Het vakgebied treasury ontwikkelt zich snel. Naast een scala van specifieke activiteiten,

2.1.4.C Informatiemanagement bij de Treasury

Toelichting van de Redactie

H

et vakgebied treasury ontwikkelt zich snel. Naast een scala van specifieke activiteiten, waarbij zeer grote bedragen omgaan en de inherente risico’s groot zijn wordt de treasury gekenmerkt door het grootschalig gebruik van informatietechnologie. Algemeen wordt onderkend dat de controller ook op het gebied van treasury een belangrijke rol kan en moet spelen bij de opzet en goede werking van een sluitende administratieve organisatie en een effectief en efficiënt stelsel van Interne Controle. In dit artikel worden op systematische wijze de bedrijfsaspecten en IT-aspecten in kaart gebracht en worden conclusies getrokken over de rol van de controller op dit gebied van informatiemanagement.

Trefwoorden treasury, administratieve organisatie, interne controle

Beleidsen planvorming

Evaluatie en bijstelling

Inrichting

Exploitatie en beheer

Praktijkgids De Controller & Informatiemanagement afl. 13 (maart 1995)

2.1.4.C-01

2.1.4.C Informatiemanagement bij de Treasury Jan Weezenberg RA

Inleiding

Samenvatting

S

inds het begin van de jaren negentig is de treasury-functie, mede vanwege de snel toenemende mogelijkheden die IT biedt, sterk in betekenis toegenomen. In deze bijdrage wordt ingegaan op de bedrijfsaspecten en IT-aspecten van de treasury. In de bijlage wordt een aantal treasury-applicaties gedetailleerd beschreven.

I

n de literatuur over treasury komen veel en velerlei aspecten op kwalitatief hoog niveau aan de orde1. In deze praktijkgids is in paragraaf 2.2.6.B een beschouwing opgenomen over de aanpak van Integrale Systeemontwikkeling en de rol van de controller daarbij. In de uitwerking is aangegeven, hoe op vruchtbare wijze de samenwerking tussen controller en informatietechnologen mogelijk is te maken. Naast wederzijdse uitbreiding van de kennis van elkaars vakgebied werd een systematiek beschreven die onderscheid maakt tussen (Fasering binnen) Bedrijfsaspecten (Administratieve organisatie), IT-aspecten (Informatietechnologie) en Overgangsaspecten (Organisatieverandering en Invoering). In de bijdrage die u nu onder ogen heeft wordt ingehaakt op de Bedrijfsaspecten (Administratieve organisatie) en IT-aspecten, zoals beschreven in tabel 1. De overgangsaspecten worden bewust buiten beschouwing gelaten, omdat deze voor de treasury-systemen niet wezenlijk anders zijn dan bij andere systemen in een organisatie. Evenzo is niet gestreefd naar volledigheid van de behandeling van alle specifieke aspecten van de

2.1.4.C-02

2 Werkveld 1: Informatiebeleid en financieel beleid

BESCHRIJVINGSASPECTEN

FASERING

BEDRIJFSASPECTEN (Adm. Organisatie) Bedrijfsprocessen *Processen *Gegevensgroepen

Planning- en definitiestudie Basisontwerp Detailontwerp Realisatie

Organisatorische infrastructuur *Organisatie-eenheden *Functionarissoorten *Locaties **Locatiesoorten **Werkpleksoort = functionaris + werkplek


IT-ASPECTEN (Informatietechnologie) Informatiesystemen *Applicaties en bestanden *Functies


Technische infrastructuur *Verwerkingsapparaten *Opslagapparaten *In- en uitvoerapparaten *Communicatie-apparaten


OVERGANGSASPECTEN Organisatieverandering *Organisatieplan *Communicatieplan Invoering *Plan voor acceptatietest *Plan voor gegevensconversie *Opleidingsplan

Tabel 1. Kort overzicht van de produkten en de aspecten daarvan

treasury. Daarvoor kan zonder bezwaar worden verwezen naar de uitgebreide lijst van geraadpleegde vakliteratuur, die aan het eind van het artikel is opgenomen. Bij de uitwerking blijkt dat de bovenomschreven tabel (als checklist) goede aanknopingspunten geeft, waarbij de verschillende aspecten/fasen echter in onderlinge wisselwerking moeten worden uitgewerkt. In de tekst van het artikel

worden de hoofdlijnen van (de informatie ten behoeve van) de treasury-functie en een gedetailleerde beschrijving van de applicatie valutahandel beschreven. In een bijlage worden enkele applicaties uit de categorie Interne financiële dienstverlening uitgewerkt, inclusief aanduiding van IT-aspecten en beschrijving van bestanden in meer detail.


2.1.4.C-03

1. Bedrijfsaspecten (Administratieve organisatie) 1.1. Bedrijfsprocessen

Elke onderneming heeft naast de commerciële en technische doelstellingen bewust of onbewust twee financiële doelstellingen. Dat zijn een zo groot mogelijke winstgevendheid (overschot van opbrengsten boven kosten) en een zo sterk mogelijke financiële structuur (verhoudingen tussen de balansposten). De essentie van de treasury-functie is hieruit af te leiden. Het gaat om optimale beheersing, door besturing en bewaking, van financiële stromen (stroomgrootheden), financiële posities (vooraadgrootheden) en de aan deze posities en stromen verbonden kosten en risico’s. Voor de treasury-functie zijn hieruit drie afgeleide doelstellingen te bepalen, die elk leiden tot een apart taakgebied. Dat zijn: – een zodanige financiële structuur opbouwen, dat blijvend (tegen aanvaardbare voorwaarden) toegang tot de vermogensmarkt wordt verkregen; – de zorg voor een optimale financiële logistiek. In navolging van het logistieke proces omvat het financiële logistiek proces de stromen (inkomende en uitgaande operationele geldstromen, en bij ondernemingen met meerdere vestigingsplaatsen, eventueel in meerdere landen, ook de geldstromen binnen de onderneming) en de voorraadposities (de liquide middelen). Het geheel speelt zich af in een netwerk met banken en andere financiële partijen, dat wordt aangeduid als de financieel-logistieke structuur. Binnen de onderneming wordt de term ‘cash-management’ gehanteerd als verzamelbegrip voor een aantal technieken zoals ‘cash pooling’, ’sweep-

