Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

1/12

Sectoraal comité van het Rijksregister

Beraadslaging RR nr. 08/2016 van 10 februari 2016

Betreft: Aanvraag van de vzw Association Interrégionale de Guidance et de Santé (AIGS) en 11 andere vzw's om het Rijksregisternummer te gebruiken om het netwerkbeheer en de opvolging te verzekeren van de dossiers van haar gebruikers, om statistieken over haar activiteiten op te stellen alsook om haar diensten te factureren (RN-MA-2015-115)

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met

betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de vzw AIGS ontvangen op 20/03/2015;; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 16/06, 7 en 9/07, 14/10 en 11/12/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 21/12/2015;

Beraadslaging RR 08/2016 2/12

Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 10 februari 2016 na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De vzw "Association Interrégionale de Guidance et de Santé" (AIGS) van Vottem, hierna "de aanvrager" wenst dat zij zelf, alsook 11 andere vzw's waarmee zij in het raam van haar activiteiten is geassocieerd (namelijk

de vzw " Aide sociale aux justiciables de

l’arrondissement judiciaire de Liège 2 " te Herstal, de volgende Luikse beschutte woningen: de

vzw

" habitations

protégées Ourthe

Amblève " van Comblain-au-Pont,

de

vzw

"hébergements protégés " genaamd " Résidence Hesbaye " van Waremme en de vzw " les habitations protégées liégeoises " genaamd " Trixhe Maille " te Luik; de volgende opleidingscentra en centra voor socioprofessionele inschakeling: de vzw " Centre de formation professionnelle Le Plope " te Vottem en de vzw "Le tilleul" te Waremme; de vzw "Work’INN" te Herstal; de vzw "le Centre de formation et d’éducation familiales " te Herstal, de vzw " A l’ Ecoute des jeunes " te Waremme (AMO), de vzw " Hesbaye accueil insertion éducation " te Waremme en de vzw " Intersanté " te Vottem) zouden gemachtigd worden om het Rijksregisternummer te gebruiken om het netwerkbeheer en de opvolging te verzekeren van de dossiers van haar gebruikers, om statistieken over haar activiteiten op te stellen alsook voor de gecentraliseerde facturatie van haar diensten. Zodoende willen zij beantwoorden aan de huidige tendens waarbij de werking rond mentale gezondheidszorg evolueert naar een zorgnetwerk (dat de tussenkomst impliceert van verschillende diensten voor eenzelfde gebruiker) en dit in het raam van de informatisering van het beheer van haar activiteiten. 2. Deze vzw's groeperen een zeventigtal diensten die tussenkomen op verschillende gebieden zoals de diensten voor geestelijke gezondheidszorg, opleiding, de revalidatiecentra, de beschutte woningen, de sportdiensten of de diensten voor jeugdwerking (huiswerkhulp,...). Verschillende diensten worden erkend en gesubsidieerd door subsidiërende openbare overheden (Riziv, Waals Gewest, Federatie Wallonië-Brussel, Europese Commissie,...). Op jaarbasis staan zij over het algemeen in voor de individuele opvolging van meer als 12000 personen.


II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID - TOEPASSELIJKE WETGEVING

A.1. W et van 8 augustus 1983 (W R R) 3. De machtiging om het Rijksregisternummer te gebruiken kan door het Comité worden verleend “aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde Sectoraal comité". (artikel 5, eerste lid, 2° van de WRR) 4. De vzw AIGS (KBO 409.115.415) wordt beheerd door vertegenwoordigers van de gemeenten van de betrokken bevolking. Zij groepeert de diensten die op verschillende gebieden tussenkomen

