1/8
Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 42/2008 van 10 september 2008
Betreft: aanvraag van de FOD Justitie, Diensten van de Voorzitter, Dienst Juridische Zaken, Cel geschillen en juridische adviezen, om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op klachtenbehandeling (RN/MA/2008/029)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Justitie, Diensten van de Voorzitter, Dienst Juridische Zaken, Cel geschillen en juridische adviezen, ontvangen op 02/06/2008; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 05/08/2008; Gelet op het technisch en juridisch advies, ontvangen op 09/09/2008;
Ber RR 42/2008 - 2/8
Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 10/09/2008, na beraadslaging, als volgt:
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG De aanvraag heeft tot doel de FOD Justitie, Diensten van de Voorzitter, Dienst Juridische Zaken, Cel geschillen en juridische adviezen, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister, meer in het bijzonder deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° en 5°, en tweede lid, WRR met het oog op klachtenbehandeling.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. SITUATIE ONDER HET MACHTIGINGSBESLUIT A.1. Ingevolge het machtigingsbesluit van 18 april 1990 1 beschikken een aantal directoratengeneraal van de FOD Justitie, toen nog Ministerie van Justitie, over een toegang tot de gegevens van het Rijksregister. Artikel 2 van dat besluit bepaalt dat de secretaris-generaal van het Ministerie
van Justitie en de ambtenaren van niveau 1, aangesteld bij zijn kabinet of in de dienst personeelszaken die onder zijn gezag staat, die door hem schriftelijk en met name zijn aangewezen; over een toegang beschikken tot de gegevens opgesomd in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, en tweede lid, WRR. Het betreft dus een precies afgebakende toegang, namelijk beperkt tot zijn kabinetsmedewerkers en tot personeelsleden van de dienst personeelszaken die onder zijn gezag staan. Inmiddels onderging het Ministerie van Justitie een reorganisatie. Het werd een Federale Overheidsdienst en de secretaris-generaal werd vervangen door de voorzitter van het directiecomité. Blijkens de informatie op de website van de FOD Justitie, beschikt de voorzitter van het directiecomité over een aantal diensten waaronder een Dienst Juridische Zaken die zich onder meer bezig houdt met het onderzoek van verzoeken om genade, contentieuze en precontentieuze dossiers, juridisch advies. De aanvragende dienst maakt deel uit van deze laatste. Hij kan niet als een equivalent (rechtsopvolger) van het kabinet van de secretaris-generaal beschouwd worden en al helemaal niet als een deel van de personeelsdienst. 1
Koninklijk besluit van 18 april 1990 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van Justitie toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen.
Ber RR 42/2008 - 3/8
In de gegeven omstandigheden moet het Comité besluiten dat de aanvrager geen beroep kan doen op het machtigingsbesluit van 18 april 1990. A.2. Gelet op het feit dat diverse diensten van de FOD Justitie reeds gemachtigd werden om toegang te hebben tot de gegevens van het Rijksregister, komt ook de aanvrager in aanmerking om gemachtigd te worden. Rekening houdend hiermee kan het onderzoek van het Comité zich beperken tot het nagaan of: •
het doeleinde waarvoor de toegang gevraagd wordt welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR;
•
de gegevens tot dewelke toegang gevraagd wordt ter zake dienend en proportioneel zijn (artikel 4, § 1, 3°, WVP) in het licht van het doeleinde zoals het door de aanvrager wordt omschreven.
B. DOELEINDE De diensten van de voorzitter van de FOD Justitie zijn belast met diverse taken die niet passen in de werksfeer van de verschillende stafdiensten. Een van die taken bestaat in het behandelen van klachten die verband houden zowel met de werking van de FOD Justitie zelf als met de werking van justitie en het justitiële apparaat in het algemeen. Deze taak werd toevertrouwd aan de aanvrager. De administratie staat ten dienste van de burger en is er bijgevolg toe gehouden deze naar beste vermogen te informeren en bij te staan. Het behandelen van de klacht impliceert dat de aanvrager met de klager contact neemt teneinde hem: •
uitleg te verschaffen;
•
periodiek te informeren over de evolutie van zijn dossier wanneer dit niet onmiddellijk kan uitgeklaard worden, bijvoorbeeld omdat er bij derden informatie moet ingewonnen worden.
Het Comité is van oordeel dat dit doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR.
