HET NIEUWE WERKEN IN RELATIE TOT PERSOONLIJKE DRIJFVEREN VAN MEDEWERKERS. Onderzoek door TNO in samenwerking met Profile Dynamics

HET NIEUWE WERKEN IN RELATIE TOT PERSOONLIJKE DRIJFVEREN VAN MEDEWERKERS Onderzoek door TNO in samenwerking met Profile Dynamics®

1

Inleiding Veel organisaties hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken (HNW) met de bedoeling niet alleen de arbeidsproductiviteit te vergroten, aantrekkelijker te worden als werkgever en de interne kennisdeling te bevorderen, maar vaak ook kosten te besparen door minder benodigde kantoorruimte. Het Nieuwe Werken is een visie op de manier van werken die optimaal aansluit bij de behoeften van kenniswerkers. Concepten op het gebied van HNW kenmerken zich door een integratie van vier elementen, te weten organisatie & management, mentaliteit & cultuur, IT en de fysieke werkplek. De mens staat binnen die vier elementen centraal. Technologische en sociale innovatie beïnvloeden de werkomgeving en teamprestaties van de mensen binnen de organisatie. Inmiddels is HNW een redelijk ingeburgerd begrip binnen het Nederlandse bedrijfsleven. Maatregelen ter bevordering van HNW lijken echter niet voor alle organisaties en medewerkers even succesvol. Tot op heden heeft onderzoek naar HNW zich gericht op algemene en generieke effecten op mens, bedrijf en resultaat. Maar organisaties halen mogelijk minder rendement uit HNW als ze geen of onvoldoende rekening houden met de persoonskenmerken van mensen. Denk bijvoorbeeld aan mensen met behoefte aan regelmaat en structuur, die wellicht gedemotiveerd worden door de vrijheid en flexibiliteit van HNW. Van belang voor organisaties is de vraag of drijfveren van medewerkers bepalen of zij gebruik maken van faciliteiten in het kader van HNW en investeringen in HNW daarmee wel of niet zinvol zijn. Om hierop meer grip te krijgen, hebben TNO en Profile Dynamics onderzoek verricht naar de invloed van persoonlijke drijfveren op Het Nieuwe Werken. Dit rapport bevat een overzicht van de onderzoeksgegevens, belangrijkste, meest opvallende onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen van de onderzoekers.

2

Inhoudsopgave Inleiding

2

Inhoudsopgave

3

Hoofdstuk 1 – Onderzoeksgegevens Vraagstelling Methodiek Respondenten Periode

4 4 4 4 4

Hoofdstuk 2 – Resultaten Attitude en gedrag Drijfveren maken het verschil Cultuur en Leiderschap HNW en kpi’s

5 5 5 6 6

Hoofdstuk 3 – Conclusies en aanbevelingen Individu is kritische succesfactor Organisaties en HNW in de toekomst

7 7 7

Hoofdstuk 4 – Over de onderzoekers Over TNO Over Profile Dynamics Contactgegevens Disclaimer