zoals

de

diensten

voor

geestelijke

gezondheidszorg,

opleiding,

de

revalidatiecentra, beschut wonen, de diensten voor gehandicapten of nog de jeugddiensten. Zij zijn erkend door het Waalse Gewest of door de Franse Gemeenschap, of opgericht bij RIZIV-overeenkomst of erkend door de AWIPH. Volgens haar statuten heeft zij als doel (vrije vertaling) "los van ieder winstbejag, de oprichting, het beheer, de technische studie van iedere algemene inrichting voor psychiatrische bijstand en behandeling, revalidatie en sociale reclassering van gehandicapten, wetenschappelijk onderzoek naar het geheel van deze problemen inzake geestelijke gezondheidszorg alsook de begeleiding van kinderen, adolescenten en volwassenen. Ze heeft eveneens de beroepsoriëntering, beroepsopleiding en -inschakeling van onder andere minderbedeelden, gehandicapten en personen afkomstig uit risicogroepen als doel. Zij is in het raam van de dienstencheques eveneens actief in de buurtwerking". 5. Het Comité oordeelt dat de activiteiten die opgenomen zijn in de sociale doelstellingen van de AIGS, taken zijn van algemeen belang met uitzondering van de diensten die geleverd worden in het raam van de dienstencheques. Het Comité neemt akte van de verklaringen van de AIGS dat haar dienstverlening in het raam van de dienstencheques niet zal opgenomen worden in haar informatiesysteem AIGS ON Web en dus niet betrokken is bij het gebruik van het Rijksregisternummer. Haar diensten die het Rijksregisternummer zullen gebruiken zijn de volgende:


1. De diensten voor geestelijke gezondheidszorg [1] van Beyne, blegny, Complain, Fraipont, Hannut, Herstal Enfants, Herstal Adultes, Jupille, Montegnee, Nandrin, Oupeye, Soumagne, Trooz, Visé et Waremme ; 2. Diensten voor psychiatrische thuiszorg (SPADI); 3. De CRA VIVA [2] verdeeld over 7 antennes, namelijk La Courte Echelle te Herstal, Le Colibri te Saint-Nicolas, le Trait d’Union te Beyne, l’Eveil te Waremme, Mosaïque te Grâce-Hollogne, le Verboquet te Ans, le Colibri te Montegnée, Jean Lenoir te Visé ; 4. De revalidatiecentra voor volwassenen met name Le Maillet te Beyne, le Sablier te Eben Emael, l'intervalle te Vottem en l'Ancre te Oupeye; 5. De diensten voor hulp aan gehandicapten, namelijk AIMA [4], Les hirondelles [5], Répit [6], Hébergements de Ans, l’Albatros [7] te Herstal, 2 diensten voor bijstand en vroegtijdige tussenkomst [8] « Eole » te Soumagne en « Iris » te Waremme, de dienst voor dagopvang « Le long Champs » te Waremme, en de begeleidingsdiensten jobcoaching en Le Pelican te Montégnée, de diensten voor dagopvang voor volwassenen « Le Chêne » te Jupille en « Erable génération » te Herstal en « Les Marichoux » te Ans ; 6. De opleidingsdiensten voor het doelpubliek van de AIGS, namelijk, de onderneming voor opleiding op het werk te Herstal, Luik en Eben-Emaël en het centrum voor sociale integratie van Wandre; 7. De diensten voor jeugdhulp: dienst « Papillon » [9] te Herstal (verbonden aan het plan voor sociale cohesie van Beyne-Heusay, Grâce-Hollogne en Saint Nicolas), de dienst « Solidarité Marexhe », de diensten voor sociale integratie [10] « Les Cramignons » te Visé en « Steel Coal » te Herstal en Montégnée ; 8. De erkende dienst voor familiale hulp « Intersanté » ; 9. De diensten voor personen die geïnterneerd werden (Aide sociale aux justiciables – ASJ).

Ambulante structuren die beantwoorden aan een disciplinaire benadering van de psychische moeilijkheden van de bevolking van het gebied dat zij bedienen, gereglementeerd door de artikelen 540 en volgende van de Waals Wetboek van Sociale Actie en Gezondheid.