Ber RR 42/2008 - 4/8
C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens van het Rijksregister De aanvrager wenst toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° en 5°, WRR, namelijk: •
de naam en voornamen;
•
de hoofdverblijfplaats.
Het Comité stelt vast: ª Indien de aanvrager alleen over de naam en de voornaam van de klager beschikt, kan hij aan de hand van een toegang tot de hiervoor vermelde gegevens onmogelijk het adres van de betrokkene in het Rijksregister terugvinden. Een fonetische opzoeking op naam zal steeds meerdere resultaten opleveren, namelijk identieke namen en voornamen maar met verschillende adressen. Voor de aanvrager zal het onmogelijk zijn om op basis daarvan uit te maken wie van deze personen de klacht indiende. Dit is eveneens het geval wanneer het adres waarover de aanvrager beschikt onleesbaar is. In deze gevallen is een toegang tot de hiervoor vermelde gegevens van het Rijksregister dan ook uitgesloten. ª De toegang tot deze gegevens heeft voor de aanvrager maar enig nut wanneer hij aanvankelijk over de naam, de voornaam en een juist adres van de klager beschikt. In dat geval stelt een toegang tot de gegevens "naam en voornamen" en "hoofdverblijfplaats" hem in staat om te controleren of de betrokkene nog steeds op dat adres kan bereikt worden. Maar dit kan ook nog meerdere resultaten opleveren. ª Met het oog op een efficiënte raadpleging van het Rijksregister is het Comité van oordeel dat het in dit geval aangewezen is dat, in de gevallen waarin de aanvrager een klacht ontvangt waarin de naam, de voornaam en het adres worden vermeld, hij onmiddellijk de juistheid ervan in het Rijksregister controleert. Het Rijksregister zal het bijhorend identificatienummer van de betrokkene tonen zodat de aanvrager dit in zijn dossier kan noteren. Het laat de aanvrager toe om naderhand het Rijksregister te bevragen aan de hand van dit nummer. Alleen de gegevens van betrokkene waaronder zijn actuele adres - worden dan getoond.
Ber RR 42/2008 - 5/8
ª Voor oude dossiers of in de gevallen waar de betrokkene verhuisde tussen het versturen van de klacht en de controle in het Rijksregister, kan een toegang tot de historiek van het gegeven "hoofdverblijfplaats" de aanvrager toelaten het actuele adres op te sporen. Hij verstrekte op 29 juli 2008 bijkomende informatie waarin hij de duur van de historiek preciseert. Hij stelt 5 jaar voorop. Nogal wat klagers die niet tevreden waren met de reactie die zij ontvingen vanwege de aanvrager hebben de gewoonte om naar aanleiding van een wissel van minister bij de start van een nieuwe legislatuur, hun probleem opnieuw aan te kaarten. In dat geval kunnen er ettelijke jaren verstrijken tussen de contactnemingen met de klager. In de gegeven omstandigheden is het Comité van oordeel dat een toegang tot de historiek gedurende een periode van 5 jaar aanvaard kan worden teneinde de aanvrager in staat te stellen om het actuele adres van de klager op te sporen. Samenvattend wordt dus besloten worden dat: •
een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° en 5°, WRR evenals tot de historiek die de voorbije 5 jaar bestrijkt, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP;
•
de aanvrager het identificatienummer van het Rijksregister mag registreren in het dossier van de betrokkene met het oog op de raadpleging van het Rijksregister.
C.2. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur waarvoor de toegang gevraagd wordt
C.1.1. Er wordt een permanente toegang gevraagd. Het Comité stelt vast dat de aanvrager gelet op de aard van de klachtenbehandeling waarmee hij belast is, dagelijks contacten met klagers onderhoudt en bijgevolg hun adres moet verifiëren teneinde te vermijden dat brieven onbesteld zouden terugkomen. Een permanente toegang is dan ook aangewezen, opdat hij zijn werkzaamheden correct zou kunnen vervullen (artikel 4, § 1, 3°, WVP). C.1.2. De toegang wordt gevraagd voor onbepaalde duur. De taak van klachtenbehandeling waarmee de aanvrager werd belast, is niet in de tijd bepaald. Het Comité stelt vast dat, rekening houdend met het doeleinde, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, § 1, 3°, WVP).