2.1.4.C-04

ing’ en ‘netting’. Deze basistechnieken komen in de praktijk voor in een groot aantal verfijningen en combinaties, die hier verder onbesproken blijven; – de bescherming tegen financiële risico’s in aansluiting op de twee genoemde doelstellingen. Hierin zijn nog te onderscheiden de valutarisico’s, de renterisico’s en de beleggingsrisico’s. Valutarisico’s worden bepaald door: – de omvang, richting en aard van operationele en financiële kasstromen en vermogensposities, alsmede de economische en politieke omgeving daarvan. (Een bekend voorbeeld daarvan is het zaken doen met hyperinflatielanden); – mogelijkheden om de valutakoersschommelingen af te wentelen op buitenlandse afnemers en/of leveranciers (met behoud van de commerciële positie), door bijvoorbeeld contracten af te sluiten in Nederlandse guldens; – de relatie tussen koersschommelingen enerzijds en renteverschillen anderzijds. Renterisico’s worden bepaald door rentepercentages en looptijden; beleggingsrisico’s hebben betrekking op mogelijke waardevermindering van tijdelijk belegde gelden. De combinatie van doelstellingen kan nader worden uitgewerkt tot de volgende zeven hoofdtaakgebieden van de treasury: 1 financiering; 2 belegging; 3 liquiditeitenbeheer; 4 renterisicobeheer; 5 valutarisicobeheer; 6 geldstroombesturing (financiële logistiek) en 7 bankrelatiebeleid.


De treasury-activiteiten kunnen in aansluiting daarop voor een deel worden aangemerkt als handelsactiviteiten (bijvoorbeeld valutahandel) en voor een deel als (financiële) dienstverlening. Daarmee is de brug naar bedrijfsprocessen geslagen. Onder 2.1 en verder worden deze als ‘applicaties’ nader uitgewerkt. 1.2 De organisatie-structuur en treasury

Bij het inrichten van de treasury moet onderscheid gemaakt worden naar die taken die centraal (op het hoofdkantoor) worden uitgevoerd en die welke zich lenen voor decentralisatie (naar de operationele onderdelen).

Centraal in de organisatie (dus op het hoofdkantoor) manifesteert treasury zich als een specifieke staffunctie met een beleidsvoorbereidende en adviserende verantwoordelijkheid. Dit vraagt om gebundelde expertise op centraal niveau. De taken voor de centrale treasury-organisatie omvatten dan vooral de ondernemingsfinanciering op lange termijn van het bedrijfsgebeuren in ruime zin. Verder is de centrale treasury belast met het opstellen van (bindende) richtlijnen en adviezen voor de decentrale (operationele) onderdelen van de organisatie ten aanzien van rente- en risicobeheer, het omgaan met werkkapitaal en de financiering op korte termijn.

Een multinationale onderneming, bestaande uit een Concerncentrale (Hoofdkantoor) en vijf divisies kent fabricage- en verkoopactiviteiten via een aantal juridisch zelfstandige werkmaatschappijen in Europa, Azië, de Verenigde staten van Amerika en Zuid-Amerika. Naast de ‘eigen’ produkten van het concern bestaat het assortiment uit handelsprodukten, die bij derden worden ingekocht. De fabricage is georganiseerd via internationale produktiecentra, die zowel voor de produktie van halffabrikaten als voor de produktie van eindprodukten zorg dragen. De verkooporganisaties zijn georganiseerd per regio. Er is dus sprake van een matrix-organisatie. Door het zeer intensieve interne goederenverkeer ontstaan zeer grote interne vorderingen en schulden in een groot aantal valuta. Betalingen aan derden worden zowel verricht door de fabricage-organisaties als door de verkooporganisaties, de ontvangsten van derden komen vooral voor bij de verkooporganisaties. De financiering van de werkmaatschappijen is situatiegebonden. Naast aandelenvermogen, intercompany-leningen en intern leverancierskrediet is lokale financiering met vreemd vermogen eerder regel dan uitzondering. In deze situatie zou een ‘ieder voor zich’-beleid grote consequenties hebben voor de totale kosten van het aanhouden van saldi, de voorwaarden waarop vermogen kan worden aangetrokken, alsmede de gevoeligheid voor valuta- en renteschommelingen. In de centraal opgestelde richtlijnen voor de decentrale treasuries zullen dan ook bindende voorschriften worden opgenomen met betrekking tot compensatie van valuta-posities, saldering van vorderingen en schulden voorafgaand aan feitelijke betaling, zorgen voor tijdige aanvulling van banksaldi en dergelijke zodat deze ongewenste effecten in belangrijke mate kunnen worden voorkomen. Het hier gegeven voorbeeld kan worden aangevuld met een groot aantal totaal andere bedrijfssituaties. Naast de omvang en de vestigingsplaatsen is voor de organisatie van de treasury vooral van belang welke van de zeven hoofdtaakgebieden voorkomen, hoe belangrijk ze worden geacht, alsmede het gegeven welke deskundigheden centraal en decentraal vereist of beschikbaar zijn.