[1]

[2] Functioneel revalidatiecentrum voor kinderen dat instaat voor complexe ontwikkelingsproblemen, ontwikkelingsachterstand, affectieve en relationele stoornissen, aandachtsstoornissen alsook personen met een niet aangeboren hersenletsel. [4] Dienst die aan kinderen van minder dan 3 jaar hulp biedt bij de integratie in een opvangmilieu ingevolge een project opgestart door de AWIPH waarvan de erkenning voorzien is in 2016. [5] Mobiele cel voor interventie in opvangmilieu voor personen met een dubbele diagnostiek (intellectuele en psychiatrische deficiëntie) - pilootproject door de AWIPH gestart in december 2009. [6]

Dienst voor familiehulp erkend door de AWIPH die voorziet in een adempauze voor mantelzorgers en voor de gehandicapten.

Door de AWIPH erkende dienst die kinderopvang aanbiedt of opvang voor gehandicapten in door de dienst vooraf geselecteerde gastgezinnen. [7]

Dienst die instaat voor het herstellen van de sociale banden en banden tussen generaties en coaching van gebruikers in een kwetsbare, armoede- of onveilige situatie

[9]

[10]

Diensten die zich richten tot personen in een situatie van sociale uitsluiting


6. De andere met de aanvrager verbonden vzw's, die eveneens het Rijksregisternummer zullen gebruiken aangezien zij geïntegreerd zijn in het informatiesysteem van de aanvrager, zijn: 1. De vzw « Service d’aide aux justiciables de l’arrondissement judiciaire de Liège 2 » te Herstal (BCE 443.260.997). Volgens haar statuten heeft zij als doel (vrije vertaling) "de studie, de organisatie en het inzetten van middelen die een morele, psychosociale, culturele, juridische en opleidingshulp kunnen bieden aan personen die in gevangenschap, verdacht, beschuldigd, geïnterneerd, ter beschikking van de regering gesteld zijn of geweest zijn, alsook aan hun naasten. 2. Drie instellingen voor beschut wonen, namelijk de vzw « habitations protégées Ourthe Amblève» te Comblain-au-Pont (BCE 451.179.464), de vzw « hébergements protégés de Waremme » te Waremme ( Résidence Hesbaye) (BCE 454.079.368) en de vzw « les habitations protégées liégeoises » te Luik (Trixhe Maille) (BCE 446.738.745). Volgens hun statuten hebben deze vzw's als doel het beheer van beschutte woningen, conform artikel 2 van het Koninklijk besluit van 10 juli 1990 houdende vaststelling van de normen voor de erkenning van initiatieven van beschut wonen ten behoeve van psychiatrische patiënten, bestemd voor psychiatrische patiënten die geen (of niet langer) verzorging nodig hebben in een psychiatrische ziekenhuis maar niet zelfstandig kunnen leven. Het gaat om huisvesting en begeleiding voor het verwerven van sociale vaardigheden en een betere integratie in een leefomgeving. Een maximale autonomie vormt een basisdoelstelling. 3. De volgende CFISAS ( Centres de Formation et d’Insertion socioprofessionnelle adaptés erkend door de AWIPH) : vzw « Centre de formation professionnelle Le Plope » te Vottem (BCE 454.553.282) en de vzw « Le Tilleul » te Waremme (BCE 454.349.582). Volgens hun statuten hebben zij, los van ieder winstbejag, de beroepsopleiding van gehandicapten als doel. 4. De vzw « Work’INN » te Waremme (BCE 459.214.840). Volgens haar statuten heeft zij de opleiding van stagiairs werkzoekenden als doel door een beroep te doen op een specifieke pedagogie. Deze berust op de uitvoering van productieve arbeid, gekoppeld aan een aangepaste theoretische opleiding, aangepast aan de individuele noden en de psychosociale vervulling van de stagiairs. 5. De vzw « Centre de formation et d’éducation familiales » van Herstal (Ecole des devoirs, crèches, formation des personnes immigrées,…) (BCE 409.114.821). Volgens haar statuten heeft deze vzw als doel om, in een geest van volledige eerbiediging van alle mogelijke filosofische en morele tendensen, alle mogelijke studies en activiteiten te organiseren met betrekking tot de psychopedagogie en de familiale sociologie en meer in het bijzonder: i. De opleiding van animatoren te bevorderen ii. Een école de Parent – pilote te organiseren en het publiek te informeren. iii. Het onderzoek en de opleidingen in de bedoelde domeinen te stimuleren en te leiden. 6. De vzw « A l’écoute des jeunes aide en milieu ouvert (AMO) van Waremme (BCE 457.780.414). Volgens haar statuten heeft deze vzw als enig doel, los van ieder winstbejag, elk initiatief met het oog op preventieve, sociale en educatieve hulp aan jongeren, in hun leefomgeving en bij hun contacten met de maatschappij. De preventieve hulp omvat de individuele hulp, communautaire en collectieve acties.