9 9 9 10 10

3

1. Onderzoeksgegevens Vraagstelling De probleemstelling die in het onderzoek centraal staat is: “Hoe kunnen we kennis van de persoonlijke drijfveren van werknemers benutten om de juiste HNWmaatregelen te nemen en daarmee positief effect te hebben op bedrijfsdoelstellingen?” In dit onderzoek is gekeken naar de mate waarin mensen met verschillende drijfveren daadwerkelijk gebruik maken van faciliteiten die het mogelijk maken om, zowel qua tijd als plaats, meer flexibel te werken (gedrag) en hun houding daarover (attitude), of ze het plezierig vinden of niet. Hierbij is rekening gehouden met het feit dat de ene mens de andere niet is en dat mensen met verschillende typen drijfveren (intrinsieke motivatie) HNW verschillend kunnen waarderen en gebruiken. Ook is onderzocht in hoeverre managers en organisatiecultuur van invloed zijn op de mate waarin HNWfaciliteiten worden gebruikt. Tenslotte is bekeken wat HNW nu eigenlijk oplevert in relatie tot de daarmee beoogde key performance indicatoren (kpi’s). Methodiek De vragen uit de Profile Dynamics drijfverenscan werden voor het onderzoek opgenomen in een online vragenlijst. Met een Profile Dynamics drijfverenscan kunnen organisaties in kaart brengen hoe de voorkeuren voor drijfveren bij hun teams, afdelingen of individuele medewerkers verdeeld zijn. Deze worden weergegeven in een drijfverenprofiel. De drijfveren staan voor zeven verschillende manieren waarop mensen worden gemotiveerd, hoe ze naar hun omgeving kijken, wat ze belangrijk vinden en welk gedrag daarmee samenhangt. Deze zeven drijfveren worden ieder aangeduid met een kleur. Het drijfverenprofiel geeft de relatieve voorkeuren van mensen weer voor ieder van de zeven drijfveren. Op basis van de hypotheses zijn in dit onderzoek vier drijfveren meegenomen in de uiteindelijke analyse. o Geel: staat voor vrijheid, creativiteit, vernieuwing. o Oranje: vertegenwoordigt drijfveren als competitie, winnen en doelgerichtheid. o Blauw: staat voor een hang naar orde en structuur, betrouwbaarheid. o Paars: drijfveer die staat voor het zoeken naar veiligheid en geborgenheid. Voor de drijfveren rood, groen en turkoois werden geen eenduidig positieve of negatieve resultaten verwacht. Nader onderzoek kan uitwijzen of deze drijfveren op deelaspecten ook een relatie hebben met specifiek gedrag. Respondenten Aan het onderzoek medio 2013 namen 1691 respondenten deel, werkzaam bij 23 verschillende in Nederland gevestigde organisaties, waarvan 6 privaat, 13 publiek, en 4 semi-publiek. De verhouding mannen en vrouwen was 52/48 procent. De gemiddelde leeftijd was 45 jaar, waarvan ruim een derde HBO- en een derde WO-geschoold was. Het merendeel (44%) van de respondenten heeft een contract van 33-36 uur per week.

4

2. Resultaten Attitude en gedrag Om een beeld te krijgen van de attitude en het gedrag van mensen ten opzichte van HNW is gekeken naar vijf verschillende aspecten die deze nieuwe manier van werken definieert. Dit zijn: 1) het gebruik van verschillende soorten ICT-middelen, 2) het werken op verschillende werklocaties anders dan het eigen kantoor, 3) het percentage van de werktijd dan men thuis- & telewerkt, 4) activiteit gerelateerd werken (AGW), oftewel past de plek of ruimte bij de activiteit die je uitvoert, en tenslotte 5) de flexibiliteit in werktijden. De attitude geeft aan hoe positief of negatief iemand staat tegenover HNW, bijvoorbeeld: “ik maak graag gebruik van ICT-middelen om plaatsonafhankelijk te kunnen werken”. Het gedrag geeft aan in welke mate iemand dat ook daadwerkelijk doet. Uit veel gedragsonderzoeken komt naar voren dat attitude geen voorspeller is voor gedrag. Uit dit onderzoek komt echter wel een significante relatie tussen beide aspecten naar voren. Met andere woorden: een positieve of negatieve houding ten opzichte HNW op basis van de vijf aspecten, vertaalt zich nagenoeg in hetzelfde gedrag op deze aspecten. De attitude van de respondenten ten aanzien van HNW is over het geheel licht positief op alle onderzochte HNW-aspecten, zoals gebruik van ICT-middelen, thuis- en telewerken, flexibele werktijden en het gebruik van wisselende werkplekken op kantoor. Die houding vertaalt zich naar een gemiddeld genomen redelijk gebruik van HNW-faciliteiten. Drijfveren maken het verschil