2.1.4.C-05

Decentraal in de organisatie vinden de feitelijke treasury-transacties (betalingsverkeer, afdekken van valutarisico’s, beleggen van tijdelijk niet benodigde gelden en dergelijke) plaats. Hierbij gelden de centraal geformuleerde kaders als richtlijn. Over de uitvoering van deze transacties volgt informatieverstrekking aan de centrale treasury-functie. De feitelijke structuur van de treasury-organisatie komt dan ook situatiegebonden tot stand door een combinatie van financieel-logistieke taken, die centraal dan wel decentraal kunnen worden verricht. In het algemeen wordt onderscheid gemaakt naar: – het consultantsmodel; – het agent-model. Bij de twee bovenstaande modellen is de rol van de centrale treasury beperkt tot advies en (op verzoek van decentrale afdelingen) uitvoeren van transacties; – het interne bankiersmodel (in-house bankingmodel); – het coördinatormodel. Bij de twee laatste modellen is voor de centrale treasury een belangrijke rol weggelegd voor interne financieringstransacties op maat, respectievelijk door de volledige verantwoordelijkheid voor alle financiële posities en stromen. 1.3 Algemene aspecten van de administratieve organisatie van de treasury

De treasury-functie kent een aantal specifieke problemen voor de opzet en werking van een adequate administratieve organisatie. Zo is er geen sprake van duidelijke relaties tussen enerzijds de geldstromen onder beheer van de treasury en anderzijds een goederenbeweging, of diensten vanuit een bekende capaci-

2.1.4.C-06

teit en dergelijke. Daardoor zullen verbandscontroles en totaalcontroles niet of slechts aanvullend in aanmerking komen voor de proces- en resultaatbeheersing. Een tweede aspect is de specialistische kennis en de daarop gebaseerde werkverdeling binnen de treasury, die er toe leiden dat tegengestelde transacties (‘inkoop’ en ‘verkoop’ van bijvoorbeeld valuta) door één functionaris (moeten) worden behandeld. Een derde aspect is de hoge snelheid waarmee besluiten moeten worden genomen en de grootte van de bedragen die met transacties zijn gemoeid. Bij de opzet van de administratieve organisatie kan worden aangesloten op de hoofdtaakgebieden. De interne controle zal in hoge mate in detail per transactie moeten worden georganiseerd. Dit houdt onder meer in, dat voor (bepaalde) transacties de medewerking van meer dan één functionaris nodig is. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het feit dat de treasury-functie in hoge mate gebruik maakt van de mogelijkheden van informatietechnologie. Op zichzelf leidt dit weliswaar tot verzwaring van de interne controleproblematiek, anderzijds biedt de toepassing van informatietechnologie een groot aantal mogelijkheden voor geprogrammeerde controles. Hierbij kan worden gedacht aan geprogrammeerde controles met betrekking tot de invoer en opslag van vaste gegevens dan wel mutatiegegevens (transacties) zoals het met behulp van het computersysteem toetsen van identiteit (password), de bevoegdheden van de betreffende functionaris (bevoegdhedenmatrix met betrekking tot raadplegen en/of muteren), alsmede de correcte overbrenging via datacommunicatie van gegevens met be-


hulp van controletotalen, geprogrammeerde controles op de omvang en de aard van transacties zoals bestaanbaarheidscontroles, redelijkheidscontroles, waarschijnlijkheidscontroles, de controle op rekenkundige juistheid en dergelijke. Wanneer derhalve gewaarborgd kan worden dat uitsluitend geautoriseerde transacties worden verwerkt met behulp van geautoriseerde programmatuur (waarin voldoende geprogrammeerde controles zijn opgenomen) en volledige en juiste gegevensverzamelingen is toch voldoende betrouwbaarheid te realiseren. Als de transacties teruggebracht kunnen worden naar de beheer-, bewaar- en registratieregels, is de functieverdeling en daarmee de controleerbaarheid van het proces niet moeilijk meer. In de opzet van de administratieve organisatie (de informatieverzorging ten behoeve van beslissen, besturen en afleggen van verantwoording) zullen risico-analyse en risicobeheersing richtingbepalende elementen zijn naast de normale doelstellingen van de administratieve organisatie. Om met deze laatste te beginnen: de administratieve organisatie kan niet worden opgezet zonder redelijk gekwantificeerde doelstellingen in aansluiting op het geformuleerde beleid in het kader van de treasury. Zoals reeds vermeld hangen deze doelstellingen af van de verschillende mogelijke modellen voor de invulling van de centrale/decentrale funcie. Voor de treasury-functie zijn hieruit gekwantificeerde afgeleide doelstellingen te bepalen met betrekking tot de financiële structuur (verbetering ratio’s eigen vermogen: totaal vermogen, verbetering liquiditeitsratio’s, met betrekking tot bijvoorbeeld de rentekosten in procenten van de omzet (toegevoegde waarde-overzicht in het jaarverslag), de gemiddel-

de krediettermijn van debiteuren en dergelijke. Met name voor de varianten ‘in-house banking model’ en ‘coördinatormodel’ worden hoge eisen aan de informatievoorziening gesteld. De gevraagde informatie blijkt in belangrijke mate te bestaan uit ‘interne informatie’. Maar ook ‘externe informatie’ blijkt, vooral voor het opbouwen van een optimale financiële structuur, van groot belang te zijn. Daarnaast is actuele externe informatie over prijzen, tarieven en koersen ten behoeve van het beslissen over transacties een noodzakelijke voorwaarde voor de uitvoering van dergelijke transacties. Met betrekking tot risico-analyse en risicobeheersing zal bij het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie intensief gebruik moeten worden gemaakt van het instrument ‘risico-analyse’. Dit instrument omvat de volgende activiteiten: – in kaart brengen van risico’s als gevolg van een mogelijk gebrek aan (het op peil houden van de) deskundigheid met betrekking tot de door treasury gehanteerde financiële instrumenten en gebrek aan kennis ten aanzien van de markten waarop de treasury opereert; – in kaart brengen van risico’s als gevolg van niet of anders gewenste handelingen (onbevoegd handelen, onbewuste fouten, frauduleuze handelingen), en als gevolg van fouten in de rapportering door de treasury over de financiële posities en de financiële resultaten. Vervolgens moet worden vastgesteld welke risico’s niet aanvaardbaar (maar in principe wel beheersbaar) zijn en moeten de alternatieven voor risicoreductie worden onder-