7. De vzw « Hesbaye Accueil Insertion Education » van Waremme (BCE 433.485.377). Volgens haar statuten heeft zij het beheer van een opvang- en integratiecentrum voor gehandicapten en huiswerkhulp als doel. 8. De vzw « Intersanté » van Vottem (BCE 443.265.353). Volgens haar statuten heeft zij, los van ieder winstbejag, de oprichting, het beheer, de studie van iedere algemene inrichting met betrekking tot de gezondheidszorg, revalidatie, behandeling, zorgcoördinatie en dienstverlening als doel voor personen zonder autonomie.

7. Gelet op hun sociaal opzet oordeelt het Comité dat deze vzw's taken uitvoeren van algemeen belang. Zij staan in voor de opvang, begeleiding of opleiding van gehandicapten of personen met psychiatrische of psychische storingen of nog personen met moeilijkheden inzake sociale, professionele, schoolse of familiale integratie en meer in het algemeen een psychosociale ongeschiktheid. 8. Deze aanvraag kan bijgevolg als ontvankelijk worden beschouwd.

A.2. W et van 8 decem ber 1992 (W VP ) 9. De gegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer vormen persoonsgegevens. Artikel 4, § 1, 2° van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij uitsluitend persoonsgegevens verzamelt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. B. DOELEINDEN 10. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor de eenduidige identificatie in zijn informatiesysteem AIGS ON WEB van de gebruikers 1 van zijn diensten van algemeen belang en deze van de vzw's waarmee hij is geassocieerd. Zowel hij als de vzw's waarmee hij is geassocieerd (cf. considerans 6) wensen hiertoe dit nummer in te zamelen. De gegevensverwerkingen die de aanvrager zal uitvoeren aan de hand van het informatiesysteem AIGS ON WEB beogen aldus de volgende doeleinden: 1. het beheer/opvolging van de dossiers van de gebruikers; 2. de coördinatie van de tussenkomsten van verschillende diensten voor eenzelfde gebruiker

in

het

raam

van

een

globale

ten

laste

neming

(individueel

dienstverleningsplan 2) wanneer een samenwerking tussen diensten noodzakelijk is en

personen met moeilijkheden inzake sociale, professionele, schoolse of familiale integratie en meer in het algemeen een psychosociale ongeschiktheid alsook gehandicapten die lijden aan psychiatrische of psychische stoornissen.

1

uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat het plan voor geïndividualiseerde dienstverlening een poging is om, via een actieve deelname van de betrokkene en de coördinatie van de tussenkomsten, te komen tot een overlegde planning en

