een Volume Licentie Windows Upgrade licentie. Tevens dient u altijd een OEM- §en/of FPP-licentie aan te tonen met de Volume Licentie als een volwaardige licentie. De aankoop van Windows Home-editie, die bedoeld is voor thuisgebruik, en vervolgens willen overstappen naar de zakelijke editie Windows Professional. Deze overstap is niet mogelijk met een Windows Professional Upgrade licentie, aangekocht via Volume Licentie. Het aankopen van een “netbook” waarop men Windows Professional wilt installeren met een Volume Licentie upgrade. Netbooks hebben in het algemeen een Starter Edition, Home Basic, of Home Premium als besturingssysteem. Deze versie’s komen niet in aanmerking als geldige basis licentie voor een upgrade via uw Volume Licentie.
September 2013
10. Wat kunt u doen wanneer u het Windows besturingssysteem op pc’s gebruik of Windows Upgrade geïnstalleerd heeft, zonder dat u over de geldige OEM/FPP basislicentie beschikt?
Met de aankoop van één van de volgende twee oplossingen kunt u alsnog uw ongeldige gebruik van het Windows besturingssysteem valideren. De eerste is de Microsoft Get Genuine Kit (GGK), bedoeld in het geval er maximaal vijf Windows besturingssysteem licenties ontbreken en is te verkrijgen via OEM. En de tweede is de Get Genuine Windows Agreement (GGWA), te ver krijgen via partners in Volume Licentie, wanneer er meer dan vijf Windows besturingssysteem licenties ontbreken. Neem contact op met uw IT leverancier voor verdere informatie, prijsgegevens en om de licenties aan te kopen.
September 2013
11. Wat is een Deployment Summary (DS)
Dit is de eerste stap in het inventarisatieproces en wordt gebruikt om uw installatie gegevens van de Microsoft-software in uw huidige IT-omgeving te registreren en op te sturen naar Microsoft, de eigenaar van de software. Let op: voor het invullen van de DS dient de macrofunctie van Excel te worden ingeschakeld! Aanwijzingen voor het inschakelen in Excel 2007 op deze link en in Excel 2010 op deze link.
September 2013
12. Hoe bewijst u het gebruik van OEM en Full Package Product licenties in de Deployment Summery
Indien u OEM licenties en FPP gebruikt, mag u in sectie 5 van de DS maximaal 5 OEM/FPP licentiesleutels per productversie vermelden. Bijvoorbeeld: maximaal 5 x Windows XP Pro OEM, maximaal 5 x Windows Vista Business FPP, maximaal 5 van Office Pro 2003 OEM. Indien u dit vergeten bent, mag dit alsnog in de LOP (License Ownnership Position) fase worden opgegeven
September 2013
13. Hoe kan de Windows Server Virtualisatie juist geadministreerd worden in de Deployment Summery
Bij Windows Server wordt enkel de fysieke licenties in gebruik aangeven, tenzij een tweede licentie op dezelfde server voor extra virtualisatierechten gebruikt wordt.
September 2013
14. Hoe dient u uw SBS Standard/Premium te vermelden in de Deployment Summery
Bij een SBS Server Standaard licentie dienen de componenten Windows Server en Exchange Server niet apart in de Deployment Summery opgeven te worden. Deze SBS onderdelen vallen standaard binnen de SBS Server licentie. Dit zelfde geldt voor de bijbehorende CAL’s (enkel SBS CAL’s vermelden en niet de Win Server/ Exchange CAL’s). Bij een SBS Premium licentie geldt dit ook voor de SQL server en bijbehorende Cal’s. Deze dient u niet extra vermelden in de Deployment Summery.
September 2013
15. Wat is de Estimated License Ownership Position (LOP)
Dit is de tweede stap en de vergelijking van de Microsoft producten die u heeft geïnstalleerd met uw verzamelde licentie aankoopgegevens. De rode getallen betekenen dat Microsoft te weinig of geen licenties in uw aankoopgegevens (dit zijn volumelicenties en de door u aangeleverde OEM/FPP licentiesleutels) heeft gevonden. De LOP is verder de leidraad voor de communicatie in het proces, door reacties te plaatsten in de gemarkeerde gele cellen. Daarna dient de LOP te worden geretourneerd. Zie verder het document ‘Software Asset Management inventarisatie- en adviesprogramma: uitleg van het proces’.
September 2013
16. Hoe gaat u om met Cloud Computing?
De Cloud staat voor het internet en de delen /acties van de applicatie die niet op de machine van de gebruiker plaatsvinden. Veel mensen maken dagelijks gebruik van een dergelijke omgeving, door bijvoorbeeld het gebruik van Hotmail. Vanaf heden is er ook een aantal bekende zakelijke applicaties in de Cloud beschikbaar. Dit betekent dat deze applicaties niet langer op uw computer geïnstalleerd hoeft te zijn. Microsoft Outlook is hier een voorbeeld van. Uw data wordt online opgeslagen i.p.v. lokaal binnen uw bedrijf. Deze data kunt op elk moment, vanaf elke locatie benaderen door het gebruik van een apparaat met internettoegang. Klik hier voor meer over Microsoft Clouddiensten.
September 2013