Ber RR 42/2008 - 6/8
C.3. Ten opzichte van de bewaringstermijn Volgens de bijkomende informatie verstrekt op 29 juli 2008 stelt de aanvrager voor dossiers die niet actief zijn een bewaringstermijn van 15 jaar voor. De ervaring heeft de aanvrager geleerd dat: •
bepaalde klagers hetzelfde probleem bij een ministerwissel opnieuw aankaarten;
•
bepaalde klagers na de behandeling van hun klacht, andere feiten aanklagen.
Teneinde zich een beeld te vormen omtrent de ernst van de klager is het nog steeds volgens de aanvrager nuttig dat hij over de niet langer actieve dossiers van de betrokkene kan beschikken. Het Comité stelt vast dat het voor de werkzaamheden van de aanvrager nuttig kan zijn om nietactieve dossiers nog een tijdlang te bewaren. In het licht van artikel 4, § 1, 5°, WVP is het Comité evenwel van oordeel dat een bewaringstermijn van 15 jaar in de geschetste context overdreven is, een bewaringstermijn van 10 jaar volstaat. De aanvrager is onderworpen aan de archiefwet van 24 juni 1955. In samenspraak met de Rijksarchivaris wordt bepaald welke dossiers zullen vernietigd worden en welke dossiers worden overgedragen aan het Rijksarchief. De doelstellingen van de archivering (bewijs enerzijds, informatiebron voor onderzoek anderzijds) zijn wettelijke doelstellingen. In de mate dat de aanvrager handelt overeenkomstig de hierboven vermelde richtlijnen, handelt hij conform artikel 4, § 1, 5°, WVP.
C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden De aanvrager stelt dat de gegevens uit het Rijksregister uitsluitend intern zullen gebruikt worden, waarbij wel wordt opgemerkt dat de administratieve hiërarchie er kennis zal van nemen. Het Comité neemt hiervan akte. Het stelt vast dat uit de aard van de organisatie van een administratie de briefwisseling in het dossier gebruikelijk voor ondertekening/goedkeuring wordt voorgelegd aan de hiërarchie. Hun kennisname is in het licht van het doeleinde niet problematisch.
Ber RR 42/2008 - 7/8
D. BEVEILIGING D.1. De consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd niet meegedeeld. Artikel 10 WRR verplicht iedere instantie die toegang tot of mededeling van de informatiegegevens van het Rijksregister verkrijgt om een consulent inzake informatieveiligheid aan te stellen. Een consulent inzake informatieveiligheid moet in alle onafhankelijkheid de informatieveiligheid kunnen appreciëren. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid moet aan het Comité meegedeeld worden. Hierbij moet gespecificeerd worden: •
het functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties;
•
de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten;
•
de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden;
•
de eventuele andere functies die de betrokkene uitoefent en die niet onverenigbaar mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid.
D.2. Het informatieveiligheidsbeleid Er werd geen informatie m.b.t. het informatieveiligheidsbeleid verstrekt. Het Comité wenst dat de aanvrager dienaangaande nadere informatie verstrekt.
D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen In de aanvraag worden de personen vermeld die met de meegedeelde gegevens zullen werken. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die de meegedeelde gegevens van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin
zij
zich
ertoe
verbinden
informatiegegevens, te bewaren.
de
veiligheid
en
het
vertrouwelijk
karakter
van
de
Ber RR 42/2008 - 8/8
OM DEZE REDENEN, Het Comité 1° machtigt de FOD Justitie, Diensten van de Voorzitter, Dienst Juridische Zaken, Cel geschillen en juridische adviezen om, voor het doeleinde vermeld onder punt B en onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging, voor onbepaalde duur: •
een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° en 5°, WRR, evenals tot de historiek die de voorbije 5 jaar bestrijkt;
•
het identificatienummer van het Rijksregister in het dossier van de betrokkene te registreren met het oog op de raadpleging van het Rijksregister.
Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat het Comité, op basis van de door de gemachtigde verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat: •
een consulent inzake informatieveiligheid werd aangesteld die de nodige waarborgen biedt.
•
informatie m.b.t. het informatieveiligheidsbeleid wordt voorgelegd;
2° bepaalt dat wanneer het Comité aan de FOD Justitie, Diensten van de Voorzitter, Dienst Juridische Zaken, Cel geschillen en juridische adviezen, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, die laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. Voor de Administrateur m.v.,
De Voorzitter,
Het Afdelingshoofd ORM,
(get.) Patrick Van Wouwe
(get.) Mireille Salmon