2


mits uitdrukkelijk akkoord van de betrokken gebruiker en diensten (de sleutel die de verschillende diensten zal linken aan eenzelfde gebruiker zal het Rijksregisternummer zijn); 3. het opmaken van anonieme statistieken over de activiteiten van de AIGS (trimestriële verslagen aan de raad van bestuur, jaarverslag over de activiteiten, longitudinale analyse van de werkzaamheden die verschillende diensten vereisen voor eenzelfde gebruiker bestaande uit massale vergelijkende analyses per activiteitensector of interdiensten teneinde de overeenstemming tussen hun opdrachten en de specifieke aanvragen die zij ontvangen te evalueren, mededeling van het aantal gebruikers per bij de aanvrager aangesloten gemeente,...); 4. de gecentraliseerde facturatie van de aan de gebruikers geleverde diensten. (Zo zullen diensten door verschillende diensten verleend aan eenzelfde gebruiker makkelijk kunnen worden gefactureerd). 11. De aanvrager verduidelijkte dat de invoering van dit programma kadert in de hervorming van de psychiatrische zorgen, "artikel 107" genaamd waarmee door de openbare overheden werd gestart en die de schrapping beoogt van gesubsidieerde bedden in ziekenhuismiddens om de aldus vrijgekomen middelen in te zetten in mobiele interventieploegen en de netwerkactiviteit te bevorderen. 12. De gegevens die zullen ingevoerd worden in de AIGS ON WEB toepassing omvatten zowel algemene

gegevens

(identificatie-

en

contactgegevens

met

inbegrip

van

het

Rijksregisternummer als basisinformatie betreffende de interventieaanvraag) alsook specifieke gegevens inherent aan een van de 5 sectoren waarin de diensten van de aanvrager alsook de geassocieerde vzw's tussen komen (geestelijke gezondheid, revalidatie, handicaps, opleiding, sociaal-educatief). 13. De aanvrager verduidelijkte dat zijn personeelsleden en deze van de geassocieerde vzw's via dit programma geen toegang zullen hebben tot het traject van de gebruikers in de schoot van de verschillende diensten. Bovendien zullen de gebruikers van AIGS ON WEB geen toegang hebben tot alle interventies die door de verschillende diensten werden uitgevoerd voor een gebruiker met uitzondering van de persoon die belast is met de opmaak van de statistieken, de beveiligingsconsulent en de persoon belast met het beheer van de financiële aspecten

dienstverlening door de diensten die noodzakelijk zijn om te beantwoorden aan de noden van deze persoon, teneinde zijn sociale integratie te behouden of te verbeteren en terwijl zijn bescherming te verzekeren. Indien een samenwerking tussen diensten noodzakelijk is zal de dienstverlener genaamd « référent PSI » op basis van de verklaring van de gebruiker en zijn expliciete vraag, de partnerdiensten aanduiden die de gebruiker heeft vermeld en waarmee hij wil samenwerken. Deze partnervermelding zal toegang verlenen, enkel leesrechten, aan de betrokken PSI en enkel aan de vermelde partners en op de voorwaarde sine qua non dat de gebruiker over een dossier beschikt bij deze partner. Het zal dus onmogelijk zijn dat een partner (dienst van de aanvrager) die niet een gebruiker opvolgt, toegang heeft tot de PSI van deze laatste.