2.1.4.C-07

zocht. Dit leidt tot een geheel van maatregelen (onder andere in de administratieve organisatie), dat er toe moet leiden dat eventuele schade tot een aanvaardbaar niveau wordt beperkt. De te nemen maatregelen zullen hierna bij elk onderdeel van de administratieve organisatie kort worden toegelicht. Gezien de grote financiële schade, die mogelijk is, zullen met name preventie in de organisatie en een sterke controle op kritische punten in de uitvoering van de procedures systematisch aandacht moeten krijgen. Verder zal met grote intensiteit (dus zeer frequent) in detail (transactiegewijze) moeten worden vastgesteld, dat de voorgeschreven maatregelen functioneren en dat daarmee het beoogde effect (inclusief een tijdige, volledige en juiste administratieve verwerking) wordt bereikt. 2 IT-aspecten Met betrekking tot het tweede deel van tabel 1 kan onderscheid worden gemaakt enerzijds naar applicaties en bestanden (uitgewerkt in 2.1 en 2.2) en anderzijds naar fasering, waarbij nu reeds wordt gewezen op de gebruiksmogelijkheden van standaardprogrammatuur als basisontwerp (meer hierover in 2.3). Overige IT-aspecten (zoals het gebruik van EDI en het werken met externe informatie zoals Reuter-schermen bij de valutahandel) zijn verwerkt in de teksten. 2.1 De applicatie ‘Handel’

In aansluiting op paragraaf 1.1 wordt hier de activiteit ‘handel’, in concreto ‘valutahandel’, uitgewerkt. Randvoorwaarden De plaats in de organisatie van de treasury zal formeel moeten worden vastgesteld. Voor

2.1.4.C-08

operationele eenheden

treasury

banken

Figuur 1

een ‘centrale’ treasury levert dit het volgende beeld op, zie figuur 1. Binnen de treasury-functie zal waar mogelijk en zinvol een verdere werkverdeling moeten worden gerealiseerd, waarbij de bevoegdheden van met name de ‘beschikkende’ functionarissen aan limieten moeten worden gebonden en richtlijnen en gedetailleerde instructies (procedures) voor het verrichten van transacties moeten worden opgesteld. Dit levert het beeld op dat geschetst wordt in figuur 2. De onderverdeling van de treasury-afdeling in een ‘front office’ enerzijds en een ‘back office’ anderzijds heeft de volgende betekenis. Het ‘front office’ is belast met het afsluiten van contracten met de banken. Deze groep heeft derhalve de beschikkende functie. Met betrekking tot het ‘front office’ kan met succes het ‘vier ogen’ principe worden toegepast door te bepalen (en met behulp van geprogrammeerde controles in het computersysteem af te dwingen) dat voor het initiëren van (belangrijk geachte) transacties de medewerking van minstens twee functionarissen vereist wordt. Teneinde zekerheid te krijgen



front office

<=treasury=>

back office

banken

Figuur 2

dat signalen niet worden onderdrukt, is het noodzakelijk binnen het back office een verbijzonderde interne controle-afdeling in te richten. Het back office is dan belast met het (in verdere werkverdeling, dus secundaire functiescheiding) voeren van de contractenadministratie en de accordering van de financiële verrekening van de contracten, de boekhoudkundige verwerking van de contracten, de interne rapportering en de interne controle-activiteiten. Dit geeft het volgende beeld van de structuur van het ‘back office’ (figuur 3). Verder is het belangrijk een scheiding aan te brengen tussen operationele bevoegdheden en bevoegdheden ten aanzien van het geautomatiseerde systeem (programmatuur, gegevensverzamelingen).

Naast de genoemde algemeen organisatorische maatregelen moeten procedures worden ontworpen en toegepast om te realiseren dat alle transacties worden geregistreerd en op juistheid in ruime zin kunnen worden gecontroleerd. Dit wordt met name bereikt door geformaliseerde afspraken met de operationele eenheden ten aanzien van melding van uit te voeren transacties (dus initiatief buiten het ‘front office’). In concreto betreft dit de eerste vastlegging van de opdrachten tot het verrichten van transacties aan de treasury en de controle op bevoegdheden tot het geven van dergelijke opdrachten. Daarnaast zijn de formele procedures met betrekking tot het contact met de banken van belang. Met name is van belang dat van alle door het ‘front office’ met de banken gesloten contracten een bevestiging moet worden ontvangen, die (via

back office contractadministratie

boekhouding/ rapportering

interne controle

Figuur 3


2.1.4.C-09

programmatuur in het geautomatiseerde systeem) wordt doorgegeven aan de contractenadministratie in het ‘back office’. Gezien de intensieve toepassing van informatietechnologie bij de treasury-werkzaamheden ligt het voor de hand de controle op de naleving van de procedures met behulp van het geautomatiseerde informatiesysteem te realiseren. Een moderne variant van toepassing van informatietechnologie is het gebruik van zogenoemde ‘work flow management’systemen, waarbij een als zodanig geïdentificeerde transactie uitsluitend via een volledig geprogrammeerde procedure kan worden afgewerkt. Daardoor is het mogelijk de verwerking van uit te voeren transacties reeds naar aanleiding van een ‘impuls’ te definiëren en vervolgens in de procedure alle relevante geprogrammeerde controles toe te passen. Dat leidt tot de volgende systematiek: 1 de impuls dient ‘neutraal’ te worden gevolgd door een systematische vastlegging in het betreffende transactiebestand; 2 na detailcontrole door of namens degene die de eerste vastlegging verzorgde, dient formele autorisatie te worden gegeven. Met behulp van geprogrammeerde controles kan