Wanneer we kijken naar attitude en gedrag in relatie tot de persoonlijke drijfveren van mensen, dan levert dat een van de belangrijkste inzichten in het onderzoek op. Er is een positieve relatie tussen Het Nieuwe Werken en medewerkers met een sterke behoefte aan vrijheid, vernieuwing en inzicht (zij hebben binnen de Profile Dynamics-methode een sterke voorkeur voor de gele drijfveer in hun profiel) en medewerkers die zich willen onderscheiden en sterke behoefte hebben aan autonomie en resultaat (sterke oranje drijfveer) . Daartegenover staat een negatieve relatie tussen Het Nieuwe Werken en medewerkers met een sterke hang naar zekerheid, structuur en betrouwbaarheid (blauwe drijfveer) en medewerkers met behoefte aan veiligheid en geborgenheid (paarse drijfveer) . Dus, hoe hoger een medewerker scoort op blauwe en paarse drijfveren, hoe minder gebruik zij maken van de faciliteiten en beduidend minder werken volgens HNW-principes. Het onderzoek laat zien dat de mate waarin mensen Het Nieuw Werken omarmen grotendeels, en voor sommige drijfveren zelfs volledig, loopt via hun attitude daarover. Is die positief dan maken ze gebruik van de faciliteiten. Maar staan ze er negatief tegenover, dan wordt er beduidend minder ‘nieuw gewerkt’. Leiderschap en cultuur Mensen laten zich niet of nauwelijks door sociale druk of wenselijkheid dwingen tot gedrag dat niet bij ze past. Ook de stimulerende invloed die managers hebben op het gebruik van HNW-faciliteiten door medewerkers blijkt in dit onderzoek zeer beperkt. Mensen die positief zijn over HNW gaan niet meer HNW-gedrag vertonen door stimulatie van hun manager, maar ook mensen die er negatiever over zijn niet. Soms werkt stimulatie zelfs averechts. Zo maken mensen die houden van structuur en regelmaat (nog) minder gebruik van wisselende werkplekken op kantoor als hun manager probeert om dit te stimuleren. Daarnaast komt als resultaat naar voren dat de mate waarin de cultuur van de organisatie HNW bevordert nauwelijks stimulerend werkt op de relatie tussen drijfveren en het HNW-gedrag van medewerkers. Ook in een sterk-positieve HNW-cultuur blijven mensen met een sterke gele en oranje drijfveer evenveel (en niet meer) HNW-gedrag vertonen en doen medewerkers met een sterke paarse en blauwe drijfveer dat op hetzelfde lage pitje als in een zwakkere HNW-cultuur. Op een 5

enkel aspect heeft een sterk-positieve HNW-cultuur zelfs een negatief effect op het HNW-gedrag. Zo gaan mensen die zich graag willen onderscheiden van anderen juist minder telewerken als de organisatie dat promoot en het ‘gewoon’ wordt. HNW en kpi’s In dit onderzoek is gekeken naar drie key performance indicatoren die nauw samenhangen met de gangbare doelstellingen die voor HNW worden gehanteerd, te weten het vergroten van taakprestaties van de medewerker, aantrekkelijkheid van werkgever en kennisdeling. Bij de taakprestaties is gekeken naar de mate waarin medewerkers de beoogde resultaten in hun werk op efficiënte wijze behalen. Er is antwoord gegeven op vragen als “in de afgelopen 6 werkweken lukte het mij om mijn werk zo te plannen, dat het werk op tijd af was.” Kennisdeling omvat de mate van uitwisseling van relevante informatie, ideeën en expertise tussen medewerkers. En bij de kpi attractiviteit van de werkgever is gekeken naar de mate waarin medewerkers van mening zijn dat de organisatie waar zij werkzaam zijn, aantrekkelijk is om bij te werken. Resultaat is dat net als het effect van leiderschap en cultuur, ook het effect van HNW op de beoogde doelen achter blijft bij de wensen. Organisaties hebben nog het meeste profijt van het aanbieden van een breed scala aan ICT-middelen. Mensen die hiervan veel gebruik maken, scoren hoger op taakprestatie en zij waarderen de organisatie hoger op aantrekkelijkheid dan gemiddeld. Ook het toestaan van flexibele werktijden maakt organisaties aantrekkelijker als werkgever. Daar staat tegenover dat de kennisdeling wat minder is bij mensen met veel wisselende werkplekken, niet alleen buiten de deur (thuis en telewerk), maar ook op kantoor. Mogelijk ondervangt het toegenomen ICT-gebruik van de onderzochte populatie en de nieuwe inrichting van kantoren (gericht op meer interactie) niet de vermindering van het face to face contact tussen collega’s in de traditionele kantoorsetting. Veel telewerken (buiten kantoor) heeft tenslotte ook een negatieve relatie met de aantrekkelijkheid van de werkgever; die is lager bij mensen die veel buiten de deur werken.