(facturatie, herinnering uitwisselingen,...). De toegangsrechten en -profielen zullen bepaald worden op basis van het functieprofiel van iedere gebruiker van AIGS ON WEB. Het programma zal de inhoud van de databank systematisch coderen na iedere invoer. Het Comité neemt hiervan akte en vraagt dat de geactualiseerde lijst met toegangsrechten en –profielen tot AIGS on WEB ter beschikking van het Comité alsook van de Commissie zou gehouden worden zodat deze op vraag onmiddellijk kan worden meegedeeld. 14. De aanvrager zal aan de hand van dit programma statistieken opmaken over zijn activiteiten teneinde op longitudinale wijze deze netwerkactiviteit te analyseren voor eenzelfde categorie gebruikers, geselecteerd op basis van verschillende analysecriteria of teneinde te voldoen aan de statistiekaanvragen van de aangesloten gemeenten. Het profiel "statisticus" in AIGS ON WEB zal toelaten gegevens te trekken zonder gebruik te maken van gegevens die toelaten de betrokkene te identificeren, met uitzondering van het Rijksregisternummer, doch in gecodeerde vorm. De resultaten van deze statistische analyses zullen systematisch in volledig anonieme vorm voorgesteld worden, zowel ten behoeve van de interne diensten als van de subsidiërende overheden. Het Comité neemt hiervan akte. 15. Het Comité stelt vast dat het rechtmatig is dat de aanvrager zich vergewist van een juiste en eenduidige identificatie van de gebruikers in de schoot van zijn AIGS ON WEB programma. Dit zal hem toelaten de netwerkactiviteiten te realiseren zoals dit momenteel wordt vereist. Het is eveneens gewettigd dat hij in de gepaste middelen voorziet voor het opstellen van anonieme statistieken over zijn activiteiten alsook voor het factureren van zijn diensten. 16. Het Comité stelt vast dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, § 1, 2° en 7, § 2, j en k van de WVP. 17. De Commissie vestigt de aandacht van de aanvrager op het feit dat aangezien hij persoonsgegevens betreffende de gezondheid inzamelt, deze moeten worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg en dat deze alsook zijn aangestelden of mandatarissen onderworpen zijn aan het beroepsgeheim (art. 7, § 2, j) en § 4 van de WVP). 18. Aangezien het AIGS ON WEB informatiesysteem gebruikt zal worden door een groot aantal gebruikers en gegevens zal bevatten betreffende de gezondheid, beveelt het Comité de aanvrager aan om als identificatiemiddel om toegang te krijgen tot het systeem, hetzij de authenticatiemodule van de identiteitskaart of een gelijkaardig systeem dat een passend veiligheidsniveau biedt te verplichten en niet een eenvoudige combinatie van een naam en paswoord van een gebruiker en dit in de lijn van de aanbeveling uit eigen beweging van de


Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer 03/2011 van 25 mei 2011 over het nemen van een kopie van de identiteitskaart en over het gebruik en de elektronische lezing ervan. C. PROPORTIONALITEIT 19. Artikel 4, § 1, 3° van de WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt.

C.1. B etreffende het R ijksregisternum m er. 20. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer in te zamelen van de gebruikers van zijn diensten om dit te gebruiken als uniek identificatiemiddel van deze personen in zijn AIGS ON WEB informatiesysteem en dit voor het verwezenlijken van de onder punt B beschreven doeleinden. Concreet zal dit nummer in de back office van dit informatiesysteem gebruikt worden als uniek identificatiemiddel voor de gebruikers. Het zal gebruikt worden als zoeksleutel doch enkel door het personeelslid dat belast is met de facturatie. De persoon belast met het opstellen van statistieken zal het enkel in gecodeerde vorm gebruiken voor de identificatie van de statistische eenheden in het raam van het opstellen van statistieken waarvan de resultaten volledig anoniem zullen zijn. 21. Gelet op het aantal gebruikers die een beroep doen op de diensten van de aanvrager en de geassocieerde vzw's, is het belangrijk om elk geval van homonymie en fouten bij de identificatie te vermijden. Dit nummer laat in het raam van het opstellen van statistieken eveneens de identificatie toe van statistische eenheden. Het Rijksregisternummer is hiervoor een geschikt instrument. Het gaat om een uniek nummer waarmee een persoon met grote nauwkeurigheid kan worden geïdentificeerd. Vergissingen die kunnen ontstaan door homoniemen en spelfouten zijn uitgesloten. 22. De aanvrager verduidelijkte dat hij dit nummer zal coderen bij de invoer in de AIGS ON WEB toepassing zodat het onherkenbaar wordt bij rechtstreekse raadpleging in de databank. In de mate dat, eens de inzameling van het nummer heeft plaatsgevonden, slechts een beperkt aantal gebruikers van AIGS ON WEB (namelijk de personen belast met de facturatie, statistieken en de beveiligingsconsulent) dit nummer actief zullen gebruiken bij de uitoefening van hun functie, wordt aanbevolen dat dit gegeven slechts zichtbaar zou zijn voor deze gebruikers.