(1)

front office

worden bewaakt dat die autorisatie aansluit bij de toegekende bevoegdheden en aan de geaccepteerde limieten aan posities. Tevens kan worden gezorgd voor geautomatiseerde follow-up voor bijvoorbeeld het afdekken van bepaalde valutaposities; 3 vervolgens kan met behulp van het systeem de voorbereiding van de uitvoering van de transactie worden gestart. Daarbij behoort onder andere het nogmaals toetsen of de voorgaande fase conform de geldende richtlijnen is uitgevoerd; 4 tenslotte volgt de formele start van de realisatie van de uitvoering door het akkoord van een beschikkende functionaris (procuratiehouder). Ingeval voor de uitvoering de medewerking van derden (i.c. banken) is vereist, dient de communicatie van de transactie en de daarbij behorende autorisatie strak te worden beveiligd. Uiteraard zal moeten zijn geregeld, dat de procuratiehouder de hem/haar voorgelegde informatie niet kan manipuleren (bijvoorbeeld wijzigen van rekeningnummers van een begunstigde) en dat in het traject (eventueel via EDI) naar de bank evenmin manipulatie van de informatie mogelijk is.


<=treasury=>

(6)

back office (4)

(3) (2)

banken

(5)

Figuur 4

2.1.4.C-10


De uitvoering van transacties verloopt in het voorbeeld verder als volgt. Ter illustratie is de eerder opgenomen figuur 2 aangevuld met de informatiestromen per fase van de transactie. Dit levert figuur 4 op. Stap 1: Gegevensverzameling In deze fase worden door het front office ‘orders’ via EDI of schriftelijk ontvangen van de operationele eenheden (1). De noodzaak tot het afsluiten van transacties wordt dus door de operationele eenheden bepaald. Zij doen dit op basis van de voor hen geldende beleidsuitspraken ten aanzien van bijvoorbeeld het afdekken van valutarisico’s, en in aansluiting hierop de verwachte valutaposities, zoals die blijken uit de opgestelde valutastaffels (zie hiervoor de administratieve organisatie van het inkoopproces en van het verkoopproces. Uit de daarbij verwerkte orders kunnen met behulp van levertijden en betalingsvoorwaarden datum en omvang van ontvangsten en betalingen in vreemde valuta worden geprognotiseerd). De aan de centrale treasury (schriftelijk dan wel via EDI) verstrekte opdrachten worden eveneens in de valutastaffels verwerkt in aansluiting op de eigen vastleggingen van de betreffende orders. Van de orders wordt (rechtstreeks via EDI of door een medewerker van het front office) vastgelegd in een bestand met de naam ‘Transacties’: – transactienummer (toe te kennen door het informatiesysteem); – datum en tijdstip; – code ‘Opdrachtgever’; – code ‘Aard van de transactie’ (aankoop/verkoop et cetera); – bedragen. De totalen van de transacties worden gelijk-

tijdig verwerkt in het bestand ‘Posities’. Hierin zijn de volgende gegevens vastgelegd: – datum; – valutacode; – transactienummers; – totaal van de aankooporders; – totaal van de verkooporders; – totaal aankooptransacties; – totaal verkooptransacties; – netto nog te kopen; – netto te verkopen. Deze gegevens worden met behulp van geprogrammeerde controles getoetst aan de geformaliseerde afspraken met opdrachtgevers. Stap 2: Contractafsluiting Bij akkoordbevinding wordt een opdrachtbevestiging aan de operationele eenheden teruggemeld (1) (de terugmelding wordt decentraal aan de ordergegevens toegevoegd) en start het besluitvormingsproces. Daartoe beschikt het front office over koersinformatie van de banken, die met behulp van een EDInetwerk en computerschermen (‘Reuterschermen’) zichtbaar wordt gemaakt (2). Op basis van deze externe informatie en de eigen positie van het moment (‘Netto te kopen/verkopen’) kan de gespecialiseerde medewerker van het front office bepalen met welke bank eventueel een contract zal worden aangegaan. Bij de beslissing terzake wordt intensief gebruikt gemaakt van beslissingsondersteunende systemen (‘decision support systems’). Het contract wordt vervolgens telefonisch gesloten. (3) Hierbij wordt gebruik gemaakt van open telefoonlijnen. Ten behoeve van eventuele reconstructie en als bewijsmateriaal worden de telefoongesprekken in de telefooncentrale op band vastgelegd (‘voice logging’). Via vastlegging van de transactie in het geautomatiseerde systeem wordt het back