6

3. Conclusies en aanbevelingen Individu is kritische succesfactor De conclusie op basis van het onderzoek is dat organisaties veel te winnen hebben bij een meer genuanceerde aanpak van Het Nieuwe Werken. Wat voor de ene medewerker werkt, werkt juist niet bij een andere, of in veel mindere mate. Een aanpak die hiermee rekening houdt, zal organisaties naar verwachting meer opleveren. Welk advies kunnen we hiermee geven aan organisaties die met HNW aan de slag gaan of het werken volgens de methode extra willen stimuleren? Mensen met verschillende drijfveren gedragen zich naar blijkt verschillend op het gebied van HNW. Organisaties die worden gekenmerkt door medewerkers met sterke gele en oranje drijfveren, gedreven door een behoefte aan vrijheid, inzicht en autonomie, hebben een goede kans dat hun investeringen in HNW-maatregelen zinvol zijn omdat medewerkers er ook daadwerkelijk gebruik van zullen maken. Als een organisatie juist gekenmerkt wordt door veel paars en blauw in de kleurenprofielen van de medewerkers die meer behoefte hebben aan structuur, veiligheid en zekerheid, moet investering in HNW-maatregelen goed overwogen worden, omdat deze mensen er wellicht weinig gebruik van zullen maken. Het rigoureus terugdraaien van HNW, zoals Yahoo-CEO Marissa Mayer laatst deed, valt op basis van deze onderzoeksresultaten niet per definitie aan te bevelen, aangezien men daarmee juist het deel dat wel baat heeft bij HNW frustreert. Dat betekent niet dat mensen met een voorkeur voor de blauwe of paarse drijfveer minder passend zouden zijn binnen een organisatie – zo zijn bijvoorbeeld planning, betrouwbaarheid en discipline essentieel voor functies die bijvoorbeeld te maken hebben met wetgeving, finance of safety – maar er is met dit onderzoek wel bewezen behoefte aan maatwerk voor HNW dat uitgaat van de persoonlijke drijfveren en intrinsieke motivatie van medewerkers. Organisaties en HNW in de toekomst Het voordeel is dat als organisaties over het algemeen een positieve attitude ten opzichte van HNW laten zien, er verder geen stimulatie door het management of via de cultuur nodig is. Positief gestemde medewerkers ten aanzien van HNW gaan er gewoon werk van maken. Deze aanpak kan ook verfijnder worden ingestoken, op bijvoorbeeld afdelings- of teamniveau, en is zelfs geschikt voor een individuele aanpak op maat. Dit is van belang omdat binnen organisaties vaak subculturen bestaan met een concentratie van bepaalde drijfveren die samenhangt met de aard van het werk. Niet alle HNW-maatregelen leiden tot een gewenst resultaat en sommige werken zelfs licht negatief. Een gerichte keuze van instrumenten, passend bij het doel van de organisatie, vergroot dan ook de kans op een positief resultaat. Wil de organisatie kosten besparen, meer kennis delen, beter presteren of juist aantrekkelijker worden als werkgever? In alle gevallen werkt een breed aanbod aan ICT-middelen aanbieden neutraal tot positief, alsook de mogelijkheid om op flexibele tijden te werken. Veel telewerken kan helpen om op (kantoor)kosten te besparen, maar het is goed om oog te hebben voor de nadelen hiervan en te zorgen voor voldoende samenhang, binding met de organisatie en onderling contact tussen collega’s. Afhankelijk van de bedrijfsdoelen kunnen organisaties zo gerichter kiezen voor bepaalde maatregelen boven andere. Kortom, als organisaties weten wat de meest voorkomende drijfveren zijn dan is dat een belangrijke indicator voor een al dan niet succesvolle invoering van HNW. Invoering van HNW-maatregelen lijkt dan ook niet voor iedere organisatie even geschikt, tenminste, niet op de manier waarop HNW momenteel wordt ingezet.