23. Gelet op wat vooraf gaat is het geplande gebruik van het Rijksregisternummer in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP.

C.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur w aarvoor toegang en gebruik w orden gevraagd 24. De aanvrager wenst gemachtigd te worden om het Rijksregisternummer te gebruiken voor onbepaalde duur aangezien zijn bestaansduur niet beperkt is in de tijd. 25. Het Comité stelt vast dat voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde een machtiging voor onbepaalde duur gepast is. Het herhaalt dat de machtiging enkel geldt voor het verwezenlijken van de voormelde doeleinden. Indien deze niet langer zouden worden beoogd dient de inzameling van het Rijksregisternummer eveneens te worden stopgezet.

C.4. Bew aringsterm ijn van de gegevens 26. De aanvrager maakte duidelijk dat hij, conform de Code van geneeskundige plichtenleer, het medisch dossier van zijn gebruikers zal bewaren gedurende 30 jaar na het laatste contact met de patiënt. Hij verduidelijkte dat voor de verwerking van statistische gegevens een terugkeer tot 5 jaar na het beëindigen van de ten laste neming voldoende blijkt. Bijgevolg zal, zodra een persoon zijn diensten hebben verlaten, diens Rijksregisternummer na afloop van 5 jaar gewist worden. De overige gegevens zullen in anonieme vorm gearchiveerd worden en zullen niet meer toegankelijk zijn voor de gebruikers. 27. Voor zover hij zich houdt aan de vooropgestelde bewaringstermijnen, handelt de aanvrager in overeenstemming met artikel 4, § 1, 5° van de WVP.

C.5. I ntern gebruik en/ of m ededeling aan derden 28. Het Rijksregisternummer zal enkel intern door de aanvrager en de geassocieerde vzw's gebruikt worden voor de voormelde doeleinden en zal niet meegedeeld worden aan derden. 29. Het Comité neemt hiervan akte.


C.6. Netwerkverbindingen 30. Uit de door de aanvrager verstrekte uitleg blijkt dat hij momenteel geen netwerkverbinding realiseert die de koppeling van gegevens van verschillende instanties mogelijk maakt op basis van het Rijksregisternummer. 31. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: •

indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;

•

het Rijksregisternummer slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert binnen de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.

D. BEVEILIGING

D.1 Consulent inzake inform atiebeveiliging 32. De identiteit van een beveiligingsconsulent van AIGS en de geassocieerde vzw's werd meegedeeld. Het Comité neemt hiervan akte.

D.2. Beveiligingsbeleid 33. Uit de door de AIGS meegedeelde documenten blijkt dat zowel deze laatste als de geassocieerde vzw's beschikken over een beveiligingsbeleid dat zij toepassen op het terrein.

D.3. P ersonen die het R ijksregisternum m er m ogen gebruik en en lijst van deze personen 34. Het zijn de personeelsleden belast met de statistieken en met de facturatie die bij de uitoefening van hun taken het Rijksregisternummer zullen gebruiken voor het voormelde doeleinde.

De

secretarissen

en

dienstverleners

worden

eveneens

genoopt

het

Rijksregisternummer van de gebruikers in te zamelen. 35. Het Comité beveelt de aanvrager aan, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst op te stellen waarop de personen vermeld worden die het Rijksregisternummer gebruiken, deze lijst regelmatig bij te werken en ter beschikking te houden van het Comité. 36. De personen op deze lijst moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden om de veiligheid en het de vertrouwelijkheid van de informatie te bewaren.


OM DEZE REDENEN het Comité 1° machtigt de aanvrager alsook de 11 andere vzw's waarmee hij is geassocieerd (cf. considerans 6) om, onder de in onderhavige beraadslaging vastgestelde voorwaarden, het Rijksregisternummer te gebruiken voor de onder punt B vermelde doeleinden; 2° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3° bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat.

De Wnd. Administrateur,

De Voorzitter,

(get.) An Machtens

(get.) Mireille Salmon

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Recommend Documents