2.1.4.C-11

office (de contractenadministratie) van de (nog niet bevestigde) wijziging van de valutapositie op de hoogte gesteld. Contractenadministratie zal dagelijks de bevestiging van de banken moeten zien (4) en verricht aldus afloopcontrole op de door het front office afgesloten contracten. Stap 3: Financiële verrekeningen De financiële verrekening (vergelijkbaar met een factuur) wordt met vermelding van het transactienummer door de boekhouding ontvangen van de banken (4). Deze financiële verrekening kan door de boekhouding worden gecontroleerd met de betreffende transactiegegevens. Bij akkoordbevinding wordt de (interne) rekening-courant van de opdrachtgever belast of gecrediteerd. Het geheel wordt afgesloten met een formele terugmelding door middel van een ‘rekening-courant overzicht’ aan de operationele eenheden (5). De boekhouding van de operationele eenheden controleert deze afrekening met de eigen gegevens over de betreffende transacties (de verstrekte order en de orderbevestiging door het front office). Uit de terugmelding aan de operationele eenheden wordt door de boekhouding binnen het back office de interne rapportering van de treasury opgesteld. In dit kader volgt nog een toetsing van het totaal van de transacties aan de eerder genoemde beleidsuitspraken over liquiditeitsbeheer, valutabeleid en rentebeleid. In gevallen waarin geen gebruik wordt gemaakt van EDI is de opzet van de administratie in principe hetzelfde. In plaats van EDIberichten wordt dan uitsluitend met schriftelijke informatie gewerkt. De werkverdeling en de te gebruiken bestanden zijn in principe dezelfde.

2.1.4.C-12

2.2 Applicatie financiële dienstverlening

Binnen dit type activiteiten kan onderscheid worden gemaakt tussen: – interne financiële dienstverlening in de vorm van inhouse-kredieten, inhouse-factoring, of in de vorm van inhouse-leasing; – bemiddeling in de vorm van centraal betalingsverkeer met ‘netting’ en in de vorm van saldobeheer (met cash pooling). Tegenover elke betaling/ontvangst van de centrale treasury ontstaat een even grote nominale vordering/schuld in de rekeningcourant met een operationele eenheid. In de bijlage zijn deze applicaties in detail beschreven. Na een korte karakteristiek van de administratieve organisatie volgt daarbij een gedetailleerde procesbeschrijving, inclusief IT-aspecten. Met name wordt hierbij aandacht besteed aan de bestanden, die bij deze applicaties worden gebruikt. 2.3 Standaardprogrammatuur

Uit de voorgaande paragrafen moge duidelijk zijn geworden dat treasury-informatiesystemen in allerlei variaties kunnen voorkomen. Organisatorische opstelling, omvang en verdeling van de activiteiten leiden van geval tot geval tot verschillende informatiebehoeften voor de treasury-functie zelf, voor de controller en uiteraard voor de ontvangers van de verantwoordingsinformatie. Bij zeer grote treasury-organisaties betekent dit dat ‘maatwerk’ vrijwel onvermijdbaar is. In plaats van maatwerk kan ook worden gekozen voor veelomvattende, flexibele pakketten van gerenommeerde leveranciers. Uiteraard zijn deze standaardoplossingen nog vrij kostbaar. Voor meer eenvoudige treasuries zal de keu-


ze naast een redelijke (kritische) functionaliteit vooral zijn gebaseerd op prijs en de mate van beheersbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Bij dit laatste kan worden gedacht aan zaken als apparatuur en systeemsoftware, uitbreidingsmogelijkheden, gebruiksgemak en de mogelijkheid van koppelen aan andere systemen. Gerards (zie Gerards 1994) komt naast maatwerk tot een viertal vormen van pakketten, waaruit situatiegebonden een verantwoorde keuze kan worden gemaakt, uiteraard wanneer een adequate selectieprocedure wordt gevolgd. Hier is duidelijk sprake van een momentopname. Voor het concrete aanbod in de verschillende varianten wordt verwezen naar paragraaf 6.1.E van deze Praktijkgids: ‘Software voor de treasury’. 3 Slotopmerking In het voorgaande zijn bedrijfsaspecten en IT-aspecten van Treasury en treasury-informatiesystemen aan de orde geweest. Gezien de zeer grote IT-intensiteit zal de controller actief moeten participeren in dit gebeuren. Niet alleen de beoordeling van kosten, baten en investeringen komen daarbij aan de orde, maar ook specifieke taken als interne controle en managementinformatie zijn van essentieel belang. Noot 1 Zonder andere auteurs tekort te willen doen zijn met name te noemen drs. L.P.E.M. van den Boom RA ten aanzien van de totale functie, G.J. Gerards ten aanzien van Treasury Management pakketten en drs. S.M. Goedhart ten aanzien van de Control van de treasury-functie.

Literatuur Alphen, W.J.S., J.Th. Bölger & P.J.J.M. van Loon (eds.), Handboek Treasury Management, Samsom Bedrijfsinformatie, Alphen a/d Rijn, 1991