7

De uitkomst van het onderzoek biedt ook mogelijkheden voor de innovatie van HNW-maatregelen. De huidige vorm waarin HNW binnen organisaties wordt ingevoerd past vooral goed bij mensen die houden van vrijheid en autonomie en veel minder bij mensen die zekerheid en veiligheid zoeken. Toch zijn al deze drijfveren nodig binnen de organisatie, ieder op hun eigen plek. Op basis van de kennis van de drijfveren is het mogelijk om voor elke drijfveer passende (nieuwe) maatregelen te ontwikkelen, ook (juist) voor medewerkers die niet positief zijn over HNW.

8

4. Over de onderzoekers Over TNO TNO verbindt mensen en kennis om innovaties te creëren die de concurrentiekracht van bedrijven en het welzijn van de samenleving duurzaam versterken. TNO is een onafhankelijke onderzoeksorganisatie die op basis van haar expertise en onderzoek een belangrijke bijdrage levert aan de concurrentiekracht van bedrijven en organisaties, aan de economie en aan de kwaliteit van de samenleving als geheel. TNO ontwikkelt kennis om nieuwe producten te creëren die het leven aangenamer en waardevoller maken, die bedrijven helpen (sociaal) te innoveren en om creatieve antwoorden te vinden op de vragen die de samenleving stelt. Voor meer informatie over TNO kijk op www.tno.nl Voor meer informatie over TNO-onderzoek op het vlak van sociale innovatie kijk op http://www.tno.nl/content.cfm?context=thema&content=innovatiegebied&laag1=891&laag2=904& item_id=904&Taal=1 Voor meer informatie over het TNO-onderzoek in het kader van het Dashboard HNW zie http://www.tno.nl/downloads/Presentatie%20Dashboard%20HNW%20Telewerkforum%20NY%20bij eenkomst%202012.pdf Over Profile Dynamics Profile Dynamics® is een methode die grip biedt op ‘de factor mens’ in organisaties, en maakt o.a. inzichtelijk waarom mensen doen wat ze doen, waar ze energie van krijgen en welk type werk en omgeving bij ze past. De methode werkt met zeven motivatie- en gedragsclusters, en kent een breed scala aan toepassingen op individueel, team- en organisatieniveau. Naast een persoonlijke drijfverenanalyse is er een 360-graden feedback, een competentiemanagement-module en zijn er tools voor het werken met teams en organisatieculturen. De instrumenten zijn helder en eenvoudig toepasbaar en hebben een hoge toegevoegde waarde voor zowel individuele medewerkers als de organisatie in zijn geheel. Profile Dynamics werkt met gecertificeerde trainers en consultants, die zijn gespecialiseerd in de achterliggende methodiek en de inzet ervan binnen organisaties. Profile Dynamics® is een geregistreerd merk van Amygdala B.V. dat gevestigd is in Almere. Voor meer informatie over Profile Dynamics kijk op www.profiledynamics.nl Voor meer informatie over drijfveren en leiderschap lees de whitepaper ‘De ideale leider bestaat niet’ over hoe inzicht in drijfveren uw leiderschap kan helpen verbeteren. http://www.profiledynamics.nl/nl/whitepapers/leiderschap#.UpdTFo9gWUk Voor meer informatie over drijfveren en teamoptimalisatie lees de whitepaper ‘Haal het beste uit uw team’ over de inzet van drijfverenanalyses ten behoeve van het verbeteren van teamprestaties. http://www.profiledynamics.nl/nl/whitepapers/whitepaper-teamoptimalisatienov2012#.UpdTVI9gWUk

9

Contact Heeft u vragen over de inhoud van dit onderzoek, over TNO of over Profile Dynamics, neem dan contact op via onderstaande gegevens. Marcommit PR (voor Profile Dynamics) Ellis Akkermans T 035-5822730 E [email protected]

TNO Maarten Lörtzer T 088-8660888 E [email protected]

Disclaimer Copyright © Amygdala en TNO, 2013. Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit rapport is met zorg samengesteld. Toch kunnen Amygdala en TNO geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in dit rapport.

10