Austen, M. & P. Reyniers, The Price Waterhouse/Euromoney International Treasury Management Handbook, Vol. II: Organisation, systems and controls, Euromoney Publications, 1986 Biene-Hershey, M.E. van, ‘Interne controle zonder onnodige bureaucratie (gevolgen van de automatisering voor de rol van het back-office)’, in: Bankmemoret, najaar 1994 Boom, L.P.E.M. van den, ‘De toegevoegde waarde van treasury management’, in: Maandblad voor Bedrijfsadministratie en Bedrijfsorganisatie, 1992. Boom, L.P.E.M. van den, ‘Treasury management in perspectief’, in: MAB (Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie), september 1994. Dado, W. Cash pooling and Netting, uitgeverij Delwel in samenwerking met het Nederlands Instituut voor het Bank- en Effectenbedrijf. Diverse auteurs, ‘Hostorganisaties en databankproducenten’, in: NieuwsBerichtenInformatie, Nieuwsbrief voor Informatiespecialisten, 10e jaargang, november 1993. Uitgave Cobidoc BV, Amsterdam Duffhues, P.J.W. ‘Financial engineering: beheersing van financiële risico’s met behulp van financiële instrumenten’, in: Actualiteiten in accountancy ’91. Samsom Bedrijfsinformatie, Alphen aan den Rijn, 1991 Duffhues, J.G.P.J.W., J.G. Groeneveld & J.G. van der Hilst, Financiële Instrumenten; Moderne Vormen van Financiering en Risicobeheersing, Kluwer, Deventer 1991 Gerards, G.J., ‘Treasury Managementpakketten in kaart gebracht’, in: TFM (Tijdschrift Financieel Management), 1994/4 Goedhart, S.M., ‘Control van de treasury functie’, in: MAB (Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie), september 1994 Koster, L.J. en Hoestra, J.L. ‘Ondernemingstypologie en treasury organisatievormen’, in: MAB (Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie), september 1994 Krom, J.P.J., ‘Samenvatting van het NIVRA studierapport 29: Treasury, financial instruments and audit’, in: de Accountant, 1994/2 NIVRA, Functiescheidingen in software, Studierapport 21, 1988. Oudega, R. en P. Veltman, ‘Geautomatiseerde betalingen’, in: Compact, 1993/4 Schaik, R. van, Smorenberg & D. Swagerman, Electronisch bankieren, Delwel Uitgeverij B.V., ’s-Gravenhage, 1990 (zie vooral de daarin opgenomen uitgebreide literatuuropgave)


2.1.4.C-13

schappijen). De administratieve organisatie bij financiële dienstverlening in de vorm van inhouse bankkredieten heeft betrekking op het opstellen en naleven van contractvoorwaarden, op feitelijke saldi, en op interne verrekening van rente, provisie en kosten.

Schepers, R.H.A. & P. de Roos, ‘Treasury & Accountancy Control’, in: Tijdschrift voor Bedrijfsadministratie, 1993.

Bijlage In deze bijlage wordt een kort overzicht gegeven van de applicatie financiële dienstverlening. Na een korte karakteristiek van de administratieve organisatie volgt een gedetailleerde procesbeschrijving, inclusief IT-aspecten en de bij de applicatie behorende bestanden. Binnen de financiële dienstverlening zal onderscheid worden gemaakt tussen de centrale treasury en de operationele eenheden. Voor de operationele eenheden is er feitelijk nauwelijks verschil met de normale administratieve organisatie ten aanzien van de liquide middelen. Bij de werkverdeling in de centrale treasury zal (in aansluiting op hetgeen onder valutahandel is beschreven) onderscheid worden gemaakt tussen de beschikkende functie (verder aangeduid als front office), de beherende functie (verder aangeduid als contractadministratie), de registrerende functie (aangeduid als boekhouding), en de interne controle-afdeling. In de uitwerking worden alle mutaties verwerkt via een rekening-courant tussen de centrale treasury en de operationele eenheden. Bij interne financiële dienstverlening in de vorm van inhouse bankkredieten is centraal sprake van actieve financiering (de individuele saldi van de operationele eenheden) en passieve financiering (eigen vermogen, vreemd vermogen op lange termijn en een geconsolideerde positie ten opzichte van de banken en ander externe financiers, zoals leasingmaatschappijen en factoringmaat-

2.1.4.C-14

Bij centraal betalingsverkeer met ‘netting’ en bij saldobeheer (met cash pooling) is sprake van ‘bemiddeling’. Tegenover elke betaling/ ontvangst van de centrale treasury ontstaat een even grote nominale vordering/schuld in de rekening-courant met een operationele eenheid. In deze toepassing heeft de administratieve organisatie vooral betrekking op de uitwisseling van gegevens uit decentrale bestanden (operationele eenheden) en centrale bestanden (gemeenschappelijke debiteuren, crediteuren, banksaldi). Interne financiële dienstverlening in de vorm van inhouse bankkredieten komt onder verschillende vormen voor: – in de vorm van inhouse kredieten. Dit kunnen kredieten zijn in rekening-courant, dan wel leningen met vooraf overeengekomen rente- en aflossingsschema’s. Het kan zelfs voorkomen dat de centrale treasury deelneemt in het eigen vermogen van juridisch zelfstandige operationele eenheden (dit laatste blijft verder onbesproken); – in de vorm van inhouse factoring. Hierbij worden de handelsvorderingen van de operationele eenheden overgenomen en worden voorschotbetalingen aan de operationele eenheden gedaan. Op de vervaldata worden de vorderingen centraal geïncasseerd en volgt een afrekening met de operationele eenheden. In bepaalde gevallen worden de overgenomen handelsvorderingen verzekerd tegen het risico van oninbaarheid. De daarvoor verschuldigde premie komt ten laste van de operationele eenheden;


– in de vorm van inhouse leasing. Hierbij worden duurzame produktiemiddelen centraal aangekocht dan wel geleased en op basis van interne leasing-contracten (meestal finance lease, waarbij het economisch risico bij de operationele eenheden wordt gelegd) aan de operationele eenheden ter beschikking gesteld. Deze werkwijze biedt een goede basis voor activabeheer (‘asset management’) en levert schaalvoordelen op ten aanzien van de voorwaarden waaronder lease-contracten met derden worden afgesloten. In de administratieve organisatie ligt de nadruk op het vaststellen van de richtlijnen, het opbouwen van de gegevensverzamelingen, waarin de vaste gegevens van debiteuren en crediteuren worden aangevuld met een code van de operationele eenheid, het centraal vaststellen dat de (binnen een dienstregeling) aangeboden gegevens volledig en geautoriseerd zijn, op de correcte uitvoering in de treasury van netting en cashpooling en op het correct verwerken van de mutaties in de rekening-courant met de operationele eenheden (inclusief het verrekenen van provisie en kosten). In deze toepassingen worden de contracten met de operationele eenheden en derden afgesloten door het front-office, voor het beheer van saldi en de interne facturering van rente en aflossing verzorgd door de contractenadministratie. De boekhouding verzorgt de registratie van de bankrekeningen en samenvattende rekening-courantoverzichten en is verantwoordelijk voor het constateren dat de geprogrammeerde controles hebben gewerkt, en voor de samenvattende financiële informatie en de managementrapportering.

Het vorenstaande kan in concreto nader worden uitgewerkt voor centraal betalingsverkeer. Bij centraal betalingsverkeer met ‘netting’ en bij saldobeheer (cash pooling) ontstaat bij elke betaling/ontvangst van de centrale treasury een even grote nominale vordering/schuld in de rekening-courant met een operationele eenheid. Bij de operationele eenheden is de financiële afwikkeling van vorderingen en schulden in principe niet verschillend van de werkwijze, zoals beschreven bij de administratieve organisatie van het verkoopproces en het inkoopproces. In plaats van de financiële afwikkeling via een bank wordt hierbij een rekening-courant met de centrale treasury gemuteerd. Hetzelfde geldt voor de overboeking van en naar eigen banksaldi via de centrale treasury. Bij de centrale treasury wordt gewerkt met een speciaal daarvoor geopende bankrekening, de zogenoemde clearing-rekening. In de centrale treasury ontstaan tegenover de centraal ontvangen bedragen (debiteuren, overgenomen saldi van bankrekeningen van operationele eenheden) schulden in rekening-courant. Evenzo ontstaan vorderingen in rekeningcourant tegenover verrichte betalingen aan crediteuren namens de operationele eenheden en de aanvulling van saldi bij hun bankrekeningen. De uitwerking van de administratieve organisatie verloopt als volgt. Centraal wordt door de afdeling contractbeheer een crediteurenbestand bijgehouden met daarin de vaste gegevens per crediteur en de relevante codes per operationele eenheid. Deze vaste gegevens moeten door de operationele afdelingen (via EDI) worden aangeleverd. De gegevens worden door de afdeling boekhouding of de interne controle afdeling in detail gecontroleerd en dienen te zijn beveiligd tegen wijziging. Het centrale debiteu-


2.1.4.C-15

renbestand is hiervoor reeds beschreven. Er moeten formele afspraken worden vastgelegd tussen de centrale treasury (contractenadministratie) en de operationele eenheden, waarin wordt vastgelegd op welke momenten de netting/cashpooling wordt uitgevoerd, op welke wijze en in welke vorm de gegevens moeten worden aangeleverd en welke controle-informatie moet worden bijgevoegd. Voor netting worden de gegevens van de betaalbaar te stellen facturen (inclusief de code van de operationele eenheid) per vervaldatum ingebracht in een bestand ‘Te betalen facturen’. Tevens wordt hierbij de rekening-courant van de betreffende operationele eenheid gedebiteerd. In het bestand ‘Te ontvangen facturen’ worden vervolgens de facturen bijgezocht, die gezien de vervaldatum en het bedrag kunnen worden verrekend met de te betalen facturen. In dit kader wordt de rekening-courant van de betreffende operationele eenheid gecrediteerd op de wijze zoals bij inhouse-factoring beschreven. Voor het nettobedrag per crediteur wordt een betalingsopdracht vervaardigd. Door de afdeling boekhouding wordt aan de hand van de afrekening van de bank vastgesteld, dat de vermindering van het totaal in het bestand crediteuren gelijk is aan de vermindering van het totaal in het bestand debiteuren en de afname van het saldo op de clearing-rekening. Voor cashpooling wordt in principe dezelfde werkwijze toegepast. Centraal wordt een bestand ‘Bankrelaties’ opgebouwd, waarin informatie wordt opgenomen van de banken en de rekeningnummers van de operationele eenheden bij deze banken. Op de afgesproken datum van de cashpooling worden in opdracht van de operationele eenheden alle te-

2.1.4.C-16

goeden (via EDI) overgeboekt naar de clearingrekening van de centrale treasury. Na omsortering van de ontvangsten worden de totalen aan de individuele rekening-courant van de operationele eenheden gecrediteerd. Daarnaast wordt door de banken, waar een schuld is ontstaan de betreffende saldi via een machtiging tot automatisch incasso afgeschreven van de clearingrekening. Na omsortering per operationele eenheid worden de betreffende subtotalen ten laste gebracht van de betreffende rekening-courant van de operationele eenheden. De in deze stappen te verrichten controles zijn dezelfde als die welke bij het normale betalingsverkeer worden toegepast. Het sluitstuk is ook hier het maandelijkse rekening-courantoverzicht dat door de boekhouding wordt opgesteld ten behoeve van de operationele eenheden. Tevens wordt door de boekhouding de managementinformatie verzorgd. Deze omvat met name een hoeveelheid statistische informatie over het aantal transacties, de gemiddelde bedragen per transacties, de verhouding tussen het aantal transacties met derden en het aantal interne transacties (ten behoeve van de beeldvorming in welke mate netting tot reductie van het aantal transacties heeft geleid).

Over de auteur J.N. Weezenberg RA is dekaan van de Economische Faculteit van de Open Universiteit Heerlen. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de ontwikkeling en exploitatie van onderwijsprodukten op het gebied van Bestuurlijke Informatiekunde aan deze faculteit.


Het vakgebied treasury ontwikkelt zich snel. Naast een scala van specifieke activiteiten,

Recommend Documents